Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje Iii

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP
MANUAL DEL
ALUMNO
SOFTWARE SAP
ERP
UNIDAD DE APRENDIZAJE III
Módulo Logística
1
Material elaborado en el Área Administración y Negocios de la Vicerrectoría

Académica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de
INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernández.
Esta publicación fue elaborada por Universidad Tecnológica de Chile INACAP en el año 2014.
Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización del autor.
Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educación Superior de INACAP, con fines estrictamente
académicos y no comerciales.
MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnológica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative
Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.
2
Contenido
UNIDAD DE APRENDIZAJE III ....................................................................................................................... 6
I. ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS ..............................................................................................................7
Organización de compras - Grupo de compras ...............................................................................10
Organización de compras para un centro específico ......................................................................12
Una organización de compra para varios centros ...........................................................................13
Una organización de compras para varias sociedades ....................................................................14
II. UNIDADES ORGANIZACIONALES Y DATOS MAESTROS ........................................................................15
Organización de ventas ...................................................................................................................15
Canales de distribución ...................................................................................................................16
Sector 17
Área de ventas .................................................................................................................................18
Puesto de expedición ......................................................................................................................19
Datos maestros de materiales .........................................................................................................20
Datos maestros según los niveles de la organización ......................................................................21
Organización de los datos en el mantenimiento del maestro de materiales ..................................23
Datos maestros de proveedores .....................................................................................................24
Datos maestros de clientes .............................................................................................................25
EJERCICIOS PRACTICOS N°1 TERCERA UNIDAD .......................................................................................... 26
Módulo Logística ...................................................................................................................................... 26
EJERCICIO 1: Crear un proveedor con sus datos generales, datos para contabilidad y datos para
compras. ..........................................................................................................................................27
EJERCICIO 2: Crear datos maestros de materiales, para la comercialización de bienes. .........................34
EJERCICIO 3: Crear datos maestros de un cliente ....................................................................................47
EJERCICIO 4: Crear una persona de contacto en el cliente recién creado. ..............................................56
EJERCICIO 5: Modificar los datos de un cliente ........................................................................................60
EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un cliente ................................................................................64
EJERCICIO 1: Modificar datos maestros de un material ...........................................................................67
UNIDAD DE APRENDIZAJE III ..................................................................................................................... 73
I. GESTIÓN DE LA CADENA LOGÍSTICA .....................................................................................................74
II. GESTIÓN DE COMPRAS ........................................................................................................................76
Resumen del proceso de aprovisionamiento ..................................................................................77
Determinación de necesidades .......................................................................................................77
Determinación de fuente ................................................................................................................78
Selección de proveedor y comparación de ofertas .........................................................................78
Creación de pedidos ........................................................................................................................78
Seguimiento de pedidos ..................................................................................................................79
Entrada de mercancías y gestión de stocks .....................................................................................79
Verificación de factura.....................................................................................................................79
Solicitud de pedido ..........................................................................................................................79
Determinación de fuente de aprovisionamiento ............................................................................80
Cotización del proveedor.................................................................................................................80
Evaluación de proveedores .............................................................................................................81
Pedido de compra ...........................................................................................................................82
3
Entrada de mercancías ....................................................................................................................86

Verificación de facturas ...................................................................................................................89
Documentos de compras .................................................................................................................91
III. REPORTES ............................................................................................................................................93
Valores de compra ...........................................................................................................................93
Documentos de compras .................................................................................................................95
EJERCICIO 1: Crear un pedido de compra ................................................................................................98
EJERCICIO 2: Crear una entrada de mercaderías por pedido de compra ............................................. 102
EJERCICIO 3: Verificar factura logística ................................................................................................. 106
EJERCICIO 4: Crear o ampliar un producto que ya existe para una nueva sociedad ............................. 109
EJERCICIO 5: Generar stock de un producto sin documentos de compras relacionados. .................... 121
EJERCICIOS PRACTICOS N°4 TERCERA UNIDAD ........................................................................................ 128
Módulo Logística .................................................................................................................................... 128
EJERCICIO 1: Visualizar pedido de compra ............................................................................................ 129
EJERCICIO 2: Visualizar un Documento de Material y su Documento Financiero asociado ................. 130
EJERCICIO 3: Visualizar factura logística ............................................................................................... 133
EJERCICIO 4: Visualizar historial del pedido .......................................................................................... 135
UNIDAD DE APRENDIZAJE III ................................................................................................................... 137
I. GESTIÓN DE VENTAS .......................................................................................................................... 138
Resumen del proceso de pedido de cliente ................................................................................. 139
Actividades preventa .................................................................................................................... 139
Creación de pedido de cliente y verificación de disponibilidad ................................................... 139
Entrega y salida de mercancías .................................................................................................... 140
Facturación ................................................................................................................................... 140
II. PRE-VENTAS ...................................................................................................................................... 141
Pedido de ventas .......................................................................................................................... 142
Salida de mercaderías................................................................................................................... 144
Entrega ......................................................................................................................................... 144
Funciones de expedición .............................................................................................................. 145
Gama de funciones ....................................................................................................................... 146
Picking de la entrega .................................................................................................................... 147
Funciones de picking .................................................................................................................... 147
Funciones de contabilización de salida de mercancías ................................................................ 148
III. SALIDA DE MERCADERÍA .................................................................................................................. 149
IV. CREACIÓN DE ENTREGA .................................................................................................................. 149
V. DOCUMENTO DE ENTREGA .............................................................................................................. 150
VI. CONTABILIZACIÓN DE LA SALIDA DE MERCADERÍA ......................................................................... 150
VII. FACTURACIÓN ................................................................................................................................. 151
Facturación y Gestión financiera .................................................................................................. 153
VIII. FLUJO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................... 154
EJERCICIOS PRACTICOS N°5 TERCERA UNIDAD ........................................................................................ 156
Módulo Logística .................................................................................................................................... 156
EJERCICIO 1: Visualizar registro maestro de clientes ............................................................................ 157
EJERCICIO 2: Crear una pedido de venta .............................................................................................. 161
EJERCICIO 3: Crear una entrega de salida para un pedido de ventas ................................................... 165
EJERCICIO 4: Realizar el Picking de las mercaderías de un pedido ....................................................... 167
EJERCICIO 5: Contabilizar salida de mercaderias .................................................................................. 169
4
EJERCICIO 6: Crear documento de facturación a cliente ...................................................................... 170

EJERCICIO 7: Revisar flujo de documentos de una transacción de ventas............................................ 173
5

Módulo Logística
Software SAP ERP

Aprendizajes esperados:
Opera módulo de logística para transacciones de compras, familiarizándose con los tipos
de documentos, procedimientos y controles de las distintas aplicaciones que ofrece el
software ERP, para dar solución creativa y eficiente a desafíos que se le presentan, en el
quehacer de su profesión.
Opera módulo de logística para la venta y distribución de productos y servicios,

trabajando colaborativamente en el seguimiento de las transacciones y los efectos de
cada paso en el proceso de negocio.
Opera módulo de logística para la planificación, fabricación y control de la producción,

dando solución creativa y colaborativa a desafíos que se le presentan, en el quehacer de
su profesión.
CRITERIOS DE EVALUACION
3.1.1. Reconoce los maestros de producto terminados y proveedores para los diversos tipos de controles de
existencias de la aplicación en el software ERP.
3.1.2. Identifica las etapas de una transacción de compra y cómo opera el software ERP, para el ingreso de
documentos comerciales.
3.2.1. Identifica la funcionalidad del entorno de ventas y distribución del sistema SAP y la estructura
organizacional de la empresa para la vinculación con clientes en la distribución de productos.
3.3.1. Identifica la creación de datos maestros en los parámetros de configuración para la fabricación y
control de la producción.
6
I. ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
7
El Centro es una unidad organizativa dentro de la logística que divide a la empresa desde
el punto de vista de la producción, adquisición y planificación de materiales.
Un Centro es definido en el sistema por medio de una clave de cuatro caracteres

alfanuméricos que es única para un mandante.
Un centro puede representar una variedad de entidades dentro de la empresa, tales

como:
• Producción
• Almacén central de despacho
• Oficina regional de ventas
• Sede corporativa
• Mantenimiento
El Almacén es una unidad organizativa que facilita la diferenciación en el tratamiento de la

existencia de materiales dentro de cada almacén de un Centro. La gestión del inventario
8
en una base cuantitativa se lleva a cabo dentro de un centro a nivel del almacén. El
inventario físico se realiza también en este nivel.
Un almacén es definido por medio de un clave de cuatro caracteres alfanuméricos que es

única para el centro.
La Organización de compras es una unidad organizativa dentro de la logística que

subdivide la empresa de acuerdo a los requerimientos de compra. La organización de
compras adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compra con los
proveedores, y es responsable por estas transacciones.
Un grupo de compras es clave para un comprador o grupo de compradores que es/son

responsables por ciertas actividades de compra. El grupo comprador es internamente
responsable por la adquisición de un material o una clase de materiales, y externamente
es usual que provean las personas de contacto para los vendedores. El grupo de compras
no está alineado con otras unidades en la estructura de la empresa.
9
La estructura de la empresa es creada por la asignación de distintos niveles de

organizaciones. Por lo tanto, un mandante puede contener varias sociedades. A su vez,
una sociedad puede contener varios centros. Sin embargo, un centro puede pertenecer
solo a una sociedad.
Varios almacenes pueden ser asignados a un mismo centro, pero un mismo almacén no
puede ser asignado a más de un centro. Los almacenes son definidos especialmente para
un centro y son por lo tanto, asignados a ese centro.
La clave de un almacén debe ser única dentro de un centro.
Dentro de un mandante, la misma clave puede ser usada por diferentes almacenes, por lo
que cuando se especifica un almacén, siempre debe especificar también el centro.
Organización de compras - Grupo de compras
10
Se puede incorporar compras en la estructura de empresa mediante la asignación de una

organización de compras a la sociedad y a centros. Esto significa que se puede tener en
cuenta si la compra se realiza en forma centralizada o descentralizada en su empresa.
Se puede tener una combinación de estas dos formas de organización.
Se puede asignar varias organizaciones de compra a una misma sociedad. Sin embargo,
una organización de compras específica solo puede pertenecer a una sociedad.
Se puede decidir no asignar una organización de compras a una sociedad. La relación se da

entre la organización de compras y los centros. En otras palabras, se puede asignar varios
centros a una organización de compras, y un centro a varias organizaciones de compra.
11
Organización de compras para un centro específico
En adquisiciones para un centro específico, una organización de compras es responsable

por las adquisiciones de materiales para un solo centro. La organización de compras es
asignada a una sola sociedad. La organización de compras es también asignada solo a un
centro de esa sociedad.
12
Una organización de compra para varios centros
Si una organización de compras adquiere bienes y servicios para varios centros

pertenecientes a una misma sociedad, se puede configurar la organización de compras
para varios centros dentro de la sociedad. De esta forma la organización de compras es
responsable por las adquisiciones de los centros asignados.
13
Una organización de compras para varias sociedades
Si desea configurar una organización de compras para varias sociedades, no se debe

asignar a alguna sociedad directamente, sino que se asigna a través de los centros
pertenecientes a distintas sociedades. Cuando se ingrese un pedido de compra, el sistema
pedirá la sociedad para la que desea adquirir el material.
14
II. UNIDADES ORGANIZACIONALES Y DATOS MAESTROS
Organización de ventas
15
La organización de ventas es un nivel organizacional en Logística, con grupos de empresa

acordando los requerimientos de venta y distribución. La organización de ventas es
responsable por la distribución de bienes y servicios. Por lo tanto, es también responsable
por la venta de productos y responsable por la satisfacción de los clientes.
Una organización de ventas es asignada únicamente a una sociedad. Más de una

organización de ventas puede ser asignada a una sociedad. Si se utiliza el módulo de
Ventas y Distribución, se necesita definir al menos una organización de ventas.
Canales de distribución
Un canal de distribución es un medio a través del cual la ventas de materiales y servicios

llegan a los clientes.
Varios canales de distribución pueden ser asignados a una organización de ventas.
16
Si usa el módulo de ventas y distribución, necesita definir al menos un canal de

distribución.
Sector
Un Sector se usa para un grupo de materiales y servicios.
Una organización de ventas puede tener varios sectores asignados y en este caso el área
de ventas es responsable de cada una de ellas.
El sistema utiliza el sector para determinar y asignar las áreas de venta para un material o
servicio.
Un Sector puede por ejemplo representar a un grupo de productos. Por lo tanto se

pueden negociar los precios con un determinado cliente, o sacar estadísticas de venta por
sector.
17
Área de ventas
Un área de ventas es una combinación de organizaciones de venta, canales de distribución

y sectores. Se define un canal de distribución y una organización de ventas que se utilizará
para vender los productos de un cierto sector.
Cada documento de venta y distribución es asignado a un área de ventas y esta asignación

no puede ser modificada.
Un área de ventas solo puede pertenecer a una sola sociedad. Esta relación es creada por
medio de asignar una Organización de ventas.
18
Puesto de expedición
El punto de embarque es responsable por la organización y ejecución de los envíos de

mercaderías.
El punto de envío puede ser una rampla de carga, una venta por mail. También puede ser
un grupo de empleados responsables por las entregas urgentes.
Se puede asignar un punto de embarque a un nivel de centro. Es un lugar físico y debería

estar cerca de un centro de entregas.
Se puede asignar también varios puntos de venta a un solo centro.
19
Datos maestros de materiales
El maestro de materiales contiene toda la información clave que una empresa necesita
para gestionar un material dentro de su organización. El maestro de materiales define,
entre otras cosas, cómo se vende, fabrica, compra, inventaría y contabiliza un producto, y
cómo se calcula su costo. La información del maestro de materiales se agrupa en vistas,
organizadas a su vez por función empresarial.
20
La integración de todos los datos sobre materiales en una sola base de datos tiene por
objeto eliminar los problemas de redundancia de datos. Todas las áreas tales como:
Compras, gestión de inventarios, planificación de materiales y verificación de facturas,
pueden usar el conjunto de datos almacenados.
El mantenimiento de los datos maestros de materiales se realiza en forma centralizada.
Datos maestros según los niveles de la organización
Algunos datos sobre materiales son válidos para todos los niveles organizacionales,
mientras que otros son válidos para ciertos niveles solamente.
Para asegurar que los datos de materiales puedan ser administrados en forma
centralizada, evitando la redundancia de datos, los datos maestros están organizados de
tal forma que se refleja la estructura de la organización.
21
 Datos a nivel de mandante
Los datos generales de material que son válidos para el conjunto de la empresa a nivel
mandante.
 Datos a nivel de centro
Todos los datos que son válidos dentro de un centro y para todos los almacenes
pertenecientes a un centro.
 Datos a nivel de almacén
Todos los datos que son válidos para un almacén en particular son guardados a nivel de
almacén.
22
Organización de los datos en el mantenimiento del maestro de materiales
Las pantallas usadas por los procesos del maestro de materiales pueden ser subdivididas
en los siguientes tipos:
 Datos principales
Son pantallas para los usuarios individuales de departamentos, tales como datos básicos,
planificación de materiales, etc.
 Datos adicionales
En estas pantallas se podrá encontrar información tal como: Unidades alternativas de

medida, descripciones corta de materiales y valores de consumo.
23
Datos maestros de proveedores
Los datos del registro maestro de proveedores están subdivididos en las siguientes
categorías:
 Datos Generales
Estos datos son válidos para un mandante. Incluyen la dirección del proveedor,
información del banco.
 Datos para contabilidad
Son mantenidos por la sociedad. Incluyen el número de cuenta de conciliación y la forma

de pago para el pago automático de transacciones.
24
 Datos para la compra
Estos datos son mantenidos por cada organización de compras. Incluye la moneda para
las órdenes de compra, y varios datos de control pertinentes al proveedor. También
puede mantener diferentes datos para un centro específico o para proveedores mas
pequeños.
Datos maestros de clientes
Los datos Maestros de Clientes están agrupados en categorías:
 Datos Generales, relevantes para ventas, distribución y contabilidad.
 Datos Área de Ventas, relevantes para ventas y distribución.
 Datos de la Sociedad, relevantes para la contabilidad.
25
EJERCICIOS PRACTICOS N°1

TERCERA UNIDAD
Módulo Logística
Criterios de evaluación
3.1.1. Reconoce los maestros de producto terminados y proveedores para los diversos tipos de
controles de existencias de la aplicación en el software ERP.
3.3.1. Identifica la creación de datos maestros en los parámetros de configuración para la fabricación
y control de la producción.
26
EJERCICIO 1: Crear un proveedor con sus datos generales, datos para

contabilidad y datos para compras.
Logística ► Gestión de materiales ► Compras ►Datos Maestros ►Proveedor► Central

►Crear
A continuación el sistema mostrará la siguiente pantalla, la que debe ser llenada como se
indica:
27
 Deje el campo Acreedor en blanco.

 En el campo Sociedad ingrese: #### La que tenga asignada según corresponda.
 En el campo Organización de Compras ingrese: #### La que tenga asignada según
corresponda.
 En el campo Grupo de Cuenta ingrese: KRED
 Clic en
Enseguida aparecerá la siguiente pantalla (mas abajo), y deberá llenarla con los siguientes
datos:
 En el campo tratamiento, seleccione el valor Empresa.

 En el campo Nombre escriba Suministros para Bicicletas.
 En el campo Concepto de búsqueda escriba su usario de conexión, ejemplo:
GBI-066
 En el campo Calle / Número escriba Providencia ###, donde ### es su número de
grupo.
28
 En el campo Código Postal: 68516

 En el campo siguiente a Código Postal (Ciudad): Lincoln
 En el campo País : US (EEUU)
 En el campo Región : NE (Nebraska)
 En el campo Idioma : Inglés
Una vez que se han ingresado los campos señalados (su pantalla debe quedar como la
figura anterior), hacer clic en o en y aparecerá la siguiente pantalla:

29
Acreedor crear : Control, en la deberá ingresar los siguientes datos:
 Campo Clave de Grupo : 12-3456### (donde ### es el código de su grupo)

 Campo Clase de Impuesto : 02
Una vez que se han ingresado los campos señalados (su pantalla debe quedar como la
figura anterior), hacer clic en o en y aparecerá la siguiente pantalla :
Acreedor Crear: Pagos, avanzar haciendo clic en hasta llegar a la pantalla:
Acreedor Crear: Gestión de Cuenta Contab.financ., donde ingresaremos 300000, en el

campo Cuenta Asociada.
30
Avanzar haciendo clic en hasta llegar a la pantalla: Acreedor Crear: Pagos

Contab.financ.
 Ingresar 0001 en el campo Condición de Pago

 Marcar indicador Verif.Fra.Dob. (Verificador para facturas dobles)
Avanzar haciendo clic en hasta llegar a la pantalla:
31
Acreedor Crear: Correspondencia Contab.financ.
 Ingrese su nombre en el campo Resp. Acreedor
Avanzar haciendo clic en hasta llegar a la pantalla: Acreedor Crear: Datos de

Compras.
 Ingresar USD en el campo Moneda de pedido y 0001 en el campo Condición de
pago.
32
En la siguiente pantalla Acreedor Crear: Funciones de Interlocutor, no ingresaremos

datos.
Hacer Click en para crear el dato maestro de su acreedor. El sistema le asignará

automáticamente un número único al nuevo proveedor, y mostrará el siguiente mensaje:
Finalmente hacer Click en para volver a la pantalla principal SAP Easy Access.
33
EJERCICIO 2: Crear datos maestros de materiales, para la comercialización

de bienes.
Logística ► Gestión de materiales ► Maestro de Materiales ►Material ►Creación

Especial► Mercadería
34
 En el campo “Material” ingrese: CHL01### (donde ### es su número de grupo)

 En el campo “Ramo” seleccione sector Comercio.
35
Luego hacer click en . Aparecerá la siguiente pantalla en la que hay que seleccionar
las filas que se indican:
1. Datos base 1
2. Ventas: Datos org.ventas 1
3. Ventas: Datos org.ventas 2
4. Ventas: Datos centro/gral.
5. Compras
6. Planif. Necesidades 1
9. Dat.gral.ce./Almacenamiento 1
10. Contabilidad 1
36
 Marque el campo : Crear Vistas Marcadas
 Haga clik en
En la pantalla Niveles de Organización, que aparece a continuación, ingresar los siguientes

datos:
 Centro: #### (Fábrica de bicicletas) en el ejemplo el centro corresponde a MI00
(Miami)
 Almacen: TG00 (Productos para comercio)
 Organización de ventas: #### (EEUU este)
 Canal de Distribución: WH (Ventas al por mayor)
37
Hacer click en
En la pantalla siguiente, en ingresar en los campos que se indican, los

siguientes valores:
 Material (descripción a continuación del código) : Cadena

 Unidad medida base : UN (unidad)
 Grupo artículos : UTIL (utilidades)
 Sector : AS (accesorios)
 Peso Bruto : 65
 Unidad de peso : KG
38
Hacer click en
En la pantalla siguiente, , ingresar los siguientes valores en los

campos que se indican:
 Centro suministrador: #### El que corresponda según indique su docente.
39
En la pantalla Datos de impuestos, ingresar 0 en la columna a la derecha de Tipo de

impuesto para las tres categorías de impuesto.
Hacer click en
40
En la siguiente pantalla ingresar:
 1 en columna : Cantidad de escala

 69.00 en columna : Importe
Click en para volver a Ventas : Org.ventas 1

Click en
En la pantalla , ingresar los siguientes valores:
 Gr.estadística mat.: 1
41
 Verif. Disponibilidad: 02
 Gr. Transp.: 0001
 Grupo carga: 0002
42
En la pantalla , ingresar:
 Grupo de compras: N00 (North America)
 Caract. Planif. Nec. : PD

 Tam. Lote planif. : EX
 Tamaño lote mínimo : 10
43
 Plazo ent.prev. :6
 Clave de horizonte : 001
44
En la pantalla , verificar que el campo : Verif. Disponibilidad sea

02
45
En el campo , ingresar los siguientes valores:

 Categoría valoración. : 3100
 Precio variable : 33.50
Hacer click en para grabar el material.

El sistema responderá:
Hacer click en para volver a la pantalla principal SAP Easy Access.
46
EJERCICIO 3: Crear datos maestros de un cliente
Logística ► Comercial ► Datos Maestros ► Interlocutor Comercial ► Cliente

► Crear ► Total
Esto producirá la siguiente pantalla, donde se ingresarán los siguientes datos:
 Grupo de cuentas : 0001 Solicitante

 Sociedad : ####
 Organización de ventas : ####
 Canal de distribución : WH
 Sector : BI
47
Hacer click en , aparecerá la siguiente pantalla, donde se ingresarán los siguientes

datos:
 Tratamiento: Empresa
 Nombre: Comercialización de Bicicletas
 Concepto Busq.1/2: GBI-###
 Calle/número: 2144 N Orange Ave
 Código postal: 32804 – Orlando
 País: US
 Región: FL
48
Hacer click en para expandir la pantalla hacia campos adicionales de la dirección.
49
En el campo Zona de transporte, hacer click en ícono de búsqueda, aparecerá la siguiente

pantalla:
Hacer doble click en Área este para seleccionarla.
Después hacer click en Datos de Sociedad, aparecerá la siguiente pantalla, donde se

ingresarán los siguientes datos:
 Cuenta asociada : 110000

 Clave clasificación : 001
50
Hacer click en botón para pasar a la siguiente pantalla, ingresar 0001 en

Condiciones de pago.
51
Hacer click en el botón , ingresando los datos que se indican en la

siguiente pantalla:
 Zona ventas : 000001

 Moneda : USD
 Grupo precios : 01
 Esquema Cliente :1
52
Hacer click en el botón , ingresar los siguientes datos en la pantalla que

aparecerá:
 Prioridad de entrega : 02
 Condición expedición : 01
 Centro suministrador : ####
 Entregas parciales máximas :3
53
Luego hacer click en botón , e ingresar los siguientes datos en la pantalla que
sigue:
 Incoterms : FOB y Miami

 Condición de pago : 0001
 Grupo imputación : 01
 Impuestos (Columna Clasi…) : 0 para los tres tipos de impuesto
54
Hacer click en
El sistema mostrará el siguiente mensaje:
Hacer click en para volver a SAP Easy Access
55
EJERCICIO 4: Crear una persona de contacto en el cliente recién creado.
Logística ► Comercial ► Datos maestros ► Interlocutor comercial ► Persona de

contacto ► Crear
Esto produce la siguiente pantalla:
56
Si el código que aparece no corresponde al que se desea modificar, hacer click en F4 y

aparecerá la siguiente pantalla de búsqueda.
57
De los contrario hacer click en , lo que producirá la siguiente pantalla e ingrese los
datos que se indican:
 VIP :1
 Departamento : 0002
 Función : 02
 Ritmo de visita : 0002
 Tratamiento : Señor o Señora (según corresponda)
 Apellido : Lo que corresponda
 Nombre de pila : Lo que corresponda
58
Una vez ingresados los datos correspondientes, hacer clik en

A continuación el sistema responderá:
Hacer click en , para volver a la pantalla principal SAP Easy Access.
59
EJERCICIO 5: Modificar los datos de un cliente
Logística ► Comercial ► Datos maestros ► Interlocutor comercial ► Cliente ►

Modificar ► Comercial
60
Si el código del cliente que presenta el sistema no corresponde, puede buscar el que
corresponda usando la tecla F4.
Asegúrese que estén ingresados los siguientes datos:
 Organización de ventas ####

 Canal de distribución WH
 Sector BI
Hacer click en , y en la siguiente pantalla:
Hacer click en , y aparecerá la siguiente pantalla:
61
Ingresar el valor PR (persona de contacto) en la primera línea de funciones de interlocutor
vacía. Utilizar para acceder a la tabla de funciones de interlocutor y seleccionar la

indicada.
En la columna “Número” utilizar para generar la siguiente pantalla:
62
Hacer click en para generar la siguiente pantalla:
Hacer click en para asignar nueva función a la persona de contacto.
Hacer click en para grabar las modificaciones.
El sistema responderá con el siguiente mensaje:
Hacer click en para volver a la pantalla SAP Easy Access.
63
EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un cliente
Logística ► Comercial ► Datos maestros ► Interlocutor comercial ► Cliente ►

Visualizar ► Comercial
Esto producirá la siguiente pantalla:
Hacer click en y aparecerá la siguiente pantalla:

64
Hacer click en para volver a la pantalla SAP Easy Access.
65

TERCERA UNIDAD
Módulo Logística
3.1.1. Reconoce los maestros de producto terminados y proveedores para los diversos tipos de
controles de existencias de la aplicación en el software ERP.
3.3.1. Identifica la creación de datos maestros en los parámetros de configuración para la fabricación
y control de la producción.
66
EJERCICIO 1: Modificar datos maestros de un material
Al modificar los datos básicos de un material, es necesario agregar la descripción del

producto en el idioma del proveedor (inglés), este es un requisito para generar una orden
de compra (pedido).
Logística ► Gestión de materiales ► Maestro de Materiales ►Material ►Modificar

► MM02 –Inmediatamente
indica:
67
 En el campo Material ingrese: CHL01### (donde ### es el nro. De grupo)
 Clic en
68
 Seleccionar vista : Datos Base 1
 Click en : correspondiente a niveles de organización.
69
Mover esta parte de la pantalla

Hasta que aparezca la siguiente parte de la pantalla:
70
Click en y aparecerá la siguiente pantalla:
En esta parte de la pantalla moverse con esta punta de flecha

Avanzar hasta que aparezca:
Hacer click en “Textos breves”
71
Enseguida aparecerá la siguiente pantalla (mas abajo):
Click en la siguiente línea vacía en la columna “Idioma”
Escribir en la columna “Idioma” la clave EN correspondiente al idioma inglés y en la

columna Texto breve material = Chain.
Click en y Click en para grabar los cambios
El sistema responderá con el siguiente mensaje:
72

Módulo Logística
Software SAP ERP

Opera módulo de logística para transacciones de compras, familiarizándose con los tipos
de documentos, procedimientos y controles de las distintas aplicaciones que ofrece el
software ERP, para dar solución creativa y eficiente a desafíos que se le presentan, en el
quehacer de su profesión.
Opera módulo de logística para la planificación, fabricación y control de la producción,

dando solución creativa y colaborativa a desafíos que se le presentan, en el quehacer de
su profesión.
3.1.2. Identifica las etapas de una transacción de compra y cómo opera el software ERP, para el ingreso de
documentos comerciales.
3.1.3. Genera los informes comerciales y de gestión, según la necesidad de la empresa.
3.1.4. Organiza el trabajo de equipo de acuerdo a necesidades de organización, eficiencia, comunicación,

participación, pensamiento y motivación.
73
I. GESTIÓN DE LA CADENA LOGÍSTICA
74
Para superar los desafíos actuales de la cadena logística, las soluciones de software deben:
 Proporcionar una visibilidad inmediata de toda la información acerca del

suministro y la demanda.
 Garantizar que los planes de reaprovisionamiento estén sincronizados en toda la

cadena logística.
 Proporcionar herramientas de modelación para ayudar a determinar el mejor

enfoque para reducir el tiempo de ciclo general en la red.
 Dar soporte a las técnicas nuevas para comprar y vender productos y servicios en
Internet.
 Permitir la automatización del proceso empresarial entre proveedores y clientes

en la cadena logística.
En última instancia, el objetivo de la gestión de la cadena logística es entregar las

mercancías y servicios a tiempo a todas las ubicaciones en la cadena logística (compras,
fabricación, transporte, almacenamiento, gestión, etc.) con el menor costo de red
acumulado.
75
GESTIÓN DE LA CADENA LOGÍSTICA
II. GESTIÓN DE COMPRAS
76
Resumen del proceso de aprovisionamiento
Aprovisionamiento en SAP ERP abarca no sólo los procesos tradicionales de solicitud de

pedido, gestión de pedidos y verificación de factura, sino también solicitud de pedido
automáticas por catálogo para mantenimiento y reparación, materiales y servicios para
operaciones (auxiliares y para consumo). La integración del catálogo se amplía a
operaciones de mantenimiento y gestión de proyectos.
Aprovisionamiento en SAP ERP mejora los procesos de aprovisionamiento, porque facilita

las compras planificadas y ad hoc, la gestión completa de stocks y la gestión inteligente de
informes en todas las actividades de aprovisionamiento.
Además de proporcionar herramientas de gestión de relaciones con el proveedor, SAP ERP

permite seleccionar y calificar al proveedor, negociar contratos, ofrecer invitaciones y
evaluar a proveedores. El soporte de la optimización de la variante de proceso permite
aprovisionar las categorías individuales de material o servicio de la forma más adecuada,
por ejemplo, el proceso de subcontratación da soporte a la entrega de componentes
necesarios en pasos de fabricación externa, y el aprovisionamiento mediante planes de
facturación ayuda a mejorar los procesos de arrendamiento y leasing.
El ciclo básico de aprovisionamiento (Purchase to Pay) de un servicio o material consta de

las fases siguientes:
Determinación de necesidades
Las necesidades de material son identificadas por los departamentos del usuario o
mediante la planificación de materiales y el control. Puede introducir solicitudes de
77
pedido personalmente o puede generarlas automáticamente con el sistema de

planificación de materiales y control.
Nota: Esto puede abarcar el enfoque de planificación y el basado en la demanda para

controlar los stocks. La verificación regular de los niveles de stocks de materiales definidos
por los registros maestros, la utilización del método punto de pedido y la previsión basada
en usos previos son aspectos importantes del control de stocks.
Determinación de fuente
SAP ERP le ayuda a identificar fuentes potenciales de suministro a partir de pedidos

anteriores y de contratos de entrega a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de
peticiones de oferta (RFQ), que luego pueden enviarse electrónicamente a los
proveedores a través de EDI si se desea.
Selección de proveedor y comparación de ofertas
El sistema puede simular escenarios de determinación del precio, lo que le permite

comparar varias ofertas distintas. Las comunicaciones de rechazo se pueden enviar
automáticamente.
Creación de pedidos
El pedido adopta información de la solicitud y de la oferta para que la creación resulte más
fácil. Al igual que con las solicitudes de pedido, puede generar pedidos personalmente o
hacer que el sistema los genere automáticamente. También se admiten los planes de
entregas de proveedor y los pedidos abiertos (en el sistema SAP, clases de contratos de
entrega a largo plazo).
78
Seguimiento de pedidos
El sistema verifica los demás períodos especificados y, en necesario, imprime

automáticamente recordatorios o reclamaciones de entrega a intervalos predefinidos.
Además, el sistema proporciona un status actualizado de todas las solicitudes de pedido,

ofertas y pedidos.
Entrada de mercancías y gestión de stocks
El personal del departamento de entrada de mercancías puede confirmar la entrada de

mercancías simplemente introduciendo el número de pedido. Si se especifican las
tolerancias permitidas, los compradores pueden limitar los excesos de suministro o las
entregas incompletas de mercancías solicitadas.
Verificación de factura
El sistema da soporte a la verificación de facturas. El interventor es informado de las

desviaciones en la cantidad y el precio, porque el sistema puede acceder a los datos del
pedido y de la entrada de mercancías. Esto acelera el proceso de auditoría y la verificación
de facturas para el pago.
Solicitud de pedido
 Documento interno instruyendo al departamento de compras la requisición de un

bien específico o servicio para un tiempo específico.
 La Solicitud de Pedido puede ser creada de dos formas:
79
- Directamente - Manual
• La persona que crea determina: qué, cuanto, y cuando.
- Indirectamente - Automáticamente
• MRP
• Ordenes de Producción
• Ordenes de Mantención
• Pedidos de Venta
Determinación de fuente de aprovisionamiento
 Una vez que la requisición ha sido asignada debemos encontrar la fuente de

aprovisionamiento para poder ser procesada.
 Existen varias formas en las que el departamento de compras puede procesar una
solicitud de pedido para determinar la apropiada fuente de aprovisionamiento:
- Internamente
- Lista de Fuentes
- Contrato
- RFQ ( peticiones de ofertas)
Cotización del proveedor
 La cotización recibida por la compañía es un documento de oferta legal. Contiene

precios y condiciones para los materiales especificados en la RFQ para un período
de tiempo definido.
80
- En SAP la RFQ y la cotización serán un sólo documento, usted puede

ingresar la respuesta del proveedor en la RFQ que se ha creado.
Evaluación de proveedores
 La evaluación de proveedores ayuda a comparar las diferentes opciones o fuentes

de aprovisionamiento para una compra. Permite a la compañía evaluar la relación
con los proveedores a través de medidores de desempeño y criterios que cada
empresa define.
- Soporta un máximo de 99 criterios principales y 20 sub criterios para cada

uno de estos:
• Precio
– Nivel de precios
– Historial de precios
• Calidad
– Bienes recibidos
– Control de Calidad
– Nivel de reclamos y rechazos
• Entregas
– Desempeño de entregas
– Confiabilidad en la calidad
– Cumplimiento de las instrucciones de embarque
– Fechas confirmadas
- Usted debe establecer un rango de medición (1 -100) y determinar el peso

de cada factor.
81
Pedido de compra
 Un Pedido de compra es un documento formal que requiere a un proveedor un

material o servicio específico bajo ciertas condiciones.
 Un Pedido de compras puede ser creado manualmente:
- Con referencia a otro pedido de compra

- Con referencia a una solicitud de pedido
- Con referencia a una RFQ/ cotización
- Sin referencia
 Un pedido de compra puede ser creado automáticamente.
GESTIÓN DE COMPRAS: PEDIDOS
82
Un pedido es una solicitud formal a un proveedor para que éste suministre determinados
bienes o servicios en las condiciones detalladas.
Puede crear pedidos sin referencia, o con referencia a una solicitud de pedido, a una
petición de oferta o a otro pedido.
Cuando se introducen los datos del pedido, el sistema propone valores de propuesta. Por
ejemplo, el sistema propone la dirección del pedido, además de las condiciones de pago y
los portes (Incoterms) a partir del registro maestro de proveedores. Si ha actualizado un
maestro de materiales para un material determinado en el sistema SAP, el sistema
propondrá el texto breve del material o su grupo, por ejemplo. Si ya existe un registro info
de compras en el sistema, éste copiará una propuesta de precio en el pedido.
Puede enviar el pedido a un proveedor o ejecutar un pedido de traslado a otro centro

perteneciente a su empresa o grupo. En ambos casos puede tener en cuenta los costes de
porte asociados en el pedido de compras.
83
GESTIÓN DE COMPRAS: PEDIDOS
 Una vez que se ha creado el pedido, el proveedor necesita ser notificado:
- Impreso
- E-mail
- EDI
- Fax
- XML
 Hay varios formularios que pueden ser agregados al proceso y generados desde el
Pedido de Compra:
- Pedido de Compra
84
- Formulario de confirmación de recepción

- Recordatorios
- Acuerdos
GESTIÓN DE COMPRAS: REGISTRO DE INFORMACIÓN DE COMPRAS
85
Entrada de mercancías
La contabilización de una entrada de mercancías en el stock con referencia a un pedido

presenta numerosas ventajas, entre ellas:
 El departamento de entrada de mercancías puede verificar si la entrega coincide

con los datos del pedido, es decir, si se han entregado las mercancías solicitadas.
 El sistema propone datos a partir del pedido cuando se introduce la entrada de

mercancías (por ejemplo, artículos y cantidades). Esto facilita la introducción de la
entrada de mercancías y la verificación de excesos de suministro y entregas
incompletas cuando llega la mercancía.
86
 El historial de pedido se actualiza automáticamente como resultado de las

entregas. El departamento de compras puede enviar un recordatorio para las
entregas retrasadas.
 Cuando se contabiliza una entrada de mercancías en el almacén, el sistema crea un

documento de material que contiene información como el material entregado y la
cantidad entregada. Además, el sistema registra el almacén para los materiales
añadidos al stock en el centro.
 En transacciones relevantes para la valoración de material, el sistema crea como

mínimo un documento financiero que registra el efecto del movimiento de
mercancías sobre el valor del stock.
GESTIÓN DE COMPRAS: ENTRADA DE MERCADERIAS
 Es un movimiento de mercaderías donde aceptamos los bienes en el sistema.
 Si el material es entregado contra un Pedido de Compra nosotros podemos

referenciarlo al Pedido:
- Determina si recibimos lo que ordenamos

- El sistema puede proponer datos desde el Pedido
• Material, cantidad
- El Historial del Pedido se actualiza con la recepción

- Se actualiza el Inventario Físico
87
Se actualiza el inventario contable.
 Cuando se realiza un movimiento de mercaderías se representa en el sistema con

una clase de movimiento
- Las clases de movimiento son claves de 3 dígitos que representan un

movimiento de mercancías
• 101 – Ingreso de mercaderías al almacén

• 103 – Ingreso de mercaderías a Stock bloqueado
• 122 – Devolución al proveedor
• 231 – consumo de una Orden de Venta
• 561 – entrada inicial a stock
 Destino de los bienes recibidos
- Almacén – Disponible, Control de Calidad, Bloqueado
 Cuando se ingresa una entrada de mercaderías al sistema una serie de eventos

ocurre
- Se crea un documento de material

- Se crea un documento Contable
- Cantidad de Stock es actualizada
- Valores de Stock son actualizados
- Pedido de Compra es actualizado
- Otras salidas pueden ser generadas, como etiquetas por ej.
88
Verificación de facturas
El proceso de aprovisionamiento concluye con la verificación de factura, durante la cual

las facturas y los abonos se introducen en el sistema y se verifica la precisión del
contenido y los precios. Sin embargo, el pago y al evaluación de facturas no forma parte
de la verificación de factura; la información pertinente para estas tareas se envía a otros
departamentos. En consecuencia, la verificación de factura crea un enlace entre
Aprovisionamiento y Finanzas.
Cuando se introduce una factura con referencia a un pedido, el sistema propone datos a
partir del pedido y las entradas de mercancías correspondientes (por ejemplo, proveedor,
material, cantidad pendiente de facturación, condiciones de pago, etc.)
89
Si hay discrepancias entre el pedido o la entrada de mercancías y la factura, el sistema

advertirá al usuario y, en función de la configuración del sistema, bloqueará la factura
para el pago.
La contabilización de la factura completa el proceso de verificación de facturas.
El sistema actualiza el historial de pedido y Gestión financiera inicia el pago de las

posiciones de factura pendientes.
 Cuando una factura se ha contabilizado se genera la obligación de pago con el

proveedor de los bienes del pedido de compra
 Verificada la factura:
- Se actualiza el Pedido de Compra

- Se actualiza el material
- Se crea un documento contable
 Una vez que se ha contabilizado la verificación de factura se inicia el proceso de

pago dentro de la contabilidad financiera.
90
Documentos de compras
Puede dar salida a todos los documentos de compras como mensajes. Cada vez que cree
una RFQ (petición de oferta), un pedido, un pedido abierto o un plan de entregas, el
sistema puede crear un mensaje a partir del documento afectado. Este mensaje se
colocará acto seguido en la cola de mensajes. La cola de mensajes contiene todos los
mensajes que aún no se han transferido a los proveedores. Para dar salida al mensaje
(impresión, correo electrónico, fax o EDI) desde la cola de mensajes, cuenta con las
opciones siguientes:
Salida inmediata: El sistema da salida al mensaje directamente desde la cola, es decir, en

cuanto grabe el documento.
Salida posterior: Puede planificar un job de fondo que procese la cola de mensajes a
intervalos concretos o iniciar la salida directamente desde el menú de compras. Por
91
norma general, se da salida a los mensajes con el job de fondo y sólo excepcionalmente se
les da salida manualmente (por ejemplo, en el caso de pedidos urgentes).
Para dar salida al mensaje, puede especificar a qué textos de cabecera y a qué textos
basados en posiciones debe dar salida el sistema. El texto de cabecera se imprime en la
parte superior del pedido y contiene información general. Los textos de posición
describen una posición de pedido de forma más detallada. También puede incluir textos
estándar y darles salida. En la transacción de pedido, puede visualizar un documento en
pantalla antes de imprimirlo.
92
III. REPORTES
Valores de compra
93
94
Documentos de compras
95
96

TERCERA UNIDAD
Módulo Logística
3.1.2. Identifica las etapas de una transacción de compra y cómo opera el software ERP, para el
ingreso de documentos comerciales.
3.1.4. Organiza el trabajo de equipo de acuerdo a necesidades de organización, eficiencia,

comunicación, participación, pensamiento y motivación.
97
EJERCICIO 1: Crear un pedido de compra
Logística ► Gestión de materiales ► Compras ►Pedido ►Crear ►

ME21N-Proveedor/centro suministrador conocido
indica:
 Para el Proveedor, debe iniciar una búsqueda hasta encontrar “Suministros de

Bicicletas” que fue creado anteriormente.
98
 Use como campo de búsqueda la Conc. Búsq. Que usted agrego anteriormente al
crear el Proveedor, este dato debería ser su usuario de conexión.
 Presione ENTER.
 Seleccionar el que corresponde.

 Clic en
99
Enseguida aparecerá la siguiente pantalla (mas abajo), y deberá llenarla con los siguientes
datos:
 Org.compras = ####
 Grupo compras = N00
 Sociedad = ####
Ahora ingresar los siguientes datos:
 Material = CHL01### (material recién creado)

 Ctd.pedido = 60
 U…(unidad) = UN
 Fecha entrega = Agregar cinco días más según la fecha actual.
 Precio neto = 33,50
 Moneda = USD
 Grupo art. = Util
 Centro = #### (Indicado por el docente)
 Click en
100
Click en y aparecerá la siguiente pantalla:
Click en
101
EJERCICIO 2: Crear una entrada de mercaderías por pedido de compra
Logística ► Gestión de materiales ► Gestión de Stocks ►Movimiento de mercancías ►

Entrada de mercancías ► Por pedido ►MIGO_GR-EM para pedido (MIGO)
Esto produce la siguiente pantalla, en la que se ingresará el número de pedido recién

generada:
102
 Iniciar la búsqueda, en la figura se sugiere buscar por el código del material.
 Presionar ENTER
103
 Seleccionar el que corresponda
 Click en
 Presionar la figura señalada para habilitar la posición deseada.
104
 Marcar la columna OK frente a cada ítem y en la columna ALMACEN ingresar TG00
Click en
Click en
105
EJERCICIO 3: Verificar factura logística
Logística ► Gestión de materiales ► Verificación de facturas logística ►Entrada

documentos ► MIRO – Añadir factura recibida
Esto producirá la siguiente pantalla, ingresar los siguientes datos:
 Fecha Factura = fecha actual

 Importe = 2010,00 (33,5 * 60)
 Texto = Factura 0123-### (donde ###= nro de grupo)
 A la derecha de “1-Pedido/plan entregas” ingresar nro pedido
 Click en
106
 El sistema le pedida un indicador de impuestos, utilice X0
 Click en
107
Click en , y el sistema responderá con:
108
EJERCICIO 4: Crear o ampliar un producto que ya existe para una nueva

sociedad
Antes de iniciar el proceso de ventas de un producto debemos verificar la existencia de los

datos maestros.
En el caso del producto que queremos vender bicicletas código DXTR1### (BICICLETA DE
LUJO PARA TURISMO)
Vamos a visualizar…
Seleccionamos algunas vistas nos damos cuenta que el producto que necesitamos no se
encuentra en nuestra sociedad, por lo tanto debemos ampliarlo.
109
Vamos a ampliar nuestro producto a cada sociedad que necesitemos…
110
111
EN EL MATERIAL CREAMOS EL MISMO CODIGO PERO CON NUESTRO PROPIO USUARIO

ES DECIR DXTR1### DONDE ### ES EL NUMERO ASIGNADO, POR EJEMPLO: DXTR1300
112
En la imagen tenemos por el lado izquierdo los datos del nuevo producto que vamos a
crear en nuestra sociedad, en el ejemplo el producto se está creando en la sede Arica y en
la sociedad AR01
113
Vamos a realizar la traducción del producto para facilitar el aprendizaje del alumno y
también cambiaremos el centro suministrador.
114
Ahora solo grabamos.
115
Por último agregamos el precio de venta…
En la selección de vista necesitamos solo los datos de venta…
116
117
Presionamos el botón condiciones…
Agregamos precio de venta…
118
Ahora solo guardar…

Creamos ahora el precio de compra en contabilidad.
119
120
EJERCICIO 5: Generar stock de un producto sin documentos de compras

relacionados.
Vamos a partir verificando el stock de un producto ya creado, para el ejemplo utilizaremos

el código DXTR1300 que fue creado con modelo del DXTR1000, representando una
BICICLETA DE LUJO PARA TURISMO
121
Visualizamos resumen de stocks del material DXTR1300 del centro AT03 (Antofagasta)
Luego ejecutar....
122
Se aprecia en la imagen que el almacén de productos terminados del centro AT03 tiene un
stock de libre utilización de 298 unidades.
Vamos a suponer que queremos aumentar el stock de producto en 100 unidades más.
123
En la clave de movimiento anotamos 501, el centro correpondiente y el almacén que

necesitamos.
Ahora el material DXTR1300, la cantidad y luego grabar
124
El sistema entregara el siguiente mensaje:
125
Verificamos nuevamente el stock
Ejecutar...
126
Podemos apreciar el stock inicial aumentado en 100 unidades.
127

TERCERA UNIDAD
Módulo Logística
3.1.2. Identifica las etapas de una transacción de compra y cómo opera el software ERP, para el
ingreso de documentos comerciales.
3.1.4. Organiza el trabajo de equipo de acuerdo a necesidades de organización, eficiencia,

comunicación, participación, pensamiento y motivación.
128
EJERCICIO 1: Visualizar pedido de compra
Logística ► Gestión de Materiales ► Compras ►Pedido ►Visualizar
129
EJERCICIO 2: Visualizar un Documento de Material y su Documento

Financiero asociado
Logística ► Gestión de Materiales ► Gestión de Stocks ►Documento de Material

►Visualizar
Doble click e ingresar el número del documento y el año

130
Dar ENTER
Para visualizar el documento Financiero, presionar el botón indicado.
131
132
EJERCICIO 3: Visualizar factura logística
Logística ► Gestión de Materiales ► Verificación de facturas logística ►Continuar

proceso ►Visualizar documento de factura
Dar doble click e ingresar el número de documento y año.
133
Dar Enter
Para visualizar el Documento Financiero presionar el botón Docs. Subsiguientes…
134
EJERCICIO 4: Visualizar historial del pedido
Desde el Documento Pedido de Compra usted puede visualizar el Historial del pedido y
acceder a todos los documentos
Logística ► Gestión de Materiales ► Compras ►Pedido ►Visualizar
Doble click
135
Desde esta pantalla podemos acceder dando doble click sobre los documentos ( al estar
subrayados automáticamente tenemos acceso directo al documento)
136

Módulo Logística
Software SAP ERP

Opera módulo de logística para la venta y distribución de productos y servicios,
trabajando colaborativamente en el seguimiento de las transacciones y los efectos de
cada paso en el proceso de negocio.
3.2.2. Realiza transacciones de ventas de existencias para determinar el efecto contable en el proceso
de negocio y el control del inventario.
137
I. GESTIÓN DE VENTAS
138
Resumen del proceso de pedido de cliente
SAP ERP proporciona una visión interior excelente de los procesos de back office, entre
ellos: Peticiones de oferta, ofertas, generación de pedidos, pedidos abiertos y gestión de
ciclo de facturación. Las empresas se benefician de un resumen completo del ciclo de vida
del cliente que incluye información sobre el status del pedido, la facturación, el pago y la
gestión de créditos. Además de las funciones de back office, SAP ERP da soporte a las
ventas por Internet, a las ventas introducidas con dispositivos móviles (por ejemplo Palm)
y a las funciones básicas de call center.
El escenario de tratamiento de pedidos del cliente (también llamado Order to Cash)

describe todo el proceso, desde las actividades preventa hasta la facturación del pedido
de cliente y el tratamiento paralelo de la creación de la contabilización en Gestión
financiera, pasando por la creación del pedido de cliente y la realización del pedido de
cliente.
El ciclo básico de tratamiento de pedidos de cliente de un servicio o material consta de las

fases siguientes:
Actividades preventa
Las actividades preventa pueden ser peticiones de oferta u ofertas introducidas en el

sistema. Se pueden utilizar como referencia para crear un pedido de cliente.
Creación de pedido de cliente y verificación de disponibilidad
El pedido de cliente puede tomar información de los documentos preventa (petición de

oferta u oferta). También se pueden crear planes de entrega o contratos de venta
139
(acuerdos de venta a largo plazo) con referencia a un pedido de cliente y con el soporte de
los pasos de tratamiento de pedidos.
Durante la creación del pedido de cliente, se puede verificar la disponibilidad del material
para confirmar la fecha de entrega solicitada por el cliente.
Entrega y salida de mercancías
Una entrega de salida es la base para un proceso en el que la mercancía se traslada

físicamente, además de contabilizarse la salida de mercancías. El picking se puede realizar
con el sistema Gestión de almacenes y luego se puede planificar y llevar a cabo el
transporte.
Facturación
Como último paso del proceso de venta, se emite una factura de la que debe quedar
constancia en contabilidad.
140
II. PRE-VENTAS
Soporte Ventas es un componente de SD que asiste a las ventas, distribución y marketing

de los productos de una compañía a sus clientes. Contiene la siguiente funcionalidad:
 Creación y seguimiento de los clientes y comunicaciones

 Registro de llamadas
 Reuniones On-site
 Cartas
 Campañas de comunicación
Implementación y seguimiento de mailing directo, internet, y campañas basadas en

atributos de los clientes.
Documentos de pre-ventas que necesitan ser administrados dentro de Pre-ventas:
Consultas y cotizaciones. Estos documentos ayudan a identificar posibles ventas y

determina la probabilidad de ellas.
 Información necesaria:
- Ventas pasadas
- Comunicaciones pasadas
- Información de contacto
- Información general de la compañía
- Límites de crédito y usos
- Pedidos actuales
141
 Vistas 360º de los clientes
Pedido de ventas
 El procesamiento de Pedidos de Ventas se puede originar desde una variedad de

documentos y actividades.
- Contactos de clientes para solicitar productos: teléfono, internet, email

- Contratos existentes
- Cotizaciones
 Los documentos electrónicos creados deben contener la siguiente información

básica:
142
- Información del cliente

- Material/servicios y cantidades
- Precios ( condiciones)
- Especificación de fechas de entregas y cantidades
- Información de embarques
- Información de facturación
 El pedido de ventas contiene toda la información necesaria para procesar los

requerimientos de los clientes, la siguiente información es determinada en cada
pedido de ventas:
- Programa de entregas
- Punto de embarque o expedición y determinación de las rutas
- Verificación de disponibilidad
- Transferencia de requerimientos al MRP
- Precios
- Límite de Crédito disponible
143
Salida de mercaderías
Entrega
La expedición es una parte importante de la cadena logística.
En el tratamiento de expedición, todas las decisiones del procedimiento de entrega se

pueden tomar al comienzo del proceso si:
 Se tienen en cuenta los acuerdos empresariales generales con el cliente.

 Se registran solicitudes especiales de material.
 Se definen condiciones de expedición en el pedido de cliente.
144
El resultado es un proceso de expedición eficaz y automático en gran parte. Las

modificaciones manuales sólo son necesarias en determinadas circunstancias.
Funciones de expedición
El módulo de expedición da soporte a las funciones siguientes, entre otras:
Control de fechas para documentos de referencia listos para expedición (pedidos de

cliente y pedidos, por ejemplo)
 Creación y tratamiento de entregas de salida

 Embalaje de entregas
 Soporte informativo para planificación de transporte
 Soporte de necesidades de comercio exterior
 Impresión y transmisión de documentos de expedición
 Tratamiento de salida de mercancías
 Entregas en tratamiento
 Actividades pendientes
 Identificación de posibles cuellos de botella
El documento que más se utiliza para dar soporte a las entregas tratadas es la entrega de
salida. Como objeto central del proceso de salida de mercancías, la entrega de salida da
soporte a todas las actividades de expedición, entre ellas el picking, el embalaje, el
transporte y la propia salida de mercancías.
Durante el proceso de entrega de salida, se registra información de planificación de la

expedición, se supervisa el status de las actividades de expedición y se documentan los
145
datos obtenidos durante el tratamiento de la expedición. Cuando se crea la entrega de

salida, las actividades de expedición, como el picking o la programación de expedición, se
inician. Los datos que se generan durante el tratamiento de la expedición se incluyen en la
entrega.
Gama de funciones
Una entrega de salida se puede crear como sigue:
 Con referencia a un pedido de cliente

 Con referencia a un pedido de traslado
 Con referencia a un pedido de subcontratación
 Con referencia a un proyecto
 Sin referencia
En función de las necesidades, puede crear entregas de salida automática o manualmente

mediante pools de trabajo. Puede acordar entregas completas o parciales con sus clientes,
y también agrupamientos de pedidos. Las entregas de salida se pueden combinar para
formar un único grupo de entregas.
Una serie de informes de resumen de almacenes y ventas permite supervisar las entregas
de salida creadas y las actividades de ventas pendientes.
146
Picking de la entrega
El proceso de picking consiste en tomar mercancías de un almacén y ponerlas a

disposición en un almacén de picking en el que las mercancías se preparan para la
expedición.
Funciones de picking
Las parametrizaciones del sistema permiten realizar el picking:
 Automáticamente (durante la creación de la entrega de salida)

 Con cierta frecuencia (en momentos concretos)
 Manualmente (por medio de una orden a un empleado)
En cada posición de entrega se registra un status de picking para fines de programación y

supervisión. Este status indica en qué punto del procedimiento de picking se encuentra la
posición.
En las parametrizaciones estándar del sistema, para que la salida de mercancías se

contabilice debe haberse efectuado el picking de las posiciones relevantes. En
consecuencia, la cantidad de entrega debe ser igual a una cantidad de picking en la
entrega de salida.
El sistema de gestión de almacenes (WM) está totalmente integrado en el sistema

Ejecución Logística (LES). Por ejemplo, puede crear directamente una orden de transporte
en la gestión de almacenes a partir de la entrega de salida. El status actual del proceso de
gestión de almacenes se puede supervisar desde la entrega o desde el pedido de cliente.
147
Funciones de contabilización de salida de mercancías
La entrega de salida es la base de la contabilización de salida de mercancías. Los datos

necesarios para la contabilización de salida de mercancías se copian de la entrega de
salida en el documento de salida de mercancías, que no se puede modificar manualmente.
Las modificaciones deben realizarse en la entrega de salida. Una vez contabilizada la salida
de mercancías de una entrega de salida, se pueden realizar muy pocas modificaciones en
el documento de entrega. De este modo se evitan las discrepancias entre el documento
de salida de mercancías y la entrega de salida. Esto permite garantizar que el documento
de salida de mercancías refleja con exactitud la salida de entrega.
Cuando se contabiliza la salida de mercancías para una entrega de salida, se realizan las
funciones siguientes:
 El stock en almacén del material se reduce en la cantidad de entrega.

 Las modificaciones de valores se contabilizan en la cuenta de balance de la
contabilidad de material.
 Las necesidades se reducen en la cantidad de entrega.
 Se actualiza el status del número de serie.
 La contabilización de salida de mercancías se registra en el flujo de documentos.
 La determinación de stocks se ejecuta para el stock en consignación del proveedor.
 Se genera un pool de trabajo para el justificante de entrega.
148
Puede contabilizar salidas de mercancías como sigue:
 Automáticamente (durante la creación de la entrega de salida)

 Con cierta frecuencia (en momentos concretos)
 Manualmente (por medio de una orden a un empleado)
III. SALIDA DE MERCADERÍA
El proceso de salida de mercaderías comienza cuando se crea el documento de entrega

para un pedido de ventas. Este documento controla, soporta y monitorea numerosos sub-
procesos necesarios para el procedimiento de despacho:
- Picking
- Empaque
- Contabilización de la salida de mercaderías.
- Integración con módulos de Gestión de materiales (MM) y Finanzas (FI)
IV. CREACIÓN DE ENTREGA
 Chequea la orden y los materiales y determina si es posible entregarlos,

parcialmente o completamente.
 Confirma disponibilidad.
 Confirma requerimientos de exportación y comercio exterior.
 Determina el peso y volumen total.
 Genera la propuesta de empaque.
 Calcula peso y volumen.
 Chequea programa de entrega.
 Considera entregas parciales.
149
 Actualiza la ruta de despacho.

 Asigna el lugar del “picking”.
 Actualiza el pedido de ventas.
 Determina paquetes de entrega.
 Controla calidad si es necesario.
V. DOCUMENTO DE ENTREGA
 El documento de entrega inicia el proceso de entrega y el mecanismo de control de

este proceso:
- Picking
- Embarque
- Carga
- Contabilización de la salida de mercadería
 Cambios en la entrega son permitidos, productos, cantidades
VI. CONTABILIZACIÓN DE LA SALIDA DE MERCADERÍA
 Evento que indica el cambio legal de la propiedad de los bienes

 Reduce inventarios y registra el costo de las mercaderías vendidas
 Automáticamente actualiza la contabilidad financiera
 Finaliza el proceso de expedición y actualiza el estatus de los documentos.
150
VII. FACTURACIÓN
La facturación representa la etapa final de tratamiento de una operación comercial en el

tratamiento de pedidos de cliente. En cada etapa del tratamiento de pedidos y de
entregas hay información acerca de la facturación.
Algunas de las funciones de facturación son:
 Creación de facturas a partir de entregas o servicios.

 Salida de abonos, cargos y facturas pro forma.
 Cancelación de transacciones de facturación.
 Funciones exhaustivas de cálculo del precio.
 Rappel de salida.
 Transferencia de datos de facturación a contabilidad financiera.
151
Al igual que todas las partes del tratamiento de pedidos de cliente en SAP ERP, la
facturación se integra en las estructuras organizativas. Gracias a esto es posible asignar
una organización de ventas concreta, un canal de distribución y una división a las
transacciones de facturación. Dado que la facturación tiene una interfase con contabilidad
financiera, las estructuras organizativas del departamento de contabilidad (las sociedades
y las organizaciones de ventas asignadas a las sociedades) son importantes.
Durante un tratamiento de facturación se puede crear, modificar y borrar documentos de

facturación.
Es posible crear documentos de facturación:
 Con referencia a un documento de pedido de cliente.

 Con referencia a un documento de entrega.
 Con referencia a transacciones externas.
 Haciendo que el sistema procese automáticamente un pool de facturas como
proceso de fondo.
 Procesando manualmente un pool de trabajo.
 Creando explícitamente un documento de facturación.
 Combinando varios documentos de pedido de cliente en un documento de
facturación colectiva.
 Facturando uno o varios documentos de pedido de cliente con varios documentos
de facturación (esto se conoce como partición de factura).
 Creando un documento de facturación individual para cada documento de ventas.
152
Facturación y Gestión financiera
El sistema contabiliza automáticamente los importes en las cuentas adecuadas por medio
de la determinación de cuentas.
Los costes y los ingresos se pueden contabilizar en las cuentas siguientes:
 Deudores de cliente.
 Libro mayor (por ejemplo, una cuenta de compensación de efectivo).
 Ingresos.
 Reducciones de ingresos.
 Periodificaciones (para acuerdos de rappel).
 Cuenta de periodificación.
 Cuenta de compensación de periodificación.
El documento de facturación es creado copiando los datos de pedido de ventas y/o el

documento de entrega.
 Factura basada en Orden

 Factura basada en entrega
El proceso de facturación es usado para generar la factura al cliente.

También actualizará el estatus de crédito del cliente.
153
VIII. FLUJO DE DOCUMENTOS
Los documentos de ventas que se crean son documentos individuales, pero también
pueden formar parte de una cadena de documentos interrelacionados. Por ejemplo,
puede registrar en el sistema una petición de oferta efectuada por un cliente por vía
telefónica. A continuación, el cliente solicita una oferta, que se crea con referencia a la
petición de oferta. Más adelante, el cliente formula un pedido basado en la oferta y puede
crear el pedido de cliente con referencia a dicha oferta.
Envía la mercancía y la factura al cliente. Todos estos documentos individuales se hacen

referencia entre sí en el flujo de documentos.
154
Después de entregar la mercancía, el cliente pide un abono porque hay mercancías

dañadas. Usted crea una entrega gratuita con referencia al pedido de cliente.
Toda la cadena de documentos (la petición de oferta, la oferta, el pedido de cliente, la

entrega, la factura y la posterior entrega) componen un flujo de documentos o historial. El
flujo de datos de un documento a otro reduce las tareas manuales y facilita la resolución
de problemas.
155

TERCERA UNIDAD
Módulo Logística
3.2.2. Realiza transacciones de ventas de existencias para determinar el efecto contable en el proceso
de negocio y el control del inventario.
156
EJERCICIO 1: Visualizar registro maestro de clientes
Logística ► Comercial► Datos Maestros ►Interlocutor Comercial ►Cliente

►Visualizar ►Total
Esto produce la siguiente pantalla, donde debe ingresar los siguientes datos:
 Deudor Número de deudor creado por cada grupo en el ejercicio anterior

 Sociedad ####
157
Click en y aparecerá la siguiente pantalla.
158
En esta pantalla se ven los datos generales del cliente “Comercialización de Bicicletas”.
Toda esta información como el nombre o la dirección es relevante para toda la compañía.
Al hacer click en las otras “pestañas” se verá otro tipo de información correspondiente a
este cliente.
159
Hacer click en para volver al menú SAP Easy Access.
160
EJERCICIO 2: Crear una pedido de venta
Logística ► Comercial ► Ventas ►Pedido ► Crear
Esto produce la siguiente pantalla donde se ingresarán los siguientes datos:
 Clase de pedido TA
 Canal de distribución WH
 Sector BI
161
Pedido tipo TA es un pedido de venta estandar. Pueden ser implementados otros tipos de
pedido, como ventas al contado, pedido urgente, venta a consignación, etc. La
organización de ventas, el canal de distribución y el sector, configuran el área de ventas,
que permitirá determinar algunos términos de venta como por ejemplo el precio.
Hacer click en
En el campo solicitante, click en para buscar en la lista de clientes.
162
Ingresar los siguientes datos como argumntos de búsqueda:
 Conc.búsq. GBI-### (número de grupo)
Click en
163
Posicionarse sobre la línea que corresponda y hacer doble click.
Ingrese:
 Destinat.mcía Repetir el mismo número que el del solicitante
 N° ped.cliente ### (número de grupo)
 Fecha de pedido Fecha de hoy
Click en
164
En el campo Condic.pago = 0001, en la columna Material, ingresar código de producto

DXTR1###, y en la columna Cantidad de pedido = 1
Click en
EJERCICIO 3: Crear una entrega de salida para un pedido de ventas
Logística ► Comercial ► Expedición y transporte ► Entrega de salida ► Crear

► Documento individual ► Con referencia a orden de clte.

165
 En el campo Puesto de expedición buscar y seleccionar MI00

 En el campo Fecha de selección ingresar fecha 5 días a contar de la propuesta
 En el campo Pedido asegurarse que tenga en número de pedido recién creado
 Click en
Click en
166
EJERCICIO 4: Realizar el Picking de las mercaderías de un pedido

Logística ► Comercial ► Expedición y transporte ► Entrega de salida ► Modificar
► Documento individual
Click en
167
Hacer click en Picking

En columna Ctd.picking repetir Ctd.entreg. (1) y almacén FG00
Click en
Click en para volver al menú inicial SAP Easy
168
EJERCICIO 5: Contabilizar salida de mercaderias
Logística ► Comercial ► Expedición y transporte ► Entrega de salida ► Modificar

► Documento individual
Hacer click en
169
EJERCICIO 6: Crear documento de facturación a cliente
Logística ► Comercial ► Facturación ► Factura ► Crear
170
En la columna Documento hacer click para seleccionar documento a facturar:
171
Ingresar los siguientes datos:

 Fecha factura de Fecha desde
 Solicitante Código cliente de cada grupo (GBI-###)
Click en , lo que da como resultado:
Hacer click en el ícono
172
EJERCICIO 7: Revisar flujo de documentos de una transacción de ventas
Logística ► Comercial ► Ventas ► Pedido ► Visualizar
173
Hacer click en
174
Elegir opción: Visual. Flujo doc.
El ícono permite cerrar la vista:
175
Ahora se puede hacer click en cada ícono , esto abre cada uno de los documentos
involucrados.
176

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MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

Material elaborado en el Área Administración y Negocios de la Vicerrectoría

Entrada de mercancías ....................................................................................................................86

EJERCICIO 6: Crear documento de facturación a cliente ...................................................................... 170

UNIDAD DE APRENDIZAJE III

Software SAP ERP

Opera módulo de logística para la venta y distribución de productos y servicios,

Opera módulo de logística para la planificación, fabricación y control de la producción,

Un Centro es definido en el sistema por medio de una clave de cuatro caracteres

Un centro puede representar una variedad de entidades dentro de la empresa, tales

El Almacén es una unidad organizativa que facilita la diferenciación en el tratamiento de la

Un almacén es definido por medio de un clave de cuatro caracteres alfanuméricos que es

La Organización de compras es una unidad organizativa dentro de la logística que

Un grupo de compras es clave para un comprador o grupo de compradores que es/son

La estructura de la empresa es creada por la asignación de distintos niveles de

La clave de un almacén debe ser única dentro de un centro.

Organización de compras - Grupo de compras

Se puede incorporar compras en la estructura de empresa mediante la asignación de una

Se puede tener una combinación de estas dos formas de organización.

Se puede decidir no asignar una organización de compras a una sociedad. La relación se da

Organización de compras para un centro específico

En adquisiciones para un centro específico, una organización de compras es responsable

Una organización de compra para varios centros

Si una organización de compras adquiere bienes y servicios para varios centros

Una organización de compras para varias sociedades

Si desea configurar una organización de compras para varias sociedades, no se debe

II. UNIDADES ORGANIZACIONALES Y DATOS MAESTROS

La organización de ventas es un nivel organizacional en Logística, con grupos de empresa

Una organización de ventas es asignada únicamente a una sociedad. Más de una

Un canal de distribución es un medio a través del cual la ventas de materiales y servicios

Varios canales de distribución pueden ser asignados a una organización de ventas.

Si usa el módulo de ventas y distribución, necesita definir al menos un canal de

Un Sector se usa para un grupo de materiales y servicios.

Un Sector puede por ejemplo representar a un grupo de productos. Por lo tanto se

Un área de ventas es una combinación de organizaciones de venta, canales de distribución

Cada documento de venta y distribución es asignado a un área de ventas y esta asignación

El punto de embarque es responsable por la organización y ejecución de los envíos de

Se puede asignar un punto de embarque a un nivel de centro. Es un lugar físico y debería

Se puede asignar también varios puntos de venta a un solo centro.

Datos maestros de materiales

El mantenimiento de los datos maestros de materiales se realiza en forma centralizada.

Datos maestros según los niveles de la organización

 Datos a nivel de mandante

 Datos a nivel de centro

 Datos a nivel de almacén

Organización de los datos en el mantenimiento del maestro de materiales

En estas pantallas se podrá encontrar información tal como: Unidades alternativas de

Datos maestros de proveedores

 Datos para contabilidad

Son mantenidos por la sociedad. Incluyen el número de cuenta de conciliación y la forma

 Datos para la compra

Datos maestros de clientes

Los datos Maestros de Clientes están agrupados en categorías:

 Datos Generales, relevantes para ventas, distribución y contabilidad.

 Datos Área de Ventas, relevantes para ventas y distribución.

 Datos de la Sociedad, relevantes para la contabilidad.

EJERCICIOS PRACTICOS N°1

EJERCICIO 1: Crear un proveedor con sus datos generales, datos para

Logística ► Gestión de materiales ► Compras ►Datos Maestros ►Proveedor► Central

 Deje el campo Acreedor en blanco.

 En el campo tratamiento, seleccione el valor Empresa.

 En el campo Código Postal: 68516

figura anterior), hacer clic en o en y aparecerá la siguiente pantalla: