Universidad Abierta Para Adultos

(UAPA)

Tema:

Trabajo Final

Presentado por:

Lidia Paola Acosta De Ynoa

Matrícula:

14-7392

Asignatura:

Matemática Financiera

Facilitador:

Juan Rodríguez M.A.

Fecha:

Diciembre 2018 de 2018

Santiago De Los Caballeros

 Departamentalización y funciones de puestos

Acosta Soluciones

Sustentado por:

Lidia Paola Acosta

Dirigido a:

Alta Gerencia

Para aplicarse a:

Todo los puestos de la Empresa

Santiago de los caballeros, de diciembre año 2018

Rep. Dom.

Justificación

En este proyecto luego de haber realizado el estudio de factibilidad en

el mercado, tomando en cuenta la región norte de república dominicana,

hemos concluido que las instituciones de intermediación financiera,

como lo son, bancos, cooperativas, asociaciones, financieras y

prestamistas informales, tienen una fuerte incidencia en el mercado, sin

embargo, lo que marca la diferencia entre el desarrollo productivo de

una institución u otra es la calidad del servicio brindado y la satisfacción

del cliente con respecto al mismo, es por esto que Acosta Soluciones

está proyectada para ser una de las empresas líder del mercado,

brindado así la mejor calidad y la mayor cantidad de productos y

servicios en el ámbito financiero como lo son: préstamos personales,

préstamos comerciales, líneas de crédito, prestamos sobre vehículos,

hipotecas, certificados financieros, cuentas de ahorro y capacitación de

nuestros clientes en cuanto al manejo de sus finanzas.

 Departamentalización y funciones de puestos

Acosta Soluciones

Concepto o modelo de comercialización de la empresa Acosta Soluciones

Acosta Soluciones es una empresa privada dedicada al financiamiento de las

operaciones de negocios de la micro, pequeño y mediana empresa y que opera en

el territorio de la Republica Dominicana que está dirigida al sector comercial

informal.

Misión, visión y valores

Acosta Soluciones como empresa que está orientada al mercado Nacional,

desempeña una labor que ha permitido un desarrollo constante gracias a el apego

a su misión visión y valores, los cuales se presentan a continuación.

Misión

Alcanzar los niveles más elevados en la ejecución de los servicios que

ofrecemos manteniendo la más alta calidad, eficiencia y eficacia posible para

mantener la satisfacción de nuestro mercado.

Visión

Nuestra visión es ser la empresa líder en financiamiento de capital para el

micro, pequeño, y mediano empresario, contribuyendo así, con el bienestar de toda

la sociedad, afianzándonos en Dios, nuestros valores y el esfuerzo colectivo de los

colaboradores.

VALORES

1. Respeto. La persona por encima de todo. Este valor supremo regirá las

relaciones entre la organización y sus grupos de interés: Clientes, accionistas,

trabajadores, proveedores y comunidad.

2. Lealtad. Estamos comprometidos con la Empresa en todo momento, con sus

objetivos y metas en forma decidida y constante, obrando siempre con honestidad

y justicia.

3. Responsabilidad. Es el compromiso de cumplir nuestras obligaciones,

dando siempre lo mejor de cada uno, tomando decisiones justas y a tiempo

que ocasionen el mínimo impacto negativo para los afectados.

4. Trabajo en equipo. Unimos esfuerzos para el logro de nuestros objetivos, en un

ambiente de confianza, comunicación permanente y respeto; compartiendo

conocimiento, experiencia e información.

5. Mejoramiento continuo. Aprendemos y mejoramos continuamente,

reconociendo nuestras fortalezas y debilidades.

6. Servicio. Servir implica ayudar a alguien de una forma espontánea, es decir

adoptar una actitud permanente de colaboración hacia los demás. Una persona

servicial supone que traslada esta actitud a todos los ámbitos de su vida.

7. Voluntad. Los seres humanos poseen una capacidad que los mueve a

realizar cosas de manera intencionada, por encima de las dificultades o

contratiempos de las mismas.

 Estructura Acosta Soluciones

Gerencia general

Legal Tecnologia

Administracion
finanzas

Gestion Creditos y Mercado

contabilidad
Humana Cobros tecnia

corredor de
supervision clientes
de cobros

Cobrador Cobrador Cobrador

Cobrador
Departamentalización Acosta Soluciones

Acosta Soluciones como empresa organizada está diseñada dentro de un marco

organizacional adaptado a las necesidades actuales de la misma, por tal motivo se

debe señalar que la departamentalización mencionada estará sujeta a los cambios

que se puedan presentar en el futuro de la organización.

1. Dept. Gerencia General

2. Dept. Administrativo y Financiero

3. Dept. Legal (staff)

4. Dept. Tecnología (staff)

5. Dept. Contabilidad

6. Dept. Gestión Humana

7. Dept. Créditos y Cobros

8. Dept. Mercadotecnia
Descripción del Departamentos de Gerencia General

Dept. Gerencia General

La gerencia general, Se encarga de definir las políticas, directrices y

procedimientos (a través de circulares) que se deberán aplicar en toda la empresa,

para lograr la eficiencia administrativa, operacional y financiera que se requiere para

la rentabilidad y vigencia de la empresa en el tiempo, y está integrado por los

accionistas.

Responsable del Departamento de Gerencia General Acosta Soluciones

Funciones y Autoridad

El Gerente General de Acosta Soluciones actúa como Administrador de la

empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los

parámetros fijados para cada Departamento.

Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y

el desempeño organizacional, junto con los demás gerentes funcionales planea,

dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el

resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización.

 Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel

conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del

área técnica y de aplicación de nuestros productos y servicios.

Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de

contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer

negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Su objetivo

principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que

ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,

determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas

específicas de la empresa.

Sus funciones generales:

 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas

propuestas.

 A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y

estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

 Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo

con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los

recursos disponibles.

 Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos

necesarios para el desarrollo de los planes de acción. MANUAL DE

FUNCIONES

 Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área

funcional liderada por su gerente.

 Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de

la empresa.

 Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento

para potenciar sus capacidades.

 Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y

estrategias determinados.
 Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos

y grupos organizacionales.

 Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los

planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión). Otras

actividades Supervisa constantemente los principales indicadores de la

actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas,

encaminadas a lograr un mejor desempeño de la empresa.

 Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas

tecnologías o materias primas, insumos y productos más adecuados.

 Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.

 Se encarga de la contratación y despido de personal.

 Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

  Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos,

cartas de crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su

aprobación.

Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas

Supervisa a: Gerente Financiero y administrativo.

Delegaciones:

En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal,

será reemplazado por las gerencias que el designe en áreas específicas de acción.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Descripción del Departamentos Administrativo y financiero

Dept. Administrativo y financiero

 La Administración financiera es el área de la Administración que cuida de

los recursos financieros de la empresa. La Administración Financiera se centra en

dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y

la liquidez. Esto significa que la Administración Financiera busca hacer que los

recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.

Responsable del Departamento Administrativo y financiero de Acosta

Soluciones

Funciones y Autoridad

El gerente administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo,

en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo

de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administración financiera de la

organización.

Sus funciones generales:

 Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

 Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas los

objetivos de cada actividad productiva, decisiones que afectan al lado

izquierdo del balance general (activos).

 Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir

las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones.

Las variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos

provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y

financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.

 La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los

activos que requiere la empresa para elaborar los servicios que generarán

ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las

decisiones de estructura del capital de la empresa.

 Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el

objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la

compañía.
 Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y

gastos.

 Control de gasto con relación al valor producido, principalmente con el objeto

de que la empresa pueda asignar a sus productos un interés competitivo y

rentable.

 Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

 Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la

organización y maximizar el valor de la misma.

 El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que

la organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios

que tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas. Por

ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia general afectan al

crecimiento de los ingresos y, consecuentemente modifican los

requerimientos de inversión, por lo tanto se deben considerar sus efectos

 sobre la disponibilidad de fondos, las políticas de inventarios, recursos,

personal, etc.

 El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y

capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se

negocian los valores de la empresa, siempre con autorización previa del

Gerente General.

 Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación

económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios

a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y

certeza.

 Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos

especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros

de todas las compras que se realizan en la empresa.

 Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de

proyectos.
  supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el TSS.

Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable

y oportuna para el uso de la gerencia.

 Manejo de la relación con el proveedor del servicio de tercerización contable

y auditores.

 Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos

humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

 Manejo del archivo administrativo y contable. .

Funciones especificas

 Administrar y autorizar préstamos para empleados.

 Elaboración de reportes financieros para la Gerencia General.

 Autorizar desembolso de ordenes de pagos y o cheques.

 Autorizar los desembolsos para la compra de materiales y equipos.

 Autorizar la compra de combustible para el funcionamiento de los equipos.

 Autorizar la compra de piezas para la reparación de equipos de transporte.

 Autorizar descuentos a los clientes.

 Realizar depósitos en instituciones financieras.

 Autorizar desembolsos para el pago de incentivos y premios.

 Autorizar la compra de uniformes para los empleados.

  Autorizar la creación de carnet de identidad para empleados.

 Autorizar la aprobación de desembolso de préstamos.

 Preparar y organizar reuniones ordinarias y extraordinarios.

 Autorizar la implementación de capacitación para el personal.

 Diseño de presupuestos de ingresos y gastos.

 Depositar el pago de nomina de empleados.

Jefe Inmediato: Gerente General

Supervisa a: Los trabajos de los departamentos de contabilidad, mercadeo,

créditos y cobros y Gestión Humana, operativo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por uno de los accionistas y las personas

que se designen para tareas operativas específicas. Cualquier delegación

específica se hará a través de un memorándum.

Dept. Legal (staff)

Descripción del Departamentos Legal (staff)

El Depto legal de una empresa, es el área jurídica, que será la encargada de

acordar con el titular de la empresa, todo lo referente a la normatividad interna de la

empresa, así mismo, será representante legal de la empresa ante los juzgados y

tribunales en todo juicio que este inmerso esta empresa.

Responsable del Departamento Legal (staff) de Acosta Soluciones

Funciones y Autoridad
Sus funciones generales:

 Tendrá los controles de normativas junto con la dirección administrativa para

el buen funcionamiento de la empresa.

 Será el encargado de resolver los problemas internos y aplicar las sanciones

administrativas correspondientes por faltas al interior de la empresa.

 Será el responsable de azoramiento legal en las negociaciones y actividades

en general que realice la empresa.

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente Administrativo y financiero

Supervisa a: Los demás abogados y empleados del Departamento legal.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General de la

empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Dept. Tecnología (staff)

Descripción del Departamentos Tecnología (staff)

Diseñar e implementar herramientas y programas confiables para la

permanente actualización de la Empresa de lo que a Sistemas se requiere, además

de proporcionar mayor agilidad y eficiencia a los usuarios de los sistemas de

información.

Responsable del Departamento de Tecnología (staff) de Acosta Soluciones

Funciones y Autoridad

Sus funciones generales:

 Realizar análisis respecto nuevas tecnologías.

 Administración de la Red.
  Capacitar a todo el personal de la funeraria en todo lo que a sistemas se

refiere.

 Diseño y desarrollo del programa para áreas especificas de la Empresa.

 Generar los diferentes niveles de seguridad para los usuarios de la Red.

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente Administrativo y financiero

Supervisa a: los usuarios de los sistemas de información de la empresa.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General de la

empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Dept. Contabilidad

Descripción del Departamentos de Contabilidad

El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las

políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud

y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras,

presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar

información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y

eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la

fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con

documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida

observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

Responsable del Departamento de contabilidad de Acosta Soluciones

Funciones y Autorida
El gerente de contabilidad tendrá las siguientes obligaciones.

Sus funciones generales:

 Debe elaborar, analizar, e interpretar y certificar los estados financieros de la

entidad.

 Debe organizar y dirigir los servicios de contabilidad de la Empresa y del

personal de su área.

 Verificar el trabajo del Asistente.

 Elaboración de nóminas, liquidación de prestaciones sociales y aportes

parafiscales.

 Debe colaborar con el auxiliar contable en el manejo de los soportes de

contabilidad y en la precisión de la presentación de los documentos contables

en general.

 Orientar a la dirección en los servicios financieros.

  Controlar todos los documentos contables que se originan de las

transacciones diarias de la Empresa.

 Debe elaborar las declaraciones de Renta y Complementarios para

presentar.

 los respectivos informes tributarios.

 Debe especificar las normas contables a seguir en la Organización

 Generar informes sobre la situación financiera y económica de la entidad.

 Apoyar y asesorar en la solución de problemas y necesidades en el área

contable y todas las dependencias de la Empresa.

 Las demás inherentes al cargo que le sean asignadas.

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente Administrativo y financiero

Supervisa a: asistentes de contabilidad de la empresa y otros sobornados a su

cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General de la

empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Dept. Gestión Humana

Descripción del Departamentos de Gestión Humana

El Departamento de Gestión Humana permite a las organizaciones garantizar

el enganche de personal idóneo y capaz de aportar a la ejecución de la estrategia

definida por la empresa, desarrollar las competencias que aumenten la

productividad a través de programas de formación y entrenamiento del personal,

desarrollar actividades orientadas al bienestar de los colaboradores y de sus

familias e integrar los aspectos legales requeridos en salud ocupacional y seguridad

industrial.
Responsable del Departamento de Gestión Humana de Acosta Soluciones

El gerente de contabilidad tendrá las siguientes obligaciones.

Sus funciones generales:

 Planeación y plantillas

 Descripción de puestos de trabajo.

 Descripción de perfil profesional de los candidatos a los puestos de trabajo.

 Selección de personal.

 Formación de personal.

 Acogida e inserción de nuevo personal.

 Tramitación de suspensión de empleos.

 Tramitación de despidos.

 Dirigir y supervisar el diseño y adopción de acciones para el mejoramiento y

mantenimiento de un adecuado clima organizacional, que facilite el desarrollo

de una cultura institucional orientada al mejoramiento de la calidad en la

prestación de los servicios.

 Administrar las nóminas y las prestaciones sociales de los servidores

públicos, con base en las normas constitucionales y legales aplicables a cada

caso.
  Otros

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente Administrativo y financiero

Supervisa a: a los empleados que este bajo su dependencia.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General de la

empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Dept. Créditos y Cobros

Descripción del De partamentos Créditos y cobros.

El departamento de créditos y cobranzas es aquel que ejecutar políticas y

procedimientos de cobros y créditos, lo cual permitan eficientar y mejorar la

recuperación de la mora activa e inactiva, de todos los servicios que se ofrece

gestionando con ello un aseguramiento de ingresos para la empresa.

Responsable del Departamento de créditos y cobros de Acosta Soluciones

Funciones y responsabilidades del gerente de créditos y cobros

Sus funciones (cobros):

 Alcanzar los resultados esperados relativos a las cobranzas y los créditos.

 Monitoreo de metas de cobros y créditos.

 Llamada a clientes cuando el caso lo amerite.

 Envió de cartas y documentos a clientes.

 Trabajar externamente con visitas a clientes con problemas relativos a

créditos y cobranzas.

 Manejo de controles de metas de créditos y cobranzas.

 Manejo de acuerdos, quejas y sugerencias de clientes previa autorización de

la administración.

 Actualización de datos de los clientes.

 Evaluación y análisis interno de solicitudes de créditos.

 Manejo y seguimiento de solicitudes de créditos.

 Manejo y control de archivos de clientes.

 Publicar los resultados de trabajos alcanzados relativos a las cobranzas y

créditos por agentes de cobros.

 Rendir reportes semanales de trabajos realizados.

 Planificar, organizar, controlar y evaluar las diferentes gestiones y procesos

relacionados a gestión de cobros y otorgamiento de créditos de la empresa

a nivel nacional.

 Proponer planes estratégicos en materia de cobranzas, enfocados a: a)

Evitar el aumento de la mora, y b) Potenciar los procesos de cobros.

 Proponer políticas de cobranzas, que permitan una mejor recuperación de

cuentas pendientes.

 Coordinar, establecer y supervisar controles y registros adecuados, para el

desarrollo de una eficiente conducción de las cobranzas de la empresa,

dentro de las Agencias Departamentales y Locales.

 Coordinar actividades de depuración y recuperación de la mora activa e

inactiva conjuntamente con Auditoría Interna y la Dirección de Asuntos

Legales.

 Presentar a la Gerencia General informes sobre los operativos de cobranza

y estadísticas del comportamiento de la mora por servicios a nivel nacional.

  Coordinar con la Dirección de Asuntos Legales, la recuperación de la mora

en acción judicial.

 Velar porque las actividades propias del Dept. se desarrollen en todo

momento dentro del marco de la ley.

 Colaborar con el departamento Legal en el análisis de las iniciativas que en

materia de cobranzas se pretendan implementar.

 Coordinar con la Gerencia General el diseño de metodologías y

procedimientos de trabajo competentes a su área.

 Coordinar con el Departamento de Presupuesto la elaboración, control y

seguimiento de la ejecución presupuestaria del Dept.

 Elaborar el Plan Operativo y Presupuesto anual del área.

 Supervisar el cumplimiento del Plan Operativo Anual (Presupuesto).

Sus funciones generales (créditos)

 Custodia de la documentación que ampare los saldos a cargo de clientes.

 Gestión de la cobranza de adeudos de clientes.

 Gestión de las actividades crédito.

 Establecimiento de las políticas de crédito.

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente Administrativo y financiero

Supervisa a: cobradores, analistas de créditos y supervisores de Cobros y

Corredores de Créditos.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General de la

empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Dept. Mercadotecnia

Descripción del Departamentos Mercadotecnia

Encargado de definir y ejecutar estrategias de mercadeo para promover los

productos institucionales, así como detectar las necesidades del entorno a fin de

considerar la satisfacción de las mismas.

Responsable del Departamento de mercadotecnia de Acosta Soluciones.

Sus funciones generales:

 Dirigir la ejecución de procesos de mercadeo y comunicación de la Empresa.

 Implementar los procesos que garanticen el establecimiento de un adecuado

programa de mercadeo y comunicación.

 Aplicar estrategias de mercadeo, Inversiones novedosas y dinámicas

acordes con el modelo de desarrollo de la Empresa.

 Proponer y mantener un sistema eficiente de comunicación.

 Supervisar y evaluar la eficacia de las acciones a su cargo.

 Ejecutar un programa continuo de promoción de los productos y proyectos

de la empresa

 Diagnosticar el posicionamiento e imagen de la Empresa.

 Preparar y desarrollar estrategias de mercadeo que permitan fortalecer la

imagen de la empresa.

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente Administrativo y financiero

Supervisa a: cobradores, analistas de créditos y supervisores de Cobros y

Corredores de Créditos.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General de la

empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Puestos que apoyan a los departamentos de la Empresa.

Las empresas para lograr su cometido como organización y cumplir con su

compromiso social se apoyan de las personas que las integran, es por esa razón

que se hace necesario que la organización además de crear departamentos también

cree puestos de trabajo que sean más operativos como se muestra a continuación.

Supervisión de cobros

Como normalmente el encargado de la cobranza o el Gerente no puede viajar

constantemente o visitar clientes morosos fuera de la localidad; solo cuando las

cantidades adeudadas representan un atención especial y cuando se han agotado

todos los Recursos normalmente de las que la empresa dispone. Esta cobranza por

lo general es conflictiva por la distancia en que se encuentra el deudor por lo que la

empresa ha tomado la decisión de crear el puesto de supervisión de cobros.

El encargado de este puesto responderá como:

Supervisor de cobros

Competencias que debe tener el encargado del puesto

El empleado que ocupe este puesto deberá tener un grado de escolaridad no

menor al cuarto de bachillerato, o haber trabajado en la empresa cumpliendo con el

tiempo de prueba establecido y recibido todos los cursos de capacitación que ofrece

la misma.

Cualidades personales que debe tener el supervisor de cobros.

 Facilidad de comunicación.

 Tener actitudes proactivas.

 Tener facilidad para enseñar a otros.

 Tener actitud de líder.

  Trabajar fuera del horario normalmente establecido si la situación así lo

requiera.

 Disposición para recibir capacitación.

 Espíritu de colaboración.

 Espíritu de trabajo en equipo.

 Actitud de mejoramiento continuo.

 Otras.

Funciones general y específica de puesto.

La función del supervisor es resolver problemas, apoyar a los empleados y

no ser un censurador de que siempre los critica. Los empleados tienen que sentirse

bien al verlo y no buscar razones para ausentarse cuando se realicen las

visitas. Los supervisores en todos los niveles y en todas las secciones de

la organización tienen un número de funciones básicas que incluyen:

Función general:
1. Establecer objetivos de desempeño, que son las actividades que un

empleado debe realizar a cierto plazo en forma participativa para que cada

uno sepa lo que se espera de él.

2. Resolver cualquier conflicto o problema de desempeño que se presente y

motivar a los empleados para que hagan mejor su trabajo.

3. Tener un contacto regular con el personal mediante sesiones

de supervisión para motivar y dar retroalimentación, solucionar problemas y

proporcionar orientación, asistencia y apoyo.

4. Diseñar un sistema de supervisión que incluya un plan de sesiones de

supervisión con temas específicos para supervisar durante cada sesión.

5. Preparar un calendario de supervisión que muestre la fecha y la hora de cada

sesión e supervisión y señalar los temas a tratar. Este debe actualizarse

periódicamente.
 6. Realizar con regularidad evaluaciones del desempeño para revisar el trabajo

anterior de un empelado y asegurar que se cumple con los objetivos

propuestos.

Funciones especificas

 Revisar diariamente las rutas de cobros con el fin de lograr un mejoramiento

continuo en la gestión de cobros.

 Control del envió de cartas

 Manejo de reportes de préstamos vencidos

 Visita de clientes con el fin de normalizar sus situaciones

 Control de clientes visitados

 Sustitución de agentes de cobros por cualquier causa hasta la integración del

mismo u otro nuevo.

 Supervisión de rutas de cobros con el fin de evaluar el desempeño de los

agentes de cobros.

 Disponibilidad para trabajar en asuntos concernientes a la oficina de

abogados.
  Disponibilidad para trabajar en las tareas que le encomiende la

administración.

Jefe Inmediato: Reporta al Gerente de créditos y cobros

Supervisa a: Analistas de créditos, Corredores de Crédito y Agentes de

cobros.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por quien designe la Gerencia General

de la empresa.

Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.

Cobros a domicilio

Todas las empresas que tienen la naturaleza de empresas de servicios

dedicadas al otorgamiento de créditos y a la gestión de cobros, tienen por obligación

que contar con un equipo de personas que para los fines de este ejercicio

responderán al nombre de agentes de cobros.

El encargado de este puesto responderá como:

Agente de cobros de cobros

Competencias que debe tener el encargado del puesto

 Facilidad de comunicación.

 Tener actitudes proactivas.

 Trabajar fuera del horario normalmente establecido si la situación así lo

requiera.

 Disposición para recibir capacitación.

 Espíritu de colaboración.

 Espíritu de trabajo en equipo.

 Actitud de mejoramiento continuo.

 Otras.
 Funciones de puesto

Realizar las tareas de cobranzas personalizadas.

 Procurar que las cuentas de los clientes se mantengan al día.

 Prepara los reportes que les exijan los departamentos de la empresa pero

con especial atención las exigidas por el departamento de créditos y cobros.

 Prepara sus respectivos cuadres diariamente.

 Organiza y prepara los recibos de cobros.

 Trabajar en la captación de nuevos clientes.

 Reportar irregularidad a tiempo.

 Mantener en óptimas condiciones el vehículo que se le asigna.

 Trabajar en equipo en la búsqueda de mejorar las situaciones de cobranzas.

 Revisar diariamente las metas que se le encomiendan.

 Revisar diariamente las estadísticas de cobros.

 Participar en las reuniones ordinarias y extraordinarias que se realicen en la

empresa.

 Informar en el tiempo establecido las pretensiones de renovaciones de los

préstamos.
 Disponibilidad para trabajar en asuntos concernientes a la oficina de

abogados.

 Disponibilidad para trabajar en las tareas que le encomiende la

administración.

 Jefe Inmediato: Supervisor de cobros

 Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de

ausencia temporal, será reemplazado por el supervisor de cobros.

 Conclusión

Las informaciones señaladas anteriormente, dejan establecido de manera formal la

departamentalización con la cual contara la empresa, así como sus encargados y

las funciones que los mismos desempeñaran. Además quedan establecidos los

puestos que apoyaran a los distintos departamentos en sus respectivas áreas.

Finalmente queda establecido que la documentación aquí aportada estará sujeta a

los cambios que sean necesarios para lograr con esto, el ajuste de la empresa hacia

el crecimiento y desarrollo.