Você está na página 1de 5

10 dicas de como organizar os seus arquivos digitais:

https://www.youtube.com/watch?v=SQRNGe8_9sg

https://www.youtube.com/watch?v=Ms-47dyQf70

https://www.youtube.com/watch?v=QJ2ViB0ZBvo

Manter os arquivos organizados em todos os aparelhos como: celular,


computador e tablet é fundamental para ter uma vida mais eficiente e
menos estressante. Temos que lembrar que cada pessoa tem seu
próprio estilo, então leia as dicas e adeque a sua maneira.
Dicas top:
1) Crie pastas separadas pelos seus assuntos principais. Escolha no
1
máximo 6 assuntos, depois divida em subcategorias somente se o
assunto for bem específico e tiver mais de 3 arquivos, passou de 20
arquivos crie outras subpastas.
Exemplo:
- Pessoal
- Profissional
- Finanças
- Fotos (organizadas por ano e por evento)
- Músicas (organizadas por gênero)
- Vídeos (organizados por tipo)
2) Lembre-se de sempre salvar os arquivos manualmente com um
nome que seja fácil de se achar. Fotos avulsas, nunca salve fotos com
números, exemplo: 067579.jpg, pois você não saberá do que se trata e
ficará muito mais difícil de encontrar a foto desejada. Dica: guarde as
fotos relacionadas ao mesmo assunto dentro de uma pasta: exemplos:
2017_07_03_aniversario_kalinka
3) Tenha o hábito de sempre salvar os arquivos nas pastas corretas e
com a palavra-chave em seu nome. Exemplo: curriculum_2014.
Organize por nome, tipo, tamanho ou data. Também pode dividir por
projeto ou assunto.
4) Como não e possível escrever nomes extensos, aconselho o uso de
tags para ajudar da identificação. Exemplo: educação = edu,
informática = info, aniversário = niver. Lembre-se sempre de
padronizar a nomenclatura.
3) Salve arquivos que são atualizados sempre com data, assim saberá
qual o mais atual (ano, mês, dia). Exemplo: 2014_07_22
_relatorio_jobs
4) Ao descarregar fotos e vídeos, faça uma pré-seleção guardando
apenas as fotos que ficaram boas. Exclua as ruins, sem foco ou mal
enquadradas.
5) Sempre que possível faça uma triagem em seus arquivos,

2
verificando se há arquivos duplicados ou que não serão mais
utilizados.
6) Faça sempre um backup de seus arquivos. Crie o hábito de fazer
semanalmente ou quinzenalmente.
7) Determine frequentemente um dia para realizar a triagem e manter
seu computador organizado.
8) Limpe as pastas temporárias (transferências, downloads, meus
arquivos recebidos) renomeando o arquivo e colocando na pasta
correta.
9) Sempre comece nomeando o arquivo e salvando ele no destino
certo.
10) Limpe a lixeira periodicamente.
No desktop ou área de trabalho:
Deixe a área de trabalho sempre limpa e organizada, assim como a sua
mesa de trabalho. Crie atalhos para os softwares e pastas mais
utilizadas. Exemplo: navegador de internet, e-mail, word, excel, etc.
Deixe apenas o que usa com frequência, o restante coloque em pastas.
Adquira o hábito de nāo salvar um arquivo direto no desktop, criando
pastas para organizar seus arquivos.
Amigos de todas as horas:
Se não irá mexer em um arquivo deixe armazenada em outro local,
pode ser CD, DVD ou HD externo
Os DVD’s e CD’s são mais baratos e permitem salvar os arquivos,
porém em alguns casos não podem ser reutilizados. Nesse caso a
informação fica longe de hackers. Os pen drives estão cada dia com
mais capacidade e permite que salve e leve arquivos de um lado para o
outro, pois são pequenos. Podemos também armazenar arquivos on-
line na nuvem, alguns exemplos: Dropbox, iCloud, Google Drive e
Evernote. Use o HD Externo para arquivos que não são acessados com
frequência e que devem ser mantidos em sigilo. Use o scanner para
digitalizar coisas importantes que precisa sempre ter a mão.
Fotos do papel:

3
Com o tempo elas vão ficando amareladas e estragam. Se possível
digitalize quando possível as suas fotos para que não as perca. Caso
queira mantê-las impressas, guarde-as em álbuns organizados longe
de umidade e pó.
Vai começar a organização do zero?
Dedique algumas horas para iniciar o processo de organização do seu
computador.
Olhe todos os arquivos e faça uma lista do que você acha ou quer
manter, divida em categorias. Pense em áreas da sua vida ou papeis
que exerce.
Elimine todos os arquivos duplicados, coisas que se tornaram fora de
seu interesse ou os documentos desnecessários.
Renomeie o arquivo se for necessário lembrando das palavras-chaves.
Use tema e data, deixe o título o mais explicativo possível usando as
tags.
Evite arquivos com "final" e "imprimir" no nome.
Faça um manual ou uma cola para sua organização.
Não tenha medo de deletar, tudo que não for mais útil e estiver
ocupando espaço, mande embora.
Arquivos no trabalho:
Os arquivos da empresa existem por 2 motivos: exigência da legislação
pública e organização interna da empresa. Eles devem ficar bem
organizados, assim saberemos:
o que já foi feito e os resultados
o que está para ser feito
diminui a duplicidade e a refação de trabalho
evita repetições desnecessárias de experiências
evita improvisos e inadequações
facilita o contato com bons parceiros e fornecedores

4
o empreendimento pode ser avaliado por partes ou pelo todo
Comece agora mesmo sua organização! Boa sorte!