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Manual de gestao arquivística de documentos

Revisao 01

Rio de Janeiro-RJ
2015
063.01 – Manuais

Presidente da Autoridade Pública Olímpica


Marcelo Pedroso (substituto)

Diretor Executivo
Ari Matos Cardoso (substituto)

Supervisão de Normas e Gestão de Documentos (SGD)


Carolina de Oliveira
Iggor da Silva Costa
Rafael Lucindo (supervisor)

Equipe de elaboração
Carolina de Oliveira
Rafael Lucindo
Sumário

INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................................ 5
1 PROCEDIMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS .................................................................................. 6
1.1 – Produção ...................................................................................................................................................... 6
1.1.1 – Como identificar uma espécie documental ......................................................................................... 6
1.1.2 – Status do documento: rascunho, minuta e original .......................................................................... 11
1.1.3 – Como nominar um documento digital ................................................................................................ 12
1.1.4 – Ordenação de documentos digitais nos diretórios do servidor de arquivo .................................. 13
1.1.5 – Como atribuir os códigos de classificação das atividades-meio e fim da APO.............................. 15
1.1.6 – Mensagem de correio eletrônico ........................................................................................................ 16
1.1.7 – O processo administrativo e sua autuação (formação) .................................................................... 17
1.1.8 – Documento sigiloso ............................................................................................................................... 18
1.2 – Uso e manutenção.................................................................................................................................... 20
1.2.1 – Controle da tramitação ......................................................................................................................... 20
1.2.2 – Arquivamento e desarquivamento ...................................................................................................... 20
1.2.3 – Método de arquivamento ..................................................................................................................... 21
1.2.4 Empréstimo de documentos arquivados ............................................................................................... 22
1.2.5 – Digitalização de documentos originais ............................................................................................... 23
1.3 – Destinação ................................................................................................................................................. 23

3
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................................................... 24
APÊNDICE A – Guia de solicitação de empréstimo e desarquivamento de documentos ......................... 25
APÊNDICE B – Ficha de controle de documento sigiloso .............................................................................. 25
APÊNDICE C – Guia de movimentação de documentos ................................................................................ 25
APÊNDICE D – Termo de classificação de informação (TCI) .......................................................................... 26
ANEXO A – Formulário de credenciamento para requisição de veículos.................................................... 26
ANEXO B – Formulário de proposta de concessão de diárias e passagens ................................................ 27
ANEXO C – Formulário para prestação de contas do cartão corporativo ................................................... 27
ANEXO D – Formulário de prestação de contas de viagem a serviço .......................................................... 28
ANEXO E – Formulário de requisição especial de transporte ....................................................................... 28
ANEXO F – Formulário de requisição de veículo ............................................................................................ 29

4
INTRODUÇÃO

O Manual de Gestão Arquivística de Documentos foi institucionalizado em


2014 visando orientar a produção, o uso/manutenção e a destinação dos
documentos arquivísticos no âmbito da APO, assim como o acesso aos documentos
em qualquer uma das idades do arquivo: corrente, intermediária ou permanente.
O público-alvo deste Manual é todo servidor responsável por produzir
e/ou receber documentos no desenvolvimento de suas atividades no órgão, sejam
essas atividades-meio ou fim que, com o aprimoramento dos processos de negócios,
são passíveis de extinção ou desdobramento.
Nesta revisão 011 foram acrescentados procedimentos para a produção de
documentos sigilosos, feitas as correções quanto à redação, inclusão de
procedimentos de arquivamento e desarquivamento, ordenação de pastas
compartilhadas (ambiente digital), empréstimo e boas práticas para digitalização de
documentos.

1
Aprovada na 29ª reunião de Diretoria Executiva.

5
1 PROCEDIMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS 1.1 – Produção

No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a definição de É na fase de produção que será realizado o registro de uma informação
documento é “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou acerca das atividades desenvolvidas na APO num suporte (papel, DVD, CD, HD),
formato”. É um conceito geral, podendo ser aplicado também aos documentos dando origem a um documento arquivístico. Em âmbito institucional devem ser
bibliográficos. adotadas forma e espécie documentais padronizadas e, sobretudo, redação formal,
conforme Manual de redação da Presidência da República2.
Os documentos arquivísticos são compreendidos como aqueles recebidos
e/ou produzidos por uma entidade no desenvolvimento de suas atividades práticas;
eles são a evidência de uma ação realizada e ficam retidos para referência. Ainda, 1.1.1 – Como identificar uma espécie documental
têm como qualidades, a saber:
a) unicidade: condição de ser único no conjunto documental a que Um documento ao ser produzido deve ter certos componentes que
pertence; caracterizam a finalidade para a qual ele foi criado. Dessa maneira, o documento
b) organicidade: condição de manter elos com outros documentos do arquivístico apresenta uma forma preestabelecida, a sua espécie: configuração que
órgão; um está relacionado com o outro; o documento assume de acordo com a disposição e a natureza de sua informação.
c) confiabilidade: condição de ser capaz de sustentar os fatos que atesta; A seguir, são definidas as espécies mais indicadas para o registro das
d) autenticidade: condição de dizer o que realmente é e livre de atividades desenvolvidas na APO e seus respectivos modelos.
adulterações ou corrupções; e Outras espécies documentais como: resolução, portaria, parecer, nota,
e) acessibilidade: condição de ser localizado, recuperado, apresentado e propostas (em geral), contratos (em geral), termo de posse, formulários (em geral),
interpretado. despacho, aviso de pauta, listas (em geral), release, ordem bancária, boletim de
Para assegurar que os documentos arquivísticos mantenham suas serviço, ficha cadastral e demonstrativo contábil, geralmente indicadas para registro
qualidades e características, precisam ser abarcados pela gestão de documentos das atividades-meio, não possuem modelo neste Manual, pois já são consagradas
arquivísticos que é composta por três fases, sendo elas: produção, uso/manutenção na administração pública.
e destinação. As espécies ata, memorando, ofício, resolução, portaria e boletim de
serviço, por exemplo, recebem número de ordem, cujo controle deve ser feito pela
unidade administrativa que produz o documento porque otimiza o controle e a
cessão do próximo número a ser utilizado. A ordem numérica é reiniciada a cada ano.

2
Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm>.

6
Nos casos em que for atribuído o número de ordem errado, deve-se refazer o Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado
documento atribuindo o número de ordem correto. Sugere-se que para cada para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado que demandou a análise.
espécie documental haja uma ficha de controle com os seguintes dados: número de
ordem, assunto, destinatário e data.  Espécie: ofício
Finalidade: forma padronizada de comunicação escrita entre subalternos
 Espécie: ata e autoridades, entre os órgãos públicos e entre esses e os particulares, em caráter
Finalidade: registro das ocorrências de uma reunião, assembleia ou oficial. É pelo ofício que se mantém o intercâmbio de informações a respeito de
sessão, assim como das decisões tomadas por seus membros. assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente
Responsável pela produção: secretário da reunião. institucional.
Tramitação: concluída a redação, é feita a leitura do documento e assinado Responsável pela produção: CDT, CDE e CPAPO.
pelos presentes no mesmo dia da reunião ou após leitura e aprovação em reunião Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado
posterior. para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado a que se destina.

 Espécie: memorando  Espécie: relatório


Finalidade: forma de correspondência interna, objetiva e simples, para Finalidade: Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de
assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de uma mesma instituição. O atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos
memorando não trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria, altera ou à autoridade superior.
suprime direitos e obrigações. Responsável pela produção: FT, CA, CSU, CSP, CDT, CDE e CPAPO.
Responsável pela produção: FT, CA, CSU, CSP, CDT e CPAPO. Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado
Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para o órgão ou ente consorciado a que se destina.
para a unidade administrativa da APO a que se destina.
 Espécie: sinopse
 Espécie: nota técnica Finalidade: apresentação concisa de textos, acontecimentos, fatos ou
Finalidade: utilizado para descrever e avaliar projetos, ações, atos e eventos para informar a uma autoridade ou orientar interessados em geral.
empreendimentos, sobre os quais se emitem análises e opiniões fundamentadas Responsável pela produção: FT, CA e CS.
em argumentação teórica, técnica e legal. Representa, em geral, a resposta a
Tramitação: concluída a redação, o documento é encaminhado aos
consultas endereçadas às áreas técnicas, em busca de subsídios para decisões
participantes de uma reunião para apreciação. Após a aprovação dos envolvidos na
administrativas.
ação, o documento é assinado.
Responsável pela produção: FT, CA, CSU e CSP.

7
Observação: os modelos disponibilizados pela Supervisão de Normas e
Gestão de Documentos foram previamente configurados para impressão nos dois
lados da folha, possuindo cabeçalho somente nas páginas ímpares e rodapé apenas
na primeira folha. Desta forma, reiteramos a recomendação de que, nos casos em Código/classe: [consultar plano de classificação]
que houver necessidade de impressão do documento, seja selecionada a opção
“Imprimir nos dois lados”.
Ata [especificar atividade] nº ___

Protocolo inicial: número da ata e nome da entidade subscritora da


reunião. Data cronológica, inclusive designação da hora, do local, com
Lista de siglas (Lei nº 12.396, 21/3/2011): endereço. Nome das pessoas presentes, sua qualificação e declaração de
CPAPO: cargo Comissionado de Presidente da APO abertura da sessão pelo presidente e secretário.
CDE: cargo Comissionado de Diretor Executivo Texto: assuntos discutidos, em obediência ou não a uma ordem do
dia ou pauta. O texto é contínuo, sem parágrafos ou listas de itens como se
CDT: cargo Comissionado de Diretor Técnico
fosse um único e longo parágrafo. Números, valores, datas e outras
CSP: cargo Comissionado de Superintendente expressões são sempre representados por extenso. Não se adotam
CSU: cargo Comissionado de Supervisor abreviaturas ou siglas. Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (nos casos
de atas manuscritas). Todos os verbos descritivos de ações da reunião são
CA: cargo Comissionado de Assessoria
usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu etc).
FT: Função Técnica
Protocolo final: fecho: “nada mais havendo a tratar... eu... secretário
lavrei a presente ata.” Assinaturas do presidente e do secretário e demais
A estrutura de redação (forma) de cada espécie prevista para a APO está participantes.
exemplificada a seguir.

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Memo nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO Ofício nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO

Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano].


Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano]. [vocativo]
[nome do destinatário]
Ao (À) Senhor(a) [Cargo] [cargo]
Assunto: [resumo teor do documento] [código: consultar plano de classificação] [órgão]
[endereço completo]
1. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
xxxxxxxxxxx.
2. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente Assunto: [resumo do teor do documento] [código: consultar plano de
xxxxxxxxxxx. classificação]
[vocativo]
Atenciosamente, 1. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
xxxxxxxxxxx.
[NOME] 2. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente
[Cargo] xxxxxxxxxxx.

Respeitosamente, ou
Atenciosamente,
[Nome]
[Cargo]

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[Código de classificação: consultar plano de classificação] código: consultar plano de classificação]

Sinopse de reunião Nota Técnica nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO

Identificação: [ex: GT Memória dos Jogos, Reunião de Diretoria, etc]


Local: [local em que ocorreu a reunião]
ASSUNTO:
Data: dd/mm/aaaa Hora Início: hh:mm Hora Término: hh:mm [resumo do teor do documento]
Coordenador: [identificação do coordenador – no caso de GT – ou do solicitante da reunião] SUMÁRIO EXECUTIVO:
Redator: [identificação do redator da memória]
[descrição do objeto do processo em que está sendo emitida a nota técnica]
Participantes
ANÁLISE:
Nome Cargo Entidade
[análise da conveniência administrativa e da possibilidade jurídica do pedido]
CONCLUSÃO:
Pauta: [conclusão da análise realizada]
[especificar a pauta da reunião]

Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano].


Notas da reunião:
[principais pontos discutidos]

[NOME]
Encaminhamentos: [Cargo]
Descrição da Ação Responsável Data da Solicitação Prazo/Status
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Observações:
[data da próxima reunião, pauta da próxima reunião ou outros dados julgados importantes]
[local], [dd] de [mês] de [aaaa]
___________________________ ___________________________
Coordenador Redator

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1.1.2 – Status do documento: rascunho, minuta e original.

[código: consultar plano de classificação] Um documento ao ser produzido, geralmente, passa por alguns estágios.
Primeiro faz-se um rascunho, que após revisões e aprovação por seu(s) redator(es)
Relatório torna-se uma minuta. Finalmente, a minuta é analisada e assinada por aquele que
Assunto: [nome do evento – congresso, curso, seminário etc – ou observação – PGO possui a autoridade para assiná-lo, criando assim o original do documento.
etc]
Na APO, os documentos originais devem ser impressos e assinados.
Data: [data em que foi realizado o evento ou observação]
Porém, ANTES da impressão, é pertinente uma análise do conteúdo para confirmar
Horário: [horário em que foi realizado o evento ou observação]
se é o documento completo e efetivo com referência à ação para a qual foi
Local: [local em que foi realizado o evento ou observação]
produzido.
Redator(es): [identificação do redator(es) do relatório]
EXEMPLO: produção de uma sinopse de reunião.
1º redator coleta e registra as informações apresentadas em reunião.
Relato e comentários: 2º apresenta aos participantes da reunião para análise e considerações.
[o texto deve ser estruturado da forma que o elaborador entender mais conveniente Nesse momento, serão produzidos diversos rascunhos desse documento. Veja item
para atingir os objetivos pretendidos] 1.1.3 Como nominar um documento digital.
3º no momento em que não houver mais considerações dos participantes,
conclui-se a redação do último rascunho que assume o status de minuta.
[local], [dia] de [mês] de [ano]
4º o coordenador da reunião aprecia a redação da minuta e a aprova,
assinando o documento. Com isso, a minuta assume o status de original, que é o
__________________________________
documento completo e efetivo. Nos casos de não aprovação da minuta, retoma-se
[Redator] a partir do 2º passo.
[cargo ou função]

Saiba que…
Rascunho = forma sob a qual um documento, antes de sua feição
definitiva, apresenta texto passível de modificações.
Minuta = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva,
apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já
foi devidamente revisado.

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Original = forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa
de seu autor, é conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os
devidos sinais de validação.
Cópia = forma sob a qual um documento é duplicado a partir do original
por meio de diferentes métodos.

(DTA, 1996)

1.1.3 – Como nominar um documento digital

A produção de documentos por meio de editores de texto, planilhas,


eslaides para apresentação tem sido frequente em qualquer corporação. Assim,
para a nominação do arquivo (identificador do documento digital) devem-se adotar
as seguintes regras:
- espécie documental + palavra-chave. Ex.: Levantamento_documental_SGC;
- indicar o status do documento: rascunho (com a letra: r e número
sequencial) ou minuta. Ex.: Politica_arquivistica_r1; Programa_ Figura 1 – Exemplos de nominação de documento e seu status.
gestao_minuta;
- se necessário indicar a data como uma palavra-chave, deve ser:
ano+mês+dia3. Ex.: Sinopse_reuniao_20131219;
ATENÇÃO: evite adotar nomes extensos para o identificador, pois,
- não adotar siglas desconhecidas; e
tecnologicamente, são aceitáveis até 256 caracteres; ir além desse total podem
- não abreviar palavras. gerar problemas de backup, gravação e acesso ao arquivo.
Nos casos de recebimento de documentos digitais de outros entes
consorciados, o seu identificador deve seguir as regras definidas para a APO, após
ser feito o seu download para o diretório da sua equipe de trabalho no diretório
compartilhado “Setores (S:)”.

3
Conforme ISO 8601:2004 - Data elements and interchange formats -- Information
interchange -- Representation of dates and times.

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ATENÇÃO: não há backup programado dos arquivos digitais armazenados Nos casos em que houver necessidade de impressão do documento,
no desktop utilizado pelo usuário. Documentos arquivísticos institucionais devem selecionar a opção “Imprimir nos dois lados”, reduzindo-se, assim, o número de
ser armazenados no servidor de rede da APO. folhas do documento a ser arquivado. Dê preferência para impressões em preto e
branco, pois é alto o custo das impressões coloridas.
Quanto ao documento digital armazenado no servidor de rede da APO (ou Para as respostas a um ofício ou memorando é apropriado fazer referência
excepcionalmente no desktop), é importante ressaltar a atenção que se deve ter nas ao documento que está sendo respondido. Por exemplo:
operações de copiar/ recortar/ colar a fim de que não haja equívocos e dificuldades - recebeu-se o ofício nº 32/2013, da EOM.
para a sua localização. Em último caso, um recurso a ser utilizado é a ferramenta - na resposta indicar no cabeçalho Referência: ofício nº 32/2013.
“Localizar” (Figura 2).

1.1.4 – Ordenação de documentos digitais nos diretórios do servidor de arquivo

A ordenação de pastas nos diretórios de cada equipe, no servidor de


arquivo, deve seguir as subdivisões dos planos de classificação das atividades-meio
e fim adotados no âmbito da APO. Devido a restrições tecnológicas, recomenda-se
a adoção de poucas subpastas (máximo até 10, desde a raiz).

Figura 2 – Exemplo de uso da ferramenta “Localizar”.

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A ordenação interna dos diretórios de cada equipe é feita alfabeticamente
pelas espécies documentais.

Figura 4 – Subpastas destinadas aos documentos digitais.

Outra maneira de ordenar os documentos digitais nas pastas é


alfabeticamente pelo identificador de cada um deles.

Figura 3 – Árvore com os diretórios de acordo com os planos de classificação das atividades-meio e
fim (não foram contemplados todos os códigos neste exemplo).

14
1.1.5 – Como atribuir os códigos de classificação das atividades-meio e fim da APO

A classificação de documentos consiste na hierarquização intelectual das


funções e atividades desenvolvidas pela Autoridade Pública Olímpica com o
objetivo de organizar os documentos de forma racional proporcionando rápida
localização e acesso.
Para essa função de classificação de documentos é necessário identificar
quais são as atividades-meio e as atividades-fim da APO, sendo que:
- Atividades-meio são aquelas desenvolvidas para dar apoio à execução da
finalidade de coordenar a participação da União, do Estado do Rio de Janeiro e do
Município do Rio de Janeiro na preparação e realização dos Jogos Olímpicos e
Paraolímpicos de 2016; e
- Atividades-fim são aquelas desenvolvidas para a execução da finalidade
da APO que é a coordenação dos entes envolvidos nos Jogos Olímpicos e
Paraolímpicos de 2016 e o monitoramento da execução dos projetos e serviços da
Matriz de Responsabilidades e da Carteira de Projetos Olímpicos.
O instrumento de gestão a ser aplicado para a classificação de
documentos da atividade-meio é o Código de Classificação de Documentos de
Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, aprovado pela Resolução nº
14, de 2001, do Conarq.

Para a classificação de documentos das atividades-fim, o Código de


Classificação consiste nas seguintes classes:
100 – Coordenação de ações governamentais
Figura 5 – Ordenação alfabética dos documentos digitais. 200 – Transferência de conhecimento
300 – Assunção de execução de projetos
400 – Homologação para regime diferenciado de contratações públicas

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ATENÇÃO:
- a produção de documentos é dinâmica e, dessa maneira, ações da área-
meio podem ser realizadas por aqueles servidores que desenvolvem ações da área-
fim.
- os anexos recebem a mesma classificação do documento que os cita ou
encaminha.
- um documento é classificado pela atividade mais específica. Caso ainda
não esteja contemplada pelos códigos de classificação, adota-se aquela mais geral.

1.1.6 – Mensagem de correio eletrônico

A mensagem de correio eletrônico tem sido frequentemente utilizada


Figura 6 – A forma da mensagem de correio eletrônico.
para registro das atividades desenvolvidas por uma instituição, com finalidade
informativa ou decisória. Na literatura arquivística essa mensagem ainda não é
reconhecida como uma espécie documental, porém a sua forma documental
apresenta, conforme descrito na “Cartilha de gestão de mensagem de correio É importante destacar que a mensagem de correio eletrônico produzida
eletrônico do Arquivo Nacional”, os seguintes elementos: no desenvolvimento das atividades da APO, não tem caráter pessoal e contém
- cabeçalho: parte em que constam os campos para, carbon copy CC (cópia informações públicas. Dessa forma, observações como “mensagem é confidencial e
carbono ou com cópia), blind carbon copy BCC (cópia carbono oculta ou com cópia seu sigilo é protegido por lei” estão em desacordo com a Lei nº 12.527, de 18 de
oculta) e assunto. novembro de 2011 – a Lei de Acesso à Informação (LAI).
- corpo da mensagem: área destinada à redação do texto, podendo conter Para mais orientações sobre a mensagem de correio, indica-se a leitura da
elementos gráficos incorporados, links, registros sonoros ou anexos. Cartilha citada, a qual está disponível no sítio do Sistema de Gestão de documentos
de Arquivo (SIGA), em:
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/Cartilha_ges
tao_correio_eletronico_AN.pdf.

16
1.1.7 – O processo administrativo e sua autuação (formação) “Autue-se” em despacho manuscrito no próprio documento a ser autuado,
relacionando todos os anexos ou apensos, se existentes;
O processo administrativo é uma unidade documental em que se reúnem - digitalizar o memorando assinado (ou o documento com despacho
documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação realizada pela APO. anotado) e fazer upload no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO”; e
A formação de um processo faz-se necessária quando uma ação requer - encaminhar ao Protocolo o documento original para autuação.
análises, informações, despachos, pareceres e decisões de diferentes unidades
organizacionais da APO ou de órgãos da União, do estado do Rio de Janeiro, do b) Procedimentos para recebimento de processo:
município do Rio de Janeiro e demais entes envolvidos na realização dos Jogos
- assinar guia de encaminhamento (Apêndice C);
Olímpicos e Paraolímpicos de 2016. A tramitação desse processo é encerrada com
o cumprimento do ato administrativo que o gerou. - analisar o processo;
É responsável pela autuação de processos na APO a unidade - redigir o despacho (manuscrito na última folha do próprio documento ou
administrativa de Protocolo. Cabe ressaltar que não serão autuados os documentos em editor de texto);
que não exijam análise ou despacho, tais como material publicitário, convites para - anexar documentos ao processo, conforme instruído em despacho,
festividades, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo, apondo-se carimbo de numeração de folhas no canto superior direito da
correspondências particulares dentre outros. folha;
Na instrução de um processo administrativo é importante avaliar quais - apor carimbo “Em branco” nas folhas que não tiverem informação
documentos são essenciais para compreensão e fundamentação do ato registrada;
administrativo em questão, a fim de evitar equívoco numa tomada de decisão. - anotar na capa do processo a unidade organizacional de destino;
Nos despachos devem ser lavradas as próximas ações para andamento do - registrar no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO” a
processo, assim como a relação dos documentos a serem anexados ou de outros tramitação do processo e destinatário;
processos a serem apensados. - imprimir a guia de tramitação; e
Um processo administrativo pode ser autuado por meio de memorando - encaminhar ao destinatário o processo original, em suporte papel. O
solicitando tal procedimento ou outra espécie documental com o despacho documento seguirá sua tramitação de acordo com o despacho feito na
indicando as providências a serem tomadas e o termo “Autue-se”. última folha do processo.

Lembre-se! Um processo conta a história das ações realizadas para Lembre-se! Para utilizar o módulo “Gestão de documentos”, no “Sistema
efetivar-se uma atividade. APO”, consulte o “Manual de instruções: Sistema APO – módulo de Gestão
Eletrônica de Documentos GED”.
a) Procedimentos para solicitar autuação de processo:
- redigir o memorando para solicitar a autuação do documento ou anotar

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EXEMPLO: Lembre-se! A degradação do suporte papel também é devida ao
Atividade: instituição da Comissão Permanente de Avaliação de manuseio, por isso, mantenha as mãos limpas, não beba ou coma enquanto estiver
Documentos. com o processo em mãos e utilize uma pasta para o transporte do documento.
Motivação: a decisão pela instituição de uma comissão não cabe apenas a
uma unidade organizacional da APO, pois envolve mudanças na organização e novas
atribuições aos servidores que farão parte da comissão. 1.1.8 – Documento sigiloso
Tramitação: as unidades administrativas da APO envolvidas para essa
tomada de decisão são: Supervisão de Normas e Gestão de Documentos, Diretoria Na Administração Pública segue-se a premissa de que os documentos
Executiva e Procuradoria-Geral. públicos têm caráter ostensivo, isto é, o acesso é amplo e irrestrito. No entanto,
determinadas funções e atividades têm relação com a segurança da sociedade ou
do País, planos estratégicos militares, a segurança de instituições ou de altas
autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares, cujos documentos têm
caráter sigiloso.
De acordo com a “Política de Segurança da Informação e Comunicações”
Supervisão de Diretoria Executiva Procuradoria da APO, os documentos com atribuição de grau de sigilo serão aqueles para os fins
Gestão de Documentos (decisor) Geral (consultor jurídico) e nas hipóteses previstas no artigo 23 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
(solicitante) – a qual regula o acesso a informações públicas –, devendo ser utilizados os
seguintes graus de sigilo:
a. secreto, pelo prazo máximo de 15 anos; e
b. reservado, pelo prazo máximo de 5 anos.
ATENÇÃO: Os processos administrativos na APO são em suporte papel e, ATENÇÃO: O grau secreto somente pode ser atribuído pelo Presidente
com a finalidade de racionalizar o número de folhas, é relevante considerar: da APO. Já o grau reservado pode ser atribuído pelo Presidente (CPAPO), Diretores
- a necessidade de anexar atos normativos (leis, decretos, portarias, (CDE e CDT) e Superintendentes (CSP).
instruções normativas) em sua íntegra;
A redação de documento sigiloso exige conhecimento do contexto de
- a necessidade de anexar documentos que foram utilizados apenas para produção da informação para definir se há necessidade de atribuição de grau de
fundamentar um despacho; sigilo, devendo ser observado o interesse público da informação e utilizado o
- a redação de extratos de atos normativos, com suas respectivas critério menos restritivo possível, considerando a gravidade do risco ou dano à
referências. sociedade e ao Estado e o prazo máximo que se demonstra necessário à restrição
de acesso.

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Se tomada a decisão pelo grau de sigilo, a autoridade classificadora deverá VI - informações de empresas públicas e sociedades de economia mista que
preencher o Termo de Classificação de Informação (TCI, Apêndice D) e anexá-lo ao atuem em regime de concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da
documento (uma cópia do documento e do TCI tem que ser encaminhada para a Constituição, nos termos do § 1º do art. 5º do Decreto nº 7.724, de 2012;
CPADS). Nos casos em que exija tramitação do documento, solicitar ao Protocolo VII - informações relativas à atividade empresarial de pessoas físicas ou
autuação de processo via memorando. jurídicas de direito privado obtidas pela APO no exercício de sua
atividade cuja divulgação possa representar vantagem competitiva a
outros agentes econômicos; e
VIII - procedimentos administrativos internos, em fase preparatória; após sua
conclusão, são ostensivos, nos termos do art. 20 do Decreto nº 7.724,
de 2012.

Os documentos contendo informações pessoais deverão ter acesso


restrito ao servidor da APO legalmente autorizado e à própria pessoa referida no
documento. O prazo máximo de restrição é de cem anos. Nos casos em que sejam
citadas informações pessoais em documentos ostensivos a serem disponibilizados
para atender pedidos de acesso à informação, elas devem ser tarjadas.

Figura 7 – Rotina para produção de informação sigilosa ATENÇÃO:


- A responsabilidade pela tramitação e controle do documento sigiloso
Alguns documentos e informações, pela sua própria natureza, podem ter será daquele que produziu ou recebeu tal documento, registrando os
seu acesso ao público restringido independentemente de atribuição de grau de seus dados no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO”.
sigilo. São os casos de: - Os dados mínimos a serem inseridos no módulo “Gestão de
I - informações pessoais; Documentos” são: nome do destinatário; número do documento; data
II - informações caracterizadas em normas específicas como de natureza de produção.
sigilosa, tais como sigilo postal, fiscal, patrimonial ou bancário; - Todo documento sigiloso, para fins de controle de recebimento, deve ter
III - processos judiciais sob segredo de justiça; uma ficha de controle a ser preenchida pela equipe do Protocolo
IV - relatórios e notas técnicas decorrentes de investigações, auditorias e (Apêndice B).
fiscalizações internas;
V - documentos relativos à atividade de controle e correição, quando ainda
não concluídos os respectivos procedimentos;

19
1.2 – Uso e manutenção consulta a esse arquivo é pouco frequente. A responsabilidade pelo arquivamento
de documentos nessa idade é da Supervisão de Normas e Gestão de Documentos.
1.2.1 – Controle da tramitação Por fim, o arquivo permanente é o conjunto de documentos arquivísticos
originais que, devido ao seu valor informativo, histórico e probatório/de evidência,
deve ser preservado em caráter definitivo. No caso da APO, o arquivo permanente
A tramitação consiste no “curso do documento desde a sua produção ou
será recolhido ao Arquivo Nacional (AN).
recepção até o cumprimento de sua função administrativa” (DBTA, 2005). É também
conhecida por movimentação ou trâmite. Quando cessada a tramitação de um
documento, determina-se o seu arquivamento. ATENÇÃO: no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO” deve
A tramitação de documentos é realizada pela unidade organizacional onde ser registrado que a situação do trâmite é o arquivamento.
eles se encontram.
Nas situações em que se faz uso do correio eletrônico para transmissão de O desarquivamento de documentos corresponde à operação de retirá-lo
uma mensagem ou anexos reconhecidos como documentos arquivísticos, o do seu local de arquivamento. Essa tarefa é executada quando há a necessidade de
controle da tramitação será de responsabilidade do usuário da conta de correio que um documento original retome sua tramitação; é mais comum ocorrer com os
eletrônico, e feito dentro da própria ferramenta com o uso de recursos como criação processos administrativos.
de pastas de acordo com a classificação do documento, confirmação de No arquivo corrente, o desarquivamento é responsabilidade da unidade
recebimento e de leitura. organizacional que produziu o documento e no arquivo intermediário é da
Supervisão de Normas e Gestão de Documentos.
A solicitação de desarquivamento de processos ou documentos avulsos
1.2.2 – Arquivamento e desarquivamento pode ser feita por telefone, por correio eletrônico ou pessoalmente informando o
número do documento, espécie, data e assunto.

O arquivamento consiste na “seqüência de operações intelectuais e físicas


que visam à guarda ordenada de documentos” (DBTA, 2005). Ele é feito nas três A rotina a seguir é aplicável tanto no arquivo corrente quanto no
idades de um arquivo, as quais são: corrente, intermediária e permanente, e ocorre intermediário. Veja o formulário para registro do desarquivamento no apêndice A.
após a tramitação do documento ser concluída.
O arquivo corrente é o conjunto de documentos arquivísticos originais
que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela unidade
organizacional que o produziu. A responsabilidade pelo arquivamento de
documentos nessa idade é da própria unidade produtora.
Já o arquivo intermediário é o conjunto de documentos arquivísticos
originais transferidos do arquivo corrente e que aguardam sua destinação final. A

20
As unidades de arquivamento (dossiê) seguem ordem crescente de acordo
com o código de classificação de documentos. Internamente, os dossiês devem ser
ordenados alfabeticamente, de acordo com a espécie documental e os documentos
devem ser ordenados cronologicamente em cada dossiê, sendo da data mais antiga
para a mais recente (ordem decrescente).

EXEMPLOS:
029.11 - Frequência
Memorando (pasta dossiê)
Memorando_001 (item documental)
Memorando_002
Figura 8 – Desarquivamento de documentos arquivísticos
Memorando_003

ATENÇÃO:
142.1 – Bus Rapid Transit (BRT)
- no arquivo corrente estão os documentos do ano vigente e no arquivo
intermediário a partir do ano de 2011. Oficio
Oficio_001
- nos casos em que não há necessidade de continuidade de análise da
matéria, realiza-se o empréstimo do documento e não o seu desarquivamento. Oficio_002
Oficio_003
Relatorio
1.2.3 – Método de arquivamento Relatorio_atividade
Relatorio_visita_tecnica
O método de arquivamento consiste na adoção de regras de ordenação Relatorio_tecnico_viagem
que facilitem a localização de um documento. Ele precisa ser adequado à natureza Sinopse_reuniao
dos documentos e às funções e atividades de um órgão ou entidade. Sinopse_reuniao_20130311
Como método de arquivamento adequado aos documentos produzidos e Sinopse_reuniao_20140312
recebidos pela APO no desenvolvimento de suas atividades, aplicam-se os métodos
Sinopse_reuniao_20150313
alfabético e numérico/cronológico.

21
1.2.4 Empréstimo de documentos arquivados

O empréstimo é uma cessão temporária de documentos para fins de


consulta, reprodução ou exposição, mediante solicitação ao arquivo corrente,
intermediário ou permanente.

ATENÇÃO: nos casos em que o documento não tiver sido arquivado, a


responsabilidade pela guarda e empréstimo do documento é do seu autor ou
daquele que solicitou o documento para consulta.
A solicitação de empréstimo de documentos pode ser feita pessoalmente,
por telefone ou por correio eletrônico. Os dados mínimos a serem informados são:
espécie documental, número do documento, assunto, data. O prazo máximo para
atendimento ao solicitante é de 24h.
Caberá ao solicitante o preenchimento de um formulário a ser entregue
ao responsável pelo arquivo corrente (unidade organizacional) ou à equipe do
arquivo intermediário (Supervisão de Normas e Gestão de Documentos). A rotina a
seguir é aplicável tanto no arquivo corrente quanto no intermediário.
Veja o formulário para registro do empréstimo no apêndice A.
Figura 9 – Empréstimo de documentos arquivísticos

ATENÇÃO: nos casos em que há necessidade de continuidade de análise


da matéria, realiza-se o desarquivamento do documento e não o seu empréstimo.

Saiba que...

Acesso aos documentos e informações públicas


Disponibilizar o acesso aos documentos arquivísticos produzidos e
recebidos pela APO consiste em franquear a consulta de tais documentos aos
próprios servidores da instituição, assim como ao cidadão brasileiro, em
cumprimento à Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

22
Ao servidor da APO o acesso aos documentos, em ambiente digital, deve 1.3 – Destinação
ser mediante login e permissões de acesso aos diretórios nos servidores de rede e
no sistema informatizado da APO.
A destinação de documentos consiste na “decisão, com base na avaliação,
Ao cidadão brasileiro, o acesso deve ser de acordo com os procedimentos quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou
estabelecidos pelo Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), regulamentado pelo eliminação” (DBTA, 2005), sendo o descarte a exclusão de documentos do arquivo
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. e a eliminação a destruição de documentos sem valor secundário para guarda
Na Internet está disponível o Sistema eletrônico do Serviço de Informação permanente, ambas ações realizadas após a avaliação dos documentos arquivísticos
ao Cidadão (e-SIC), da APO, no endereço: <http://sistemas/esiclivre/ Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
restrito/index>. Para a destinação de documentos deve ser aplicada a tabela de
temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e fim adotadas no
âmbito da APO, em conjunto com a CPAD.
1.2.5 – Digitalização de documentos originais De acordo com a Resolução nº 40, de 9/12/2014, do Conselho Nacional de
Arquivos, “Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com
Os documentos arquivísticos originais da APO são aqueles em suporte autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
papel, salvo as fotografias, apresentações em powerpoint, sítio institucional e competência”.
sistema informatizado.
A tabela de temporalidade das atividades-fim da APO está em fase de
A fim de facilitar o acesso e a transmissão de um documento via correio estudos para sua elaboração pela CPAD/APO4, portanto, a eliminação de tais
eletrônico, por exemplo, uma boa prática a ser adotada é a digitalização do documentos está vetada.
documento original e armazenamento no diretório de cada equipe, seguindo a
classificação de documentos arquivísticos.
Essa prática também auxilia identificar qual documento é o completo e
efetivo. Assim, não há necessidade de manter armazenados os arquivos digitais com
status de rascunho e minuta.

ATENÇÃO: na APO não há um birô de digitalização, por isso, cabe a cada


produtor realizar a digitalização do documento original.

4
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, da APO, foi instituída pela Portaria
nº 135, publicada no Boletim de Serviço especial nº 14, de 28/7/2014.

23
REFERÊNCIAS inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216
da Constituição. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. 2014/2012/Decreto/D7724.htm>. Acesso em: 22 ago. 2014.
Cartilha de gestão de mensagem de correio eletrônico no Arquivo Nacional
[recurso eletrônico]. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Coordenação-Geral de CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.
Gestão de Documentos. -- Dados eletrônicos, 2013. Disponível em: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996,
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/Cartilha_g que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
estao_correio_eletronico_AN.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2014. Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os
arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística.
Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p., 30cm, Publicações técnicas nº 51.
estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Disponível em:
Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_inf
dicionrio_de_terminologia_arquivstica.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2014.
o_index=21&infoid=65&sid=46>. Acesso em: 8 set. 2015.
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS - NUCLEO REGIONAL DE SÃO PAULO.
Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA). São Paulo: Secretaria estadual de CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Câmara Técnica de Documentos
Cultura, 1996. Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de requisito para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos. Versão 1.1. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
BRASIL. Lei nº 12.396, de 21 de março de 2011. Ratifica o Protocolo de Intenções 2011. Disponível em:
firmado entre a União, o Estado do Rio de Janeiro e o Município do Rio de Janeiro, <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/
com a finalidade de constituir consórcio público, denominado Autoridade Pública cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 01 jul. 2015.
Olímpica – APO. DISPONÍVEL EM: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
_Ato2011-2014/2011/Lei/L12396.htm>. Acesso em: 8 set. 2015. SANTOS, Vania Maria Rizzo Amambahy. A elaboração de relatórios, pareceres e
notas técnicas. Rio de Janeiro/Brasília: IDEMP, 2011.
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3odo art. 37 e no § 2o do art.
RIO DE JANEIRO. Decreto nº 43.597, de 16 de maio de 2012 – Regulamenta
216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990;
procedimentos de acesso a informações previsto nos artigos 5º, XXXIII e 216 da
revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no8.159, de 8
Constituição da República e na Lei Federal nº 12.527 de 18 de novembro de 2011.
de janeiro de 1991; e dá outras providências. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/ L12527.htm>.
Acesso em: 22 ago. 2014. RIO DE JANEIRO. Decreto nº 35.606, de 15 de maio de 2012 – Regula, em âmbito
municipal, a Lei de Acesso a Informações – Lei Federal nº 12.527, de 18 de
BRASIL. Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei nº 12.527, novembro de 2011, e dá outras providências.
de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no

24
APÊNDICE A – Guia de solicitação de empréstimo e APÊNDICE C – Guia de movimentação de documentos
desarquivamento de documentos

Guia de solicitação Guia de movimentação de documentos avulsos/processos


De:
☐ de empréstimo [cód.: 063.51] ☐ de desarquivamento [cód.:
Para:
063.4]
Número Único de Assunto Volumes Apensos
Nome do solicitante: Unidade organizacional (sigla):
Controle
Código Espécie Nº documento Assunto Data
classificação nº/aaaa SIGLA/APO dd/mm/aaaa
001 Data
(...) Recebimento:
Total de folhas:
Recebido por: Rubrica:
Outro suporte: ( ) CD ( ) DVD : quantidade ___
Data:
Assinatura
Responsável pelo arquivo
solicitante
Devolução
(somente para empréstimo de documentos)
Data:
Assinatura
Responsável pelo arquivo
solicitante

APÊNDICE B – Ficha de controle de documento sigiloso

Ficha de controle – documento sigiloso


De:
Para:
Número Único de Controle Número do documento

Data
Recebimento:
Recebido por: Rubrica:
Observações:

25
APÊNDICE D – Termo de classificação de informação (TCI) ANEXO A – Formulário de credenciamento para requisição de veículos
Observação: anexo à Norma Interna 01/2014 – DE/APO
TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO
ÓRGÃO/ENTIDADE:
CÓDIGO DE INDEXAÇÃO:
GRAU DE SIGILO: CREDENCIAMENTO PARA REQUISIÇÃO DE VEÍCULOS
CATEGORIA:
TIPO DE DOCUMENTO:
DATA DE PRODUÇÃO:
FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO: 1. CAD Nº:
RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO:
(idêntico ao grau de sigilo do documento) 2. UNIDADE ADMINISTRATIVA:
PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO: 3. DATA: / /
DATA DE CLASSIFICAÇÃO:
4. NOME DO CREDENCIADO 5. ASSINATURA DO CREDENCIADO: 6. RAMAL
Nome:
AUTORIDADE CLASSIFICADORA
Cargo:
AUTORIDADE RATIFICADORA Nome:
(quando aplicável) Cargo:
DESCLASSIFICAÇÃO em ____/____/________ Nome:
(quando aplicável) Cargo:
RECLASSIFICAÇÃO em ____/____/_________ Nome:
(quando aplicável) Cargo:
REDUÇÃO DE PRAZO em ____/____/_______ Nome:
(quando aplicável) Cargo:
PRORROGAÇÃO DE PRAZO em ___/ ____/_____ Nome:
(quando aplicável) Cargo:
_____________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE CLASSIFICADORA 7. NOME DO CREDENCIADOR:

_____________________________________________________________ 8. ASSINATURA DO CREDENCIADOR:


ASSINATURA DA AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)

________________________________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por DESCLASSIFICAÇÃO (quando aplicável)
______________________________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por RECLASSIFICAÇÃO (quando aplicável)
_______________________________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por REDUÇÃO DE PRAZO (quando aplicável)
_______________________________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por PRORROGAÇÃO DE PRAZO (quando aplicável)

26
ANEXO B – Formulário de proposta de concessão de diárias e passagens ANEXO C – Formulário para prestação de contas do cartão corporativo
Observação: anexo à Resolução Normativa 01/2015 – SGC/DE/APO Observação: anexo à Norma Interna 02/2015 – DE/APO

PROPOSTA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS PRESTAÇÃO DE CONTAS – CARTÃO CORPORATIVO


( ) Viagem Nacional ( ) Viagem Internacional ( ) Inicial ( ) Prorrogação ( ) Em Viagem ( ) Na Sede ou Escritório Representação
1. PCDP: / 2. UNIDADE SOLICITANTE NA APO: 1. PROCESSO: 2. UNIDADE DE LOTAÇÃO DO AGENTE SUPRIDO:
PROCESSO: 3. AGENTE SUPRIDO:
3. PROPONENTE: 4. Nº DO CARTÃO:
4. PROPOSTO: 5. QUALIFICAÇÃO DO AGENTE SUPRIDO:
5. QUALIFICAÇÃO DO PROPOSTO: Cargo/Função:
( ) Servidor ( ) Técnico Convidado ( ) Colaborador Eventual ( ) Dependente/Acompanhante Telefone: E-mail:
Unidade de Lotação: Cargo/Função: Matrícula SIAPE: CPF:
6. DETALHES DO USO DO CARTÃO CORPORATIVO:
Telefone: E-mail:
6.1. Ocorrências:
Matrícula SIAPE: CPF: ( ) Não houve qualquer gasto no período de aplicação
( ) Houve gastos durante o período de aplicação
Passaporte: Local (País/Cidade): Data Expedição: Data ( ) Não houve saques de numerário
Expiração: ( ) Houve saque de numerário

6.2. Característica dos Gastos e Valores:


Banco: Nome do Banco: Agência: Conta
( ) Material => R$...............................
Corrente:
( ) Serviços => R$...............................
( ) Saques => R$ .................................
6. DETALHES DO DESLOCAMENTO
( ) Devoluções Havidas => R$..................(GRU/UG 913001/Gestão 91214/Código ................)
Motivo da viagem:
7. PAGAMENTOS:
Especificação do itinerário: Data Histórico Valor

Justificativa em caso de permanência ou deslocamento em finais de semana:

7. CONHECIMENTO E AUTORIZAÇÃO

________________________________________________
(Assinatura do proponente)
________________________________________________
(Assinatura do proposto)
Data: / /
8. RECEBIMENTO
Total:
Assinatura do responsável pelo recebimento: _________________________________________
Nome completo: 8. VALIDAÇÃO
Data: / / Local e Data Assinatura do Agente Suprido Carimbo

27
ANEXO D – Formulário de prestação de contas de viagem a serviço ANEXO E – Formulário de requisição especial de transporte
Observação: anexo à Resolução Normativa 01/2015 – SGC/DE/APO Observação: anexo à Norma Interna 01/2014 – DE/APO
PRESTAÇÃO DE CONTAS REQUISIÇÃO ESPECIAL DE TRANSPORTE
( ) Viagem Nacional ( ) Viagem Internacional 1. REQUISIÇÃO ESPECIAL Nº:
1. PCDP: /PROCESSO: 2. UNIDADE SOLICITANTE NA APO: 2. UNIDADE SOLICITANTE NA APO:
3. PROPONENTE: 3. NOME DO SERVIDOR CREDENCIADO:
4. PROPOSTO: DATA: / / HORA:
5. QUALIFICAÇÃO DO PROPOSTO: 4. DADOS DA REQUISIÇÃO
( ) Servidor ( ) Técnico Convidado ( ) Colaborador Eventual ( ) Dependente/Acompanhante NOME DO USUÁRIO OU USUÁRIOS:
Unidade de Lotação: Cargo/Função:
TELEFONE/RAMAL:
Telefone: E-mail: DATA:
Matrícula SIAPE: CPF: LOCAL DE EMBARQUE: ( ) APO ( ) RESIDÊNCIA DE SERVIDOR ( ) OUTROS
TRAJETO:
6. DETALHES DO DESLOCAMENTO
6.1 Motivo da viagem:
6.2 Ocorrências:
( ) Não houve qualquer alteração nas datas previstas nem no trajeto original ASSINATURA DO SOLICITANTE CREDENCIADO:
( ) A(s) Data(s) foram alteradas sem qualquer ônus para a APO, conforme comprovante(s) anexado(s)
( ) A(s) Data(s) foram alteradas por necessidade do serviço
( ) Houve alteração no trajeto original sem qualquer ônus para a APO, conforme comprovantes anexados 5. DADOS DO SERVIÇO/VEICULOS
( ) Outras ocorrências (descrevê-las): TIPO DE VEÍCULO:
PLACA:
6.3 Bilhetes devolvidos: NOME DO CONDUTOR:
( ) Utilizados HORÁRIO: HODÔMETRO:
( ) Parcialmente utilizados (justificar): SAÍDA INÍCIO: SAÍDA DA APO: km
6.4 Diárias: CHEGADA AO DESTINO FINAL: CHEGADA AO DESTINO FINAL: km
TOTAL: km Rodados
( ) Não foram recebidas
( ) Foram recebidas e não há necessidade de complementação DATA: / /
( ) Foram recebidas e mas há necessidade de complementação (justificar, informando a
quantidade a complementar): _______________________________ _______________________________
ASSINATURA DO MOTORISTA ASSINATURA DO USUÁRIO
7. BILHETES DEVOLVIDOS 6. OCORRÊNCIAS
CIA Nº BILHETE TRECHO CIA Nº BILHETE TRECHO

8. VALIDAÇÃO
Local e Data Assinatura do proposto Assinatura do Proponente
1. RECEBIMENTO
Assinatura do responsável pelo recebimento: ______________________________________________ _______________________________
Nome completo: ASSINATURA DO MOTORISTA
Data: / /

28
ANEXO F – Formulário de requisição de veículo
Observação: anexo à Norma Interna 01/2014 – DE/APO

REQUISIÇÃO DE VEÍCULOS
1. REQUISIÇÃO Nº:
2. SOLICITANTE CREDENCIADO: 3. RAMAL:
4. DATA: / / 5. HORA:
6. DADOS DA REQUISIÇÃO
NOME DO USUÁRIO:
UNID ADM: RAMAL:
DATA DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: HORA:
LOCAL DE EMBARQUE:
DESTINO:
DESCRIÇÃO DO SERVIÇO:

ASSINATURA DO SOLICITANTE:
7. DADOS DO SERVIÇO/VEICULOS
TIPO DE TRANSPORTE: ( ) PESSOAL ( ) SERVIÇOS
TIPO DE VEÍCULO
PLACA:
NOME DO CONDUTOR:
HORÁRIO: HODÔMETRO:
SAÍDA SAÍDA DA APO: km
CHEGADA AO DESTINO: CHEGADA AO DESTINO FINAL: km
TOTAL: km Rodados
8. OCORRÊNCIAS:

_______________________________
ASSINATURA DO MOTORISTA

29

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