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Gestão Financeira

29

NOV

2016

Controle de gastos empresariais – Gestão financeira

Um bom controle
de gastos empresariais é fundamental para o sucesso de todo empreendimento. E o contrário
pode ser dito: uma empresa que não controla corretamente os seus gastos pode enfrentar
muitas dificuldades financeiras e isso refletirá no negócio como um todo.

A falha, em grande parte dos casos e principalmente em micro e pequenas empresas, está
objetivamente na falta de controle, de gestão. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores
têm conhecimento de sua relevância, mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas
saídas de dinheiro.

Vamos nesse artigo explorar alguns aspectos sobre o controle de gastos empresariais. Para
ajudar ainda mais, recomendamos a leitura de alguns outros artigos no blog da Intelliplan
Consultoria Empresarial:

 Separando as finanças pessoais e empresariais

 Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira

 Diagnóstico empresarial para pequena empresa

A importância do controle de gastos empresariais

No dia a dia de uma empresa uma série de recursos é utilizada, movimentada, contratada,
adicionada e removida. De maneira mais objetiva, recursos financeiros transitam pela
empresa, entrando e saindo. No que diz respeito às saídas financeiras, em particular os gastos
para manutenção, produção e crescimento da empresa, é fundamental o controle bem
apurado.

Porém, essa mesma dinâmica agitada do cotidiano traz desafios para o controle financeiro. São
documentos e informações que precisam ser registrados e gerenciados para que tudo
permaneça organizado e trabalhe a favor dos objetivos organizacionais.

Podemos dizer, de maneira ampla e simples, que são 3 as ações que precisam ser tomadas
continuamente com relação ao controle de gastos:

1. Controlar as movimentações e identificar os gastos: todo tipo de movimentação


financeira da empresa deve ser controlada e, dentre elas, os gastos devem ser
identificados;

2. Registrar todos os gastos: tudo o que for identificado como um gasto deve ser
devidamente registrado, preferencialmente com informações detalhadas, como data,
classificação, origem, entre outras;

3. Analisar os gastos da empresa: não basta identificar e registrar os gastos para realizar
um controle efetivo; é preciso periodicamente analisar os dados e números e
identificar oportunidades de melhorias.

A partir desses 3 passos, é possível realizar uma análise em sua empresa e identificar onde está
o ponto falho do controle de gastos. Está na identificação e controle? Ou estaria no registro
correto das informações? Ou talvez no uso das informações registradas para realizar boas
análises?

Caso queira fazer uma análise empresarial mais profunda, conheça o Guia Rápido para
Diagnóstico Empresarial.

Mantenha a organização e o controle


Podemos concluir, portanto, que para um efetivo controle de gastos empresariais é
fundamental possuir processos financeiros bem definidos e utilizar as ferramentas e sistemas
adequados. E esses processos devem estar adequados à realidade atual da empresa.

Para uma empresa trabalhar com eficiência e eficácia, é preciso haver harmonia e integração
entre todas as pessoas, departamentos, atividades e objetivos. Trata-se de um organismo vivo
em que tudo está interligado, e as ações (ou omissões) de uma pessoa ou departamento
afetam diretamente outras pessoas e setores da empresa.

Os gastos da empresa são gerados por departamentos e pessoas diferentes. Ainda que o
departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, é fundamental que exista
consciência em toda a empresa sobre a importância de todas os gastos e despesas serem
devidamente registrados e organizados.

Planejamento financeiro

Outro fator fundamental para o controle de gastos é possuir um bom planejamento


financeiro.

Não basta saber quanto a empresa gastou. É preciso haver uma determinação de quanto a
empresa pode gastar, quanto está gastando e o que pode ter colaborado para uma diferença
entre o montante previsto e o realizado, seja essa diferença positiva ou negativa. Vale aqui
ressaltar ainda a importância de um bom controle e gestão do fluxo de caixa.

Nós disponibilizamos aqui na Intelliplan uma planilha completa para desenvolver


o Planejamento Financeiro Anual de uma empresa. Você pode fazer o download
gratuitamente.

Vale ressaltar que o planejamento financeiro não deve ser feito em um momento específico e
depois deixado de lado, mas continuamente deve ser revisado. Normalmente o último
trimestre do ano é utilizado pelas empresas para realizar o planejamento financeiro do ano
seguinte. Se for necessário, sua empresa pode recorrer ao auxílio de um consultor
empresarial.

Relatórios para controle de gastos

Uma vez que as informações são registradas e os gastos identificados, e isto feito através de
processos bem definidos, e tendo como referência um bom planejamento financeiro, é preciso
investir em boas análises para identificar gargalos e não deixar o dinheiro escapar
desnecessariamente.

Se a empresa estiver utilizando um sistema de gestão financeira, como um ERP, possivelmente


encontrará relatórios que permitam avaliar a situação da empresa. Se todo o controle for
realizado através de planilhas eletrônicas, com algum esforço é possível criar relatórios que
demonstrem informações importantes.

Esses relatórios e análises visam, em primeiro lugar, dar uma visão clara e realista da situação
financeira da empresa para os sócios e gestores. Servem também para embasar e orientar
planos de ação para reduzir os gastos empresariais e até mesmo para apontar falhas na
operação do negócio.

Gerenciar a empresa e as finanças com base em dados concede ao negócio mais solidez e
competitividade.

Planilha de planejamento financeiro anual

Aproveite e faça o download da Planilha de Planejamento Financeiro Anual, disponibilizado


pela Intelliplan.

Planilha de Planejamento Financeiro

Posted by CONSULTOR INTELLIPLAN in GESTÃO FINANCEIRA

27

OUT

2016
Administração Financeira – A importância para as empresas

A administração
financeiradeve ocupar uma condição de destaque e prioridade nas empresas. Assim como as
empresas podem caminhar mais intensamente para o sucesso com uma boa administração
financeira, a ausência e má execução dessa atividade pode representar a decadência de um
negócio.

Essencialmente falando, trata-se de uma atividade que lida com a administração das finanças
de uma empresa ou organização, visando planejá-las, controlá-las e utilizá-las para obter o
melhor resultado possível para o negócio.

A administração financeira empresarial está diretamente relacionada, portanto, à maneira


como uma empresa lida com suas finanças e os resultados e benefícios que consegue obter
através do seu manuseio.
Vamos nesse artigo explorar algumas questões sobre a importância e ação dessa disciplina
dentro das empresas.

Dentro dessa mesma temática, você pode aprofundar o seu conhecimento através dos artigos
do blog da Intelliplan Consultoria Empresarial:

 Como administrar uma pequena empresa – Passos fundamentais

 Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira

 Separando as finanças pessoais e empresariais

A importância da administração financeira

Há alguns preceitos básicos que todas as pessoas e empresas conhecem:

 Não se deve gastar mais do que as próprias receitas;

 Não ter as informações corretas pode levar a tomada de decisões precitadas e


errôneas;

 É preciso investir para crescer, mas investir corretamente;

 Entre outros.

Podemos, por um lado, afirmar que essas são questões básicas de uma boa gestão financeira,
seja pessoal ou empresarial. Ainda assim, por outro lado, muitas são as pessoas e empresas
que descuidam dessas atividades, que são o coração da administração financeira.

É por isso que uma boa gestão financeira está relacionada não somente às situações
presentes, mas também e principalmente à situação futura da empresa.

É papel dos administradores financeiros, em primeiro lugar, ter conhecimento – isto é, possuir
o registro – de toda movimentação financeira da empresa; então, com essas informações,
tomar as melhores decisões, ou fornecer relatórios para que outros decidam, que favoreçam o
crescimento da empresa.

O princípio de tudo está, portanto, no registro de todas as informações financeiras e


atualização desses dados. Sem isso não será possível uma boa administração. Sua empresa
tem cumprido bem essa etapa? O que pode ser melhorado?

Essas informações registradas permitirão, além da tomada de decisões, acompanhar o


desempenho da empresa através de indicadores. Ainda que os indicadores financeiros não
sejam os únicos que demonstrem se uma empresa está alcançando os seus objetivos, eles têm
um grande peso nessa análise.
Para entender melhor esse assunto, confira esses 2 artigos:

 A importância de medir o desempenho da empresa

 Desempenho organizacional: como melhorar com consultoria empresarial


Outro fator que torna fundamental a boa administração financeira diz respeito à estratégia
empresarial. Toda empresa necessita de uma estratégia para crescer e se desenvolver; mas
como seria possível desenvolver uma estratégia consistente e realista sem dados confiáveis
sobre a situação financeira da empresa?

Cabe ainda aos administradores financeiros a tomada de decisões que podem direcionar o
negócio para o sucesso. Os três tipos principais de decisões financeiras são:

1. Destinação do lucro líquido;

2. Investimentos;

3. Financiamento.

Assim, considerando que em toda a empresa há movimentação financeira (é possível


identificar tais movimentações no departamento de compras, recursos humanos, produção,
logística, e em tantos outros), é também essencial que o gestor financeiro esteja integrado
com todas as empresas e seja alimentado das informações relevantes.

A realidade em micro e pequenas empresas

Quando tratamos de micro e pequenas empresas, é sabido que a realidade por elas vivida não
permite, na maioria dos casos, ter um administrador destinado apenas às finanças. Além disso,
são poucas aquelas empresas onde se pode encontrar sócios ou funcionários especialistas em
finanças.

Justamente pela falta de conhecimento e experiência, e por um foco grande na área produtiva
e comercial, muitas empresas desses portes acabam por não cuidar devidamente da gestão
financeira, o que traz malefícios com o decorrer do tempo, e até mesmo impede o crescimento
tão desejado.

Nessas empresas pode ser um divisor de águas, permitindo impulsionar o seu crescimento,
contar com um auxílio externo para regularizar e aperfeiçoar a administração financeira. Uma
das opções é a contratação de uma consultoria empresarial especialista em micro e pequenas
empresas.

Ferramentas para administração financeira

Obviamente, todo esse trabalho pode ser melhor realizado com as ferramentas corretas e
atuais. Infelizmente, ainda há um grande número de empresas resistentes à adoção de
sistemas e ferramentas que auxiliam na administração. Há ainda aquelas que, apesar já
possuírem alguma planilha ou sistema, pouco exploram das funcionalidades disponíveis, e se
restringem mais às funções operacionais (como registrar as entradas e saídas).

Além das já consagradas planilhas eletrônicas que auxiliam na gestão financeira, há sistemas e
softwares acessíveis para empresas de todos os portes.

Para as empresas que preferem as planilhas eletrônicas, é possível encontrar modelos


gratuitos disponíveis na internet dos mais variados tipos:
 Fluxo de caixa;

 Movimentação financeira;

 Controle de inadimplência;

 Planejamento financeiro;

 Custos de funcionários;

 Contas a pagar e a receber;

 Entre outras.

Já as empresas que desejam uma solução mais completa e robusta, que além de ajudar no
controle das informações ofereça relatórios e ferramentas para a tomada de decisões
estratégicas, é um bom caminho a contratação de um software de gestão financeira (ou
mesmo um ERP – Enterprise Resources Planning).
Nós tratamos sobre esse assunto aqui no blog da Intelliplan Consultoria Empresarial no
artigo Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira.
Aproveite para ler.

Planejamento financeiro

Uma das atividades mais importantes quando se fala em administração de finanças é o


planejamento financeiro. Fundamental para toda empresa, é esse planejamento que deve
guiar as ações da empresa e ajudar no controle da movimentação financeira.

Para ajudar as empresas no desenvolvimento desse planejamento, a Intelliplan disponibiliza


a Planilha de Planejamento Financeiro Anual. O download é gratuito e ela oferece um bom
caminho para preparar o futuro da empresa.

Como uma consultoria empresarial pode ajudar

Reconhecendo a importância de uma boa administração financeira, como fazer quando uma
empresa não possui as competências para realizá-la?

É sempre válido que os profissionais destinados a essa atividade busquem o aperfeiçoamento


profissional através de cursos e treinamentos (além da experiência prática). Porém, é também
válido contar com o auxílio de uma consultoria empresarial para ajudar a organizar as finanças,
traçar um bom planejamento e auxiliar no alcance dos objetivos organizacionais.

Para ajudar as empresas e gestores a entender como funciona o trabalho de uma consultoria
empresarial e quais benefícios podem ser esperados, a Intelliplan Consultoria Empresarial
lançou o Kit – Compreendendo a Consultoria Empresarial.

O material inclui uma série de artigos sobre o assunto e pode ser acessado sem custo.
Aproveite!
Posted by CONSULTOR INTELLIPLAN in GESTÃO FINANCEIRA

16

MAIO

2016

Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira

Gerenciar um
negócio não é tarefa simples. Além de ficar envolvido com burocracias e questões
administrativas, muitas vezes o pequeno empreendedor tem que cuidar das vendas,
atendimento ao cliente, compras, contas a pagar e a receber, controle de fluxo de caixa, entre
outras atividades; enfim, literalmente o pequeno empresário brasileiro cobra o escanteio e vai
para a área cabecear.

Ter um bom software de gestão financeira pode ajudar muito na rotina diária do
empreendedor.

É comum vermos pequenas empresas controlando suas finanças em planilhas de Excel ou até
mesmo no caderninho. O grande problema destes controles é a falta de informação em tempo
real, da integração das informações e da facilidade de uso. Por facilidade de uso não me refiro
à facilidade de preencher dados (a agilidade de anotar “100 reais de Fulano” em um caderno é
indiscutível); porém, o trabalho árduo necessário para saber quanto de dinheiro está “na rua”
– ou seja, quanto você tem a receber e quanto ainda tem que pagar no mês – é incomparável.

Veja algumas vantagens em ter um sistema de gestão financeira:

Informações disponíveis rapidamente

Se você se encaixa no empreendedor que usa planilhas, possivelmente tem uma planilha de
fluxo de caixapara anotar os movimentos do dia e outra só para controlar contas a pagar e
contas a receber. Se você tem um caderno, deve ter ao menos três: um para contas a pagar,
outro para contas a receber e outro para o movimento diário.

Você já pensou na quantidade de furos que devem ter nestes cadernos e planilhas? E no caso
da planilha, se alguém removeu uma fórmula, como você vai saber?

Um sistema de gestão financeira evita erros, pois não é possível apagar fórmulas, não é
possível “riscar” um valor e colocar outro por cima sem querer. Além disso, os dados ficam
todos à sua disposição de forma fácil e rápida.

Com muita facilidade você sabe quanto de dinheiro tem para receber no dia, semana, mês ou
em qualquer período; de quem você tem que receber, quais clientes são inadimplentes, quais
clientes você não deve vender mais (pois estão lhe devendo muito dinheiro) e qual é o
tamanho da sua inadimplência.

Digamos que você tenha contas a pagar e verificou no seu controle de fluxo de caixa feito
pelo sistema de gestão financeira que não terá dinheiro suficiente para cobrir os custos da
semana, o que você poderia fazer se tivesse tudo anotado em um caderno? Somar tudo com
muito trabalho para ver qual cliente lhe deve mais e negociar com ele, ou até mesmo ver quais
clientes mais fáceis de serem cobrados… Com um sistema de gestão financeira você poderá
com facilidade visualizar clientes que lhe devem bastante e efetuar ligações para negociar o
pagamento de parte do débito ou dar um desconto para receber a quantia e assim poder
cobrir o buraco no seu fluxo de caixa.

Mais controle financeiro


Um sistema de gestão financeira irá organizar suas
contas a pagar por data, categoria e valor. Ainda por cima, você será alertado quando o
vencimento estiver chegando. Isso impede que você tenha despesas extras com multas e juros
por não pagamento.

Se você tiver uma alta inadimplência, o sistema irá lhe avisar quando o vencimento das contas
a receber estiver chegando, permitindo que você envie um e-mail ou ligue alguns dias antes
para aquele cliente que sempre esquece o dia do vencimento.

Isso ajuda você a manter seu fluxo de caixa em ordem e não depender de financiamentos para
bancar o seu cliente.

E aí, o que achou destas vantagens?

Se você ainda não tem um software de gestão financeira, teste gratuitamente o QuantoSobra!

Sobre o autor

O QuantoSobra é um software de gestão 100% na


nuvem para micro e pequenas empresas. Com ele é possível emitir Cupons Fiscais Eletrônicos
(NFC-e), Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e NFS-e, e realizar gestão financeira, de estoque, fazer
DRE automatizado, entre outras funcionalidades. O sistema é muito fácil e integra todas
informações do pequeno negócio com relatórios de fácil compreensão pelo micro empresário.

Posted by CONSULTOR INTELLIPLAN in GESTÃO FINANCEIRA

08

MAIO

2015
Separando as finanças pessoais e empresariais

Um dos erros mais comuns que muitos empresários cometem ao ter uma empresa é não saber
separar as finanças pessoais e empresariais. A personificação como dono do negócio é tão
grande que o empreendedor começa a fazer pequenos gastos que podem ser do
supermercado, por exemplo, até se apropriar de recursos maiores, já que o dinheiro é dele.
O contrário também é comum. Quando a empresa não está indo tão bem quanto desejado,
sem qualquer plano, o empresário começa a tirar do seu próprio dinheiro para sanar pequenos
buracos.

Vamos ensinar aqui, que nem a primeira ação, e nem colocar o próprio dinheiro, devem estar
entre as possibilidades para resolver o problema.
Em primeiro lugar, essa desorganização pode comprometer seriamente a saúde financeira da
empresae um dos resultados pode ser até mesmo sua inviabilidade. Se na sua empresa, esse é
um dos seus hábitos comuns, calma. Especialistas indicam que muitos empreendedores
cometem o erro. Porém, o que não se pode é persistir. Vamos dar aqui algumas dicas para que
você não tenha mais esse problema.

Separe as finanças

Esse é um dos itens essenciais para que sua empresa tenha saúde financeira. O primeiro a
fazer, caso tenha em sua empresa uma gerência financeira, é conversar seriamente sobre o
montante que é retirado e o quanto isso está comprometendo o empreendimento.
Em sua nova rotina, o dinheiro da empresa está proibido de cobrir suas despesas pessoais e
você deve se segurar para não colocar nenhum dinheiro do seu bolso. Se você sentir que as
finanças já estão comprometidas, não tenha dúvida em contratar um consultor para que ele
indique quais as melhores ações para sanar o problema.

Contas no banco devem ser separadas

Outro ato muito comum do empreendedor é fazer da conta do banco da empresa a sua.
Separe, definitivamente, as finanças pessoais e empresariais. Abra uma conta para a pessoa
jurídica e outra para a pessoa física. Isso vai permitir que você não confunda os recursos e faça
gastos com o dinheiro do seu empreendimento.

Planejamento

Faça um plano de negócios para a sua empresa, com todas as possibilidades de


investimentos, gastos e receitas para os próximos meses ou anos. Quando se faz
planejamento, fica mais difícil sair fora da previsão. Seguindo as ações que você mesmo
planejou, fica mais fácil, inclusive, saber melhor da saúde financeira da sua empresa.

Se precisar, baixe nossa planilha para planejamento financeiro anual.

Material gratuito – Planilha de Planejamento Financeiro


Retiradas

É preciso uma definição de quanto o empreendedor fará de retirada em cada mês. Em


primeiro lugar, nada de tirar o lucro em toda a sua totalidade, já que a empresa ficará sem
fôlego para futuros investimentos. Pense em sua função e defina o seu pró-labore. Teve
dificuldades? Se valha do consultor para chegar a um valor justo.

Contador

Se você é do tipo de empreendedor que trabalha sozinho na empresa e é uma espécie de faz-
tudo, talvez seja a hora de contratar um contador, caso não o tenha, ou mesmo de solicitar
mais a sua ajuda, caso sua empresa já tenha um contato. Esse profissional será capaz de
detalhar, em relatórios mensais, como estão as finanças, apontando também quais são os
principais problemas. Se ainda não chegou o momento de dar esse passo, que tal contratar um
software de gestão de fluxo de caixas? É um programa que te ajudará a controlar tanto as
finanças da empresa quanto as suas.

Não deixe para depois

Como você viu, separar as finanças pessoais e empresariais é um grande passo para garantir
que seus negócios estejam sempre bem. Se o desejo é o de fazer um investimento, mas está
sem recursos para isso, abrindo uma conta empresarial, poderá conversar com o seu gerente e
saber das principais linhas de crédito, com juros muito menores.
A separação das finanças pessoais e empresariais é uma ação que vai mudar a sua vida e da
empresa, e para melhor!