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1. OBJETIVO

Establecer la responsabilidad de los servidores públicos o particulares que cumplan

funciones públicas, cuando en el ejercicio de sus funciones incurran en una de las
causales estipuladas en la ley 42 de 1994 y demás normas concordantes, e imponer
medidas pecuniarias, conminatorias o correccionales.

2. PRINCIPIOS Y REGLAS

Legalidad Art. 29 de la C.P.

Debido Proceso Art. 29 de la C.P.
Contradicción Art. 29 de la C.P.
Non bis in ídem Art. 29 de la C.P.
Doble Instancia Art. 29 de la C.P.
No reformatio in pejus Art. 31 de la C.P.
Buena fe Art. 83 de la C.P.
Eficacia Art. 209 de la C.P.
Moralidad Art. 209 de la C.P.
Celeridad Art. 209 de la C.P.
Imparcialidad Art. 209 de la C.P.
Publicidad Art. 209 de la C.P.
Economía Art. 209 de la C.P.
Igualdad Art. 209 de la C.P.

3. ELEMENTOS ESTRUCTURALES DE LA CONDUCTA REPROCHABLE

De conformidad con los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, la Contraloría

Municipal de Armenia, acogerá en el presente manual, las disposiciones de la
Contraloría General de la República, dictadas en el Manual de Proceso Administrativo
Sancionatorio fiscal, en lo que hace referencia a los Elementos Estructurales de la
Conducta Reprochable y los Elementos Esenciales del Acto que Impone Sanción, para
lo cual parafraseará lo siguiente:

3.1. Legalidad

“Principio constitucional que garantiza que el destinatario de la sanción, conozca

previamente cuales son las conductas reprochables y las consecuencia de sus
conductas antijurídicas en el ámbito administrativo.

Sobre el tema, la Sala Plena de la Corte Constitucional, en Sentencia de 4 de abril de

2002, con ponencia de la Dra. Clara Inés Vargas Hernández, manifestó:

“Si bien sobre el principio de legalidad de la sanción esta Corporación ha sostenido que
como parte integrante del debido proceso exige la determinación clara, precisa y
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concreta de la pena o castigo que se ha de imponer a quienes incurran en

comportamientos, actos o hechos proscritos en la Constitución y la ley, también ha
dicho que no es fácil establecer de manera precisa cuándo una norma deja de contener
entre sus prescripciones los ingredientes normativos requeridos para producir la
certeza en lo relativo a la definición de la conducta, siendo eso sí claro que '"se
proscriben las definiciones de una generalidad, vaguedad e indeterminación que no
ofrecen la necesaria certeza requerida para hacer exigible las consecuencias
sancionatorias que se derivan de la conducta descrita y que le otorgan un amplio poder
discrecional a la autoridad encargada de aplicar la respectiva norma".

Como quiera que el principio de legalidad rige el derecho administrativo sancionatorio,

el proceso que adelanta en tal sentido la Contraloría Municipal de Armenia, requiere
que el operador jurídico identifique plenamente la norma que da origen a la imposición
de las sanciones, de manera que desde su inicio, esto es, desde que se profiere el auto
de iniciación del proceso, hasta que se adopta la decisión final y se produce la firmeza
de la misma, se guarde una rigurosa identidad entre los fundamentos de hecho que
generan la sanción, y el sustento normativo en el cual se fundamenta.

De esta forma, los fundamentos fácticos y jurídicos con los cuales se inicia la
actuación, deben ser los mismos en torno a los cuales se surta el debate probatorio, se
adopte la decisión final del proceso, y de los recursos que procedan en cada caso.

Es importante resaltar, que el funcionario que adelanta la investigación debe remitirse a

las conductas establecidas en los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, en
concordancia con la Resolución 087 del 19 de Febrero de 2010, asegurándose de que
proceda la exigibilidad de la conducta al implicado; pues es de recordar, que no todos
los sujetos de control fiscal, tienen las mismas obligaciones frente a la Contraloría
Municipal de Armenia, ya que eso depende de su naturaleza jurídica y del carácter de
los recursos que manejan. Para lo cual debe tenerse en cuenta la discriminación que
hace la Resolución 048 del 25 de Abril de 2002, capítulo III en cuanto a la
responsabilidad de los distintos servidores públicos o particulares que administren
recursos públicos, de rendir cuenta e informes.

Debe igualmente tenerse en cuenta, que en aplicación al principio de legalidad, las

sanciones indicadas en la Ley 42 de 1993, tienen un referente específico frente al
salario devengado por el funcionario público o particular que maneje fondos o bienes
del Estado.

El parágrafo del artículo 101 de la Ley 42 de 1993 autorizaba que las contralorías
reglamentaran la cuantía de la multa cuando el responsable fiscal no devengare
sueldo, dicha norma fue declarada inexequible mediante la sentencia de la Honorable
Corte Constitucional, C-484 de 2000, quién manifestó que esta materia debe ser
reglada por la Ley.
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Por lo tanto, en el evento que la Contraloría no conozca el salario mensual del

implicado, la dependencia competente deberá agotar todos los mecanismos legales
para obtener esa información teniendo presente que de acuerdo con el artículo 20 del
Código Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 20 de la Ley 57 de 1985,
el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo
soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.

De no haberse demostrado en el expediente el salario devengado por el inculpado, no

será procedente la imposición de la sanción de multa por inexistencia de la base sobre
la cual se debe tasar.

3.2 Culpabilidad

En el derecho administrativo sancionatorio, no basta la comisión de la conducta

reprochable para endilgar responsabilidad, se requiere que previamente se realice una
valoración de la actuación del agente, con miras a determinar su grado de participación
efectuando un examen sobre las circunstancias que pudieron haber incidido en la
realización de tal comportamiento.

Dentro de este contexto, existe un elemento en el derecho administrativo sancionatorio,

que se deriva de la aplicación del debido proceso, y es el de la culpabilidad.

Tanto la doctrina como la jurisprudencia, a partir de los principios dispuestos en la

Constitución de 1991, han señalado unas directrices específicas que se deben atender,
en materia de derecho administrativo sancionatorio. En este sentido, el Consejo de
Estado ha manifestado que la culpabilidad debe estar demostrada, como elemento
esencial e indispensable para la imposición de sanciones administrativas.

Para la Sala la responsabilidad objetiva, está proscrita en materia sancionatoria desde

la vigencia de la Constitución de 1991, en donde se hizo extensivo el debido proceso a
las actuaciones administrativas. Una sanción no puede imponerse sin observar todas
las garantías del debido proceso, entre otras a que se le presuma inocente mientras no
se le compruebe su culpabilidad.

Igual posición es asumida por la Corte Constitucional en sentencia de tutela 145 de

1993, Magistrado Ponente Eduardo Cifuentes Muñoz:

La potestad sancionatoria de la administración debe ceñirse a los principios generales

que rigen las actuaciones administrativas, máxime si la decisión afecta negativamente
al administrado privándolo de un bien o de un derecho: revocación de un acto
favorable, imposición de una multa, pérdida de un derecho o de una legítima
expectativa, modificación de una situación jurídica de carácter particular y concreto, etc.
En tales casos, la pérdida de la situación jurídico-administrativa de ventaja debe ser
consecuencia de una conducta ilegal y culposa cuya sanción sea impuesta al término
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de un procedimiento en el que esté garantizada la participación del sujeto y el ejercicio

efectivo de su derecho de defensa.

En virtud de este principio, la Contraloría no puede en ningún caso proferir un acto

administrativo sancionatorio, sin dejar evidencia dentro del mismo, de la existencia del
elemento subjetivo de quien realizó la conducta, esto es, de la culpabilidad del
implicado, el cual, se materializa en el dolo, la imprudencia, la negligencia, el descuido,
la impericia y la violación de las normas legales o reglamentarias.

La doctrina y la jurisprudencia han desarrollado la noción de culpabilidad, a partir de la

definición del artículo 63 del Código Civil, determinando como criterio para apreciar
dicho elemento, el modo de obrar de un hombre prudente y diligente, con una
capacidad de previsión conforme los conocimientos que "son exigidos en el estado
actual de la civilización, para desempeñar determinados oficios o profesiones".

En aras de mantener un criterio garantista en el proceso sancionatorio, resulta

relevante que desde el momento de proferir el auto de iniciación, se establezca la
presunta culpabilidad con que ha obrado el implicado, de modo que dicho aspecto
pueda ser objeto de debate a lo largo del procedimiento, y permita que la decisión
cuente con suficientes elementos para determinar la culpabilidad del sancionado y la
ausencia de circunstancias eximentes de responsabilidad, como la fuerza mayor o el
caso fortuito.

El legislador al establecer la facultad de los contralores para la imposición de la

sanciones correctivas previstas en los artículos 99, 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, no
distinguió un grado específico de culpabilidad a partir del cual la conducta fuere
reprochable, por ésta razón, bastará que la calificación provisional en el auto de
iniciación y la calificación definitiva en la resolución que impone la sanción indique si la
conducta se realizó a título de culpa grave o dolo, dependiendo del análisis de la
actuación consiente del implicado frente a la conducta reprochable, y los factores
externos que pudieron haber incidido en la misma.

No obstante lo anterior, por tratarse de una calificación provisional de culpabilidad, ello

no es óbice para que el debate probatorio permita al funcionario variar dicha calificación
al imponer la sanción respectiva, siempre y cuando esté suficientemente justificada y
soportada.

En la Resolución No. 087 de 2010, se indicó en el numeral 6 del artículo 7, que uno de
los requisitos del auto de iniciación es el "análisis de la conducta que genera la posible
sanción, determinando si se actuó a título de dolo o culpa", con lo cual se hace claridad
que la evaluación de la culpabilidad con la que obra el implicado, es un aspecto
fundamental que debe determinarse desde el inicio del proceso.
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Esta clasificación, tal como se expuso, por ser precaria y surgir de la evaluación
primaria de los hechos, no puede constituir una calificación definitiva de la culpa con la
que obró el agente, por tanto debe entenderse como actuación garantista destinada a
que el implicado, desde el inicio de la actuación, conozca los hechos que se le imputan.

Este examen de la culpabilidad, obliga además a examinar si se constituye alguna

causal de justificación que la excluya, para ello, es necesario revisar los argumentos
que presenta el implicado en el escrito de descargos o en los recursos y establecer si
se está argumentando alguna situación o circunstancia que haya causado la omisión
que se le atribuye al implicado. Ello significa que se debe revisar si existen causales de
fuerza mayor o caso fortuito, es decir circunstancias imprevisibles, que no son de
normal ocurrencia, hechos extraños, no esperados ni frecuentes, y además irresistibles,
frente a las cuales nada se puede hacer para evitar su ocurrencia o variar sus
consecuencias.

Es de anotar que tales circunstancias deben estar plenamente acreditadas dentro del
proceso, y es al implicado a quien corresponde demostrarlas, para que puedan
prosperar como eximentes de responsabilidad”1.

4. ELEMENTOS ESENCIALES DEL ACTO QUE IMPONE SANCIÓN

4.1 La motivación
“Constituye la garantía de una decisión ajustada a derecho, adoptada conforme los
supuestos de hecho y la valoración de las pruebas que obren dentro del expediente,
siguiendo los principios constitucionales y la normatividad aplicable al caso concreto,
excluyendo criterios subjetivos o arbitrarios por parte del operador jurídico.

En este aspecto, la Corte Constitucional en el Fallo de Tutela 970 de 2 de diciembre de

1999, con ponencia del Dr. Alfredo Beltrán Sierra, expresó que la ausencia de
motivación, evidencia una verdadera vía de hecho:

Comparte esta Corte lo expresado por el Tribunal Superior de Santa Rosa de Viterbo,
en el sentido de que se evidencia una verdadera vía de hecho que afecta el derecho
fundamental al debido proceso, al haberse proferido una providencia "huérfana" de
argumentaciones, que no analiza en forma clara y concreta los razonamientos de orden
fáctico, probatorio y jurídico debatidos durante todo el curso del proceso, aducidos
tanto por la parte demandante como por la parte demandada.

En el Proceso Administrativo Sancionatorio resulta indispensable que el Ente de

Control Fiscal, en la providencia final, se pronuncie sobre la valoración de las pruebas y
manifieste los razonamientos legales en los cuales fundamenta sus conclusiones. Así
mismo, se requiere que se expongan consideraciones frente a todos los argumentos

1
Guía Manual para el desarrollo del proceso administrativo sancionatorio fiscal, páginas 31 a 35
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que en las diversas etapas, esgrime el inculpado en su defensa, de manera que en las
respectivas actuaciones administrativas, se pueda establecer claramente las razones
de hecho y de derecho en virtud de las cuales, se aceptan o desestiman los
argumentos presentados por el encartado.

La motivación del acto administrativo constituye una obligación ineludible, sobre todo
tratándose de actos sancionatorios correccionales, en los cuales el legislador señala un
rango dentro del cual se puede imponer la sanción y corresponde al operador jurídico
establecer su cuantía.

También es un elemento integrante del principio de contradicción y una manifestación

del derecho de defensa, por cuanto le permite al implicado conocer los motivos por los
cuales se está tomando la decisión para que pueda cuestionarlos en sede
administrativa. Si el acto omite la motivación, haría nugatoria la posibilidad de defensa
e impugnación e impediría una apropiada censura en sede jurisdiccional.

Para una adecuada motivación del acto, se indicará como mínimo los siguientes
aspectos:

a. Identificación plena y cargo del funcionario en contra del cual se impone la sanción
correccional.

b. Descripción clara de los motivos y hechos que generan la sanción

c. Evaluación de las pruebas en que se fundamenta la decisión.

d. Análisis de cada uno de los hechos y pruebas impetradas por el implicado, en

ejercicio de su derecho de defensa.

e. Análisis de todos y cada uno de los argumentos expuestos por el implicado en su

defensa, tanto en el escrito de descargos como en los recursos de la vía gubernativa

f.Fundamentos que soporten la decisión, indicando normas constitucionales legales,

resoluciones, circulares en que se fundamente la providencia.

En el análisis de las normas infringidas, debe tenerse especial precaución en la

identificación de la causal que se cita como violada, por cuanto la inadecuada cita de la
norma transgredida, es causal de nulidad por falsa motivación en los términos del
artículo 84 del Código Contencioso Administrativo.

g. Análisis de culpabilidad, determinando si la conducta del agente se endilga a título

de dolo o culpa grave.

4.2. Evaluación probatoria

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El trámite de las pruebas se debe desarrollar de conformidad con lo previsto en los

artículos 34, 56,57, 58 y 59 del Código Contencioso Administrativo, de manera que el
implicado conozca con claridad el derecho que le asiste a allegar o solicitar pruebas,
las fechas dentro de las cuales se van a recaudar y el soporte jurídico de la negativa a
practicarlas.

Así mismo, la programación de las respectivas diligencias probatorias deberá ser

comunicada al implicado, a efectos de que pueda comparecer a las mismas, y hacer
valer su derecho de defensa.

Es de recordar, que la decisión que resuelve negar las pruebas solicitadas, debe
notificarse personalmente, a efectos de que dicha decisión pueda ser impugnada en vía
gubernativa, de conformidad con lo previsto en los artículos 44, 45, y en el numeral 2
del artículo 50 del Código Contencioso Administrativo.

Sobre este tema, en la sentencia SU-132, de 26 de febrero de 2002, la Corte

Constitucional con ponencia del Magistrado Álvaro Tafur Galvis, sostuvo:

La negativa a la práctica o valoración de un medio probatorio por un juez dentro del

proceso que dirige, puede estar sustentada en la ineficacia de ese medio para cumplir
con la finalidad de demostrar los hechos en que se soporta una determinada
pretensión, toda vez que constituye un derecho para todas las personas presentar
pruebas y controvertir las que se presenten en su contra. La Corte manifestó que ...la
negativa a la práctica de pruebas sólo puede obedecer a la circunstancia de que ellas
no conduzcan a establecer la verdad sobre los hechos materia del proceso o que estén
legalmente prohibidas o sean ineficaces o versen sobre hechos notoriamente
impertinentes o se las considere manifiestamente superfluas (artículos 178 CPC y 250
CPP); pero a juicio de esta Corte, la impertinencia, inutilidad y extralimitación en la
petición de la prueba debe ser objetivamente analizada por el investigador y ser
evidente, pues debe tenerse presente que el rechazo de una prueba que legalmente
sea conducente constituye una violación del derecho de defensa y del debido proceso.

Con el fin de garantizar el derecho de defensa y el debido proceso, es criterio jurídico

aceptable, que únicamente deben ser rechazadas las pruebas en el proceso
administrativo sancionatorio, cuando existan amplias y demostradas razones para
concluir que las mismas son impertinentes, inconducentes o inútiles en la obtención de
una claridad necesaria para la toma de las decisiones a que haya lugar.

Contra el auto que niega pruebas procede el recurso de apelación.

4.3. Graduación de la sanción correccional

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En un Estado de Derecho, la actividad de la administración debe desenvolverse en el

marco de la fijación clara de las reglas que gobiernan el actuar de las autoridades
públicas conforme a las pautas definidas por el constituyente. Es lo que se denomina
"Administración Reglada", en desarrollo de la cual las conductas reprochables deben
estar previamente definidas por el legislador y debe encontrarse predeterminada la
sanción a imponer.

Ante la presencia de hechos constitutivos de falta, la administración debe tener

delimitado su actuar, el cual estará dirigido a la toma de una decisión previamente
presupuestada por el legislador. El funcionario no contará con el poder de escoger
entre una u otra decisión, puesto que la misma, estará señalada de antemano por las
reglas jurídicas.

Sin embargo, en algunas ramas del derecho, el legislador ha optado por permitir cierta
discrecionalidad al juzgador, para que aplique las normas de acuerdo a las
circunstancias específicas de cada hecho. Dicha facultad se traduce en las fórmulas
elásticas que establece la ley a través de rangos entre los cuales la administración
puede graduar las sanciones, de acuerdo a las características especiales de cada
conducta.

Esta discrecionalidad concedida en la Ley 42 de 1993, a través de su artículo 101,

dispone la potestad de los contralores de imponer sanciones "hasta por el valor de
cinco (5) salarios mínimos devengados", la cual debe ser adoptada con un criterio de
razonabilidad, ajustado a los antecedentes demostrados a través de la motivación del
acto y dirigido a "constreñir e impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas
obligaciones que permiten un adecuado, transparente y eficiente control fiscal".

Bajo los parámetros descritos, es criterio razonable para la Contraloría Municipal de

Armenia la imposición de sanciones que pueden variar entre quince (15) y treinta (30)
días de salario, de acuerdo a la gravedad de los hechos y al grado de afectación de la
función de vigilancia y control de la entidad.

Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en el artículo 101 de la ley 42 de 1993. No

obstante, atendiendo a las circunstancias particulares de cada caso, se debe tener en
cuenta, que el legislador autoriza la imposición de la sanción hasta por ciento cincuenta
(150) días de salario.

Los funcionarios de la administración con facultad para imponer sanciones, deben

hacer la graduación de la misma en cada caso concreto, una vez haya realizado un
análisis de las circunstancias de tiempo, modo y lugar, propias del mismo.

La facultad de imponer sanciones de carácter pecuniario, no se puede utilizar en forma

arbitraria, por tanto, el funcionario competente para ello, fundamentará su decisión con
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argumentos que atiendan no sólo los criterios de justicia y equidad, sino también los de
proporcionalidad y razonabilidad de la sanción.

El principio de proporcionalidad, es una limitante al poder punitivo del Estado, en virtud

del cual, la graduación de la sanción, se hará de acuerdo con la gravedad de la
conducta desplegada por el posible sancionado y de acuerdo al grado de culpabilidad.

El principio de razonabilidad impide la imposición de sanciones arbitrarias. El

funcionario competente, tendrá en cuenta que el fin intrínseco de la sanción es facilitar
el ejercicio del control fiscal, por lo cual, se conmina al administrado para que colabore
con la Contraloría Municipal de Armenia, suministrando de manera oportuna y en la
forma indicada la información que posee. Por lo anterior, se tendrá en cuenta que la
sanción que impone por la Contraloría es diferente a la multa sanción y lo que busca es
constreñir e impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que
tienen los sujetos del control fiscal.

Así mismo, el principio de razonabilidad se deriva de la interpretación que se ha hecho

del principio de igualdad y especialmente de la regla que establece que los casos
iguales deben ser tratados por el operador jurídico del mismo modo, y los desiguales
de manera diferente. En todo caso, las distinciones o diferencias que se hagan deben
ser razonables.

Para aplicar el principio de proporcionalidad, que prohíbe los excesos, se considerará,

la gravedad de la infracción administrativa y la conducta asumida del posible
sancionado, analizando todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar, para que la
sanción sea la estrictamente necesaria.

En nuestro proceso, también se utilizan como criterios de graduación de la sanción o

multa, la reiteración de la infracción administrativa, la falta de cuidado, simple
negligencia, gravedad de la falta, relevancia del hecho, entre otras.

De cualquier forma, es indispensable que la graduación de la sanción, sea una

aplicación de la previsión contenida en el artículo 36 del Código Contencioso
Administrativo, disposición en la cual se establece, que si bien existen decisiones
administrativas que son discrecionales, su contenido debe ser acorde al fin que
persigue la norma en la cual se sustenta, y proporcional al hecho que la origina. En la
Sentencia C-031, de 2 de febrero de 1995, la Corte Constitucional, con ponencia del
doctor Hernando Herrera Vergara, precisó:

(...) Dentro de la facultad discrecional el poder o la competencia no tiene prefijada su

decisión de manera rígida, sino que en atención a la complejidad y variación de los
factores de los asuntos sometidos a su jurisdicción, debe aplicar el precepto más
adecuado y justo a la decisión concreta, ateniéndose a los objetivos fijados por la
Constitución y la ley, ajenos a su libre capricho.
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4.4 Necesidad de la prueba

De conformidad con el artículo 35 del Código Contencioso Administrativo, toda decisión

administrativa debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al
proceso.

Los medios de prueba necesarios para adoptar decisiones en los trámites

administrativos sancionatorios son los permitidos por el artículo 57 del mismo Código y
por el artículo 175 del Código de Procedimiento Civil.

Sirven como medios de prueba:

1. Las declaraciones de parte
2. El testimonio de terceros
3. La inspección Judicial
4. Los documentos
5. Cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del
funcionario fallador, según el prudente juicio del mismo

4.5 Principios de publicidad y contradicción de la prueba

El principio de la publicidad, significa que debe permitírsele al inculpado conocer las

actuaciones, y conocer la decisión, analizarla, objetarla o discutirla para patentizar ante
el funcionario que adelanta el procedimiento, el valor que tiene; pero significa también
que las conclusiones del funcionario fallador sobre la prueba, deban ser conocidas por
el inculpado, para que las impugne si lo considera necesario.

Consecuencia obvia del principio de publicidad, es el principio de la contradicción,

según el cual, el implicado, luego de decretada una prueba, puede intervenir en su
práctica y fiscalizar su ejecución; dicha facultad tiene que cumplirse en todo el período
que dura la incorporación de ella al proceso administrativo sancionatorio.

Así las cosas, formulada la petición de la práctica de una prueba y decretada ésta, el
auto respectivo se notificará al encartado, quien podrá intervenir antes y durante la
práctica, por ejemplo, para contrainterrogar a los declarantes.

Estos dos requisitos forman parte de la garantía constitucional del debido proceso. No
se puede sancionar a una persona con base a pruebas que desconoce, o respecto a
las cuales, no ha podido ejercer el derecho de contradicción.

4.6 Carga de la prueba

De acuerdo a lo previsto en el artículo 177 del CPC, "Incumbe a las partes probar el
supuesto de hecho de las normas que consagran el efecto jurídico que ellas
persiguen". A la Contraloría Municipal de Armenia, le corresponde probar la omisión o
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extemporaneidad en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Contraloría.

Por su parte, el encartado deberá probar los motivos que expone como justificación o
excluyentes de responsabilidad.

Las pruebas se ceñirán al asunto materia del proceso administrativo y el funcionario

comisionado para adelantarlo rechazará in limine las legalmente prohibidas o
ineficaces, las que versen sobre hechos notoriamente impertinentes y las
manifiestamente superfluas (artículo 178 CPC).

4.7 Diferencia entre pruebas legalmente prohibidas, ineficaces, impertinentes y

superfluas

Las pruebas legalmente prohibidas son las tendientes a demostrar hechos que la ley
prohíbe investigar, como aquéllas en defensa de la moral.

Pruebas ineficaces son las practicadas por un medio por el cual es jurídica o
legalmente imposible probar el hecho a que se refiere, porque se exige un medio
determinado de prueba, por ejemplo, el documento y no el testimonio.

Pruebas impertinentes son aquéllas que tratan de probar un hecho que carece de
relación con lo discutido dentro del proceso administrativo.

Pruebas superfluas son las que se tornan innecesarias en virtud de haberse practicado
ya dentro del Proceso administrativo sancionatorio.

Pruebas inconducentes. La inconducencia de una prueba, puede no evidenciarse al

momento de decretarse, pero sí cuando se esté estimando en sí misma y en su
relación con lo controvertido en el respectivo proceso administrativo. De ahí que se
deduce que la simple duda al respecto no ha de impedir que sea decretada, y que su
práctica no puede negarse sino cuando esa inconducencia es desde luego manifiesta.

4.8 Pruebas de oficio

Las pruebas pueden ser decretadas a petición de parte o de oficio cuando el

funcionario que adelanta el proceso administrativo las considera útiles para la
verificación de los hechos relacionados con los alegatos de defensa del encartado. Sin
embargo, para decretar de oficio la declaración de testigos, será necesario que éstos
aparezcan mencionados en otras pruebas o en cualquier acto procesal de las partes.

Las providencias que decretan pruebas de oficio no admiten recurso alguno, por lo
tanto, no son objeto de notificación personal sino por estado, conforme a lo previsto en
el artículo 321 del Código de Procedimiento Civil.
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La ley no prohíbe que el juez pueda señalar más de un término probatorio adicional
antes de fallar para la práctica de las pruebas que decrete de oficio (artículo 180 del
Código de Procedimiento Civil). Esto quiere decir, que el funcionario que adelanta el
proceso administrativo no sólo está autorizado, sino que tiene el deber de decretar
oficiosamente todas las pruebas que estime necesarias para esclarecer la verdad de
los hechos que se debaten en el proceso, en cuanto ellas sean pertinentes y eficaces, y
no tengan el carácter de superfluas o de prohibidas por la ley.

Sin embargo, es necesario tener presente que el artículo 11 de la Resolución 087 de

2010, y artículos 34, 49 y 58 del Código Contencioso Administrativo, señalan que las
pruebas se practicarán en un período no inferior a cinco (05) días, y máximo de treinta
(30) días. El plazo que se adiciona, no podrá exceder el doble del plazo inicialmente
señalado.

La prueba de oficio puede perseguir la mejora de un medio de prueba deficientemente

practicado, por ejemplo, puede acontecer que el funcionario que adelanta el proceso,
no capte inmediatamente las vaguedades e incoherencias de la versión del declarante,
o del contenido de un documento; la ley expresamente faculta al fallador para que
pueda en cualquier momento ampliar el interrogatorio o exigir las aclaraciones o
explicaciones del contenido de un documento, y no limitarse a rechazar la prueba sin
hacer el ejercicio de buscar las explicaciones o aclaraciones necesarias. Si no lo hace
el funcionario de primer grado, dicha actuación le corresponde al de segunda instancia.

4.9 Validez de las pruebas cuando se revocan o anulan parte de sus

actuaciones

Si a pesar de la revocatoria o nulidad, la prueba estuvo decretada y practicada con sus

formalidades propias, es decir, que el vicio de refiere a otros actos del proceso, y se
cumplió además el requisito de contradicción, debe reconocerse valor a las pruebas
practicadas, por cuanto reúnen los requisitos intrínsecos y extrínsecos de las mismas y
por tanto se podrán hacer valer nuevamente, de continuarse las actuaciones tendientes
a la imposición de la sanción.

4.10 Apreciación de las pruebas

Las pruebas deberán apreciarse en conjunto de acuerdo con las reglas de la sana
crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la
existencia o validez de ciertos actos.

El funcionario fallador analizará cada una de las pruebas y expondrá razonablemente el

mérito que le asigne a ellas, de no ser así, su análisis resulta no solamente ilegal sino
riesgoso, porque oculta los fundamentos o razones que le sirvieron para establecer
como válida una conclusión.
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Sobre este aspecto, en el Fallo de Tutela T-970 de 2 de diciembre de 1999, la Corte

Constitucional con ponencia del Magistrado Alfredo Beltrán Sierra, manifestó que:

«Entonces, a juicio de la Corte, en la providencia cuestionada se omitió realizar un

análisis crítico de cada uno de los elementos probatorios que obran en el proceso, que
le permitan al juez llegar objetivamente a una decisión, teniendo en cuenta las
razones de justicia y equidad que deben orientar su criterio».

4.11 La acumulación de procesos

Bajo los principios de celeridad y economía procesal, la acumulación de los Procesos

Administrativos Sancionatorios Fiscales es procedente, siempre y cuando se conserve
la identidad de cada infracción, y se determine en la parte resolutiva el monto de cada
sanción, que se ha asignado para cada una de las infracciones cometidas.

Sin embargo, lo que no resulta procedente, es acumular en un mismo proceso

administrativo sancionatorio fiscal a varios implicados, de entidades diferentes y por
hechos ajenos entre si, cuando cometen la misma infracción, por ejemplo, abrir un sólo
Proceso a varios jefes de oficina de control interno que no presentaron el informe
austeridad en el gasto público.

4.12 La delegación del cumplimiento de los deberes fiscales

Es frecuente que ante la iniciación de un proceso administrativo sancionatorio fiscal, el

implicado argumente la delegación que ha hecho de las funciones que le corresponden,
en otros funcionarios subalternos de su Entidad. En este punto, ha sostenido
reiteradamente la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, conforme
los lineamientos señalados por la jurisprudencia nacional en materia de delegación,
que dicha figura, de ningún modo exime de responsabilidad al funcionario que tiene a
su cargo la obligación que se está haciendo exigible.

En este sentido, encontramos el siguiente pronunciamiento del Tribunal Administrativo

de Cundinamarca, Sección Primera, Subsección "A", en sentencia del 12 de junio de
2003, radicada bajo el No. 00-0582:

(...) Pues se demostró plenamente que... no cumplió con la obligación de remitir

oportunamente la información necesaria para que la autoridad competente efectuara el
control fiscal a las cuentas...,hecho que no puede justificarse en la posible culpa de
subalternos pues la culpa de ellos es la culpa del jefe por no vigilar y controlar el trabajo
y los deberes de los ayudantes y colaboradores. Un servidor público es responsable
por los hechos de sus dependientes (...) (subrayado fuera de texto).

Igualmente, la Corte Constitucional, en sentencia C-372 del 15 de mayo de 2002, ha

sostenido:
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10. (...) la delegación no constituye, de ninguna manera, el medio a través del cual el
titular de la función se desprende por completo de la materia delegada. Por el contrario,
la delegación crea un vínculo permanente y activo entre delegante y delegatario, el cual
se debe reflejar en medidas como las instrucciones que se impartan al delegatario
durante la permanencia de la delegación; las políticas y orientaciones generales que se
establezcan, en aplicación del principio de unidad de la administración, para que los
delegatarios conozcan claramente y consideren en sus decisiones los planes, metas y
programas institucionales; la revisión y el seguimiento a las decisiones que tome el
delegatario y la oportunidad para que el delegante revoque el acto de delegación y
despoje oportunamente de la calidad de delegatarios a quienes no respondan a las
expectativas en ellos fincadas. Para ello, el delegante conservará y ejercerá las
facultades que se le otorgan en razón de ser el titular del empleo al cual pertenecen las
funciones que se cumplen por los delegatarios.

(...) Por ello, es necesario efectuar un análisis sistemático de la Constitución con el fin
de establecer los límites fijados por el constituyente en materia de responsabilidad del
delegante, pues la expresión del artículo 211 sobre la materia no agota los diferentes
escenarios en los cuales el delegante puede ser considerado sujeto responsable, pues
existen otras normas constitucionales y legales que le imponen deberes de dirección,
orientación, seguimiento y control de la actuación administrativa, en general, y del
ejercicio de la delegación, en particular (CP, artículos 1, 2, 6, 123, 124 y 209, y Ley 489
de 1998, artículos 10 y 12).

(...) En suma, la expresión del artículo 211 dice que el delegante no responde por las
actuaciones del delegatario, lo cual no significa que aquél no responda por sus propias
acciones u omisiones en relación con los deberes de dirección, orientación, instrucción
y seguimiento, las cuales serán fuente de responsabilidad cuando impliquen infracción
a la
Constitución y a la ley, la omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones o el
incumplimiento de los principios de la función administrativa (CP, artículo 6, 121 y 209).

(...) la expresión del artículo 211 de la Carta, según la cual "la delegación exime de
responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario", no
constituye excusa para que la autoridad pública acuda a la delegación como medio
para incurrir en conductas reprochables por el derecho sancionador del Estado.

Resulta claro entonces que el delegante, responde también por las infracciones
cometidas por sus delegatarios, en tanto dicha figura, no traslada su responsabilidad en
la dirección, coordinación y vigilancia del cumplimiento de las funciones que se
delegan.
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Es un principio general que la obligación de rendir cuenta como jefe o representante

legal de la entidad es indelegable, como quiera que el deber constitucional es para el
responsable del erario y no para sus delegatarios.2

5. ALCANCE

Inicia con la solicitud de apertura del proceso administrativo sancionatorio, y termina con
el traslado para cobro por jurisdicción coactiva, cuando no se ha cancelado la medida
pecuniaria impuesta, con la notificación del llamado de atención, la solicitud de
suspensión, remoción del cargo, la terminación del contrato o el archivo del proceso en
caso de encontrar satisfactorios los descargos presentados.

6. RESPONSABLE

Director Operativo de Responsabilidad Fiscal - quien cumple funciones de primera

instancia.

Contralor Municipal de Armenia – quien cumple funciones de segunda instancia.

7. DESCRIPCIÓN

Es el conjunto de actuaciones administrativas que adelantan la Contraloría Municipal

de Armenia, con el fin de facilitar el ejercicio de la vigilancia fiscal dentro de los
principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de costos
ambientales. Con este proceso no se pretende resarcir, ni reparar el daño, sino se
busca un medio conminatorio que se fundamenta en el poder correccional del Estado.

8. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

8.1.1 Planeación:

La Dirección de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia, agota en

primera instancia el proceso administrativo sancionatorio, cuando exista solicitud del Contralor
Municipal, del Director de Vigilancia Fiscal, de Líderes de Auditoría o cuando del resultado de
una indagación preliminar o de un proceso de responsabilidad fiscal, detecte la incursión del
funcionario público o del particular que maneje recursos públicos investigado, en una de las
causales estipuladas en el artículo 4 numeral 2 de la Resolución 087 de 2010 o por el
conocimiento directo de la ocurrencia de cualquiera de las causales previstas en la misma
resolución.

Una vez analizado la solicitud de inicio de proceso con sus respectivos anexos, el líder del
proceso asigna a uno de los abogados la sustanciación del mismo.

8.1.2 Generalidades a tener en cuenta por el sustanciador

2
Guía Manual para el desarrollo del proceso administrativo sancionatorio CGR páginas 36 a 45
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SANCIONES. De conformidad con los artículos 99, 100, 101 y 102 de la Ley 42 de
1993, el Contralor Municipal de Armenia, y a quien delegue la función sancionatoria,
podrá imponer las siguientes sanciones:

1.) AMONESTACIÓN O LLAMADO DE ATENCIÓN.

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 100 de la Ley 42 de 1993, el
Contralor Municipal de Armenia, o a quien este delegue, podrá amonestar o llamar la
atención a cualquier funcionario de los entes vigilados, que en ejercicio de la gestión
fiscal, o que habiéndosele requerido la entrega de información, se considere, con base
en los resultados de la vigilancia fiscal, que:

a) Han obrado contrariando los principios establecidos en el artículo 8o de la Ley 42

de 1993.

b) Obstaculicen las investigaciones y actuaciones que adelante la Contraloría, en

ejercicio de su control fiscal.

Copia de la amonestación o llamado de atención será remitido al superior jerárquico del

servidor público en la Entidad donde presta sus servicios y al competente para
imponerle sanciones disciplinarias.

PARAGRAFO.-Las sanciones de amonestación o llamado de atención serán

independientes de las acciones que por competencia correspondan a la Contraloría
Municipal de Armenia.

2.) MULTA.

El Contralor Municipal de Armenia, y a quien delegue la función sancionatoria, podrán

imponer multas a los servidores públicos de sus sujetos vigilados, hasta por el valor de
cinco (5) salarios devengados por el sancionado -CIENTO CINCUENTA (150) DIAS-,
cuando por causales injustificadas incurran en una de las siguientes conductas:

a) No comparezcan a las citaciones que en forma escrita les formule la Contraloría;

b) No rindan las cuentas que se les exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad
Establecidos por la Contraloría;
c) No rindan los informes que se les exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad
establecidos por la Contraloría;
d) Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de cuentas;
e) Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de informes;
f) Les sean formuladas glosas de forma en la rendición de sus cuentas;
g) Entorpezcan o impidan en cualquier forma el cabal cumplimiento de las funciones
asignadas a la Contraloría; principalmente el proceso auditor;
h) No suministren oportunamente las informaciones solicitadas;
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i) No aseguren los fondos, valores o bienes en forma oportuna o en la cuantía

requerida;
j) No adelanten las acciones orientadas a subsanar las deficiencias señaladas por la
Contraloría, como las comprendidas en los planes de mejoramiento, circulares y los
controles de advertencia; Cuando las entidades no cumplan con la presentación
oportuna del plan de mejoramiento, en los términos de la Resolución No. 048 de 2002,
o se incumpla el mismo, por parte de la entidad auditada, la Contraloría, iniciará el
correspondiente proceso administrativo, con el fin de establecer responsables y
sanciones.

• Ante la no presentación de los planes de mejoramiento, la responsabilidad se

determinará en cabeza del representante legal o quien haga sus veces, y en el Jefe o
Director de la Oficina de Control Interno, o quien hagas sus veces en los sujetos de
control donde la Contraloría Municipal de Armenia haya practicado una Auditoría
Integral con Enfoque Integral.

• Ante el incumplimiento de los planes de mejoramiento, la responsabilidad se

determinará en cabeza del representante legal de la entidad, y de los responsables de
cada área, según las circunstancias de cada caso en particular.

• Ante la omisión en la realización de seguimientos sobre los planes de mejoramiento

de la entidad, la responsabilidad se determinará en cabeza del líder del proceso de
control interno.

Pruebas mínimas que se deben acompañar a la solicitud de iniciar un proceso

administrativo sancionatorio por incumplimiento del plan de mejoramiento:

1. Fotocopia del Informe de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral

adelantada en la entidad.

2. Fotocopia del Plan de Mejoramiento donde aparezcan en forma legible las firmas
del Representante Legal, del Jefe de Control Interno y de los funcionarios que se
responsabilizaron en cada área por las acciones correctivas.

3. Fotocopia de la Auditoría de Seguimiento que contenga el análisis cualitativo que

contenga con claridad las medidas correctivas tendientes a subsanar cada una de las
observaciones formuladas por la Contraloría Municipal de Armenia, determinando
circunstancias de tiempo modo y lugar. Así mismo el análisis cuantitativo donde se
establezca de manera precisa el porcentaje de incumplimiento.
k) Cuando no cumplan con las obligaciones fiscales;
L) Cuando a criterio del Contralor Municipal de Armenia, exista merito suficiente para
ello, de conformidad con lo expuesto por la Corte Constitucional.
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Para efectos de la aplicación del literal h) del numeral 2 del presente Artículo, los
Auditores de la Contraloría Municipal de Armenia en su ejercicio, deberán señalar los
términos para la entrega de la información, teniendo en cuenta el volumen, la
complejidad, y los términos para el desarrollo de esta, por tanto el plazo para la entrega
de información solicitada, no podrá ser inferior a cinco (5) días, en todo caso, el término
estará supeditado a criterios de razonabilidad. Para efectos de la aplicación del literal k)
del presente Artículo, se entiende por obligaciones fiscales únicamente las señaladas
en las leyes que regulan aspectos relacionados con el control fiscal, tales como las
establecidas en la Ley 42 de 1993, el Artículo 43 de la Ley 80 de 1993, Artículo 4° de la
Ley 106 de 1993, Artículos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994 modificados por la Ley 756
de 2002, Artículo 44 del Decreto 111 de 1996, Artículo 2° de la Ley 598 de 2000,
Artículo 81 de la Ley 617 de 2000, Artículo 89 de la Ley 715 de 2001, y las demás que
determine la Ley.

Las anteriores causales deberán entenderse sin perjuicio de las demás acciones a que
haya lugar.

3). SOLICITUD DE REMOCIÓN O TERMINACIÓN DE CONTRATO POR JUSTA

CAUSA.

Es la petición que formula el Contralor al Nominador o Representante Legal sujeto de

vigilancia y Control Fiscal, con el objeto que un servidor público sea removido o se
proceda a la terminación del contrato por justa causa, en los siguientes eventos:

a) Ante la renuencia en la presentación oportuna de los informes solicitados o su no

presentación por más de tres (3) periodos consecutivos o seis (6) no consecutivos,
dentro de un mismo periodo fiscal, para tal efecto se solicitará al nominador o entidad
contratante que previo el agotamiento de un proceso disciplinario, se remueva o
termine contrato por justa causa del servidor público, siempre que la mora o renuencia
hayan sido sancionadas previamente.

b) Cuando quien haya causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado, y se
hayan promovido ante las autoridades competentes investigaciones penales y
disciplinarias, el Contralor bajo su responsabilidad, podrá exigir, verdad sabida y buena
fe guardada, la suspensión inmediata del funcionario mientras culminan las
investigaciones o los respectivos procesos penales o disciplinarios; esto de
conformidad con el articulo 268 numeral 8 de la Constitución Política de Colombia.

CADUCIDAD DE LA ACCIÓN FISCAL SANCIONATORIA. La facultad reconocida a la

Contraloría, para iniciar la acción sancionatoria fiscal caduca a los tres (3) años de
producida la conducta sancionable o el último acto constitutivo de la misma, según el
caso. Por lo anterior si vencido dicho plazo, no se ha proferido decisión en firme, el
funcionario que conozca del proceso, perderá la competencia para continuar
adelantándolo.
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INTEGRACION. En lo no previsto por este proceso se aplicaran en su orden las

normas pertinentes a la Ley 42 de 1993, Código Contencioso Administrativo, Código de
Procedimiento Civil y Código de Procedimiento Penal y en cuanto sean compatibles
con la naturaleza de la materia aquí regulada.

8.1.3. Trámite del Proceso:

- INICIACIÓN DE LA ACCIÓN ADMINISTRATIVA PARA IMPONER MEDIDAS

PECUNIARIAS, CONMINATORIAS O CORRECCIONALES.- La Acción para imponer
medidas pecuniarias, conminatorias o correccionales, se iniciará de oficio, en
forma íntegra, o objetiva y garantizando el debido proceso, cuando haya lugar a
imponer las sanciones de amonestación o llamado de atención y multa; en los
siguientes casos:

1- Por solicitud de los líderes o coordinadores en ejercicio del proceso de Auditoría.

2- Por solicitud de funcionarios encargados de Vigilancia Fiscal y Control de
Resultados.
3- Por solicitud de funcionarios encargados de adelantar indagaciones Preliminares,
Fiscales o el proceso de responsabilidad fiscal.
4- De forma directa por el Contralor Municipal de Armenia.
5- Por conocimiento directo de la ocurrencia de cualquiera de las causales previstas
en la presente resolución.

- FUNCIONARIO INSTRUCTOR. La Dirección de Responsabilidad Fiscal de la

Contraloría Municipal de Armenia, adelantara el proceso en primera instancia del
proceso administrativo sancionatorio y la competencia en segunda instancia
corresponderá al Contralor Municipal de Armenia.

- IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES Como materialización del principio de

imparcialidad que guía la función administrativa, el artículo 30 del Código Contencioso
Administrativo, previó como causales de recusación para los funcionarios de la
Administración que adelanten investigaciones, practiquen pruebas o pronuncien
decisiones definitivas, además de las contempladas en los numerales 1 y 2 de dicha
norma, aquellas previstas en el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil.

Estas disposiciones, establecen como causales de impedimento y recusación las

siguientes:

Artículo 30 del Código Contencioso Administrativo:

Artículo 30. A los funcionarios que deban realizar investigaciones, practicar pruebas o
pronunciar decisiones definitivas, se aplicarán además de las causales de recusación
previstas para los jueces en el Código de Procedimiento Civil, las siguientes:
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1. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular

inscritas o integradas también por el interesado.

2. Haber sido recomendado por él para llegar al cargo que ocupa el funcionario o haber
sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

Artículo 150 del Código de Procedimiento Civil:

ART. 150 (Antiguo 142).-Modificado. D.E. 2282/89, art. 1º, num. 88. Causales de
recusación. Son causales de recusación las siguientes:

1. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil interés directo o indirecto en el
proceso.

2. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el juez, su cónyuge o algunos

de sus parientes indicados en el numeral precedente.

3. Ser el juez cónyuge o pariente de alguna de las partes o de su representante o

apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero
civil.
4. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de
cualquiera de las partes.

5. Ser alguna de las partes, su representante o apoderado, dependiente o

mandatario del juez o administrador de sus negocios.

6. Existir pleito pendiente entre el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes

indicados en el numeral 3º, y cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

7. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia

penal contra el juez, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes
de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos
al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la
investigación penal.

8. Haber formulado el juez, su cónyuge o pariente en primer grado de

consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o
apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo
proceso penal.
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9. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la

sentencia, o amistad íntima entre el juez y alguna de las partes, su representante o
apoderado.

10. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de

consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las
partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho
público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

11. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral

anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de
personas.

12. Haber dado el juez consejo o concepto fuera de actuación judicial sobre las
cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente
del Ministerio Público, perito o testigo.

13. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1,

heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

14. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de

consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma
cuestión jurídica que él debe fallar.

Tal previsión, resulta de plena aplicación en el proceso administrativo sancionatorio

fiscal, como quiera que hace parte de la garantía de imparcialidad contemplada en el
artículo 3 del Código Contencioso Administrativo, para lo cual el funcionario que se
encuentre incurso en alguna de tales situaciones, deberá manifestar por escrito tal
impedimento dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en el cual conoció el
asunto, ante su superior inmediato, allegando de ser posible, prueba sumaria de las
situaciones aducidas. Resulta prudente entonces, que el funcionario competente para
adelantar el respectivo Proceso, así como el funcionario sustanciador, verifiquen la
inexistencia de causales de recusación, antes de su inicio.

El superior decidirá si acepta el impedimento y así lo declarará mediante auto, en el

cual designará al funcionario ad hoc que continuará con el trámite, ordenando la
remisión del expediente. Dicho trámite deberá surtirse en el término de 10 días. Esta
actuación se comunicará al impedido y al funcionario comisionado.3

- AUTO DE INICIACIÓN. Es el acto de trámite, por medio del cual la Contraloría

Municipal de Armenia, vincula al servidor público o particular que maneje fondos o

3
Guía manual para el desarrollo del proceso administrativo sancionatorio fiscal CGR – páginas, 65,66,67
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bienes públicos, por advertirse la presunta comisión de conductas fiscalmente

sancionables. El Auto de Iniciación contendrá como mínimo la siguiente información:

1. Encabezado de la Contraloría Municipal de Armenia, dependencia competente,

ciudad y fecha, número de expediente.
2. Identificación plena, dirección y cargo del funcionario en contra del cual se ordena
iniciar el procedimiento administrativo sancionatorio, para la época de ocurrencia de los
hechos.
3. Fundamentos de hecho que puedan generar la posible sanción y las pruebas en que
se fundamenta.
4. Fundamentos de derecho que soporten los hechos descritos;
5. Indicación de la causal en que presuntamente se encuentra incurso, citando como
fuente la Ley 42 de 1993, la presente resolución y las demás normas que las proveen.
6. Análisis de la conducta que genera la posible sanción, determinando si se actuó a
título de dolo o culpa.
7. Indicación del derecho que le asiste de presentar explicaciones, pedir pruebas o
allegar las que considere pertinentes y la indicación del plazo que se le otorgue al
posible sancionado para rendir las mismas y hacer valer sus derechos.

- NOTIFICACIÓN DEL AUTO DE INICIACIÓN. (FO-RF-32)(FO-RF-33)(FO-RF-34)

El Auto de Iniciación del procedimiento administrativo que imponga medidas
pecuniarias, conminatorias o correccionales, será notificado de conformidad con los
Artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, y se indicará que contra el
mismo no procede recurso alguno, por su naturaleza de auto de trámite.

- NOMBRAMIENTO DE APODERADO DE OFICIO. Si el servidor público no

comparece a notificarse se le nombrara apoderado de oficio con quien se continuara el
trámite del proceso.

- TERMINO PARA RENDIR DESCARGOS. Una vez notificado en debida forma el

implicado, este dispondrá de diez (10) días hábiles para presentar descargos, pedir y
aportar pruebas, derechos que se le indicaran en el auto de iniciación, de conformidad
con las reglas establecidas en el Código Contencioso Administrativo. No obstante en
caso si el servidor público o su apoderado no presentara los respectivos descargos, se
dejará constancia de dicha situación, la cual deberá reposar en el expediente.

- PERIODO PROBATORIO. De conformidad con los artículos 34,49 y 58 del

Código Contencioso Administrativo, las pruebas de oficio y las solicitadas por la
persona en contra de la cual se adelantara el Procedimiento Administrativo
Sancionatorio, serán decretadas mediante auto de trámite, notificado por estado
conforme a lo establecido en el artículo 321 del C.P.C. y contra el cual no procede
ningún recurso y se practicarán en un periodo mínimo de cinco (5) días y máximo de
treinta días hábiles, pudiéndose prorrogar este último hasta por otros treinta si las
circunstancias así lo aconsejaren.
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Cuando las pruebas sean denegadas, dicho auto será notificado de conformidad con
los artículos 44 y 45 del Código contencioso y contra este procederán los recursos de
reposición y apelación, si el recurso de apelación fuere negado, es pertinente el recurso
de queja, que será resuelto por el superior del funcionario que profiere la decisión
impugnada (artículos 52 y 53 del CCA), se notificará personalmente (artículos 44 y 45
del CCA). La queja se resolverá en el término de 15 días hábiles.

En caso de que no se presenten descargos del Auto de inicio, ni se alleguen pruebas

dentro del plazo concedido, se dejara constancia por escrito.

- MEDIOS DE PRUEBA. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 57 del

Código Contenciosos Administrativo, serán admisibles todos los medios de prueba
señalados en el código de procedimiento Civil.

- DECISIÓN. De conformidad con el Artículo 35 del Código Contencioso

Administrativo, habiéndose dado a los interesados la oportunidad para presentar sus
explicaciones y ejercer el derecho de defensa y con base en las pruebas e informes
disponibles, se tomara la decisión, mediante acto administrativo motivado, en la cual se
hará alusión a todos los argumentos de defensa y se valoraran íntegramente las
pruebas. En la parte considerativa que debe guardar coherencia con la considerativa,
se deberá expresar claramente la decisión que podrá concluir con multa amonestación,
o llamado de atención; o la solicitud de suspensión , remoción del cargo , la terminación
del contrato; o el archivo del proceso en caso de encontrar satisfactorios los descargos
presentados.

- CONTENIDO DE LA DECISIÓN. El acto administrativo por medio del cual se

resuelve el proceso administrativo sancionatorio, en todo caso deberá contener:

a) Identificación del investigado por nombre y apellidos completos, documento de

identidad y de la calidad que ostentaba al momento de realizarse la conducta objeto de
investigación.
b) Determinación de la conducta imputada y de las condiciones de tiempo, modo y
lugar en que se desarrolló.
c) Relación detallada de las pruebas legal y oportunamente allegadas al proceso.
d) Valoración de las pruebas y argumentos expuestos por el investigado.
e) Determinación de los elementos que sirven de fundamento para dosificar la sanción
que se impone o de las circunstancias que permitan archivar las diligencias.
f) Determinación de la sanción que procede imponer, identificando las disposiciones
legales y reglamentarias en que se encuentra descrita.
g) Información acerca de los recursos que proceden contra la decisión adoptada,
indicando el término dentro del cual deben interponerse.
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h) La indicación de las autoridades a las cuales deba remitirse copia de la decisión una
vez se encuentre debidamente ejecutoriada, cuando la naturaleza de la decisión lo
amerite.

- NOTIFICACION DE LA DECISIÓN (FO-RF-32) (FO-RF-33) (FO-RF-34).

Proferida la resolución que impone la sanción u ordena el archivo de la actuación
deberá notificarse de conformidad con los Artículos 44 y 45 del Código Contencioso
Administrativo.

- RECURSOS. Contra la Resolución que impone la sanción, procede el recurso de

Reposición y apelación los cuales deberán interponerse dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la notificación de la decisión, ante la instancia pertinente y bajo los
requisitos del artículo 52 del C.C. A.

El término para resolver el Recurso de Reposición será de quince (15) días, salvo en
los casos en los que haya lugar a la práctica de pruebas. El término para resolver el
Recurso de Apelación será de veinte (20) días, a partir de que se ponga en
conocimiento del asunto al superior. Si el recurso de apelación fuere negado, es
pertinente el recurso de queja, que será resuelto por el superior del funcionario que
profiere la decisión impugnada (artículos 52 y 53 del CCA), se notificará personalmente
(artículos 44 y 45 del CCA). La queja se resolverá en el término de 15 días hábiles.

NOTIFICACIONES Y RECURSOS DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

SANCIONATORIO FISCAL

Actuación Publicidad Artículo Recursos

Auto de iniciación Se notifica personalmente 44 y 45 CCA No es recurrible
(articulo 49 CCA)
El auto que decretaSe notifica por estado 321 CPC No es recurrible
pruebas de oficio
Auto que niega pruebas Se notifica personalmente 44 y 45 CCA Apelación (Numeral 3
del artículo 351 de CPC)
Auto que resuelveSe notifica personalmente 44 y45 CCA No es recurrible
recurso de apelación al (artículo 49 CCA)
auto que niega pruebas
Auto que resuelveSe notifica personalmente 44 y45 CCA No es recurrible (artículo
recurso de queja 49 CCA)
Resolución que culminaSe notifica personalmente 44 y45 CCA Reposición y Apelación
el proceso sancionatorio (artículo 50 CCA)
Resolución que resuelveSe notifica personalmente 44 y45 CCA No es recurrible (artículo
recurso de Reposición 49 CCA)
Resolución que resuelveSe notifica personalmente 44 CCA No es recurrible por
recurso de Apelación cuanto agota vía
gubernativa (artículo 63
CCA)
Auto que niega el recursoSe notifica personalmente 44 CCA Procede Recurso de
de apelación Queja (artículo 50 CCA)
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ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO Fecha elaboración: 28-01-2011
Fecha de Revisión: 27-02-2012
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- REVOCATORIA DIRECTA

En el evento que se presente, especialmente respecto a aquellas actuaciones que no

son impugnables mediante los recursos de la vía gubernativa, como sucede con el
auto de inicio, el funcionario competente deberá analizar los fundamentos de tal
solicitud presentados por el implicado, y determinar si en efecto, se presenta alguna de
las causales contempladas en el artículo 68 del C.C.A., que conlleven la consecuencia
de su revocatoria.

Igualmente, se deberá verificar que el auto cuya revocatoria se solicita, no haya sido
impugnado a través de los recursos de la vía gubernativa, conforme lo previsto en el
artículo 70 del C.C.A., que establece “Artículo Improcedencia. No podrá pedirse la
revocación directa de los actos administrativos respecto de los cuales el peticionario
haya ejercitado los recursos de la vía gubernativa".

La decisión que resuelve la solicitud de revocatoria se notificará personalmente al

implicado, y contra ella no procederá ningún recurso. En todo caso, la administración
puede revocar de oficio, en cualquier tiempo, así se hayan interpuesto los recursos de
Ley.

Según el artículo 1 de la Ley 809 de 2003, que modificó el artículo 71 del Código
Contencioso Administrativo, el término para resolverla es de tres meses. En todo caso,
la administración puede revocar de oficio, en cualquier tiempo, así se hayan interpuesto
los recursos de ley.

- CRITERIOS DE GRADUACIÓN DE LA SANCIÓN.- Para graduar la imposición de

sanción se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

a) La gravedad de la falta.
b) El grado de culpabilidad y de participación.
c) Admitir la falta antes de imponerse la sanción.
d) Procurar por iniciativa propia reducir los efectos de la falta.
e) La reincidencia.
f) Incurrir con una sola conducta en varias causales de sanción.
g) Causar perjuicio a la entidad o detrimento al patrimonio Municipal
h) El impacto social y ambiental causado por la acción u omisión.
i) Los hechos y circunstancias en que se comete la falta.
j) El salario u honorarios que se devenguen.
k) la jerarquía y mando que el implicado tenga dentro del ente sujeto de control.

- TASACIÓN DE LA MULTA.- Los funcionarios competentes para imponer

sanciones tasarán la multa en días cuyo valor mínimo o base imponible será el que
corresponda a un (1) día de salario del encartado al momento de la comisión de la falta
sin exceder, en ningún caso, de los ciento cincuenta (150) días, para lo cual se tendrán
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como criterios de valoración los principios de razonabilidad y proporcionalidad; las

circunstancias de tiempo, modo y lugar en relación con la gravedad de los hechos y su
incidencia en el cumplimiento de las funciones a cargo de esta Contraloría.

- BASE PARA TASAR LA MULTA. La base salarial para imponer la multa será la
que certifique el tesorero, pagador o quien haga sus veces, de la respectiva entidad
nominadora o la que aparezca en los registros de la nómina del ente auditado de la
respectiva entidad, para la época en que se cometió la falta. Cuando el sancionado no
devengue salario o no esté percibiendo honorarios, deberá declararlo al momento de
contestar el requerimiento o de agotar la vía gubernativa. En este caso se sancionará
según el último salario devengado al momento de cometer la falta.

El trámite aquí señalado se aplicará sin perjuicio del proceso de Responsabilidad Fiscal
que eventualmente pudiera generarse por el daño patrimonial ocasionado a la Entidad,
por la no inclusión de las partidas presupuestales y/o el giro inoportuno de los recursos
para servir la deuda pública y atender el pago de los servicios públicos domiciliarios.

- PAGO DE MULTA. Cuando se imponga como sanción una multa y se encuentre

en firme la resolución sancionatoria, el pago deberá realizarse en la Tesorería del
Municipio de Armenia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ejecutoria.
En caso contrario, la resolución prestará mérito ejecutivo para su cobro por jurisdicción
coactiva, a través de la oficina competente de la Contraloría Municipal de Armenia,
procedimiento que deberá quedar contenido en toda Resolución que imponga sanción
de multa. Cuando el pago de la sanción se lleve a cabo por descuentos de nómina,
previo requerimiento al pagador de la entidad donde labore el sancionado, deberá
hacer el traslado del valor que se descuente por concepto de multas a la tesorería del
Municipio.

- MERITO EJECUTIVO. La resolución que impone sanción de multa, prestara

merito para su cobro por Jurisdicción Coactiva de conformidad con el numeral 2 del
artículo 92 de la ley 42 de 1993.

- ARCHIVO. Cancelada la multa, archivado el proceso por encontrar

satisfactoriamente los descargos o los argumentos del recurso, o cuando se haga la
solicitud de suspensión, remoción del cargo del sancionado, se procederá al archivo
definitivo del expediente mediante Constancia, previa ejecutoria.

8. ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES: El trámite y diligenciamiento de los

expedientes de los Trámites Administrativos sancionatorios, debe ajustarse a lo
previsto en las tablas de retención documental de la Contraloría Municipal de Armenia,
adoptadas mediante Resolución No. 086 del 19 de Febrero de 2010.

• La organización de los expedientes conforme las series o subseries contenidas en las

tablas de retención;
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• La foliación de los documentos en orden cronológico con sus respectivos soportes; de

adelante hacia atrás, en forma de libro, de manera consecutiva, cada carpeta con un
máximo de 200 folios, salvo aquéllos en los que sea conveniente sobrepasar dicha
cantidad, para conservar la integridad del documento. La foliatura se hará con lápiz
mina negra, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin
enmendaduras;

• Cada expediente debe llevar un inventario de su contenido, ubicado en la cara interna

de la primera tapa de la carpeta. Cada actuación se adelantará en forma separada, por
tanto se abrirá un expediente por cada implicado.

Para el trámite de la segunda instancia se remitirá al superior jerárquico el original del

expediente.

9. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

Se realiza mediante la ejecución de las siguientes actividades:

1. Determinación de los requisitos relacionados con el cliente: Como mecanismos

para mantener actualizada la información sobre los requisitos aplicables en la
prestación del servicio, se tendrá en cuenta los siguientes en cada vigencia:

- Políticas Institucionales
- Plan Estratégico
- Plan de Acción
- Encuestas
- Informes de Auditoría
- Normatividad Vigente

2. Evaluación de indicadores de gestión, los cuales se estructuran utilizando las

siguientes herramientas:

- Verificando requisitos de forma del cliente interno (proceso administrativo

sancionatorio), mediante la lista de chequeo (FO-RF-31).
- Verificando requisitos de fondo del cliente interno (proceso administrativo
sancionatorio), con la Ley 42 de 1993, Resolución No. 087 de 2010 de la
Contraloría Municipal de Armenia.
- Verificando el cumplimiento de término del cliente interno (proceso administrativo
sancionatorio), comparándolos con los términos legales (Código Contencioso
Administrativo, Código de Procedimiento Civil, Resolución No. 087 de 2010) y con
el formato.

4. Identificar y registrar no conformidades y llevar a cabo correcciones a través de

acciones preventivas o correctivas.