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GESTÃO DO TEMPO

MARCO P. DA VINHA

RITA COUCEIRO MENDES SIMÕES

Aluno Nº 21120724

RESUMO: Este trabalho tem por objectivo dar a conhecer alguns dos mitos mais
comuns que contribuem para uma má gestão do tempo bem como de factos reais. Um
pequeno questionário de auto-avaliação indicará ao leitor se necessita de ajuda
relativamente à Gestão do Tempo.
Para uma correcta Gestão do Tempo é necessário conhecer os obstáculos que se nos
deparam e as estratégias aconselhadas para os ultrapassar.
Palavras-chave: Gestão do Tempo, Procrastinação, Delegação, Perfeccionismo.

INSTITUT0 POLITÉCNICO DE COIMBRA


INSTITUTO SUPERIOR DE ENGENHARIA DE COIMBRA

DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA CIVIL

MAIO DE 2007

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ÍNDICE
1. CONCEITO DE GESTÃO DO TEMPO............................................................. 4
2. MITOS................................................................................................................. 4
2.1 Mito 1 – A vida é completamente controlada por acontecimentos externos... 4
2.2 Mito 2 - Deve-se corresponder às expectativas das outras pessoas................. 4
2.3 Mito 3 - Não se deve ter limites....................................................................... 4
3. OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO......................................................... 5
3.1 Desorganização............................................................................................... 5
3.2 Depressão e ansiedade..................................................................................... 6
3.3 Dificuldade de delegação................................................................................. 6
3.4 Distracção........................................................................................................ 6
3.5 Fadiga............................................................................................................... 6
3.6 Inflexibilidade.................................................................................................. 6
3.7 Não definição de objectivo/metas nem de prioridades................................... 6
3.8 Perfeccionismo................................................................................................. 6
3.9 Procrastinação.................................................................................................. 6
3.10 Receio do insucesso....................................................................................... 6
4. ESTRATÉGIAS DA GESTÃO DO TEMPO...................................................... 7
4.1 Identificar e reduzir os distractores.................................................................. 7
4.2 Saber delegar tarefas........................................................................................ 7
4.3 Vencer a fadiga................................................................................................ 7
4.4 Estabelecer objectivos e definir prioridades.................................................... 7
4.5 Estabelecer horários semanais e diários........................................................... 7
4.6 Rever sistematicamente os horários para fazer ajustes, caso necessário......... 7
4.7 Usar os ritmos biológicos a favor.................................................................... 7
4.8 Optimizar o ambiente de trabalho.................................................................... 7
4.9 Dizer “não” a interrupções/saber gerir os outros.............................................. 7
4.10 Não desperdiçar o seu tempo nem o dos outros............................................. 7
4.11 Definir uma rotina.......................................................................................... 7
4.12 Não levar trabalho para casa.......................................................................... 8
4.13 Vencer a procrastinação................................................................................. 8
4.14 As reuniões deverão ser curtas, eficazes e preparadas................................... 8
4.15 Evitar o perfeccionismo.................................................................................. 8
4.16 Ser flexível..................................................................................................... 8
5.CONCLUSÃO....................................................................................................... 8
6. BIBLIOGRAFIA.................................................................................................. 9

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1. CONCEITO DE GESTÃO DO TEMPO
Gestão do Tempo é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la [1] e evitar perdas
de tempo. [2]
Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais importante, definir
objectivos e estabelecer prioridades.
Uma boa gestão do tempo implica uma correcta organização pessoal e uma constante
monitorização das tarefas e do tempo necessário a cada uma delas.
A falta de tempo é muitas vezes uma desculpa para esconder a indecisão e a falta de
capacidade de reagir aos acontecimentos. [3]
Perde-se tempo na vida porque não se tem consciência do que é verdadeiramente
importante. [4]
Muitas pessoas convencem-se que o segredo da felicidade está em conseguir mais
tempo livre. No entanto, mais tempo livre não significa necessariamente mais felicidade
pois tudo depende do que se faz com esse tempo.

2. MITOS
Na análise da gestão do tempo dever-se-á ter em conta alguns dos mitos mais comuns
que contribuem para uma má gestão.

2.1 Mito 1 – A vida é completamente controlada por acontecimentos


externos.

Facto: Consegue-se ter algum controlo sobre muitos aspectos da vida, mas apenas a
própria pessoa é responsável por dar início a esse controlo. É necessário aprender a
reconhecer o que não se consegue controlar antes de fazer escolhas. Antecipando o
futuro e esclarecendo as exigências exteriores a enfrentar é mais fácil determinar o que
pode ser feito e com que limite de tempo, apesar das exigências.

2.2 Mito 2 – Deve-se corresponder às expectativas das outras pessoas.

Facto: As necessidades e exigências dos outros podem ser desadequadas para


determinada pessoa e estilo de vida, podem estar mal programadas em termos de tempo,
podem ser altamente questionáveis ou simplesmente incapazes de serem mantidas,
podem ter prioridades diferentes. Ao tentar corresponder às expectativas dos outros a
pessoa pode modificar-se a si própria e às suas necessidades. Primeiro é necessário estar
consciente das próprias necessidades, só depois se deve tomar em consideração o que os
outros esperam.

2.3 Mito 3 – Não se deve ter limites.

Facto: Todas as pessoas têm limites, mas a incapacidade de o reconhecer pode fazer
com que alguém se torne um perfeccionista. Os perfeccionistas são especialistas em
adiar porque a perfeição que eles exigem é impossível de alcançar. Por exemplo, para
eles, nenhum trabalho realizado será alguma vez perfeito em todos os sentidos. A
consequência de entregar um trabalho imperfeito pode ser pequena: ansiedade, mas as

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consequências a longo prazo causada pelo adiamento, como perdas académicas ou de
carreira, dúvidas pessoais são normalmente mais devastadoras.

3. OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO


Existem diversos obstáculos à gestão do tempo que têm de ser superados. Apresenta-se
um questionário de auto-avaliação da necessidade de ajuda ou não, com a organização e
gestão de tempo:

Figura 1: Questionário de auto-avaliação, retirada de


http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais2_ficheiros/Page591.html

3.1 Desorganização
Um local de trabalho arrumado é um local de trabalho eficiente.[5] As principais
exigências para a organização são: menos papel, lidar com os papéis de uma forma
eficiente e eficaz e ter o local de trabalho arrumado.
Muitos dos papéis guardados são desnecessários. O truque para se livrar deles é
observá-los cuidadosamente e escolher entre tratar do assunto, transferi-lo, arquivá-lo
ou deitá-lo fora.
Além dos papéis com que se está a trabalhar, na secretária deverá estar apenas o
indispensável: monitor, teclado, rato, telefone e material de escrita em uso. Todos os
outros objectos deverão ser arrumados em gavetas ou prateleiras.

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3.2 Depressão e ansiedade

3.3 Dificuldade de delegação

3.4 Distracção

As distracções podem ser internas e externas. As internas têm por base a preocupação
exagerada e o sonhar acordado e as externas têm por base os barulhos intensos, a
desarrumação a desordem do material, a televisão a internet, o frio, etc.

3.5 Fadiga

A qualidade ambiental dos espaços interiores dos edifícios poderá originar a fadiga.

3.6 Inflexibilidade
Surge inflexibilidade quando um problema inesperado perturba o calendário
cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver esse problema.

3.7 Não definição de objectivos/metas nem de prioridades

3.8 Perfeccionismo
O perfeccionismo é um obstáculo à gestão do tempo porque existem pessoas que
estabelecem objectivos pouco realistas. Há o receio de não desempenhar uma tarefa tão
bem com o desejado.
Alguns viciados no trabalho são perfeccionistas: não são capazes de largar uma tarefa
enquanto não estiver tudo perfeito. [6]

3.9 Procrastinação
Procrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer, sentindo-se
simultaneamente culpado pelo adiamento, havendo também uma incorrecta ordenação
de prioridades, colocando em 1º lugar aquela de menor importância.
Quando a procrastinação surge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo.
A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato mas a médio ou longo prazo
conduz a uma baixa sensação de auto-eficácia, sentimentos de culpa, inadequação,
depressão e ansiedade.
Entre um conflito entre “dever” e “querer”, o procrastinador faz aquilo que quer fazer
em vez do que devia fazer. [5]

3.10 Receio do insucesso

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4. ESTRATÉGIAS DA GESTÃO DO TEMPO
4.1 Identificar e reduzir os distractores

Para atenuar os distractores poder-se-á desligar o telemóvel e o e-mail em determinados


períodos do dia.

4.2 Saber delegar tarefas

Além de se ficar com mais tempo, há menos preocupações com as questões


operacionais.

4.3 Vencer a fadiga

Para vencer a fadiga é necessário beber água suficiente, dormir bem e fazer exercício.

4.4 Estabelecer objectivos e definir prioridades


Para definir prioridades é necessário analisar o tempo disponível e como é utilizado.
Também é necessário saber o que a pessoa considera mais importante: o trabalho, os
amigos ou a família, bem como distinguir a importância das tarefas. Tem de se
distinguir o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante.

4.5 Estabelecer horários semanais e diários

4.6 Rever sistematicamente os horários para fazer ajustes, caso necessário

4.7 Usar os ritmos biológicos a favor

4.8 Optimizar o ambiente de trabalho

4.9 Dizer “não” a interrupções/saber gerir os outros

É necessário saber dizer “não” às solicitações que não parecem razoáveis seja por não se
ter tempo, seja porque a solicitação não se enquadra na visão ética pessoal.
Gerir os outros é necessário para controlo e minimização das interrupções. Também é
necessário saber dizer “não” com amabilidade.

4.10 Não desperdiçar o seu tempo nem o dos outros

A desarrumação em casa e no trabalho, o uso de telemóveis e de e-mail e reuniões


sucessivas são consideradas fontes de desperdício de tempo. É necessário respeitar o
espaço e o tempo dos outros.

4.11 Definir uma rotina

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4.12 Não levar trabalho para casa

Quando se leva trabalho para casa é necessário perguntar se o trabalho fica bem feito, se
a família vai beneficiar ou se o bem-estar dessa pessoa aumenta. Em princípio, não.

4.13 Vencer a procrastinação

Para vencer a procrastinação ajuda deixar sempre alguma coisa já começada para se
fazer um pouco de cada vez, ou seja, continuar o que já está iniciado.

4.14 As reuniões deverão ser curtas, eficazes e preparadas

4.15 Evitar o perfeccionismo

4.16 Ser flexível

Quando um problema inesperado perturba um calendário cuidadosamente organizado,


deve-se lidar com esse problema de imediato e fazer-se a reavaliação do calendário.
Se à medida que se avança para o objectivo final se descobrir outra área essencial a
tomar em consideração, esta deve ser aceite e o plano deve ser redefinido.

5. CONCLUSÃO
Para gerir o tempo da melhor maneira é necessário identificar as prioridades de cada um
e depois é necessário avaliar essa lista de tarefas:
A) Importante e urgente – a realizar imediatamente
B) Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias
C) Menos importante mas urgente – a realizar nos próximos dias, sem ser
necessário a pessoa estar no seu melhor
D) Menos importante e menos urgente – a realizar quando a pessoa achar melhor
E) Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se delegar ou
então verificar se o assunto não é para esquecer
Para a saúde física e mental convém não esquecer o exercício físico, que ajuda a libertar
a adrenalina acumulada durante o dia, uma alimentação saudável e prevenir o stress,
pois se a gestão do tempo for muito rígida e inflexível pode ocasionar stress.

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6. BIBLIOGRAFIA

[1] Bird, P. – Gestão do Tempo. 1998, 201 p.

[2] Soares J. G.., “A gestão do tempo: Quem manda em quem?”, Dirigir Mai.Jun 00 n.º
67, IEFP.

[3] Menezes T. C., “Quem tem tempo para pensar”, Executive Digest Ano 6 n.º 67, pp.
64.

[4] Kirschner C. C. et al, “Quem tem tempo para pensar”, Executive Digest Ano 6 n.º
67, pp. 68.

[5] http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais4.html

[6] Deco Proteste; Tempo para tudo/Organização e gestão pessoal pp. 34.

http://executivos.online.pt/organizados/o32.htm (31/05/2007)

http://expressoemprego.clix.pt/scripts/indexpage.asp?headingID=2190 (31/05/2007)

http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/GT.pdf (31/05/2007)

http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais2.html (31/05/2007)

http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais3.html (31/05/2007)

http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais4.html (31/05/2007)

http://www.couns.uiuc.edu/brochures/time.htm (31/05/2007)

http://www.fc.ul.pt/gapsi/Procrastinacao.pdf (31/05/2007)

http://www.readygo-br.com/FAD-Demos/GesTempo/int01/02int01z.htm (31/05/2007)