CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

¿QUÉ ES CARACTERIZAR UN PROCESO?

La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos
que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes
se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se
requiere para hacerlo?.

Los procesos deben documentarse en función de la naturaleza de sus

actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los requisitos legales o
reglamentarios que apliquen.

La NTC 5906 no establece de manera explícita qué procesos o de qué tipo

deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:
Procesos Gerenciales/Directivos/Estratégicos
Procesos Misionales/Operacionales/Realización
Procesos de Apoyo/Soporte
Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición
ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS
PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:

 Influencia en la satisfacción del

cliente.

 Los efectos en la calidad del

producto/servicio.

 Influencia en la misión y estrategia.

 Cumplimiento de requisitos legales o

reglamentarios.

 Utilización de recursos.
RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS
 FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
CARACTERIZACION DEL PROCESO
MAPA!A1
versión: 0,1 Página: 1 de 1 Código: CP-
CONTENIDO:
Proceso:
 Nombre Responsable:


Objetivo:
Responsable Alcance:

 Objetivo Proveedor Entradas Planear Hacer Salidas Cliente

 Alcance
 Proveedores Verificar Actuar

 Entradas
 Ciclo PHVA (D) Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento

RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS

 Salidas
 Clientes
Documentación Asociada Requisitos Legales

 Recursos
 Documentos

INDICADORES
Requisitos NOMBRE RELACION MATEMÁTICA RESPONSABLE FRECUENCIA DE ANALISIS FRECUENCIA DE REPORTE OBJETIVO

 Indicadores
Durante la caracterización de los procesos es fundamental
construir los indicadores que permitan controlar y medir el
desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace
necesario revisar que es un indicador y como se construye,
pues la mala formulación del indicador puede generar una
mala evaluación del proceso o una falla en el control.
¿QUÉ ES UN INDICADOR ?
Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables,
en función del nivel de logro de un objetivo o meta planificados.

Es relevante en el proceso de
Es una herramienta diseño, seguimiento y
de control operativo y evaluación
de gestión ex post de las acciones
 DEFINICION TEÓRICA:

Es una especificación cuantitativa de la relación entre dos o más

variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en el
cumplimiento de los objetivos.

OBJETIVO

VARIABLE

INDICADORES

SITUACIÓN ACTUAL OBJETIVOS LOGROS

¿Cómo estamos? ¿Qué se quiere? Mínimos esperados
 ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN
DE UN INDICADOR
1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIÓN VERBAL QUE
“PERSONIFICA” O “SINGULARIZA” EL INDICADOR RESPECTIVO.

2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR

(POR GÉNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIÓN).

3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA

EL INDICADOR.

4.- FÓRMULA DE CÁLCULO: EXPRESIÓN MATEMÁTICA

PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.
 ¿PORQUÉ SON NECESARIOS LOS INDICADORES?

Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio

de evaluación que se quiera hacer:

> De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para

evaluar cumplimiento.
> De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados.
> De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto
monetarios, como de otro tipo.
> Para dar cuenta de la evolución de la ejecución.
PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORES

Listar los objetivos, metas, productos y actividades a

controlar.
Identificar las palabras claves que requieran
un acuerdo sobre su significado.

Construir un significado común para cada una de las

palabras clave identificadas.
Relacionar los significados atribuidos a cada palabra
clave e incluir la definición cuantitativa del indicador (Nº
absoluto, porcentaje).
 CICLO DE MEJORA CONTÍNUA -PHVA-
El ciclo de mejora continua “Planificar- hacer-Verificar-
Actuar” fue desarrollado inicialmente en la década de
1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W,
Edwars Deming. Por esta razón es frecuentemente
conocido como el “Ciclo de Deming”.

El concepto de PHVA es algo que está presente en

todas las áreas de nuestra vida profesional y personal,
y se utiliza continuamente, tanto formalmente como
de manera informal, consciente o
subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada
actividad, no importa los simple o compleja que sea, se
enmarca en este ciclo interminable.
La utilización continua del PHVA nos brinda una
solución que realmente nos permite mantener
la competitividad de nuestros productos y
servicios, mejorar la calidad, reduce los costos,
mejora la productividad, reduce los precios,
aumenta la participación de mercado,
supervivencia de la empresa, provee nuevos
puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de
la empresa.
Este ciclo es una herramienta indispensable que sirve
para llevar a cabo la ejecución de una idea o proyecto en
una organización.

Este es un ciclo eficiente que puede ser empleado dentro

de los procesos de la Organización. Es una herramienta de
simple aplicación y cuando se utiliza adecuadamente,
puede ayudar mucho en la realización de las actividades
de una manera más organizada y eficaz. Por tanto,
adoptar el ciclo PHVA proporciona una guía básica para la
gestión de las actividades y los procesos, la estructura
básica de un sistema. Este puede ser aplicable en
cualquier organización.
A través del ciclo PHVA la empresa planea,
estableciendo objetivos, definiendo los métodos
para alcanzarlos, especificando los indicadores
para verificar que estos fueron logrados; luego la
organización realiza e implementa todas sus
actividades según sus procedimientos, conforme
a los requisitos de los clientes y a las normas
establecidas, comprobando la calidad de los
productos. Luego se mantiene esta estrategia de
acuerdo a los resultados establecidos.

El ciclo PHVA se lleva a cabo a través de cuatro

acciones que son:
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

1. Identificar servicios.

2. Identificar clientes.

3. Identificar requerimientos de los clientes.

4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones.

5. Identificar los pasos claves del proceso.

6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición.

7. Determinar la capacidad del proceso.

8. Identificar con quien compararse.

 Implementación de los procesos. Llevar a cabo lo
planeado.

• Identificar oportunidades de mejora

• Desarrollo del plan piloto
• Implementar las mejoras

Realizar el seguimiento y medir los procesos y los

productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos
del producto e informar sobre los resultados.
Evaluar la efectividad
La implementación del ciclo PHVA promueve que
la práctica de la gestión vaya en pro de las
oportunidades para que la organización mejore
el desempeño de sus procesos, para que
mantenga los clientes actuales y consiga nuevos
clientes. Una vez identificada un área de
oportunidad, se puede planificar el cambio y
llevarse a cabo, después se verifican los cambios
de la implementación y según los resultados, se
actúa para ajustar el cambio o para comenzar el
ciclo nuevamente mediante la planificación de
nuevos cambios.
La definición de la red de procesos, la política de calidad y los
objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el
aseguramiento de los procesos.

En el Hacer se hace la implementación de lo definido en la

planeación, es decir, toda la Organización se alinea de acuerdo a
las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que
documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una
metodología definida.
En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia
y Auditorias internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas,

preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de
unos informes de auditorias, adicionalmente se aplica la
metodología para análisis y solución de problemas a aquellos
subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para
luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos
nuevamente como parte del día a día.