LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Moisés Mendoza Alvarez

Facultad de Zootecnia – UNCP.
Asignatura: Gestión Empresarial
Huancayo, Octubre, 2017.

La administración da sentido y propósito a todo lo que emprendemos, así comolos valores

compartidos absorben la complejidad organizativa, orientan la visión estratégica y aumentan el
compromiso profesional, a la vez que constituyen una herramienta que permite identificar,
promover y legitimar el tipo de cambio organizacional para lograr la implementación de la
institución, lo cual contribuiría a elevar la efectividad en el proceso de cambio, que
fundamentalmente es importante la administración del tiempo en nuestro quehacer diario en
nuestra empresa o institución donde laboramos.

EL HOMBRE Y EL TIEMPO

Muchas veces dejamos que el tiempo nos absorbe ante una pequeña complejidad pero cuanto
más grande y compleja es la operación, más competente es el administrador. Las operaciones de
gran envergadura son características de nuestro tiempo y el método más común para salvar las
explotaciones o organizaciones improductivas es aumentar su tamaño en el tiempo más
prudencial. La administración de la organización no es compleja, lo complejo somos nosotros por
nuestra idiosincrasia del que cree ser más competente.

Este tema es (poco o nada) tocado antes del inicio de las teorías (abundantes) de la administración
por muchos autores; pero es de vital importancia y quiero compartir a manera reflexiva sobre este
recurso valioso que todos tenemos por igual (ricos, pobres, jóvenes, ancianos, etc.). Y es que a
veces queremos en nuestro aprendizaje sobre el tiempo recetas de aplicación automática e
inmediata y pareciera sólo teórico. Realmente es un hecho que en nuestro ritmo de vida vivimos
obsesionados por el tiempo ya que buscamos soluciones prácticas a los problemas cotidianos y es
así que buscamos recetas, instructivos, u otros medios.

¿QUÉ ES EL TIEMPO?

El tiempo no existe (sorprendido?), ciertamente es solo un símbolo, al igual que los números, las
letras, o unidades de medida, etc. ; pregunto: quien vio alguna vez y donde están los números,
unidades o el tiempo?; Entonces que son? Son solo convencionalidades. El tiempo representa la
dimensión del cambio (C. Marx y Hengels), si nada cambiara no habría tiempo. Pero ahora para el
ser humano, “el tiempo es vida” y no oro como se pensaba.

EL USO DEL TIEMPO

Respecto a esto no nos encontramos ante un problema de técnicas, sino de actitudes básicas, no
de aprendizaje conceptual sino de compromisos vitales, no de recetas sino de reeducación, no de
simples estrategias sino de madurez humana, ni de adoctrinamientos sino de expresiones
espontáneas vitales y creativas.

De aquí se afirma que toda administración implica la personalidad del administrador, observándose
las diferentes personalidades y formas en que manejan su tiempo sean estos materialistas,
hedonistas, perfeccionistas, idealistas, bohemios, burócratas, rutinarios, artistas, científicos, etc.

EL HOMBRE SUPERIOR: Es aquel que sabe siempre hacía donde va. La autodisciplina significa
fuerza de voluntad para hacer las cosas.

EL HOMBRE MEDIOCRE: Es el contrario del hombre superior es decir una persona pasiva,
indecisa, confusa, manipulada, poco concientizada y extraña así misma.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

PRINCIPIOS TEÓRICOS

 El tiempo es un recurso noble y justo (igual para todos porque es constante).

 La pérdida de tiempo se origina al actuar sin pensar.
 El tiempo debe ser asignado en orden de prioridades y debe ser flexible.
 El tiempo se optimiza cuando se logra máximos beneficios con un mínimo esfuerzo.
 El hábito de posponer decisiones y acciones acarrea pérdida de tiempo(vida).

PRINCIPIOS PRÁCTICOS: APLICADOS

 Averiguar cómo estás empleando tú tiempo (análisis del tiempo).

 Prevenir lo inesperado, porque las cosas no salen como uno piensa.
 Ponerse plazos para el logro de tus objetivos (Autodisciplina).
 Las interrupciones son enemigos crónicos del tiempo.

REFLEXION

Nuestro amigo Eduardo Cervantes López, consultor colombiano nos habla que, cuando los
responsables adoptan comportamientos egoístas, arrogantes, anti-éticos, daña el armonioso clima
organizacional que debe existir entre todas las dependencias en consecuencia; “El egoísmo
profesional daña el armonioso clima organizacional que debe existir entre todas las dependencias
de la institución, resultando en la formación de repúblicas independientes, que defienden a muerte
sus posiciones intransigentes”. La realidad cotidiana, la disimulan muy bien cuando están reunidos
en los sistemáticos comités gerenciales, ya que su propósito circunstancial es maquillar este
estado de anarquía que se vive fuera del recinto de la gerencia general. Durante las reuniones
demuestran la mejor disposición de trabajo en equipo, adoptando comportamientos hipócritas para
dar la sensación de un normal entendimiento entre las distintas dependencias que permiten
conseguir el objetivo final.
La consecuencia de esta gravísima situación es que las grandes oportunidades de mejoramiento
se van aplazando llegando a pasar años inclusive y el indagar por las causas de su demora se
esgrime la dura realidad: técnica de las excusas y cuestionamiento sobre la calidad del trabajo
desarrollado por los responsables de las otras áreas involucradas.

SIETE CONSEJOS PARA SER EXITOSOS EN LA VIDA

Por Hugo Landolfi:

¿Porque algunas personas parecen navegar a través de la vida logrando muchos éxitos, mientras
que otras son incapaces de moverse y avanzar? ¿Es porque los primeros nacieron con una
cuchara de plata en la boca? ¿Será porque son súper inteligentes? ¿Es porque sólo nacieron con
suerte?

Bueno, la respuesta para la mayoría de las preguntas de arriba es “No“. La mayoría de la gente
exitosa trabajó verdaderamente duro para llegar a donde están, a veces progresando desde
orígenes muy modestos. Muchos no describirían todo el trabajo duro que pusieron a lo largo de los
años como tener “suerte”. Entonces, ¿Qué lecciones puede aprender de ellos en este
momento, para poder avanzar y cumplir su sueño?

Les proponemos 7 consejos que lo ayudarán a lograr el éxito en lo que quiera de la vida:
1. Tiene que creer en usted mismo y en sus habilidades, si puede concebir y creer en algo, puede
lograrlo.

2. No escuche a las personas con mente pequeña que lo desalientan, le sacarán su energía y
causarán que entre en duda sobre usted mismo.

3. Céntrese en el resultado final, visualice su vida perfecta y trabaje hacia ese objetivo.

4. Trate a la gente con cortesía y respeto, de la misma manera en que le gustaría ser tratado.

5. No critique sólo por el hecho de criticar, tenga en cuenta que algunas personas podrían no tener
las oportunidades que usted tiene en la vida.

6. Nunca pierda de vista su objetivo. Incluso aún en los tiempos más malos, crea en que las cosas
van a mejorar. Recuerde decir “Esto también deberá pasar”.

7. Busque ayuda cuando la necesite y préstele atención a quienes ya hayan logrado el éxito que
usted está soñando.
 LECTURAS OBTENIDAS DE PUBLICACIONES EN REVISTAS Y PERÖDICOS

1. GERENCIA:

PRESENTACION

Cualquiera sea la procedencia del cambio, es común dejarse dominar por la duda y el pánico. Es
importante mantener el sentido de la perspectiva.
Los valores compartidos absorben la complejidad organizativa, orientan la visión estratégica y
aumentan el compromiso profesional, a la vez que constituyen una herramienta que permite
identificar, promover y legitimar el tipo de cambio organizacional para lograr la implementación de
la institución, lo cual contribuiría a elevar la efectividad en el proceso de cambio.
En cualquier organización que se implemente la dirección estratégica si no se logra estabilizar la
cultura, lo cual significa que exista una correspondencia entre las creencias básicas, las normas y
las actitudes de la mayor parte de sus integrantes con los valores instrumentales necesarios, el
cambio que se persigue con dicha implementación no tendrá los resultados esperados. Es por ello
que en muchas ocasiones se escucha a investigadores plantear el fracaso de la dirección
estratégica en empresas que se implementa pero en realidad lo que ha ocurrido es que se han
empleado las herramientas de la dirección estratégica sin realizar el cambio cultural necesario o lo
que es lo mismo, se realizó un cambio al nivel explícito.
Nuestro amigo Eduardo Cervantes López, consultor colombiano nos habla que, cuando los
responsables adoptan comportamientos egoístas, arrogantes, anti-éticos, daña el armonioso clima
organizacional que debe existir entre todas las dependencias en consecuencia; “El egoísmo
profesional daña el armonioso clima organizacional que debe existir entre todas las dependencias
de la institución, resultando en la formación de repúblicas independientes, que defienden a muerte
sus posiciones intransigentes”. La realidad cotidiana, la disimulan muy bien cuando están reunidos
en los sistemáticos comités gerenciales, ya que su propósito circunstancial es maquillar este
estado de anarquía que se vive fuera del recinto de la gerencia general. Durante las reuniones
demuestran la mejor disposición de trabajo en equipo, adoptando comportamientos hipócritas para
dar la sensación de un normal entendimiento entre las distintas dependencias que permiten
conseguir el objetivo final.
La consecuencia de esta gravísima situación es que las grandes oportunidades de mejoramiento
se van aplazando llegando a pasar años inclusive y el indagar por las causas de su demora se
esgrime la dura realidad: técnica de las excusas y cuestionamiento sobre la calidad del trabajo
desarrollado por los responsables de las otras áreas involucradas.
Nos place compartir el presente curso de capacitación Estrategias de Cambio Organizacional
organizado por el I Curso de Titulación Profesional por Actualización de Conocimientos 2008/2009
de la Facultad de Zootecnia, dirigido a docentes y administrativos convencidos que los cambios
vendrán en salud de nuestra Facultad, de esta forma convertirnos en líderes del cambio
organizacional que nos orientará hacia la calidad personal e institucional que iniciará nuestra
partida hacia la acreditación.
La Comisión Especial.

Funciones del gerente – proceso de la toma de decisión – motivación

Buen manejo depende de un gran número de factores: Los dos factores esenciales y de buen
manejo son: (1) El alcanzar una meta y (2) alcanzar las metas a través de otros.
Todos los individuos involucrados piensan igual en el proceso de manejo de una organización
cumpliendo y ejecutando muchas funciones, y deben tener habilidades y talentos adquiridos; la
principal responsabilidad reside con los gerentes de quienes sus funciones deben ser bien
ejecutadas. Estas funciones son divididas en 2 tipos principales: funciones conceptuales y
funciones de relaciones humanas.
La toma de decisiones dentro de las funciones conceptuales es de vital importancia en el proceso
de manejo. Esto es considerado como una función gerencial cuando se constituye en un hábito.
El proceso de tomar decisión puede ser expresado en 6 pasos:
(1) Identificar el problema
(2) Identificar hechos y factores que describen el problema
(3) Determinar probable causas del problema
(4) Lista de soluciones alternativas
(5) Evaluar las alternativas consecuentes e
(6) Implementar la alternativa elegida.

La motivación es una de las más importantes funciones de las relaciones humanas. Los gerentes
deberían tener un absoluto entendimiento del proceso de motivación, así como las estrategias para
motivar a los miembros de la organización.
Estrategias de motivación están basadas en las necesidades humanas. Hay muchas teorías
acerca de las necesidades humanas. Los gerentes también usan varias estrategias los cuales
están establecidos para satisfacer a las necesidades de los miembros de la organización, a través
de la performance o desempeño de su conducta apropiada.

El desafío del liderazgo es lograr que las personas hagan voluntariamente lo que
comúnmente no lo harían.

2. TIPO DE PERSONALIDAD DEL LIDER EN LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LAS PEQUEÑAS

Y MEDIANAS EMPRESAS COMERCIALES

En las empresas comerciales dedicadas a los agro-negocios en Huancayo deben contar con la
eficiencia y eficacia necesaria para lograr ser competitivos. Para ello comenzaremos con la
definición y diferencia de estos dos términos.

1) Eficiencia
Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El
costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad
propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.
Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores,
en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad
requeridas.

2) Eficacia
Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto,
presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido.
Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos
objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e
importancia.
La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y
la capacidad de producción.

3) Análisis de Conceptos
La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a
los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se
propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se
debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias
pírricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia
depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la
planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del
entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el
fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad
es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma
eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de
una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis
que producía la solución idónea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto
corresponde a la asertividad, palabra ésta, que no se encuentra en el
diccionario.

Cuadro de diferencias entre Eficiencia y Eficacia

EFICIENCIA EFICACIA
Énfasis en los medios Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Lograr objetivos
Ahorrar gastos Aumentar creación de valores
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados
Asistir al templo (iglesia) Practicar los valores religiosos
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(Del pasado al presente) (Del futuro al presente)
Pregunta principal
 ¿Cómo podemos hacer mejor lo que ¿Qué es lo que deberíamos estar
hacemos? haciendo?

PARA RECORDAR
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace
referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la
eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo

4) Personalidad de un líder en agro-negocios

El líder de cualquier organización como es el caso de los agro-negocios debe contar con
una personalidad bien marcada, tal es así que debe estar en mejora continua, a esto se
alega que un líder no nace se hace. Por ello el líder dentro de su personalidad contara con
una serie de cualidades que a continuación se citan.

1. Manifestar confianza en sus colaboradores.

2. Dialogar de forma abierta con sus colaboradores.
3. Transmitir instrucciones con respeto.
4. Intentar solucionar los problemas.
5. Tratar a sus colaboradores como si fueran importantes para la empresa.
6. Exigir razonablemente.
7. Permitir desarrollar las capacidades de sus empleados.
8. Saber delegar.
9. Escuchar y contar con las ideas que aportan sus colaboradores.
10. Reconocer lo bueno y corregir lo malo.
Matriz de consistencia: Propuesta para una empresa agropecuaria
VARIABLES
Problema Objetivo objetivos hipótesis Definición Tipo de Unidad de
general específicos variable operativa variable medida fuente

Proposicional  Agro-negocio dependiente

Interrogativo Determinar Encuesta
Los agro-negocios ¿Los agro- que tiendas
en Junín están en negocios en de agro-
constante Calixto cuentan negocios
competencia en la con líderes cuentan con
venta de productos, empresariales? lideres
servicios y  cualidades Independiente
licitaciones. Todo ello ¿Qué Determinar
depende de la cualidades las Si un libros
capacidad del debe contar un Determinar cualidades empresario
propietario para líder en agro- las que debe es líder
gerenciar a sus negocios? cualidades contar un lograra la
empleados. fundament líder en eficiencia y
En la gran mayoría ales de un agro- eficacia
de los agro-negocios líder en negocios para su
ubicados en Calixto agro- negocio  empleados
carecen de líderes ¿Qué negocios Comprobar dependiente
empresariales, que respuesta se para lograr la respuesta entrevista
es muy importante obtendrá en los mejorando que se
para maximizar sus empleados la lograra
ganancias. cuando el líder eficiencia y cuando un
muestre dichas eficacia líder
cualidades? muestre
dichas
cualidades.
DESCRIPCIÓN DE OTROS NEGOCIOS

Caso 1: “PET SHOP VETERINARIA HUANCAYO E.I.R.L.”

Se especifica como sigue:

 médico veterinario: que se encarga del área de sanidad a su vez es el administrador,

también es gerente y dueño de la veterinaria
 2 personales: una de ellas se encarga de la atención al público en general de accesorios
de mascotas y medicamentos; y la otra se encarga de la limpieza en general y atención
también.

El trato que brindan es agradable tiene una buena atención; sus horas de trabajo es de 8.30 de la
mañana hasta 8.30 de la noche.

Caso 2: Agrovetmarket Mateo´s

RESULTADO
Según estos criterios se fue a realizar la
comprobación en situ, tal fue la sorpresa que no
cumplen los siguientes enunciados en el mejor
caso son: los enunciados 2, 5, 6 y 9 las cuales están
resaltadas. Esto se encontró en agrovetmarket
mateos.
Rebelando una ligera aproximación a la
personalidad del líder pero no suficiente donde
prepondera la eficiencia y no la eficacia.

A lo expuesto se adiciona lo siguiente:

Es una de las empresas líderes en la región centro.

¿Por qué?

 Por vender productos originales.

 Por ser una empresa seria con sus clientes.
 Por manejar buenos precios a sus clientes.
 Por dar asesoramiento específicos a los clientes.
 Por dar asistencia técnica a los productores en el campo.
 Por mantener informado sobre los últimos avances de los productos fármacos a sus clientes.
 Por promocionar sus fármacos oportunamente de acuerdo a las estaciones del año