Guía de Calc (Primera Edición)

OpenOffice 2.
x Guía de Calc
Guía de Calc
© FEISA / IAP 2008

OpenOffice 2.x Guía de Calc
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Copyright © 2008 FEISA/IAP Algunos Derechos Reservados

(Formación en Educación Inicial San Andrés / Iglesia Anglicana Paraguaya)
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© FEISA / IAP 2008

Autores
Rupert Parsons
Silvia Maidana
Marisol de Morales
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Fecha de Publicación y Versión de Software

Publicado el 24 de marzo de 2008
Basado en OpenOffice.org 2.3
© FEISA / IAP 2008

Índice de contenido
Escribir texto ........................................................................................................................................................1
Seleccionar celdas..................................................................................................................................................2
Escribir en la planilla...............................................................................................................................................3
Corregir lo escrito en la planilla...............................................................................................................................4
Eliminar lo escrito en la planilla ..............................................................................................................................5
Columnas y filas...................................................................................................................................................6
Modificar el ancho de columna...............................................................................................................................7
Modificar el alto de una fila.....................................................................................................................................8
Insertar columnas ..................................................................................................................................................9
Eliminar columnas ................................................................................................................................................11
Ocultar columnas..................................................................................................................................................13
Insertar filas .........................................................................................................................................................15
Eliminar filas.........................................................................................................................................................17
Ocultar filas...........................................................................................................................................................19
Ordenar filas.........................................................................................................................................................21
Formato de Celdas..............................................................................................................................................23
Formato de Celdas: Fuente..................................................................................................................................24
Formato de Celdas: Alineación.............................................................................................................................26
Formato de Celdas: Bordes..................................................................................................................................27
Formato de Celdas: Color.....................................................................................................................................29
Formato de Celdas: Número.................................................................................................................................31
Formato Avanzado: Alineación (vertical)...............................................................................................................34
Formato Avanzado: Orientación del texto.............................................................................................................35
Formato Avanzado: Ajustar texto automáticamente ...........................................................36
Formato Avanzado: Ajustar texto al tamaño de la celda.......................................................................................37
Formularios.........................................................................................................................................................38
Sumar datos.........................................................................................................................................................39
Calcular promedio.................................................................................................................................................41
Calcular porcentajes.............................................................................................................................................43
Gráficos...............................................................................................................................................................47
Gráfico circular......................................................................................................................................................48
Gráfico de barras..................................................................................................................................................55
© FEISA / IAP 2008

Como Imprimir....................................................................................................................................................64
Introducción a como imprimir ...............................................................................................................................65
Formato de papel y márgenes..............................................................................................................................66
Definir el rango del papel......................................................................................................................................67
Vista preliminar.....................................................................................................................................................68
Salto de página.....................................................................................................................................................70
Como insertar salto de página.......................................................................................................................70
Si deseas eliminar el salto de página.............................................................................................................72
Como ajustar la escala de impresión....................................................................................................................73
Encabezamiento...................................................................................................................................................75
Pie de página........................................................................................................................................................77
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Escribir texto
© FEISA / IAP 2008 1

Seleccionar celdas
La planilla está organizada como una tabla de doble entrada. Las columnas se nombran
con letras mayúsculas, las filas; con números
Las celdas reciben los nombres comenzando con una letra, por ejemplo: C5
Para avanzar de una celda a otra puedes utilizar las siguientes teclas:
• para bajar: la tecla Enter
• para avanzar hacia la derecha: tecla de Tabulación
• para avanzar en cualquier dirección: las teclas de Flechas
• para mover entre filas o columnas, se puede utilizar el mouse

Escribir en la planilla
Seleccionar la celda en la cual necesites escribir
Escribir la palabra necesaria
Pulse Enter

Corregir lo escrito en la planilla

Hay dos maneras de corregir la información:
• Si deseas cambiar todo lo que escribiste, ubícate nuevamente en la celda

correspondiente y escribe. Se borrará directamente lo que escribiste y aparecerá la
nueva información
• Si deseas cambiar solo parte de lo que escribiste, ubícate en la celda

correspondiente y luego haz un clic en la Línea de Entrada. Puedes avanzar dentro
del texto de la celda utilizando las flechas del teclado
Para salir de la celda en la que realizabas cambios deberás usar la tecla de Enter o la de
Tabulación. En este tipo de procedimientos no podrás cambiar de celda utilizando las
flechas

Eliminar lo escrito en la planilla

Hacer un clic sobre las celdas en donde estén ubicadas la palabras que
necesites eliminar
Apretar la tecla Supr; para suprimir la palabra
Automáticamente aparece la ventana; Eliminar contenidos
En Selección; tildar la opción Eliminar todo
Pulse Aceptar
Al término de éste procedimiento, la palabra desaparecerá automáticamente:

Columnas y filas

Modificar el ancho de columna

Con el mouse, arrastrar la línea de la columna que desees modificar, hasta que el
contenido tenga suficiente espacio
Por ejemplo; Columna B
Al término de éste procedimiento, la columna se verá mas espaciada:

Modificar el alto de una fila

Arrastrar con el mouse la línea de la fila que desees modificar, hasta que el
contenido tenga suficiente espacio
Por ejemplo; Fila 3
Al término de éste procedimiento, la fila se verá mas espaciada:

Insertar columnas
Ubícate en el número de la columna siguiente a la que quieres insertar;
por ejemplo: Columna A
Menú Insertar
Seleccionar Columnas

La nueva columna se inserta automáticamente al lado izquierdo de la columna

seleccionada:
© FEISA / IAP 2008 10

Eliminar columnas
Para seleccionar la columna; deberás hacer un clic sobre la letra de la columna que
que desees eliminar por ejemplo; Columna B
Menú Editar
Seleccionar Eliminar celdas...
© FEISA / IAP 2008 11

Al término de éste procedimiento, la columna desaparecerá automáticamente:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 12

Ocultar columnas
Deberás hacer un clic sobre la columna que desees ocultar, por ejemplo; Columna B
Menú Formato
Seleccionar Columnas
Seleccionar Ocultar
© FEISA / IAP 2008 13

Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 14

Insertar filas
Ubícate en el número de la fila siguiente a la que desees insertar otra,
por ejemplo; Fila 5
Menú Insertar
Seleccionar Filas
© FEISA / IAP 2008 15

La nueva fila se inserta automáticamente arriba de la fila seleccionada:
© FEISA / IAP 2008 16

Eliminar filas
Para seleccionar la fila; deberás hacer un clic sobre el número de la fila que
desees eliminar por ejemplo; Fila 6
Menú Editar
Seleccionar Eliminar celdas...
© FEISA / IAP 2008 17

Al término de éste procedimiento, la fila desaparecerá automáticamente:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 18

Ocultar filas
Deberás hacer un clic sobre el número de fila que desees ocultar, por ejemplo; Fila 2
Menú Formato
Seleccionar Fila
Seleccionar Ocultar
© FEISA / IAP 2008 19

Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 20

Ordenar filas
Es posible ordenar los datos según uno o diferentes criterios a la vez
Seleccionar los datos incluyendo el título
Menú Datos
Seleccionar Ordenar
Seleccionar la ventana Criterios
Bajo Ordenar según seleccionar el título que desees, por ejemplo; Apellido y nombre
Pulse Aceptar
© FEISA / IAP 2008 21

Según se hayan elegido los criterios y el orden en que se realizó, los datos se
ordenarán, como en el ejemplo:
Antes
Después
© FEISA / IAP 2008 22

Formato de Celdas
© FEISA / IAP 2008 23

Formato de Celdas: Fuente

Es posible modificar el tipo, el tamaño y el estilo de fuente
Seleccionar las celdas que desees modificar
Para cambiar el tipo de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra
de herramientas:
Para cambiar el tamaño de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra

de herramientas:
© FEISA / IAP 2008 24

Para cambiar el estilo de fuente (negrita y cursiva), seleccionar el ícono que desees en
la barra de herramientas:
Ejemplo, después de cambiar el estilo de fuente (Negrita):
© FEISA / IAP 2008 25

Formato de Celdas: Alineación

Seleccionar las celdas que desees alinear, por ejemplo; Edad
Para elegir la Alineación deberás hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo al
estilo que desees
Pulse el ícono de alineación, por ejemplo; Centrado
© FEISA / IAP 2008 26

Formato de Celdas: Bordes

Seleccionar las celdas que desees modificar
Pulse el icono de Borde
Seleccionar el tipo de borde que desees, por ejemplo; borde exterior y todas las líneas
interiores:
© FEISA / IAP 2008 27

Los bordes de las celdas aparecerán, según el tipo de borde seleccionado,

como en el ejemplo:
© FEISA / IAP 2008 28

Formato de Celdas: Color

Seleccionar las celdas que se deseen destacar
Pulse el icono de Color de fondo
Seleccionar el color que desees, por ejemplo; Gris
© FEISA / IAP 2008 29

Automáticamente aparece modificada, la celda seleccionada:
© FEISA / IAP 2008 30

Formato de Celdas: Número

Es posible para mejorar la presentación de los números. Por ejemplo; decimales,
separador de miles
Seleccionar los datos que desees modificar, por ejemplo; Aporte para Clausura:
Menú Formato
Seleccionar Celdas...
Seleccionar la ventana de Números
Seleccionar Números
© FEISA / IAP 2008 31

Tildar la opción que desees para mejorar la presentación de los datos

Por ejemplo; separador de miles:
Automáticamente se muestra el dato modificado dentro de la misma ventana:
© FEISA / IAP 2008 32

Automáticamente aparecen los datos modificados:
© FEISA / IAP 2008 33

Formato Avanzado: Alineación (vertical)

Seleccionar las celdas que deseas modificar
Menú Formato
Seleccionar la ventana Alineación
Debajo de Alineación de texto selecciona en Vertical la alineación que
desees, por ejemplo; Arriba
Pulse Aceptar
Al término de éste procedimiento, verás el cambio automático:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 34

Formato Avanzado: Orientación del texto

Menú Formato
Debajo de Orientación del texto escribe el Ángulo de inclinación que desees que tenga el
texto, por ejemplo 90
Pulse Aceptar
La celda se modificará según lo que selecciones, como en el ejemplo:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 35

Formato Avanzado: Ajustar texto automáticamente

Menú Formato
Debajo de Propiedades selecciona Ajustar texto automáticamente
Pulse Aceptar
La celda se modificará tal como en el ejemplo:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 36

Formato Avanzado: Ajustar texto al tamaño de la celda

Menú Formato
Debajo de Propiedades hacer un tic en Reducir para ajustar al tamaño de celda
Pulse Aceptar
La celda se modificará como en el ejemplo:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 37

Formularios
© FEISA / IAP 2008 38

Sumar datos
Seleccionar la celda donde deseas que esté el resultado de la suma
Pulse el símbolo
Automáticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14

Hacer un clic en el icono de Aplicar
© FEISA / IAP 2008 39

Podrás observar el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en

el ejemplo:
© FEISA / IAP 2008 40

Calcular promedio
Para calcular el promedio debes ubicarte en la celda donde quieras que se escriba el
resultado
Pulse Asistente: funciones
Seleccionar la ventana de Funciones

Bajo Función, busca y selecciona la palabra PROMEDIO
Pulse Siguiente
© FEISA / IAP 2008 41

El cursor estará ubicado en una casilla bajo el título de número 1

Pulse el icono Reducir
Luego, aparecerá una ventana en la que automáticamente se van escribiendo las celdas
que vas seleccionando; para seleccionar dichas celdas deberás arrastrar el cursor sobre
todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad
Pulse el icono Aumentar
© FEISA / IAP 2008 42

Luego, aparece de vuelta la ventana de Asistente:Funciones; con los datos

correspondientes
Pulse Aceptar
Al término de éste procedimiento, aparecerá el promedio en la celda

seleccionada:
© FEISA / IAP 2008 43

Calcular porcentajes
Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura
En el caso que se presenta, el total que debe pagar cada alumno es

Gs. 50.000
Entonces se plantea:
50.000  100%
40.000  x
x = 40.000 * 100 / 50.000
x = 80%
Seleccionar la celda donde desees que aparezca el resultado:
Haz un clic en la línea de entrada

Escribe siempre = (para los formularios)
© FEISA / IAP 2008 44

Escribe el nombre de la celda que contiene el dato a sumar, por ejemplo; de cuánto
se pagó, en este caso =C2
(En lugar de escribir el nombre es posible hacer un clic sobre la celda en cuestión. Se
escribirá automáticamente el nombre de la celda donde corresponda)
Luego, escribe el resto de la fórmula, es decir, en este caso, * 100 / 50000
Hacer un clic en el icono de Aplicar
Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:
Antes Después
© FEISA / IAP 2008 45

Para calcular el porcentaje de los demás datos, copia la fórmula:
Seleccionar la celda con el formulario

Pulse el ícono de Copiar
Luego, pégala en los lugares correspondientes:
Seleccionar las celdas en las cuales desees pegar el formulario

Pulse el ícono de Pegar
© FEISA / IAP 2008 46

Gráficos
© FEISA / IAP 2008 47

Gráfico circular
Seleccionar los datos que necesites que se grafiquen en le gráfico circular, con el título
correspondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGAR
Pulse el ícono de Gráficos
Automáticamente aparece la ventana; Asistente de gráficos
© FEISA / IAP 2008 48

Bajo el título Seleccione un tipo de gráfico seleccionar la opción Círculos

Pulse Siguiente
Pulse Siguiente
© FEISA / IAP 2008 49

Pulse Siguiente
Escribe el título del gráfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO – CLAUSURA

Pulse Finalizar
© FEISA / IAP 2008 50

Automáticamente aparece el gráfico

Arrastrar el gráfico con el mouse hasta el espacio en el cual desees ubicarlo:
Se creará un gráfico similar al del ejemplo:
© FEISA / IAP 2008 51

Para agregar el porcentaje en el gráfico; haz doble clic en una parte del círculo:
Automáticamente aparece la ventana; Series de datos

Seleccionar la ventana Etiqueta de datos
Tildar Mostrar valor
Seleccionar como porcentaje
Pulse Aceptar
© FEISA / IAP 2008 52

Aparecerá el porcentaje que corresponda a esa parte del gráfico:
Haz doble clic en la otra parte del círculo:
© FEISA / IAP 2008 53

Seleccionar la ventana Etiqueta de datos

Tildar Mostrar valor
Seleccionar como porcentaje
Pulse Aceptar
Aparecerá el porcentaje que corresponda a esa parte del gráfico:
© FEISA / IAP 2008 54

Gráfico de barras
Seleccionar una celda en la cual colocar el gráfico:
Pulse el ícono Gráfico
© FEISA / IAP 2008 55

Automáticamente aparece la ventana: Asistente de gráficos

Pulse Siguiente
Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos
© FEISA / IAP 2008 56

Seleccionar los datos que desees agregar, por ejemplo; Porcentaje Pagado
(Obs: Seleccionar los datos con el título)
Tildar Primera fila como etiqueta

Destildar Primera columna como etiqueta
Pulse Siguiente
Rango de
datos
seleccionados
© FEISA / IAP 2008 57

Bajo la opción Categorías;

Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos
Seleccionar los datos a ser agregados

(Obs: Seleccionar los datos sin el título)
© FEISA / IAP 2008 58

Pulse Siguiente
Rango de
datos
seleccionados
Escribe el título del gráfico, por ejemplo: Porcentaje Pagado

Pulse Finalizar
© FEISA / IAP 2008 59

Resultado del ejemplo realizado:
Doble clic sobre el gráfico, luego un clic sobre las líneas de los datos:
© FEISA / IAP 2008 60

Clic derecho sobre la misma línea

Seleccionar Propiedades del objeto
Seleccionar la ventana de Eje X; Seleccionar Etiqueta
© FEISA / IAP 2008 61

Bajo la opción de Girar etiqueta; Seleccionar 90 Grados

Pulse Aceptar
Automáticamente se modifica la posición de los datos:
© FEISA / IAP 2008 62

Agrandar el gráfico hasta que estén todos los datos dentro del mismo:
© FEISA / IAP 2008 63

Como Imprimir
© FEISA / IAP 2008 64

Introducción a como imprimir

Para imprimir correctamente es necesario;
Formato de papel y márgenes (ver página 66)

Definir rango de papel (ver página 67)
Vista preliminar (ver página 68)
Otras cosas para considerar;
Salto de página (ver página 70)

Escala de impresión (ver página 73)
© FEISA / IAP 2008 65

Formato de papel y márgenes

Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:
Menú Formato
Seleccionar Página
Automáticamente aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado

Seleccionar la ventana Página
Debajo de Formato de papel, seleccionar el formato de papel que desees
Debajo de Márgenes, seleccionar los márgenes que desees
Pulse Aceptar
© FEISA / IAP 2008 66

Definir el rango del papel

Con el mouse, arrastrar las celdas que desees que se impriman:
Menú Formato
Seleccionar Imprimir rango
Seleccionar Definir
© FEISA / IAP 2008 67

Vista preliminar
En la vista previa se podrá observar lo que has seleccionado para imprimir
Menú Archivo
Seleccionar Vista preliminar
En el ejemplo se puede observar que no cabe la información y el gráfico en una

misma página:
© FEISA / IAP 2008 68

Solución a éste problema:
Si deseas imprimir datos y gráfico, en hojas separadas deberás;
insertar salto de página (ver página 70)
Si deseas imprimir datos y gráficos en una misma hoja deberás;
ajustar la escala (ver página 73)
© FEISA / IAP 2008 69

Salto de página
Como insertar salto de página
Clic en la columna que esté al lado derecho de la columna donde se hará un salto de
página (en el ejemplo la columna que separa los datos del gráfico)
Menú Insertar
Seleccionar Salto manual
Seleccionar Salto de columna
Automáticamente queda una línea de color azul, separando los datos de el gráfico:
© FEISA / IAP 2008 70

Para verificar la impresión, realizar los pasos de Vista preliminar
Vista preliminar en el ejemplo después de realizar el Salto de página (página 1 y 2):
Página 1
Página 2
© FEISA / IAP 2008 71

Si deseas eliminar el salto de página

Seleccionar con un clic nuevamente la columna en la cual realizó un salto de página
Menú Editar
Seleccionar Eliminar salto manual
Seleccionar Salto de columna
Automáticamente la línea de color azul, desaparece de la columna seleccionada:
© FEISA / IAP 2008 72

Como ajustar la escala de impresión

Para imprimir reduciendo o aumentando el tamaño deberás seleccionar los
siguientes puntos en secuencia:
Menú Formato
Seleccionar Página
Automáticamente aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado

Seleccionar la ventana Hoja
Ajustar Factor de escala para elegir un porcentaje de impresión, por ejemplo; 80%
Pulse Aceptar
© FEISA / IAP 2008 73

Para verificar la impresión realizar los pasos de Vista Preliminar
Vista preliminar en el ejemplo después de Escala de impresión:
© FEISA / IAP 2008 74

Encabezamiento
Menú Editar
Seleccionar Encabezamientos y pies de página
Seleccionar la ventana Encabezamiento
© FEISA / IAP 2008 75

Se muestran tres áreas: área izquierda, central y derecha
Para escribir en estas áreas deberás ubicar el cursor en cada área, hacer un clic y
luego escribir
Puedes utilizar Encabezados Personalizados para agregar información. Los más
utilizados son los siguientes:
Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra
Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en el

área que selecciones, presiona este ícono
Página: para que aparezca el número de página que corresponde en el área que
selecciones, pulsa este ícono
Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar
Lo que escribas en cada área no aparecerá en la planilla en la que trabajes, pero sí lo

verás cuando imprimas tu trabajo
© FEISA / IAP 2008 76

Pie de página
Menú Editar
Seleccionar Encabezamientos y pies de página
Seleccionar la ventana Pie de página
© FEISA / IAP 2008 77

Se muestran tres áreas: área izquierda, central y derecha
Para escribir en estas áreas deberás ubicar el cursor en cada área, hacer un clic y luego
escribir
Puedes utilizar Encabezados Personalizados para agregar información. Los más
utilizados son los siguientes:
Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra
Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en el

área que selecciones, presiona este ícono
Página: para que aparezca el número de página que corresponde en el área que
selecciones, pulsa este ícono
Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar
Lo que escribas en cada área no aparecerá en la planilla en la que trabajes, pero sí lo

verás cuando imprimas tu trabajo
© FEISA / IAP 2008 78

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Fecha de Publicación y Versión de Software

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• para bajar: la tecla Enter

• para avanzar hacia la derecha: tecla de Tabulación

• para avanzar en cualquier dirección: las teclas de Flechas

• para mover entre filas o columnas, se puede utilizar el mouse

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© FEISA / IAP 2008 3

Corregir lo escrito en la planilla

• Si deseas cambiar todo lo que escribiste, ubícate nuevamente en la celda

• Si deseas cambiar solo parte de lo que escribiste, ubícate en la celda

© FEISA / IAP 2008 4

Eliminar lo escrito en la planilla

Al término de éste procedimiento, la palabra desaparecerá automáticamente:

© FEISA / IAP 2008 5

© FEISA / IAP 2008 6

Modificar el ancho de columna

Al término de éste procedimiento, la columna se verá mas espaciada:

© FEISA / IAP 2008 7

Modificar el alto de una fila

Al término de éste procedimiento, la fila se verá mas espaciada:

© FEISA / IAP 2008 8

© FEISA / IAP 2008 9

La nueva columna se inserta automáticamente al lado izquierdo de la columna

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© FEISA / IAP 2008 11

Al término de éste procedimiento, la columna desaparecerá automáticamente:

© FEISA / IAP 2008 12

© FEISA / IAP 2008 13

Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:

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© FEISA / IAP 2008 15

La nueva fila se inserta automáticamente arriba de la fila seleccionada:

© FEISA / IAP 2008 16

© FEISA / IAP 2008 17

Al término de éste procedimiento, la fila desaparecerá automáticamente:

© FEISA / IAP 2008 18

© FEISA / IAP 2008 19

Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:

© FEISA / IAP 2008 20

Seleccionar los datos incluyendo el título

© FEISA / IAP 2008 21

© FEISA / IAP 2008 22

© FEISA / IAP 2008 23

Formato de Celdas: Fuente

Para cambiar el tamaño de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra

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Ejemplo, después de cambiar el estilo de fuente (Negrita):

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Formato de Celdas: Alineación

Pulse el ícono de alineación, por ejemplo; Centrado