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Solution Info

Contabilidade
Reduza custos e aumente a liquidez
com processos mais ágeis Benefícios
Trabalho
n
de consulta
Departamentos comerciais são a principal área de atuação do reduzido
DocuWare. A obrigatoriedade de comprovação documental Economia
n
de espaço
torna urgente a utilização de um arquivamento eletrônico. A
rquivamento
n
correto de
Outras vantagens: diminuição significativa do trabalho de versões
consulta, grande economia de espaço, altas garantias de C
umprimento
n
de exigências
descontos e recebimento agilizado de pagamentos. legais
Maiores
n
descontos
Devido a exigências legais e administra­ 10 anos. Documentos têm um papel
tivas, uma grande quantidade de importante, por exempo, na garantia de
docu­mentos contábeis deve ser obrigato­ produtos ou exigências contratuais.
ria­mente arquivado. O arquivamento Nessas áreas, é obrigatória uma DocuWare
sistemático de documentos sem um conservação mais longa.
sistema de gerenciamento de docu­ O DMS DocuWare (Document
mentos (DMS) custa muito tempo e Processos
n internos Management System) reúne
espaço físico. Além disso, a consulta dos O acesso a informação como centros de sua documentação de
documentos é frequentemente preju­ custo ou códigos contábeis deve ser qualquer formado e origem
dicada quando os documentos são garantida a qualquer momento. Somente em um pool de documentos -
organizados incorretamente ou estão assim asseguramos a correta provisão de por exemplo, recibos, cartas,
fora do arquivo. dados pela contabilidade de custos e listas, atas, arquivos ou
resultados. e-mails.
Exigências
n legais O DocuWare permite a você
- Princípios Fundamentais de Contabili­dade Efetividade com DocuWare escanear, indexar, exibir,
Integralidade, oportunidade, competên­cia Com o registro do DMS DocuWare é editar, imprimir e enviar por
e a máxima "Não há registro sem possí­vel alcançar um alto nível de fax e e-mail esses documentos.
documento" são o pão de cada dia de trans­pa­rência em contabilidade. O O arquivo central pode ser
todo departamento comercial. DocuWare organiza o processo de acessado via internet de todos
- Prazos de arquivamento verifi­ca­ção interno de modo seguro e em os pontos do planeta e a
De acordo com as exigências legais, o tempo real. O tempo de fluxo, transporte qualquer momento.
prazo de arquivamento contempla e armazenamento de documentos são
Solution Info

n Contas a pagar Benefícios do DocuWare


Desde o recebimento de uma fatura, até Todos os documentos relevantes,
o seu pagamento, perde-se um tempo alte­ra­ções de planos e budgets, estão
maior que o prazo do fabricante para a prontos para consulta com um clique no
concessão de descontos. Cópias de pool de documentos DocuWare, e as
faturas passam por várias estações de questões podem ser respondidas com
trabalho até sua liberação, e não é raro agilidade. As possibilidades de controle
que faltem informações importantes de inconsistências são melhoradas, e o
como contratos ou recibos de entrega; a custo é imediatamente reduzido. A
regra é que o processo leve muito tempo. conse­quência é um controle efetivo da
Frequentemente, não se conhece o status empresa. Os dados corretos são disponi­
atual do processo. As consultas dos bi­lizados no momento certo e no lugar
fornecedores geram consultas despen­ correto.
dio­sas e mais cópias. Arquivamento em
duplicidade de originais e cópias são Planejamento
n
diminuídos ou desaparecem por com­ fonte de confusão. Em um planejamento de budget estão
pleto. Possibilita o trabalho simultâneo e envolvidas diversas pessoas e departa­
descentralizado. O fornecimento de Benefícios do DocuWare mentos, o que exige perfeita coordena­
informação atualizada a todos os O pool de documentos DocuWare ção e sintonia.
responsáveis é assegurada, uma vez que man­tém prontas todas as informações
todos os documentos podem ser necessá­rias e garante um fluxo de Benefícios do DocuWare
consultados a qualquer momento. trabal­ho transparente, e os descontos são O DocuWare disponibiliza no pool de
Controles são conduzidos de modo assegurados. O processo de liberação é documentos todas as premissas de
melhor e mais simples, salas de arquivo reduzido sensivelmente e o arquiva­men­ planejamento, agenda de projeto e
se tornam desnecessárias e auditorias são to em duplicidade de originais e cópias é cronograma, e administra a versão dos
preparadas muito mais rapidamente. eliminado. Leia na página 3 como o documentos do status de planejamento.
DocuWare controla de forma efetiva o O DMS, capaz de controlar facilmente
fluxo de trabalho na contabilidade. determinadas sub-etapas por meio de
Os processos Também no Contas a receber, os
funções de fluxo de trabalho, como
autorizações, ainda garante acesso ao
n Contas a receber colaboradores ganham mais tempo para planejamento dos anos anteriores, assim
Desde a emissão de uma fatura, passando suas atividades principais. A empresa como de outros departamentos. O acesso
pela cobrança, até o recebimento do lucra com custos gerais mais baixos para rápido às análises de centro de custos,
pagamento normalmente há um longo a verificação contábil. Melhores condi­ faturas, estatísticas e relatórios do
caminho. Sempre surgem as mesmas ções para os fornecedores, assim como o período atual é assegurado.
centenas de perguntas, antes que o aproveitamento de outras modalidades
cliente quite sua mercadoria. de contratos são vantagens claras da O DocuWare eleva a qualidade e reduz os
utilização do DocuWare. Taxas de custos do planejamento, tudo ao mesmo
Benefícios do DocuWare cobran­ça e pagamentos duplicados são tempo. Erros gerados por versões
Quando todos os documentos relevantes coisas do passado. dife­rentes de arquivos, documentos e
se encontram em um pool central de premissas de planejamento são evitados.
documentos, as dúvidas são imediata­ n Análise de inconsistência
mente esclarecidas e cópias podem ser Regularmente o Controlling disponibiliza
enviadas com um clique, atrasos no aos responsáveis análises detalhadas de
pagamento não são mais um problema. centros e unidades de custos para o
O cumprimento de contratos de garantia, controle do fluxo do negócio. A partir
assim com um melhor controle e atuação desse material, surgem questões que o
em conjunto das unidades operacionais responsável pelo centro de custos só
descentralizadas, são vantagens compe­ pode responder com a consulta aos
titivas. Com a diminuição do esforço de documentos.
consulta de arquivo, os colaboradores
têm mais tempo disponível para tarefas
relevantes. A motivação e a satisfação
aumentam consideravelmente.

2
Contabilidade

Controle a verificação de faturas com DocuWare


O CONTENT-FOLDER DocuWare faturas são aceitas com um carimbo e são
e as funções de carimbo do DMS enviadas, também automaticamente, para
controlam o processo de verificação a lista de tarefas do contador respon­sável.
de faturas de forma efetiva, rápida O fluxo de trabalho é definido de modo
e econômica. Defina listas de tare­ muito simples. Cada etapa do trabalho é
fas e delegue-as a determinados facilmente identificada nos documentos,
colaboradores com o módulo adicio­ graças aos carimbos.
nal CONTENT-FOLDER. As funções
de carimbo enviam os documentos
automaticamente à lista de tarefas do
próximo colaborador, de acordo com
cada etapa do processo. Por exemplo:
com a entrada de documentos, O carimbo de papel
aparecem novas faturas na lista de não tem mais utilidade.
tarefas do primeiro colaborador. Este Carimbos eletrônicos
aloca cada fatura ao respectivo centro controlam a verificação
de custos, por meio de um carimbo. de processos de forma
Automaticamente, as faturas surgem confiável e transparente.
na lista de tarefas do responsável pelo
centro de custo. Após a verificação, as

Os carimbos eletrônicos determinam o


status da entrada de faturas e controlam Na área de trabalho do CONTENT-FOLDER, você controla e supervisiona o processo
o processo de verificação de faturas - Abra e edite os documentos com um clique no mouse.

3
Contabilidade

Na prática
BARTEC
"Graças ao DocuWare
A empresa especialista em segurança
economizamos espaço
BARTEC Componenten und Systeme
GmbH integrou o DMS DocuWare para arquivo e todos os
com a ferramenta gerencial SAP. documentos relativos aos
Os processos se tornaram mais
transparentes, e os colaboradores clientes são disponibi­li­
não perdem tempo consultando zados diretamente no
Os colaboradores sem arquivo próprio
arquivos em papel. Assim, eles
perdiam muito tempo para encontrar a SAP/R3.
podem se concentrar totalmente nas compilação de documentos central.
suas tarefas principais. Hoje, todos os documentos são automa­
Nossos colaboradores têm
ticamente arquivados, imediatamente mais tempo para realizar
após a emissão. Cada documento
Antes do arquivamento eletrônico, a recebido é identificado com um código um ótimo serviço"
administração de documentos era de barras em forma de etiqueta. Eles
realizada por especialistas em segurança são verificados, e em seguida inseridos
na cidade de Bad Mergentheim exclusi­ no sistema R/3. Somente então, os
va­mente em papel. Em alguns postos de documentos são arquivados e atribuídos
trabalho, os documentos eram arqui­ automaticamente no registro, de acordo
vados em duplicidade no arquivo central. com seu código de barras.
Com isso, o processo não precisou ser Wolfgang Hornung
reestruturado. Os colaborados acessam Diretor de TI
os documentos diretamente do seu
Tarefas aplicativo de trabalho, sem a necessidade
n Economia de espaço e arquiva-
de trocar para o DMS. Os documentos
mento organizado de documentos
são visualizados na tela com um clique,
n Diminuição do tempo de consulta
por exemplo, durante uma conversa
e arquivamento
telefônica com um cliente ou fornecedor.
n Acesso simples, diretamente do
A BARTEC ainda assegura o seguinte
aplicativo de trabalho
aspecto de segurança: água e fogo não
representam mais um perigo.
Vantagens
n Redução significativa do tempo
de consulta
n Melhora do fluxo de informação
n Melhora do serviço prestado,
Redução de custos

Encontre mais informações


em www.docuware.com