CRECER EMPRESA Código F-SGC-02

Fecha de
ASESORES Y CONSULTORES
Versión 1.0 Elaboración:
Enero 20 2016
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Cliente

Fecha : Septiembre 12 de 2016 Ciclo No. 1

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.

Objetivo de la Comparar los procedimientos con las actividades que se realizan, evaluando la efectividad de la implementación y mantenimiento
auditoria: del sistema de gestión del SGC.
Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión.

Alcance de la auditoria: Esta Auditoria Aplica a los 6 procesos que conforman el SGC de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Sistema de Gestión de la calidad; Gestión del Talento Humano; Gestión de recursos; Gestión Gerencial; Gestión Operativa FMI;
Áreas Auditadas:
Gestión Comercial

Equipo Auditor: José Francisco Londoño; María del Rosario Herrera

De acuerdo con la revisión documental de la auditoría realizada al sistema de gestión de la calidad el 20 de agosto de 2016,
considerando la información contenida en el Manual de Calidad, Código: AD-D-0009, Versión 5 del 13 de enero del 2016 y demás
documentación enviada por la organización, se elaboró y entregó el plan de auditoría en sitio.
La auditoría en sitio se realizó entre los días 30 de agosto y 5 de septiembre del 2016 en la sede principal de la organización
ubicada en la xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Se usó la metodología del ciclo P-H-V-A y técnicas de muestreo selectivo de las actividades desarrolladas por la organización, en
las cuales se verificaron parte de los documentos y registros relacionados con su gestión, con lo cual se asocia el riesgo de no
haber verificado todos los documentos y registros.
Los criterios empleados durante la auditoría fueron basados en la NTC ISO 9001:2008 y los documentos suministrados por la
Actividades realizadas: organización para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el sistema de gestión.

Los procesos auditados fueron: Sistema de Gestión de la calidad; Gestión del Talento Humano; Gestión de recursos; Gestión
Gerencial; Gestión Operativa FMI; Gestión Comercial.
Los clientes de la organización están representados principalmente por:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Así como personas y empresas que requieren el servicio de Fabricación, Montajes, Mantenimiento Industrial, y repuestos
nacionales e importados para Tráiler de carga, de caña y partes agrícolas.

El sistema de gestión es un sistema maduro, con 4 años de certificación.

Fortalezas: La alta dirección esta comprometida con la consolidación y el mantenimiento del sistema.
Se evidencio que se esta trabajando para actualizar el SGC a los nuevos requerimientos de la ISO 9001 2015.

Revisar el banco de indicadores de gestión de cada proceso, y usarlos como fuentes para realizar mejoras.
Se propone establecer una evaluación de auditores; Se evidencia solo la evaluación de auditores como proveedores desde el
proceso de compras, como acción de mejora se propone crear una evaluación de auditores.
Se evidencio el uso de una matriz para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora, como acción de mejora se
recomienda agregar a la matriz la fuente de las acciones asi como sensibilizar a los colaboradores que la fuente no solo son las
auditorias.
El procedimiento de producto o servicio no conforme tiene como alcance los procesos misionales del Sistema de Gestión de calidad
Oportunidades de
de la organización, se recomienda ampliar el alcance a los demás procesos del sistema ya que estos también pueden presentar
mejora
productos no conformes.
Se recomienda reforzar el procedimiento de inducción.
Dentro del proceso de Gestión Comercial, como opción de mejora se recomienda que el líder de proceso pueda recibir correos
corporativos en su dispositivo móvil, para mejorar la oportunidad de respuesta a las necesidades de cotización de repuestos de los
clientes, cuando el encargado se encuentre fuera de la oficina.
Trabajar estrategias y análisis del entorno para retomar las importaciones de repuestos, que cesaron debido a las subida en el
precio del dólar

Falta cultura de documentación.

No se tiene estructurada la inducción al personal, lo que dificulta el entendimiento del sistema de gestión de calidad del personal
Debilidades que ingresa.
Faltan canales que permitan la retroalimentación lo que crea barreras en la Comunicación dentro de la organización, afectando la
toma de decisiones y el mejoramiento continuo.

2 MENORES
Se anexa listado de no conformidades
No. de no Conformidades detectadas
8 MAYORES detectadas

Conclusiones del equipo Auditor

Durante la auditoria en sitio, los auditados mostraron total disposición para el ejercicio, las entrevistas se realizaron en un ambiente de cordialidad, de
mentalidad abierta, proactivos y dispuestos a recibir y dar recomendaciones para la mejora del sistema.

Firma Auditor Líder

 Código F-SGC-03
CRECER EMPRESA
ASESORES Y CONSULTORES Versión 1.0 Fecha de Elaboración:
Enero 20 2016
NOTIFICACION DE HALLAZGOS AUDITORIA INTERNA
Cliente

Ciclo Auditoria
Fecha(DD/MM/AAAA): Documentos de Referencia Proceso Auditado
No. No.
NORMA ISO 9001:2008, CARATERIZACION, PROCEDIMIENTOS Y
8/30/2016 1 1 Sistema de Gestión de la calidad
FORMATOS
Grupo
CRECER EMPRESA Auditado:
Auditor:

Requisito NTC-ISO
Ítem Hallazgos 9001:2008 No Conformidad Observación

INDICADORES DE GESTIÓN: No se evidencia medición de los indicadores: oportunidad de mejora,

1 producto servicio no conforme, oportunidad en la atención de reclamos. Su medición es trimestral y 5.2 Menor
no hay evidencia de la medición de los trimestres transcurridos de este año.

REVISION POR LA DIRECCION: Como estrategia para la revisión por la dirección, se realizan
2 revisiones mensuales a los procesos del sistema, no encontrándose evidencia de la revisión del mes 5.1, 5.3 X
de Agosto

INDICADOR DE OPORTUNIDAD EN QUEJAS Y RECLAMOS: No se evidencia la medición del

indicador "Oportunidad en la atención de reclamos" justificando que no se han presentado quejas, sin
3 embargo en la ficha del indicador se tiene que el indicador se mide mensualmente, se recomienda
5.2 X
cambiar la frecuencia de medición de mensual a cada que aparezca una queja o reclamo.

CIERRE DE NO CONFORMIDAD

Fecha seguimiento implementación de acciones

Acciones correctivas implementadas Si ____ No ____
correctivas

Fecha verificación de eficacia de acciones correctivas Acciones correctivas eficaces Si ____ No ____

No conformidad cerrada Si Fecha de cierre

No Fecha seguimiento

Firma del Grupo Auditor Firma Auditado(s)

 Código F-SGC-03
CRECER EMPRESA
ASESORES Y CONSULTORES Fecha de Elaboración:
Versión 1.0 Enero 20 2016
NOTIFICACION DE HALLAZGOS AUDITORIA INTERNA
Cliente

Ciclo Auditoria
Fecha(DD/MM/AAAA): Documentos de Referencia Proceso Auditado
No. No.
NORMA ISO 9001:2008, CARATERIZACION, PROCEDIMIENTOS Y
9/1/2016 1 1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS
FORMATOS
Grupo
Auditado:
Auditor:

Requisito NTC-ISO
Ítem Hallazgos 9001:2008 No Conformidad Observación

PLAN DE CAPACITACION: No se ha generado un documento formal como plan de capacitación

para ejecutar en el año 2016, se han realizado capacitaciones de orden de necesidad de los
procesos Misionales en el proceso de armado, conformado y estructura, extemporánea, así
mismo los cursos de alturas.
1 La capacitación administrativa si se realiza, se evidencia información de capacitación pero no se 6.2 X
encuentran organizada de acuerdo a gestión documental para facilitar su búsqueda de la
información en las carpetas.
OBSERVACION: la documentación del plan de capacitación debe ser coherente con el sistema
de gestión.

INDUCCION Y REINDUCCION: Se evidencia registro de inducción y reinducción sin embargo no

se han llevado a las hojas de vida de los empleados, la ultima es del 04 de abril de 2016, se
2 realiza observación del procedimiento 6.2 X
OBSERVACION: los registros de inducción y reinducción deben reposar en la hoja de vida como
lo dice el procedimiento en tiempo real.

TRAZABILIDAD DE LA HOJA DE VIDA: las competencias se encuentran definidas en el manual

de funciones, sin embargo estas no están actualizadas con el instrumento de evaluación de
desempeño que se esta aplicando, hace falta actualizar documentación en las hojas de vida, se
revisa la del coordinador de herramientas y no tiene el soporte de Bachillerato, también se reviso
3 la hoja de vida Fredy Guerra González, Jesús David Quintana y Rual Ceron les falta el contrato 6.2 MAYOR
de 2016.
NO CONFORMIDAD MAYOR: No se evidencia La trazabilidad de la hoja de vida, se considera
importante en el sistema de gestión ya que se debe mantener constancia de las competencias de
los empleados en toda la organización.

INSTRUMENTO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO: Se evidencia el instrumento evaluación de

desempeño de 180 grados , el supervisor de obra, el líder de talento, y el mismo empleado, pero
se debe actualizar los manuales de funciones de acuerdo a las competencias que se van a
4 6.2 MAYOR
evaluar, Su aplicación a la fecha es del 10%
NO CONFORMIDAD MAYOR: No se evidencia completamente la aplicación del instrumento de
evaluación de desempeño en la organización.

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL: se evidencia documento de programa de salud

ocupacional, se socializa con los empleados.
5 6.2 X
OBSERVACION: El cambio con Sura les dará apoyo para la seguridad y salud de los empleados,
se hace necesario aprovechar esta oportunidad.
 PANORAMA DE RIESGOS: se evidencia panorama de riesgos actualizado con vigencia a la
6 6.2
fecha y maneja control de personal para el reentrenamiento de trabajo en alturas

PLAN DE MANEJO AMBIENTAL: se evidencia el documento de plan de manejo ambiental, se

7 6.2
esta terminando de actualizar.
EVALUACION DE LA CAPACITACION: se realiza evaluaciones terminando la capacitación, sin
embargo no se hace el seguimiento para acciones de mejora.
8 6.2
OBSERVACION: se debe realizar seguimiento a las Evaluación de las capacitaciones para
encontrar acciones de Mejora.

INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACION: El procedimiento de selección es diferente al que

enviaron a la auditoria
9 6.2-4.2 MAYOR
NO CONFORMIDAD MAYOR: No se entregaron documentos integrados en la auditoria el
procedimiento de selección es diferente al enviado al auditor

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR CON TERCEROS: se pagan y gestionan todas las

10 afiliaciones de acuerdo a los contratos de los empleados, así se realiza nomina de acuerdo a OM, 6.2
se llevan a sistemas para los pagos en contabilidad.

GESTION DE INDICADORES DE PROCESO: se evidencian los indicadores pero no están

cumpliendo con las metas, para el año 2016 el índice de accidentalidad esta en el 12,5%, se han
reducido con respeto al año pasado, los demás indicadores se llevan por fuera de las metas de la
11 6.2-8.2-8.4-8.5 MAYOR
integridad del proceso. No existe coherencia con la medición de los indicadores en el proceso
NO CONFORMIDAD MAYOR: No se evidencia la Coherencia de los indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad del proceso.

ACCIONES DE MEJORA: se realizan acciones de mejora en herramientas de análisis y se

encuentran documentadas pero no se trabaja en un documento codificado por calidad, no se
conoce el procedimiento de mejoras correctivas, no se ha socializado el procedimiento de
12 acciones correctivas y preventivas. 6.2-8.2-8.5-4.2 MAYOR
NO CONFORMIDAD MAYOR: No existe coherencia en los documentos que se utilizan para
realizar las acciones de mejora, así como tampoco la socialización del procedimiento de acciones
correctivas y preventivas

CIERRE DE NO CONFORMIDAD

Fecha seguimiento implementación de acciones correctivas Acciones correctivas implementadas Si ____ No ____

Fecha verificación de eficacia de acciones correctivas Acciones correctivas eficaces Si ____ No ____

No conformidad cerrada Si Fecha de cierre

No Fecha seguimiento

Firma del Grupo Auditor Firma Auditado(s)