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Wàlter Zabala Escóbar
2018
 Presentación

Desde hace varios años, la Escuela de Música de San Ignacio

de Moxos y su Ensamble Moxos, ha sorprendido a propios y
extraños por el talento de sus músicos. Y uno cree que este
emprendimiento artístico tiene solucionado todos sus problemas
por la calidad interpretativa de sus integrantes... pero la
realidad es otra, sus integrantes y sus administradores, desde
el inicio de esta iniciativa cultural, lamentablemente hasta
hoy, pasa por diversas carencias que nacen de su fragilidad
financiera y el limitado apoyo público y privado que reciben,
pese a haberse convertido en la institución insignia del Beni
en cuanto al arte musical.

Esta cruda realidad es la razón principal por la que, ya hace

bastante tiempo, se nos vino la idea de conformar un grupo
de personas que en forma organizada puedan desarrollar
acciones de apoyo a esta institución, solo por el talento y
esfuerzo de sus participantes. En pos a este objetivo, hemos
preparado el presente folleto, para que las personas
interesadas, que estén de acuerdo en colaborar
desinteresadamente al Ensamble Moxos, podamos constituir
un Club de Amigos de este grupo humano, tan valioso para
el Beni por su aporte a la cultura regional.

El folleto es una primera actividad que hacemos, para que el

futuro club, si es que lo conseguimos organizar, se asiente en
bases sólidas y sus primeros integrantes tengan el conocimiento
básico para pertenecer a un club.

El texto y los dibujos han sido recopilados de

https://es.wikihow.com/iniciar-un-club-exitoso, página web
de la INTERNET, los mismos que fueron modificados para
adaptarlos al propósito que nos ocupa. Los futuros integrantes
del club, deben leer este folleto para tener los fundamentos
de la futura constitución del club.

Trinidad, diciembre 1 de 2018

Wálter Zahala Escóbar

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Wálter Zabala Escóbar

El Club

Trinidad, Beni, Bolivia

2018
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El Club

El Club
Los clubs son asociaciones de personas con intereses
comunes que toman parte en actividades sociales,
principalmente recreativas, deportivas, culturales o de
voluntariado. Para que funcionen se necesita dedicación
de un poco de tiempo y esfuerzo por parte de sus
asociados.
Parte 1
Organización de un club

1. Identificar objetivos.
Los objetivos de un club se identifican reflexionando
sobre los motivos que existen para constituirlo y lo que
se espera lograr con su funcionamiento. También habrá
que fijar metas y posibles actividades.
2. Sede,
Se necesita un lugar al que los miembros puedan llegar
con facilidad y que sea lo suficientemente grande como
para albergarlos a todos. A un comienzo se pueden utilizar
lugares públicos (plaza, parque), institucionales (escuela,
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El Club

biblioteca) o privados (café, restaurant). Una vez

constituido, los miembros de la directiva, podrían reunirse
en las casas de los asociados, por turno, rotando el punto
de reunión siguiendo un horario, así todos tendrán la
oportunidad de ayudar al club. Lo ideal es que el club
tenga su sede, propia o alquilada.

3. Día y la hora para las reuniones.

Una vez determinado un lugar en donde reunirse, se
tendrá que elegir cuándo hacerlo. Para las primeras
reuniones, en la que deberán asistir todos los asociados

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El Club

que constituirán el club, generalmente se elige un día de

la semana en el que los todos puedan asistir, como feriados
o fin de semana, en un horario definido y corto, con una
hora es suficiente para las primeras reuniones.

4. Asociados.
En general, los clubes tratan de tener la mayor cantidad
de asociados, incluso pueden dotarse de estructuras
geográficas (barrios, ciudades, municipios, provincias,
departamentos e incluso países), sociales (clases,
segmentos, estratos), etarios (niños, adolescentes, jóvenes,
adultos, adultos mayores) y hasta estructuras étnicas.
El mejor lugar para encontrar personas interesadas en
participar en el club es el propio entorno social, familiares,
amistades, compañeros de clase o de trabajo.
También se puede publicar anuncios en la INTERNET
a través de las redes sociales (como Twitter, Facebook o
Whatsapp), indicando los propósitos y la fecha, hora y
lugar de las primeras reuniones.
Otra forma es entregando invitaciones a personas
específicas o al público en general en anuncios públicos,
fijos o volantes.

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El Club

Parte 2
Creación del club

1. Constitución.
Después de notificar a cada persona interesada en
conformar el club sobre la fecha, la hora, el lugar y la
duración de la reunión, se instala la misma formalmente.
En primer lugar, entre todos se elige a dos personas que
dirigirán las reuniones hasta que el club se dote de su
propia directiva. Estas dos personas son un moderador
(dirige las reuniones) y un secretario (registra a los
participantes y elabora actas de las reuniones). Luego se
intercambian criterios generales sobre lo que se espera
obtener con el club, a lo que se va a dedicar y sobre las
posibles actividades o eventos que se realizarán.
Finalmente, y con el compromiso colectivo se acuerda
la constitución del club, que deberá estar debidamente
registrado en el acta correspondiente.
2. Reuniones constitutivas.
Mientras no se tenga elegida la directiva del club, se
seguirán haciendo reuniones constitutivas con
participación de todos los asociados. La determinación
de la frecuencia con la que vayan a reunirse se define al
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El Club

finalizar cada reunión conforme a la disponibilidad de

todos. Estas pueden ser diarias, semanales, mensuales o
en días y horarios específicos.

3. Registro de asociados.
En las reuniones constitutivas, el Secretario deberá
elaborar un registro de los asociados, especificando la
información de contacto y medios de comunicación
preferidos para poder notificar sobre las reuniones y
otros temas similares a cada asociado. Pueden
comunicarse por teléfono o correo electrónico, o incluso
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El Club

crear un grupo en las redes sociales para todos los

miembros. En las reuniones constitutivas se debe armar
una estrategia de comunicación interna sólida. Quizás
algunos asociados no usen las redes sociales, por lo que
esto deberá ser tomado en cuenta.
Parte 3
Normativa

1. Estatuto y reglamento.
Para el funcionamiento formal de los clubes, éstos deben
dotarse de normas y reglas que lo hagan factible, estas
reglamentaciones están establecidas en el estatuto y
reglamento interno del club. Su elaboración deberá
encargarse, ya sea a una persona contratada para el efecto,
o mejor, elaborarlo entre todos bajo la conducción de una
comisión de socios, específicamente elegida para ese
efecto.
2. Membresía y Cargos Directivos.
En la mayoría de los clubes existen diferentes categorías
de asociados y la membresía (ser miembro del club) es
un honor que debe estar debidamente normado.

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El Club

Todos los clubes se organizan para algo, para hacer

determinadas acciones, desarrollar tareas específicas,
concientizar sobre algunas problemáticas sociales, apoyar
alguna iniciativa pública o privada, promocionar personas
o instituciones que desarrollan acciones destacadas y
necesarias en la sociedad. En todo caso, las actividades
que desarrolla un club, tienen que ser debidamente
planificadas y dirigidas por un grupo organizado que
conduzca dichas actividades. Ese grupo organizado lo
constituye la directiva del club.
Las directivas de los clubes están constituidas generalmente
por una presidencia, una vicepresidencia y varias
secretarías entre las que no pueden faltar la tesorería, la
de relaciones, la de actas, y otras que se estimen
convenientes o sean necesarias según los propósitos del
club. También pueden incluirse en la directiva una o
varias vocalías.
3. Democracia.
Todas las elecciones de cargos directivos, comisiones
especiales, delegados, etc. deberán realizarse respetando
principios democráticos y requisitos establecidos.
Igualmente, la definición de tareas y actividades, tomando
en cuenta las metas por lograr, deben definirse por
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El Club

consenso o por votación democrática. Si el club es muy

grande, con varias niveles de organización se deberá
adoptar diversas instancias que permitan la participación,
directa o delegada de todos y cada uno de los miembros
del club.
La generalidad de los clubes, cuando tienen bastante
cantidad de asociados, eligen a un encargado de archivo,
que registrará las actividades y eventos que realice el
club, incluyendo fotografías y videos. También es de
importancia un encargado de comunicación, para difundir
las acciones del club al público en general, a través de
boletines y publicaciones en las redes sociales de la
INTERNET y publicitar los eventos, actividades y
recaudaciones del club.
4. Normar procedimientos.
Uno de los errores más comunes es pasar por alto la
determinación de procedimientos para concretizar los
articulados de una normativa. Por ejemplo, ¿Cómo se
logra una membresía plena en el club? ¿Cómo se hacen
las votaciones? ¿Cuáles son las atribuciones de los cargos
de la directiva? ¿Quién posesiona a la directiva? ¿Cómo
se instalan con validez las instancias internas? y muchas

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El Club

otras cuestiones... Todas las respuestas deben estar

debidamente ordenadas en el reglamento interno del club,
es decir, el detalle de los procedimientos para hacer las
cosas dentro del club. Incluso los premios, distinciones,
reconocimientos, etc. deben estar reglamentados al detalle,
con la finalidad de ser lo más objetivo posible, tratando
siempre de minimizar los subjetivo.

5. Presupuesto.
El funcionaminto de un club genera gastos, por lo que se
debe elaborar un presupuesto tentativo sobre la base de
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cuotas, mensuales o anuales, de la membresía. El

presupuesto dependerá de los propósitos del club. Sin
embargo, el propio club puede organizar eventos de
recaudación de fondos a fin de obtener dinero para sus
las actividades. También puede buscar patrocinadores o
desarrollar otras alternativas de financiamiento.
Parte 4
Funcionalidad del club

1. Actividad constante.
¡Los clubs deben mantenerse activos para tener éxito!
La directiva debe reunirse de forma constante, con una
periodicidad definida, ya sea diaria, semanal, quincenal
o mensual. Mientras que las actividades colectivas (en
las que participen todos los miembros del club), deberán
ser persistentes en la búsqueda de alcanzar sus propósitos.
Es bueno elaborar una agenda clara para desarrollarla en
plazos perentorios, así, el club, puede mantenerse
encaminado y completar tareas y metas que se consensuen
entre todos. Es de vital importancia que en las actividades
que se emprendan se puedan distribuir tareas pequeñas
a todos los miembros para que todos se sientan
involucrados y responsables del destino del club.
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El Club

2. Intercomunicación.
¡Formar parte de un club implica sentirse incluido! La
directiva debe mantenerse en constante contacto con los
miembros del club.
Sería una buena idea el envío una sinopsis breve de cada
reunión a todos los miembros o mejor aún, publicar, en
forma física y/o digital, un boletín semanal o mensual,
según sea el caso, que informe sobre las actividades, o
nuevos acontecimientos en el club.
A veces las personas se adhieren a un club por el simple
hecho de pertenecer a un grupo, por la necesidad humana
del sentido de pertenencia a un colectivo social positivo,
por eso en los clubes se fomenta la conversación entre
los miembros, incluso fuera de las reuniones o actividades
intrínsecas del club.
En eso es de mucha importancia el manejo ágil de los
medios electrónicos a través de la INTERNET.
3. Tolerancia.
A un club ingresan personas con intereses similares, pero
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El Club

intereses similares en solo muy pocos aspectos de la

realidad social, es decir, que pueden haber intereses mutuos
en algo, pero intereses contrapuestos en alguna otra cosa,
por eso es de vital importancia la tolerancia a las diferencias
en otros aspectos en los que el club no se enmarca. Incluso
dentro del marco de las actividades del club se tienen que
respetar las opiniones de todas las personas que conforman
el mismo.

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