Manual da Gestão de Estoque:

os passos para o sucesso!

3  Introdução

5   Por que a Gestão de Estoque é tão importante?

7   Os 5 maiores desafios do controle de estoque

14   Crie padrões e processos

18   Estude o fluxo de entrada e saída de produtos

20   Defina como tudo vai ser analisado e controle constantemente

22   Invista em tecnologia!

24   Os 5 erros que vão desestruturar o seu controle de estoque

27  Conclusão

29   Sobre a Procfit
Introdução
INTRODUÇÃO

A gestão de estoque é responsável por controlar o fluxo de materiais de

uma empresa, independentemente de serem matéria-prima, produtos
para revenda ou material para consumo. O objetivo principal é fazer
com que as quantidades disponíveis sejam suficientes para atender
às demandas, mas, ao mesmo tempo, evitar rupturas e perdas com
produtos vencidos, excessos e desperdícios.

Dentre as atividades, podemos destacar o recebimento, armazenagem,

separação, expedição, inventário e emissão de documentos. Por ser
constituída de muitos processos operacionais, a gestão de estoque
nem sempre recebe a devida atenção, sendo o foco mais direcionado
à execução do que à criação de novas estratégias, por exemplo.

O objetivo desse material é mostrar a importância do processo de gestão

de estoque nas organizações, principalmente em função dos impactos
diretos que ele gera em outras áreas do negócio, como logística, compras
e vendas e, consequentemente, no fluxo de caixa e orçamento.

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

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Por que a Gestão
de Estoque é tão
importante?
POR QUE A GESTÃO DE ESTOQUE É TÃO IMPORTANTE?

O controle de estoque é a base para que uma empresa consiga organizar as suas operações e atender as
demandas da melhor forma possível. Quando esse controle deixa de ser feito de forma eficaz, a empresa
fica sujeita a falhas, altos custos, perdas nas vendas e, principalmente, desperdício de dinheiro.

Para exemplificar melhor, quando o volume de saída do estoque não é controlado e avaliado, existe
o risco de que o setor de compras realize aquisições fora da realidade. Por um lado, a falta de itens
pode causar ruptura e perda nas vendas, o que afeta o faturamento diretamente. Por outro, o excesso
eleva os custos e aumenta o risco de perdas em função de validades expiradas, ocupação de espaço
que poderia ser destinado a produtos mais rentáveis de maior giro, dificuldades no inventário e
movimentação interna dos produtos.

Lembre-se: estoque parado é dinheiro mal empregado, que poderia ser aplicado em outras necessidades
da empresa.

Ou seja, como apontado anteriormente, são processos que podem afetar outras áreas diretamente e trazer
impactos para o resultado geral da empresa. Por isso, é de suma importância planejar cuidadosamente
e acompanhar o andamento das operações, levantando falhas e oportunidades de melhoria que podem
ajudar a alcançar as metas estabelecidas.

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Os 5 maiores desafios
do controle de estoque
OS 5 MAIORES DESAFIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

Apesar da importância que a gestão de estoque tem para uma empresa, organizar a área, aprimorar os
controles e alavancar os resultados não é uma tarefa fácil. É preciso ter atenção com relação aos desafios
que a área apresenta e buscar meios de contorná-los.

Confira alguns deles a seguir:

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OS 5 MAIORES DESAFIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

ALTA ACURACIDADE DE INVENTÁRIO

O inventário de materiais é uma atividade realizada periodicamente e visa fazer a contagem e a conferência
dos itens que estão em estoque, comparando os resultados com as informações disponibilizadas no controle.

Porém, apenas essa contagem não é suficiente para garantir que a maior parte dos valores será compatível,
entre o estoque físico e o contábil. Isso faz com que a acuracidade seja um dos grandes desafios da gestão
de estoque.

Para conseguir alcançar esse objetivo, o ideal é analisar os processos, identificar as falhas que causam os
chamados “furos de estoque” — quando a disponibilidade diverge da informação constante no sistema — e
criar soluções que atuem diretamente na raiz dos problemas.

Implantar um bom sistema de inventário é a saída que vai compreender tecnologia para facilitar
e tornar o processo de inventário mais efetivo, mas também de procedimentos para organização e
execução de checklist de pré-inventário, relatórios e indicadores pós-inventário — o que vai mostrar
ao gestor informações vitais como a causa raiz das divergências, porcentagem de perdas e sobras,
análise de produtos contados fora da área de vendas, produtos próximos do vencimento, etc.

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OS 5 MAIORES DESAFIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

ORGANIZAÇÃO INTELIGENTE
DOS MATERIAIS

Outro aspecto que precisa ser otimizado na

gestão de estoque é a organização dos materiais.
Ela é fundamental para facilitar o processo de
separação e aumentar a produtividade.

Sendo assim, o ideal é organizar os itens de

acordo com o giro, ou seja:

Itens com alto giro: são aqueles que têm muita

saída. Devem estar mais próximos da área
de expedição e em uma altura que facilite a
separação.

Itens com baixo giro ou obsoletos: devem ficar

mais afastados da expedição e sua altura na
alocação não é tão relevante.

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OS 5 MAIORES DESAFIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

QUALIFICAÇÃO DOS PROFISSIONAIS DA ÁREA

Por ser uma área operacional, a qualificação técnica acaba não sendo tão considerada no processo seletivo.
Porém, é preciso contar com profissionais capacitados, que entendam a importância e saibam como fazer
o manuseio dos materiais da forma correta, bem como qual embalagem deve ser utilizada para cada caso.
Isso é importante, pois ajuda a evitar avarias e elevação dos custos em decorrência das perdas que esse
tipo de falha pode causar.

Isso vale também para profissionais analistas, visto que a maior parte do conhecimento é adquirida
nas rotinas de trabalho, o que dificulta a identificação de melhorias e a adoção de ações que ajudem
a otimizar as operações.

É importante ressaltar também que os profissionais de operações devem conhecer muito bem a ferramenta
e o gestor saber dos indicadores gerados e procedimentos executados durante o inventário, seja com uma
equipe própria ou com terceiros.

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OS 5 MAIORES DESAFIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

CONTROLE DOS NÍVEIS

DE ESTOQUES

Outro grande desafio é conseguir controlar

os níveis de estoque e fazer com que eles
atinjam um ponto de equilíbrio. Isso
significa sofrer o menos possível com
problemas de excesso ou falta de materiais.

Dessa forma, é possível manter as

quantidades necessárias para atender a
demanda, sem que para isso seja preciso
comprar acima do necessário, ao mesmo
tempo em que se diminui o risco de sofrer
com faltas.

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OS 5 MAIORES DESAFIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

DEFINIÇÃO DE PROCEDIMENTOS

Para que controles operacionais sejam executados de forma eficaz, se faz necessária a definição de
procedimentos objetivos e exequíveis pela área operacional.

Dessa forma, cada processo que impacte no controle e gestão de estoque deve ter seu procedimento definido.
Exemplo: um bom procedimento de recebimento e conferência de mercadorias deve garantir que produtos
não estão entrando diferente do pedido de compras, pois a empresa pode ter comprado o Produto A, que
tem giro, mas o fornecedor entrega o produto B, que é de menor giro. Isso certamente vai gerar excesso
nesse produto e ruptura no outro.

Outro exemplo é a conferência de lote e validade na entrada, que garantirá o maior tempo de vida
do produto no estoque sem que a validade expire rapidamente.

O procedimento de armazenagem também pode ser destacado. Nele, o profissional deve respeitar a curva
ABC do produto e as regras de endereçamento para que o produto possa ser separado de forma ágil e com
menos esforço. Isso ajuda a garantir a acuracidade das informações, reduz os riscos de erros, diminui os
custos e ainda facilita as análises de desempenho, bem como a criação de planos de ação mais precisos.

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Crie padrões e processos
CRIE PADRÕES E PROCESSOS

A definição de padrões e processos bem estruturados é importante para facilitar a execução e a avaliação
dos resultados.

Confira alguns exemplos de como isso pode ser feito:

CONTROLE RIGOROSO DE ENTRADAS E SAÍDAS

Os processos de recebimento e expedição representam, respectivamente, o maior volume de movimentação

de entrada e saída de produtos.

Tendo esses processos bem mapeados e organizados, é possível ter o controle do giro dos produtos e
saber a frequência de movimentação, o que ajudará na definição de um bom balanceamento entre
localização, espaço e giro. Permitirá também definir as necessidades de novas aquisições, frequências
de reposição e o ponto de ressuprimento ideal.

Além disso, esse controle permite identificar quais itens estão obsoletos ou que têm baixa saída, ajudando
o gestor no processo de tomada de decisão, que passa a ser mais acurado.

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CRIE PADRÕES E PROCESSOS

REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIOS PERIÓDICOS

A realização do inventário geral é importante, pois garante a informação do estoque real da empresa ou
unidade. Porém, o ideal é definir um padrão cíclico para a realização dos balanços, com datas e escopo
predefinidos para que as pessoas ou gestores possam organizar de forma preventiva a realização dos balanços.

Dessa forma, apenas alguns grupos de produtos são inventariados por vez em um curto espaço de tempo,
ajudando a identificar as falhas em menos tempo, além de permitir criar ações de correção mais certeiras
e a aumentar a acuracidade dos inventários, com menor custo.

ESTRUTURAÇÃO DE PROCESSO DE TROCAS E DEVOLUÇÕES

O processo de trocas e devoluções muitas vezes causa furos no estoque, simplesmente pelo fato de não
ser padronizado. Quando se torna uma atividade estruturada, todo o processo — desde o recolhimento
ou envio do item, até a emissão dos documentos e a criação de uma nova remessa — é acompanhado e
devidamente registrado.

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CRIE PADRÕES E PROCESSOS

ELIMINAÇÃO DE ITENS
OBSOLETOS

A criação de um padrão, que identifica

e acompanha itens de baixo giro e
obsoletos, é importante para evitar custos
além dos que são necessários para manter
a operação funcionando. Além disso,
vale lembrar que mercadoria parada é o
mesmo que capital de giro imobilizado.

Portanto, nesses casos, é interessante

realizar campanhas de promoção,
brindes para funcionários ou doações,
por exemplo.

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Estude o fluxo de entrada
e saída de produtos
ESTUDE O FLUXO DE ENTRADA E SAÍDA DE PRODUTOS

Como dissemos, as entradas e saídas de mercadoria fazem parte de processos fundamentais para a gestão
de estoque. Quando esses fluxos não são bem planejados, existem grandes chances de os custos serem
elevados, além dos riscos de erros.

Logo, o ideal é mapear esses processos, estudando todas as atividades que estão relacionadas a eles e
padronizá-las, criando regras para as rotinas. Alguns exemplos de como isso pode ser feito:

•• Registro rigoroso de toda mercadoria que entra ou sai do estoque;

•• Toda saída só pode ser realizada com a devida requisição;

•• Adoção do inventário cíclico;

•• Registro de toda movimentação realizada dentro do estoque, mesmo nos casos em que não há entrada, ou
saída — isso é importante para diminuir os riscos de perdas, extravios ou mesmo furtos dentro do estoque;

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Defina como tudo vai
ser analisado e controle
constantemente
DEFINA COMO TUDO VAI SER ANALISADO
E CONTROLE CONSTANTEMENTE

Além do mapeamento de processos,

que visa padronizar todas as atividades
de trabalho, corrigir falhas e aplicar
melhorias, o ideal é acompanhar os
resultados de cada atividade por meio do
controle de indicadores de desempenho.

No que diz respeito à área de estoque,

vale controlar indicadores de custos, do
giro dos materiais, índice de rupturas,
e s t o q u e d e s e g u ra n ç a , p o n t o d e
ressuprimento, previsão de demanda,
acuracidade de inventário, curva ABC e
índice de perda de estoque de produtos
vencidos, por exemplo.

O treinamento da equipe também é

fundamental, assim ela poderá realizar
o trabalho com maior objetividade.

21
Invista em tecnologia!
INVISTA EM TECNOLOGIA!

Com o grande volume de dados e informações que é gerado diariamente em uma operação de estoque, fica
praticamente impossível fazer o controle de tudo por meio de processos manuais. Por isso, o investimento
em um sistema de gestão é fundamental para automatizar as tarefas, garantir maior agilidade, reduzir
custos e tornar as informações mais confiáveis e seguras.

Além disso, adotar uma solução tecnológica ajuda a modernizar a gestão e permite a criação de relatórios que
fornecem uma visão mais detalhada dos processos, ajudando o gestor no processo de análise e planejamento.

Por mais que haja certa resistência com relação aos investimentos em épocas de redução de custos,
a adoção da tecnologia — além de ajudar com a meta de diminuição dos gastos — promove uma
excelente relação custo-benefício, uma vez que proporciona diversas vantagens.

E lembre-se: um sistema por si só não gera resultados, mas sim a combinação perfeita entre sistema +
processo + gestão.

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Os 5 erros que vão
desestruturar o seu
controle de estoque
OS 5 ERROS QUE VÃO DESESTRUTURAR
O SEU CONTROLE DE ESTOQUE

Para que a gestão de estoque seja bem-sucedida e ajude a empresa a alcançar resultados cada vez mais
melhores, é necessário evitar alguns erros a todo custo. Veja alguns deles:

NÃO CONTROLAR O GIRO DOS ITENS

O controle de giro dos materiais ajuda a compreender quais itens saem com mais frequência e quais deles
ficam mais tempo parados no estoque. Sem esse tipo de análise, existe um risco muito grande de gerar
excessos ou lidar com a falta de itens.

COMPRAR OS PRODUTOS EM QUANTIDADES INADEQUADAS

Existem dois problemas quando os itens não são comprados de acordo com a quantidade necessária:

•• O excesso causa uma elevação dos custos operacionais e aumenta os riscos de perdas, obsolescências e avarias;

•• A falta dos itens pode resultar na perda das vendas, que afeta diretamente o faturamento e a experiência
que os clientes têm com a empresa, gerando insatisfação, além do risco da perda do cliente — lembrando
que o custo para recuperar um cliente insatisfeito é bem maior do que o custo de mantê-lo.

25
OS 5 ERROS QUE VÃO DESESTRUTURAR
O SEU CONTROLE DE ESTOQUE

NÃO PADRONIZAR O CADASTRO DOS ITENS

Cada material cadastrado deve ter apenas um código e uma descrição atribuída a ele. Isso facilita o processo
de localização e separação dos itens, ajuda a realizar os inventários com mais precisão e diminui os riscos
de acontecer “furos” no estoque.

NÃO REALIZAR INVENTÁRIOS PERIÓDICOS

Quando os inventários são realizados em pequenos ciclos, a identificação dos problemas é feita em um
espaço menor de tempo. Isso facilita o apontamento das causas deles, bem como a criação de ações mais
precisas e eficazes para eliminá-los.

DEIXAR DE UTILIZAR UM SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO

A realização de processos manuais torna as informações mais sujeitas a erros e manipulações, o que
compromete a confiabilidade das análises realizadas utilizando esses dados como fonte. Além disso, os
controles feitos manualmente demoram mais tempo, comprometendo a produtividade, elevando os custos
de gerenciamento de estoque e o custo da ineficiência — quando decisões erradas são tomadas.

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Conclusão
CONCLUSÃO

O gerenciamento e controle eficazes do estoque

são os principais meios para que a organização
possa gerenciar outros processos como reposição,
precificação, fluxo de caixa e orçamento empresarial.
Lembre-se: o estoque é o maior ativo quando falamos
de empresas do segmento de indústria e varejo.

Quando a área está bem estruturada,

planejada e avaliada por meio de
indicadores, o gestor tem mais segurança
para tomar decisões, além de poder contar
com uma base sólida e confiável.

Como essa é uma área chave para os negócios

da empresa, é sempre válido buscar pontos que
precisam de melhorias e oportunidades que
podem ser mais bem aproveitadas, o que otimiza
as operações e alavanca os resultados.

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A PROCFIT é uma empresa formada por uma equipe multidisciplinar com experiência
em gestão empresarial e tecnologia da informação. Nós utilizamos plataformas
tecnológicas como meio para atingir os melhores resultados para nossos clientes,
garantindo mais produtividade, menos custos e, consequentemente, melhor
desempenho e rentabilidade para a sua empresa.

Nossa missão é ser a sua parceira estratégica, fornecendo, além de um diagnóstico

preciso, soluções sob medida para sua empresa, adaptando as melhores práticas
de mercado ao seu negócio para ajudá-lo a superar os seus desafios de gestão,
sempre com a melhor relação custo-benefício.