A.

Pendahuluan

Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sebagaian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih
kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Data merupakan fakta yang dikumpulkan,
disimpan, dan diproses oleh sistem informasi. Dalam bisnis oerlu mengumpulkan beberapa
jenis data, seperti aktivitas menempatkan sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas
tersebut, dan orang yang berpartisipasi dalam aktivitas.
Informasi merupakan data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti
dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya, pengguna membuat
keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi.
Bab ini akan menjelaskan tentang siklus pengolahan data, pendekatan sistem, dan
sistem enterprise resource planning serta peranannya dalam menyelenggarakan aktivitas
bisnis dan bagaimana cara untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Bagian ini akan
menjelaskan pula bagaimana suatu organisasi mendapatkan dan memasukkan data mengenai
aktivitas bisnis ke dalam sistem informasi akuntansi, bagaimana sebuah perusahaan
mengolah data yang telah diperoleh dan mentransformasikan ke dalam informasi yang
berguna. Bagian ini juga membahas bagaimana cara untuk melakukan penyimpanan data
dasar, menunjukkan bagaimana data disimpan untuk penggunaan yang lebih lanjut. Setelah
melalui proses pengolahan tersebut akan menghasilkan output berupa informasi yang akan
diberikan kepada pengguna. Selain itu, pembahasan yang lain mengenai sistem enterprise
resource planning (ERP). Penjelasan mengenai ERP lebih tertuju akan keuntungan dan
kerugian dari Sistem ERP tersebut.
Oleh karena itu, disusunlah paper yang berjudul “Pemrosesan Transaksi dan Sistem
ERP” untuk menambah wawasan mengenai siklus pengolahan data, pendekatan sistem, dan
wawasan mengenai sistem enterprise resource planning atau Sistem ERP.
B. Siklus Pengolahan Data, Pendekatan Sistem, Sistem ERP
1. Siklus Pengolahan Data
Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan
secara efektif dan efisien. Dalam sistem yang tidak berbasis komputer atau manual
data akan dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang disimpan dalam
berbentuk buku, sedangkan dalam sistem yang berbasis komputer data dimasukkan ke
dalam komputer dan disimpan dalam bentuk file dan data base.
Siklus pengolahan data (data processing cycle) merupakan operasi yang
dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan. Proses
pengolahan data terdiri dari empat tahap yaitu input data, penyimpanan data,
pengolahan data, dan output informasi.
1.1. Input data
Tahap pertama dalam siklus pengolahan data adalah input data.
Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan mengambil
data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem yang dipicu oleh
aktivitas bisnis. Tiga segi setiap aktivitas bisnis, yaitu:
1. Setiap aktivitas yang menarik
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas
Sebagian besar bisnis secara historis menggunakan dokumen
sumber kertas yang berguna untuk mengumpulkan data mengenai
aktivitas bisnis mereka yang kemudian memindahkan data ke dalam
komputer.
Dokumen turnaround merupakan output perusahaan untuk
pihak eksternal yang seringkali menambahkan data ke dalam dokumen
kemudian mengembalikan data ke perusahaan sebagai dokumen input.
Dokumen turnaround ada dalam bentuk mesin yang dapat dibaca
untuk mempermudah pemrosesan berikutnya sebagai catatan input.
Alat otomatisasi data sumber mengambil data transaksi dalam bentuk
yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Contohnya
yaitu ATM, point of sale, dan pemindai barcode.
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk
memastikan data yang diambil akurat dan lengkap. Cara untuk
 melakukannya adalah dengan menggunakan otomatisasi data sumber
atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entry
data. Dokumen dan layer yang didesain dengan baik dapat
meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi
data apa yang dikumpulkan, mengelompokkan secara logis informasi-
informasi yang memiliki kedekatan, menggunakan kotak checkout atau
menu pull-down untuk memberikan opsi yang tersedia dan
menggunakan bayangan dan garis yang sesuai untuk memisahkan
item-item data secara jelas. Pengguna dapat meningkatkan
pengendalian dengan menggunakan dokumen sumber yang sudah
diberi nomor atau dengan memiliki sistem yang secara otomatis
mengurutkan nomor untuk setiap transaksi baru. Penomoran
sebelumnya menyederhanakan verifikasi semua transaksi yang telah
dijatah dan tidak ada dokumen yang salah penempatan.
Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah untuk
meyakinkan kebijakan perusahaan yang diikuti persetujuan atau
verifikasi transaksi.
1.2 Penyimpanan Data
Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi harus siap dan
bisa mengakses data tersebut dengan mudah, oleh karena itu
diperlukan untuk memahami bagaimana data diatur dan disimpan
dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat diakses.
 Buku Besar
Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku
besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum
berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva,
kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku
besar pembantu berisi data mendetail untuk beberapa akun
buku besar dengan banyak sub akun terpisah.
Akun buku besar umum berhubungan dengan buku
besar pembantu yang disebut akun kontrol. Hubungan antara
akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap akun
buku besar pembantu membantu keakuratan data SIA.
 Teknik Pengodean
Pengodean merupakan penetapan sistematis dari angka
atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur
item-item tersebut. Tekik pengodean ada empat yaitu: kode
urutan, kode blok, kode grup, dan kode mnemonik. Agar
menghasilkan sistem pengodean yang lebih baik, kode harus
konsisten dengan tujuan penggunaannya, memungkinkan
untuk penambahan, sesederhana mungkin untuk
meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan, interpretasi,
dan memastikan dapat diterima oleh karyawan, serta konsisten
dengan struktur organisasi perusahaan dan antardivisi
perusahaan.
 Bagan Akun
Bagan akun merupakan daftar semua angka yang
ditetapkan untuk neraca dan laporan laba rugi. Angka akun
memungkinkan transaksi data untuk dikodekan,
diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai.
Data yang disimpan dalam tiap akun dapat dengan mudah
diringkas untuk presentasi. Namun, data yang tersimpan dalam
akun ringkasan tersebut tidak bisa dengan mudah dianalisis
dan dilaporkan dengan lebih detail.
 Jurnal
Terdapat dua jurnal yang digunakan untuk mencatat
data transaksi yaitu: jurnal umum dan jurnal khusus. Jurnal
umum merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi yang tidak sering atau rutin dan jurnal khusus
merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah
besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan
kas, pembelian, dan pengeluaran kas.
 Jejak Audit
Jejak audit merupakan jalur transaksi yang dapat
ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke
output final atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak
 audit digunakan untukl mengecek keakuratan dan validitas
posting buku besar.
 Konsep Penyimpanan Bebasis Komputer
Di dalam konsep penyimpanan berbasis komputer
terdapat entitas (entity) yang merupakan sesuatu mengenai
yang disimpan infomasinya. Setiap entitas memiliki atribut
atau karakteristik khusus yang disimpan. Setiap jenis entitas
memiliki atribut yang sama. Nilai spesifik untuk atribut-atribut
tersebut akan berbeda. Komputer menyimpan data dalam
field. Field ini berisi data mengenai atribut entitas yang
merupakan catatan (record). Setiap baris merepensentasikan
record yang berbeda dan setiap kolom merepresentasikan
atribut. Setiap perpotongan baris dan kolom adalah field di
dalam record yang kontennya disebut nilai data.
File merupakan sekelompok record yang saling
berhubungan. Terdapat dua file yaitu file induk dan file
transaksi. File induk seperti buku besar dalam SIA manual dan
bersifat permanen, sedangkan file transaksi berisi record
transaksi selama waktu tertentu. Kedua file tersebut akan
memperbaharui saldo akun dalam file induk pelanggan. File
tersebut biasanya disimpan untuk periode tertentu dengan
tujuan sebagai backup. Seperangkat file yang saling terkait
dan dikoordinasikan secara terpusat disebut dengan database.
1.3 Pengolahan Data
Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem,
selanjutnya harus diproses untuk menjaga arus database. Pengolahan
data yang berbeda atau CRUD ada empat jenis, yaitu sebagai berikut:
1. Membuat record data baru
2. membaca, mengambil data yang sudah ada
3. memperbaharui data yang tersimpan sebelumnya
4. menghapus data
Pemrosesan batch mengakumulasikan catatan transaksi ke
dalam grup atau batch untuk memproses pada interval reguler seperti
harian atau mingguan. Pemrosesan batch lebih murah dan lebih efisien,
 data menjadi terbaru dan akurat hanya setelah pemrosesan. Sebagain
besar perusahaan memperbaharui data pada saat terjadinya transaksi,
ini disebut sebagai pemrosesan online, real time karena pemrosesan
ini menjadikan informasi yang disimpan selalu baru, yang kemudian
akan meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna.
1.4 Output Informasi
Tahap terakhir dalam siklus pengolahan data adalah output
informasi yang ketika ditampilkan pada monitor output yang dimaksud
mengacu pada “soft copy” dan apabila sudah dicetak akan mengacu
pada “hard copy”. Penyajian infomasi terdapat tiga bentuk yaitu
dokumen, laporan, dan database query (pertanyaan).
Dokumen merupakan catatan transaksi atau data perusahaan
lainnya. Dokumen dapat berupa cek dan faktur, laporan penerimaan,
dan daftar permintaan pembelian. Dokumen akan diserahkan pada
pihak eksternal.
Laporan merupakan output sistem yang disusun dengan urutan
yang bermakna yang digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan
aktivitas operasional, manajer untuk membuat keputusan dan
mendesain strategi, dan investor dan kreditur untuk memahami
aktivitas bisnis perusahaan.
Database query (pertanyaan) digunakan untuk memberikan
informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan
pertanyaan – pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau jawaban
cepat.
2. Pendekatan Sistem
3. Sistem Enterprise Resource Planning
Sistem Enterprise Resource Planning merupakan suatu sistem yang
mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan,
pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan ke dalam satu
sistem. Sistem ERP yang terkoordinasi dengan baik menggunakan database terpusat
untuk berbagai informasi di seluruh proses bisnis maupun mengoordinasikan
aktivitas. Hal tersebut penting dikarenakan aktivitas yang merupakan bagian dari satu
proses bisnis yang sring kali memicu serangkaian aktivitas yang kompleks melalui
berbagai bagian yang berbeda dalam organisasi.
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik
bisnis terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Modul ERP biasanya
mencakup sebagai berikut :
 Keuangan berupa buku besar, piutang, utang, aktiva tetap, penganggaran,
manajemen kas, dan persiapan laporan manajerial dan laporan keuangan.
 Sumber daya manusia dan penggajian, berupa sumber daya manusia,
penggajian, imbalan kerja karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat,
dan laporan pemerintah.
 Memesan ke kas (siklus pendapatan), berupa entri pesanan penjualan,
pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan komisi.
 Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran) berupa pembelian, penerimaan
dan inspeksi persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluaran
kas.
 Manufaktur (siklus produksi) berupa perekayasaan, penjadwalan produksi,
daftar bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian
kualitas, manajemen biaya, dan proses manufaktur dan proyek.
 Manajemen proyek berupa penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit
kinerja, manajemen aktivitas.
 Manajemen hubungan pelanggan, yaitu penjualan dan pemasaran, komisi,
pelayanan, kontyak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.
 Alat sistem berupa alat untuk data file induk, membuat perincian arus
informasi, pengendalian akses, dan sebagainya.
Sistem ERP juga memiliki keuntungan dan kerugian yang signifikan, yaitu
sebagai berikut :
3.1 Keuntungan Sistem ERP :
 ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi
keuangan yang terintegrasi di seluruh perusahaan. Menyimpan semua
informasi perusahaan dalam database tunggal memecah hambatan
antara departemen dan arus informasi
 Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali – kali, saat
dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda
 Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap
area perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar.
Karyawan lebih produktif dan efisien karena dapat secara cepat
mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen
 Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik
 Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis
 Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat
mengakses pesanan, persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi,
dan detail transaksi pelanggan sebelumnya
 Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-time dan
otomatisasi proses manufaktur membuat produktivitas meningkat
3.2 Kerugian Sistem ERP :
 Biaya
 Jumlah waktu yang diminta
 Perubahan proses bisnis
 Kompleksitas
 Resistansi
C. Penutup
 Daftar Pustaka

Steinbart, Paul John dan Marshall B.Romney. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. (Terj.).
Kikin Sakinah Nur Safira. Jakarta: Salemba Empat.