3. EL PLAN DEL PROYECTO.

Introducción.

A partir del documento de Declaración del Proyecto, el cual indica ¿El Qué? Desarrollamos el Plan
del Proyecto el cuál responde al ¿Cómo? El mismo es correspondiente al Estudio Técnico. El Plan
funciona como un Plan de vuelo ó navegación contra el cual compararemos el avance, para
evaluar periódicamente el desempeño del proyecto.

Estructura del plan.

-Alcance: a) Charter, b) Declaración del Alcance, c) WBS.

-Recursos Humanos. a) Organigrama. b) matriz de roles y funciones.
-Comunicación. a) Matriz comunicación. b) calendario eventos. c) estatus semanal. d) reporte
mensual.
-Tiempo. a) Grafica de Gantt. b) Ruta Crítica.
-Costo. a) estimado de costo. b) Presupuesto base c) programación de erogaciones.
-Calidad. a) lista verificación. (diagrama causa-efecto).-Análisis de precedentes.
-Riesgo. a) mapa riesgos. b) matriz de administración de riesgos.
-Abastecimientos. a) Matriz de abastecimientos.
-Integración. a) control de cambios. b) lecciones aprendidas.

3.1. Administración del Alcance.

Asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para concluir el proyecto
exitosamente.

Herramientas que se usan:

1. Declaración del Alcance.

2. Desglose estructurado del trabajo. (Work Breakdown Structure –WBS).

3.1.1. Declaración del Alcance.

A partir del Charter, El Gerente y su equipo redactarán la Declaración del Alcance para asegurar
que el cliente, el patrocinador y el equipo confirmen como serán los entregables del proyecto. Los
entregables finales deberán descomponerse en entregables parciales con sus descripciones y
criterios de aceptación.

Los entregables deberán cumplir con que sean: específico, medibles, acordados, realistas y que
cumplan con el tiempo establecido. (Criterio SMART).
Estructura de la declaración del Alcance.

1. Descripción de los entregables finales y entregables parciales.

2. Criterios de aceptación para entregables.
3. Fases del proyecto.

Declaración del Alcance. Estudio de Caso.

DECLARACION DEL ALCANCE DE LA ADAPTACION DEL EDIFICIO

Entregable Final 1 Descripción Criterio de Aceptación

1. Adaptación del Edificio Edificio con un área mínima de -Entrega definitiva del edificio
500 m² con los siguientes el 31 de agosto.
requisitos: -cumplir con las
-Espacios funcionales que especificaciones y estándares
propicien una operación de calidad aprobadas en el
integrada con todo el paquete del diseño.
personal. -todos los sistemas y sevicios
-Infraestructura necesaria para operando al 100% el 31 de
los equipos especializados, voz agosto.
y datos, servidor, equipo y
sistemas para la
administración del
conocimiento, etc.
-Espacios agradables para
atención a aclientes,
entrevistas y ventas.
Subentregables Descripción Criterio de Aceptación
1.1. Programa de Analisis de todos los requisitos Analisis completo y acordado
necesidades de espacio, servicios y de cada una de las áreas de la
acabados de cada empresa, especificando
departamento tamaño de espacios,
requerimientos de servicios y
acabados con
recomendaciones por parte
del arquitecto.
1.2. Diseño arquitectónico Solución de espacios y Planos completos, a tiempo,
e Ingenierías servicios de acuerdo con el numerados, con catálogo de
programa de necesidades y al conceptos y cuantificaciones
concepto de innovación y detalladas. Incluir memorias
profesionalismo. de cálculo, especificaciones y
estimados de costos de cada
especialidad.
1.3. Construcción. Ejecución del proyecto Apego a estándares y
 arquitectónico, instalación e especificaciones aprobadas.
implementación de todas las Entregas parciales y final en las
ingenierías, equipos y fechas autorizadas.
sistemas. Instalaciones y servicios
operando al 100%. Inversión
dentro de presupuesto
autorizado. Garantía de
calidad por un año.
1.4. Mobiliario. Muebles adecuados para cada Estaciones de trabajo no
uno de los espacios definidos menores a 2.25 m² instaladas
en el programa de completamente para el 21 de
necesidades. agosto. Esperamos garantía
por 3 años. Sillería ergonómica
ajustable y de uso rudo, con
tapiz oscuro y lavable.
1.5. Sistemas Sistemas de voz y Datos. Red Todos los sistemas y servicios
de Voz y Datos instalada para deben operar al 100%. Todas
todo el personal, incluye las estaciones de trabajo listas
cableado, equipo, servidores y para conectar los equipos.
enlace.

DECLARACION DEL ALCANCE DEL CAMBIO.

Entregable Final 2 Descripción Criterio de Aceptación

2. Cambio -mudanza ordenada y segura -servicio de mudanza con
de todo el mobiliario y equipo
seguro que incluya
existente a reutilizar. desmantelamiento,
-Anuncio de cambio en el movilización y montaje en
edificio (por un mes) y pornuevo edificio.
teléfono y en persona para -Anuncio de cambio durante
clientes y proveedores. un mes en las oficinas
-papelería actualizada:
actuales, utilizando el manual
facturas, hojas membretadas,
de identidad nuevo. El anuncio
sobres, legajos y tarjetas de
debe incluir: nombre,
presentación para todos losdirección, teléfono, página de
empleados. internet. Sin falas de ortografía
y sin defectos deberá
entregarse a tiempo.
Subentregables Descripción Criterio de Aceptación
2.1. Mudanza Desmontaje, movilización y Mudanza del equipo,
montaje en edificio nuevo. mobiliario, etc. Todo completo
y sin daños. Entrega a tiempo
y con todo instalada en su
lugar, sin cajas, sin empaque ni
cartones sueltos y olvidados.
 2.2. Anuncio de cambio Anuncio en el exterior de la
oficina actual, aviso
personalizado a clientes y
proveedores y grabación en
contestadora.
2.3. Papelería. Tarjetas de presentación,
hojas membretadas, sobres y
legajos con la información
actualizada de la empresa.
Cambio de domicilio fiscal y
facturas con la información
actualizada.
DECLARACION DEL ALCANCE DE LOS EVENTOS DE INAUGURACION.
Entregable Final 3 Descripción
3. Eventos de -Dividiremos la inauguración
inauguración. en dos eventos, uno para el
personal de la empresa con
sus parejas y otro donde
además de los empleados,
invitemos a clientes y cuatro horas, y con música de
proveedores.
-Para cada evento se debe
considerar: servicio de
bnaquete, música,
invitaciónes, fotografía, video
y publicidad.
Anuncio exterior de 3 x 2.5
metros de acuerdo con el
manual de identidad, en el
lugar más visible para el
público.
Entrega personalizada de aviso
de cambio a clientes y
proveedores según lista por
aprobar.
Grabación telefónica durante
un mes con aviso de cambio e
información completa de la
ubicación de las nuevas
oficinas.
Todos los directivos y gerentes
contarán con tarjetas de
presentación nuevas 15 días
antes de la inauguración.
El Depto. De Administración
deberá contar con toda la
papelería fiscal con la nueva
dirección para el 15 de agosto.
Impresión en offset con los
tonos que marca el manual de
identidad y en el papel bond u
opalina según el tipo de
producto.
Criterio de Aceptación
-Los eventos deberán poseer
la misma calidad y ambiente
que la fiesta de aniversario del
año pasado.
-Música en vivo con servicio de
CDs en los descansos.
-Dos estaciones para bufete
internacional y barra libre de
bebidas y refrescos.
-Durante el evento deberá
haber bebidas variadas.
-Los alimentos deberán tener
la calidad especificada y

Sub-entregables Descripción
3.1. Concepto y logística. Definición del concepto de los
eventos.
3.2. Invitaciones. Diseño, lista de invitados, y
entrega de invitaciones.
3.3. Banquete Alimentos y bebidas
suficientes para cada uno de
los eventos.
3.4. Música y sonido. Música de ambientación y
micrófono para el maestro de
ceremonias.
3.5. Fotografía y video. Registro fotográfico y video
para cada evento.
3.6 Medios de comunicación. Publicación en los diarios y en
la Internet.
Entregable Final 4 Descripción
4. APP. Administración -Proyecto completo a tiempo
Profesional del en costo y en calidad.
Proyecto -Involucrados satisfechos.
-Información de todo el
servirse a tiempo.
-Mesas redondas para mayor
integración de los asistentes y
sillas cómodas.
Criterio de Aceptación
Logística y concepto igual a la
fiesta de aniversario del año
pasado, con dos estaciones
para bufete y meseros para
servir las bebidas.
Diseño de invitación sencilla y
de acuerdo con el manual de
identidad de la empresa.
Entrega de invitaciones con
tres semanas de anticipación y
confirmar asistencia dos
semanas antes de los eventos.
Alimentos servidos a la
temperatura especificada
según el platillo seleccionado.
Deberá haber alimentos y
bebidas suficientes para todos
los asistentes.
Música en vivo, servicio de
cuatro horas, con música de
discos compactos en los
descansos. El sonido deberá
incluir un micrófono y
probarse con anticipación para
su buen funcionamiento.
Las fotografías y video serán
digitales y de alta resolución.
Anuncio de una página en la
sección de negocios de los
diarios nacionales, con el
logotipo de la empresa y con
una reseña del evento.
Fotografías y reseña del
evento en la página de
Internet de la empresa.
Criterio de Aceptación
-Documentación completa de
todo el proceso de acuerdo
con las nueve áreas.
-Reporte final del producto.
 proceso del proyecto, bases de -Evaluación final del proyecto
datos reporte final. con más del 85% del total de
-Lecciones Aprendidas. puntos.
-Documentación de lecciones
aprendidas.
Sub-entregables Descripción Criterio de Aceptación
4.1. Chárter del proyecto. Documento de inicio del Documento completo
proyecto. actualizado y firmado por el
Director General
4.2. Plan del proyecto Documentos de planeación de Documentos con la
todo el proyecto, integrando información de la planeación
las nueve áreas de la de las nueve áreas de la
Administración Profesional de Administración Profesional de
Proyectos. Proyectos, actualizado y
firmado por el Director
General.
4.3. Archivos y reportes del Documentación de todo el Deberemos recibir Estatus
proyecto. proceso del proyecto. Semanales y Reportes
Mensuales, así como un
reporte final 10 días después
de la inauguración. Entregar
dentro de dicho reporte las
Lecciones Aprendidas.
La información deberá ser
completa, veraz, clara,
oportuna, ordenada de
acuerdo con las nueve áreas y
con su índice correspondiente.

3.1.2. Desglose estructurado del trabajo. (Work Breakdown Structura –WBS-)

Consiste en desglosar los Sub-entregables hasta llegar a un nivel de control con las siguientes
características:
1. Asignado a una persona o empresa responsable.
2. Programado.
3. Costeado
4. Monitoreado.
Se realiza de lo general a lo particular.