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ORGANIZADORES DE FERIAS
COOPERACION
Programa Promoción de REPUBLICA
DE GUATEMALA
la
Microempresa,
Pequeña R E P U B LI C A FE D E R A L
DE ALEM AN IA
y Mediana Empresa en
Guatemala
–PROMOCAP–
Supervisión:
Sybille Thielsch
Autor
a: Magdala Sagastume/Consultora Independiente
Orientación y
revisión:
Ligia Orantes
Norah
Becerra
Miguel Angel
Figueroa
Programa Promoción de la
Microempresa, Pequeña y Mediana
Empresa en Guatemala GTZ
PROMOCAP
13 calle 2-60, zona 10
Edificio Topacio Azul
5to. Nivel, oficina 502
Tel. (502) 2429-9600
Fax: (502) 2363-0708
E-mail: promocap@gtzpromocap.org.gt
Internet: www.gtz.de
ferias
Contenido
Presentación .......................................................................................................................5
I. Introducción .......................................................................................................................7
ferias
PRESENTACION
El Programa “Promoción de la Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa en
Guatemala (PROMOCAP)” de la Cooperación técnica alemana (GTZ) ha trabajado
durante diez años contribuyendo al desarrollo del sector de la MIPYME por medio de
acciones de asistencia técnica y del desarrollo e implementación de instrumentos y
productos apropiados.
La serie se conforma
de:
1. “Manual para organizadores
de ferias”
2. “Guía para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para
empresarios y empre- sarias de la MIPYME”
3. “Guía para participar en Ferias de Ecoturismo para empresarios y
empresarias de la MI- PYME”
4. “Guía para participar en Ruedas de Negocios de Artesanías para
empresarios y empresa- rias de la MIPYME”.
ferias
I. INTRODUCCIÓN
El Programa Promoción de la Micro- ha sido implementado en varias
empresa, Pequeña y Mediana regiones de Guatemala con
Empresa en Guatemala, GTZ / resultados interesantes los cuales
PROMOCAP de la Mi- sión Técnica han generado la necesidad de
Alemana, en su tercera fase, se ha sistematizar el instrumento de ferias
propuesto alcanzar el siguiente obje- a ni- vel local.
tivo: “MiPyMEs y personas
emprendedoras con potencial de Con base en la experiencia antes
desarrollo, en áreas geo- gráficas descrita GTZ/PROMOCAP ha querido
seleccionadas, han aumentado su dejar un manual que sirva de apoyo
competitividad tanto en el mercado para el uso del instrumento de ferias.
de bienes y servicios, como en el En este sentido el presente manual
laboral, con- tribuyendo, de esta tiene como objetivo “ser una guía que
manera, al proceso de paz y a la permita a los actores públicos y
democratización del país”. privados que apoyan la
comercialización en el país contar con
Para lograr este objetivo, una guía de ferias que facilite:
GTZ/PROMO- CAP, en coordinación planificar, ejecutar y evaluar este tipo
con su contraparte el Ministerio de de herramientas”. Pero, además,
Economía, MINECO, espe- cialmente pretende poner a su alcance una
el viceministerio de Desarrollo de la metodología a ser utilizada, al
Micro, Pequeña y Mediana Empresa, momento en que decidan llevar a
y otras instituciones cabo ferias para la promoción
gubernamentales y no comercial de diversos productos y/o
gubernamentales, ha desarrollado servicios.
va- rios instrumentos para fortalecer
la com- petitividad de las MIPyMEs, Este instrumento puede ser muy útil;
ferias
3. Dar a conocer los pasos para la 1ra. Etapa: Pre-feria (planificación
plani- ficación, organización, y organi- zación). Describe la forma
ejecución, eva- luación y de cómo planificar y organizar este
monitoreo de las ferias. tipo de eventos previo a su ejecución.
Especialmente, trata de las activi-
B. dades concretas que debe realizar
ESTRUCTURA
cada una de las comisiones asignadas.
El manual describe las tres etapas Así mismo, se definen las funciones o
por las cuales debe pasar una feria roles de cada uno de los miembros que
para lograr el impacto positivo como integran el comité organiza- dor,
herramientas de apoyo a la patrocinadores y comunidad.
comercialización, las cuales se
describen a continuación. 2da. Etapa: Feria (ejecución). En
este capí- tulo se habla de la ejecución
del evento, se toma en cuenta una
lista de chequeo (check list) de todas
las actividades pendientes a
desarrollar, y las que hay que tomar
El manual presenta en cuen- ta, ya que la falta de una de
ellas podría ser algo muy lamentable
las diferentes para los organizadores y para el éxito
de una feria.
etapas que implican
3ra. Etapa: Post-feria (evaluación
la preparación y y mo- nitoreo). Son las actividades
que se llevan a cabo después de la
realización de una ejecución del evento. Permite definir
el impacto de la feria. Este impacto
feria: tendrá que ser medido tomando en
cuenta las metas que las empresas
par- ticipantes y los organizadores se
fijaron al planificar la actividad. Para
los patrocina- dores esta tercera
etapa es de suma im- portancia,
porque les permitirá visualizar si la
inversión les ha generado los
resultados esperados.
Manual para organizadores de
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0
Manual para organizadores de
A. QUÉ ES UNA
FERIA
Una feria permite
Una feria, es un punto de encuentro
dar a conocer los
en- tre la oferta (prestadores de
productos y/o
servicios y productos) y la demanda
servicios de una
(compradores o consumidores) de
una aldea, municipio, región, país o
región o país.
inclusive romper las fron- teras y
acercarse a nuevos posibles de-
mandantes a nivel internacional.
B. OBJETIVOS
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Manual para organizadores de
ferias
C. en un área productiva. Los
CARACTERÍSTICAS
productores participantes logran
Una feria es un evento de promoción realizar ventas e incrementar el
co- mercial, en consecuencia es una número de clientes.
actividad empresarial.
Son eventos –Productos de
El producto “Feria” tiene un objetivo
Promoción Comercial–, que tienen
muy claro, que es: “hacer negocios”,
como objetivo promocionar a la
ya que los productores y/o
MiPyMe sea ésta de manufactura,
distribuidores a través de la exposición
producción agrícola, pe- cuaria,
de sus productos y/o servicios en un
artesanal, turística u otra línea.
stand (espacio de exposición) logran
establecer alianzas empresariales de
D.
compra de sus productos o establecer OPORTUNIDADES
contactos con otros prestadores de
servicios para mejorar su producción Las ferias concentran una serie de
Estas son las oportunidades que ofrece una feria para nuestra región
ORGANIZACIÓN
ADOPCIÓN
APOYOS
INSTITUCIONALE vALOR DE SERvICIOS
INTERINSTITUCIONAL
S AGREGADO EMPRESARIALES
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Manual para organizadores de
PRESENTACIÓN DE LOS
PRODUCTOS /
SERvICIOS
Permiten la exposición de
los productos y/o servicios
en una forma real.
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Manual para organizadores de
INICIAR O CONCENTRACIÓN
CERRAR UN
NEGOCIO Permiten contactar a un
gran número de
Las personas que participan empresarios en tiempo
en una feria tienen poder de breve y en un espacio
decisión de iniciar o cerrar geográfico delimitado
negocios.
DISPOSICIÓN
CAPTACIÓN
COMPETENCIA Y
ANÁLISIS DEL AHORRO DE
MERCADO RECURSOS Y
Permiten conocer la
TIEMPO
competencia existente en los
sectores económicos de En un espacio y tiempo reducido es
diversos mercados posible realizar un número de
contactos que habitualmente
llevaría meses. Por
lo tanto se reduce el costo.
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Manual para organizadores de
ferias
E. UTIlIDAD DE lAS FERIAS comparativas y competitivas, permiten formar
EN El MARCO DEl un sector empresarial articulado a una
DESARROllO propuesta
ECONÓMICO lOCAl
Como consecuencia de la
articulación del interés individual con
el colectivo, se entiende a la feria
como un instrumento importante y
estratégico de promoción comercial,
que debe priorizar las líneas
productivas que tienen
potencialidades para contribuir al
desarrollo económico local. Los
resultados son el incremento de las
ventas, así como la ampliación a
nuevos segmentos de mercado y las
po- sibilidades de contar con nuevos
clientes (velásquez, PROMDE: MTPE,
Swisscon- tact. INCAM. OIT).
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
expositores o
empresas de dis-
tintos países.
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de ferias
ción general del evento, quien tendrá un cuadro que expone la forma de
bajo su responsabilidad coordinar todas cómo debe ser integrado el comité
las activida- des relacionadas con la organizador:
feria.
Dicho comité está integrado por un
La coordinación general de la feria, presiden- te, un secretario, un
debe in- cluir en su organización a financiero, y represen- tantes de las
todos los actores que estén diversas comisiones de trabajo
implicados, como: organizacio- nes no (coordinadores o responsables de cada
gubernamentales, instituciones de una de las comisiones). Estas
cooperación financiera y técnica, comisiones se de- terminan por el tipo
estudian- tes y, especialmente, las de actividades que se desarrollan para
agremiaciones empresariales. A la realización del evento. El comité
continuación se presenta nombra a un coordinador general.
Comisión de stands
Comité organizador
Mercadeo y
finanzas Foros y
conferencias
Festival
cultural
voluntariado
Coordinación
Gastronomía
regional Promoción
Protocolo de
inauguración
Ruedas de
negocios Asesoria Técnica
Tours al
público
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
Perfil
• Contar con formación académica profesional y técnica.
• Experiencia o voluntad de trabajar en equipo.
• Experiencia como organizador o promotor de eventos.
• Que sea de la zona o región y conozca sus potencialidades.
• Capacidad de trabajar con alta presión.
• Capacidad de relacionarse con instituciones y empresas de apoyo,
auspiciar o patrocinar la feria.
Valores
• Honradez
• Lealtad
• Democrático
• Humanista
• Justo
• Solidario
• Amar a su pueblo
1
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pos de • Voluntarios. los espacios stands a
trabajo. Son quienes destinados para colocar y
Deben ser deben apoyar la la exposición de diseñar la
inte- realización de los productos distribución
grados por todas las y/o servi- cios de los
3 a 5 actividades que que presenta mismos.
personas; la comisión ha cada una de las Hay que
a ellas se definido en su em- presas tomar en
delega las plan de trabajo. participantes. cuenta las
diferentes La comisión medidas
actividades En la página debe considerar apropiadas
que siguiente se el lugar más para cada
compleme presenta un cuadro apropiado para uno de los
ntan el que especifica las la realización de stands, lo
desarrollo diferentes la feria. Esta ideal es de
de la ac- comisiones, comisión 2 metros de
tividad identificando a las también tiene a largo y 1.5
principal, personas su cargo la ó 2 metros
por responsables, a ambienta- ción de ancho; y
ejemplo: quienes de los salones considerar
La comi- llamaremos de exposición. la
sión de coordinadores. ambientació
Los miembros
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miembros de ferial).
merc vista cuáles son
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Tiene a su cargo quiénes va
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diseño,
venta de al momento de
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stands, u otros stands deben
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servicios que se priorizar la
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ofrezcan, participación del
además se sector al cual se
encarga de la está
convocatoria, promoviendo.
montaje y Debe definir el
desmon- taje de número de
Comisiones necesarias para realizar el proceso de una feria
Comisione Responsables
s
Coordinación General
Asesoría técnica
Cultura
Gastronomía
Mercadeo
Finanzas
Rueda de negocios
Promoción y publicidad
Montaje de stands
Tours al público
voluntariado
Protocolo e inauguración
Formación y capacitación
Comisión de seguridad
Comisión de logística
Comisión de monitoreo y evaluación
Comisión de seguimiento y
planificación de próxima feria
Esta para la ria. El es la
comisión ejecución de financi encargad
debe la fe- amien a de
contar con to controlar
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1
ico en que se manejen temas
general. Es de recursos relacionados
importante para la misma, con el
que se esto ayuda a desarrollo de
incorpore transparentar la las MiPyMEs,
una información del marketing,
auditoría al manejo avances de
finalizar la financiero y tecnología,
feria en respalda ante la entre otros. La
función de gestión de idea es ofrecer
los recursos para temas de
volúmenes un nuevo actualización
evento. que interese a
los
• Comisión de productores.
formación y Para fortalecer
capacitación
el área de
formación y
Esta comisión
capacitación de
tiene a su cargo
forma
la pre- paración
permanente
previa de los
debe de
empresarios
integrarse un
para participar
comité de
efectivamente
investigación y
en la feria, así
desarrollo para
mismo debe de
que se tenga un
ofrecer al
mejoramiento
público objetivo,
continuo,
que en este
pudiéndose
caso serán los
aprovechar la
expositores
realización de
durante el
capacitación
evento, la posi-
virtual.
bilidad de
escuchar
conferencias o
ponencias,
talleres, foros,
etcétera, sobre
2
2
2
1
Para este buscar un lugar o varios grupos cenario y
fin puede adecuado, étnicos, grupos organizar
buscar el preferiblemente musicales o de diferentes
apoyo de en el mis- mo otra índole. presen-
organizacio recinto ferial, Dentro de las taciones
nes no incluyendo actividades que durante los
gubername sonido y se pueden días de
ntales o mobiliario. realizar se exposición
gubername tienen festiva- en horarios
ntales, • Comisión de les culturales, clave. Uno
quienes cultura gastronomía, de los
pueden pro- tours, arte- propósi- tos
veer a Debido a que las sanías locales, es llamar
profesional ferias etcétera. más la
es concentran al atención
especializa pú- blico, es una Esta comisión del públi-
dos en los buena deberá co objetivo
temas que oportunidad coordinar con la que asiste
se desea promo- ver la comisión de a una feria,
abarcar a cultura de la stands para así como
tra- vés de región o país montar un es- de los
las donde se lleva a participant
capacitacio cabo dicho es y darle
nes o evento, sin un toque
compartir impor- tar si la de
experiencia feria está amenidad y
s exitosas dedicada a distracción.
de uso de agricultura,
tecno- logía forestal, • Comisión de
de punta a industria, etc. Lo voluntariado
los interesante de
empresario esta comisión es El
s. que se encargue voluntariad
de presentar lo o estará
Para llevar más valioso de formado
a cabo su región o país por es-
dichas en el tema tudiantes
presentacio cultural, y de de carreras
- nes la esta forma afines a los
comisión promover la objeti- vos
debe identidad de uno de la feria,
2
4
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2
1
2
6
Es importante contar con un banco • Comisión de promoción y
de información de todas las publicidad
personas que participarán, y
Tiene como objetivo motivar e
delegar a un responsable por cada
incen- tivar la participación de la
grupo de voluntarios para la
mayor can- tidad de empresas
ejecución de las actividades.
vendedoras y com- pradoras, y la
presencia del público en general.
• Comisión de gastronomía
Para ello esta comisión debe
El servicio de alimentación dentro contemplar todos los medios
del recinto ferial es muy publicita- rios, tanto televisivos,
importante. Esta comisión tiene prensa, impresos y auditivos.
como responsabilidad ofrecer a los
participantes un lugar cercano que El éxito de la feria se deberá a la
ofrezca alimentos, ubicado dentro calidad, eficiencia y eficacia de
de las instalaciones donde se esta comisión; es muy importante
realiza el evento. Además, puede promover la feria para lograr la
ofrecer comidas típicas de la mayor participación tanto de la
región a todo el público. oferta como de la demanda. La
promoción se debe planificar y
La comisión puede invitar a una ejecutar al momento de haber
empresa especializada en este sido aprobado el plan de trabajo y
servicio o bien a diversas micro, contar con los recursos financieros
pequeñas o medianas empresas necesarios.
de la comunidad, de esta forma
también se generan ingresos para Los medios eficaces de
estos empresarios, que podrán publicidad y promoción
ofrecer comida en lugares dependerán del área geográfica a
destinados por la comisión. la que se dirigirá. En la siguiente
tabla se muestra lo que la
comisión podría hacer en este
rubro:
2
1
• Afiches • Creación de una página de
• Trifoliares Internet.
• Invitaciones vía fax, e-mail o personales • Información promocional en
• Anuncios en los periódicos forma electrónica para enviar a
nacionales de mayor importancia los participantes vía correo
• Spots en medios televisivos electrónico.
• Creación de una página de Internet • Anuncios en los boletines
• Información promocional en forma electrónicos que promueven
electrónica para enviar a los las agremiaciones o
participantes asociaciones de productores.
• Anuncios en revistas o boletines de
gremiales o asociaciones que
promueven al o los sectores
2
8
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
2
Manual para organizadores de
• Comisión de B. lA
seguimiento y PlANIFICACIÓN
planificación de próxima
feria La planificación servirá para
establecer me- tódicamente todo lo
Esta comisión es importante para que se desea lograr en el evento. A
ga- rantizar que la herramienta continuación se presentan:
feria sea sostenible como 1. Los aspectos que hay que
herramienta de apo- yo a la considerar al momento de definir la
comercialización y se vuelva un realización de una feria, y 2. Cómo
instrumento de utilidad realizar un perfil del pro- yecto
permanente, en función a ello se “Feria”.
recomienda nombrar a las
personas encargadas de iniciar el 1. Criterios de una
proceso de la siguiente feria feria
buscando el mejoramiento La identificación de los siguientes
continuo. criterios son de utilidad para el comité
organizador, ya que son importantes
al momento de pla-
nificar el
evento.
2
Nombre específico que identifique claramente al sector/sectores para el
Nombre de la Feria
cual es organizada.
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
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Manual para organizadores de
2.3
Justificación ¿Qué se va a lograr?
2
Para poder definir los
objetivos de una forma
adecuada, observe el
siguiente cuadro:
Se realiza
Objetivo general el
objetivo
superior
Alcanzamos
los
Objetivos objetivos
específicos específicos
…
Si se logran
los
resultados…
Resultados Se logran
los
resultados
Actividades
Se implementan
las actividades
2
2.5 uno de los objetivos y resultados
Resultados
propues- tos. Además, permiten
identificar los costos que se tendrán
Los resultados deben especificar lo
previo, durante y después de la feria.
que se logrará al término de la feria.
Para definir de una forma más eficaz
Estos resulta- dos deben describirse
y eficiente las actividades debe pen-
en forma cualitativa y cuantitativa.
sar en una actividad macro y luego en
Los resultados es la afirma- ción de
las específicas que le ayudarán a
los objetivos. Para poder describir- los
llevar a feliz término sus objetivos.
deben preguntarse:
MATRIZ DE PlAN DE
ACCIÓN Comisión:
Montaje de Stands
FECHA
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD RESPONSABlE
E F M A M J
1.1 Elaborar
un inventario X
de los
participantes.
1
1.2
1. Invitar a Seleccionar a X
las las empresas
empresas participantes.
participante 1.3 Elaborar
X
s las
invitaciones.
2
2.7 Plan de se indican los meses con los que
trabajo cuenta para la ejecución de las
actividades; cada mes está dividido
El cronograma de actividades es en semanas para ser más específicos.
el que nos indica el plazo y el tiempo Para cada actividad se deben marcar
de ejecución de las diferentes los cuadritos que corresponden al
actividades. Este cronograma puede tiempo adecuado.
ser elaborado por cada comisión de
trabajo y un cronograma general que 2.8
incluya todas las comisiones de Presupuesto
trabajo. El cronograma sirve para que
los responsables tengan presente el La definición del presupuesto está
tiempo de realización de las tareas
estre- chamente ligada con la
encomendadas, también sirve para
identificación de las diferentes
llevar el control y el monitoreo de los
actividades que realizará cada
coordinadores y comité organizador.
Se debe tomar en cuenta las fechas comisión. El presupuesto debe ser lo
planificadas, ya que si no se cumple más real posible. Contar con un
con el plazo estipulado atrasaría el presupues- to general de la feria y con
proceso. Algunas veces es necesario un presupuesto por comisión, es lo
identificar una fecha exacta, ideal, pues permite in- cluir los gastos
indicando el día y mes.
de forma más detallada. A
continuación se presenta un detalle
En la primera columna, se debe
de un presupuesto general, que refleja
describir las actividades o
las activi- dades y costos específicos
subactividades de cada comisión; y
en las siguientes columnas, para cada co- misión:
Comisión: Stands
Fech
Actividades a 4
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes Mes 5 Mes 6
PRESUPUESTO GENERAl (estimado por comisión)
COMISIÓN ACTIVIDAD / GASTO MONTO ESTIMADO
Promoción • Afiche
• Trifoliares, bifoliares
• Publicación prensa
• Mantas publicitarias
• Espacios en radio
• Teléfono, fax, e-mail
• viáticos
• Combustible
Protocolo • Información
• Señalización dentro y fuera feria
• Inauguración y clausura
• Premiación
• Recepciones
• Capacitación
• Papelería (invitaciones, gafetes)
• Playeras para voluntarios
• Alimentos y hospedaje para
personas invitadas
• Primeros auxilios
Estos recursos
pueden lograrse
con el apoyo de
las
municipalidades,
institucio- nes
gubernamentales,
organizaciones
no gubernamentales, cooperación impresoras, fax, uso de Internet,
inter- nacional y empresa privada. línea telefónica, software de
ruedas, elabora- ción de catálogos.
La gestión de estos recursos está a
cargo de la comisión de mercadeo 3. Recursos humanos. Este tipo
y finanzas. de re- curso responde a la
necesidad de con- tar con el
Dentro de estos recursos se debe personal apropiado para la
de considerar los gastos de todas realización de la feria. Dentro de
las comi- siones que se utilizaran, éste se encuentran un
y que incluyen recursos, técnicos y coordinador gene- ral,
humanos. coordinadores de las diferentes
comisiones, equipo de trabajo y
2. Recursos técnicos. Responden a vo- luntarios. Además, se debe
la necesidad de contar con el contar con profesionales que
equipo téc- nico necesario para estén relacionados con el
hacer los contactos y promover la desarrollo del sector que se va a
participación. Dentro de éstos se promover, quienes podrán aportar
encuentran: computadoras, sus conocimientos de forma
voluntaria o contratada por
alguna institución.
6
cinto ferial, representa el Esta
utilizando sector 5. Al finalizar se actividad
el espacio productivo), debe terminar tiene que
más ade- más, en un ambiente ver con la
adecuado deben ubicarse en el que las formación
para a los autoridades, de los
realizarlo. patrocinado- res participantes y empresarios
que han dado el organizadores en temas
2. Se debe mayor aporte puedan de
contar con para su establecer un relevancia
una mesa realización y el tipo de para el
principal en coordinador comunicación. desarrollo
la que general de la Lo sugerido en de la
estarán las feria. este caso es un cadena
personalida coctel o cena, productiva.
des más 3. Elaborar el esto dependerá
importante programa más de los costos
s, como: adecuado, no que esto
autoridade debe ser muy implique para
s locales, extenso en su los
regionales discurso. Dentro organizadores.
o del país del programa se
anfitrión debe considerar B.
(alcaldes, un acto cultural ACTIVIDADE
gobernador de relevancia S DE
PROMOCIÓN
es, para la región o
ministro país.
Durante la
que
realización de la
4. A parte del acto feria es necesa- rio
protocolario, se realizar diferentes
debe cor- tar la actividades que
cinta que indica pro- muevan el
que el recinto
desarrollo local.
ferial es abierto
Entre las pro-
al público;
puestas de eventos
posteriormente,
se hace el paralelos se tienen:
recorrido 1. Conferencias
visitando los o foros
stands. magistrales.
6
2. Premio a la excelencia de la de hacer negocios e incrementar la
micro y pequeña empresa. Es com- pra de productos y/o
importante dar un premio a los servicios, la nue- va tendencia
empresarios que han sobresalido marca la organización de RUEDAS
por la innovación, creati- vidad y DE NEGOCIOS, la cual es un
calidad de producción, buena mecanismo efectivo para promover
atención al cliente, contribución con- tactos entre empresarios.
a la creación de fuentes de
empleo, espíritu empresarial o C. MONITOREO DE lAS ACTIVIDADES
apoyo al crecimiento en la
economía local. Es un 1. lista de Chequeo (Check list)
reconocimien- to público de la
labor empresarial que realiza el
El comité organizador debe
productor de la micro, peque- ña o
reunirse diariamente durante los
mediana empresa y/o instancias
días de la feria para trabajar con
de apoyo al desarrollo
base en una lista de chequeo, ésta
empresarial.
debe incluir todas las actividades
por comisión y verificar el
3. Ruedas de Negocios. cumplimiento de las mismas. Para
Usualmente las ferias tienen un facilitar el trabajo, cada
conjunto de eventos paralelos que coordinador puede contar con un
la hacen más interesante para cuadro similar al siguiente:
hacer enlaces más efectivos entre
la oferta y la demanda. A pesar
que las ferias han nacido con el
objetivo de unir la oferta y la
demanda con el propósito
Día: Hora:
Procedencia: Local Regional
Nacional Internacional
Edad:
Sexo: F M
Qué tipo de servicio o producto demanda:
Encontró lo que buscaba: Sí No
Cómo le pareció la feria: Excelente Buena
Regular Puede Mejorar
Aspectos positivos:
Aspectos negativos:
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de
Día: Hora:
Lugar de procedencia:
Edad: Sexo:
0
Manual para organizadores de
1
Manual para organizadores de
1
Manual para organizadores de
autoevaluación)
1
Manual para organizadores de ferias
10. sarios participantes podrán
Conclusiones
enterarse de los resultados obtenidos
11.
de la feria.
Recomendaciones
12.
Anexos D. INSTRUMENTOS PARA
EVAlUAR El
IMPACTO
La elaboración del informe tiene
como ob- jetivo ser una memoria de
La feria debe ser evaluada desde tres
labores para el comité organizador. A
ám- bitos: desde el punto de vista de
través de este do- cumento, podrán
los visi- tantes, de los participantes y
analizar los aciertos y los problemas
de los orga- nizadores. Estos puntos
que transcurrieron en ferias
anteriores; y de servir como de vista pueden ser evaluados a
Día: Hora:
Lugar de procedencia:
Edad: Sexo:
Qué tipo de servicio o producto demanda:
Encontró lo que buscaba: Sí No
Aspectos positivos:
Aspectos negativos:
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:
2
Manual para organizadores de
Día: Hora:
Lugar de procedencia:
Edad: Sexo:
Qué tipo de servicio o producto ofrece:
vendió la cantidad esperada: Sí No
Cuántos negocios realizó:
Mencione cuánto vendió durante su permanencia
en la feria:
volvería a participar en una feria: Sí No
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Desarrollo Empresarial.
Manual para organizadores de ferias
Anexo 01
Herramienta
Rueda de Negocios
Manual para organizadores de ferias
Anexo 01
Herramienta Rueda de Negocios
1. ¿Qué es una Rueda de las mismas, son muy satisfactorios.
Negocios?
Por otra parte, las ruedas se han
constituido en un mecanismo de
La Rueda de Negocios es un capacitación empresarial valioso para
mecanismo simple de reuniones esa porción de la estructura
planificadas, que de forma directa, productiva de los países integrantes
creando un ambiente pro- picio para de los nuevos bloques económicos.
negociaciones, promueve los
contactos entre empresarios, Al realizar una Rueda de Negocios
instituciones y organizaciones que dentro del marco de una feria, se
desean entrevistar- se para realizar necesita integrar una comisión
negocios, desarrollar rela- ciones específica, que deberá tener bajo su
asociativas o alianzas estratégicas. responsabilidad que los resultados de
la rueda sean lo más positivo posible.
La experiencia obtenida hasta el Las Ruedas de Negocios, se
momento, permite considerar a este convierten en una actividad central
tipo de reuniones como un de la feria. Es en este escenario, en el
instrumento útil para la inserción de que se llevan adelante una serie de
las pequeñas y medianas empresas en encuentros entre los empresarios
la dinámica de integración comercial. oferentes y demandantes, con el fin
de ce- rrar un negocio o iniciar el
Los resultados logrados en las ruedas contacto.
rea- lizadas a la fecha, tanto en lo
referente a contactos establecidos Beneficios de los participantes en las
entre las empresas, como los Rue- das de Negocios
negocios encaminados a partir de
6
Manual para organizadores de
tem servicios
ática de
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a un rial,
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servi
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fina
ncie
ros y
de
Manual para organizadores de ferias
multisectoriales. Este tipo de ruedas puede traer competencia entre los
pueden planificarse en 10 meses, de partici- pantes. Es importante definir
igual manera se realiza un monitoreo la duración de la rueda según se
posterior a la eje- cución de la misma haya definido ya sea nacional o
en un tiempo promedio de 6-12 internacional, si es nacional la Rueda
meses para demostrar la eficacia de de Negocios, puede realizarse en un
la misma en cuanto a negocios día y si es internacional se aconseja
realizados. que se realice en un día y medio.
TIP
TIP
0
Manual para organizadores de
ferias
2.2 La elaboración de un cuenta en la elaboración del
presupuesto
presupuesto, ver anexo 1: Ejemplo de
presupuesto.
El presupuesto de la rueda es la
guía, para llevarla a cabo, es
Es de mucha importancia tener un
necesario tener en cuenta dos rubros
flujo de caja elaborado para evitar
básicos: Los egresos e ingresos, de
que se quede sin liquidez la
acuerdo al perfil de la rueda. Así
organización ejecutora.
mismo es importante poner todos los
ingresos y colocar si éstos fueron
2.3 Establecer el costo de
hechos en especie o efectivo. Cuando
inscripción y la meta de
se está ela- borando el presupuesto
inscritos
se debe decidir el número de
participantes que se proyecta tener y
Esta decisión se debe tomar en
el precio que se cobrará por parti-
reunión con todos los organizadores
cipar en la Rueda de Negocios, el
del evento. Se debe tener claro que
mismo dependerá de los beneficios
el costo de ins- cripción será reflejado
adicionales para los participantes y
como una entrada significativa al
de los costos de la rueda.
presupuesto de la Rueda de Negocios.
Para que esta entrada de dine- ro se
Se debe establecer convenios con las
refleje, se debe trazar una meta de
ins- tituciones patrocinadoras y se
inscritos que se tiene que lograr y
debe espe- cificar muy bien el aporte
llegar a sobrepasar. Esta parte es
y el rol que le corresponde a cada
muy importante, aquí entran a
uno de los patrocina- dores, este es
trabajar las captadoras de
especialmente en el presu- puesto.
empresarios (as) participantes en la
Para conocer los rubros a tomar en
Rue- da de Negocios, como vamos a
ver más adelante.
TIP
1
Manual para organizadores de ferias
2.4 La Ficha de de la rueda, tener iniciativa
Inscripción
y buenas relaciones
personales para que el
La ficha de inscripción es el
trabajo en equipo se
documento que registra e inscribe al
facilite. En este punto,
empresario al evento. Por lo tanto la
resulta impor-
ficha de inscripción tiene que estar
elaborada de tal forma que la
empresa al inscribirse no olvide
poner ningún detalle de la misma.
Esta parte es esencial para lograr una
Rueda de Nego- cios exitosa. Si el
empresario llena bien su ficha de
inscripción colocando todas las
características de sus ofertas o bien
sea demandas, al realizar el
matchmaking no habrá ningún
problema, pues sabemos lo que el
empresario (a) está vendiendo o
demandando en realidad. Todos los
datos de la empresa se colocan en el
catálogo para que los busquen
antes, durante y después del
evento.
2
Manual para organizadores de
ferias
dicidad con que se realizan las organizador, sobre los avances en su gestión. A
ruedas, es conveniente que se
grandes rasgos estas son las tareas que conlleva
definan plazos límites para cada
organizar y coordinar el evento.
actividad, ya que el tiempo es el
que las dimensiona.
ferias
y que hayan tomado derecho distinguirlos de los empresarios. Además es
internacional. En cuanto a la
bueno entrevistarlos después de la Rueda de
personalidad deben ser jóve- nes
Negocios, pues ellos vivieron más de
extrovertidos, que conozcan el tema y
lo dominen y que además sepan
negociar, es importante que sepan
otro idioma, esto puede ayudar si
hacen falta traductores.
B) Folleto de participen.
promoción:
Tiene que incluir un programa
preliminar de la rueda, lugar,
entidades organizadoras y
auspiciantes, contacto para
información, las actividades, temas,
servicios adicionales (tarifas
especiales en hoteles y líneas aé-
reas) y los sectores y países
participantes, así como la ficha de
inscripción, fecha tope de inscripción
y tarifa. Es de vital importan- cia que
inicialmente se incluyan referencias
turísticas o sitios de interés de la
localidad para los empresarios,
aunque esto se inten- sifica en la
comunicación que se mantiene con el
participante al ya estar inscrito. Esto
se puede reforzar con la elaboración
de un portal específico de la feria que
contenga la información general,
inscripción, guía turís- tica del país
sede y que incluya cuáles son los
participantes inscritos según lo vayan
haciendo.
TIP
C) Captación de los participantes extran- partir para buscar las con- trapartes a
6
Manual para organizadores de
ferias
Para ello se sugiere contratar a evento puede captar y efectuar inscripciones.
activadores de negocios, además de
enviar a las enti- dades empresariales
una síntesis con las ofertas y
demandas de los empresarios
extranjeros o de otras regiones
(clasificadas sectorialmente), realizar
campañas de pren- sa y publicidad,
etc.
2. -
2. Oferta disponible 2. Demanda estimada inversionista
-
comercial
3. Solicitud: proveedor
3. Normas que exige 3. Normas preferenciales
de servicios
(especializados)
4. Comprador: Mercado en
4. Sistemas de 4. En qué moneda
el que opera (país o
calidad quiere invertir
países)
implementados.
5. Información
financiera sobre
negociación.
-
6. vendedor: Mercado
de interés para sus
productos (país)
Manual para organizadores de
ferias
3.2 La captación de
oferentes y Si la Rueda de Negocios se llevara a cabo con
demandantes una Rueda virtual: Cada participante al
3.3 La inscripción de
participantes en el portal
inscribirse entregará su dar esto es la persona que administra
ficha de empresa llena. el software. Se puede dar el caso de
Estos datos se suben al que no se utilice un portal en la
portal y así mismo el Rueda de Nego- cios, lo anterior fue
participante tiene derecho mencionado por sí se da el caso.
a co- locar fotografías y
especificaciones de los 3.4 La capacitación de
Cuadro No.
1
Fase I: Organización de una Rueda de
Negocios
Fase I: Arranque
Búsqueda
de
patrocinio Impresión del
material
promocional
Inscripción
60
Manual para organizadores de
ferias
Cuadro No.
2
Fase II: Actividades Pre-
Rueda
Fase II:
Inscripción A Contactos
Prensa, Radio,
Tv
Promoción
Contactos con
instituciones
(gremiales, ONG,
etc.)
• Coordinador
• Capacitación
Activadores/a Equipo de
Computación Inscripción
s de Ingreso de fichas
catálogo
de de
Primer
contrapartes Proceso de empresas
Análisis de los inscripción
Inscripción sectores (empresas
dinámicas a captar
para 1er catálogo) Equipo
de
Equipo Orientación del Promotore
de Equipo de s
Coordinació Promotores
n
Administració
n Informes al Comité de
Dirección • Sectores
• Rutas
• Metas/
Organización • Administración Incentivos
del evento pagos
mismo • Actualización • Distribución a empresas
presupuest inscritas junto con
o información
Seguimiento
Paquetes turísticos
Otros Elaboración sectorial
Boletín • Sirve como instrumento
Sectorial de promoción
Cuadro No.
3
Fase III: Actividades de Preparación de una Rueda de
Negocios
Administració
n • Administración
Equipo
pagos
de
• Actualización
Coordinació presupuesto
n Organización
del evento
mismo
• Infraestructura Rueda
• Capacitación
equipo edecanes
Otros
Evento
Motivación
Empresario
s
61
Manual para organizadores de ferias
Cuadro No.
4
Fase IV: Actividades en la Ejecución de una Rueda de
Negocios
citas Equipo
Participantes de
Rueda Día
Equipo atienden sus Computació
de Informe de citas n
1
Computación
Participantes Evaluación
llenan ficha
2
de
evaluación Generación de Participantes Ingreso del sistema
horario de citas, 2o. llenan ficha
Ingreso al Día de
Participantes Sistema evaluación
llenan solicitud
de entrevistas, 2o Informe de
Día Evaluación 2o.
Día
62