CICLO 2012 - III Módulo: 1

MECANICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

Mag. Luis Yucra Rodriguez

MECANICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
La realización de una Auditoria Administrativa se
puede enfocar en los siguientes elementos:

a. Planes y objetivos de la empresa

b. Estructura orgánica
c. Políticas y prácticas
d. Sistemas y procedimientos
e. Métodos de control
f. Formas de operación
g. Recursos materiales y humanos
h. Medición de los resultados
FASES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

• Primera Fase : Trabajo Preliminar

• Segunda Fase: Revisión de la Legislación
• Tercera Fase: Revisión y Prueba
Preliminar de los Controles
Administrativos
• Cuarta Fase : Examen y Prueba detallada
de los controles administrativos
• Quinta Fase: El Informe de Auditoria
Administrativa
 Primera Fase: Trabajo Preliminar

• Consiste en obtener información general y

concreta de los aspectos mas importantes de la
entidad.

• En esta acción se realizan exámenes limitados

en todas las áreas funcionales con el fin de
aislar de problemas críticos.

• Es conveniente que en esta fase se deduzcan

las causas y las consecuencias de los
problemas críticos.
 Trabajo preliminar

• Los medios recomendables para el desarrollo de

este estudio son por ejemplo: las entrevistas
programadas en cada una de las áreas
funcionales, considerando los manuales
administrativos y el programa de auditoria
Operacional
Trabajo preliminar (continuación).

• Puede incluirse además, un examen limitado de

documentos, registros, informes o una revisión
de métodos y procedimientos de prueba, todo lo
cual podrá servir de base para sustentar el
estudio preliminar y poder canalizar
posteriormente las otras fases de la auditoria
administrativa
 Información a obtenerse entre otros

• Legislación aplicable a las actividades

examinadas.
• Breve historial, antecedentes y propósitos de
las actividades.
• Material sobre la organización: funciones,
estructuras, cargos y procedimientos.
• Política general de la entidad u organismo.
 Información a obtenerse entre otros

• Descripción general de métodos de operación.

• Descripción de cualquier problema importante.
• Operaciones s de especial interés para la
empresa.
• Examen de las anteriores auditorias e
inspecciones realizadas.
Segunda Fase: Revisión de la Legislación

• En esta fase se revisa la legislación básica : ley,

reglamentos, resoluciones, decretos, directivas
administrativas y normas interna de la entidad
para verificar si están cumpliendo los objetivos,
propósitos y actividades establecidas
 Información a obtenerse entre otros

• Estudio de las disposiciones legales base.

• Objetivos de la ley, reglamentos, directivas,
manuales, etc.
• Grado de autoridad otorgado a funcionarios.
• Responsabilidades y limitaciones impuestas a la
entidad.
 Tercera Fase: Revisión y Prueba Preliminar de los
Controles Administrativos

• Debe evaluarse la efectividad con la que se están

desarrollando las actividades programadas; así como
detectar los errores mas saltantes, sobre los que
debe acumularse las pruebas suficientes, de tal
manera que confrontando estas con los datos
obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar
el alcance y responsabilidad, así como estimar el
requerimiento de personal, racionalizar el programa
de trabajo, fijar plazos para el encauzamiento del
informe y reorientar los programas de auditoria.
 Información a obtenerse entre otros

• Si las políticas aplicadas están autorizadas por el

directorio.
• Si se cumple lo planificado en forma. eficiente,
efectiva y económica.
• Si se protegen los interese de la entidad.
Cuarta Fase: Examen y Prueba Detallada de los
Controles Administrativos

• Comprende el control de la funcionalidad de las normas

internas y procedimientos de la entidad con respecto a
las actividades circunscritas en el trabajo preliminar.

• Consiste por tanto en revisar registros, documentos y

archivos, etc. Certificando la información contenida en
ellos, además incluye la obtención de información a
través de entrevistas, inspecciones físicas, captación
escrita de opiniones; así como de formulación de
conclusiones y recomendaciones
 Información a obtenerse de otros

• Cumplimiento de políticas prescritas

• Logro de los propósitos establecidos
• Eficiencia operativa
• Eficiencia y economía en la utilización de
bienes y servicios
• Si los fondos y bienes de la entidad han sido
manejados con honestidad
Quinta Fase: El Informe de Auditoria
Administrativa
1. Aspectos Generales
1.1 Introducción
1.2 Antecedentes
1.3 Alcance
2. Observaciones.
3. Conclusiones.
4. Recomendaciones.
5. Anexos
 1. Aspectos Generales

1.1 Introducción

• Se consideran las causas que dan origen a la

auditoria administrativa que esta relacionada con
el cumplimientos del Plan de acción de la Oficina
de control Interno para el período anual.
1.1 Introducción (continuación).

• Se consideran los objetivos de AA, que varían de

acuerdo a la naturaleza de las funciones del área
examinada; ejemplo : si se práctica la AA en el
área de tramite documentario y archivo, los
objetivos serían:

Evaluar el grado de
eficiencia y eficacia de Determinar el grado de orden,
las normas y procedimientos conservación, protección y
que comprende clasificación del archivo de
el proceso integral entidad, así como
de la administración la oportunidad de su servicio
documentaria
la empresa
 1.2 Antecedentes

• Los antecedentes están referidos básicamente al

aspecto técnico y al aspecto legal.

• En el aspecto técnico se involucra la evaluación de

métodos procedimientos de trabajo practicados con
anterioridad y en el aspecto legal se enumera todo
lo referente a dispositivos legales y normas
internas, inherentes al desarrollo de las funciones
del área que se audita, observando la jerarquía de
los dispositivos legales.
 1.3. Alcance

• Se debe especificar el alcance del área

examinada, los aspectos a examinar, los
funcionarios responsables y la comisión
encargada de la auditoria administrativa,
ejemplo: si se trata de determinar el alcance del
área de tramite documentario y archivo, se
especificara el alcance de la siguiente manera:
Área Auditada: La administración
documentaria depende de
la Secretaria General

Aspectos a examinar
Control interno del sistema
Proceso de recepción
Proceso de clasificación y registro
Proceso de control y seguimiento
Proceso de distribución
Proceso de información
Proceso de archivo
 Funcionarios responsables
• Considerar nombres, apellidos y cargos de las
personas que tienen la responsabilidad del
cumplimientos de las funciones del órgano

Se consignan los nombres, apellidos

y cargos de los
Auditores que tienen
la responsabilidad de
practicar la AA
 2. Observaciones

• Son la resultante de la auditoria practicada en los

elementos y proceso administrativos y operaciones
del área que se audita, tiene gran importancia
porque constituye la parte sustentatoria de los
informes
2. Observaciones

• Estas se materializan por escrito, serán puesta

de conocimiento de los funcionarios auditados,
con cargo para que cada una de ellas sean
esclarecidas o descargadas por el interesado
también en formas escrita.
 Ejemplo observaciones formulada en el Área de
Tramite documentario y archivo

• Inadecuada ubicación física de la infraestructura y

sus condiciones de seguridad
• Situación de abandono de los documentos en el
archivo central
• Incumplimiento de funciones en relación a los
dispositivos legales y normas internas
concernientes con el área auditada
 Ejemplo observaciones formulada en el Área de
Tramite documentario y archivo

• Duplicidad de procesos en la administración

documentaria en una sola jurisdicción
administrativa
• Incumplimiento de apertura de un registro especial
para expedientes de empresas reclamantes
• Omisión de apertura de tarjeta de seguimiento
para algunos expedientes
• Morosidad significativa en el tramite de algunos
expedientes
 3. Conclusiones

• Son resúmenes o contendidos sintéticos que

deben redactarse en formas priorizada en
armonía con las observaciones detectada con el
fin de pronosticar el problema motivo de la AA.
 Ejemplo
• Se ha determinado que la Secretaria General no
ha realizado las gestiones necesarias, a fin de
que la ubicación física de la administración
Documentaria, se encuentre en un lugar
estratégico que permita fácil acceso al público y/o
usuario, así como de las seguridades necesarias
en sus instalaciones acorde con la naturaleza que
brinda.
 4. Recomendaciones

• Son sugerencias que especifican medios o

métodos para la solución de las observaciones
formuladas en el proceso de AA.
• Por ejemplo : de algunas recomendaciones
formuladas en el áreas de tramite documentario
y archivo
 Ejemplo

• Que la Unidad de tramite documentario y

archivo , en el plazo de 30 días proceda a
inventariar, ordenar y clasificar los documentos
que se encuentran en el archivo central, a fin
de formalizar el ingreso y registro
correspondiente para su administración eficaz.
 5. Anexos

• Para complementar el Informe de Auditoria

Administrativa se adjuntaran gráficos, cuadros
y demás instrumentos de análisis
administrativo, que se consideren elementos
auxiliares para la presentación y
fundamentación del estudio.
GRACIAS