MODELOS DE ORGANIZAÇÃO

Organização informal

A sua liderança é uma concessão do grupo, apresenta uma autoridade mais instável, pois
está sujeita aos sentimentos pessoais dos seus membros. As organizações informais
podem existir como entidades independentes.

Organização formal

Também conhecida como Estrutura organizacional, esta estrutura tem estabelecido o

objetivo, um conjunto de regras mais ou menos permanentes e uma estrutura definindo
os papéis e as relações entre seus membros. A organização formal requer autoridade das
pessoas que exercem o controle e estabelecem a forma de sua utilização, bem como a
divisão do trabalho e as relações formais entre os seus membros.

Organização linear ou militar

É o mais antigo. A disciplina está em primeiro lugar, pois a autoridade vai à linha reta
(vertical), desde o superior até o inferior, incluindo todos os homens, sem qualquer
exceção.

TIPOS DE LAYOUT

Layout posicional

Neste tipo de layout , o material permanece parado enquanto que o homem e o

equipamento se movimentam ao redor. Atualmente, sua aplicação se restringe
principalmente a caso onde o material, ou o componente principal, é difícil de ser
movimentado, sendo mais fácil transportar equipamentos, homens e componentes até o
material imobilizado. É o caso típico de montagem de grandes máquinas, montagens de
navios, de prédios, barragens, grandes aeronaves, etc.

Atenção!

• Trata-se de um processo intermitente, em que os recursos (funcionários e

equipamentos) são organizados em torno do processo;
• Agrupa postos de trabalho ou departamentos de acordo com a função;
• Isto significa que, quando clientes, informações e produtos fluírem através da
operação, eles percorrerão um roteiro de processo a processo, de acordo com as suas
necessidades.
Layout funcional ou por processo

No layout funcional, máquinas-ferramentas são agrupadas funcionalmente de acordo

com o tipo geral de processo de manufatura: tornos em um departamento, furadeiras em
outro, injetoras de plástico em outro e assim por diante. Ou seja, o material se
movimenta através das áreas ou departamentos. Este tipo de arranjo é adotado
geralmente quando há variedade nos produtos e pequena demanda. É o caso de
fabricação de tecidos e roupas, trabalho de tipografia, oficinas de manutenção,

Atenção!

• máquinas semelhantes agrupadas;

• mão de obra especializada;

• menos vulnerável a paradas;

• grande flexibilidade para troca de produtos;

• equipamentos de uso geral;

• grande movimentação de materiais;

• controle mais complexo;

• altos estoques intermediários.

Layout por produto (em linha)

O layout em linha tem uma disposição fixa orientada para o produto. Os postos de
trabalho (máquinas, bancadas) são colocados na mesma sequência de operações que o
produto sofrerá. É comum existir uma máquina de cada tipo, exceto quando são
necessárias máquinas em duplicata para balancear a linha de produção. Quando o
volume se torna muito grande, especialmente na linha de montagem, ele é chamado de
produção em massa.

Atenção!

• layout mais suscetível a paradas;

• menos flexível quanto a mudanças de produto;

• os operários e as máquinas são fixos;

• as tarefas são especializadas;

• há redução de movimentações e estoque em processo;

Arranjo celular

É composto de células de produção e montagem interligadas por um sistema de controle

de material de “puxar”. Nas células, operações e processo são agrupados de acordo com
a seqüência de produção que é necessária para fazer um grupo de produtos. As
máquinas na célula são todas, normalmente de ciclo único e automático, sendo que elas
podem completar o seu ciclo desligando automaticamente.

A célula normalmente inclui todos os processos necessários para uma peça ou

submontagem completa. Os pontos chaves desse tipo de arranjo são:

• máquinas são dispostas na sequência do processo;

• uma peça de cada vez é feita dentro da célula;

• os trabalhadores são treinados para lidar com mais de um processo (operadores

polivalentes);

• o tempo do ciclo para o sistema dita a taxa de produção para a célula;

• os operadores trabalham de pé e caminhando.

Método dos elos

O método dos elos é uma técnica especial de estudo de layout, tendo como objetivo o
estabelecimento dos principais pares de postos de trabalho envolvidos no
processamento do produto o u no andamento dos documentos, identificando-se os elos
ou postos mais soli citados, normalmente colocados em posições centrais. Adotando-se
o método dos elos, é possível minimizar a movimentação de produtos, processos,
documentos e/o u pessoas, entre os vários postos de trabalho envolvidos, tornando mais
racional o fluxo de trabalho.

ARQUIVOLOGIA

Definição de arquivo

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um

governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Importância

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do

volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a
necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos,
quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas
arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação
desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

Finalidade do arquivo

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas
que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de

acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos

diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas
informações ali depositadas;

Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como
a expedição da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das
normas de gestão documental da instituição.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes
requisitos:

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;

b. estar instalado em local apropriado;

c. dispor de instalações e materiais adequados;

d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística

moderna; e contar com normas de funcionamento;

Tipos de documentos

 Quanto ao gênero

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a

informação foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

- Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual.

Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões.

- Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem

estática. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos
fotográficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .
- Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou
imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de
documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informação está em forma de
som) e os filmográficos (cuja informação está representada por um filme).

- Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para

que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

- Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área

maior. Ex.: mapas e plantas .

- Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e

microfichas.

É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos

acima não exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns
documentos possuem características que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de
documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo
em que é um documento digital, é também um documento fotográfico e, ainda, um
documento iconográfico.

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser
classificados segundo:

• as entidades mantenedoras (públicos ou privados);

• a natureza dos documentos (especial ou especializado);

• aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) ;

• à extensão de sua atuação (setorial e central).

 Classificação segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da

seguinte forma:

Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera
federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo
e arquivo do Senado Federal.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.:
arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

 Classificação segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle,
conservação etc .

Arquivo especializado é aquele que guarda documentos de determinado assunto

específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os
arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia .

 Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução

1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou

consultados frequentemente, conserva dos nos escritórios ou nas repartições que os
receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso” . Por
documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de
um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a
finalidade para a qual foram criados .

2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os
produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos
aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por
isso também chamados de limbo ou purgatório”, sendo estes termos adotados na Grã-
Bretanha para designar esta fase .

3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam

todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor
histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são
arquivados de forma definitiva”.

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos
correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do
documento, de acordo com os seguintes fatores:
• frequência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos
prescricionais);
•existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos precaucionais).
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido
para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O
termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma
das duas fases em questão.

Destinação final dos Documentos

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda
permanente.

Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; ou

Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

COMPRA E CONTROLE DE ESTOQUES

A gestão de materiais é um conjunto de ações destinadas a suprir a unidade com

materiais necessários ao desenvolvimento das suas atribuições. Abrange: previsão de
compra; seleção, cadastramento e análise de fornecedores; cotação e negociação;
compra; recebimento; armazenamento e; movimentação e controle de estoque. Tem por
objetivo garantir a existência contínua de um estoque organizado, de modo a não faltar
nenhum dos itens necessários à produção.
O controle do estoque é um dos maiores desafios do nutricionista, que gerencia
unidades de alimentação e nutrição, pois deve garantir o abastecimento de materiais no
tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

Sintomas da gestão inadequada de estoque

Quebra de estoque;
Compra excessiva, provocando perdas de materiais estocados e aumento custos do
processo;
Falta de espaço para armazenamento, reduzindo o prazo de validade dos produtos
(temperaturas elevadas, falta de circulação de ar, aumento da umidade
e de sujidades);
Espaço para armazenamento superestimado, provocando aumento dos custos
com pessoal, produtos de limpeza, energia, água.
Centralização versus descentralização do estoque

Centralização versus descentralização do estoque

Centralização: as compras são concentradas em uma unidade central que realiza a

distribuição dos materiais para as demais unidades.

Descentralização: as compras são realizadas pela própria unidade, podendo haver

autonomia para a escolha dos fornecedores que prestarão o serviço.
Tipologia do estoque

Estoque físico: conjunto de materiais disponíveis ou empenhados existentes no

almoxarifado. Os materiais disponíveis podem ser considerados: ativos, inativos ou de
reserva operacional.
Ativo: são os materiais que sofrem movimentação freqüente, com entrada e saída;
Inativo: não sofre movimentação;
Reserva operacional: material destinado à manutenção da unidade
(equipamentos, instalações hidráulica e elétrica, etc.).

Níveis de estoque: são três os níveis considerados, estoque mínimo ou de segurança,

estoque médio e estoque máximo.
Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um material que deverá existir em estoque
para prevenir qualquer quebra ou solicitação de emergência, causada por consumo
atípico ou por atraso de entrega;
Estoque Médio: é a metade da quantidade de um material necessária para suprir um
determinado período, acrescida do estoque mínimo;
Estoque Máximo: é a quantidade de um material necessária para suprir um
determinado período, acrescida do estoque mínimo.

O estoque máximo deve avaliar a capacidade de armazenamento. Não é usual realizar o

cálculo do período para suprir o mês, como utilizado no passado, pois as perdas de
materiais poderiam ocorrer com frequência.

Demanda: é a quantidade necessária de materiais para suprir um período estabelecido.

Quantidade pendente: é a quantidade de material que foi solicitada ao fornecedor e

que ainda não foi entregue na unidade. Deve ser considerada na previsão de compra.

Tempo de ressuprimento: tempo decorrido entre a requisição de compra e o

recebimento da mesma.

Ponto de Ressuprimento: indica quando determinado material deverá ser comprado. É

um alerta para que não ocorra quebra de estoque. Normalmente coincide com o valor de
estoque mínimo estipulado.

Lote de compra: conjunto de materiais solicitados durante o processo de compra.

Nível de suprimento: é soma da quantidade de determinado material estocado

acrescido de sua quantidade pendente.

Cadência de compra: número de vezes que um material foi comprado em determinado

período de tempo. Geralmente se faz a análise mensal e anual.

Quebra ou ruptura de Estoque: é a ausência de determinado material ou a presença

em quantidade insuficiente para atender a demanda.
Cotação de Preços: é um orçamento, contendo a relação dos itens necessários à
unidade, solicitado a vários fornecedores. A cotação deverá conter todas as
características desejadas para cada item, com a finalidade de futura comparação entre os
valores propostos. Com esta cotação é possível montar um mapa comparativo de preços,
confrontando as condições de fornecimento, a fim de decidir pela proposta mais
vantajosa.

ITENS NECESSÁRIOS PARA COMPRA E CONTROLE DE ESTOQUE

Registro do produto: informa quais são os critérios de compra e recebimento

estabelecidos pela unidade, para cada um dos materiais necessários.

Registro do fornecedor: facilita a escolha do fornecedor, de acordo com o atendimento

à demanda da unidade.

Solicitação interna de compra: usada normalmente quando o sistema é centralizado,

devendo ser encaminhada para que o setor responsável execute a cotação e compra dos
materiais necessários.

Cotação de preço entre fornecedores: após a cotação se faz um mapa comparativo de

preço.

Pedido de compra ao fornecedor: deve ser formalizado para garantir que o material
solicitado seja entregue conforme pedido.

Avaliação do fornecedor: promove controle das entregas, punindo o fornecedor que

não atende as exigências da unidade.

Movimentação do produto (Entrada e saída): evita quebra e facilita o controle de

estoque. Serve para identificar produtos de uso frequente, que devem ser acompanhados
com cuidado.

Diário de movimentação do estoque: concentra todas as movimentações do dia,

mantendo a organização do ambiente e facilitando o preenchimento posterior da ficha
de movimentação do produto.

Ordem de produção: relaciona o material e a quantidade que deverá ser retirada do

estoque para execução de operações na unidade.

Classificação A,B, C.

Dividir o estoque em três classes:

Classe A- 15 a 20%- representa 80% valor do estoque.
Classe B- 40%- representa 15% valor do estoque.
Classe C- 40%- representa 05% valor do estoque. 11 Classificação de estoques mais
importantes
Recomenda-se controlar aqueles mais importantes, que consomem um grande volume
de recursos.

Para identificar quais os produtos a serem controlados, subdivide-se em três classes de

ítens, A, B e C.
Classe A – os mais importantes consomem grande volume de recursos.
Classe B – Corresponde a quantidade média de itens e com um valor expressivo.
Classe C – Representam grande quantidade de controle, mas com pouco volume de
recursos.