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MANUAL DE
EXCEL 2007
1
Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Contenido
INTRODUCCIÓN: 5
Definición de Excel: 5
Definición de Hoja de Cálculo: 5
Partes de las que se compone un Libro de Trabajo: 5
Definición de Libro de Trabajo: 5
Definición de Hoja de Cálculo: 6
CONCEPTOS BÁSICOS: 6
Definición de Celda Activa: 7
Definición de Rango: 7
Uso de las Etiquetas: 7
Introducción de Datos: 7
Errores con los Datos: 10
Formato: Operaciones con Archivos 11
FÓRMULAS Y FUNCIONES: 13
Sintaxis: 14
Reglas: 14
Insertar una función con el Asistente: 14
Botón Autosuma: 15
Uso de Expresiones como Argumentos: 15
Trabajando con celdas: 24
Selección de celdas 24
Selecciones Varias: 25
Selección de Hojas de Cálculo: 25
Copiando Celdas: 26
Pegado Especial: 26
Pegado Especial(Opciones) 27
Mover Celdas: 27
Borrar Celdas: 28
Formato de las celdas: 28
Fuentes: 28
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Acceso: 29
Alineación: 30
Orientación: 31
Ajustar Texto: 31
Combinar Celdas: 31
Bordes: 32
Orientación: 33
Rellenos: 34
Protección de las celdas: 36
Formato: Cambios de Estructura 37
Modificación de Anchura y Altura: 37
Cambiar el nombre de la Hoja: 38
Cambiar el Color de las Etiquetas: 38
Mostrar y Ocultar Hojas. 38
Inserción y Eliminación de Elementos 39
Corrector Ortográfico 41
Impresión 42
Gráficos: 45
Tablas Dinámicas: 47
Crear una Tabla Dinámica 47
Eliminar una tabla dinámica. 51
Aplicar filtros a una tabla dinámica 51
Obtener promedios en una tabla dinámica 52
Gráficos con tablas dinámicas 52
Ejercicios con Tablas Dinámicas: 53
Macros 55
Introducción 55
Crear una macro automáticamente 55
Ejecutar una macro 56
Crear una macro manualmente 58
El menú del editor de Visual Basic 58
La barra de botones 59
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
INTRODUCCIÓN:
Definición de Excel:
5
Curso de Excel 2007 – Julio Durand
▫ Es una de las hojas que componen el libro de trabajo que está formado por
16.384 columnas y 1.048.576 filas.
CONCEPTOS BÁSICOS:
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Definición de Rango:
Es el bloque rectangular que Excel trata como una unidad.
Introducción de Datos:
En primer lugar seleccionamos la celda y posteriormente introducimos el
texto, los números o las fórmulas.
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Modificar Datos:
Si no se ha validad el dato a través de la tecla retroceso y no la
tecla Izquierda.
Tipos de Datos:
VALORES CONSTANTES
NÚMEROS 0,1,2,…,9,+,-,(,),/,%, E , e , . , €
€ Representación de la moneda
% Porcentaje
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Fecha y Hora:
▫ Los escribiremos de la forma en que deseemos que aparezcan.
▫ Años entre 1929 y 2029, sólo es necesario introducir los dos últimos
dígitos.
▫ Ejemplo: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM
Texto:
Seleccionamos la celda y escribiremos el número de caracteres. No más
de 16.000 caracteres.
Fórmulas:
Secuencia formado por valores, referencias a otras celdas, nombres,
funciones u operadores.
Empiezan por =.
Operadores:
TIPOS DE OPERADORES
ARITMÉTICOS +, -, *, /, %, ^
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Funciones:
▫ Definición: Fórmula especial que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
▫ Sintaxis:
Argumentos entre paréntesis. Sin espacios.
Identificación:
▫ Aviso por parte de Excel del error, mediante el mensaje
correspondiente.
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Tabla de Errores:
Y especificamos la ruta.
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B. Contraseña de escritura.
▫ PASOS:
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FÓRMULAS Y FUNCIONES:
Excel = Base de Datos en la que usamos una serie de fórmulas para evitar el
tener que hacer re cálculos.
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Definición: Fórmula definida por Excel o por el usuario, la cual opera con
uno o más valores y devuelve un resultado.
Sintaxis:
Nombre_función(arg1;arg2;…;argn)
Reglas:
Se separan por ;
=SUMA(A1:C8)
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Botón Autosuma:
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FUNCIONES DE TEXTO
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FUNCIONES DE TEXTO
MINUSC(texto) Convierte a
minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a
moneda
NOMPROPIO(texto) Convierte a
mayúscula la
primera letra
del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza
parte de una
cadena de texto
por otra
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el
texto con texto
nuevo
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FUNCIONES DE BÚSQUEDA
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FUNCIONES DE BÚSQUEDA
FUNCIONES FINANCIERAS
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
22
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FUNCIONES LÓGICAS
FUNCIONES DE INFORMACIÓN
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Selección de celdas
• Para seleccionar una celda sólo basta con hacer clic con el botón izquierdo
del ratón sobre la celda de interés.
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Selecciones Varias:
▫ Para seleccionar una columna basta con hacer clic en la letra
correspondiente.
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Copiando Celdas:
Pegado Especial:
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Pegado Especial(Opciones)
▫ Ancho de columna:
Mover Celdas:
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Borrar Celdas:
Fuentes:
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Acceso:
A. Hacemos clic en la flecha que nos encontramos en la sección de
Fuente. Y accedemos a la pestaña de Fuentes.
B. OPCIONES:
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Alineación:
▫ Podemos alinear y orientar los datos de una determinada forma:
▫ PASOS:
▫ OPCIONES:
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Orientación:
▫ Permite cambiar el ángulo de las celdas. Horizontal, Vertical, arriba,
abajo, grados…
Ajustar Texto:
▫ Obliga al texto a salir en la celda.
Combinar Celdas:
▫ Permite combinar varias celdas en una sola.
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▫ Permite cambiar el orden de lectura del texto.
Bordes:
▫ ACCESO:
▫ OPCIONES:
Dentro de Preestablecidos:
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CONTORNO: crea un borde alrededor de la celda o
conjunto de celdas seleccionadas.
▫ OPCIONES:
Dentro de Borde:
Establecimiento de:
Color de la línea.
Orientación:
▫ Nos permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas.
▫ ACCESO:
33
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Rellenos:
▫ Podemos sombrear las celdas con el fin de remarcarlas.
▫ ACCESO:
▫ OPCIONES:
Números:
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▫ Y accedemos a través del menú inicio, haciendo clic en la flecha
que hay al pie del menú fuente.
▫ OPCIONES:
Texto:
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▫ El de %.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
▫ AUTOAJUSTAR:
37
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38
Curso de Excel 2007 – Julio Durand
39
Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Inserción de una Columna:
Insertar Celdas:
Insertar Hojas:
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Corrector Ortográfico
Acceso:
Verificación Ortográfica:
41
Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Impresión
▫ Vista preliminar.
▫ Imprimir.
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Vista Preliminar:
Acceso:
Opciones:
Zoom
CONFIGUAR PÁGINA.
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Gráficos:
15,000 14,000
Gastos
10,000
TELEVISIÓN
5,000
0
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
TELEVISIÓN 20,000 19,000 17,000 14,000
Meses
45
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Tablas Dinámicas:
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que
ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén
con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Aparece el cuadro
de diálogo de creación
de tablas dinámicas.
Desde aquí podremos
indicar el lugar donde
se encuentran los
datos que queremos
analizar y el lugar
donde queremos
ubicarla.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos
en la tabla dinámica.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrar y dejarlo como estaba.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden
ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el
botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.
Para cambiar el
formato del gráfico a otro
tipo de gráfico que nos
agrade más o nos
convenga más según los
datos que tenemos.
Al pulsar este botón se
abrirá el cuadro de
diálogo de Insertar
gráfico, allí deberemos
escoger el gráfico que
más nos convenga.
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TDin.xlsx
VALIDACIÓN DE DATOS.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
5. Crear lista de validación de datos para Memoria.
6. Crear lista de validación de datos para el Disco Duro.
7. Crear lista de validación de datos para Tarjeta Gráfica.
8. Crear lista de validación de datos para Pantalla.
9. Crear lista de validación de datos para CD, DVD, disquetera.
10. Crear alerta en la validación de datos para CD. El título del mensaje deberá
ser “Atención al tipo de dato introducido”. El mensaje de entrada será:
“Recuerda que el valor sólo puede ser SI o NO”. En Mensaje de Error se debe
mostrar el icono Advertencia.
11. Crear alerta en la validación de datos para Disco Duro. El título del mensaje
deberá ser “Disco Duro”. El mensaje de entrada será: “Capacidad del Disco
Duro”. En Mensaje de Error se debe mostrar el icono Grave, y debe indicar
“No hay ningún disco duro de esa capacidad”.
12. Insertar Tabla dinámica total equipos por memoria RAM.
13. Insertar gráfico circular según los datos del punto 12.
14. Cambiar el tipo de gráfico a Columnas.
15. Insertar tabla dinámica capacidad del disco duro por memoria.
16. Insertar gráfico de líneas 3D según los datos del punto 15.
17. Insertar una hoja a la que llamaremos Hoja Principal.
18. Poner un título en la Hoja Principal, llamado “Inventario Ordenadores” y
otro por cada hoja creada.
19. Insertar una imagen de un ordenador.
20. Crear un hipervínculo del primer título a su hoja. Y desde el segundo título a
su hoja.
21. En las hojas secundarias crear un hipervínculo llamado volver, que llevará a
la Hoja Principal.
22. Tabla Dinámica: Ordenadores Pentium III por clase y modelo.
23. Tabla Dinámica: Ordenadores con 128 MB de RAM por clase y modelo.
24. Tabla Dinámica: Ordenadores por modelo y en qué clase están.
25. Tabla Dinámica: Ordenadores por modelo y procesador PIV.
26. Tabla Dinámica: Ordenadores por procesador y tarjeta gráfica.
DB HW.xls
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Macros
En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar
y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy
sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de
programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que
esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Introducción
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Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos
referencias relativas para que las macros se graben con acciones
relativas a la celda inicial seleccionada.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el
botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y
haciendo clic en:
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
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Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de
macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos
queden afectadas por las acciones de la macro.
Para
ejecutar la
macro
debemos
acceder al
menú Ver Ma
cros..., que se
encuentra en
el
menú Macros
de la
pestaña Vista,
y nos aparece
el cuadro de
diálogo Macr
o como el que
vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
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Crear una macro manualmente
Esta es la barra de menú del editor de Visual Basic donde podemos acceder a
las diversas opciones y comandos del propio editor.
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La barra de botones
En la parte inferior tenemos otro recuadro, con las propiedades del objeto
seleccionado. En esta imagen podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y
que es una hoja de cálculo (Worksheet).
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde
se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un
módulo accedemos al menú Insertar → Módulo.
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También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es
una Propiedad.
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado
se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo
de archivo diferente.
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Curso de Excel 2007 – Julio Durand
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar
como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú
pulsa el botón Opciones para activarlas.
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