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Esta planilha foi elaborada com inputs de vários gestores veteranos em exibições para ajudá-lo a organizar os detalhes do planejamento

da exposição, do alinhamento dos objetivos à mensuração do resultado.

Nome do evento:
Site do evento:
Usuário:
Senha:
Produtor do evento:
Nome do contato:
Endereço:
Telefone:
E-mail:
Local do evento:
Cidade:
Hotel:
Estande:
Número: Tamanho:
Data do evento:
Períodos de exibição:
Data e Hora da Montagem:
Data e Hora da Desmontagem:
Número de salas de reunião:
Localização das salas de reunião:
Serviços gerais - Indicado pelo organizador:
Nome do Contato:
Endereço:
Telefone:
E-mail:
Participantes

Ano anterior Estimativa deste ano


Número de participantes
Número de expositores

Ingressos

Preços Por dia Evento inteiro


Público
Negociantes
Membro
Passe para conferência
Expositores

Disponível para convidados?


Sim
Não
Perfil dos participantes

1
2
3
4

Participação de concorrentes

Concorrente 1 Ano anterior Estimativa deste ano


Tamanho do Estande
Localização do Estande
Principais produtos mostrados
Principais divulgações:
Fortalezas:
Fraquezas:

Concorrente 2 Ano Anterior Estimativa deste ano


Tamanho do Estande
Localização do Estande
Principais produtos mostrados
Principais divulgações:
Fortalezas:
Fraquezas
Dica: Informações dos concorrentes estão
disponíveis com seu gestor de contas. Ele
poderá te falar sobre seus competidores que
estão expondo, sua localização na feira e o
tamanho do estande.
Planejamento Estratégico

Porque você está investindo para expor neste evento?

Tema do evento

Linhas/Categorias de produtos que serão expostos:

Qual o público alvo / persona?

Qual o tamanho deste público alvo?

Como esta exposição se encaixa com a sua estratégia de marketing global?

Como esta exposição se encaixa com a meta de vendas da companhia?

Como esta exposição se encaixa com os objetivos de marketing da companhia?

Time interno que irá coordenar a exposição:

Objetivos da feira Dica: Objetivos devem realistas, específicos e


mensuráveis.

Objetivo Táticas para atingimento Técnicas de mensuração


1

2
2

3
Contratos e Custos

Data de submissão do contrato do estande


Data de recebimento do manual do expositor
Custo do Espaço

Balanço de depósitos / Pagamentos efetivados

Valor (Previsão) Data

Locação do estande

Obstruções/Limitações do local da exposição:


Altura do pé direito:
Carga máxima sob o chão:
Capacidade dos elevadores:
Outras obstruções:
Restrições da exposição:
Tamanho máximo da parede de fundo:
Leis aplicáveis de segurança:
Restrição para suspensão da inscrição:

Check list de Equipamentos / Serviços para o estande (indicar data solicitada

Móveis Data
Mesa de atendimento
Cadeiras
Mesas de reunião
Lixeiras
Sofás
Outros
Materiais enviados
Estande
Brindes / Folders:
Produtos / Equipamentos
Computadores / Áudio e Vídeo
Outros
Serviços
Carpete
Armazenamento
Buffet / Catering
Limpeza
Ar comprimido
Drenagem
Parcerias de estrutura e recepção

Coexecução com outros expositores:


Sala de reuniões reservada:
Fornecedor de uniformes de recepção:
Data de solicitação:

Hotelaria

Hotel 1 - Nome
Telefone
Contato
Hotel 2 - Nome
Telefone
Contato
ontratos e Custos

Número do estande contratado:


Dimensões do Estande:
Refente à:

ósitos / Pagamentos efetivados

Pagamento efetivado (valor) Data

cação do estande

mitações do local da exposição:

Tamanho máximo dos equipamentos:

erviços para o estande (indicar data solicitada):

Serviços Data
Fiação
Eletricista
Decoração
Empilhadeira
Aquecimento
Promotores / Promotoras
Internet
Montagem e Desmontagem
Iluminação
Manejo de material
Fotografia
Água corrente
Segurança
Sinalização
Telefonia
Montagem
Facilitadores de contato
Outros
de estrutura e recepção

Localização do fornecedor:

Hotelaria

Data da reserva
Data limite para cancelamento
e-mail
Data da reserva
Data limite para cancelamento
e-mail
Apenas Estande
Pacote completo
Inscrições antecipadas

Convidados
Nome Endereço de envio Data Quantidade
ições antecipadas

Staf
Nome Endereço de envio Data Quantidade
Estande

Será utilizada estrutura de outras exposições?


Armazenada em:
Necessária reforma?
Alterações necessárias:

Construção de estande novo / Aluguel

Fornecedor:
Gerente de contas:
Telefone: E-mail:
Data de aprovação do design:
Data de inspeção pré-evento
Aluguel de estande:
Fornecedor:
Contato:
Telefone: E-mail:
Data de aprovação do design:
Data de inspeção pré-evento
Tema do estande:

Produtos a serem exibidos:

1.
2.
3.
4.
5.

Apresentações ao vivo / Demonstrações:

Fornecedor: Telefone:
Contato:
Data de aprovação dos scripts: E-mail

Apresentações audio-visuais:

Tipo:
Fornecedor: Telefone
Contato E-mail

Material Gráfico

Fornecedor: Telefone:
Produtor (arte e design) E-mail
Contato
Data de aprovação dos moch-ups: Prazo:

Staf

Quantidade de staff necessária para estande:


Duração total da exposição:
Quantidade de staff de recepção:
Roupa de recepção:
Pessoal temporário necessário?
Treinamento pré-feira: Data
Inspeção: Data
Instrutor:
Local:
Hora
Criação de agenda do staff do estande:
Interno
Externo

Interno
Organizador
Produtora gráfica
Agência de comunicação
Dica: como regra, utilizar 2 staffs para
cada 100 m²
Propagandas Pré e Durante a exposição

Compra do mailing do organizador da feira (data disponível):


Memorandos internos / Cartas para vendas:
Recepção:
E-mails diretos:
Campanha de e-mail:
Ingressos para entretenimento:
Informação de PR para o organizador:
Página Web:
Agendamento de propagandas para:
Principais publicações da Indústria:
Publicações diárias (durante a exposição):
Diretório do evento:

Press release para principais publicações da Indústria:

1. Contato:

2. Contato:

3. Contato:

4. Contato:

Banners / Placas (sinalização incluso):

Aeroporto:
Hall de exposição:
Taxis:
Outdoors:
Onibus transfer:
Outros:

Promoção do estande:

Brochura:
Entregáveis (folders, cartões, ...)
Fotógrafo para estande:
Outros:

Promoção pós exposição:

Envio de Brochuras para quem preencheu solicitações:


Follow-up com e-mails / telefonemas / mailing lists:
Promoção interna (newsletter interna, memorando, etc):
Outros
ria:

Data agendada:
Planejamento da estrutura e transportes

Envio para armazenamento avançado:


Agendamento do frente:
Envio para local do evento:
Agendamento do frente:
Prazo Data/Hora:
Penalidade por ultrapassar prazo:
Nome da transportadora:
Endereço da transportadora:
Contato na transportadora:
Contato 24 horas:
Empresa oficial de manejamento de material:
Data de montagem agendada:
Possível extrapolar horário oficial?

Controle de itens a serem transportados e datas Estruturas


Data de envio:
Enviado de:
Transportadora:
Tipo de transporte:
Número de peças:
Nº frete / voo:
Data de entrega:
Seguros adicionais:

Montagem do estande:

Pessoal interno:
Montadora da estrutura do evento:
Contato:
E-mail:
Montadora indicada para expositores
Contato:
E-mail:
Confirmação do seguro para evento:
Apólice do seguro enviada para organizador (data):
rutura e transportes

Endereço

Endereço

Data / Hora Frete:

E-mail

Período de montagem:

Produtos e Equipamentos Brochuras / Folders

do estande:

Telefone:

Telefone:
Desmontagem do estande:

Terceirizada para desmontagem:


Supervisor interno:
Agendamento de desmontagem: Período oficial:
Possível extrapolar horário oficial?

Envio após evento

Supervisor:
Data / hora de frete:
Endereço completo de retorno:

Nome da Transportadora:
Endereço da Transportadora:
Telefone: E-mail
Contato:
Número de trackeamento:

Controle de itens a serem retornados Estruturas Produtos e Equipamentos


Data de envio:
Enviado de:
Transportadora:
Tipo de transporte:
Número de peças:
Nº frete / voo:
Data de entrega:
Seguros adicionais:
Brochuras / Folders
Resultados:

Número de visitantes ao estande:


Número de leads qualificados:
Pedidos / Vendas:
Custo por visitante (custo da exposição / número de visitantes ao estande):
Total de participantes do evento:
Cobertura de mídia:
Avaliação da performance do staff:

Feedback ao staf:

Qualidade dos visitantes ao estande com relação aos objetivos:


Volume do tráfego dos visitantes (medido pelo expositor)
De acordo com organizador:
Recomendações:

Análise da concorrência:

Número total de expositores:


Número de competidores diretos:

Análise do Retorno aos Objetivos (ROO):

Objetivo 1:
Método de mensuração
Resultados:
Resultados:

Feedback ao staf:

Análise da concorrência:

Análise do Retorno aos Objetivos (ROO):


Planejamento Financeiro

Locação do Espaço Custo planejado(R$) Custo real (R$)


Locação do estande
Salas de reuniões
Depósitos
Outros
Subtotal R$ - R$ -
Estrutura da exposição
Design
Construção / Reformas
Ferramental
Produção gráfica
Fretes externos
Fretes internos
Impostos sob materiais
Armazenagem
Seguros
Outros
Subtotal R$ - R$ -
Envios / Transportes
Transporte terrestre envio
Transporte terrestre retorno
Transporte aéreo envio
Transporte aéreo retorno
Subtotal R$ - R$ -
Serviços locais
Audiovisual
Carpetes
Limpeza
Locação de material de informática
Sinalização personalizada
Transportes
Serviços elétricos
Decoração
Louças e móveis (Buffet)
Montagem e Desmontagem
Fotografia
Hidráulica e Ar comprimido
Guindastes / empilhadeiras
Segurança
Telefonia
Outros
Subtotal R$ - R$ -
Promoção
Propagandas
Recepção de clientes
Envios de e-mails
Interatividade e kiosks
Brindes e premiações
Flyers e Brochuras
Listas de e-mails (compra)
Apresentações (produção)
Apresentador / Talento
Kits de imprensa
Kits de recepção
Patrocínios
Outros
Subtotal R$ - R$ -
Despesas com Pessoal
Salários
Treinamento de Staff
Jantar / Almoço pré-evento
Vestuário do staff
Transporte de pessoal
Hotelaria
Atrações do estande
Pessoal temporário
Outros
Subtotal R$ - R$ -
Captação de Leads
Formulários de leads
Aluguel de equipamento local
Postagens
Execução
Outros
Subtotal R$ - R$ -
Pequenos gastos (10%) R$ -
Total R$ - R$ -
eiro

Data de pagamento / depósito Variação (R$) NOTAS

R$ -

R$ -

R$ -

R$ -
R$ -

R$ -

R$ -

R$ -
Cronograma de Execução e Planejamento

Antes do evento Data planejada Data realizada


Selecionar espaço do estande
Determinar objetivos da exposição
Setar o orçamento do evento
Setar metas para o projeto
Avaliar oportunidades de promoção
Selecionar projetistas do estande (design)
Selecionar produtos para exposição
Planejar estratégia de promoção
Selecionar transportadores / montadores
Finalizar design da exposição
Planejar promoção por e-mail
Revisar o kit do expositor (disponibilizado pelo organizador)
Selecionar staff para estande
Reservar serviços de hotelaria
Finalizar plano de captação de leads
Finalizar e-mails para follow-up de leads
Solicitar serviços para a exposição
Implementar estratégia de promoção
Notificar organizador sobre utilização de serviços indicados
Follow-up e check de estrutura de exposição (estande)
Planejar montagem e desmontagem
Finalizar confecção de flyers e brochuras
Enviar promoção por mail marketing
Planejar treinamentos prévios de staff
Finalizar materiais gráficos e artes
Concluir processos de envios e retiradas
... (para completar com sua demanda)
... (para completar com sua demanda)
... (para completar com sua demanda)
Pós evento Data planejada Data realizada
Responder às demandas do organizador
Escrever carta de agradecimento aos liderados
Auditar pagamentos / finalizar orçamento do evento
Medir e analisar resultados
... (para completar com sua demanda)
... (para completar com sua demanda)
... (para completar com sua demanda)
Dica: Se você planeja utilizar os
serviços indcados pelo
organizador do evento,
certifique-se de checar os
prazos indicados manual do
expositor e de notificar o
organizador dentro deste
prazo. Grande parte dos
eventos exigem pelo menos 30
dias de antecedência para esta
notificação, mas alguns deles
exigem 90 dias. Tenha em
mente que se algum prazo for
perdido o trabalho será
automaticamente atribuído ao
prestador de serviços indicado
pelo organizador.

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