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INTRODUÇÃO

Bom, se você decidiu receber este livro,


deve ser porque, de alguma maneira, está se
sentindo improdutivo na vida pessoal ou
profissional e quer dar um jeito nisso. ÓTIMO.
Conforme você vai ver, este tema pode sim ser
tratado de maneira rápida e eficiente, mas para
isso precisamos dar um passo de cada vez.

Primeiro de tudo, é preciso que a gente


alinhe o significado de PRODUTIVIDADE, para
que eu e você fiquemos na mesma página. Essa é
uma palavra muito usada hoje em dia, muitas
vezes de forma errada, então é por isso que
precisamos colocar os pingos nos “is” antes de
começar a se aprofundar no assunto.

A definição mais simples de produtividade


diz respeito à velocidade com que uma pessoa
resolve uma tarefa. Parece simples não? Imagine:
todas as pessoas no seu setor tem duas horas
para entregar um relatório individual para o seu
chefe. Logo, seguindo a definição acima, quem
entregar mais rápido é o mais produtivo.

Quem dera fosse tão simples assim.


Felizmente, produtividade é algo bem mais
complexo do que quem entrega uma tarefa mais
rápido, ou quem fica mais tempo na frente do
computador “trabalhando”, pois, o que importa, no
final das contas, é a qualidade do trabalho que é
entregue. Não adianta ser o mais rápido se o que
você entrega é ruim, assim como não adianta
passar horas na frente do computador se você não
consegue efetivamente trabalhar e entregar um
resultado de qualidade.

Com tudo isso em mente, podemos então


definir o conceito de produtividade como “Entregar
o que foi prometido, no prazo combinado, com a
qualidade esperada ou superada”. Ou seja, não
conta só o tempo de entrega, não conta só a
qualidade do que é entregue, os dois têm que
caminhar juntos.

Porém, veja que, mesmo com essa


definição mais complexa, ainda assim o conceito
de produtividade ainda não parece suficiente. Se
analisarmos bem, de acordo com essa definição,
algúem pode passar a vida inteira sendo
produtivo, sem que alcance nada de significativo
na vida, nem mesmo uma promoção simples no
trabalho.

Por exemplo, pensemos num maquinista


de trem: ele tem uma tarefa diária, que é levar o
trem do início da linha até o final N vezes ao dia.
Então ele aprende o que deve ser feito, aprende
quanto tempo tem para fazer, como fazer, o que
as pessoas esperam do trabalho dele, e faz. Só
que ele pode ficar nesse mesmo trabalho por 10,
20, 30... 50 anos, entregando seu trabalho no
prazo certo com a qualidade esperada. E daí fica a
pergunta: dá pra dizer que isso é ser produtivo?
Eu acho que não.

Nessa hora é importante que seja


introduzido aqui os conceitos de EFICIÊNCIA e
EFICÁCIA. Por mais que parecem palavras
semelhantes, elas não significam a mesma coisa,
e essa confusão pode ser fatal para a sua
produtividade. Isso porque ser EFICIENTE está
relacionado a fazer tudo certo conforme o
combinado. Em outras palavras, significa ser o
que o maquinista do exemplo acima é: alguém que
faz o que lhe é pedido e ponto final.

Agora, para darmos uma passo além no


que se diz respeito à produtividade, precisamos
entender o conceito de eficácia. Eficácia tem a
ver com fazer as coisas certas. O profissional
eficaz é aquele que recebe o trabalho a ser feito
mas, antes de sair fazendo, estuda tudo aquilo
que recebeu, procura entender o sentido de cada
uma das etapas do trabalho e, o melhor de tudo:
ele procura meios de otimizar o seu trabalho.

Quer ver na prática uma situação que


mostre a diferença entre eficiência e eficácia: se
sua empresa tem 50 contas para pagar, e todo
mês o funcionário as paga no dia certo, ele está
sendo eficiente. Se sua empresa tem 50 contas
para pagar e o funcionário cadastra todas as
contas que conseguir em débito automático,
economizando 80% do tempo dele para poder se
dedicar a outros assuntos, ele está sendo eficaz.

Outro exemplo: imagine que há uma


goteira no banheiro da sua casa. Você vai lá e
imediatamente coloca um balde para que as gotas
não caiam no chão e, passa a ir lá todos os dias,
para trocar o balde cheio por um novo. Você está
sendo eficiente. O dia em que você dá um jeito no
vazamento para não ter mais goteiras nem
precisar mais de baldes, você será eficaz.

Agora que ficou claro a diferença entre


eficiência e eficácia, vamos trazer aqui o nosso
conceito definitivo de produtividade, para que ele
seja sempre lembrado nos próximos capítulos
deste livro.

Produtividade é, então, “Entregar o que foi


prometido, no prazo combinado, com a qualidade
esperada ou superada, sempre buscando novos
meios para eliminar, delegar ou automatizar a
tarefa”.

Uma vez definido isso, entraremos então a


fundo nos próximos capítulos numa jornada de
auto-conhecimento que será extremamente
prática, com conceitos e atividades que você
poderá por em ação imediatamente, e que podem
dar um novo rumo da sua vida.
No primeio capítulo, vamos tentar entender
o que está por trás da sua falta de produtividade
hoje. Entender porque você procrastina e o que
precisa mudar para que você tenha pilares bem
fortes para sustentar o seu trabalho no dia-a-dia.

No segundo capítulo, você vai entender


como lidar com as tarefas do seu dia-a-dia, como
priorizar as mais importantes, como evitar
distrações e assim estar sempre focado e ativo em
direção aos seus objetivos.

Já no terceiro capítulo, traremos 15 dicas


práticas para você implementar hoje, e que
levarão a sua produtividade para um novo nível.

Queremos que você saia deste livro mais


auto-consciente, mais presente, mais focado e
motivado para enfrentar o dia-a-dia.

Aí sim, você estará pronto para se dizer


alguém produtivo.
1. PORQUE NÃO ESTOU SENDO
PRODUTIVO?

Nem mesmo a pessoa mais produtiva do


mundo é produtiva 100% do tempo. Essa é a
primeira coisa que você precisa entender. A
pessoa produtiva é aquela que entende como ela
funciona, entende que ela nunca vai estar 100%
no controle da sua vontade, e por isso divide sua
vida entre períodos de trabalho e espaços de
tempo para deixar a cabeça livre de obrigações.

Ou seja, isso quer dizer que pessoas


produtivas também procrastinam. A diferença é
que elas fazem isso de maneira controlada,
tomando conta da procrastinação, e não o
contrário, ou seja, deixando que a procrastinação
tome conte dela.

Bom, primeiro de tudo, se você você não


sabe o que essa palavra significa, explico:
procrastinar é adiar algo que você deveria fazer. É
o famoso “Deixar para Depois”. Pode ser por uma
hora, por um dia, por um ano, por toda a vida. Fato
é que ninguém está imune disso, apenas existem
os que conseguem lidar melhor com a
procrastinação, e os que sofrem mais com ela.

Ela afeta tanto temas inofensivos, como


preguiça de lavar a louça, como temas sérios,
como preguiça de estudar para o vestibular, ou de
refazer o currículo para procurar outro emprego,
ou de abrir o próprio negócio. A procrastinação é a
grande vilã da produtivdade e, como ela pode
afetar tantos assuntos diferentes, é de se esperar
que as causas para que ela ocorra também sejam
diversas.

Este primeiro capítulo, então, é feito para


que você reflita sobre a sua procrastinação antes
de começar a por a mão na massa para ser mais
produtivo, pois de nada adianta aprender técnicas,
se a sua mente ainda estiver com bloqueios mais
profundos.

Vamos mostrar aqui 7 razões pelas quais


as pessoas procrastinam. Procure pensar nas
áreas da sua vida em que vem encontrando esse
tipo de problema, e vamos juntos buscar soluções
para cada um dos 9 casos citados.

Vamos a eles:

a) VOCÊ NÃO GOSTA DO QUE FAZ

Não tem jeito, este é o tema número 1, o


mais importante e o que você deve dar mais
atenção. A maioria das pessoas que não é
produtiva, não é por esse motivo: está trabalhando
com algo que não a completa. Assim, trabalha
triste e desmotivada pois não se sente realizada
ali ou porque não vê sentido ou resultado no que
faz.
E não adianta tampar o sol com a peneira.
Não adianta você aplicar 500 técnicas de
produtividade se você não tem prazer no seu
trabalho, pois o efeito nunca vai ser profundo. O
máximo que vai acontecer é você melhorar um
pouquinho a sua performance por alguns dias,
talvez semanas mas, assim que os
questionamentos sobre o que você faz voltarem,
virão junto a desmotivação e a procrastinação.

Se por acaso você se encontra nessa


situação, ou seja, fazendo algo que não gosta,
calma que nem tudo está perdido. Este livro ainda
pode ser muito útil pra você, pois você só não está
fazendo aquilo que ama porque está
procrastinando nesse exato momento. Então, a
partir de agora, coloque como objetivo ser mais
produtivo e parar de procrastinar para... “conseguir
me dedicar àquilo que eu amo fazer!”

Pense em exemplos de pessoas que


amam o que fazem. Todo mundo conhece alguém
nessa situação, seja um amigo ou familiar
próximo, seja alguém famoso. É tão simples ver
que a pessoa é feliz fazendo aquilo. E eu te
garanto: você só conseguirá ser excelente no que
faz, quando fizer algo que gosta. Uma vez que
você encontre esse ofício, aí sim melhorar sua
produtividade será a coisa mais fácil do mundo.

b) VOCÊ É UM PERFECCIONISTA
Perfeccionista é a pessoa que não aceita
nada que não seja perfeito. Isso faz com que ela
coloque padrões de expectativa tão altos para si
própria que eles sejam impossíveis de serem
alcançados. Logo, já que ela não consegue ser
perfeita, ela prefere ficar parada aonde está sem
agir.

Essa forma de pensar de que “Ou é


perfeito ou é nada” ignora que tudo na vida é um
processo. Seja lá o que queiramos fazer, existe
uma curva de aprendizagem, que envolve muitos
erros no princípio, depois um aprimoramento
contínuo (que também contempla muitos erros),
até que atinjamos a excelência. Mesmo quando
nos tornamos excelentes no que fazemos, toda
vez que quisermos subir de nível, teremos que
enfrentar erros e ajustes novamente.

Assim, se você é um perfeccionista, você


precisa aprender PRA ONTEM que o erro faz
parte do jogo e que evoluímos através de uma
melhoria contínua, nunca por causa de um acerto
repentino.

Como diz o ditado: “Feito é melhor que


perfeito”!

c) VOCÊ NÃO TEM OBJETIVOS NA SUA


VIDA
Dizem que um homem nasce duas vezes: a
primeira no dia que sai do ventre da mãe, a
segunda no dia em que descobre a sua razão de
existir. Infelizmente, o que mais vemos no mundo
são pessoas “deixando a vida levar”, como diz a
música, sem saber exatamente o que estão
fazendo e o porque. Daí não é surpresa encontrar
pessoas que não façam o que gostam. Afinal, elas
nunca pararam para pensar a respeito.

Se você ainda não tem objetivos na sua


vida, está na hora de começar a ter, pois são eles
que trarão a motivação que pode estar faltando.

Para descobrí-los, faça o exercício do


velório:

Pense no dia em que você morrer. Imagine


que você esteja assistindo a tudo lá de cima. Você
vai se ver no caixão, sendo observado por amigos
e familiares, quando duas pessoas se aproximam
e começam a falar sobre você.

O que elas estão falando? Como você está


sendo lembrado por elas? O que elas dizem com
orgulho que você realizou durante sua vida?

As primeiras coisas que vierem a sua


mente são aquelas mais importantes para você,
pode ter certeza, pois são as mais genuínas. Por
isso, comece a pensar mais em seus objetivos no
dia-a-dia. Eles serão um ótimo lembrete de tudo
que você precisa realizar neste mundo antes de
partir. E assim, você vai pensar duas vezes antes
de procrastinar.

d) VOCÊ NÃO COLOCA METAS EM


SUA VIDA.

Uma vez que você tenha objetivos claros,


você precisa transformá-los em metas. Não é
minha intenção explicar como colocar metas em
sua vida em poucas linhas, até temos um Guia
Rápido que fala apenas sobre isso, cujo link você
pode encontrar no final deste Ebook.

Queremos apenas te lembrar que quando


você tem apenas sonhos é muito difícil de se agir.
Sem traze-los para um plano concreto (METAS),
eles acabam ficando com um status de inatingível,
e isso faz com que você não se mova.

Para começar a entender o que é viver


com uma meta, faça um exercício bem simples:
pegue o seu sonho ou objetivo de vida e pense em
qual seria o primeiro passo a dar em direção a ele.

Uma vez que tenha algo em mente,


estipule um prazo para conseguir cumprir isso.
Assim, de forma simples e bem superficial,
explicamos como seria criar sua primeira meta.
e) VOCÊ QUER FAZER TUDO AO
MESMO TEMPO

Você até tem noção das coisas que queria


mudar na sua vida, mas o problema é que tenta
mudar todas ao mesmo tempo. Ao fazer isso, as
dificuldades são muito maiores, algumas
atividades vão ficando pelo caminho e, quando vê,
está procrastinando tudo novamente.

Para ser produtivo, é preciso ter muita


clareza do que você quer. E ter clareza significa
também priorizar o que é mais importante para ser
feito primeiro.

Caso você tenha dificuldades sobre que


projeto começar primeiro, ou cria listas infinitas de
coisas para fazer e acaba não fazendo nada, fique
tranquilo que este livro falará muito a respeito
disso. Você sairá daqui plenamente consciente do
que deve fazer em seguida e como fazer sem
procrastnar.

f) VOCÊ SE IMPORTA COM QUE OS


OUTROS PENSAM

Você tem medo de se expor. Prefere ficar


nas sombras, sem ser notado, mesmo sabendo
que dessa forma você não se destacará nunca.
Tudo isso por medo de se expor e ficar sujeito a
opinião dos outros.
Sim, caso você se exponha, haverão sim
críticos ao que você faz. Não existe absolutamente
nada nem ninguém no mundo que seja
unanimidade, mas as pessoas de destaque
resolveram seguir em diante mesmo assim. Elas
aprenderam que a opinião dos outros sobre você,
diz mais a respeito delas do que a seu respeito.

Para se curar desse mal de se paralisar


pelo o que os outros vão achar, lembre do
exercício do velório falado acima. Além de te
convidar a refletir sobre o que importa em sua
vida, ele te faz lembrar que... sim... um dia você
vai morrer.

Se você soubesse que a sua hora de partir


desse mundo se aproxima, você estaria tão
preocupado com a opinião de terceiros? Bom,
então fica o recado: sua hora está sim se
aproximando.

g) VOCÊ NÃO ACREDITA EM SI


PRÓPRIO

Você não age porque não se acha bom o


suficiente para agir. Você acha que precisa
estudar mais, trabalhar mais, ser mais magro,
mais esperto, o que for...
Bom, nesse caso, é preciso que você
entenda que isso também tem a ver com ser
perfeccionista. Se você não se acha bom o
suficiente hoje, você não vai se achar bom o
suficiente nunca. Sempre vai achar que falta algo.

Sabe qual é a graça da vida? É entender


que talvez você não seja mesmo bom o suficiente,
mas leve isso como um desafio para se provar do
contrário. É claro que você pode e deve se
capacitar mais, aprender mais sempre, mas faça
isso durante sua jornada.

Aprenda na prática, e não deixe que isso


seja um empecilho para você agir.

h) VOCÊ ACHA QUE AS COISAS VÃO


CAIR NO SEU COLO DO NADA

Existe um “causo” que meu pai me contou


certa vez. Era de um homem que estava em casa
quando uma forte chuva começou a cair. Sua casa
começou a alagar e o vizinho bateu na porta da
casa dele com um bote, oferecendo ajuda para
irem embora, mas o homem disse:
- Vou ficar aqui porque Deus vai me salvar.
Só que a chuva apertou, a inundação foi
aumentando. Nisso, a polícia chega lá com um
barco motorizado. Os policiais oferecem ajuda,
mas o homem diz:
- Vou ficar aqui porque Deus vai me salvar.
Mas a chuva aumenta ainda mais e o
homem tem que subir no telhado pois a casa já
está toda submersa. Chega então um helicóptero
da polícia oferecendo ajuda e homem diz:
- Vou ficar aqui porque Deus vai me salvar.
Até que o nível da água sobe mais ainda, o
homem se desprende do telhado, é levado pela
correnteza e morre.
Quando ele chega no céu, decide ir
reclamar com Deus:
- Pô Deus, fiquei lá esperando por você e
você não me salvou!
E Deus responde:
- Eu tentei! Primeiro mandei lá o vizinho,
depois a polícia de barco e depois o helicóptero!
Queria que eu faça o que?

Adoro essa história porque ela mostra


como as pessoas adoram esperar por um sinal
divino. Como se um dia o universo fosse ressoar
trombetas para te avisar que chegou a hora de
agir. Bom, na verdade o universo já está
ressoando essas trombetas diariamente, você é
que não está percebendo.
As oportunidades para agir já estão
passando na sua frente e você está perdendo. Por
isso, o que você precisa é ligar o seu radar para
as oportundiades que a vida te oferece, tomar
coragem e ir atrás delas.
Nada nunca vai cair do céu. Até para
ganhar na loteria você precisa ir até a lotérica e
ficar tentando toda semana.
Se você ficar esperando que as coisas
aconteçam na sua vida, elas nunca vão acontecer.
É você que faz com que elas aconteçam.

--

Como você pode ver, o ato de procrastinar


é sempre uma consequência de uma ou várias
causas citadas acima.
Antes de seguir adiante, procure identificar
qual destes itens mais dizem respeito a você, e
comece a se familiarizar mais com esses temas
para que sua performance não seja mais
prejudicada por isso.
Conforme citei, não adianta seguir em
frente sem resolver as causas da procrastinação,
pois assim você não estará cortando o mal pela
raiz.
No próximo capítulo, começaremos a
examinar melhor o seu dia-a-dia, e como ele pode
ser otimizado para você produzir muito mais.

2. APRENDENDO A PRIORIZAR

Não importa qual seja a sua profissão, com


certeza existe espaço para melhorar seu
desempenho. Isso sem que você tenha que
trabalhar mais horas por dia. Pelo contrário, você
verá mais a frente que trabalhar menos pode ser
caminho. Mas calma, chegaremos lá!

Para tal, precisamos primeiro entender que


o mal das pessoas improdutivas está na falta de
planejamento das tarefas do dia-a-dia. Por isso,
vivem a base de resolver a tarefa mais urgente do
momento. O problema é que, quando falta
planejamento, sobram tarefas urgentes. Então o
trabalho do profissional se resume a resolver
emergências.

É preciso mudar. Para isso, a primeira


coisa que quero passar a você é que, a partir de
hoje, você passa a assumir 100% do controle e da
responsabilidade da sua agenda.

Não existe mais colocar a culpa no chefe,


na equipe, nos filhos, no bebê, no tempo, no
namorado, na namorada, no que for que você
ache que seja o culpado por sua vida estar
atrapalhada. Ao responsabilizar terceiros, você
está apenas se auto-confortando, dizendo para si
mesmo que a culpa não é sua, logo tudo bem
continuar fazendo o que não está funcionando.

Mas a culpa é sua sim. O que você precisa


é aprender a planejar o seu dia e ter foco no seu
trabalho para não se envolver com distrações. É
simples assim, e vou te mostrar como fazer.

A primeira coisa que quero que você faça é


que você liste todas as atividades que você faz no
seu dia-a-dia no trabalho. Liste TODAS mesmo,
desde as mais nobres, e que você ama fazer, até
as menos nobres, que você odeia mas tem que
fazer. Tome o tempo que for necessário.

Uma vez que você tenha em mãos uma


lista de todas as suas atividades, é hora de
definirmos a quais delas você continuará a dar
atenção, e quais delas ficarão em um segundo
grupo, do qual falaremos a seguir.

Para definir os temas aos quais você dará


atenção, vamos utilizar o Princípio de Pareto,
segundo o qual apenas 20% das suas atividades
trazem 80% de retorno, enquanto que o oposto
também é verdadeiro: 80% dos seus esforços
trazem apenas 20% do seu resultado.

Essa teoria pode ser aplicada a qualquer


aspecto da sua vida. Na empresa, 20% dos seus
clientes trazem 80% do seu faturamento. No
pessoal, 20% das coisas que come causam 80%
do seu sobrepeso. E assim sucessivamente.
Pense a respeito de todas as áreas da sua vida, e
comece a buscar essa proporção.

O principal intuito de se usar Pareto é que


você passe a analisar periodicamente tudo que
ocorre em sua vida, sempre buscando priorizar
apenas aquilo que te traz resultado. Lembre-se do
conceito de EFICÁCIA, que cabe perfeitamente
aqui.

Uma vez que você tenha essa lista de


atividades em mão, pense em quais dessas
tarefas você é imprescindível. Ou seja, em quais
delas apenas você, com seu know-how e
capacidade, é capaz de fazer. Por exemplo, se
você é autônomo e produz roupas para vender,
com certeza o seu know-how está em desenhar as
peças. Outras pessoas podem levar o produto ao
correio, outros podem fazer sua contabilidade,
mas só você pode desenhá-las. Sendo assim,
essa seria uma das atividades prioritárias para
você, pois é aí que seu know-how faz diferença.

Apenas um detalhe para você não se


confundir aqui: existe uma diferença entre tarefas
que só você pode fazer por conta do seu know-
how, e tarefas que só você pode fazer por não
poder contar com ninguém que faça. Por exemplo,
hoje, no mesmo exemplo acima: se você vende
suas roupas online mas ninguém pode leva-las até
o correio para você, logo você que leva, isso não
quer dizer que você seja fundamental para esta
tarefa, já que qualquer pessoa ou empresa
terceirizada poderia fazer isso por você (falaremos
disso mais tarde).

Então, na hora de escolher as tarefas


prioritárias, lembre-se que estamos falando de
know-how e de uso dos seus talentos.

Agora que você escolheu as atividades que


devem ser prioridades, pense em como você está
trabalhando com elas hoje. Explico: se você parar
para pensar, vai reparar que muitas vezes as
atividades que mais são importantes para você
estão recebendo um mínimo de atenção no seu
dia-a-dia. Imagine um analista financeiro que
passa o dia pagando contas e emitindo nota fiscal
e nunca consegue parar um minuto sequer para
analisar as contas que paga e otimizar seus
custos. Ou uma designer de roupas que passa o
dia embalando e etiquetando produtos, sem
conseguir parar para desenhar novas peças. É
claro que tem coisa errada aí.

Por isso, faça a lista de quais seriam as


únicas atividades com as quais você gostaria de
lidar no seu dia-a-dia.

Imagine agora como seria o seu DMP (Dia


Médio Perfeito). Normalmente, este exercíco
engloba tanto vida pessoal quanto profissional,
mas aqui vamos focar exclusivamente no seu
profissional. Imagine como seria seu dia se você
chegasse ao trabalho e só precisasse fazer as
tarefas que são as mais importantes. Qual delas
você faria primeiro? Como faria? Como se sentiria
fazendo essas tarefas? Como sairia do trabalho no
fim do expediente? Bem melhor não é mesmo?
Descreva no papel como seria esse Dia Médio
Perfeito.

A partir de hoje, você vai ler esse dia médio


perfeito que escreveu todos os dias ao chegar ao
trabalho. A meta é que essa visualização ajude-o
e motive-o a conseguir viver esse dia perfeito um
dia, e te faça para que isso aconteça o mais rápido
possível.
Para que isso aconteça, claro, você terá
que se livrar de todos os itens da lista que não são
sua prioridade.

O QUE FAZER COM AS ATIVIDADES QUE


VOCÊ NÃO QUER NEM DEVE FAZER

Uma vez que você definiu as coisas que


gosta e deve fazer, com certeza se deu conta de
que existem várias coisas que não gosta mas que
estão na lista.

Para elas, vamos dar 3 fins possíveis,


conforme visto a seguir:

A) ELIMINAR

Olhando sua lista de atividades que


precisam ser feitas, o primeiro passo é avaliar se
elas precisam MESMO serem feitas. Quando você
faz uma análise fria das suas atividades menos
importantes, pode ter várias conclusões
interessantes. Uma delas, a de que você está
perdendo seu tempo com tarefas que não mudam
em nada os seus resultados.

O melhor exemplo que posso dar é de uma


empresa em que trabalhei que investia seu tempo
nas mídias sociais em sete plataformas diferentes.
Assim, todos os dias, um profissional tinha que
fazer textos, posts, banners, vídeos para todos as
7 redes sociais, o que consumia todo o seu tempo.

Só que, mês a mês, quando fechávamos o


relatório de leads gerados, os números indicavam
que, das 7 plataformas, apenas 2 traziam leads.
Todas as outras 5 traziam nenhum ou
pouquíssimo resultado, tinham números
irrelevantes. Até que um dia eu perguntei: porque
dedicamos o mesmo esforço para as 7
plataformas, se só duas se mostram úteis?
Ninguém tinha a resposta. As coisas eram feitas
daquela forma porque... Era assim que tinham
mandado ele fazer. Ou seja, aquele profissional de
marketing era eficiente, mas não era eficaz.

Depois de algumas reuniões da direção,


após mostrarmos insistentemente os resultados de
cada rede social, conseguimos que as 5 redes
sociais sem resultados tivessem seus esforços de
marketing interrompidos. O resultado foi que, ao
focar mais tempo nas melhores redes sociais, o
número de leads da empresa dobrou e as redes
sociais eliminadas não fizeram falta nenhuma.
Para quem tem negócios online, é muito comum
esse tipo de coisa acontecer: investir tempo igual
em várias tentativas diferentes de se trazer
tráfego, sendo que apenas uma ou duas trazem
resultado.

Claro que em todas as áreas isso também


acontece. Pareto, não é mesmo? Se você é um
vendedor, por exemplo, tente ver o perfil das
pessoas e empresas que prospecta, grandes
chances de a maior parte das vendas envolverem
um ou dois perfis de clientes. Logo, o esforço
deveria ser focado apenas em clientes desses
perfis.

O grande problema que as pessoas


normalmente tem para eliminar algumas tarefas é
medo de que elas façam falta. Ou simplesmente
elas não sabem o que fariam sem ter que fazer
aquilo. Se sentem ameaçadas pois pensam: “Se
eu não preciso fazer essa tarefa vou fazer o que?
E se perceberem que essa atividade que eu
passava 2 horas por dia fazendo é inútil? Vão
achar que eu sou inútil?”

Bom, temos boas notícias!

Se o seu receio é se arrepender de ter


eliminado uma atividade porque ela fez falta, não
se preocupe. A única coisa definitiva que existe é
a morte. Você deve encarar suas atividades no
trabalho e na vida como um processo de
constante aprendizado e aprimoramento. Então,
nada te impede de eliminar tarefas por 15 dias ou
um mês e fazer uma análise do resultado. O
mundo não vai acabar se você passar 30 dias sem
alimentar o facebook da sua empresa.

Depois desse período de teste, faça um


balanço sobre as tarefas eliminadas. Se você
achar que alguma delas fez MUITA falta para
você... RETOME. Simples assim. Porém, as que
perceber que realmente não tinham função e
serviam apenas para, como diria minha avó,
“enxugar o gelo”, elimine de vez!

Agora, se o seu receio para eliminar tarefas


inúteis é ser visto como inútil pelos outros, a boa
notícia é que, no exercício anterior, nós já
pensamos juntos como seria seu dia se você se
dedicasse apenas às áreas que importam, certo?
Então, essa dúvida nem deveria existir. A partir do
momento em que há tarefas eliminadas, ocupe
esse tempo com as tarefas que são sua
prioridade.

Não se preocupe com o que as pessoas


vão pensar. O mundo funciona a base de
resultados. Se você quiser trabalhar 10 minutos
por dia, mas nesses 10 minutos entregar mais do
que todo mundo a sua volta entrega, isso é o que
importa.

Portanto, a partir de hoje, tolerância zero


para atividades e tarefas que te levam do nada
para o lugar nenhum. Se é inútil, você ELIMINA da
sua vida.

B) DELEGAR
Essa é uma das minhas partes preferidas,
pois DELEGAR é uma das coisas mais difíceis de
se fazer. A maioria das pessoas é controladora,
gosta de fazer tudo elas mesmas, e tratam delegar
como uma ameaça. De novo, surge aquele
sentimento de: “E se eu delegar, porque vão
precisar de mim aqui?

Enfim, vamos começar um pouco antes,


definindo o que é isso. DELEGAR é transferir a
responsabilidade de uma tarefa que era sua para
um terceiro, que passa a executá-la SOB A SUA
SUPERVISÃO.

Então, para aquela lista de tarefas que


você pensou lá em cima, eu sei que existem
tarefas que não são sua prioridade mas que você
não pode eliminá-las. Logo, essas são as tarefas
que devem ser delegadas. Por exemplo, imagine
uma mãe que, por causa de responsabilidades no
trabalho, não consegue mais levar os filhos para a
escola. Não dá para eliminar essa tarefa, pois os
filhos precisam ser levados para a escola de
algum jeito.

Para isso, ela delega essa tarefa. Ela pode


contratar uma perua escolar, um motorista
particular, combinar com um familiar... Seja qual
for a opção, ela transfere a responsabilidade do
transporte para uma terceira pessoa.
No caso do trabalho, imagine que você
precise fazer uma apesentação muito importante,
só que não entende nada de design do Power
Point. Bom, nesse caso, basta você passar a
tarefa do design para um designer contratado,
para assim poder se dedicar ao conteúdo da
apresentação.

Repare que, nos dois casos, você não está


entregando àquela pessoa total controle sob a
tarefa. Não, deixamos bem claro que uma tarefa
delegada fica SOB SUA SUPERVISÃO. Então,
quando você passa para um designer fazer a arte
da sua apresentação, você primeiro mostra a ele o
que espera, depois aprova ou não o resultado. É
importante citar isso pois muitas pessoas não
delegam por medo de perder o controle sobre a
tarefa. Bobagem. O controle continua sendo seu,
você só não perde mais seu tempo com tarefas
nas quais não é bom fazendo.

No caso da apresentação, o contrário de


contratar o designer seria você tentar fazer o
design por conta própria. Nesse caso, você corre 2
riscos:

- Fazer um design tosco, já que esse não é


o seu forte

- Investir muito tempo tentando não deixar


o design tosco, perdendo horas preciosas nas
quais você poderia estar pensando no conteúdo
da apresentação, que é o que você precisa
entregar!

Creio que já tenha ficado claro a


importância de delegar, então vamos responder
algumas perguntas mais práticas sobre o assunto:

1. Quando decidir por DELEGAR uma


tarefa?

Conforme falamos, tarefas para serem


delegadas são aquelas que não são sua
prioridade mas que não podem ser eliminadas. Só
isso já seria suficiente para você entender, mas
vamos além. Procure pensar em tarefas que você
não gosta de fazer. Se você é ruim com números,
deve odiar planilhas de excel. Ou se gosta de
números, deve odiar o design. Ou gosta de
vender, gosta de falar com clientes, mas odeia
organizar listas de prospecção e perde horas
nisso.

Seja a tarefa que for, saiba que sempre


existirá alguém disposto a fazer por você. E pior,
você vai ficar chocado quando perceber que essa
pessoa contratada faz aquela tarefa que você
odeia sorrindo e bem melhor do que você faz.

Uma vez que você comece a delegar


tarefa, vai se sentir tão bem se livrando de
atividades que não gosta, que, em pouco tempo,
sua pergunta vai passar a ser: “Que mais eu
posso delegar?”

2. Como DELEGAR uma tarefa?

Existem basicamente 3 maneiras de se


delegar uma tarefa:

- Contratando uma pessoa

Seja você pessoa física ou jurídica, você


pode contratar alguém, como um motorista, um
office-boy, um assistente, uma secretária, o que
for. E essa pessoa passaria a fazer para você
todas as tarefas que você definiu para ela. Das 3
opções que vamos falar, essa é a mais complexa.
Para contratar alguém, mesmo que seja meio
período, é bom que você tenha uma lista grande
de tarefas para passar.

Tome cuidado para não sair contratando


pessoas para resolver meia dúzia de problemas, e
depois você não sabe mais o que passar para ela
fazer.

- Contratando um Serviço de Empresa

Seja o que for que você precise delegar,


grandes chances de haver uma empresa que seja
especilaizada nesse tipo de serviço. Por exemplo,
se precisa de alguém para levar suas encomendas
até o correio, existem várias empresas que fazem
isso, incluindo o próprio Correios. Se precisa de
limpeza do escritório, existem empresas
terceirizadas que oferecem. Poderia aqui citar
exemplos infinitos de empresas terceirizadas que
oferecem o serviço que você procura. Basta uma
procura rápida no Google para achar várias
opções.

A grande vantagem de se terceirizar para


uma empresa é que eles são especializados
naquilo que você não é, não gosta e não quer ser.
Então, eles farão sorrindo o que você fazia se
lamentando, e você não precisa nem perder muito
tempo ensinando eles como que a tarefa deve ser
feita, pois eles já sabem isso melhor do que você.

Nos Estados Unidos, esse mercado de


terceirzação já é muito forte. O exemplo mais legal
que vi quando estive lá foi de secretárias virtuais
para consultórios médicos. Era assim: se você é
um dentista, você contrata uma linha telefônica,
direciona a ligação para uma secretária virtual,
que fica responsável por atender as ligações do
seu consultório e montar a sua agenda. Assim,
você podia ter um consultório sem secretária, mas
com alguém trabalhando há milhares de
quilômetros de distância marcando as suas
consultas. (Update: esse serviço já existe no
Brasil, embora ainda esteja no início).
Também é muito comum por lá pessoas
contratarem assistentes pessoais remotas, que
resolvem problemas pessoais como ligar para
operadora de celular, agendar um motoboy para
fazer coleta, lidar com as contas da casa, etc...
Este também é um serviço que está surgindo no
Brasil, porém ainda bem tímido.

Acredito que terceirizar será uma palavra


muito usada num futuro próximo. Seria ótimo que
você saísse na frente.

- Contratando um Freelancer

Para quem não sabe, freelancer é uma


pessoa que trabalha com você em apenas uma
tarefa específica, sem nenhum tipo de vínculo
trabalhista entre as partes. Eles são muito úteis
para atividades que você queira delegar mas que
não faça com frequência. Aquele exemplo do
designer para a apresentação cabe muito bem
aqui.

Se você não faz apresentações com


frequência, ou não muda o design da
apresentação com frequência, não tem porque
você contratar um designer, nem ter uma empresa
terceirizada trabalhando para você com isso.
Neste caso então, o melhor é contratar uma
pessoa para este trabalho específico.
Você pode contratar essa pessoa através
de indicações de conhecidos, ou então em sites
especializados. Eu uso bastante esses sites, e
tudo sempre correu bem. Antes de contratar uma
pessoa, você consegue ver avaliações sobre o
trabalho dela, e ao escolher uma, o pagamento
para ela só é liberado após o trabalho ser
entregue da maneira como você queria.

3. E o dinheiro para DELEGAR uma tarefa?

Talvez você tenha lido toda esta parte


sobre DELEGAR se perguntando: “Tá, mas como
eu vou pagar por isso?”

Este é o grande truque de delegar. A não


ser que você já tenha a vida feita, você não delega
uma tarefa para poder ficar no clube tomando sol
na piscina. Você vai delegar uma tarefa para... SE
CONCENTRAR NAQUILO QUE É BOM E É
PRIORIDADE.

Então, quando você delega, a sua mente


não pode estar focada na pergunta: “Como eu vou
pagar por isso?”. Não. Sua mente deve estar
focada na pergunta: “Quanto mais de dinheiro eu
vou ganhar ao me dedicar àquilo em que faço
melhor e é mais importante para mim?”

É assim que uma empresa cresce, é assim


que um profissional cresce dentro de uma
empresa: dando prioridade àquilo que é bom, e
delegando todo o resto. A partir do momento que
você foca nisso, é natural que o negócio cresça,
gere mais renda, e assim você entre num ciclo de
delegar.

Se você confia no que faz, não tem porque


se preocupar com como pagar essas pessoas ou
serviços que está contratando.

AUTOMATIZAR

Graças à Internet e ao desenvolvimento


dos computadores, hoje em dia nós temos a nossa
disposição mais uma forma de delegar, só que
dessa vez para as máquinas: automatizar tarefas.

Então, se você tem muitas contas para


pagar, você pode, ao invés de contratar alguém
que faça isso por você, tentar cadastrar o máximo
de contas possíveis em Débito Automático, por
exemplo, e nunca mais se preocupar em pagar
aquela conta.

Contas em débito automático são os casos


mais clássicos de automatização, mas esse
também é um mercado que está evoluindo muito.
A cada ano, surgem novas possibilidades para
automatização, pois as empresas também
perceberam que essa é uma tendência para o
futuro. Então, hoje você já consegue automatizar
para sua casa: as compras do mês, envio
trimestral de cuecas, desodorante e pasta de
dente, entre outras coisas.

Já no trabalho, existem várias maneiras de


se pensar em automatização. Sua empresa pode
ter um sistema de email marketing que envie
automaticamente uma sequência de emails para
novos clientes cadastrados, de acordo com as
suas prefêrencias. Dessa forma, você grava uma
vez a sequência de emails e em quais dias eles
devem ser mandados, e o sistema se
responsabiliza por diariamente iniciar uma nova
sequência para cada um dos clientes que
entrarem.

Este é só um exemplo do que dá pra fazer


com emails para empresas, a lista pode ir longe
aqui também. Um tema que com certeza vai te
agradar e que pode ser automatizado é cobrança
de clientes. Tanto para cobrança financeira, com
empresas que enviam boletos para clientes e
cobram sistematicamente o pagamento de forma
automática, como cobrança comercial, com
sistemas que fazem follow-up de propostas
comerciais para você.

É uma ótima época para se viver, pois a


tecnologia vem nos dando muitas possibilidades
de automatização, e creio que este é só o começo.
APRENDENDO A FALAR NÃO

Uma vez que suas prioridades estejam


definidas e devidamente priorizadas no seu dia-a-
dia, é preciso que você se mantenha firme e forte
nessas condições. Para que isso aconteça, você
precisará utilizar mais uma palavra do seu
vocabulário: NÃO!

Vivemos em um mundo onde somos


estimulados a falar sim, pois este seria um sinal de
disposição, gentileza e educação. Enquanto isso,
o NÃO é mal visto por parecer negativo e mal
educado. Só que, ao mesmo tempo que falar sim
pode te levar a novas oportunidades, o NÃO te
traz foco e engajamento naquilo que você já está
fazendo. Num mundo cheio de distrações, em que
diariamente somos perguntados diretamente ou
indiretamente se topamos desviar do nosso
caminho, ter capacidade de foco é vital para que
você siga na direção certa.

Um famoso empreendedor que falava


constantemente sobre o poder de falar não era
Steve Jobs. Veja essa frase dele:

“As pessoas acham que foco é falar sim


para as coisas que você tem de focar. Mas não é
isso. Foco é falar NÃO para as centenas de boas
idéias que surgem. Você tem que escolher com
cuidado. Eu sou tão orgulhoso pelas coisas que
nós (Apple) não fizemos como sou pelas coisas
que fizemos. Inovação é falar NÃO para milhares
de coisas”

Veja que interessante esse trecho: “Eu


sou tão orgulhoso pelas coisas que nós
(Apple) não fizemos como sou pelas coisas
que fizemos.” Imagine só alguém brilhante como
Steve Jobs. Quantas idéias geniais ele deve ter
tido em vida ou chegaram até ele e, mesmo assim,
ele preferiu não colocar em prática para focar nas
poucas idéias brilhantes que ele tinha tempo para
investir? Provavelmente, se ele resolvesse levar
todas as idéias adiante ao mesmo tempo, nós nem
saberíamos que ele foi, pois ele não teria tido o
foco necessário para se destacar.

Isso significa que, na sua vida, sempre


aparecerão novas oprtunidades para você
perseguir. Mas, se você quiser ser alguém que
atinge a excelência, terá que focar em uma coisa
só.

Além disso, o poder de falar NÃO não está


apenas relacionado a grandes decisões da sua
vida. Pelo contrário, ele será mais importante
ainda nas pequenas decisões, que você toma todo
dia a toda hora. Se você quer emagrecer, será
tentado a todos os instantes para comer mais, e
terá que dizer não. Assim como terá dias em que
vai querer dormir até mais tarde, deixar de
estudar, não fazer aquela ligação importante, etc...
E terá que sempre dizer NÃO para as coisas que
parecem tentadoras mas te impedem de cumprir
seus objetivos.

Veja abaixo 5 vantagens de ser um mestre


em falar NÃO:

1. Você consegue focar e assim ser excelente


numa determinada área.

Se você acompanha esportes olímpicos,


deve conhecer o Decatlo, que é uma modalidade
na qual os atletas disputam 10 esportes
tradicionais e o vencedor é aquele que teve os
melhores resultados no geral, somando todas as
modalidades. Um atleta de decatlo precisa então
treinar pra valer essas 10 modalidades, tendo
assim um treinamento bastante diversicado.

Agora eu pergunto: considerando que salto


em altura é um dos esportes do decatlo, quem
pula mais alto? O melhor alteta de decatlo ou o
melhor atleta que é especializado em salto em
altura e disputa apenas essa prova?

A resposta, como você deve imaginar, é


que o atleta especializado apenas em salto em
altura pula mais alto. E essa mesma comparação
serviria para todos os 10 esportes. Sempre, o
atleta especializado venceria a disputa.
Você pode levar essa idéia para qualquer
área de sua vida. Sempre que você fizer várias
coisas, grandes chances de que você será
mediano nelas. Quanto mais específico você for,
maiores as chances de você ser excelente. Para
isso, você terá que aprender a falar NÃO.

2. Falar NÃO te dá mais tempo para se


dedicar ao que importa

Com certeza você já passou por uma


situação assim: você precisa estudar, ou terminar
um trabalho, mas surgem convites: ir para o bar,
sair com os amigos, ir para a balada. Como falei,
as ofertas são sempre tentadoras. Se não fossem,
o dilema nem surgiria na sua cabeça. Mas agora,
que surgiu, você tem que fazer o exercício: o que
me deixa mais próximo de atingir meus objetivos:
estudar ou ir para o bar?

Conforme você começa a falar não para


esse tipo de oferta, vai aprender que nem sempre
vai continuar sendo querido pelos amigos. Alguns
vão se afastar, vão dizer que você não é mais o
mesmo e que é idiota por levar as coisas tão a
sério. Mas tudo bem. Quanto mais você fala não,
mais você passa a viver por você, e não em
função dos outros.

Quando você começa a respeitar o seu


tempo e dar valor a ele, falar NÃO deixa de ser um
problema e se torna uma convicção.
3. Falar NÃO impede que surjam imprevistos
e desentendimentos

Eu já tive um sócio que era muito chato:


falava NÃO para tudo. Fazíamos feiras de moda
em São Paulo, e ele era o responsável por estar lá
no dia organizando a operação. Para isso, tinha
que receber os expositores, posicioná-los, checar
as condições do espaço, entre outras coisas. Você
não pode imaginar a quantidade de pedidos que
eram feitos a ele. Praticamente todos os
expositores que chegavam lá faziam um pedido:
“Posso usar um espaço maior?” “Posso colocar
um banner aqui?” “Posso por um banner ali?”
“Posso por música?” “Você tem uma extensão pra
me emprestar?” “Tem uma mesa pra eu usar?”

Olha, a lista de solicitações era infinita. E


meu sócio era uma máquina de falar não. Ele nem
deixava a pessoa terminar o pedido quase. Não
importa qual fosse o pedido, ele já dizia NÃO. E
isso fazia com ele fosse odiado pelos expositores.

Certo dia, ele tirou um final de semana de


folga, e eu trabalhei no lugar dele. Como era
minha primeira vez naquela função, eu tentei ser
legal com as pessoas. A primeira pessoa que fez
um pedido, eu falei SIM. Veio outra e falei SIM.
Mais outra e falei SIM. Quando veio a quarta
pessoa me pedir algo e eu falei não, ela ficou
extremamente irritada. Adivinha o que ela me
disse: “Mas você deixou eles fazerem tal coisa,
porque eu não posso fazer o que quero?”.

Resultado é que eu perdi muito tempo


nesse dia conversando e acalmando expositores
revoltados porque eu tinha dito sim àquelas 3
pessoas no início do evento. E assim eu aprendi
com o meu sócio que ser chato era uma
necessidade. Ou ele falava não para tudo, ou ele
não teria sossego. Desde então, quando tinha que
cobrir ele, fazia exatamente a mesma coisa: NÃO
para tudo.

Claro que esse NÃO sempre foi de forma


educada. Falar NÃO nada tem a ver com ser
estúpido. Tem sim a ver com ser firme e, acima de
tudo, confiar que esse NÃO tem um motivo maior,
que no caso era a boa organização do evento.

4. Falar não impede que tirem vantagem de


você

Tenho uma pessoa próxima em minha


família, da qual não darei muitos detalhes, mas
que sempre reclama que é usada pelos familiares.
O que ocorre é que, como temos muitas crianças e
bebês na turma, os pais sempre precisam de
alguém para cuidar dos filhos quando tem algum
compromisso, e sempre sobra para essa mesma
pessoa.
Então, toda vez que nos vemos, ela
reclama de que quase não tem tempo para ela, e
que, desde que a criançada chegou na família, ela
nunca mais teve um final de semana livre. Daí
que, toda vez que escuto isso, eu faço a pergunta
óbvia: “Mas você já experimentou falar que NÃO
pode ficar com as crianças?” Correção: na
verdade, hoje em dia, eu já desisti de perguntar,
de tantas vezes que ouvi a mesma resposta. Ela
sempre diz: “Ah, é que eu fico com pena e não
consigo dizer NÃO”.

Tenho certeza que você conhece alguém


com história parecida. Talvez você mesmo seja
parecido. Ocorre que as pessoas estão sempre
em busca de alguém que fale sim para elas. E
uma vez que elas encontram essa pessoa, elas
vão perguntar mais vezes a mesma pergunta. Ou
seja, nesse caso, se essa pessoa da família
sempre aceita ficar com as crianças, os outros vão
continuar a pedir. Elas podem nem estar tirando
vantagem da outra por mal. Veja, neste exemplo
que dei, a pessoa que está falando SIM nunca
reclamou, então as pessoas acham que ela fala
SIM porque gosta, e seguem pedindo a mesma
coisa.

Então, esse NÃO como sinal de respeito ao


seu tempo e à sua individualidade pode poupar
horas e horas da sua vida. Isso vale também para
alguém que não consegue dizer NÃO a
vendedores por exempo, e aí o prejuízo envolve
tempo e dinheiro. Então, pare de ter medo de ser
mal visto, e, por respeito a si mesmo, comece a
falar mais NÃO.

5. Falar Não mostra que você tem


personalidade

Um amigo para quem mostrei esse livro


antes da publicação me perguntou o seguinte:
“Mas e no caso de eu ter um chefe, e ele me pedir
uma coisa que vá me atrapalhar pois nada tem a
ver com as coisas que tenho que fazer?”

Essa pergunta é tão importante que me fez


incluir mais este item. Falar NÃO é também um
sinal de personalidade. Se você está fazendo uma
tarefa que seu chefe te pediu, e ele mesmo te
interrompe para começar a fazer outra coisa, deixe
isso claro a ele! Mostre a ele que começar uma
nova tarefa vai atrapalhar a anterior e que ele
precisa fazer uma escolha: qual deve ser sua
prioridade.

Se você tem dois chefes e cada um te


pede uma coisa, deixe isso claro aos 2. Mostre
que os dois passaram tarefas ao mesmo tempo
com mesmo prazo, e pergunte novamente: qual
deve ser sua prioridade.

Caso você não mostre ao chefe ou aos


chefes que está ocupado e aceite o que eles
passarem a mais, eles vão te cobrar resultado por
todas as tarefas ao mesmo tempo. Quando você
coloca um freio nisso, e deixa claro que você é
organizado e precisa saber das prioridades, eles
pensarão duas vezes antes de sair te passando
qualquer tarefa.

Por isso, se é pra ter medo de algo, tenha


medo de falar SIM para tudo que seu chefe te fala,
pois isso é garantia de se tornar uma pessoa
multi-tarefas, sem prioridades e pau-pra-toda-obra.
Por mais que você ganhe pontos no curto prazo,
por resolver pepinos, corre-se o risco de seu chefe
nunca pensar em promover você, por não querer
perder aquele funcionário “de estimação” que faz
tudo que ele manda.

APRENDENDO A SE LIVRAR DE
DISTRAÇÕES

Bom, agora você já sabe quais são as suas


prioridades, já aprendeu a se livrar de todas as
outras através de delegar, eliminar e automatizar,
e aprendeu também a dizer NÃO a novas idéias,
tarefas e ocupações que surjam na sua vida.
Estamos quase lá.

Falta ainda falarmos sobre um outro


grande mal que pode destruir a sua produtividade:
as distrações do dia-a-dia. Se você pudesse dar
um chute, quantas horas por dia perde com
informações que não mudam em nada a sua vida
ou que você nem se preocupa muito, está apenas
vendo por ver?

Se não ficou claro, podemos dar alguns


exemplos:

- Lendo jornal sobre notícias de corrupção,


crimes, sequestros ou mesmo notícias bobinhas
que não servem para nada.

- Entrando na Internet sem um propósito


definido, apenas para dar uma olhada no que está
acontecendo.

- Entrando na Internet com um propósito


definido, mas lá no meio se perdendo naquele mar
de informações e ficando horas à toa.

- Acompanhando notícias sobre


celebridades e suas vidas perfeitas. Ou não,
vendo notícias de problemas de celebridades e
depois fococando com a turma do trabalho sobre
aquele assunto totalmente inútil para sua vida.

Ocorre que, depois de um tempo,


passamos a fazer isso no “piloto automático”. A
gente se distrai um pouco e, quando vê, já está no
celular checando status de pessoas que você nem
se importa. E o pior é que, seja o que for que você
veja ali, acaba te influenciando de alguma jeito.
Eu mesmo, já tive alguns problemas com
isso. Graças a esse vício maluco por redes
sociais, eu passava muito tempo checando
Facebook, Instagram e Twitter. Pior, eu
acompanhava muitos perfis que falavam sobre
política, e este é um assunto que invoca as
pessoas a tomarem partido, a discutir. Eu não
chegava a entrar em dicussões, mas perdia muito
tempo acompanhando a discussão dos outros.
Depois de um tempo nesse vício, eu percebi duas
coisas:

- Acompanhar aquilo me fazia muito mal.


Quando eu acordava de manhã e já entrava no
facebook para ver a briga do momento, aquele
sentimento de briga ficava dentro de mim. Eu ia
trabalhar mas queria ficar falando sobre aquele
assunto. Procurava pessoas que sabiam daquilo
também para conversarmos mais (e talvez discutir
dependendo da posição do outro). Então, percebi
que a pior coisa que poderia fazer no meu dia era
começar dando uma olhada nas redes sociais logo
de manhã.

- Com o tempo, eu aprendi que muita gente


na Internet vive da máxima: “Fale mal mas fale de
mim”. Elas vivem de entrar em polêmicas, de fazer
desafetos, pois esse tipo de conteúdo gera likes,
notícias e engajamento. Quando você fica de
platéia acompanhando polêmicas da Internet, você
perde seu tempo, perde sua concentração,
enquanto os “donos” da polêmica ganham likes e
dinheiro com isso, graças aos seus cliques. Por
isso, eu não cheguei a cortar as redes sociais
mas, além de corta-las em horários específicos, eu
parei de seguir muitas páginas e pessoas que
viviam desse “Quanto pior, melhor”. Pois era pior
para gente, e melhor para eles.

Mesmo que não seja atrás de conteúdo


polêmico, perdemos também muito tempo online
atrás de saber o que outras pessoas estão
fazendo. Existe até o termo FOMO (Fear of
Missing Out), que significa algo como “Ficar de
fora do que está acontecendo no momento”. É
esse medo que nos faz acompanhar nosso feed a
toda hora, para ver o fulano que está viajando, o
ciclano que tem o emprego dos sonhos, e a
opinião do beltrano sobre sexo, drogas e rock and
roll.

Além de uma forma de procrastinar, ou


seja, recorremos à esses conteúdos quando
estamos com preguiça ou medo de fazer o que
deveríamos estar fazendo, essa fuga para a
Internet também nos faz mal por outro motivo: lá,
as pessoas vendem sua própria imagem, vendem
uma vida perfeita de um personagem perfeito. E
isso afeta você. Imagine você estudando para uma
prova importante quando vê seu amigo dando uma
volta ao mundo. Isso te faz mal. Te faz sentir a
grama do vizinho mais verde. Mas acredite, você
não sabe o que se passa na vida do outro.

Vou contar uma história minha. Teve uma


época da minha, na qual tinha acabado de abrir
uma empresa, fazia cerca de um ano. Estava
trabalhando 7 dias por semana, os resultados
ainda não eram bons. Até aquela época, a única
coisa que tinha ganhado ali eram cabelos brancos.
E eu tinha um amigo meu que estava num
emprego estável, ganhando bem, e morando na
Suíça. Por isso, seus posts no Instagram eram
sempre sobre esquiar nos Alpes, comer chocolate,
tomar vinho... Essas coisas bem “irritantes”, se é
que me entende. Certa vez, batemos um papo no
skype e foi uma conversa bem curiosa: esse
amigo começou a falar da vida e revelou que
estava se sentindo mal, quase em depressão, pois
não tinha tesão no trabalho e sentia falta do Brasil.
Depois, falou que sentia falta também de
empreender, ter o próprio negócio, inclusive disse:
“abrir uma empresa como você fez”. Ou seja, eu
estava do lado de cá invejando a vida que ele
tinha. Ele estava do lado de lá invejando a vida
que eu tinha.

Então, nunca, nem por um segundo, perca


sua concentração por achar que um alguém das
redes sociais está vivendo uma vida perfeita e
você não. Você não tem idéia de como é a vida
dele. Quais são suas preocupações, suas
angústias. Você só pode falar por você. Então,
apenas trabalhe e foque nos seus objetivos.

Não são apenas as redes sociais ou


conteúdos fúteis que nos atrapalham. Tem
também muita coisa que parece ser importante
para você acompanhar, mas que também é uma
perda de tempo.

Lembro que no colégio éramos orientados


pelos professores a acompanhar as notícias para
saber o que estava acontecendo no mundo.
Inclusive em alguns vestibulares que prestei havia
uma seção de perguntas sobre “Atualidades”. Por
isso, e também por um hábito que costuma vir de
pai para o filho, a gente é sempre forçado a
acreditar que assistir notícias, ler revistas
semanais, olhar sites de notícias, é tudo
fundamental para a gente... Bom, não é.

Os jornais, sejam eles impressos, na TV ou


na Internet, vivem de jogar informação guela
abaixo do seu público. Eles tem um espaço diário
no qual são obrigados a colocar alguma
informação ali. Então, mesmo nos dias em que
não aconteceu nada no mundo, sempre vai ter
jornal passando ali. Já imaginou se um dia o
William Bonner começava o Jornal Nacional
dizendo: “Olha, hoje não aconteceu nada, logo
vamos ficando por aqui. Boa Noite”. Não, isso
nunca aconteceria. Então, muitas vezes você
assiste a esse tipo de programa para receber
informações inúteis, que não vão mudar em nada
a sua vida.

Tente, por exemplo, lembrar de algo que


viu no jornal em algum dia da semana passada.
Chances são que não lembre de nenhuma
importante. Para cada plantão da Globo para te
contar do atentado das torres gêmeas de 2001,
existem milhares de notícias que passam nos
jornais que, de duas uma: não tem a menor
importância ou não vão mudar em nada a sua
vida. Ou os dois. Pensando bem, repare que até
mesmo notícias importantes, como o atentado das
torres gêmeas, não vão mudar em nada sua vida.

Assim como no caso das redes sociais, que


recomenda-se que você acesse por tempo
limitado e evite certos tipos de conteúdos, para a
televisão a recomendação é a mesma: evite ao
máximo. Se possível, corte da sua “dieta de
informações”. Eu tenho um jeito de ver TV que
talvez possa fazer sentido para você. Como eu
gosto do tema empreendedorismo, eu assisto na
Tv apenas programas que tenham esse tema, por
exemplo, “Shark Tank” e “O Sócio”. Eu gosto de
ver TV, sei que tem horas que ela te ajuda a
relaxar. Por isso, tento escolher programas que
tenham a ver comigo, com meu trabalho, que me
acrescentem no dia-a-dia. Faça essa análise
também, tente encontrar na TV temas que você
goste e tenham a ver com seus objetivos. Assim,
em vez da TV ser um peso na sua vida,
transforme-a em algo que te faça uma pessoa e
um profissional melhor.

Além das redes sociais e Televisão, quais


seriam outros meios que entregam distração para
nossa vida sem percebemos?

Bom, vamos falar de mais alguns:

- EMAILS

Checar email a toda hora não é sinônimo


de produtividade. Pelo contrário, é apenas uma
forma de se manter ocupado e de não pensar nas
coisas que você deveria estar fazendo.

Ao receber um email, você recebe tarefas


de outras pessoas que não estavam previstas na
sua agenda e que, agora, farão você parar o que
deveria estar fazendo para se dedicar a uma nova
prioridade. Pior, quando você checa e-mails com
frequência, se sente forçado a respondê-los com
agilidade, dando um ar de urgência a diversos
temas que não precisariam ser resolvidos naquele
instante. Isso não é necessário. Quanto mais
rápido você responder a um email, mais as
pessoas vão esperar essa urgência de você. E
daí, o dia que você demora um tempo normal para
responder uma mensagem, vão achar que algo
está errado com a sua produtividade.
Por isso, diminua drasticamente a
quantidade de vezes que checa sua caixa de
entrada e nunca faça isso logo que chega para
trabalhar. Comece o dia fazendo suas atividades
mais importantes e, depois, na hora do almoço,
reserve um horário para abrir seu email e
responder mensagens. Depois, ao fim do dia, faça
isso novamente, e pronto. Não deixe que o email
consuma sua vida.

Outra dica importante em relação a email é


que você, de tempos em tempos, faça uma
limpeza nas listas de emails nas quais está
cadastrado. Existe um programa gratuito chamado
Unroll.Me que faz esse serviço para você. Basta
cadastrar seu email lá que ele te mostra quais são
as listas que está cadastrado hoje, e você pode se
cadastrar de todas apenas com cliques rápidos em
cada uma.

Hoje em dia temos emails cadastrados no


celular, tablet e computador. Então, cada novo
email que chega é uma nova notificação que vai
tirar sua distração do que está fazendo. Claro que
você também pode tirar as notificações, mas se os
emails são inúteis e serão apagados
imediatamente, não tem nem porque recebê-los.

Quanto ao seu email pessoal, ou utilizar


email profissional para conversas pessoais, aí é
sem comentários. Não tem nem como querermos
falar sobre produtividade se você tiver esse tipo de
comportamento. Se isso ainda ocorrer, procure
rever seus objetivos e metas, e entender o que
está por trás dessa falta de concentração no
horário de trabalho.

- Whatssap:

Por mais que algumas pessoas usem o


Whatssap como ferramenta de trabalho, duvido
que exista alguém que não o utilize também para
grupos e conversas pessoais. Daí fica a questão:
para cada conversa profissional que se tem ali,
quantas conversas pessoais não surgem e te
atrapalham? Dependendo do quanto você utiliza
seu Whatssap como meio de trabalho, essa
proporção pode variar. Por isso, cada um deve
agir com bom senso aqui.

Se você utiliza muito o Whatssap para


trabalho, procure, primeiro, ter um horário para
checar novas mensagens. Assim como no caso do
Email, checar Whatssap a todo momento fará com
que você só faça isso. Minha esposa costuma
dizer: “para cada vez que respondo clientes no
Whatssap, voltam o dobro de perguntas”. Ou seja,
cada conversa toma um rumo. Algumas podem
demorar. Por isso, se você começar a responder
cada mensagem a hora que ela chega, será a
única coisa que você vai fazer no dia.

Agora, caso você não utilize muito o


Whatssap para trabalho, seja mais para uso
pessoal, aí eu recomendo que você silencie e não
acesse o App durante o expediente. Se alguém
tiver algo importante para falar com você, fique
tranquilo que essa pessoa vai te ligar. Conversas
de Whatssap, na sua maioria, não são urgentes e
podem esperar.

- Conversas Paralelas no Trabalho

Ninguém aqui está pedindo que você se


transforme num robô. Todos sabemos que,
quando várias pessoas estão em um mesmo
ambiente, é normal e até saudável que elas
conversem entre si, inclusive sobre temas que não
tem relação com o trabalho. O único cuidado a se
tomar é não deixar que a regra vire exceção.
Lembro uma empresa em que trabalhei há muito
tempo, em que o expediente começava em tese
às 9h, mas, nesse horário, todos se encontravam
na cozinha para tomar café e conversar. Quando
eu ia ver, as pessoas começavam a trabalhar de
fato lá pelas 9h40... 10h... ou seja, até uma hora
depois de o expediente ter começado. É um
exagero.

Você já tem horários fora do expediente


para conversar com seus colegas, como o almoço.
Então, o horário de trabalho deve ser levado a
sério. O outro ponto importante envolvendo
conversas no trabalho é que MUITAS VEZES o
teor das conversas tem a ver com fofocas,
reclamações, bullying, etc...
Lembro quando era estagiário de uma
empresa onde todas as conversas da equipe,
dentro e fora do expediente, eram para reclamar
do chefe. Além dele, reclamavam também dos
salários, do trabalho, do trânsito, da vida. De tudo.
Não é de se estranhar que a produtividade lá era
péssima. Era tanta negatividade no ar que
ninguém se sentia com vontade de fazer um bom
trabalho, se superar, surpreender os outros.

Essas conversas para reclamar dos outros


acabam escondendo muita insatisfação consigo
mesmo. O pensamento é: já que não estou bem
comigo, vou achar um culpado para o meu
fracasso. E daí sobra para fatores externos como
o chefe. Por mais irônico que seja, culpar o chefe
e dizer que trabalha num lugar de merda alivia a
dor de uma pessoa, pois ela consegue jogar para
os outros a culpa da vida dela não ser como
queria.

Em resumo: dimiua drasticamente as


conversas paralelas no trabalho e elimine
totalmente fofocas sobre pessoas ou sobre o
trabalho em si, seja dentro ou fora do expediente.
Se tiver algum problema com alguém ou com a
empresa, fale diretamente com o responsável e
não perca tempo falando sobre o responsável para
os outros.

- Itens do escritório que não estão


funcionando adequadamente
Pode parecer besteira, mas, muitas vezes,
perde-se muito tempo com itens que você não
costuma dar muita atenção, como um computador
lento, uma impressora que sempre dá problema,
ou alguma máquina que não está funcionando
adequadamente. A cada 10 minutos aqui, mais 15
minutos ali, você perde algumas horas na semana,
que podem resultar em muito tempo desperdiçado
no fim do mês.

Sem contar que tem vezes em que esse


problema acaba atrapalhando você no seu
momento mais produtivo. Às vezes você chega no
escritório pronto para começar aquele projeto,
senta, coloca o fone de ouvido, abre o computador
e... o seu anti-vírus falhou e seu computador
congela. Não que isso seja desculpa para acabar
com seu dia, mas uma besteira dessa te distrai e
faz seu foco se perder. Problemas como estes
costumam consumir seu tempo de maneira
silenciosa, por isso tome cuidado com eles.

--

Veja como vilões da produtividade são bem


mais comuns e usuais do que parece. Com
medidas simples, é possível ganhar muito tempo
no seu dia-a-dia.

Com todas essas mudanças para você


fazer, você pode agora se preparar para ganhar
horas no seu dia, dias na sua semana, semanas
no seu ano e anos na sua vida.

Agora que você já tem uma base sólida


para construir um planejamento sério para o seu
trabalho, com prioridades e sem distrações, no
próximo capítulo receberá ainda uma série de
dicas práticas, para serem implementadas hoje,
que fará com que a produtividade do seu dia atinja
níveis que você nem sequer imaginava ser
possível.

3. PRODUTIVIDADE NO DIA-A-DIA

Conforme falamos anteriormente, agora


que você tem todos os princípios para ser mais
produtivo, neste capítulo, você aprenderá 15
ações práticas para o seu dia-a-dia no trabalho,
que levarão sua produtividade para um nível muito
elevado.

Vamos a elas:

a) Mantenha sua Mesa Limpa e Organizada

Certa vez, ví um vídeo de um escritor e


palestrante chamado Tonny Robbins, no qual ele
dizia que, quando estava para contratar alguém,
uma das etapas do processo era visitar o carro da
pessoa. Isso mesmo, entrar no carro, dar uma
volta nele, para saber como a pessoa cuidava do
carro dela. O motivo disso, segundo ele, é que o
modo como a pessoa conservava o carro dizia
muito a respeito dela. Resumindo: pessoas
organizadas tinham carros organizados. Pessoas
desorganizadas tinham carros desorganizados,
sujos e cheios de coisas jogadas, etc... Para ele,
então, a visita ao carro era a chance de saber se o
que a pessoa disse na entrevista era verdade.

Bom, esse exemplo serve para o seu carro


também. Mas, já que estamos falando de trabalho,
vamos usar a sua mesa de trabalho como
comparação. Se você é daqueles que deixa tudo
jogado em volta do seu computador, isso reflete
como está a sua cabeça naquele momento.

Além disso, confusão gera confusão. A


bagunça da sua mesa vai acabar te distraindo.
Fará você lembrar de pendências no meio do
trabalho, o que trará sempre mais
desconcentração.

Por isso, tire 15 minutos do seu próximo dia


de trabalho para fazer uma limpa na sua mesa. Só
deixe em cima o que for essencial. Se precisar
deixar alguma pasta, documento, papel, só deixe
aquilo com o que você terá que lidar naquele dia.
E pronto.

Mesa organizada = cabeça organizada =


cabeça produtiva

b) Aprenda a trabalhar Menos


A essa altura do livro, espero que já tenha
ficado claro para você que ficar horas no trabalho
de frente para o computador não significa
necessariamente PRODUZIR. As pessoas, fazem
isso exatamente por não estarem se sentindo
produtivas, e assim esticam as horas de trabalho
apenas para se sentirem menos culpadas.

O melhor a se fazer, nesses casos, é


estipular horas exatas do seu dia para o trabalho,
e nunca ultrapassar esses limites (Quem diria que
o segredo para ser produtivo é não fazer horas
extras, hein!). Ao fazer isso, vai acontecer com
você todos os dias aquele sentimento pré-férias:
você vai fazer tudo com agilidade para poder ir
embora na hora que precisa.

Uma vez que o seu horário de trabalho


chegou ao fim, vá se dedicar a outros assuntos
que nada tenham a ver com ele: exercícios,
família, amigos, estudo, o que você quiser.
Entenda que não é minha intenção fazer com que
você perca interesse no trabalho. É o contrário.
Com o tempo, você entenderá que esses tempos
fora do ambiente de trabalho é que te farão voltar
a ele energizados e pronto para começar tudo de
novo todos os dias.

c) Pare de Mandar Emails. Ligue!


Na minha vida profissional, em cerca de 10
anos de trabalho, já devo ter lidado com umas 300
pessoas diferentes pelas empresas que passei. E
uma das características mais irritantes que eu já vi
em um profissional é a mania de demorar dias
para se resolver algo que poderia ser resolvido
com uma ligação.

Fico pensando nos profissionais do


passado, que não tinham muitas alternativas além
do telefone. Eles tinham que ligar para as
pessoas, ou então fariam o que...? Mandar uma
carta...? Pode até ser, mas a resposta demorararia
dias para chegar, e mais dias ainda para ser
respondida.

Agora, já reparou como hoje temos tantas


alternativas para falar com alguém: Email,
whatssap, Messenger, Skype... Só que as
respostas e definições ainda podem demorar dias
para chegar. Isso porque, por mais modernos que
esses métodos sejam, eles não têm a capacidade
que o telefone tem de resolver as coisas.

Quantas vezes não vi funcionários


demorarem dias para resolver uma tarefa, sempre
com a desculpa: “Mandei email mas a pessoa não
respondeu ainda”. E daí, quando a pessoa
respondia, surgiam mais dúvidas, que precisavam
de mais um email, e de mais dias até a resposta.
Sendo que toda essa novela de dias, às vezes
semanas, poderia ser resolvida com um
telefonema de 15 minutos.

Por isso, pare de ter medo de pegar o


telefone e ligar. Isso demonstra pró-atividade,
profissionalismo e MUITA PRODUTIVIDADE. Eu
não sou muito fã de telefone, muita gente também
não gosta. Mas, sempre que eu penso em ter
preguiça de ligar, eu lembro de um ex-sócio meu
que dizia: “Falar no telefone é uma Merda, mas é
só por ele que eu resolvo as coisas... Então prefiro
ligar”.

Goste ou não do telefone, ele é a


ferramenta dos produtivos.

d) Evite Reuniões

Hoje em dia, na Internet, sempre surgem


frases, memes e coisas do tipo para as pessoas
compartilharem. E uma das coisas mais legais que
eu já vi foi num meme, quem diria... Veja só:

“Acabo de chegar de mais uma reunião que


poderia ter sido um Email”

Infelizmente não lembro quem foi o autor,


nem aonde eu vi, mas nunca me esquecerei, pois
é uma frase brilhante. Conheço dezenas de
profissionais que vivem de ir em reuniões. Basta
marcar uma às 10h para matar com a manhã, e
uma às 15h para matar com a tarde, e assim a
vida segue de reunião em reunião. Quando você
vai ver, o resultado delas é nulo!

Sem contar quando a reunião é externa e


aí ainda há a questão do deslocamento. Se você
vive numa grande cidade como São Paulo, isso
significa que muitas vezes você terá que sair com
uma hora de antecedência, e depois vai demorar
uma hora para voltar. Não tem como ser mais
improdutivo que isso.

Por isso, toda vez que uma reunião surgir


na sua agenda, pergunte-se:

- Sou imprescindível para essa reunião?

Em especial nas grandes empresas, tem


reuniões sobre assuntos banais que costumam
contar com 10... 15 pessoas. E o resultado disso é
que, no final, no máximo meia dúzia de pessoas
falam, enquanto o resto assiste de forma
preguiçosa e desatenta. Para saber se você
precisa estar numa reunião ou não, use uma tática
que um mentor meu certa vez me falou: “Se você
ficar mais de 10 minutos em sliêncio numa
reunião, é porque você não precisava estar ali”. É
isso. Se você é importante para a reunião, você
será acionado, ou se sentirá obrigado a falar.

Caso você seja um funcionário e tenha


ordens para comparecer a uma reunião que julga
inútil, essa é uma grande forma de você se
mostrar diferente dos demais. Mostre para o seu
chefe que você tem mais coisas para fazer, mostre
a importância de estar de fora e entregue
resultado graças a esse tempo fora. Não se
preocupe, o seu chefe quer resultados, e não
alguém com sono numa mesa de reunião.

- Sou imprescindível para essa reunião. E agora?

Caso você constate que é sim uma pessoa


chave para estar naquela reunião. veja primeiro se
aquele tema não pode ser resolvido com um
telefonema. Grandes chances que seja, pois às
vezes marcamos reuniões para tirar uma ou duas
dúvidas. Caso não seja possível, pense na
possibilidade de fazer uma conversa por Skype
por exemplo, pois assim pelo menos você vai
evitar o tempo e desgaste do deslocamento.

- Mas então cancelo todas as minhas reuniões?

Não. Guarde reuniões presenciais para os


momentos importantes. Conhecer um prospect
importante pela primeira vez, por exemplo, vale a
cortesia da visita. Assim como visitar grandes
parceiros, em especial quando há grandes
assuntos para ser resolvido.

O segredo é tratar uma reunião presencial


como algo especial, e não como algo para se fazer
todo o dia.
e) Comece ontem o seu hoje

A pior coisa que pode acontecer para a


produtividade é chegar à mesa de trabalho sem
saber o que fazer primeiro. Toda vez que isso
acontecer, saiba que você tem um problema.

Conforme você viu no capítulo passado,


isso está relacionado a problemas maiores, como
falta de metas e objetivos mas, mesmo assim,
mesmo que você tenha tudo isso, às vezes falta a
lição de casa de pensar no que fazer naquela dia
específico.

Por isso, recomendo que, todos os dias,


antes de dormir, anote quais as 3 a 5 coisas mais
importantes a se fazer no dia seguinte. Além de
chegar no trabalho com tudo já engatilhado, isso
também ajuda muito a ter paz na hora de dormir

A causa número 1 da insônia é levar


preocupações da vida para a cama. Quando você
não anota as coisas que tem que fazer, o medo de
esquecer algo e sensação de falta de controle do
seu dia geram desconforto e ansiedade. E isso
pode ter como resultado uma péssima noite de
sono, seguida de uma dia de trabalho em
péssimas condições.
f) Bloqueando distrações

No capítulo passado, você já leu sobre a


importância de não perder tempo com assuntos
alheios ao trabalho, como redes sociais e sites de
notícias. Só que eu sei que isso é muito díficil.

Por hábito, a gente sempre se pega


visitando sites que não devia. Muitos sites já estão
inclusive salvos no seu computador, basta digitar
as primeiras letras que o computador já completa
tudo. É tentação demais.

Você não precisa passar por isso.

Existem várias extensões para o seu


navegador de Internet nos quais você consegue
criar bloqueios permanentes para sites que te
distraem. Assim como também existem Apps para
o celular que bloqueam servem para bloquear
outros apps. Você pode definir o que deve ser
bloqueado, dias e horários de bloqueio, e para
qual tela você deve ser redirecionado quando
tentar entrar num site bloqueado.

Eu sei que pode parecer meio maluco se


bloquear de você mesmo, mas funciona! Você vai
ver que, no início, de forma insconsciente, vai se
pegar distraído tentando entrar em sites que você
mesmo bloqueou. Aí vem o redirecionamento,
você “acorda” e volta a trabalhar. Um hábito
demora muito tempo para “pegar”, alguns dizem
21 dias, alguns dizem mais. Durante esse periodo,
conte com a ajuda desses recursos para não se
distrair à toa.

g) Fuja dos horários de Pico

Já reparou como as pessoas costumam


reclamar do trânsito, mas não fazem nada para
mudar? Reclamam que viajar em alta temporada é
caro e lotado, mas nunca param de viajar nessas
datas? Querem ir no restaurante que todo mundo
está indo, depois reclamam que tiveram que ficar
horas na fila e a comida demorou? Vão na
academia na hora que todo mundo vai, e
reclamam que não tinha equipamento livre?

Tudo isso é no mínimo incoerente.


Passamos a vida reclamando, mas mesmo assim
seguimos fazendo essas coisas, como se não
tivéssemos um outro caminho. É uma forma
reativa de se ver a vida: as coisas são assim, logo
só me resta viver dessa forma.

Só que as coisas não são assim, você que


se sujeita viver desse jeito. Todos os exemplos
dados acima poderiam ser resolvidos com
planejamento e pró-atividade. Se você reparar, vai
ver que a sociedade gratifica pessoas que tentam
não viver como todos vivem: hóteis são mais
baratos fora de temporada, passagens aéreas
idem. Lojas de produtosd e serviços costumam
fazer promoções para dias mais fracos, como
segunda-feira. É possível viver uma vida mais
barata e com menos stress, apenas de planejando
melhor.

Inclusive no seu trabalho, você pode


negociar com seus chefes um horário de trabalho
que seja melhor para você. Seu chefe vai entender
que, se é melhor para você, é melhor para sua
produtividade, logo a empresa ganhará. Lembre-
se, toda vez que pensar em propor esse tipo de
coisa para superiores, você deve mostrar como
conseguirá entregar mais RESULTADO dessa
forma. Se isso ficar claro, você vai conseguir.

Então, dê uma geral na sua rotina.


Pergunte-se em que áreas você está perdendo
tempo, em que áreas está perdendo dinheiro, que
com certeza vai perceber que, nesses casos, está
fazendo igual ao que todos fazem.

h) Alimente-se de forma saudável

Quem nunca comeu uma feijoada numa


quarta-feira e estragou sua tarde de trabalho que
atire a primeira pedra, mas é fato que uma
alimentação errada prejudica muito sua
produtividade. Isso chega a ser tão óbvio, mas tão
óbvio, que às vezes espanta como as pessoas
não costumam dar importância à alimentação para
a sua produtividade.

Poderia citar vários outros exemplos, não é


mesmo? Fast-Food, churrascaria, bebida
alcóolica, doces em excesso... Você sabe do que
estamos falando.

No horário de trabalho, coma o básico.


Faça uma alimentação leve e saudável. Eu não
sou nutricionista, nem sou contra você comer tudo
que quiser. Eu também como. Só que eu escolho
os momentos ideias para isso, em especial o final
de semana.

Outro ponto que vale mencionar é quanto à


Baladas durante a semana, ou Happy-Hours que
vão longe demais. A não ser que você seja um
super-herói, é impossível beber, dormir mal e
ainda sim ser produtivo no dia seguinte. Se você
quer ser alguém produtivo, guarde suas festas
para noites em que você pode dormir até mais
tarde no dia seguinte.

i) Técnica Pomodoro

Esta é uma técnica de gerenciamento de


tempo que visa fazer com que você tenha o
máximo de foco possível por curtos períodos de
tempo, seguidos de breves intervalos, para que,
nesse processo, complete projetos mais rápido e
com menos cansaço.

Funciona da seguinte maneira:

- Defina qual tarefa irá fazer em seguida.


Por exemplo, finalizar um relatório ou fazer o
design de um banner.

- Comece a trabalhar e, para cada 25


minutos de trabalho intenso, descanse 5 minutos.

- Após 4 turnos de trabalho, ou seja, 100


minutos de foco total com 3 turnos de 5 minutos
de descanso, você descansa por 15 a 20 minutos.

- Depois do intervalo maior, você começa


mais uma rodada de 4 turnos de 25 minutos.

Cada um desses turnos de 25 minutos é


chamado de “Pomodoro”. A origem do nome é
porque o inventor da técnica, um italiano chamado
Francesco Cirillo, usava um relógio de cozinha
que tinha o formato de um tomate para calcular
seus turnos.

Hoje, a prática se disseminou, então é


possível encontrar muitos aplicativos no celular
que te ajudem a calcular o tempo. Basta procurar
por Técnica de Pomodoro na loja de Apps, que
encontrará versões boas e gratuitas.
Ao praticar este exercício, você vai se
surpreender em como é possível produzir tanto em
tão pouco tempo. Muitas vezes, enrolamos horas,
dias, semanas, para começar uma tarefa e,
quando decidimos fazer, o assunto é resolvido em
15 minutos. Pode ser um email que você está
enrolando para mandar, ou uma ligação que não
quer fazer. Ou o relatório que sempre fica para
última hora. Enquanto esse assunto não é
resolvido, ele fica martelando na nossa cabeça,
como uma lembrança indesejável que tira seu foco
das outras coisas importantes. Mas quando você
senta a bunda na cadeira e faz... o assunto se
resolve rapidamente.

E é principalmente nisso que essa técnica


me ajudou. Eu parei de adiar tarefas. Hoje, eu olho
para elas e penso: quantos turnos de 25 minutos
será que eu preciso para resolver isso? E faço.
Além disso, esses breaks no meio ensinam você a
sempre manter a mente fresca e nunca deixar que
o cansaço comece a aparecer no seu trabalho.

Experimente. Aliás, nossa próxima dica vai


muito bem com a técnica Pomodoro, certeza que
você vai gostar.

j) Música para Concentração

Um jeito de se livrar de conversas paralelas


no trabalho, ou mesmo de se distrair ouvindo
conversas dos outros, é o bom e velho fone de
ouvido. Assim, apenas por esse motivo ele já seria
suficientemente recomendável para você utilizar
no trabalho. Afinal, sem interrupções as coisas
fluem melhor.

Um outro motivo para se utilizar fones de


ouvido é que, por mais discreto que eles sejam, as
pessoas já pensam duas vezes antes de
interromper. O fone de ouvido pode ser o seu jeito
de mostrar ao mundo que está concentrado numa
tarefa e que só está disponível para assuntos de
emergência. Pode fazer o teste que verá que
funciona: coloque um fone de ouvido hoje no
trabalho e as pessoas falarão menos com você.

Agora, quanto a música, aí vem a parte


mais legal. Existem vários estudos sendo feitos
regularmente que tentam desvendar qual tipo de
música ajuda você a se concentrar melhor.
Algumas empresas, como a Focusatwill (serviço
pago), prometem inclusive aumentar em até 4x a
sua produtividade apenas pela música que você
escutar enquanto trabalho.

Se você quiser uma opção gratuita, eu


costumo utilizar o Spotify Web, categoria “Focus”,
e lá escolho uma dentre várias opções de música
para aumentar o foco (inclusive estou fazendo isso
neste momento, enquanto escrevo este livro). O
que posso dizer é que a música certa coloca você
numa espécie de transe. Faz com que você entre
profundamente no seu trabalho e só saia na hora
que o despertador da Técnica Pomodoro tocar.

Esta é uma dica poderosa. Visite essas


playlists do Spotify, pesquise outras no Youtube.
Encontre a que melhor combina com você e faça o
teste.

k) Pare para almoçar. E descanse nessa


pausa.

Veja como são as coisas. Depois de ler que


você deve trabalhar menos, agora também falarei
para você ter pausas maiores na hora do almoço.

Eu já tive um chefe que só almoçava na


mesa de trabalho, pois queria dar um exemplo a
todos de dedicação e esforço. O problema é que
ele vivia estressado, berrando com todo mundo,
reclamando da vida e a empresa ia mal das
pernas. Alguns anos depois que eu saí de lá, a
empresa quebrou. E quem ficou para contar a
história, diz que ele manteve esse hábito até o fim.

Mais uma vez, esse é um daqueles casos


em que a pessoa tenta compensar a
improdutividade ficando mais tempo sentada na
frente do computador. Só que as coisas não
funcionam assim. Sentar na frente do computador
não é a mesma coisa que trabalhar. Em muitos
casos, passa longe disso.
Por isso, trate a hora do almoço como um
momento sagrado de pausa. Não só para almoçar,
como para se distrair. Se quiser, tire uma soneca.
Se preferir, faça algum esporte (ok, sei que eu
disse lá em cima para você “descansar”, mas
lembre-se que, para muitas pessoas, fazer esporte
é sim uma maneira de descansar a mente).

Seja qual for a sua preferência, a hora do


almoço deve ser um momento de quebra entre
entre os turnos de trabalho. Dê a chance para o
seu corpo sentir isso pra valer, e assim tenho
certeza que você voltará para o turno da tarde
com a cabeça fresca e pronta para outra.

l) Aprenda a comemorar as vitórias,


mesmo as pequenas.

Agora que citei esse ex-chefe acima,


acabei me lembrando de outra situação que
acontecia com ele, que cabe muito bem para
falarmos aqui. Por ele ser essa pessoa estressada
e angustiada, sempre que ele se propunha a fazer
uma comemoração por algo da empresa, os
funcionários queriam fugir de lá. Veja como é, para
os funcionários fugirem de um happy-hour, é
porque a coisa devia ser feia né? E era mesmo.

Acontece que esses Happy-hours, de


happy (feliz) não tinham nada. O chefe se sentava
no meio da mesa, ficava com cara de poucos
amigos, só queria falar de trabalho e cortava
qualquer assunto que não fosse este. Então,
nossos happy-hours eram chamados
carisonhamento nos corredores de ”velórios”.

Ele até entendia que momentos bons


deveriam ser motivo de comemoração, mas no
fundo ele não acreditava de fato naquilo. Então a
comemoração era artificial, nem existia direito. O
efeito disso na equipe era desastroso: parecia que
as pessoas nem queriam ter motivos p;ara
comemorar, pois sabiam que o “troféu” seria ter
que sentar na base de bar com o chefe
estressado.

Sendo assim, seja você chefe, funcionário,


autônomo, o que for, aprenda a tratar a vida com a
leveza que ele merece. Encontre todos os dias
motivos para se agradecer, para comemorar, e
comemore. Para citar um exemplo bom, tive um
outro chefe em outro lugar que, quando sentia que
o clima da equipe estava ruim, inventava motivos
para levar a turma para almoçar e descontrair o
ambiente. Essas invenções de datas eram sempre
criativas, bem-humoradas, como “aniversário de 1
mês do prêmio que fulano ganhou”, e a equipe
entrava na brincadeira. Todos começavam a
sugerir motivos para se comemorar. Ou seja, o
ambiente ganhava leveza, as pessoas ficavam
felizes, e assim produziam mais.
m) Pratique Atividades Físicas

Você já deve ter ouvido falar de pessoas


bem-sucedidas que, enquanto dirigem
organizações de centenas ou milhares de
pessoas, ainda encontram tempo para praticar
esportes regularmente. Como Tim Cook, CEO da
Apple, que acorda todos os dias às 4:30 da manhã
para pedalar, ou Richard Branson, CEO da Virgin,
que corre 5 milhas todas as manhãs antes do
expediente. Convenhamos, se esses caras
arrumam tempo na agenda para se exercitar, deve
haver algum bom motivo para isso. Além do que,
se eles conseguem, você também consegue.

Praticar esportes não é só uma maneira de


emagrecer. Também melhora sua saúde física e
mental, além de dar um Up na sua produtividade
de diversas formas:

- Exercícios aumentam a circulação de


sangue no cérebro, o que aumenta também o seu
humor e sua resiliência. De acordo com cientistas
da Universidade de Bristol, em uma pesquisa feita
com pessoas que passaram do sedentarismo para
uma vida ativa, houve aumento significativo na
melhora do gerenciamento do tempo e na
assertividade dos examinados.
- Exercícios aumentam seu poder de foco
e concentração, o que melhora sua performance
no trabalho.

- Exercícios aumentam sua energia.


Apesar de parecer o contrário, ou seja, que
exercícios te deixarão mais cansados, não é
assim que as coisas funcionam. Ao se exercitar,
você desenvolve sua capacidade física e
mental, o que faz com que você aguente mais
em qualquer situação, inclusive o trabalho.

- Exercícios podem te trazer novas idéias


e te tornar mais criativo. Às vezes, quando nos
sentimos sem idéias, nada melhor do que arejar
a cabeça. Um jeito de se fazer isso é praticando
esportes, mesmo que seja uma caminhada.

- Exercícios aumentam sua capacidade


de lidar com desafios e adversidades. A prática
de esportes ensina lições sobre importância da
disciplina, do desafio e da dor na evolução do
seu desempenho. Assim, você pára de fugir
desse tipo de situação e aprende a encara-las
de frente.

n) Use um gerenciador de tarefas

De acordo com o livro “A arte de fazer


acontecer”, o principal problema das pessoas é
tratar o cérebro como uma armazenador de
coisas, e não como uma máquina de pensar.
Então, enquanto ele poderia estar gastando
energia pensando em novos produtos para sua
empresa, ele fica ocupado pensando nas contas
que você tem que pagar, no email que tem que
mandar, nas compras para casa que tem que
fazer. Assim, sobra pouco espaço para a cabeça
de fato PENSAR.

É um problema sério, mas que pode ser


resolvido de forma bem simples. A ação que
aquele livro propõe é que você delegue a função
de armazenador de informações para um
dispositivo, como um caderno, uma agenda, um
bloco de notas ou um aplicativo.

Eu gosto de usar um software online


chamado Trello. É um gerenciador de tarefas que
pode ser usado para controlar as atividades da
sua equipe, da sua empresa, e da sua vida
pessoal (o que eu mais uso). Nele, eu consigo
deixar tudo que deve ser feito, todos os projetos,
tarefas, idéias. Consigo controlar prazos e o
software me lembra quando os assuntos estão
“vencendo”, por exemplo, um prazo de livro que
preciso entregar.

Toda vez que alguma pendência surge na


minha casa, eu coloco no Trello, com prazo para
ser lembrado do assunto. Isso sossega minha
mente, pois sei que não terei que fazer força para
lembrar, nem fico com medo de esquecer.

Existem vários softwares que podem


gerenciar seu tempo. Eu recomendo o Trello pois
é o que eu mais gosto e que utilizo, mas existem
outros como Asana também, e a maioria deles têm
versões gratuitas que resolvem o seu problema.
Sem contar que você pode utilizar agenda,
caderno, o que quiser.

O importante é não dar margem para um


assunto ser esquecido, sem deixar que ele fique
ocupando espaço na sua cabeça para ser
lembrado. Guarde seu cérebro para PENSAR de
verdade.

n) Pare de atender o telefone

Essa deixei por último por ser polêmica.


Pense comigo: de todas as vezes que você atende
seu telefone em uma semana, quantas ligações
são úteis, urgentes ou importantes, e quantas são
perda de tempo. Não sei você, mas comigo, a
maioria delas é perda de tempo. É gente
vendendo serviço, é operadora de telefone,
corretor de imóveis.

Por isso tenho uma regra simples: não


atendo ligações de número desconhecido e só
atendo uma meia-dúzia de números conhecidos.
Mesmo essas pessoas mais importantes, sempre
deixo claro para me ligarem APENAS se for algo
realmente muito urgente, que não poderiam
aguardar uma resposta por whatssap, por
exemplo.

Você pode perceber que eu acabo sendo


uma pessoa difícil de ser acessada. É comum,
inclusive, eu ouvir pessoas dizendo que nunca
conseguem falar comigo. E a minha resposta para
elas é: “Obrigado pelo elogio”, pois isso mostra
que estou conseguindo meu objetivo.

Alguns dizem que ao não atender nenhuma


ligação eu posso estar perdendo alguma
oportunidade importante. Mas pense comigo: se
alguém quiser muito falar comigo, vai me
encontrar de algum jeito, seja email, seja
whatssap. Não atender o telefone é minha forma
de não interromper uma tarefa que estou fazendo,
gerando distração e fazendo com que perca meu
ritmo de trabalho.

Experimente fazer isso você também. Eu


recebo, em média, 3 ligações por dia de números
desconhecidos. Imagino que você recebe algo em
torno disso também. Experimente ignorar essas
ligações por uma semana, depois veja se fez
alguma falta na sua vida.

--
E assim, encerramos aqui nossas 15 dicas
sobre produtividade no dia-a-dia. Como você pode
ver, é possível ser mais produtivo em todas as
áreas, em tudo que você faz.

Comece a praticar estes itens e, com o


tempo, você vai começar a se perguntar sempre, a
cada coisa que fazer: “Estou sendo produtivo
agora? Como ser mais produtivo?”. Você verá
que, com o tempo, você vai ter suas próprias
regras de produtividade.

4. “MAS E SE COMIGO ISSO TUDO


NÃO FUNCIONAR?’

Existem duas formas de você lidar com


todo o conteúdo que aprendeu aqui.
A primeira é se assustar com o monte de
informações que recebeu, achar tudo meio
complicado e deixar para lá, voltando à sua vida
normal imediatamente.
Infelizmente, nosso cérebro adora a zona
de conforto. Por mais que você se sinta
improdutivo e querendo algo a mais para sua vida,
o seu cérebro vai sempre tentar te convencer que
está tudo bem do jeito que está.
O nome não é ZONA DE CONFORTO à
toa, não é mesmo?. Vem de confortável. Lembra o
sofá acolchoado que é bom de ficar pra ver TV.
Lembra a cama gostosa da qual sempre dá
preguiça de sair. Lembra o seu trabalho que nunca
sai da mesmice mas que pelo menos não precisa
se expor.
Não se engane. Tentar sair disso tudo, e se
tornar protagonista do seu dia vai ser bem difícil,
mas essa é sua única saída se você quiser levar
uma vida da qual se orgulhe.
A segunda forma como você pode lidar
com o conteúdo desse livro é começar aos
poucos, um novo hábito por vez, tendo um plano
consistente de como ir implementando essas
mudanças.
Não tente mudar sua vida de uma vez.
Seria complicado. As chances de não dar certo
seriam grandes, você iria se frustrar e voltar à
estaca zero. Não. Comece aos poucos. Defina, no
papel, quais serão as primeiras medidas que você
vai tomar.
Uma vez que elas estejam definidas, entre
em ação. Aplique essa primeira mudança e
comece a sentir as diferenças na sua vida. O mais
importante, sempre, é ter disciplina e acreditar no
processo.
Infelizmente, nosso comportamento não
muda apertando-se um botão. Você terá altos e
baixos. Dias bons e ruins. Mas o processo não
pode parar. A palavra-chave aqui é DISCIPLINA.
Assim, nos despedimos por aqui esperando
muito que você tome coragem e COMECE!
Comece a ser mais produtivo hoje!
Você sempre poderá estudar mais, você
sempre poderá aprender mais sobre
produtividade.
Mas HOJE, você já tem o suficiente para
começar.
Não espere a semana que vem.
Não espere amanhã.
COMECE AGORA!
5. AGRADECIMENTOS

O Guia Rápido do Pensamento Positivio


faz parte do projeto Guias Rápidos, que oferece
Ebooks de Desenvolvimento Pessoal para
pessoas que querem dar o próximo passo.

Agradecemos muita sua leitura até aqui e


peço a gentileza de que você deixa a sua review
no site da Amazon, pois isso ajudará outros
leitores que também estão buscando melhorar sua
produtividade.

Caso tenha interesse, segue outros títulos


do Projeto:

GUIA RÁPIDO DAS METAS

GUIA RÁPIDO DA LEI DA ATRAÇÃO

GUIAS RÁPIDO DO MINDSET EMPREENDEDOR

Um abraço,

Rafael Soares