INSTITUTO ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL

SECRETARÍA EJECUTIVA
Departamento de Oficialía de Partes

Procedimiento para envío de documentación y/o materiales diversos a instancias

externas a través del servicio de Mensajeria y/o por la Oficialía de Partes del Instituto l
Electoral del Distrito Federal

26 de agosto de 20 1
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
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diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISTllTO FEDERA!. través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

HOJA DE CONTROL

Nombre: Lic. Bernardo Valle Monroy

Acuerdo: JA106-11 Fecha dela sesión: 26 de agosto de 2011

Junta Administrativa

Número: 1
Descripción: El Consejo General del IEDF mediante Acuerdo ACU-35-01 del 29
de agosto de 2001 aprobó el procedimiento de Oficialla de Partes
con clave alfanumérica DASG 024, mismo que quedó sin efectos
por Acuerdo ACU-037-04 del 30 de septiembre de 2004.

Se genera un nuevo procedimiento de Oficialia de Partes debido a

la reestructura orgánico-funcional del Instituto Electoral del Distrito
Federal aprobada mediante Acuerdo ACU-014-1 1 del 08 de febrero
de 2011 con motivo de la publicación del Código de Instituciones y
Procedimientos Electorales del Distrito Federal del 20 de diciembre
de 2010, y con base a la Guía Técnica para la elaboración de
Procedimientos del Instituto Electoral del Distrito Federal, aprobada
por la Junta Administrativa con el Acuerdo JA086-11 el 15 de julio
de 2011.
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
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diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISTl:ITO •EDERAl través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

1.Objetivo

Recibir de las áreas que integran la estructura orgánica del Instituto Electoral del Distrito
Federal (IEDF) documentación oficial y/o materiales diversos, para su registro y envío de
manera oportuna y expedita a instituciones académicas, órganos jurisdiccionales, dependencias
gubernamentales, organizaciones sociales, partidos políticos y particulares a través del servicio
de mensajería externa, realizada por medio de una empresa privada y/o por parte del personal
adscrito a la Oficialía de Partes (ODP), a fin de coadyuvar en la fluidez de la comunicación
interinstitucional.

2. Alcance

• Presidencia.
• Consejeros Electorales.
L
• Representaciones de Partidos Políticos
• Secretaría Ejecutiva
• Secretaria Administrativa.
• Contraloria General.
• Direcciones Ejecutivas.
• Unidades Técnicas
• Unidad responsable

3. Marco Legal y Normativo

Reglamento Interior del Instituto Electoral del Distrito Federal

Gaceta Oficial del Distrito Federal No. 1075, 15-IV-2011

Manual de Organización y Funcionamiento del Instituto Electoral del Distrito Federal

Acuerdo de la Junta Administrativa JA-021-11, 22 de marzo de 2011
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
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diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISTRITO fEDElAl través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

4. Políticas de operación

• La Oficialía de Partes (ODP) es el área de apoyo adscrita a la Secretaría Ejecutiva y

dependiente de la oficina del Asistente Ejecutivo que se encargará de realizar el trámite
de entrega-recepci ón de la documentación interna y externa que ingrese al Instituto
Electoral, así como proporcionar el servicio de mensajería externa.

• El titular de cada área requirente deberá solicitar, mediante oficio dirigido al

Departamento de Oficialía de Partes con copia para el Asistente Ejecutivo, el servicio de
mensajería local, nacional e internacional.

• Las áreas solicitantes deberán entregar en la ODP de los materiales debidamente

etiquetados y protegidos, mostrando Acuse de Recibo del oficio respectivo, los cuales
serán enviados por medio de la empresa de mensajería respectiva, o bien, por el
l
personal adscrito a la ODP.

• Todo documento a remitirse a través de mensajería nacional deberá contener en

etiquetas adheribles los siguientes datos: nombre del destinatario, cargo, institución,
domicilio, ciudad, Estado, código postal (colocar en la parte central del sobre). Nombre
del remitente, cargo, institución, domicilio, ciudad, Estado, código postal. (colocar en el
ángulo superior izquierdo del sobre). Será responsabilidad de las áreas requirentes del
IEDF la precisión de los datos del destinatario.

• La ODP deberá registrar en el formato ODP-002-CC-11 la relación de solicitudes de

mensajería externa, indicando la que se tramitó con apoyo de la empresa respectiva y la
que entregó a través del personal adscrito a dicha área.

• La documentación o materiales para envío por servicio de mensajería externa deberá

entregarse por la ODP a la empresa con la que el IEDF tenga contrato, en los términos
establecidos en el mismo.
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales

!.J diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-2011

través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

• En el caso de la documentación o materiales que serán enviados a remitente externo o

recogerse en un domicilio foráneo con apoyo del personal adscrito a la ODP, se deberá
indicar en el formato ODP-002-11 los datos tales como fecha de solicitud, área
solicitante, no. de oficio, anexos que lo acompañan, domicilio completo, si remiten copia
de conocimiento, así como alguna referencia que ayude a agilizar la entrega-recepción
por parte del personal comisionado.

• A la correspondencia cuyos remitentes sean los Consejeros Electorales, los titulares de

las secretarías Administrativa y Ejecutiva, el Contralor General, los Directores Ejecutivos
y los titulares de Unidad Técnica y representantes de los Partidos Politicos ante el
Consejo General del IEDF, dependiendo la naturaleza del asunto, podrá otorgársela
tratamiento de trámite urgente para proceder a su inmediato despacho.

• La ODP será responsable de controlar y llevar un registro diario de toda la

correspondencia (interna y externa, así como mensajería) que sea turnada a las
respectivas instancias externas.

• El personal adscrito a la ODP del IEDF tiene la obligación de guardar absoluta reserva
sobre los asuntos de los que tenga conocimiento como consecuencia de su cargo.

5. Definiciones

Documento: Es un escrito o medio que contiene, ilustra o se refiere a un hecho, situación o

circunstancia. También puede tratarse de un escrito o medio que presenta o
contiene datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo, mismo que
puede tratarse de un CD, DVD, USB u otro dispositivo de almacenamiento.
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
.()..IEDF INSTmJlO llfCTORAl
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-2011
DEL DtSTllTO •EDERAI. través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Documentos legales en materia de lo Contencioso Electoral:

Son aquellos en los que se interpone algún medio de impugnación o en los que se
ventila una controversia jurisdiccional competencia del IEDF.

Documentos con fecha de término en día hábil:

Son los que, en cumplimiento de algún procedimiento, tienen como plazo para su
entrega-recepci ón las 24:00 horas del día indicado como fecha límite. Durante
proceso electoral los términos o plazos se computan considerando todos los días y
horas como hábiles.

Documentos en general:

Aquellos que, por su naturaleza y materia, son competencia de algún área del
IEDF en particular, pero sin que contengan controversia jurisdiccional alguna.

Unidades solicitantes:

Todas las áreas requirentes que integran la estructura orgánica del IEDF.

Documentación Interna:

Los escritos, oficios, circulares, promociones o correspondencia generados por

alguna de las áreas que conforman la estructura orgánica del Instituto Electoral.

Documentación Externa:

Los escritos, oficios, circulares, promociones o correspondencia que provienen de

remitentes que no guardan relación de pertenencia ni adscripción con el IEDF.
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
.f)..IEDF INSTIMO ILECTORAL
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISTRITO FEDERAi. través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Cuadro de Control de Mensajería Externa:

Es el documento donde se registran las solicitudes de entrega-recepci ón de los

oficios, escritos, materiales y correspondencia en general que es enviada a un
remitente externo por parte de Consejeros Electorales, los titulares de las
secretarías Administrativa y Ejecutiva, el Contralor General, los Directores
Ejecutivos y los titulares de Unidad Técnica y representantes de los Partidos
Políticos ante el Consejo General del IEDF.

Materiales:

Corresponden a las piezas o artículos diversos que tienen relación directa con las
actividades que realizan las áreas del Instituto Electoral, tales como cd's, dvd's y
demás accesorios para guardar información, así como materiales electorales
diversos, principalmente.

l
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Título: Procedimiento para envío de

Ó .J documentación y/o materiales

diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

6. Descripción de las actividades

Area responsable Documento

Núm. Actividad
empleado
Entrega oficio dirigido a la Oficialía de
Partes (ODP), con copia para el A.s.istente
Ejecutivo, solicitando el serv1c10 de
mensajería externa que las oficinas de los
Consejeros Electorales, secretarías
Ejecutiva y Administrativa, Contraloría
1. Solicitantes Oficio
General, Direcciones Ejecutivas y Titulares
de Unidad Técnica requieran remitir a
dependencias gubernamentales,
instituciones académicas, órganos
legislativos o judiciales, organizaciones y/o
particulares.
Recibe las solicitudes provenientes de las
áreas del IEDF requiriendo el servicio de Departamento de
2. mensajería local, nacional e internacional. Oficios
Oficialia de Partes
1.Qué tifJD de servicio solicitan?
Si se trata de una solicitud local, nacional e L
l
internacional, solicita a la empresa de Departamento de
3. N/A
mensajería contratada hacer la recolección Oficialía de Partes
de la documentación v materiales.
Entrega la documentación y paquetes al
Departamento de
3.1 personal de la mensajería externa para su Documentación
Oficialía de Partes
respectivo envio.
Recibe los documentos y paquetes, los
revisa, llena el formulario correspondiente y
3.2 Mensajería externa Comprobante
entrega comprobante a la ODP de la
recolección realizada.
Realiza los envíos solicitados y entrega a la
3.3 ODP la relación de mensajeria entregada y Mensajería externa Relación
firmada por sus destinatarios.

Recibe la relación de mensajería entregada

-
Departamento de
3.4 a los destinatarios, la revisa, concentra, Relación
Oficialia de Partes
registra y archiva.
Si se trata de una solicitud de entrega para
domicilio local, con carácter de urgente, se
4. Solicitante Formato
requisita el formato de "Solicitud de
Remisión" ODP-002-11 y entreaa al
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
.()..IEDF INSTITUTO ll.ECTORAL
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISTRITO FEDERAi. través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Documento
Núm. Actividad Area responsable
empleado
personal de la ODP junto con la
documentación vio materiales.
Recibe el formato ODP-002-11 que
acompaña la documentación y/o
materiales; revisa que se hayan
Departamento de
4.1 proporcionado todos los datos, que los Formato
Oficialía de Partes
materiales estén protegidos y programa
pronta entrega por parte de personal
adscrito a la ODP.

Elabora la logística de distribución de la Departamento de

4.2 Logística
documentación y/o materiales diversos. Oficialía de Partes

Comisiona al personal de la ODP para que

realice la entrega y recabe el acuse de
Departamento de
4.3 recibo correspondiente, obteniendo los Acuse de Recibo
Oficialia de Partes
apoyos necesarios para realizar dicha
labor.
Acude al domicilio señalado, realiza la 1
4.4 entrega-recepción, recaba el Acuse de Auxiliar de servicios Acuse de Recibo
Recibo y regresa a oficinas centrales.

Registra en el Formato para la remisión de

la documentación y/o materiales a Departamento de
5. instancias externas a través de mensajería Cuadro de Control
Oficialia de Partes
y la Oficialía de Partes (ODP-002-CC-11) la
relación de entregas efectuadas.

Remite los respectivos Acuses de Recibo a

Departamento de
6. las áreas requirentes para su conocimiento, Acuse de Recibo
Oficialia de Partes
y solicita firma de conformidad.
Recibe el Acuse de Recibo
correspondiente, firma de conformidad en
7.

N
Área solicitante Formato
el formato ODP-002-11 y devuelve a la
ODP.
Archiva los formatos ODP-002-11 que
contienen los datos de la documentación y v
materiales remitidas a instancias externas Departamento de
8. Formato
realizadas a través de mensajería y/o Oficialia de Partes
personal adscrito a la ODP debidamente
firmados.
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
ÓIEDF INSmum n.ECTOIAI.
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
OEl DISTllTO •EDERAl través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Documento
Núm. Actividad Área responsable
empleado
Genera los reportes correspondientes y los
Departamento de
9. envía a la Asistente Ejecutivo de la Reporte
Oficialía de Partes
Secretaría Ejecutiva para su conocimiento.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
'Ó.1EDF INSTITUTO BECTORAI.
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISHITO FEDERAi. través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

7. Diagrama de Flujo

Área solicitante Departamento de Oficialía de Partes Empresa de Mensajería

l 2
Recibe las solicltudes
provenientes de las
Entrega oficio dirigido a la áreas del IEDF
ODP, con copia al Asistente requiriendo el serviáo de
Ejecutivo de la SE, mensajería local,
solicitando el servicio de nacional e internacional.
mensajeña externa que las
oficinas de los Consejeros Oficio
Electorales, secretarlas
Ejecutiva y Administrativa,
Contraloria General,
Direcciones Ejecutivas y
Titulares de Unidad Técnica ¿Cuál
. 3.2
reonieran servicio Recibe los documentos y
se paquetes, los revisa, Nena el
Ofiáo solicita? formulario correspondiente y .

- entrega comprobante a la
A ODP de la recolecci6n
rRRli711th1

3 Documentos ..... ¡
Si setrata de una sollcitud
local, nacional e
internacional,solicita a la
empresa de mensajerfa
Comprobante ,
.. 1 -
contratada hacer la
recolección de la
documentación y materiales.
3.3
Realiza los envíos
soliátados y entrega a la
3.1 ODP la relación de
mensajerla entregada y
Entrega de la firmada por sus
documentación y paquetes dAAtinMllriM
al personal de la mensajerfa
externa para su envio. Relación de
Entregas

Documentos

L 3.4
Recibe la relación de
mensajerfa entregada a los
destinatarios. la revisa,
concentra, registra y ardliva.

Relación de
Entregas
-
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
'Ó..1EDF INSTITUTO 11.ECTORAl
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DlSTllTO fEDERAl través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Area solicitante Departamento de Oficialia de Partes Auxiliar de Servicios

L A 4.1

1 4
Recibe el formato ODP-002-
11 que acompaña la
documentación y/o
Si se trata de una solicitud materiales; revisa que se
de entrega para domicilio hayan proporcionado todos
local,con carácter de los datos, que los materiales
urgente, se requisita el estén protegidos y programa
formato de "Solicitud de pronta entrega por parte de
Remisión" ODP-002-11, y personal adscrito a la ODP.
entrega a la ODP junto con
la documentación y/o
materiales. Documentos

Formato 4.2
ODP-002-11
Elabora la loglstica de
distribución de la
documentación y/o
materiales dive1110S. 4.4
Logística Awde al domicilio sel\alado,
- realiza la entrega-recepción, [

.. 4.3
recaba el Acuse de Recibo y
regresa a oficinas centrales.

Acuse de
Comisiona a personal de la Recibo
ODP para que realice la
entrega y recabe el acuse de
recibo correspondiente;
obtiene los apoyos
necesarios para realizar
dicha labor.
\

r-------------------- -----------
'•
.. 5
Registra en el Fonnato para
ta remi$íón de ta
documentación y/o
maleriales a in$1ancias
externas a traves de
men&ajerla y Ja Ofici8Jta de
Partes (ODP-002..CC-11) la
relación de entreaas

Formato ODP-
002..CC-11

..
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
-Ó.1EDF INSTITUTO 11.ECTORAL
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
OEL DISRITO JEOERAl través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Área solicitante Departamento de Oficlalla de Partes Auxiliar de Servicios

Remite los respectivos

Acuses de Recibo a las
áreas requirentes para
su conocimiento, y
solicita firma de
7 confonnidad.

Recibe el Acuse de
Recibo correspondiente, ...
finna de confonnidad en
el fonnato ODP-002-11 y
1 ODP-002-11
devuelve a la ODP.

Acuses de
Rer.iho

1 ODP-002-11

Archiva los formatos ODP-

8 l
002-11que contienen los
datos de la documentación y
materiales remitidas a
instancias externas
realizadas a través de
mensajerJa y/o personal
adscrito a Ja ODP
debidamente finnados.

ODP-002-11

,, 9
Genera los reportes
correspondientes y los
envfa al Asistente
Ejecutivo de la
Secretaria Ejecutiva para
su conocimiento.

1 Reportes

e FIN )
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Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
Ó1EDF INSTITUTO RECTORAL
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
OEl DISTRITO •EDERAL través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federilll

8. Anexos

Formato ODP-002-11

O F IC IA L Í A D E P A R T E S FOLIO:...ilJ
SOLICITUD DE REMISIÓN

a.
.,; u Regresar
z:
w
¡;¡¡
No. de Oficio Anexos Destino Acuse a: (6)
o
o
()

"g' (3) (4) (5)

o SECRETARIA DE UNIDAD
:e
()
z
; ropias de conocimrnto: !71

z 1
1
"...'
1 Observaciones :
(8)

.
1
Autoriza Fecha de entrega Recibe de,conformidad
(9) (10) (11)
 IEDF 1 Páa: 1 14 1 de: l 16
Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
Ó1EDF INSTITUTO RECTORAi.
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
DEL DISTRITO JEDERAI. través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Solicitud de Remisión de Documentos

(Formato ODP-002-11)

Espacio para uso exclusivo de la ODP, donde personal

1.Folio:
autorizado anota número consecutivo de tumo.
Indicar el nombre de la oficina de Consejero Electoral,
Secretaría, Dirección Ejecutiva, Contraloría General o
2. Área solicitante:
Unidad Técnica que solicita el servicio de envío de
documentos.
Anotar los dígitos alfanuméricos que identifican el área de
3. Número de oficio: origen del escrito, localizados comúnmente en el ángulo
superior derecho.
Mencionar si el escrito presenta anexos y el número de
4.Anexos:
ellos.
Escribir el nombre, cargo, área de adscripción, nombre de la l -
5.Destino: organización y domicilio de la persona al que se dirige la
documentación.
Marcar si la ODP entregará el respectivo Acuse a la
6. Regresar Acuse a
Secretaria de Unidad:

7. Copias de conocimiento:
Secretaria de Unidad. Si es a otra persona, se indica en
observaciones.
Indicar las áreas de adscripción y personas a las que se les
'
dirige también el escrito.
Escribir referencias para realizar de mejor manera el envío,
ya sea anotando el nombre de la persona por quien
8. Observaciones:
preguntar, teléfono, horarios de atención, alguna indicación

9. Autoriza:
10. Fecha de Entrega:
para llegar a la calle, tipo de edificación, etc.
El titular del área solicitante deberá firmar en este espacio.
Se registra la fecha en la cual la ODP completa la solicitud.
\
l'-...1
Escribir nombre de la persona que recibe la documentación,
11.Recibe de conformidad: fecha, hora, firma, así como colocar sello oficial, de ser el
caso.
 IEDF 1 Páo: l 15 1 de: l 16
Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
Ó,.1EDF
INSTITUTO BfCTOIAl
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-2011
DEL DISTtfTO PEOERAl través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito
Federal

Formato ODP-002-CC-11

DOCUMENTACIÓN QUE LAS ÁREAS SOLICITAN REMITIR A INSTANCIAS EXTERNAS

A TRAVÉS DE LA OFICIALÍA DE PARTES

(l) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

 IEDF 1 Páa: l 16 1 de: 1 16
Título: Procedimiento para envío de
documentación y/o materiales
-Ó.1EDF INSTIMO mcrORAI.
OEl DISTRITO FEDERAL
diversos a instancias externas a Código: SE-ODP-02-201 1
través del servicio de Mensajería
y/o por la Oficialía de Partes del
Instituto Electoral del Distrito

Federal

INSTUCTIVO DE LLENADO

Documentación que las áreas solicitan remitir a instancias externas a través de la

oficialía de partes

(Formato ODP-002-CC-11)

Indicar el día, mes y año, asi como la hora y minutos de

1.Fecha y hora de ingreso en
ingreso del documento. Esta información se obtiene del
ODP:
sello de entrada que coloca la ODP.
2. Área que solicita remitir
Escribir las siglas del área que envia los documentos.
documentación:

Registrar el consecutivo del oficio en cuestión, o en su

3. Documento:
defecto, anotar S/N (sin número}

Indicar la persona, cargo y/o institución a la que se dirige el

4.Destinatario:
documento. l
5. Fecha y hora en que recibe Se registra el dia, mes y año, así como la hora en la cual la
el destinatario: ODP entrega la documentación al destinatario.
6. Persona que entregó la Anotar nombre de la persona comisionada por la ODP que
documentación: realizó la entrega.
7. Fecha y hora .de entrega Se registra el día, mes y año, así como la hora en la cual la
del Acuse de Recibo al ODP entrega el Acuse de Recibo al área que solicitó el
área requirente: servicio de mensajerla externa.