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1.

Gestión de Trámite de Documentos

1.1. Gestión de Documentos

La Gestión de Documentos es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin


una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada
día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las
posibilidades de mejorar el proceso.

a) la gestión de documentos de acuerdo a la modernización del Estado.

La Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021 es el principal instrumento


orientador de la modernización de la gestión pública en el Perú. Establece la visión, los principios y
lineamientos para una actuación coherente y eficaz del sector público al servicio de los ciudadanos
y el desarrollo del país.

La Política de Modernización tiene por objetivo general orientar, articular e impulsar, en todas las
entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública con resultados que
impacten positivamente en el bienestar del ciudadano y en el desarrollo del país.

El proceso de modernización de la gestión pública se basa en el modelo de gestión para resultados


al servicio de los ciudadanos, para lo cual la Política de Modernización desarrolla cinco pilares, tres
ejes transversales y un proceso de gestión del cambio, como se muestra en el siguiente gráfico:
PILARES DE LA POLÍTICA DE MODERNIZACIÓN
Los cinco pilares de la Modernización de la Gestión Pública son las políticas públicas nacionales y el
planeamiento, el presupuesto por resultados, la gestión por procesos y la organización institucional,
el servicio civil meritocrático, y el seguimiento, monitoreo, evaluación y la gestión del conocimiento.

El primero refiere que la Política se enmarca en el objetivo nacional del eje 3 del Plan Bicentenario
‘El Perú hacia el 2021’, lo que implica lograr que el Estado se oriente al servicio de los ciudadanos
y a la promoción del desarrollo y al ejercicio de una función pública eficiente y transparente.

El segundo pilar establece que, en el marco de la modernización de la administración pública, se


apoyarán las reformas del sistema presupuestal que viene implementando el Ministerio de Economía
y Finanzas (MEF), fundamentalmente, los referidos a la mejora de la eficacia de la gestión.

En tercer lugar, se deberá adoptar la gestión por procesos en todas las entidades para lograr
servicios con resultados que beneficien a los ciudadanos y priorizar aquellos que sean más relevantes
de acuerdo a la demanda ciudadana. Además, se deberá eliminar los obstáculos o costos
innecesarios que generan un inadecuado funcionamiento de la gestión pública.

El cuarto pilar señala que la Política de Modernización incorpora y se articula con la Reforma del
Servicio Civil, destinado a mejorar el desempeño de los servidores públicos y armonizar sus derechos
con los intereses de la ciudadanía. Finalmente, se establece un sistema de información para recoger,
organizar y analizar los procesos y si las actividades transcurren conforme a lo previsto.

De acuerdo con la Política de Modernización, estos cinco pilares deben ser apoyados por tres ejes
transversales: el gobierno abierto, el gobierno electrónico y la articulación interinstitucional.

El Plan de Implementación, aprobado por Resolución Ministerial N° 125-2013-PCM, precisa las


acciones, metas, indicadores, plazos y entidades públicas responsables para la implementación de
los objetivos y lineamientos contemplados en la Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública, oficializada mediante el Decreto Supremo N° 004-2013-PCM.
.
b) Identificación de documentos de archivos.

La identificación es el proceso técnico de investigación y sistematización de las categorías


administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificación
nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación. Uno de los
objetivos principales de la identificación es asegurar, mediante su resultado, la valoración de
las series documentales. De hecho, podemos decir que la identificación es inseparable de la
evaluación documental: identificación y evaluación documental constituyen necesariamente un
paso previo ineludible para proceder de manera coherente a la clasificación, descripción y
recuperación de los documentos y de la información. Dicho de otro modo, la identificación es
el primer paso de un proceso secuencial, puesto que proporciona una caracterización de la
estructura del fondo documental imprescindible para la evaluación y clasificación.

La identificación implica:

• Por un lado, recoger toda la información posible acerca del organismo y sus funciones, saber
qué documentación posee, en qué cantidad, dónde se encuentra, quiénes las producen y cómo.

• Por otro, analizar toda esa información, averiguar las series producidas por el organismo,
descubriendo las señas de identidad de los documentos, las tipologías documentales que
reflejan sus funciones y competencias, lo que permitirá su valoración y la elaboración de
propuestas de conservación o eliminación.

El estudio identificativo de las series generadas por un organismo debe contemplar, por lo
tanto, las siguientes cuestiones:

• Estudio de la estructura orgánica de las unidades y de las funciones de los órganos


productores. Esto supone recopilar información referente a la estructura organizativa, la
evolución orgánica del sujeto productor, las competencias y cometidos de cada uno de los
niveles que integran la unidad y las disposiciones que regulan sus competencias. Esto incluye
unidades desaparecidas en reestructuraciones anteriores, pero cuyas funciones han generado
tipologías documentales asimilables con otras actuales. Esto permitirá reconstruir el camino
seguido por algunas series documentales y establecer su secuencia correcta. Las fuentes de
información podrán ser: RTP, reglamentos, normativa, memorias e incluso entrevistas.
• Identificación de los tipos documentales: Esto supone realizar entrevistas a los responsables
de las unidades de gestión, es decir, a los productores de la documentación. De éstos se
puede obtener información de las series que generan, los documentos que componen sus
expedientes, el volumen y los plazos que se suelen seguir para su permanencia en el archivo
de gestión. Para ello es necesario utilizar una ficha de toma de datos que permita hacer las
entrevistas con cierta metodología. El estudio de la legislación que puede afectar a los tipos
documentales puede proporcionar algunos datos respecto a su tramitación, contenido, acceso
a la documentación, etc. Es necesario el examen directo de la documentación activa y
semiactiva para completar el conocimiento de los trámites así como de los documentos que
conforman los expedientes de cada serie. Los repertorios de series documentales nos ofrecen
denominaciones tipológicas pasadas y presentes y sus correspondencias, así como sus
extremos cronológicos.

• Cálculo del volumen documental: Para medir el volumen total de la documentación


producida en cada una de las series documentales estudiadas primero habrá que obtener
resultados parciales por series, subsecciones y secciones, y luego resultados totales por unidad
de gestión. Igualmente se debe recoger información sobre los plazos de permanencia de la
documentación en el archivo de gestión. También se establecerá un crecimiento anual
estimado por cada una de las series según el promedio de crecimiento documental en un
período de tiempo determinado (por ejemplo, los dos últimos años).

Ahora bien, se debe constatar que existe una serie de elementos que distorsionan la adopción
de una práctica normalizada de la identificación. En un plano más general, hay que hacer
referencia a la creciente complejidad orgánica de la Administración, la generación y el
crecimiento exponencial de documentos, el funcionamiento más interconectado de las
administraciones, que deriva en el encabalgamiento de funciones y la existencia de
competencias compartidas, así como la pérdida de efectividad de los mecanismos de control
de la circulación de documentos desde el momento de su producción hasta que se constituyen
en expediente. Además, dificulta la existencia de unos procedimientos reglados y no reglados
por lo que se refiere a la materialización de los expedientes, la ausencia de una práctica y
una formación adecuada en cuanto a la generación de los expedientes administrativos, y
también los problemas de identificación y valoración de los documentos en las
administraciones descentralizadas o desconcentradas, reflejados a menudo en la aparición
de un expediente principal y otro secundario. Por otra parte, está la creciente complejidad
tecnológica que la irrupción de la administración electrónica ha traído y la necesidad de
desarrollar estrategias globales y homogéneas para integrar la gestión de documentos
electrónicos con la de otros soportes tradicionales, evitando la dispersión e incluso la pérdida
de documentación.

Por lo tanto, el resultado del proceso de identificación significa la recopilación de información


suficiente para afrontar el proceso de evaluación de los documentos, para decidir finalmente
su conservación, selección o eliminación, así como para enfrentarse a la tarea de descripción.
En el aspecto descriptivo, las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) recogen un campo específico
para la identificación de archivos, fondos y series documentales.

c) Gestión Documental

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo
tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas
de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Desarrollo de gestión de documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de


administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los
libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos
u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de
técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.
Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas
computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician
sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son
los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel
o electrónico.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la


experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el
formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por
máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de
información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso
generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras
aplicaciones ofimáticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental:


desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más
sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan
los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información
desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y
recuperar información de cualquier lugar.

Flujo del sistema de gestión documental

 Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un


fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de
bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los
documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se
agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se
realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es
cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del
contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas
opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene
información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que
una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar
documentos de gestión.

 Hardware

Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados,


son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se


conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información.

 Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación


que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

 Redes

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información
por Internet.

 Usuarios

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la consulta
electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los
usuarios registrados en el Sistema.

 Administradores

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Procesos de la Gestión documental

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:


Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
autenticación.

¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos


Almacenamiento
pagar para almacenarlos?

¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto


Recuperación tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas
están disponibles para la recuperación?

¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que


Clasificación los documentos estén archivados siguiendo el sistema más
apropiado?

¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de


la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo
Seguridad
mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener
acceso a ella?

¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo


Custodia deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación
(expurgo de documentos)?

¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto


Distribución
podemos tardar para distribuir los documentos?

¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra,


Flujos de Trabajo
cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?
¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación
Creación
de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?

¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación


legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad
Autenticación
de los documentos y cumplimos sus estándares para la
autentificación?

d) La tecnología informática y los archivos

Las Tecnología informática, son todas aquellas que permiten la descripción y automatización
de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la
informática y los nuevos soportes electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa
ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de transferencias, de
préstamos y consultas, control de expurgo, el almacenamiento y conservación de la
documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de los
fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.
A continuación tratare de exponer los principales recursos tecnológicos existentes que de una
manera general conocemos, sin embargo, es necesario conocerlos profundamente para
determinar sus posibilidades de aplicación en el mundo de los archivos.

TECNOLOGIAS PARA LA NORMALIZACION

Para las tareas de descripción es básica la normalización. Este es un esfuerzo que se está
realizando en la actualidad, con la elaboración de tecnologías internacionales que faciliten
el intercambio de información entre organismos. Los objetivos de la normalización archivística
son la cooperación y la comunicación, entre profesionales y los usuarios. La informatización
potencia los esfuerzos de normalización.

Descripción: A nivel internacional el organismo encargado de desarrollar iniciativas en este


sentido es el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Dentro de este organismo el Comité de
Normas de Descripción ha editado la Norma Internacional General de Descripción archivística
ISAD (G) y la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para
Entidades, Personas y Familias ISAAR(CPF).

La primera se concibe como una guía general para la elaboración de descripciones


archivísticas, contiene reglas tecnológicas generales para la descripción, que se pueden
aplicar a cualquier tipo documental y soporte físico de la documentación. Pero al mismo
tiempo es flexible; en cada uno de los instrumentos de descripción se utilizaran solo los campos
necesarios y adecuados para cada nivel de descripción. se pueden aplicar perfectamente a
la elaboración de los instrumentos de descripción de los documentos. En la segunda se
especifica el tipo de información que debe anotar en un encabezamiento autorizado
archivístico. Se describen las entidades, personas o familias que aparezcan como productores
en las descripciones archivísticas.

SOPORTES ELECTRONICOS: La irrupción del documento electrónico utilizado por los


productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos
archivísticos como en los procesos de organización, descripción y valoración de los
documentos. No obstante, en la utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en
cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

 Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información. Capacidad de


almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es
lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada,
pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos
a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente.
 Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o
50,892 p. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de
seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el
almacenamiento, pues se pueden introducir contraseñas.

 Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60


Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y
eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es
el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.
 CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de
CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0
132,320.5p. Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo
de acceso rápido. Son útiles para conservar información que no se ha de modificar y
de consulta usual: instrumentos de descripción del archivo. Existen modificables, que
ofrecen la posibilidad de añadir, borra y actualizar la información. Los no
modificables son útiles para conservar información definitiva.

 DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o


132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido. Permite
controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros
de texto, sonidos e imágenes. Estos soportes tecnológicos han supuesto una revolución
en el mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su generalización
como soporte documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los
principios de organización a estos nuevos soportes.

 HARWARE Y SOFTWARTE: No podemos dejar de mencionar en este momento las


características particulares de las computadoras y los programas existentes que
permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos archivísticos,
aplicados a los documentos y en la prestación del servicio.

 El Ordenador Personal: La revolución tecnológica para los archivos llegó con el


ordenador personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo,
han ganado en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en
herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos. La computadora ha
permitido la automatización paulatina de algunas de las tareas archivísticas, desde
la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y
transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la
posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral de los
documentos. También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación. todos los
archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU, pantalla,
teclado, ratón, impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias terminales,
modem.

 La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión documental es la


digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a
formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo
para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en
mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de
trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo
cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR),
es una tecnología cara.. y esta tarea se complementa con una indexación de los
documentos.

 La Microfilmación: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en


tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película,
es una tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo
de los archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la
información.

 LAS REDES: En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable


mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse
con sus proveedores y con sus usuarios.
 El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar
información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de
documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el
archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre
el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el
archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los
proveedores.

 La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una


institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares
abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal
ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va
produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc; y sus
aplicaciones a sus bases de datos, etc.

 Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif
Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de
los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es
necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar
la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo.

El Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que


disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también
como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar
información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a
nuestros usuarios. Listas de distribución como: IWETEL: Foro para profesionales en
Biblioteconomía y Documentación. ARXIFORUM: Foro sobre archivística. ARCHIVALIA: Foro
electrónico de discusión sobre archivos universitarios. Archives & Archivists. List of Mailing Lists
on Archives, Records Management, Museums and Related Subjects.

EL SOPORTE INFORMÁTICO COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Desde la aparición de estas tecnologías que nos agilizan el trabajo, nos comunican en
segundos y nos permiten almacenar la información en espacios muy reducidos, para los
archiveros es importante reflexionar sobre La obsolescencia de los equipos modernos, La
perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos soportes así como la
confiabilidad, seguridad y protección de la información y La legalidad de los documentos
electrónicos. Permítanme efectuar la reflexión de estos cuatro puntos:
La Obsolescencia De Los Equipos Modernos

La industria de la computación y la informática avanza en el mundo entero a pasos


agigantados convirtiendo en corto tiempo al hardware y al software en obsoletos. La
obsolescencia de estos nuevos soportes, la incompatibilidad entre ellos, su discontinua
producción que los sitúa fuera del mercado, pone en riesgo la pérdida de información que
cada día es almacenada en los llamados soportes electrónicos. Ante estas realidades para
la comunidad archivística está en juego la recuperación de la memoria institucional, la historia
de una nación y de la humanidad. Nos preocupa que cantidad de documentos nunca se
podrán recuperar porque habrán desaparecido los medios para hacerlo. La obsolescencia
de los equipos origina incertidumbre en los archiveros para perpetuar la información.

La Perdurabilidad Y Conservación De La Información En Los Nuevos Soportes

Hoy existe una serie de soportes electrónicos tanto para los documentos que serán producidos
en ellos como los que se convertirán a soporte electrónico, la perdurabilidad del soporte como
medio físico de estos está considerada entre 10 a 30 años o quizás 50, Pero la de la
información es mucho menor de acuerdo con los estudios de los especialistas en el tema,
debido a que será necesario ir migrando la información cada 3, 4, o 5 años, además de
advertir, que en cada migración se va perdiendo datos, esto quiere decir que estamos
conservando documentos en soportes que en un tiempo muy corto de vida estarán borrados
o mutilados. Esto nos preocupa, los archiveros debemos conservar la información contenida
en los documentos para la reconstrucción de la historia de los individuos, de las instituciones,
de las naciones y del mundo en general, esto quiere decir que en el momento que deberemos
tener acceso a la información contenida en los soportes electrónicos ya no existirá. Seria
irónico que en la era de la informática, no se pueda escribir la historia del siglo XX porque
las fuentes no se pueden recuperar o porque la información ha desaparecido de esos
soportes.

La Confiabilidad, Seguridad Y Protección De La Información

La información contenida en los documentos electrónicos, en la mayoría de los casos, sino en


todos es inestable, y susceptible de cambios que se pueden hacer por cualquier individuo en
cualquier parte del mundo. Los sistemas de control que presenta la industria informática, hasta
el momento no garantizan la seguridad de la información por lo contrario la afectan. La
carencia de este tipo de control ocasiona la adulteración de los datos y la revelación no
autorizada de información, puede ocasionar la pérdida de su valor testimonial o pone en
riesgo la confidencialidad si se trata de documentos clasificados. La confiabilidad de la
información en los soportes electrónicos es un hecho que nos preocupa, pues es importante
que los documentos sirvan como testimonio y prueba para lo cual la autenticidad de la
información contenida en los documentos debe ser protegida. Por otro lado la privacidad de
la información es un derecho constitucional que nadie debe violentar, por ello la seguridad y
protección de los sistemas informáticos para nosotros es muy importante que debemos
defender como principios de la archivística frente a las tecnologías de la información.

La Legalidad De Los Documentos Electrónicos

Los documentos son utilizados desde el momento que el hombre busca perdurar su conocimiento como
prueba, testimonio y memoria, hecho que hasta el momento es importante en cualquier sociedad y
por cualquier individuo. Aunque existe un marco jurídico para proteger la documentación electrónica,
todavía no existe norma alguna que proteja a estos nuevos soportes, en todas aquellas características
que los documentos deben poseer para su conservación y servir como testimonio y prueba de las
actividades institucionales o particulares.

Es de preocupación para la comunidad archivística que la legislación de la que se dispone para estos
nuevos soportes no es suficiente, para que estos se constituyan en documentos de archivo. Mientras
estos hechos se mantengan los archiveros consideramos que debemos conservar los documentos
paralelamente en el soporte tradicional y moderno y defender la perdurabilidad, privacidad y
seguridad de la información porque son el testimonio de la humanidad, esto es un valor archivístico
y un principio profesional archivero.

e) Aplicación del modelo de gestión documental


El MGD establece un marco de referencia basado en componentes interrelacionados que buscan
establecer políticas y objetivos de la gestión documental, siendo responsabilidad del Titular de la
entidad su implementación y mantenimiento.

La implementación del MGD debe incluir como mínimo el desarrollo de todos sus componentes, los
cuales comprenden 02 ejes transversales, 10 requisitos y 04 procesos, permitiendo a las entidades
de la Administración Pública definir e incorporar componentes adicionales que mejoren lo previsto en
el mismo.

Por otro lado, para los efectos del presente Modelo, los documentos electrónicos que las entidades
de la Administración Pública intercambien comprenderán: información básica sobre el documento,
representación de la firma digital, documentos anexos y metadatos asociados a este, todo ello en
consonancia con lo establecido en el artículo 8 del Decreto Legislativo N° 1310.

 ANÁLISIS DEL CONTEXTO Y POLÍTICAS DE ESTADO


El Titular de la entidad debe velar por el estricto cumplimiento de las políticas de Estado relacionadas
a la gestión documental, así como también realizar el análisis del contexto externo e interno de la
entidad, durante la implementación y mantenimiento del MGD. En esta línea, el Responsable Directivo
debe:

a) Realizar un Análisis del Contexto de la entidad, para lo cual debe:

 Realizar una evaluación sobre la situación actual de la gestión documental de la entidad y


compararla con los componentes del MGD.

 Realizar un análisis de los dispositivos legales y normativos (internos o externos) que deben
cumplir, relacionados a su gestión documental.

El Análisis del Contexto de la entidad debe estar disponible como información documentada.

b) Realizar un análisis de riesgos asociados a la gestión documental, para lo cual puede utilizar los
procesos, herramientas y técnicas de gestión de riesgos implementados en el marco del Sistema de
Gestión de Seguridad de la Información - SGSI o Sistema de Control Interno - SCI, en cumplimiento
con la normatividad vigente.

c) Planificar el Proyecto de Implementación del MGD en base a la evaluación de la situación actual


de la gestión documental de la entidad, los resultados del análisis de dispositivos legales y el
resultado del análisis de riesgos asociados a la gestión documental.

Asimismo, debe definir un Responsable del Proyecto e involucrar a las personas que deben ejecutar
sus actividades. El Plan del Proyecto de implementación del MGD de la entidad debe estar disponible
como información documentada.

Gestión del Cambio


El Titular de la entidad debe liderar y promover una efectiva gestión del cambio durante la
implementación y mantenimiento del MGD, que permita eliminar la resistencia al cambio, a fin de
lograr resultados sostenibles en el tiempo.

Al respecto, el Titular de la entidad debe establecer un equipo de trabajo para la gestión del
cambio, el cual debe estar conformado por el Responsable Directivo, funcionarios influyentes y
aquellos con competencias en gestión documental, con quienes se coordinarán acciones o iniciativas
para la gestión del cambio, las cuales incluyen:

a) La comunicación del MGD a todos los niveles de la entidad

b) Talleres de sensibilización en gestión documental

c) Cursos de capacitación en gestión documental, todo ello con la finalidad de eliminar las barreras
existentes y la resistencia al cambio en las personas.

Las acciones o iniciativas para la gestión del cambio deben estar disponible como información
documentada.

 REQUISITOS

Política y Objetivos

a) Política de Gestión Documental

El Titular de la entidad debe aprobar una Política de Gestión Documental, la cual debe partir por
una comprensión clara del contexto y estar relacionada a los objetivos estratégicos de la entidad
definidos en su Plan Estratégico Institucional, así como también con los componentes del MGD y la
regulación vinculada a la gestión documental.

En tal sentido, la Política de Gestión Documental debe:

 Ser adecuada al propósito o misión de la entidad.


 Estar orientada a proteger la integridad de los documentos durante todo su ciclo de vida.
 Proporcionar un marco referente para la determinación de los objetivos de la gestión
documental.
 Incluir un compromiso para satisfacer todos los componentes del MGD.
 Ser comunicada y entendida en todos los niveles de la entidad para su cumplimiento.
 Ser revisada en periodos definidos.

La Política de Gestión Documental debe estar disponible como información documentada.

b) Objetivos de la Gestión Documental

Los objetivos deben ser aprobados por el Titular de la entidad o por la máxima autoridad
administrativa, asegurándose de que se comuniquen en todos sus niveles. Estos objetivos deben:

 Ser consistentes con la Política de Gestión Documental.


 Ser específicos, alcanzables, medibles, realistas y limitados en el tiempo20.
 Ser revisados y evaluados en periodos definidos.
 Considerar los componentes descritos en el MGD, entre otros, que la entidad considere
convenientes.

Los objetivos de Gestión Documental deben estar disponibles como información documentada.

Roles y Responsabilidades

a) Responsabilidades de dirección

El rol de “Responsable Directivo” del MGD debe:

 Evaluar el desempeño del MGD, para ello toma como entrada los resultados de los Requisitos:
Análisis de Contexto y Políticas de Estado, Supervisión y Evaluación del Desempeño, e
Innovación y Mejora Continua.
 Proponer la política y objetivos de gestión documental.
 Gestionar la incorporación de acciones, actividades u otros necesarios para la implementación
y mantenimiento del MGD en el Plan Operativo Institucional - POI u otros documentos de
gestión, de acuerdo a lo establecido en la presente normativa.
 Elaborar e implementar los planes de acción que permitan alcanzar los objetivos de la gestión
documental.
 Elaborar y/o gestionar la aprobación de las normas y procedimientos de la gestión
documental.
 Realizar el seguimiento a los objetivos del MGD e informar sobre los resultados al Titular de
la entidad.
 Promover que los componentes del MGD se integren en los procesos y cultura organizacional.
 Gestionar la asignación del personal y recursos necesarios para la implementación y
mantenimiento del MGD.
 Difundir la importancia de una efectiva gestión documental a las partes interesadas, en
conformidad con los componentes del MGD.
 Designar a un Responsable Operativo, de preferencia la designación de dicho rol debe
corresponder al Responsable del Órgano de Administración de Archivos o quien haga sus
veces en la entidad.

b) Responsabilidades de operación

El rol del “Responsable Operativo” del MGD debe:

 Implementar y mantener el MGD a nivel operativo.


 Supervisar y medir el desempeño del MGD e informar sobre los resultados al Responsable
Directivo.
 Cumplir la legislación y normatividad aplicable vigente.
 Coordinar con los proveedores internos y externos de bienes y servicios de la gestión
documental.
 Identificar las herramientas o técnicas relacionadas a la gestión documental que requieren
ser implementadas, en coordinación con las áreas competentes.
 Identificar y asignar los roles necesarios para el MGD en los procesos de Recepción, Emisión,
Archivo y Despacho.
 Identificar las competencias del personal relacionadas a la gestión documental que requieren
ser reforzadas, las cuales serán consideradas en el Requisito Inducción y Capacitación.
 Corresponde a los jefes de las distintas áreas de la entidad garantizar que los servidores
públicos bajo su cargo gestionen los documentos de acuerdo con la Política de Gestión
Documental y la normatividad aplicable.

Asimismo, es responsabilidad de todos los servidores públicos gestionar los documentos generados
en el ejercicio de sus actividades, de acuerdo con la Política de Gestión Documental y la normatividad
aplicable.

Los roles de Responsable Directivo y Responsable Operativo pueden ser desempeñados por la misma
persona, dependiendo de la complejidad y tamaño de la entidad.

La designación de los roles de Responsable Directivo y Responsable Operativo debe estar disponible
como información documentada.

Procedimientos formalizados

Como parte de la implementación del MGD, cada entidad debe tener en cuenta su impacto en los
procedimientos administrativos y los servicios prestados en exclusividad, descritos en su Texto Único
de Procedimientos Administrativos (TUPA), evaluando la necesidad de adecuarlos en caso sea
oportuno. En ese sentido, en el desarrollo de su gestión por procesos, la entidad considerará los
cambios necesarios en sus procedimientos administrativos, como en su sustentación técnica y legal.

Asimismo, toda entidad debe asegurar que durante la formulación y actualización de los
procedimientos, se consideren los procesos de Recepción, Emisión, Archivo y Despacho del MGD para
efectos que puedan vincularse efectivamente al costo del procedimiento, sobre la base de las
metodologías establecidas por la Presidencia del Consejo de Ministros.

Lineamientos documentados

El MGD procesos que se desarrollan de manera sistemática: Recepción, Emisión, Archivo y Despacho,
como resultado de las actividades que lleva a cabo la entidad. Para ello, la entidad debe elaborar,
revisar y aprobar los lineamientos de gestión y formalidad para una correcta gestión de los citados
procesos, debiendo estar documentados.
Los lineamientos de gestión y formalidad se constituyen en documentos normativos internos que
regulan la gestión documental en la entidad en función a su naturaleza. Los funcionarios y servidores,
según su competencia, son los responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar los
lineamientos de gestión y formalidad existentes.

Asimismo, dichos lineamientos están orientados a la comunicación interna a través de documentos en


soporte papel o electrónico, respetando el principio de legalidad y las normas dadas por la
Contraloría General de República.

La entidad debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 Incluir los lineamientos para la recepción y registro de los documentos recibidos y emitidos.
 Establecer el formato de los documentos emitidos por la entidad.
 Promover el uso de lenguaje inclusivo en los documentos emitidos.
 Definir los lineamientos a seguir en los procesos de recepción, emisión, despacho y archivo de
los documentos confidenciales.
 Establecer la prioridad y plazos para la atención de los documentos emitidos para la gestión
interna.
 Incluir los lineamientos para el uso de certificados y firmas digitales.
 Definir los lineamientos para la reproducción de los documentos en soporte papel.
 Aplicar para el archivo de documentos, la normatividad vigente en dicha materia, emitida
por el Archivo General de la Nación.
 Establecer los lineamientos para el despacho de los documentos.
 Comunicar los lineamientos de gestión y formalidad, de tal manera que estos sean entendidos
en todos los niveles de la entidad para su cumplimiento.

Supervisión y Evaluación del Desempeño

El Responsable Directivo debe evaluar el desempeño del MGD, para ello debe:

 Evaluar el desempeño del MGD y grado de cumplimiento de sus objetivos.


 Evaluar el grado en que el MGD satisface las obligaciones regulatorias, contractuales,
políticas internas, normas y directrices emitidas por la entidad.
 Supervisar que las personas que recibieron las responsabilidades en el MGD las conozcan y
entiendan.
 Evaluar el rendimiento de los responsables del MGD.
 Asegurar que los responsables de Tecnología de la Información de la entidad, proporcionen
apoyo a los procesos y servicios del MGD.
 Identificar desviaciones o posibles desviaciones en el MGD e incluir un análisis de las causas
de dichas desviaciones, a fin de controlarlas según el resultado de un análisis de riesgos.
 La revisión debe realizarse en periodos planificados y los resultados de ésta deben permitir
determinar la necesidad de adoptar acciones de mejora continua o de innovación.

Los Informes de Desempeño deben estar disponible como información documentada.

Herramientas informáticas

Los sistemas o aplicaciones de gestión documental deben cumplir ciertos requisitos para que sus
documentos electrónicos puedan inter operar, a través de la PIDE, con las diferentes aplicaciones de
las entidades de la Administración Pública. En tal sentido, la aplicación o sistema de gestión
documental de cada entidad debe:

 Considerar los procesos de la gestión documental del MGD.


 Considerar como mínimo la estructura de metadatos definida por la SEGDI-PCM.
 Permitir la interoperabilidad con otras aplicaciones de gestión documental del Estado,
siguiendo los lineamientos definidos por la SEGDI-PCM.
 Permitir el uso de certificados y firmas digitales.
 Incorporar la funcionalidad de verificación de firma digital conforme a lo establecido en la
Ley de Firmas y Certificados Digitales, su Reglamento y modificatorias u otras normas
vinculantes con este ámbito.
 Asegurar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los documentos.
 Adaptarse a los cambios tecnológicos o re-estructuraciones en los procesos de la entidad.

La documentación de la herramienta informática (Manual de Usuario, Manual de Instalación y


Diccionario de Datos) debe estar disponible como información documentada.
Certificados y Firmas Digitales

Los documentos electrónicos generados en sistemas o aplicativos de gestión documental dentro del
marco del MGD, deberán emplear en su emisión el uso de firmas y certificados digitales y, en su
caso, sellos de tiempo los cuales deberán cumplir con la legislación de la materia.

Conviene señalar que en un documento electrónico la firma digital generada desde un certificado
digital vigente identifica al emisor de forma segura y lo vincula con dicho documento (autenticación),
y, al mismo tiempo, permite determinar si el documento fue modificado luego de dicha firma digital
(integridad), siendo, por consiguiente, un mecanismo tecnológico que dota de validez y eficacia
jurídica al “esquema de documentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos” (Cero Papel).

Asimismo, indicar que un documento electrónico que se encuentre firmado digitalmente por sí solo no
proporciona prueba del momento temporal de dicha firma; en tal sentido, se deberá evaluar la
necesidad o no de introducir marcas temporales, combinando la firma digital con el uso de sellos de
tiempo, con lo cual también podrá probarse que el mensaje ha sido enviado en un momento
determinado. De igual manera, en el caso del certificado digital desde el cual se generó dicha firma
alcance su tiempo de vigencia o fuera cancelado, la firma digital previamente creada desde el
mismo, conservará su integridad por los periodos de tiempos que sean necesarios según la exigencia
legal aplicable.

Las firmas y certificados digitales buscan garantizar que la implementación del MGD se realice en
base a los “esquemas de documentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos” (Cero Papel),
implicando que los funcionarios y servidores firmen digitalmente todos los documentos oficiales
generados de manera digital.

Los certificados digitales para firmar digitalmente, a ser empleados en el MGD, pueden ser los
certificados digitales de persona jurídica contenidos en dispositivos criptográficos, o de persona
natural contenidos en el Documento Nacional de Identidad electrónico – DNI e, ello en base a la
normativa vigente, al análisis que efectúe cada entidad en función de sus necesidades, diseños de
sus aplicaciones y sistemas, y la evaluación de riesgos respectiva.

En tal sentido, los documentos electrónicos firmados digitalmente generados dentro del MGD, deben
incluir:

a) El contenido del documento electrónico en el formato de documento establecido por la entidad.


b) La información básica de cada una de las firmas del documento.

c) La descripción y valor de los metadatos mínimos obligatorios definidos por la SEGDI.

Innovación y Mejora Continua

El Responsable Directivo debe revisar y mejorar continuamente el desempeño del MGD, tomando
como entrada el resultado de la supervisión y medición del mismo, a fin de implementar actividades
de mejora continua o innovación. Estas acciones deben priorizarse de acuerdo a los resultados del
análisis de riesgos que disponga la entidad.

Las acciones de innovación o planes de mejora deben estar disponibles como información
documentada.

Inducción y Capacitación

El Responsable Directivo debe gestionar la incorporación en su Plan de Desarrollo de las Personas


(PdP), un programa para mejorar el desempeño y conocimientos de los servidores y funcionarios
públicos en gestión documental, firmas y certificados digitales, interoperabilidad y otros, que
permitan alcanzar el logro de los objetivos del MGD.

Interoperabilidad

Los sistemas o aplicaciones dentro del marco del MGD deben emplear la Plataforma de
Interoperabilidad del Estado – PIDE para el envío automático de documentos electrónicos entre
entidades de la Administración Pública.

Los procedimientos relativos a la publicación y consumo de servicios de la PIDE, así como sus
condiciones asociadas, estándares y lineamientos son establecidos y administrados por la SEGDI. En
consecuencia, las entidades deberán interconectar sus sistemas o aplicativos de gestión documental
a esta Plataforma, de acuerdo al procedimiento establecido en la página web de dicha Secretaría.
Linkografia

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://www.tbs-telecon.es/que-es-gestion-documental
http://eprints.rclis.org/14236/1/gestfondoc.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://sgp.pcm.gob.pe/politica-nacional-de-modernizacion-de-la-gestion-publica-al-2021/
http://www.gobiernodigital.gob.pe/normas/0/NORMA_0_RESOLUCI%C3%93N_DE_SECRE
TAR%C3%8DA_DE_GOBIERNO_DIGITAL_001_2017_PCM_SEGDI.pdf