Nociones básicas para entender Excel

Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan

con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel.

Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las

aterradoras fórmulas y sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es una

de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que por regla
general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.

Sin embargo, ¿te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación? ¿Estás

consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede ahorrar?

¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones puede dar
como resultado un trabajo de mayor calidad?

Permítenos mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí mucho

que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte cómo

hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes llegar a
comprender, trabajar y dominar Excel.

Empezaremos por lo primero y más importante: ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office,

desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado

“Office Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en

una herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y

análisis de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas.

Y en este punto, posiblemente te preguntarás: ¿Qué es una hoja de cálculo

electrónica?
Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la posibilidad

de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y números en un

solo dato). Está compuesta por espacios denominados celdas, filas y columnas. A

continuación, te presentaremos una breve explicación de cada uno de esos

conceptos.

Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos

necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y

columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un

nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden

ascendente. Por ejemplo B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la

columna y el número corresponde a la fila).

Una columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de

manera vertical descendente en el libro de trabajo (así se le conoce también a los

archivos de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es

identificada por una letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es

conocida como cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ. Para
la versión de Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.
Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y

que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho,

cada una de las filas es identificada por un número. Este número es conocido como
cabecera de la fila y va desde el 1 hasta el 1, 048,576 en la versión de Excel 2010.

Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada

que podamos hacer para aumentar ese número. En artículos posteriores te

mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo de filas y celdas. Te

sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que aparentemente son
muy básicas.
Y por último, pero no menos importante, tenemos los libros de trabajo. De manera

muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un conjunto de

hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la información

relacionada con un solo tema. Cada una de las hojas de este libro se diferencia por

medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja 1, hoja 2 y

hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o suprimir de

acuerdo a la necesidad.

Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física
de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes
muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel.

Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más

avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que para

nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso por

algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando cada

vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos y te
daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.

Te recomendamos que leas más nociones básicas de como podemos movernos

más rápido por Excel.

Y ten siempre presente que Excel te puede ahorrar muchísimo tiempo en el trabajo.
Considéralo… ¿No te gustaría un poco de tiempo libre?

Fórmulas y funciones de Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su

éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten
manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que
podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A
continuación encontrarás una serie de artículos para saber más sobre este tema de
las fórmulas y funciones de Excel.

1. Fórmulas de Excel
2. Constantes y referencias de celda
3. Referencias absolutas y relativas
4. Precedencia de operadores aritméticos
5. Comparar valores en Excel
6. Ingresar fórmulas en Excel
7. Asignar nombres a celdas o rangos
8. Insertar funciones
9. Trucos para la autosuma en Excel
10. Funciones de tiempo en Excel

Funciones de texto

1. La función EXTRAE (vídeo)

2. La función CONCATENAR (vídeo)
3. La función ENCONTRAR (vídeo)
4. La función CARACTER

Funciones de fecha y hora

1. La función DIAS.LAB (vídeo)

2. La función DIAS.LAB.INTL (vídeo)
 3. La función DIA.SEM

Funciones lógicas

1. La función SI (vídeo)
2. La función O
3. La función Y (vídeo)

Funciones matemáticas y trigonométricas

1. La función REDONDEAR
2. La función SUMAR.SI
3. La función RESIDUO
4. La función COMBINAT
5. La función ALEATORIO.ENTRE

Funciones de información

1. La función ESBLANCO
2. La función ES.NOD
3. La función ES.ERROR
4. La función ESERR

Funciones de búsqueda y referencia

1. La función BUSCARV (vídeo)

2. La función COINCIDIR
3. La función BUSCAR

Con el material cubierto en estos artículos podrás familiarizarte rápidamente con

las fórmulas y funciones de Excel, pero si deseas ver algunos vídeos sobre este
mismo tema, consulta la siguiente página: Video tutorial de funciones en Excel 2010.

Excel tiene cerca de 400 funciones listas para ayudarte a trabajar con tu
información, así que toma tu tiempo y comienza a familiarizarte con cada una de
ellas. Una vez que comiences a dominar varias funciones podrás crear fórmulas
avanzadas que te ayudarán a ser más eficiente en el uso de Excel.

Tipos de gráficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la
información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a
dar la interpretación correcta a los datos.
Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las

variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán
en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este
tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los
gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los
datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área,
pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos
más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos
de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre

elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a
través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que
el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia
a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la

relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores
numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes
como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja,
pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día
de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a
obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

Artículos relacionados
Gráficos de anillos
Gráficos de burbuja
Gráficos de dispersión
Graficar funciones matemáticas
Tablas dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel.
En este tutorial revisaremos los aspectos básicos del trabajo con las tablas
dinámicas para poder realizar un análisis exitoso de la información.

1. ¿Qué es una tabla dinámica?

2. Funcionamiento de las tablas dinámicas
3. Cómo crear una tabla dinámica
4. Partes de una tabla dinámica
5. Dar formato a una tabla dinámica
6. Formato de valores en una tabla dinámica
7. Filtrar una tabla dinámica
8. Segmentación de datos en tablas dinámicas
9. Modificar campos de una tabla dinámica
10. Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica
11. Crear un gráfico dinámico
12. Mover un gráfico dinámico
13. Cambiar origen de datos de una tabla dinámica

Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las tablas

dinámicas también son conocidas como “tablas pivote” por su nombre en inglés
(pivot tables).

Conociendo a Excel

https://www.youtube.com/watch?v=RQGKqBFST9s

Microsoft Excel, Formulas y Funciones

https://www.youtube.com/watch?v=mAsk_bWSG3E

Como Insertar un Gráfico en Excel y Como Darle Formato

https://www.youtube.com/watch?v=Jhc2snMi79A

Como Elaborar una Tabla Dinámica Con Fórmulas en Excel.

https://www.youtube.com/watch?v=1XqU8g496e0