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Gestão de eventos

MANUAL

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Gestão de eventos

GESTÃO DE EVENTOS

DESCRIÇÃO GERAL DO MÓDULO


O presente módulo diz respeito à gestão de eventos propriamente dita, ou seja, à coordenação e
monitorização de todas as actividades necessárias para assegurar o êxito do evento. Gerir um evento
implica garantir que os planos são plenamente implementados e que as actividades decorrem de
acordo com o planeado.

Este manual ajudará o formando a monitorizar e a confrontar os desempenhos com os planos do


evento, a gerir as actividades de forma a cumprir os requisitos, de acordo com os procedimentos de
saúde, segurança e qualidade, assim como a identificar e resolver as situações de emergência que
possam ocorrer durante o evento e a utilizar eficazmente os recursos de modo a garantir que o
mesmo decorre sem incidentes.

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MÓDULO


Este módulo deverá permitir ensinar os formandos a:
 Descrever as actividades necessárias para gerir o evento;
 Criar Gabinetes de eventos;
 Garantir que todas as pessoas envolvidas estão devidamente informadas sobre o que tem de
ser feito e sobre quais as suas funções e responsabilidades na persecução dos resultados
definidos;
 Monitorizar a implementação das actividades planeadas e a introduzir os ajustamentos
necessários para atingir os resultados pretendidos;
 Tomar medidas adequadas para lidar com situações imprevistas;
 Garantir a existência de um fluxo de informação adequado entre os diferentes intervenientes
da organização e os participantes no evento;
 Identificar potenciais situações de emergência em eventos;
 Responder de forma adequada a situações de emergência.

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CONTEÚDO DO MANUAL
Este manual está dividido nas seguintes secções e subsecções:
Página

1 Introdução
1.1 Conteúdo da secção 5
1.2 A gestão de eventos 5

2 Planos do evento
2.1 Conteúdo da secção 6
2.2 Planos do projecto do evento 6
2.3 Planos operacionais 7
2.4 Planos de saúde e segurança 8
2.5 Planos de emergência 11

3 Criação de um Gabinete do evento


3.1 Conteúdo da secção 12
3.2 A necessidade de um Gabinete do evento 12
3.3 A gestão de um Gabinete do evento 12

4 Implementação de planos
4.1 Conteúdo da secção 13
4.2 Cumprimento dos requisitos organizacionais e dos clientes 13
4.3 Definição de requisitos 14
4.4. Trabalhar de acordo com o plano final 16
4.5 Normas industriais/Códigos de conduta 18

5 Preservação de um ambiente saudável e seguro


5.1 Conteúdo da secção 19
5.2 Prestação de informações e de apoio 20
5.3 Cumprimento dos requisitos 20
5.4 Esforço de melhoramento 21
5.5 Como lidar com as infracções 21
5.6 Criar uma base de registos 22

6 Manutenção da qualidade
6.1 Conteúdo da secção 22
6.2 Monitorização da qualidade 23
6.3 Gestão da qualidade 24
6.4. Criação de uma base de registos 25

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7 Resposta a emergências
7.1 Conteúdo da secção 26
7.2 Como reconhecer uma emergência 26
7.3 Coordenação da resposta inicial 28
7.4 Transmissão do controlo 31

8 Bibliografia adicional 32

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1. INTRODUÇÃO

1.1 CONTEÚDO DESTA SECÇÃO


1.2 A gestão de eventos

1.2 A GESTÃO DE EVENTOS


Gerir um evento é uma tarefa complexa e exigente que envolve muitas pessoas e diversos
processos. De modo a controlar eficazmente as pessoas e os processos é necessário efectuar
um planeamento e uma monitorização pormenorizados do plano a implementar. O plano
deverá incluir informação detalhada sobre as funções e responsabilidades de todos os
funcionários do evento, de forma a que todos saibam aquilo que se espera deles, e ainda
sobre todos os fornecedores externos e especialistas que estejam envolvidos e sobre a forma
como as suas funções se enquadram no evento.

No entanto, raramente os eventos decorrem exactamente de acordo com o planeado e é por


isso essencial que os organizadores do evento se certifiquem de que foram tidas em conta
todas as situações potenciais e de que foram elaborados procedimentos para lidar com todas
elas, caso ocorram.

De modo a permitir que o evento seja gerido de forma eficiente, é necessário dispor de
planos individualizados para cobrir os seus diferentes aspectos. Estes constituem
frequentemente subsecções do Plano principal do evento e abrangem todos os aspectos
planeados e as medidas a serem tomadas em caso de ocorrência de situações imprevistas que
possam colocar em risco o êxito do mesmo. Além de ter um plano a seguir, é essencial que
os funcionários conheçam o conteúdo do plano, o local onde pode ser consultado, se
necessário, e a forma de o utilizar. No caso de eventos de grande dimensão, é provável que
se proceda à criação de um Gabinete do evento onde podem ser obtidas todas as informações
necessárias.

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2. PLANOS DO EVENTO

2.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO


2.2 Planos do projecto do evento
2.3 Planos operacionais
2.4 Planos de saúde e segurança
2.5 Planos de emergência

2.2 PLANOS DO PROJECTO DO EVENTO


Para que seja possível realizar um evento, é provável que o respectivo projecto leve vários
meses a ser preparado e planeado. Geralmente são elaborados planos para todos os aspectos
do evento, incluindo:

 O marketing e publicidade do evento;


 A elaboração do programa do evento;
 A obtenção dos recursos necessários;
 A elaboração da sinalética e dos materiais impressos;
 A elaboração dos procedimentos de reserva e de inscrição;
 A gestão da cortesia e do protocolo;
 A gestão da segurança;
 Os procedimentos de montagem, de gestão do funcionamento e de desmontagem do
evento;
 As relações com a imprensa e com outros órgãos de comunicação social.

No entanto, a necessidade de planeamento não termina com o início do evento propriamente


dito, sendo igualmente necessário elaborar planos para a execução do mesmo, ou seja, para a
coordenação das actividades que têm de ser levadas a cabo ao longo de todo o evento de
forma a permitir que ele decorra de acordo com o previsto. Nestes planos incluem-se:
 Planos operacionais;
 Planos de saúde e segurança;
 Planos de emergência.

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2.3 PLANOS OPERACIONAIS


O plano operacional define o encadeamento das actividades que têm de ser realizadas, de
modo a permitir que o evento decorra com êxito. Ele indica as operações necessárias para o
bom funcionamento do evento, a atribuição de tarefas aos funcionários e as suas funções e
responsabilidades durante o evento. Incluindo ainda o calendário das operações que têm de
ser realizadas. Este plano permite que todas as pessoas envolvidas compreendam de que
forma as suas funções contribuem para o funcionamento do evento e tenham consciência das
funções uns dos outros. A Figura 1 abaixo, apresenta um exemplo de um plano operacional.

Hora Função Tarefa / Acção


Preparação do evento
08.00 Organizador Reunir com os responsáveis do local do evento para confirmar os
preparativos.
08.30 Assistente do organizador Preparar o balcão de inscrições e colocar a sinalética necessária.
08.30 Organizador Verificar se a sala de conferências está preparada e percorrer as
instalações para detectar eventuais perigos.
09.00 Funcionários do local do Preparar café para os participantes.
evento
Durante o evento
09.00 Assistente do organizador Abrir o balcão de inscrições, receber os delegados e distribuir a
documentação do evento.
09.00 Organizador Receber os oradores e fazer o respectivo briefing.
09.30 Organizador Encaminhar os participantes para a sala de conferências.
10.00 Assistente do organizador Confirmar o número final de participantes presentes.
10.15 Funcionários do local do Preparar o café para ser servido durante a pausa.
evento
10.20 Organizador Percorrer as instalações para detectar eventuais perigos.
10.30 Assistente do organizador Dar assistência no balcão de inscrições durante a pausa para café.
10.50 Organizador Certificar-se de que os delegados regressam à sala de conferências.
11.00 Funcionários do local do Retirar o material utilizado para o café.
evento

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Encerramento do evento
12.00 Assistente do organizador Dar apoio no balcão de inscrições e recolher os formulários de
avaliação preenchidos pelos delegados.
12.30 Organizador Agradecer aos oradores e encerrar a sala de conferências.
12.30 Assistente do organizador Encerrar o balcão de inscrições e arrumar todos os artigos para
remoção posterior.
13.00 Organizador/Funcionários Percorrer as instalações e verificar se tudo foi retirado.
do local do evento
13.30 Abandonar o local do evento.
Figura 1 – Exemplo de um plano operacional

2.4 PLANOS DE SAÚDE E SEGURANÇA


O plano de saúde e segurança é elaborado com o intuito de prever e resolver quaisquer
situações que possam afectar a saúde e segurança dos participantes ou dos funcionários do
evento. Os organizadores do evento são legalmente responsáveis por garantir a segurança de
todos os participantes, bem como dos funcionários e fornecedores que tenham sido
contratados para trabalhar no evento. Diferentes tipos de eventos exigem diferentes tipos de
planos de saúde e segurança, adaptados especificamente ao tipo de evento. Porém, toda a
legislação relevante, como por exemplo a Health & Safety at Work Act no Reino Unido
(legislação inglesa relativa à saúde e segurança no local de trabalho) tem de ser respeitada,
independentemente das circunstâncias particulares de cada evento. Para elaborar um plano
de saúde e segurança adequado, é necessário, antes de mais, que o organizador realize uma
avaliação de riscos, para identificar o tipo de riscos ou perigos a que o evento em causa
estará sujeito.

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A Figura 2 apresenta um exemplo de uma tabela de avaliação de riscos.

TABELA DE AVALIAÇÃO DE RISCOS

Título da
conferência

Data: Local onde será realizada:

Riscos a avaliar Elevado Moderado Baixo


Procedimentos de evacuação de emergência
Primeiros-socorros disponíveis
Estacionamento e movimento de transportes
Higiene alimentar
Eliminação de lixo/resíduos (frequência/método)
Riscos de queda
Balcões de “Perdidos e Achados”
Electricidade e cabos
Adequação das instalações a deficientes
Acessos/saídas
Estruturas desmontáveis (ou seja, palcos/tendas)
Características das tendas, ou seja, resistência a
incêndios/ escoramento/montagem/desmontagem
Política de seguro para cancelamentos/desistências
Número/movimentação de participantes
Controlo de inscrições
Segurança contra incêndios
Veículos de emergência
Deslocação de funcionários
Utilização de telemóveis em viagem
Elevação/manipulação manual de objectos
Montagem/desmontagem da exposição
Figura 2 – Tabela de avaliação de riscos

As actividades e operações que fazem parte do evento são avaliadas em termos do nível de
risco que apresentam: elevado, moderado ou baixo. Deverão ser tomadas medidas no sentido
de minimizar todos os riscos identificados e os riscos de nível elevado e moderado deverão
ser incluídos no plano de saúde e segurança, a par de medidas a serem tomadas para que as
tarefas sejam desempenhadas de forma segura.

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2.4.1 Participantes
Ao garantir que as potenciais situações de perigo são detectadas e registadas e que são
tomadas medidas no sentido de minimizar os riscos para os participantes em eventos, é
possível efectuar um planeamento da saúde e segurança destes. Por exemplo, o organizador
de um evento público de grande dimensão pode contratar assistentes para apoiar no controlo
de multidões de forma a que, numa situação de pânico, seja possível evitar acidentes
resultantes de quedas e atropelamento de pessoas em zonas sobrelotadas. Em eventos
realizados em locais fechados, o organizador deverá percorrer todo o local do evento,
seguindo a direcção do fluxo de participantes, para detectar potenciais riscos ao longo do
percurso, nomeadamente fios eléctricos soltos, obstruções, mobiliário danificado ou
equipamentos avariados. Depois de detectados eventuais riscos, podem então tomar-se
medidas adequadas para o minimizar.

2.4.2 Funcionários do evento


O plano de saúde e segurança deverá incluir pormenores sobre
quaisquer riscos específicos decorrentes da natureza do evento, e
sobre a forma como os funcionários devem realizar as tarefas para
minimizar estes riscos. Por exemplo, a utilização de determinados
equipamentos pode exigir conhecimentos especializados para um
manuseamento seguro e, por isso, o plano deverá indicar quais as
pessoas que possuem os conhecimentos adequados e que estão
autorizadas a utilizar esse equipamento, de modo a prevenir
acidentes decorrentes de uma utilização não autorizada.
Os diferentes tipos de eventos envolvem diferentes tipos de riscos que têm de ser definidos e
cobertos pelo plano de saúde e segurança. A Figura 3 apresenta exemplos de alguns desses
riscos.

Tipo de Evento Riscos para os funcionários Plano de saúde e segurança


Conferência / Congresso Utilização não autorizada de Especificar as pessoas que estão
equipamento técnico autorizadas a utilizar o equipamento.
Exposição Manipulação manual de equipamento Fornecer pormenores sobre as técnicas de
de exibição elevação que devem ser utilizadas.

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Evento de desportos Acidentes provocados por veículos Distribuir vestuário de alta visibilidade.
motorizados
Figura 3 – Exemplos de riscos que devem constar do Plano de saúde e segurança

2.4.3 Fornecedores
Embora normalmente os fornecedores sejam geralmente
contratados pela sua experiência e conhecimentos
especializados, a sua saúde e segurança no evento é da
responsabilidade do organizador e, por consequência, este tem
de se certificar de que o ambiente em que eles trabalham não
envolve outros riscos para além dos que são inerentes à natureza
das tarefas que foram contratados para realizar.

Isto é, os motivos que levaram à contratação dos seus serviços especializados. Os


fornecedores deverão trabalhar de acordo com os códigos de saúde e segurança relevantes
para a sua profissão e deverão também estar abrangidos por um seguro que cubra os riscos
resultantes do seu trabalho. No entanto, o organizador deverá certificar-se que eles têm as
qualificações necessárias para realizar as tarefas que lhes são delegadas, podendo solicitar
certificados de habilitações ou cópias da política de saúde e segurança da empresa em que
trabalham. O plano de saúde e segurança do evento deverá incluir pormenores relativos às
funções a desempenhar pelos fornecedores e todas as informações específicas sobre os
riscos resultantes das actividades em questão.

2.5 PLANOS DE EMERGÊNCIA


Os planos de emergência incluem informação detalhada sobre os procedimentos a serem
implementados em situações de emergência durante o evento. Estas podem resultar da
ocorrência de acidentes que exijam assistência médica, de incêndios, do colapso de
estruturas, de sobrelotação ou de desastres naturais e o plano de emergência deverá, por isso,
conter informação sobre: identificação do tipo de emergência, medidas a tomar e
funcionários responsáveis por adoptar estas medidas. O facto de se dispor de um plano de
emergência permite que os funcionários do evento reajam rápida e eficazmente no sentido
de impedir o agravamento da situação e de perturbar ao mínimo o evento.

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3. CRIAÇÃO DE UM GABINETE DO EVENTO

3.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO


3.2 A necessidade de um Gabinete do evento
3.3 A gestão de um Gabinete do evento

3.2 A NECESSIDADE DE UM GABINETE DO EVENTO


A maioria dos eventos dispõe de um local, onde os funcionários do evento se reúnem e onde
se guardam registos, e de uma zona para briefings e debates. Os eventos de maior dimensão
dispõem quase sempre de um gabinete deste tipo. Embora o Gabinete do evento se deva
situar dentro das instalações do evento, ele deverá estar relativamente afastado das
principais actividades de modo a proporcionar uma zona tranquila onde os organizadores
possam tomar decisões e trabalhar no sentido de gerir o evento o mais eficientemente
possível. No Gabinete do evento deverão ser arquivadas todas as informações necessárias
para efectuar a monitorização do desempenho e todos os planos referentes ao evento. Nele
os funcionários deverão também poder obter todas as informações e apoio de que
necessitem e todos os números de telefone de contacto relevantes. Por outro lado, o
Gabinete do evento dispõe geralmente de uma fotocopiadora, fax, telefone, computadores, e
outros equipamentos. Sem um local deste tipo, não é possível confrontar as actividades com
o plano de forma eficaz nem tomar rapidamente medidas para responder a quaisquer
situações imprevistas.

3.3 A GESTÃO DE UM GABINETE DO EVENTO


Um Gabinete do evento funciona como o “núcleo” de todas as actividades organizacionais,
ou seja, é o local onde se podem resolver rapidamente as dúvidas dos funcionários, onde são
tomadas as decisões que afectam o funcionamento do evento e onde são guardados todos os
planos e documentação relevantes. Assim, é necessário que o Gabinete do evento funcione
de forma eficiente, para que as actividades que nele são geridas decorram sem incidentes.
Isto significa que todos os funcionários envolvidos no evento devem saber onde ele se situa,
qual o tipo de informação de que dispõe e como podem aceder ele. É fundamental que um
funcionário com autoridade para tomar decisões e com capacidade para responder de forma
rápida e adequada, sempre que surjam dúvidas, se encontre permanentemente no Gabinete
do evento. Deverá também existir espaço suficiente para os serviços de catering nas
reuniões com os funcionários, para a execução do trabalho e para o arquivo dos registos e de

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toda a documentação relevante. Dado que este Gabinete funcionará como o "núcleo central"
do evento, ele deverá obrigatoriamente ser mantido limpo e organizado de modo a permitir
um acesso rápido e simples a todo o material de referência necessário, nomeadamente o
plano do evento.

4. IMPLEMENTAÇÃO DE PLANOS

4.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO


4.2 Cumprimento dos requisitos organizacionais e dos clientes
4.3 Definição de requisitos
4.4 Trabalhar de acordo com o plano final
4.5 Normas industriais/Códigos de conduta

4.2 CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS ORGANIZACIONAIS E DOS CLIENTES


Como vimos, o objectivo do plano do evento é definir um calendário de tarefas que deve ser
cumprido de modo a permitir que o evento decorra sem incidentes. No entanto, para que o
plano seja eficaz é necessário que cumpra, simultaneamente, os requisitos da organização e
os do cliente, o que significa que têm de ser tidos em conta as finalidades e os objectivos de
ambas as partes e também o cumprimento de todos os códigos de conduta, regulamentos e
aspectos legais que possam afectar o evento. Por exemplo, se um organizador de eventos for
contratado para realizar uma feira em nome de uma organização de comércio, os objectivos
do organizador poderão incluir a venda de um determinado número de espaços de
exposição, um determinado número de visitantes e a realização de determinada percentagem
de lucro. Os objectivos do cliente (ou seja, dos expositores) em contrapartida, poderão ser:
dispor de espaço suficiente para expor eficazmente os seus produtos; estabelecer contactos
com um determinado número de visitantes; dispor de alguém que trate de todos os aspectos
logísticos, como a iluminação, a energia, o fornecimento de refeições e bebidas; e, que
quaisquer outras questões que surjam durante o evento tenham uma resolução rápida e
eficiente.

Além disso, é necessário que o organizador tenha também em consideração os clientes


internos (ou seja, os seus próprios funcionários, colegas e gerentes) e os funcionários que
trabalham no local do evento e que fornecem equipamentos, alojamento, serviços de
catering, etc.

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4.3 DEFINIÇÃO DE REQUISITOS


Para que seja possível elaborar um plano do evento que cumpra, simultaneamente, os
requisitos da organização e os requisitos dos clientes, é necessário definir e acordar os
critérios em que o plano se baseia. Para isso, o cliente terá de fornecer o máximo de
informação possível sobre os seus requisitos, de modo a que o organizador possa planear o
trabalho de forma eficaz, definir os objectivos individuais e incorporar no plano as tarefas a
realizar. É necessário definir todos os requisitos, para colmatar as necessidades dos
contactos internos e externos contratados pelo organizador e também para resolver todas as
questões de saúde e segurança relevantes para o tipo de evento a realizar.

4.3.1 Qualidade
É essencial definir o nível de qualidade de todos os aspectos do evento. A qualidade diz
respeito ao tipo de equipamento e de materiais utilizados e ao nível de prestação de serviços
oferecida pelo organizador, que engloba, por exemplo, o nível dos funcionários, prazos e
nível de qualidade dos serviços prestados pelo local do evento, nomeadamente a qualidade
das refeições e dos serviços prestados. A qualidade dos produtos e serviços pode basear-se
em normas como a ISO 9000, que é explicada mais adiante de forma detalhada.

4.3.2 Quantidades
Todas as partes envolvidas no evento têm de chegar a acordo quanto às quantidades, isto é:
número de funcionários disponibilizados pelo organizador do evento; número de
funcionários disponibilizados pelo local onde este se irá realizar; quantidade de produtos
necessários, etc. Um cliente que contrate, por exemplo, a organização de uma conferência
poderá indicar o número de delegados que irão participar ou o número de quartos
necessários para alojar os participantes.

4.3.3 Prestação de serviços


Outro aspecto que deve ser incluído no plano é a forma como o organizador irá prestar um
determinado serviço. Este aspecto afecta a forma como as tarefas são atribuídas aos
funcionários para que estes possam cumprir os objectivos do evento. O organizador tem de
chegar a acordo, quanto às condições de prestação do serviço, com o cliente, mas também
com as empresas contratadas para prestar serviços no evento.

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4.3.4 Saúde e segurança


Antes de se poder chegar a acordo quanto a quaisquer requisitos, é essencial que todas as
questões relativas a saúde e segurança sejam tidas em consideração e, posteriormente,
incluídas, por escrito, no plano do evento. Por exemplo, caso seja utilizado um equipamento
extremamente técnico no evento, terá de se especificar no plano que o mesmo apenas pode
ser usado por pessoas autorizadas a fazê-lo e qual o tipo de equipamento de segurança a ser
usado ao manusear o equipamento.

4.3.5 Clientes externos


Em relação aos requisitos, é necessário chegar a acordo com todos os clientes externos, isto
é, os clientes, os responsáveis do local do evento e os fornecedores. Por exemplo, um cliente
que contrate a organização de uma conferência poderá indicar um requisito específico e
imperativo para o evento, como um palco de grandes dimensões. O organizador poderá
decidir alugar um palco deste tipo a um fornecedor externo, mas, em primeiro lugar, terá de
se certificar que os responsáveis pelo local onde se irá realizar o evento autorizam a
montagem e utilização deste equipamento nas suas instalações e, depois, garantir que o
fornecedor proceda à entrega do equipamento numa altura que seja conveniente para os
funcionários do local encarregues da respectiva recepção. Numa situação deste tipo, o
organizador incluirá no plano as especificações relativas ao tipo de equipamento a ser
utilizado, a hora de entrega acordada e o nome e contactos do técnico encarregue da
montagem do palco. Ao realizar esta tarefa, o organizador terá de lidar simultaneamente
com três contactos externos – o cliente, o fornecedor e os responsáveis do local do evento.

4.3.6 Clientes internos


O plano tem de ser acordado com todos os clientes internos: colegas da organização,
gerentes e funcionários subordinados a quem sejam atribuídas determinadas tarefas. Por
exemplo, durante a preparação do plano de um determinado evento, é possível que o
organizador tenha de chegar a acordo com os gerentes sobre quais os funcionários do evento
que, em função das suas capacidades e experiência, são mais adequados para trabalhar no
mesmo, e posteriormente terá de chegar a acordo com os funcionários em questão sobre
quais serão as suas funções e responsabilidades individuais.

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4.4 TRABALHAR DE ACORDO COM O PLANO FINAL

4.4.1 Confirmação do plano final


Depois de terem sido recolhidas todas as informações sobre o cliente, os fornecedores, a
organização e o local onde será realizado o evento, deverá ser elaborado o plano final que,
será depois sujeito à apreciação e aprovação de todas as partes envolvidas no processo.

A melhor forma de realizar esta tarefa é realizar uma reunião onde


participem as principais pessoas envolvidas no evento, ou seja: o
organizador, o cliente, os responsáveis do local do evento e ainda os
fornecedores, se necessário.

Esta reunião permitirá ao organizador apresentar o plano de forma mais detalhada e ainda
levantar, discutir e acordar sobre quaisquer questões pendentes, proporcionando uma
oportunidade para receber feedback e recomendações antes de redigir o plano final.
Obviamente que nem sempre é necessário realizar uma reunião para realizar esta tarefa -
isso dependerá da dimensão e natureza do evento. Poderá ser suficiente enviar por correio
uma versão provisória do plano e receber o feedback verbalmente ou por escrito.
Depois de se chegar a acordo sobre todas as questões pertinentes e de se obter, da parte de
todos os interessados, a aprovação relativa à forma de gestão do evento, poderá proceder-se
à elaboração do plano final e ao posterior envio do mesmo a todas as pessoas envolvidas no
processo, para que todos saibam qual a natureza exacta da sua contribuição e de que modo
está relacionada com a contribuição dos restantes participantes.

4.4.2 Monitorização do plano


Embora se considere que o plano final é efectivamente "final" depois de obtida a aprovação
de todas as pessoas envolvidas e de incluir todos os aspectos considerados necessários, não
significa que não seja necessário efectuar mais alterações. O desempenho na implementação
do plano tem de ser constantemente monitorizado, de modo a garantir que os calendários e
os objectivos estão a ser cumpridos. É inevitável que surjam situações que impliquem a
necessidade de efectuar alterações e, como tal, é fundamental que exista um fluxo de
informação constante entre o organizador e as restantes partes envolvidas no processo, de
modo a que essas alterações sejam efectuadas de forma rápida e eficaz. Por exemplo, se um

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orador inicial de uma conferência adoecesse e ficasse impossibilitado de comparecer, seria


necessário efectuar alterações de última hora ao programa, quer no sentido de contactar um
substituto quer de abreviar a sessão da manhã. Estas alterações poderão afectar os timings
agendados para outros oradores da sessão da manhã, o que significa que estes têm de ser
rapidamente contactados e podem também afectar os fornecedores de catering, que poderão
ter de antecipar a hora prevista para servir o café da manhã. Também é necessário ter em
conta que as alterações numa determinada tarefa poderão ter impacte sobre outras e, por
isso, todas as partes envolvidas devem ser mantidas informadas. Existem diversas formas de
proceder à troca de informação para manter todos continuamente informados, por exemplo:
 Realizar briefings verbais;
 Distribuir instruções escritas detalhadas, para serem cumpridas pelos funcionários;
 Distribuir checklists para a equipa do evento usar como base de trabalho.

4.4.2.1 Reuniões de briefing


Constituem o método mais eficaz de manter as pessoas informadas, dado que permitem o
levantamento de questões e a prestação de esclarecimentos, se necessário. Também
permitem que sejam totalmente explicados os motivos que levaram a mudanças, de modo a
que todos compreendam a necessidade dessas mudanças. Além disso, podem ser realizadas
de forma rápida e eficaz.

4.4.2.2 Distribuição de instruções escritas


As instruções escritas são um método eficaz de atribuição de tarefas, uma vez que fornecem
documentação que pode ser consultada pelo destinatário. No entanto, as instruções podem
não ser totalmente claras e é fundamental que o organizador esteja disponível para
esclarecer quaisquer dúvidas. Além disso, poderá não haver tempo suficiente para elaborar
instruções escritas, especialmente se a alteração ocorreu de repente e de forma inesperada.

4.4.2.3 Distribuição de checklists


As checklists constituem uma forma eficaz de os funcionários realizarem tarefas e
monitorizarem o seu próprio desempenho mas, como acontece com as instruções escritas, é
necessário que o destinatário as compreenda perfeitamente.

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Seja qual for o método escolhido, é fundamental que os canais de comunicação permaneçam
sempre abertos, de modo a que a implementação das alterações provoque o mínimo de
perturbação a nível dos restantes aspectos do evento e as dúvidas possam ser esclarecidas
sem demora.

4.4.3 Os participantes no evento


Além de ser necessário que exista um fluxo de informação regular entre o organizador e
todos os intervenientes no evento (o cliente, os funcionários e os fornecedores), é também
necessário dispor de meios eficazes para transmitir informações aos participantes durante o
evento. Esta transmissão pode ser efectuada de diversas formas, consoante o tipo de evento,
como indica a Figura 4 abaixo.

Método Vantagens Desvantagens Aplicações

Equipamento de Rapidez; Os participantes podem não ouvir Eventos em locais


amplificação de som a mensagem; fechados ou ao ar
Possibilidade de
livre.
repetição de mensagens Quantidade de informação
urgentes. limitada, de forma a não perturbar
o evento;
Canal de comunicação unilateral.
Ecrãs de plasma Rapidez. Os participantes podem não ler as Eventos em locais
mensagens escritas nos ecrãs; fechados.
Canal de comunicação unilateral.
Gabinete / Balcão do Canal de comunicação Necessidade de localização numa Todo o tipo de
evento bilateral. zona visível e de fácil acesso. eventos.

Figura 4 – Fluxo de informação entre os organizadores e os participantes

4.5 NORMAS INDUSTRIAIS/CÓDIGOS DE CONDUTA


Além de ter em conta as necessidades e os requisitos dos clientes internos e externos, os
organizadores têm de garantir que as suas práticas de trabalho estão em conformidade com
as normas, a legislação, as regras e os códigos de conduta relevantes para aquele evento. A
Figura 5 apresenta alguns exemplos.

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Norma / Regra / Código Descrição


ISO 9000 Norma internacional que certifica que uma empresa se esforça por cumprir
os requisitos dos clientes, por meio de uma constante monitorização e
melhoria da qualidade dos seus produtos e serviços, através da utilização de
processos eficazes (incluindo a formação de funcionários), através da
utilização de recursos adequados e de planeamento.
BS 5810 Código de conduta relativo ao acessos de deficientes a edifícios ou zonas
públicas. Esta norma especifica que os edifícios ou zonas públicas têm de
ter acessos especiais para pessoas com deficiências e define os meios
necessários para a criação desses acessos.
Associações Industriais A adesão a determinadas associações profissionais como, por exemplo, a
UK Meetings Industry Association, está sujeita ao cumprimento de um
código de conduta que os seus membros têm de cumprir a nível das
respectivas práticas de trabalho. O facto de se ser membro de organizações
deste tipo pode indicar que os organizadores estão empenhados na prestação
de um serviço de qualidade e em conformidade com a Magna Carta da
associação em questão.
Health & Safety at Work Act A Health & Safety at Work Act define quais os critérios que uma
(Lei da saúde e segurança no organização tem de cumprir de forma a que as práticas e o ambiente de
trabalho do Reino Unido) trabalho respeitem a saúde e segurança dos funcionários e dos visitantes.
Por exemplo, os organizadores de eventos têm de realizar uma avaliação de
riscos destinada a identificar potenciais situações de perigo que possam
ocorrer durante um evento, para garantir que o respectivo ambiente é seguro
tanto para os funcionários como para os participantes. Da mesma forma, os
funcionários que desempenhem tarefas que envolvam riscos têm de usar
equipamento de segurança adequado.
Figura 5 – Exemplos de normas e de códigos de conduta que se aplicam a eventos realizados no Reino Unido

5. PRESERVAÇÃO DE UM AMBIENTE SAUDÁVEL E SEGURO


O presente manual aborda as questões relacionadas com a implementação desse plano.

5.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO


5.2 Prestação de informação e de apoio
5.3 Cumprimento dos requisitos
5.4 Esforço de melhoramento
5.5 Como lidar com as infracções
5.6 Criar uma base de registos

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Gestão de eventos

5.2 PRESTAÇÃO DE INFORMAÇÃO E DE APOIO


Na subsecção 2.4 foi discutida a necessidade da existência de um plano de saúde e
segurança para o evento e na subsecção 4.4 foram analisados os métodos de implementação,
os planos de monitorização e também os métodos destinados a manter as pessoas
informadas sobre o conteúdo do plano. A saúde e segurança dos organizadores de eventos e
dos respectivos participantes é de uma importância vital, dado que a ausência de um
ambiente e práticas de trabalho saudáveis e seguros pode ter consequências devastadoras
para a organização, quer em termos de reputação quer de possíveis consequências legais.
Por conseguinte, é imperativo que o organizador garanta que os seus funcionários estão
plenamente cientes das respectivas responsabilidades no que se refere à identificação e à
comunicação de quaisquer questões de saúde e segurança, devendo também conhecer os
procedimento a seguir para comunicar quaisquer questões que surjam. A comunicação
poderá ser efectuada através do seu gerente de sector ou directamente ao técnico responsável
pela saúde e segurança. Isto permitirá criar um ambiente de trabalho mais saudável e
produtivo, onde sejam usadas práticas de trabalho seguras, contribuindo também para o
bem-estar dos participantes no evento.

Isto mostra a importância de informar os funcionários sobre o conteúdo do plano de saúde e


segurança do evento e de os manter actualizados sobre quaisquer alterações ao mesmo.
É importante ter presente que não basta que os organizadores se limitem a informar as
pessoas. A saúde e segurança são questões de tal forma importantes que é imperativo que o
organizador do evento preste um apoio contínuo e permanente aos seus funcionários, no
sentido de garantir o seu constante bem-estar durante a realização das actividades do
evento.

5.3 CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS


Para cumprir os requisitos de saúde e segurança é necessário, como vimos, que os
funcionários do evento estejam atentos e identifiquem rapidamente quaisquer situações
problemáticas, para que possam ser tomadas medidas correctivas antes da ocorrência de
acidentes. Entre estas incluem-se a constante monitorização do ambiente físico e dos
equipamentos, materiais e práticas de trabalho usados para realizar tarefas. Os ambientes de
trabalho saudáveis e seguros são os mais propícios para a realização de um trabalho

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Gestão de eventos

produtivo. Contudo, eles não se limitam apenas a ser um requisito organizacional, já que são
essenciais para cumprir os requisitos legais.

5.4 ESFORÇO DE MELHORAMENTO


A saúde e segurança são questões de tal forma importantes que é necessário que todos os
funcionários sejam pró-activos e actuem no sentido de melhorar constantemente os sistemas,
procedimentos e práticas que se referem ao seu ambiente de trabalho. Ao agir desta forma
não só se conseguirá realizar um trabalho mais produtivo como também os funcionários, ao
esforçar-se por melhorar as suas próprias práticas de trabalho, se sentirão mais implicados e
em sintonia com a organização. As recomendações de melhoramentos deverão ser feitas
através dos procedimentos de comunicação da organização, devendo ser apresentadas quer
através do seu gerente de sector quer directamente a um representante da saúde e segurança.

5.5 COMO LIDAR COM AS INFRACÇÕES


Esta questão é abordada em maior profundidade no Módulo D9. As infracções ao plano de
saúde e segurança podem ter consequências extremamente graves. O objectivo da existência
deste plano consiste na identificação e minimização dos riscos detectados e inclui o
accionamento das medidas de protecção disponíveis de forma a torná-los seguros. Por
exemplo: os organizadores de eventos desportivos de alto risco têm de distribuir vestuário
de alta visibilidade aos seus funcionários; e, se num evento for necessário os funcionários
levantarem objectos pesados, os organizadores têm de se certificar de que eles sabem qual o
método mais correcto de o fazer, de forma a minimizar riscos.

Mesmo existindo um plano de saúde e segurança, os funcionários estarem conscientes do


risco que foi identificado e estarem adequadamente protegidos contra esse risco, podem
sempre ocorrer infracções e acidentes. Caso isso aconteça durante a realização do seu
evento, é essencial que determine de que forma ocorreu o acidente e se o equipamento de
segurança foi efectivamente distribuído e utilizado. Isto é uma obrigação legal, dado que não
só o acidente poderá resultar num pedido de indemnização como também permite que sejam
tomadas medidas no sentido de impedir que a situação se repita no futuro. Se os
funcionários estiverem cientes das suas obrigação no que se refere à implementação das
normas de saúde e segurança no seu local de trabalho contribuirão para reduzir a
probabilidade de ocorrência de acidentes. Além disso, quando um funcionário não cumpra

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Gestão de eventos

as suas obrigações nesta questão, por exemplo, não utilizando o equipamento de segurança
que lhe foi distribuído, poderá estar sujeito a um processo disciplinar.

Em determinadas ocasiões poderá existir um conflito entre os requisitos de saúde e


segurança e as obrigações organizacionais. Por exemplo, a contratação de um perito técnico
para operar um determinado equipamento poderá acarretar custos elevados para a
organização e, por isso, essa tarefa poderá ser delegada a um membro da equipa do evento.
Porém, se ocorrer um acidente porque essa pessoa não estava familiarizada com a utilização
do equipamento, tanto a organização como o funcionário poderão ser considerados
responsáveis por não terem cumprido os requisitos legais. Não é portanto recomendável
efectuar cortes a nível da saúde e segurança e estas questões devem ter uma prioridade
máxima em todas as actividades.

5.6 CRIAR UMA BASE DE REGISTOS


Os pontos anteriores mostram que as questões da saúde e segurança no local de trabalho são
de extrema importância e, como tal, é fundamental que sejam mantidos registos que provem
que elas foram tidas em consideração. Estes registos deverão incluir:
 Informações detalhadas sobre as avaliações de risco efectuadas;
 O plano de saúde e segurança que foi implementado;
 Registos dos acidentes, com a indicação da data, da hora, do local e da natureza do
acidente, bem como uma descrição de como o acidente ocorreu e de quais as
medidas que foram tomadas.

Ao criar e manter uma base de registos adequada, a organização pode provar que todos os
procedimentos correctos tinham sido implementados e que o acidente não ocorreu por
negligência da sua parte.

6. MANUTENÇÃO DA QUALIDADE

6.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO


6.2 Monitorização da qualidade
6.3 Gestão da qualidade
6.4 Criação de uma base de registos

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Gestão de eventos

6.2 MONITORIZAÇÃO DA QUALIDADE

6.2.1 De quem é a responsabilidade?


No caso de uma organização funcionar de acordo com uma norma de qualidade como a ISO
9000, todos os funcionários envolvidos no evento são responsáveis por assegurar que os
seus produtos e serviços cumprem os requisitos de qualidade definidos. O nível de qualidade
dos serviços a prestar deve ser acordado com o cliente desde início (durante a definição dos
níveis de serviço) e esse nível de qualidade deve depois ser mantido ao longo de todo o
processo. Isso aplica-se não só à equipa do evento como também a quaisquer outros colegas
ou gerentes envolvidos no processo e a quaisquer fornecedores externos ou especialistas que
tenham sido contratados para trabalhar no evento.

É importante que os objectivos organizacionais, em termos da qualidade dos serviços


prestados, sejam cumpridos, não só para manter a reputação da organização mas também
para desenvolver o negócio, conseguindo a fidelização de novos clientes. Deverão por isso
existir políticas que definam os níveis de qualidade que devem ser cumpridos pelos
funcionários durante a realização das tarefas, e que poderão ser incluídas nos perfis de
funções que os funcionários têm de aceitar quando são nomeados.

6.2.2 De que forma é efectuada a monitorização?


As organizações têm procedimentos próprios através dos quais realizam a monitorização da
qualidade dos serviços prestados e o processo de monitorização tem se ser accionado
continuamente em todas as actividades. No caso de um evento, isto poderá ser conseguido
através da atribuição de objectivos e tarefas a cada funcionário, cujo progresso será depois
monitorizado pelo Director do evento. Por exemplo, se for entregue uma checklist de tarefas
a cada membro da equipa do evento, com prazos para a sua conclusão, o Director do evento
poderá monitorizar o progresso, quer verificando se a tarefa já foi realizada de acordo com o
nível de qualidade necessário, quer solicitando que lhe seja transmitida, regularmente e
através de relatórios, informação sobre os progressos alcançados. O organizador conseguirá
desta forma certificar-se de que os requisitos organizacionais e do cliente estão a ser
cumpridos.

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Gestão de eventos

Ao lidar com todos os fornecedores, o nível de qualidade terá de ser previamente definido
por meio da assinatura de um contrato ou de um acordo de prestação de serviços. Nesse
caso, é da responsabilidade do organizador verificar e certificar-se de que os serviços
prestados cumpriram o nível de qualidade contratado.

6.3 GESTÃO DA QUALIDADE

6.3.1 Melhoria da qualidade


Além de monitorização a qualidade, é necessário que a organização implemente
procedimentos através dos quais os funcionários possam identificar e comunicar quaisquer
anomalias. É necessário que os funcionários do evento saibam não só como podem
comunicar as anomalias detectadas, mas também a quem as devem comunicar. Além disso,
devem ser incentivados a ter uma atitude pró-activa em relação a esta questão. A
comunicação pode ser verbal ou mediante relatórios escritos dirigidos aos gerentes de sector
ou directamente ao Director do evento, sendo imperativo que a pessoa que levantou a
questão receba um feedback, para mostrar que a sua contribuição foi reconhecida e que
foram tomadas as medidas adequadas.

6.3.2 Como lidar com a falta de qualidade


A implementação das normas de qualidade nem sempre é uma tarefa fácil, particularmente
em actividades do sector dos serviços, como é o caso da organização de eventos, em que os
organizadores têm de trabalhar no sentido de cumprir prazos apertados e lidar com aumentos
de custo frequentes. Embora possa ser tentador efectuar cortes no nível da qualidade, de
forma a cumprir outros objectivos, isto poderá levar ao não cumprimento integral dos
requisitos do cliente, à realização de um evento de fraca qualidade ou, no pior cenário,
contribuir para que ocorram problemas a nível da saúde e segurança.

É, por isso, importante que sejam tomadas medidas correctivas, logo que sejam identificadas
e comunicadas situações em que a qualidade não corresponde ao nível exigido. Se estas
medidas não forem tomadas, os organizadores poderão estar a infringir o contrato que
celebraram com o cliente. Da mesma forma, um fornecedor de serviços que não cumpra as

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Gestão de eventos

respectivas obrigações quanto ao nível de qualidade definido, estará a infringir o contrato


que celebrou com o organizador do evento.

Ocasionalmente, poderão surgir situações que não tenham sido previstas no plano e que
impliquem a rápida adopção de medidas no sentido de assegurar que a qualidade dos
serviços prestados não é afectada. Por exemplo, suponhamos que numa conferência foi
planeado servir uma refeição quente e que a sessão anterior à pausa para almoço excede o
tempo previsto em 30 minutos. Se os organizadores efectuarem uma monitorização eficaz e
constante do progresso da conferência, estarão conscientes de que irá haver um atraso e
poderão informar os responsáveis pelo serviço de catering, de forma a que a refeição seja
mantida quente até que inicie a pausa para almoço. Ou seja, apesar do atraso, a refeição não
deixará de ser servida quente aos delegados e estes ficarão satisfeitos com a qualidade do
serviço prestado.

6.4 CRIAÇÃO DE UMA BASE DE REGISTOS


É importante que seja criada uma base de registos que indique detalhadamente as datas e a
forma como foram realizadas as verificações de qualidade, bem como os resultados das
mesmas, incluindo quaisquer medidas correctivas que tenham sido implementadas. Estes
registos podem ter a forma de checklists, devidamente preenchidas e assinadas pelo Director
do evento, confirmando que os níveis de qualidade foram considerados satisfatórios, ou de
reuniões de avaliação de desempenho realizadas com os funcionários. Com base no registo
de informações relativas à qualidade, é possível monitorizar, analisar e melhorar
permanentemente o desempenho organizacional, de acordo com os objectivos da
organização. Esta atitude pode proporcionar à empresa uma vantagem relativamente aos
concorrentes que não dêem grande importância às questões de monitorização e de
implementação da qualidade.

7. RESPOSTA A EMERGÊNCIAS
O presente manual aborda a questão da implementação deste plano.

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Gestão de eventos

7.1 CONTEÚDO DA SECÇÃO


7.2 Como reconhecer uma emergência
7.3 Coordenação da resposta inicial
7.4 Transmissão do controlo

7.2 COMO RECONHECER UMA EMERGÊNCIA

7.2.1 Tipos de possíveis emergências


Consoante a natureza do evento, podem ocorrer diversos tipos de emergências. Por exemplo,
num evento público com um grande afluxo de pessoas, como é o caso de um concerto de
música pop, poderá ocorrer uma situação de emergência devido à sobrelotação, ou situações
de violência despoletadas por um consumo excessivo de bebidas alcoólicas ou de drogas.
Por outro lado, mesmo numa conferência que tenha sido correctamente planeada, poderão
ocorrer situações de emergência decorrentes, por exemplo, do deflagrar de um incêndio nas
instalações. Os exemplos de situações de emergência mais comuns são:
 Incêndios;
 Explosões;
 Actos de terrorismo;
 Catástrofes naturais (como, por exemplo, inundações);
 Desabamento de estruturas;
 Emergências de carácter médico (por exemplo, um participante que sofra um ataque
cardíaco);
 Emergências de carácter não médico (por exemplo, furtos, actos de vandalismo ou
cortes de energia eléctrica);
 Sobrelotação;
 Etc.

7.2.2 Respostas planeadas a situações de emergências


A avaliação dos riscos, incluindo a tipificação das potenciais situações de emergência,
deverá ter sido feita antes da realização do evento, durante a elaboração do plano de
emergência. A elaboração deste plano foi já discutida na subsecção 2.5 e o plano final

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Gestão de eventos

deverá incluir informação detalhada sobre a avaliação de riscos e sobre as medidas de


contingência a serem tomadas e os procedimentos a seguir no caso da ocorrência de uma
emergência.

7.2.3 Briefing dos funcionários


Têm de ser realizados briefings com todos os funcionários do evento (internos e externos)
acerca do plano de emergência. Neste briefing deverão ser dados pormenores sobre:
emergências potenciais específicas do evento; pessoa(s) a quem deve ser comunicada a
emergência; a forma como a comunicação deve ser feita (via rádio/por
telefone/pessoalmente); e, por último, todas as medidas a ser tomadas, no âmbito da
autoridade individual de cada funcionário, para minimizar o impacte da emergência. É
fundamental que todos os funcionários tenham perfeita consciência de quais são as suas
funções e responsabilidades no sentido de permanecerem atentos e à alerta para potenciais
situações de emergência. Durante o briefing, que deverá ocorrer antes do evento, deve
existir tempo para colocar questões e pedir esclarecimento.

Caso o evento tenha lugar num edifício, é fundamental que o responsável pelas questões de
emergência das instalações esteja presente no briefing, de forma a prestar esclarecimentos
sobre quaisquer questões relativas às instalações como, por exemplo, a localização das
saídas de emergência, os pontos de encontro, etc.

7.2.4 Respostas adequadas às situações de emergência


Os organizadores de eventos são responsáveis pela saúde e segurança dos participantes e
para que possam resolver uma situação de emergência com rapidez e eficiência é necessário
que respondam da forma mais adequada no sentido de permitir que a situação seja
controlada e que os participantes não fiquem expostos a riscos adicionais. Seja qual for a
situação, a primeira resposta consiste em comunicar à pessoa responsável os pormenores da
emergência (o plano de emergência deverá indicar quem é essa pessoa). Se você é a pessoa
que é responsável por resolver a situação, terá de saber quais os serviços de emergência que
deverá contactar e como fazê-lo (por exemplo, saber onde se encontra o telefone mais
próximo, caso não disponha de um telemóvel).

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Gestão de eventos

7.2.5 Monitorização do evento quanto a potenciais situações de emergência


É importante que, ao longo de todo o evento, os funcionários monitorizem regularmente o
decorrer dos acontecimentos de forma a detectar potenciais situações de emergência. Isto
poderá incluir a verificação dos armazéns e dos corredores, para detectar cigarros mal
apagados, a procura de sinais de problemas eléctricos ou a identificação de zonas
sobrelotadas. O mais importante é que os planos de monitorização sejam claros, não
ambíguos e detalhados relativamente aos seguintes pontos:
 O que deve ser monitorizado;
 De que forma deve ser feita a monitorização;
 Quem é responsável pela monitorização; e
 Quais os registos que têm de ser mantidos.

7.3 COORDENAÇÃO DA RESPOSTA INICIAL

7.3.1 Como alertar os outros para uma situação de emergência


Quando ocorre uma situação de emergência, é possível que a responsabilidade pela
coordenação da resposta inicial recaia sobre o Director do evento, a menos que tenha sido
nomeada outra pessoa para o efeito. A resposta inicial inclui avisar os funcionários
relevantes, ou seja, a equipa do evento, bem como o pessoal da segurança, os funcionários
das instalações, etc. quer quanto à natureza da emergência, quer quanto às medidas a tomar.
É fundamental que as situações de pânico sejam minimizadas, dado que podem originar
problemas adicionais e reacções irreflectidas por parte das pessoas envolvidas na resolução
da situação. Os funcionários têm, por isso, de ser alertados de uma forma calma e concisa,
devendo ser transmitidas instruções claras e solicitado que ajam de forma urgente.

Para que os pormenores da emergência possam ser comunicados de forma completa e


precisa, é necessário efectuar uma avaliação global da situação. Por exemplo, caso tenha
deflagrado um incêndio nas instalações onde está a decorrer a conferência é necessário
comunicar a sua localização, extensão e velocidade de propagação e a existência de
eventuais feridos. Qualquer atraso ou erro na comunicação da emergência poderá ter
consequências extremamente graves. Por exemplo, um delegado que tenha sofrido um

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Gestão de eventos

ataque cardíaco pode estar em perigo de morte e o mínimo atraso na chegada de um médico
pode resultar na perda de uma vida.

Consoante o tipo de emergência, poderá ser necessário avisar também os ocupantes dos
edifícios circundantes que possam ser afectados, caso a situação se agrave. Isto aplica-se
também a quadros de electricidade, depósitos de água e de gás (por exemplo, no caso de
ocorrência de uma explosão que possa provocar uma fuga de gás).

7.3.2 Seguir procedimentos de emergência


Os procedimentos de emergência existem por uma boa causa e têm de ser postos em prática
rápida e eficazmente, de forma a minimizar os riscos associados à situação de emergência e
impedir que a mesma se agrave de tal modo que fique fora de controlo. Por exemplo,
suponha que enquanto organizador de um concerto de música pop, foi avisado de que está a
ocorrer uma rixa no bar. Terá de avisar imediatamente a segurança e dar instruções para que
terminem com a desavença, afastem os curiosos e expulsem os desordeiros, para evitar que
outras pessoas se envolvam na situação ou sofram ferimentos. No caso de ocorrer uma
emergência de carácter mais grave como, por exemplo, a derrocada parcial de um edifício, o
procedimento de emergência a implementar pelo Director do evento poderá envolver os
seguintes passos:
1. Alertar a segurança e os funcionários do evento e do local;
2. Accionar um alarme sonoro;
3. Evacuar o edifício;
4. Contactar os serviços de bombeiros, de ambulâncias ou da polícia, se necessário.

Caso exista algum procedimento que não seja claro, é fundamental que as dúvidas sejam
esclarecidas o mais depressa possível, embora todas as dúvidas devessem ter sido
esclarecidas antes do início do evento, durante o planeamento de emergência. Usando o
exemplo do ponto anterior – o colapso das estruturas – e supondo que você desconhecia a
localização exacta das saídas de emergência (situadas longe do local onde ocorreu o
desabamento), seria necessário perguntar aos responsáveis do local do evento, para que a

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Gestão de eventos

informação pudesse ser transmitida aos funcionários do evento e para que os participantes
pudessem ser conduzidos em segurança até às mesmas.

7.3.3 Gestão da resposta inicial


Existem quatro questões que têm de ser geridas de forma eficaz durante a resposta inicial a
uma situação de emergência:
 Minimizar a emergência recorrendo a todos os meios disponíveis – por exemplo:
fechar portas corta-fogo;
 Minimizar riscos adicionais – por exemplo: organizar imediatamente a evacuação do
edifício, no caso de um desabamento de estruturas;
 Minimizar a perturbação do evento – por exemplo: no caso de uma altercação entre
dois participantes, remover essas pessoas do evento, da forma mais rápida e calma
possível.
 Minimizar o pânico – por exemplo: permanecendo sempre calmo e confiante durante
as situações de emergência.

7.3.4 Utilização dos recursos


Ao gerir uma situação de emergência é necessário tirar o maior partido dos recursos
disponíveis. Os recursos poderão ser compostos por pessoas (funcionários do evento ou
técnicos especializados como, por exemplo, os funcionários da segurança ou do local do
evento), quer por equipamentos e materiais (por exemplo, extintores, cobertores ignífugos,
etc.). Os funcionários do evento poderão ficar encarregues de conduzir os participantes a um
local seguro ou de os manter afastados da emergência, barrando-lhes o acesso. Podem ser
usados equipamentos, como o sistema de amplificação de som, para alertar os participantes
para a situação de emergência e para os informar sobre as medidas que estão a ser tomadas,
se necessário. Todos os recursos que sejam necessários e que estejam disponíveis deverão
ser utilizados rápida e eficazmente, de forma a perturbar o menos possível o evento.

7.3.5 Controlo da situação


Todas as situações de emergência podem ser controladas desde que os organizadores
permaneçam calmos e confiantes e actuem rapidamente. No entanto, também é importante

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Gestão de eventos

controlar a situação das vítimas da emergência. Por exemplo, se um participante adoecer


subitamente, é essencial preservar a sua dignidade, impedindo que os outros vejam o que se
está a passar enquanto a situação é resolvida. A confidencialidade deve ser mantida a todo o
custo. Por exemplo, imagine-se que você é o organizador de um evento público altamente
mediático onde participam personalidades célebres, como é o caso da cerimónia de entrega
dos Óscares, e que um dos participantes sofre um acidente, que embora embaraçoso não
requer cuidados médicos. Ele ou ela ficará certamente muito incomodado se qualquer dos
funcionários do evento fornecer pormenores do acidente aos meios de comunicação.

Em contrapartida, pode ser necessário, em determinadas circunstâncias, informar os meios


de comunicação sobre uma situação de emergência. O envolvimento dos meios de
comunicação pode justificar-se, por exemplo, quando ocorram actos de terrorismo (como
uma ameaça de bomba) ou incêndios de grandes dimensões. Nesses casos deverá ser
nomeado um porta-voz capaz de relatar os factos com clareza e isenção.

7.3.6 Registo da emergência


O registo dos pormenores relativos à emergência deverá ser efectuado o mais depressa
possível, depois de controlada a situação e de eliminada a emergência. As políticas
organizacionais exigem muitas vezes a elaboração de um relatório detalhado com a seguinte
informação: local onde ocorreu a emergência; a sua natureza e duração; os procedimentos
implementados; a pessoa a quem foi comunicada a situação e o modo como foi feita a
comunicação; pormenores sobre quaisquer instruções recebidas e medidas adicionais
adoptadas; quais os serviços de urgência que se deslocaram ao local para resolver a situação;
a forma como a pessoa responsável resolveu a situação; e, para quem foi transferido o
controlo da mesma.

7.4 TRANSFERÊNCIA DO CONTROLO

7.4.1 Procedimentos de transferência


Depois de você ter tomado todas as medidas ao seu alcance no sentido de alertar as pessoas
competentes sobre a existência de uma situação de emergência, de ter utilizado os recursos

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Gestão de eventos

necessários e de ter procedido ao controlo e monitorização da evolução da situação, chegará


o momento em a situação pode ser transferida para os serviços de urgência competentes
(bombeiros, polícia, serviço de ambulâncias ou outras autoridades competentes como, por
exemplo, o exército).

Logo que os serviços de urgência cheguem ao local do evento, devem ser encaminhados
para o local onde ocorreu a emergência, devendo ser-lhe prestados todos os pormenores
sobre o momento e a forma como a emergência teve início (caso seja conhecida), e quais as
medidas que foram tomadas e como é que a situação evoluiu até à chegada das autoridades.
A informação deve ser transmitida de forma completa e rigorosa, sem quaisquer omissões,
de forma a que as autoridades possam assumir o controlo e resolver a situação o mais
rapidamente possível.

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