[Modelo de projeto para organização de conferência]

Nome da reunião: [nome da conferência]

Planejamento
Relação dos principais pontos a serem observados na preparação da conferência:

1. Projeto Básico
•Data: [dia] de [mês] de [ano]
• Horário: [das XX às XX]
• Local: [nome do local].
• Perfil do Público e número de pessoas aguardadas: [descrever o público que irá participar da
conferência]
• Quantidade de pessoas: [XX participantes]
• Justificativa e objetivos: [descrever os objetivos da conferência]
• Conteúdo da comunicação: [descrever conteúdos de comunicação social]
• Conteúdo da comunicação visual: [descrever conteúdos de comunicação visual] [ ] fundo de
palco, [ ] banner; [ ] folder; [ ] publicações, [ ] pasta
• Cronograma de Execução:
Ação Responsável Andamento Data
[descrever ações] [responsável pela ação] [andamento da atividade] [data]

2. Proposta de roteiro
Apresentar uma proposta para a realização da conferência, destacando:
• Previsão de duração [XX horas de duração]; [XX dias de duração]
1º Dia 2º Dia
Manhã – [das XX às XX] Manhã – [das XX às XX]
• apresentar a agenda/programação da • apresentar a agenda/programação da
conferência conferência
Tarde – [das XX às XX] Tarde – [das XX às XX]

3. Convites
• lista de convidados: [XX]
• quantidade de convites a serem enviados: [XX convites].
• responsável pelo conteúdo do texto: [nome do órgão/organizador]
• responsável pela criação e produção dos convites: [nome do órgão/organizador]
• data para envio: [data]
• Se será impresso ou eletrônico e a partir daí definir como será a distribuição: [fax, e-mail,
remessa ou entrega]
• Responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações: [nome do
órgão/organizador]
• Responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção da conferência: [nome do
órgão/organizador]
4. Local de realização
Visita ao espaço escolhido para a conferência: [visita ao local para identificar as reais
necessidades]
• Número de pessoas que o espaço comporta: [descrever a montagem da conferência]
Ex.: [auditório para XX pessoas, mesa montada na entrada da sala para secretaria da reunião, com
computador e uma impressora com papel].
• Estacionamento: [informar se há estacionamento disponível e quantidade de vagas, se tem
custo]
• Toaletes: [informar a disponibilidade e locais]
• Ar condicionado: [informar a disponibilidade]
• Possibilidades de disposição para as peças de ambientação e peças publicitárias, considerando o
fluxo do público.[Verificar o posicionamento]
• Alimentação: [descrever serviços de alimentação contemplados para a conferência]
Ex.: água e café permanente, para XX pessoas, durante todo o período da reunião; servir água e
café na mesa diretora;
Horários: almoço (XXh) no próprio local da conferência;
coffee break às XXhXX;
welcome coffee XXhXX;
cocktail XXhXX;

5. Montagem do Palco
[descrição se haverá palco e tamanho e disposição].

6. Equipamentos e Materiais Audiovisuais

• Sonorização: [sonorização para XX pessoas]; [pelo menos 1(um) microfone para cada 3 pessoas
da mesa microfones da mesa diretora devem ser individuais]. (sugestão de microfone: microfone
Goosneck, com fio, sem fio, etc).
• Iluminação: [descrever tipo de iluminação];
• Registro: [XX] fotografia, [XX] filmagem, [XX] gravação de áudio,

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• Equipamentos: [XX] telão, [XX] projetor, [XX] computador com internet, [XX]ponteira laser,
passador de slides e [XX] impressora.
• Materiais audiovisuais: [XX] computador para apresentação em Powerpoint.

7. Recursos Humanos
• [XX] operador de som, [XX] operador de projeção, [XX] cinegrafista, [XX] fotógrafo, [XX]
recepcionistas, [XX] mestre de cerimônias, [XX] motorista, [XX] carregador, [XX] garçon, [XX]
taquigráfo, [XX] estenotipista, [XX] intérprete, [XX] outros

8. Distribuição de Material
• Pasta de trabalho: [XX] material a ser confeccionado, além de blocos de anotações e canetas.

9. Distribuição de Material
• [XX] degravação, [XX] filmagem editada, [XX] ata, [XX] resumo executivo,

10. Lista de Hospedes

• organizar lista de hóspedes, se ficam em aptos duplos, single, Twin, suítes;

11. Lista de passageiros para transfer-in/transfer-out

• organizar lista de passageiros com nomes, horários de chegadas dos vôos no local e horários de
partidas para organização de carros e motoristas;

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Aqui apresentamos os itens básicos que devem ser providenciados para que a conferência
transcorra adequadamente:

Material para a organização lista de presenças;

ficha de inscrição de delegados;
cédulas para eleição de delegados;
cédulas ou etiquetas adesivas para priorização;
painéis identificadores das salas;
certificados de participação.
Kit do participante crachá;
pasta;
programação da Conferência;
regulamento da Conferência;
caderno de Propostas (Estadual);
texto de Referência;
regimento Interno Nacional;
material institucional (quando houver);
bloco de anotações ou folhas em branco;
caneta.
Equipamentos computadores com acesso à internet;
linha telefônica;
impressora multifuncional;
sonorização;
microfones com fio e sem fio;
projetor de multimídia;
telão;
porta-banner.
Material de consumo resmas de papel;
canetas de cores variadas;
etiquetas adesivas
marca-textos;
réguas;
lápis;
borracha;
grampeadores;
clipes;
tesouras;
cola;
fita adesiva;
fitas dupla--‐face;
flip chart;
pincéis atômicos de várias cores;
copos para água e café;
água.