Organigrama de la Empresa

Manual de
Procesos y
Procedimientos de
Almacén y área de
Recepción

1. Nombre del Manual:
De funciones y Procedimientos de Almacén del
restaurante Don Teo.
2. Objetivo: El objeto de este manual es definir las
funciones, responsabilidades, procesos y actividades
implícitas, generales y específicas que se desarrolla en
el área de almacén.
3. Alcance: Es aplicable en el área de almacén de
Restaurante Don Teo
4. Referencias: Observación directa y planificación en
campo.
Funciones y Responsabilidades
Área: Almacén
Proceso: Logística
Nombre del puesto: Almacenero
Resumen del puesto:
Encargado de llevar el control desde la aprobación de la orden
de pedido hasta el respectivo despacho de los productos,
atención cordial y contacto con los proveedores y clientes para
solucionar reclamos de manera pertinente en comunicación
apropiada con jefe de cocina, cocineros y Gerente General.
Línea de Autoridad: Reporta a Gerente General
  Estar informado o informada de la situación actual de
los pedidos.
Función General:  Coordinar las actividades de despacho de insumos y/o
Planificar, Organizar, Llevar a acción y controlar todas las materiales.
actividades relacionadas a compras, inventarios y  Gestionar las quejas y reclamos respecto al tratamiento
de insumos.
abastecimiento de insumos dirigidos a cocina.
 Gestionar envío y recepción de documentación como
Responsabilidades/Funciones: facturas y boletas relacionado a compras de insumos
y/o materiales.
Funciones:  Actualizar la información respecto a las salidas y
entradas de insumos y/o materiales.
 Realizar inventarios mensuales generando reportes
mensuales de stock y salidas. Planificar las actividades
diarias de almacén, ordenes de pedido y tiempos en Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
abastecimiento y procedimientos que desarrollen una
 Capacitación en manejo logístico de almacén.
mejora continua.
 No se necesita experiencia.
 Mantener el almacén en condiciones óptimas de
trabajo, fomentando su limpieza, orden y distribución.
 Supervisar el abastecimiento oportuno y control el stock Competencias y características del puesto:
de insumos destinados a cocina y actividades de
 Actitud permanente para detectar las necesidades de
limpieza.
la organización en tema de logística y abastecimiento.
 Coordinar con el personal encargado de cocina, así
 Preocupación por el orden y la calidad.
como con los proveedores, para atender a los
 Capacidad de negociación.
requerimientos de oficina, cocina y sala de comensales
 Capacidad de organización y ordenamiento de
(útiles de oficina, limpieza y artículos varios).
información.
 Velar por la integridad de los trabajadores del área y/o
 Orden y Minuciosidad.
personal que desarrolle actividades, desarrollando el
papel de facilitador en herramientas de trabajo y
procesos.
Horario asignado: 08:00 AM - 17:00 PM
Responsabilidades:
 Mantener el orden y la limpieza del almacén.
 Fomentar y mantener la correcta distribución y posición Actividades básicas de almacén
de los insumos y/o materiales.
 Llevar de forma diaria el control en stock de insumos y/o
materiales. El objetivo de las actividades básicas de limpieza y orden
 Generar ordenes de pedido y reportes de compras a fin que se desarrollan en el área de almacén, consiste en tener
de mes. a disposición, de manera permanente, la instalación del
 almacén en un estado pulcro evitando la introducción de 2) En base a la actividad “Limpieza de estructuras”; el
plagas y facilitando la ubicación rápida de los materiales e personal debe realizar la limpieza de paredes, vigas y
insumos. esquinas del espacio destinado a almacenamiento.
3) En base a la actividad “Limpieza de andamios,
Ficha técnica del procedimiento accesorios y equipos” el personal debe realizar la
Limpieza y Orden de limpieza de andamios y organizadores con un paño seco,
Nombre del procedimiento almacén retirando y realizando la reposición de los accesorios,
Duración 1h y 30 min insumos y equipos. Asimismo, se debe realizar la
Hora de Inicio 8:00 a.m. limpieza de la mesa de trabajo con un paño ligeramente
Aplicación Diaria húmedo (Paño que se mantendrá en reposo dentro de un
Herramientas a usar: recipiente con agua y lejía).
01 Escoba, 01 recogedor, 02 trapeadores y 01 4) En base a la actividad “Orden y ubicación de equipos,
plumero
accesorios e insumos” el personal debe realizar el
Paños para limpieza, lejía y 01 recipiente pequeño.
agrupamiento de los organizadores por tipo de insumo y
la posición de los paquetes de descartables por tipo de
medida.
Procedimiento para la limpieza y ordenamiento del
almacén
Posición Descartables
• Limpieza de estructuras Superior Grandes
1
Medio Pequeños
• Limpieza de andamios, accesorios y equipos. Inferior Medianos
2
• Orden y ubicación de equipos, accesorios e
3 insumos. 5) En base a la actividad “Limpieza de espacios libres” el
personal debe realizar la limpieza del piso del almacén,
• Limpieza de espacios libres. luego pasar un trapo ligeramente húmedo y terminando,
4
pasar un trapo seco con Aromatizante.

Cada actividad se desarrolla bajo las siguientes

especificaciones:
1) Los números representan el orden en que se desarrollan,
sin embargo, las misma se sujetan a cambios
situacionales dependiendo de la dirección del área.
 Procedimiento para la limpieza y ordenamiento del área de
• Limpieza de paredes, vigas y esquinas del espacio recepción
1 destinado a almacenamiento.

• Limpieza de andamios y organizadores con un paño • Limpieza de estructuras.

1
seco, retirando y realizando la reposición de los
2 accesorios, insumos y equipos.
• Limpieza de accesorios y equipos.
2
• Limpieza de la mesa de trabajo con un paño
ligeramente húmedo (Paño que se mantendrá en • Orden y ubicación de equipos, accesorios e
3 reposo dentro de un recipiente con agua y lejía). 3 insumos.

• Agrupamiento de los organizadores por tipo de • Limpieza de espacios libres.

insumo y la posición de los paquetes de descartables 4
4 por tipo de medida.

• Limpieza del piso del almacén, luego pasar un trapo

ligeramente húmedo y terminando, pasar un trapo Cada actividad se desarrolla bajo las siguientes
5 seco con Aromatizante. especificaciones:
1) Los números representan el orden en que se desarrollan,
sin embargo, las misma se sujetan a cambios
Actividades básicas del área de recepción situacionales dependiendo de la dirección del área.
2) En base a la actividad “Limpieza de estructuras”; el
El objetivo de las actividades básicas de limpieza y orden que personal debe realizar la limpieza de paredes, vigas y
se desarrollan en el área de recepción, consiste en tener a esquinas del espacio destinado a almacenamiento.
disposición, de manera permanente, las instalaciones en un 3) En base a la actividad “Limpieza de accesorios y
estado pulcro evitando la introducción de plagas y facilitando la equipos” el personal debe realizar la limpieza de jabas,
ubicación rápida de los materiales e insumos. lavadero, equipo de enfriamiento y otros que permitan las
operaciones en el área. La limpieza del lavadero y equipo
Ficha técnica del procedimiento
de enfriamiento amerita el uso de lavavajillas y/o
Limpieza y Orden del
Nombre del procedimiento área de recepción
detergentes con un paño húmedo (Paño que se
Duración 1h y 30 min mantendrá en reposo dentro de un recipiente con agua y
Hora de Inicio 10:00 a.m. lejía) y paño de lavavajilla.
Aplicación Diaria 4) En base a la actividad “Orden y ubicación de equipos,
Herramientas a usar: accesorios e insumos” el personal debe realizar el
01 Escoba, 01 recogedor, 02 trapeadores, agrupamiento de las jabas por tipo de insumo y la
detergentes y lavavajilla
Paños para limpieza, lejía y 01 recipiente pequeño.
 posición otras herramientas de trabajo que permitan las
operaciones en el área.
5) En base a la actividad “Limpieza de espacios libres” el
personal debe realizar la limpieza del piso en el área de
recepción, luego pasar un trapo ligeramente húmedo. La
actividad también comprende el arrojo de residuo de
basura en los tachos y limpieza del mismo.
• Limpieza de paredes, vigas y esquinas del espacio
1 destinado a almacenamiento.
• Limpieza de jabas, lavadero, equipo de enfriamiento
2 y otros que permitan las operaciones en el área.
• limpieza del lavadero y equipo de enfriamiento
amerita el uso de lavavajillas y/o detergentes con
3 un paño húmedo y paño de lavavajilla.
• Agrupamiento de las jabas por tipo de insumo y la
posición otras herramientas de trabajo que
4 permitan las operaciones en el área.
• La limpieza del piso en el área de recepción, luego
pasar un trapo ligeramente húmedo y arrojo de
5 residuo de basura en los tachos.
Otras actividades de almacén
El objetivo de desarrollar actividades secundarias en almacén
es de facilitar insumos en medidas de fácil manejo, fácil
identificación y distribución en el área de almacén. Asimismo,
posibilita la reducción de costos en cuestión de consumo de
recursos.
 Se ha podido identificar los insumos que requieren de
refrigeración para prolongar su periodo de perecibilidad:
Ají amarillo, brócoli, pimentón, colantao, frijol chino,
rocoto, ají mono, cebolla china, apio, poro, albahaca,
espinaca, culantro, perejil, hierba buena, hierbas para
refresco, rabanito, limón, nabo, pepino, zanahoria,
huacatay, tómate, lechuga, coliflor, vainita, habas,
alverjita y zapallo.
 Asimismo, se ha identificado insumos que por el volumen
de compra ameritan gestión y preparación de espacio y
envases:
Papa (máximo 4 sacos), cebolla (máximo 2 sacos),
lechuga (máximo 10 a 18 docenas).
Nota: Es imprescindible cubrir el insumo (papa) durante
todo el año para evitar su resequedad y cambios
organolépticos.
Nota: Es imprescindible cubrir el insumo (cebolla)
especialmente en época de lluvia, para evitar cambios
organolépticos.
Cuadro de medidas para el llenado de insumos y/o
materiales en otras medidas:
Envasado de insumos y/o materiales (Granel a cantidades
menores)
Otra de las actividades a desarrollar en el área de almacén es
el de envasado o traspaso a cantidades menores de insumos
y/o materiales que vienen a granel, permitiendo su facilidad en
el distribución, despacho y control de los mismos.
El siguiente cuadro muestra las cantidades que el personal de
almacén debe pesar para el envasado:
 realizadas en dicho periodo, sin tomar en cuenta otros gastos
como personal, alquiler, servicios y otros.
Insumo y/o
Cantidad Para su aplicación se contará un con un cuaderno, lapicero y
Material
corrector.
Aceite Balde de 20 Lt --> 5 lt / 3.8 lt
Procedimiento para el registro de salidas de insumos
Ajinomoto 25 Kg --> 350 Gr.
• Recepción de lista de insumos requeridos por
Azúcar 50 Kg --> 2.5 Kg / 400 Gr. personal de cocina.
1
Maíz 40 Kg --> 2 Kg / 1.5 Kg
• Verificación de stock de insumos y entrega de
Arroz 50 Kg --> 5 Kg requerimientos en el área de recepción.
2
Chuño 25 Kg --> 350 Gr.

• Generación de lista de insumos y/o materiales

Detergente 8 Kg --> 300 Gr.
faltantes que no se pudieron despachar.
3

Registro de información
• Registro de salidas de los insumos y/o materiales.
El registro de ingresos y salidas de insumos en almacén son de 4
carácter obligatorio y de aplicación diaria, permitiendo tener una
información actualizada del comportamiento en el stock de
insumos y/o materiales.
Para determinar el formato del registro de salidas se ha tomado
Para determinar el formato del registro de entradas se ha
en cuenta ciertos campos que permiten que la herramienta sea
tomado en cuenta ciertos campos que permiten que la
funcional, entre ellos:
herramienta sea funcional, entre ellos:
Fecha, Turno, Descripción del insumo, cantidad, nombre del
Fecha, Turno, Descripción del insumo, cantidad, monto,
personal de recepción, observación.
condicional de Factura, nombre del personal de recepción,
El objetivo del registro de salidas es de controlar el total de observación.
costos de insumos y/o materiales a fin de mes, permitiendo
El objetivo del registro de entradas es de mantener un stock
saber cuánto realmente se ha invertido por las operaciones
para el abastecimiento oportuno a los requerimientos de cocina,
conocer el monto de compra de los mismos y de establecer un
costo proporcional cuando se logre realizar el inventario y
conocer el total de insumos que se utilizaron para las
operaciones del periodo.
Para su aplicación se contará un con un cuaderno, lapicero y
corrector.
del I.G.V (Es imprescindible que se registre la condicional de
pago de manera oportuna y en el acto)
Procedimiento para el registro digital
Se procederá a registrar la información en un formato digital,
que cuenta con los siguientes campos:

Procedimiento para el registro de entrada de insumos

CAMPO OPCIONES CAMPO OPCIONES
Enero Inventario Inicial
Febrero Criterio Ingresos
• Recepción de mercadería (insumos y/o Marzo Inventario Final
materiales) Abril
1 CAMPO OPCIONES
Mayo
Kilogramos --> Kg.
Junio
Mes Gramos --> Gr.
Julio
• Control sobre unidades recibidas. Mililitros --> ml.
2 Agosto Cantidad
Litros --> Lt.
Septiembre
Unidades --> Und
Octubre
Paquetes --> Pqte
Noviembre
• Generación de una lista con insumos requeridos
pero no atendidos. Diciembre
3
CAMPO OPCIONES
Fecha Del 01 de Enero al 31 de Diciembre
• Registro de ingreso de los insumos y/o
materiales. CAMPO OPCIONES
4 Tipo, nombre y medida del insumo
Descripción
Ejemplo: Sal de cocina "Emsal" x 1Kg.

CAMPO OPCIONES
Monto Total Monto pagado al proveedor
*Nota: El registro de los montos no dependerá de la situación e Condicional de
¿Existe Factura? Si / No/
pago (crédito o al contado). Factura
Valor de Venta Monto considerado como costo

*Nota: La condicional de Factura permite conocer si se asumirá

como costo, el monto pagado o el monto siguiente al descuento
 El formato de etiqueta para los diferentes stocks de seguridad
por insumo dependerá del tipo de producto e irá adjunto en la
El objetivo de poner a disposición la información en formato
parte inferior de la etiqueta principal:
digital es de obtener información de manera instantánea con
relación al Stock de insumos, monto total de compra mensual,
Costo por operaciones en insumos mensual y otros. Stock de seguridad: Stock 35 Und
La aplicación de la actividad es semanal y la obtención de
resultados se lleva a cabo cada fin de mes antes de la
realización del inventario Físico. Procedimiento para el control de Inventario Final
Procedimiento para el control de Stock Mensualmente se realizará el control de existencias o de
inventario final que permita conocer el costo real por
El control de stock por insumo es de aplicación diaria y el control
operaciones realizadas durante el mes y la efectividad en el uso
sobre el inventario de almacén mensual se realizará de manera
de los registros de entradas y salidas.
independiente al resultado del saldo entre el registro de salidas,
de ingresos e inventario inicial de insumos: Para realizar el control de inventario final se lleva a cabo una
actividad preliminar que es la de conocer sistemáticamente el
Para la aplicación del control diario es de prioridad la
stock en almacén por la información del formato digital. Para
identificación de los Insumos mediante etiquetas que van en la
hallar un inventario final de cada producto debe aplicarse la
cara principal del organizador: La etiqueta debe mostrarse con
siguiente relación:
letra legible y la fecha de vencimiento. Ejemplo

Inventario Final = Inventario Inicial + Compras - Salidas

Fideos Anita Corbata

Dicha información nos permitirá conocer el saldo final que en
x 250 GR. síntesis vendría a ser el inventario final de almacén, pero el
objetivo de poder conocerlo antes del conteo físico es de
FV 02 - Feb - 2019
comparar la información adquirida con lo que realmente se
tendrá en almacén, sin embargo, aunque esta actividad es
precedente al conteo físico, pueden realizarse paralelamente.

La herramienta para el control de stock diario tiene el objetivo

de conocer el momento indicado, conocido como “stock de
seguridad” para realizar la lista de pedidos.
 Flujograma de procedimientos
Compras Despacho
Control de Stock Diario e Inventarios Mapeo de las operaciones de Almacén
Formatos
Los formatos a utilizar se adjuntarán en un documento aparte,
el cual permitirá la facilidad en el control sobre las actividades
en almacén.
Referencias:
Observación Directa, Inductivo - Explicativo