RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCÍAS

RECIBO: La planeación y el aprovisionamiento son funciones logísticas mediante

el cual se provee a una empresa de todo lo necesario para su funcionamiento. Esto
consiste en realizar el aprovisionamiento de los materiales e insumos, en las
cantidades necesaria, con la calidad adecuada, al menor precio posible en el
momento oportuno.
En el área de recepción, se realizan los procesos de negociación y verificación de
los elementos terminados o mercancías, donde se comprueban tanto lo material
como lo físico; para esos procedimientos se necesita que esté listo el personal y los
equipos necesarios con anticipación, para hacer los procesos de descargue de las
mismas, donde el área debe estar descongestionada para agilizar los trasmites de
recepción y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los mismos
de acuerdo al volumen de las mercancía y el tiempo de permanencia en ellos debe
ser lo más corto posible para minimizar costos.
En los procesos de recepción, deben ir acompañados de los documentos tales
como:
 Lista de empaque
Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren detallados por
bultos, con la respectiva indicación de las unidades contenidas en cada uno y, su
contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial y
el conocimiento de embarque. El formato del formulario que presentamos es un
formato típico, pudiendo, cada empresa tener su propio formato.
Según la numeración señalada en el formato indicamos la clave para el llenado del
mismo.
1. Referencia al número de factura que corresponde a la exportación. Si se
omite la referencia a la factura puede resultar difícil emparejar los
documentos, si estos se separan.
2. Número total de cajas por tipo de mercadería comprendidas en el
embarque. Si no indica la cantidad de cajas que contienen el mismo tipo de
mercancías, será más difícil comprobar la expedición.
3. Para cada tipo de mercancías, los números seguidos a las cajas que
contengan. Si no se numeran las cajas, o se numeran incorrectamente,
pueden producirse confusiones para las autoridades aduaneras y para el
cliente.
4. Contenido de cada caja. Si no se describe correctamente el contenido, será
difícil identificar las partidas.
5. Dimensiones exteriores de cada caja. Si se omiten las dimensiones y la
unidad de medida, pueden surgir dudas.
6. Peso bruto de cada caja. Si se omiten el peso o la unidad de peso, pueden
producirse demoras.
 7. Forma de embalar las mercaderías. Si se encuentran en “paletas”, deberá
indicarse. Si requieren una manipulación especial, deberá indicarse también.
8. Forma de marcar las cajas y los números utilizados.
9. Número total de bultos de la expedición.
10. Volumen total de la expedición, en metros cúbicos.
11. Peso neto total (excluido el embalaje) de la expedición.
12. Peso bruto total de la expedición enviada. Si se omite el peso neto o se
confunde con el peso bruto, pueden surgir malentendidos y gastos
adicionales.
 Factura

a. Una factura es un documento que refleja, que hace constar la

adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la
fecha de la operación, el nombre de las partes que intervinieron en el
negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el
valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.
b. Sobre la factura dice el artículo 773 del código de comercio
colombiano:
c. Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio
podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del
servicio. (…)
d. Vemos que el código de comercio nuestro define la factura como un
título valor, título valor que legitima el valor derecho literal y autónomo
en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho
título valor [factura] no reciba a satisfacción lo allí contenido puede
exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta
mérito ejecutivo.
e. Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de
título valor debe cumplir con todos los requisitos que el código de
comercio
f. considera para ello.
g. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que
tengan valor desde el punto de vista tributario, requisitos que están
contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario.

 Nota de remisión
Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto
mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo
para que tenga efecto y validez deberá ser si o si firmado por el receptor de la
mercancía hecho que dara constancia que la mercadería ha sido recibida
correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.
 Registro de tarja

Para empezar a hablar de tarja dentro de las instalaciones portuarias debemos

centrarnos en los 2 aspectos principales en el proceso que son, la mercancía y el
tarjador. En cuanto al tarjador podemos decir que es una persona que tiene que
cumplir con unos lineamientos y de conocimientos para ser una persona capaz de
realizar esta operación, los conocimientos que debe tener un tarjador comienzan
en: saber los diferentes tipos de contenedores y sus respectivas características; la
naturaleza de la carga, si es frágil, perecedera, extra dimensional, peligrosa, para
poder determinar los lugares adecuados para su almacenamiento y los
requerimientos técnicos para su manipulación y movilización; también debe tener
conocimientos en los tipos de documentos necesarios para el recibo, la entrega, la
verificación y el registro de las mercancías dentro de las instalaciones portuarias,
para llevar un estricto control sobre lo que sale a exportación lo que viene de
importación, en los patios(hablando de contenedores y mercancía extra
dimensional) como en las bodegas. También debe tener un amplio conocimiento en
cuanto a las SISO(seguridad industrial y salud ocupacional) la manipulación de los
EPP ,como también conocer los diferentes entes que junto con el hacen parte del
proceso de exportación e importación de mercancías al territorio nacional, como son
la DIAN, el ICA, la POLFA, ATINARCOTICOS, INVIMA. En cuanto a los procesos
del tarjador debe tener agilidad y destreza al momento de realizarlos, como por
ejemplo la entrada y la salida de las mercancías frente a los documentos y
físicamente; La inspección de las mercancías aplicando las técnicas de verificación
con referencia a la información contenida en los documentos.
 Solicitud u orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados

artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de
pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y

presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.

DESPACHO: En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de

despacho, el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se
presente en una hora, fecha y sitio donde será llevada la carga; se despacha la
carga de los productos que estén en buen estado, y si se da de productos
defectuosos se dara el proceso de selección y recuperación de los mismos, las
estibas en los vehículos de transportes deben realizarse cumpliendo con las
estipulaciones de manipulación y patrón de estiba correspondiente.
Para los despachos de las mercancías, deberán ir acompañados de los siguientes
documentos como:

 Orden de despacho
Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen
pedidos de mercancía y estos van a ser transportados y recibidos, además son
muy necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite. El objetivo
principal de una orden de despacho es el informar de manera detallada la
mercancía que ha sido despachada por almacén, así como también el ordenar al
almacén las entregas de mercancías para la venta a los clientes.

Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado del almacén de la
empresa, en original y dos copias, de tal modo que el original sea enviado al
cliente anexado a la mercancía, una de las copias a contabilidad y otra al archivo.

La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en cuenta los
siguientes campos:
- Fecha de emisión.
- Nombre de la entidad
- Nombre y dirección del cliente.
- Lugar y fecha de entrega de los productos.
- Código del producto.
- Descripción del producto.
- Cantidad ordenada del producto.
- Firma del transportista del producto.
- Firma de la persona que decepciona el producto.
- Fecha de recepción del producto.
 Orden de venta
Una orden de venta puede crearse en la opción (Ventas - Orden de Venta)
Los datos a registrar dentro de una Orden de Venta principalmente son:
Campo Descripción Observaciones
Cliente Nombre de cliente Seleccionar al cliente
Por defecto MXP. Seleccionar si
Moneda
corresponde otra
Al grabar el sistema toma el consecutivo
Número de Folio de Orden de
(Ver Valores Iniciales) o puede registrarse
Orden de Venta Venta
un número
Fecha de la Formato de acuerdo a las preferencias (Ver
Orden preferencias de usuario)
Descripción general
Descripción
del documento
Cant cantidad
Número o código de
Número
producto o servicio
El precio es modificable, aún cuando
Precio Precio unitario
vengan de una cotización