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t 2009, Elsevier Editora Ltda.

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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)


(Camaro Brasileira do Livro, Se Brasil)

V237o Vatentini, Renato A minha esposa, lime, e a minha filha, Carolina, por estarem sempre a
2. ed. Arquivoiagia paro concursos / Renato Volentini. - 1. ed. - Ria de
Janeiro: Elsevier, 1009.
meu lado, torcendo pelo meu sucesso e me incentivando para
189 p. - (Pravos e concursos) - reimpressão concretizar este sonho que finalmente se torna realidade:
Apêndice a feitura da presente-obra. Obrigado pelo apoio
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-351-2553-1
e vibrações positivas. Pelo amor de voces.
1. Arquivologia. 2. Arquivologia - Problemas, questões, exercícios.
3. Ciência da informação. 4. Ciência da informação - Problemas,
questões, exercícios. 5. Serviço público.- Brasil - Concursos, I. Titula.
II, Série.

08-4451, CDD: 025.1714


CDU: 930 25
Por fim, vale ressaltar o fato de eu ter incluído no livro os assuntos que mais
caem em prova nos concursos públicos, só aprofundando o que realmente deve
ser visto em mais detalhes. A linguagem do livro é simples, direta e fácil de ser
entendida por qualquer pessoa que queira obter êxito nesta matéria que, tenho
certeza, a partir desta publicação, passará a ser olhada com mais simpatia e
familiaridade pelos candidatos sem formação acadêmica em Arquivologia.
O Autor

Sumário

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CAPITULO 1 4 LONCEITOS FUNDAMENTAIS 1
1. Introdução
1.1. Suportes da informação 2
1.2. Órgãos de documentação 3
1.2.1. Museu 3
1.2.2. Centro de documentação ou informação 4
1.2.3. Biblioteca 4
1.2.4. Arquivo 4
2. Arquivo 5
2.1. Origerii da palavra 5
2.2. ConCeito 5
2.3. Finalidade principal 6
2.4. Funções básicas 6
2.5. Objetivos 6
2.6. Importância 7
2.7. Terminologia arquivistica 7
2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia 10
Questões de Concursos 11

CAPITULO 2 TEORIA DAS 3 lumarsticto Vital DOS DOCUMENTOS/ESTÁGIOS


DE EVOLUÇÃO DOS ARQUIVOS 15
\ 1. Introdução 15
2. Definições 15
3. Localização física 16
4. Acesso aos documentos 16
5. Transferência e recolhimento 17
6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos
nos arquivos 18
7. Valor primário e valor secundário dos documentos 19 3.3.1. Etapas 61
8. Termos associados às idades dos arquivos 20 3.4. Empréstimo e consulta 61
Questões de Concursos 22 Questões de Concursos 62

Cuim.° 3 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS, DOCUMENTOS 27 CAPITULO 5 METODOS DE ARQUIVAMENTO 67,,
I. Classificação dos arquivos 27 1. Introdução 67
1.1. Introdução 27 2. Divisão 67
1.1.1. Entidades mantenedoras 28 2.1. Classes 67
1.1.2. Extensão de sua atuação (abrangência) 28 2.1.1. Básicos 68
1.1.3. Natureza dos documentos 29 2.1.2. Padronizados 68
2. Classificação dos documentos 29 2.2. Sistemas 68
2.1. Introdução 29 2.2.1. Sistema direto 69
2.1.1. Gênero 29 2.2.2. Sistema indireto 69
2.1.2, Espécie 31 3. Características 69
2.1.3. Natureza do assunto 31 3.1. Métodos básicos 69
Questões de Concursos 47 3.1.1. Alfabético 69
3.1.2. Geográfico 73
ORGANIZACÃO E ADMINISTRAÇÃO PE ARQUIVOS — CORRESPONDEM:IAS/ 3.1.3. Numérico 75
CAPITULO 4
51 3.1.4. Ideográfico 76
* ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES
1. Organização e administração de arquivos 51 3.2. Métodos padronizados 79
1.1. Requisitos para uma boa administração 3.2.1. Variadex 79
3.2.2. Automático 79
de arquivos 51
3.2.3. Soundex 80
1.2. Passos (etapas) para a organização e administração
Mneinõnico 80
dos arquivos 51
3.2.5. Rõneo 80
1.2.1. Levantamento de dados 52
Questões de Concursos 80
1.2.2. Análise dos dados coletados 52
1.2.3. Planejamento 53
CAPITULO 6 4f LEI M, 8.159, DE 08/01/1991/GESTA0 DE Documegros/
1.2.3.1. Tipos de arquivamento 53
AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO/TABEIA DE TEMPORALIDADE 93
1.2.3.2. Material de arquivo 54
I. Lei IV 8.159/1991 93
1.2.4. Execução ou implantação e
1.1. Introdução 93
acompanhamento 56
It 2. Gestão de documentos 99
2. Correspondências 57
2.1. Definição 99
2.1. Definição 57
2.2 Objetivo 99
2.2. Tipos de correspondência/espécies documentais 57
2.3. Principio básico 99
3. Atividades dos arquivos correntes 59
2.4. Fases básicas 99
3.1. Protocolo 59
# 3. Avaliação e destin4ão de documentos 100
3.1.1. Recebimento e Classificação 60
3.1. Conceitos 100
3.1.2. Registro e Movimentação 60
3.2. Objetivos 100
3.2. Expedição 61
3.3. Etapa 101
3.3. Arquivamento (na fase corrente) 61
3.4. Competência 101

4. Tabela de temporalidade 101


5. Eliminação 102 Capítulo 1
5.1. Lista de eliminação 102
5.2. Formas de eliminação
Questões de Concursos
102
103
Conceitos Fundamentais
GAPO1J10 7 *Momos PERMANENTE? 111
1. Introdução 111
2. Arranjo 111
3. Princípios arquivísticos 112
4. Descrição de documentos 113
4.1. Instrumentos de pesquisa 113
4.1.1. Básicos 113 I. Introdução
4.1.1.1. Guia 113 Arquivos, bibliotecas museus e centros de documentação trabalham com
4.1.1.2. Inventário 113 um elemento comum e primordial para essas instituições: o documento. Logo,
4.1.1.3. Catalogo 113 devemos definir este termo e outros afins, para que os leitores tenham uma exata
4.1.1.4. Repertório (ou catálogo
noção da importância dos referidos órgãos de documentação para a sociedade
seletivo) 113
4.1.2. Auxiliares 114 e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
4.1.2.1. índice 114 privadas, lidamos com papéis que, dependendo do seu valor, serão de suma
4.1.2.2. Tabela de equivalencia importância para a consecução dos nossos objetivos.
ou concordãncia 11.4 A palavra documento esta intimamente relacionada com outra: informação.
4e 1 Conservação e restauração de documentos 114 Segundo Aurélio Buarque de Holanda, informação é o "conhecimento extraído
5.1. Principais operações de conservação 114 dos dados'', para formação de um juízo. Portanto, entendemos que a junção de
5.2. Métodos de restauração (resumo) 115 diversos dados absorvidos no noSso dia-a-dia propicia-nos obter informações e
5.3. Fresenração (Dicas/Comentários) 115 interpretá-las de 'una semelhante ou distinta de outras pess—ts (vide esquema
Questões de Concursos 117
mnemônico n2 1). Essas informações podem ser valicsas para uns, menos
GAPI1ULO 8 MICROFILMAGEM/NOVAS TECNOLOGIAS importantes para outros — por isso o juízo de valor. Dito isso, vamos a definição
121
1. Microfilmagem 121 de documento retirada da terminologia arquivistica:
1.1. Objetivos 121
1.2. Vantagens 121 ' Docutnento: Registro de uma informação, independente da natureza do
1.3. Desvantagens [22 suporte que a contém̀.
1.4. Etapas 122
1.5. Legislação 123 Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos:
2. Automação 128
2.1. Metadados suporte.
129
Questões de Concursos 129
. Suporte: Material físico no qual a cinnação é registrada.
SIMULADOS PARA TREINAMENTO 133
APENDICF 153 Comentário: Quando pensamos em um documento, nos vem à mente
GABARITOS 161 de imediato o papel (suporte textual), o mais comum e convencional que
131111/0GRAFIA
165
2 Arquivokgia para Concursos -- Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo I — Conceitos Fundamentais

conhecemos. Mas existem vários outros suportes onde podemos registrar Em épocas bem distantes, o aspecto dos documentos era bem diferente de
uma informação, tais como: uma fotografia (suporte iconográfico), um mapa como é hoje. Conforme tratado pela professora Marilena Leite Paes, os arquivos
(suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo uma fotografia: eram poucos, pois o suporte da escrita era o mármore, as placas de argila, entre
a imagem obtida através de uma câmera nos transmite uma mensagem, uma outros. Só depois apareceu o papel, tornando possível a junção de arquivos de
informação; portanto é uru documento. Posteriormente daremos exemplos dos grande porte.
vários suportes existentes, quando falarmos do género documental.
Abaixo, listaremos alguns suportes da escrita (mais antigos e outros mais
recentes), para que o leitor possa identificá-los, caso caia em algum concurso
ESQUEMA MNEMÔNICO N°1:
público o assunto em questão.

Suportes da escrita (evolução)

Épocas remotas Épocas mais recentes


• mármore • papiro
• cobre
1.1. Suportes da informação • marfim • pergaminho
Antigamente, a comunicação entre os homens ocorria através de gestos. Depois, • tábuas
com a emissão de sons; posteriormente, apareceram os vocábulos. Apesar da evolução • placas ou tabletes de argila • papel
existente, observou-se o fato de que, ao serem transferirias a distâncias consideráveis,
as informações chegavam de maneira superficial a quem se destinavam. Com Falaremos mais adiante acerca dos suportes referentes às novas tecnologias
a invenção da escrita, que permitiu o registro das informações (a sua fixação/ (micrográfico, informático etc.).
perpetuação), as mensagens chegavam às pessoas de maneira muito mais confiável.
Com a proliferação dos documentos, fez-se necessário um local para guarda-los e 1.2. Órgãos de documentação
preservá-los de maneira adequada. Daí surgiram os "arquivos-. Podemos citar como órgãos de documentação os arquivos, as bibliotecas,
os museus e os centros de documentação ou informação. Daremos melhores
Como os homens se comunicavam?
detalhes sobretudo dos arquivos, fazendo uma analogia entre eles e as
bibliotecas.
linguagem gestual {mímica
1.2.1. Museu
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{
Linguagem oral -emissão de sons/vocábulos ' É Uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e
o entretenimento. Os documentos de museus são peças e objetos de valor
'Ir cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. Por serem objetos, são
Linguagem escrita { para documentar um fato (registro) caracterizados como "tridimensionais". Os museus têm finalidades cultural
e didática.
nly
Arquivo local de guarda dos documentos
Phaeuivologia para Concursos — Renato Vakntini P1 SEVIER CAMPUS Capitulo 1 — Conceitos fundamentais

1.2.2. Centro de documentação ou informação Outros termos ligados ao assunto:


Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização
para aproveitá-los com eficiéncia. Os documentos de um centro de documentação
Airquivologia r estudo, ciência e arte dos arquivos.
são, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (como
Arquivoconomia conjunto de resoluções inerentes
por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora Heloisa Liberalli Bellotto
instalação, organização e gestão dos arquivos.
"sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou conjunto de princípios e técnicas
Arquivistica
jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referendado." observadosna constituição, organização, desenvolvimento
e utilização dos arquivos.
1.2.3. Biblioteca
Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo
obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário
Arquivo
avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Esses
. documentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares. Os documentos 2. 1. Origem da palavra
-são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, como A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósitos de
impressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu público é formado pelo documentos da antiga Grécia), e esta de arché (palácios dos magistrados).
pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do
número de cortsulentes, com os mais variados perfis. latim archivum, que significava "lugar de guarda de documentos e de títulos de
Objetivo: instruir, educar. nobreza".
Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação.
origem{ arché .—p- arçheion —O. arquivo
1.2.4. Arquivo grega
Os documentos são produzidos e conservados. com fins funcionais geralmentç
em tim- / único exemplar ou em limitado número de cópias. A documentação
referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é preservada como origem 4 archivum arquivo
um conjunto e não como atividades isoladas. Logo, um documento em conjunto latina
tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter
orgânico do documento de arquivo). Os documentos são unidos pela sua 2.2. Conceito
proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia — o qual estudaremos Antigo: "Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação
mais adiante). Quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam
O arquivo é órgãotreceptor, e o seu público é formado pelospdministradores ou reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram
(produtores dos documentos) e pesquisadores. transferidos para museus e bibliotecas" (Paes, 1986, p. 4).
Objetivo: provar, testemunhar. Moderno: "É o conjunto de docUmentos oficialmente produzidos e recebidos
Processamento técnico: registro, arranjo, descrição. por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros".
(Solou Buck = ex-arquivista dos EUA)
Arquivologia para Concursos — Renato Valente-e
ELSEVIER
CAMPUS Capitulo I — Conceitos fundamentais

, DICAS DE PROVA:
2.6. Importância
a) O termo arquivo possui inúmeros significados Segundo Marilena
Leite Paes, o termo arquivo pode ser usado para designar: Enfatizamos a importância do arquivo lembrando que os trabalhos
• conjunto de documentos;
desenvolvidos em empresas ou instituições afins exigem uma forma escrita,
• móvel para guardar documentos;.
portanto é necessário a guarda e a conservação destes trabalhos para que
• local onde o acervo documental deverá ser conservado; produzam efeitos futuros.
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de
Não devemos esquecer também que a maioria das decisões são tomadas a
guardar e conservar a documentação.
partir das informações encontradas nos arquivos (correntes).
b) Características dos documentos de arquivo:

2.7. Terminologia arquivistica
produção por um governo r—> Solon Buck
• recepção J organização ou firma Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser
• acumulação (ordenada) conhecidos pelos concursandos, pois ultimamente várias bancas tem inserido
• valor probatório de fatos passados nos cone,- rsos de responsabilidade delas questões _nye:vendo exatamente
• mante-los em conjunto (organicidade documental) definições de termos arquivísticos (como dossie, acervo, arranjo, unidade
• produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida "terminologia'.
legais
Pelo exposto, daremos abaixo o conceito de alguns termos apreciados por
especialistas da área — membros da Associação dos Arquivistas Brasileiros
Comentário: Os setores de uma empresa (pública ou privada) produzem (AAB), em conjunto com alguns membros da Associação Brasileira de Normas
e recebem documentos com muita freqüência. Assim sendo, a acumulação Técnicas (ABNT):
documental é conseqüência dessa produção e recepção já mencionada. Lógico • Acervo — Conjunto dos documentos de um arquivo.
que o acúmulo deverá ser bem administrado, para não virar desordem e provocar •
a perda de documentos. Acesso — Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as
quais poderão variar em função de cláusulas restritivas.
2.3. . Finalidade principal • Anexação — É ajuntada de antecedentes.
• Antecedente — 'É o documento que se junta a outro por se tratar do
Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ mesmo assunto e da mesma pessoa.
pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da • Apensação — É a juntada de precedentes.
História.
• Arquivamento — Operação que consiste na guarda de documentos nos
2.4. Funções básicas seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de
acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.
• Guarda •
para permitir o acesso aos documentos pelos Arquivo em depósito — Conjunto de documentos colocados sob a
• Conservação consulentes guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu
• Disponibilização (função principal) acervo.
• Avaliação ou triagem — Processo de análise da documentação de
2.5. Objetivos
arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus
Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as valores probatórios, informativos e/ou históricos.
informações comidas nos mesmos. • Classificação — Na organização de arquivos correntes, significa
colocar os documentos em uma seqüência alfabética, numérica ou
Capitulo I — Concenos Fundamentais
Arquhrologia paro Comunas — Renato Valenuns ELSEV1ER CAMPUS
te •

Referência cruzada, remissiva ou referência - Liga dois ou mais


alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previatnente
assuntos correlatos (referência - ver também).
adotado arranjo).
- É a indicação de um documento em dois ou mais lugares
• Data-limite -Elemento de identificação cronológica de uma unidade
ou assunto contido em outro mais amplo (referência - ver
de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término
também).
do período abrangido.
- Quando a entrada do nome de pessoas físicas é feita através de
• Depósito - Local onde os documentos são guardados, sob custódia
1 pseudônimos, usamos a ficha remissiva ver.
de terceiros, sem que haja transferência de posse ou propriedade. Quando uma empresa é mais conhecida pela sigla ou parte do nome
-
• Descarte, eliminação ou expurgo - Destruição de documentos de sua razão social ou nome de fantasia, usamos a remissiva ver.
julgados destituídos de valor (sem valor) para guarda permanente. • Unidade de arquivamento - O menor conjunto de documentos,
• Desclassificação - Ato pelo qual a autoridade competente libera à reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.
consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. Exs.: pastas, maços ou pacotilhas.
• Destinação - Depois de se avaliar o grau de importáncia do
documento, dizer para onde o mesmo será encaminhado. Comentários sobre alguns termos:
• Dossiê - Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, 19) acervo x dossiè
inerente a um assunto especifico ou a uma determinada pessoa. Acervo - definição genérica, envolv - do toda a documentação de um
-en

[
• Instrumento de pesquisa - Meio de disseminação e recuperação da organismo ou de um arquivo.
informação utilizado pelos arquivos. Dossit - definição restrita, pois envolve um assunto específico ou
• Item documental - A menor unidade arquivística materialmente , determinada pessoa (parte do acervo).. .
indivisível. -
Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc. 29) O acesso aos documentos pode ser pleno (documentos ostensivos, ou seja,
• Legado - Doação feita por declaração de última vontade. qualquer pessoa pode consultá-los) ou limitado (documentos sigilosos,
• Marcação - aposição de marca assinalando o grau de sigilo. ou seja, somente pessoas autorizadas poderão ter acesso a eles). Por isso,
• Precedente - É o documento que se junta a outro por se tratar do a definicâo dc acesso começa com "possibilidades" de consulta, pelo fato
mesmo assunto, porém de pessoas diferentes. de que nem todas as pessoas terão acesso a certos documentos.

• Processo - Termo geralmente usado na administração pública,


designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e 39) antecedente x precedente
antecedente --à. mesmo assunto / mesma pessoa (anexação)
que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação
precedente mesmo assunto / pessoas diferentes (apensação)
administrativa ou judiciária.
• Protocolo - Denominação atribuída a setores encarregados do
4e) Os itens documentais estão contidos nas unidades de arquivamento.
recebimento, registra-distribuição e movimentação dos documentos
Ex.: um relatório (item documental) está dentro de um pacote (unidade de
em curso.
arquivamento).
- Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao
documento. 59) ver também x ver (referência cruzada, remissiva ou referência)
- Livro de registro de documentos recebidos dou expedidos. • ver também caráter complementar
• Reclassificação - alteração, pela autoridade competente, da • ver caráter exclusivo
classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos.
Aequivologia para Colmemos — Renato Vakntini
Snaiwass
FISEVIER
CAMPUS Capítulo I —Conceitos Fundamentais
o

g MitariilltiVAi.
QUESTÕES DE CONCURSOS
Dois outros termos são também muito utilizados pelos arquivistas armaze-
1. (711E/PB/2007 - Carlos Chagas) A escrita e suas variações ao longo do
namento e acondicionamento.
tempo são objeto da:
a) paleografia.
armazenamento x acondicionamento b) numismátka.
c) lingüística.
armazenamento guairda d) paleontologia.
e) heráldica.

acondicionamento embalagem (proteção aos documentos)


2. (TRE/P8/2007 - Carlos Chagas) Quanto à diplomática, é a disciplina que
estuda:
Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com freqüên- a) tratados e acordos internacionais.
cia, tendo sido, por essa razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim b) comprovantes de iithlos acadêmicos.
de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo, tais documentos foram c) a estrutura formal e a autenticidade do% documentos.
empacotados e colocados nas estantes 4".% aço. d) documentos em pergaminS) ou velino.
e) selos, timbres e assinaturas.

Qual foi a forma de acondicionamento usada?


3. (MPU/2007 - Carlos Chagas) Ao contrário das demais instituições de
Os pacotes, que servem para proteger o documento. custódia de documentos, os arquivos:
a) acumulam objetos tridimensionais representativos da cultura material de uma
Qual o local de armazenamento dos documentos empacotados? determinada sociedade.
Eles foram guardados nas estantes de aço. b) recebem documentos das entidades que cumprem a obrigação do depósito
legal.
c) redigem e instrumentalizam et:nitratos ajustados entre as pessoas, conferindo-lhes
Obs.: Em outro capitulo falaremos cietalhadamente a respeito do arquivo
fé pública.
intermediário, mencionado no exemplo acima. d) reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e legais.
e) registram a propriedade legal resultante de alterações de direito de transmissão
2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia entre pessoas físicas e jurídicas.

Diplomática — é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade


(TRE/PR/2005 - Esag) Assinale a alternativa correta.
(o docurhento é verdadeiro?) e fidedignidade (possui fé pública?),
O processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar
além da sua estrutura formal. ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica ou
• Paleografia - Técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda alfanumérica é chamada de:
a) catalogação.
a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos
lz) Indexação.
materiais (papiro, pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos (cálamo,
c) arranjo.
pena ele) para escrever. O estudo da Paleografia propicia um melhor en- d) fluxogramação.
tendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos.
5. (7:1/MA/2005 - Esag) A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos

Outras definições: próprios em área que lhes são destinados denomina-se:


— .• - b — — - a) acondicionamento.
• Heráldica — a arte cié
ou nca
i dos rasões.
b) acesso.
.• Genealogia — estudo da origem das famílias.
c) acumulação.
; Ponte: Dicionário Aurélio Buarmie de Holanda. d) armazenamento.

Arquivologia para Concursos — Renato Vaientini ELSEVIER CAMPUS Capitulo I — Conceitos Fundamentais

6. (TJ/MA/2005 - Esag) Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos 10. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) A necessidade de comunicação remonta ao homem
de: primitivo, que utilizava sistemas rudimentares simbólicos para deixar
a) armazenamento. registrados seus feitos. Com a evolução da escrita, os materiais que
b) acondicionamento. serviam de suporte também foram evoluindo. Entre os principais suportes
c) acervo. da informação mais utilizados ao longo do tempo, encontram-se:
d) acumulação. a) placa de pedra, papelão e papel.
b) placa de argila, papiro e papel.
7. (MULTIR10/2005 - João Gõulart) A alternativa que melhor conceitua uma c) placa de zinco, pano e papel.
d) placa de couro, cartão e papel.
unidade de arquivo é:
e) placa de papiro, papelão e papel.
a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo
preestabelecido. (UFRJ/2004- NCE/UFRJ) Alguns paradigmas da área arquivistica permanecem
11.
b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numa determinada ordem
ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em principio, são corroborados
ou designação. mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, "a relação
c) documento anexado a outro por assunto, com referência a pessoas diferentes. entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa
d) conjunto de informação e despachos originados por um requerimento. geneticamente" é um axioma arquivisiico que se traduz como:
a) integralidade.
8. (FURNAS/2005 -José Peludo Ferreira) 43 conjunto de documentos reunidos b) viabilidade.
por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas c) organicidade.
ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu d) simultaneidade.
valor, denomina-se: e) funcionalidade.
a) inventário.
b) arquivo. 12. (MPU/004 - Esaf) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale
c) depósito. qual das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas definições.
a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas
d) arranjo,
ou privadas, ao longo de sua existência.
e) maço.
b) acumulação ordenada de, documentos criados por uma instituição ou pessoa
no curso de sua atividadee preservados para a consecução de seus objetivos
9. (Polícia Federal/2004 - UnB/Cespe) Marque certo (C) ou errado (E). O
politicos, legais e culturais.
arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá c) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou
identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos executivo de que são parte constituinte.
arquivisticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e d) entidade administrativa responsável pela custódia, Pelo tratamento documental
museologicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes. e pela utilização dos arquivos.
1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivisticos assemelham-se aos e) edificio onde são guardados os arquivos
biblioteconâmicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos,
impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. 13. (MPU/2004 - Esaf -.com adaptação) Corpo de conceitos e métodos, com o
2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. objetivo de provar a autenticidade e a fidedignidade dos documentos. Essa
3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades definição corresponde ao conceito de:
administrativas, jurídicas, funcionais e legais. a) paleografia,
4. No processamento técnico dos acervos arquivisticos, incluem-se a identificação, b) sigilografia.
c) arquivologia.
a classificação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição.
d) filologia.
5. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivisticos são reunidos pelo
e) diplomática.
conteúdo.
6. O crescimento do acervo arquivistico resulta da acumulação dos documentos
no âmbito da instituição.
2, Capitulo

Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos


Documentos/Estágios de Evolução
dos Arquivos
9

1. Introdução --

O assunto a 5er tratado neste capítulo é um dos mais cobrados em concurso'


público. As 1- ncas organizadoras existentes adoram per-untzr sobre "a teoria
das três idades, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os
estágios de evolução dos arquivos" - a nomenclatura muda, mas o tema é um
só. São 3 as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e
permanente (assim definidos em 1973, por Jean-Jacques Valette).

[ÕIcKÕE . . . , . .
f Quanto ao grau de fieqüênaidefusoilds documentos, emos classificar -

i os arquivos em; .
correntes, intermediários e pe aflautes.

Definições

a) Arquivo corrente ou de primeira idade - guarda documentos


consultados com freqüência, devido ao seu uso funcional/adminis-
trativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos
que eles possuem valor primário.
b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - guarda documentos
que não são consultados mais com tanta freqüência, e que aguardam a
sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou
seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após
determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos
ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local
afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade
precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda
possuem valor primário.
16 prquivologia para Concursos Renato Valentia ELSEVIEK CAMPUS Ca-pitulo 2— reuna das 3 Idades/cicie Vital dos Documentos/
Série Provas e Concursos Estágios de Evolução dos Arquivos

Obs.: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentais deverá • arquivos intermediários — acesso ao documento pelo público apenas
ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de quando a sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem
direitos). ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o
c) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente documento para o referido setor.
ditos) —guarda documentos que devem ser conservadosdefirtitivamen te, • arquivo permanente — acesso liberado ao publico (não há restrições).
por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) Os documentos passam afazer parte do acervo dos arquivos permanentes,
para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor não pertencendo mais ao setor de origem do mesmo, devido ao seu valor
administrativo (vide esquema mnemônico n° 2, abaixo): secundário (ver também esquema mnemónico n° 4).

ESQUEMA MNEMONICO N°2


Cuidado: Como já vimos no capitulo anterior (terminologia arquivistica),
corrente corre —I. tramita (consulta freqüente) quando determinado conjunto de documentos é colocado em um. arquivo
pennanente, mas ainda não pertence ao seu acervo, é denominado de "arquivo
intermediário —4. transitoriedade (consulta não-freqüente)
em depósito". Isso pode ocorrer quando, em urna empresa, não existe um
permanente preservados sempre (matéria-prima da historia) arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco
consultados, ainda possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a
Obs.: Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades são complementares. Cada fim de liberar espaço nos arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo
uma delas "corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar permanente de um determinado organismo, embora continuem pertencendo
os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada." ao setor de origem, até cessar totalmente o seu valor administrativo.

Localização física 5. Transferência e recolhimento


• arquivos correntes—devem estar localizadosjunto aos órgãos produtores quando um documento passa do arquivo corrente para o interme-
(nos própnos escritórios ou próximo deles), a fim de Faciliu o acesso diário, mzemos que houve uma transferência de documentos.
aos documentos por eles mesmos (os administradores). quando um documento passa do arquivo intermediário para o
• arquivos intermediários — devem estar em locais afastados dos órgãos permanente, dizemos que houve uni recolhimento de documentos.
que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção
ser mais barata. Observações:
• arquivos permanentes — os pesquisadores são o seu principal público. a) quando não houver um arquivo intermediário na empresa, o
Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou documento passará do arquivo corrente direto ao permanente.
próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, Quando isso ocorrer, também dizemos que houve um recolhimento
a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente de documentos;
mais adequado. b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente.
Por exemplo, um processo "engavetado" há muito tempo pode ser
4- Acesso aos documentos desarquivado (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de
debate, após anos de esquecimento), tornando-se novamente muito
• arquivos correntes — acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem
consultado pela administração por algum período.
responde pelos documentos são os setores de origem.
Arquivologia para Concursos'--Reisto Valcnúni EISEVIER CAMPOS Capitulo 2 — - Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documtntos/
Estágios de Evolução dos Arquivos

Não se esqueça: As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, aio ir para um arquivo central do respectivo órgão
- produtor, onde permanecem
dormir: "vou me recolher", pois as suas atividades -naquele dia já se encerraram. Por por tempo aproximado de 5 a 10 anos. Após este tempo, os documentos são
isso, associem o arquivo permanente (a última idade, a da documentação mais an- transferidos para os arquivos intermediários, neles ficando por cerca de 20
tiga) sempre ao termo recolhimento (vide esquema mnemônico no 3, abaixo): anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário,
serão eliminados; caSo contrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes,
ESQUEMA MNEMONICO N°3
a fim de serem guardados para sempre. Geralmente, os documentos recolhidos
corrente T intermediário R permanente nesses arquivos nasceram ha 25 ou 30 anos (conforme tabela acima).
(12 idade) f (22 idade) f---> (3. idade)

7. Valor primário e valor secundário dos documentos


Nomenclatura utilizada:
T --> transferência • valor primário (ou imediato, ou administrativo) — uso dos documentos
R a recolhimento pelo Órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação.
• valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) — uso
Obs.: Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se
recolhidos para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O
deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, mis procedimentos documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação.
são reali±ados por causa da "freqüência de uso dos documentos' e não
Comentário:
em função do seu valor.
Os documentos relacionados à origem-e aos objetivos da instituição possuem
valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.
6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos
Obs.: No capitulo referente. à avaliação e destina ça o de documentos,
Arquivos Anos voltaremos a falar sobre a valoração dos documentos.
correntes (setoriais) 1 ano
gerais ou centrais (continuação da idade 5 a 10 anos 'DICA DE PROVA:
corrente) As bancas organizadoras dos vários concursos públicos costumam elaborar
intermediários • 20 anos questões mencionando os termos "valor primário dou secundário" dos documentos.
permanentes (tempo de existência do 25 ou 30 anos, a contar da data de sua Já sabemos que os documentos que estão nos arquivos correntes e intermediários
documento, e não de sua guarda) produção ou do fini de seu tramite possuem valor primário e os que estão nos arquivos permanentes possuem
valor secundário. Portanto, co- ncursandos, caso caia valor primário — pensem
Fonte: &nono 2004 imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair valor secundário — associem
no ato aos arquivos de 32 idade (vide esquema mnemônico n 2
4, abaixo):
Comentário:
Os documentos de arquivo são acumulados nos respectivos setores (órgãos ESQUEMA MNEMONICO N°4
produtores) com unia freqüência constante. Novos documentos são produzidos/ arquivo corrente — valor primário
recebidos quase que diariamente. Depois de um certo tempo (em tomo de 1 ano), arquivo intermediário — valor primário
os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço para guardar um número arquivo permanente — valor secundário
maior de documentos. Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados
20 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER
CAMPUS Capitulo — Tzona das idades/Ciclo Vital dos Documentos/
Estaglos de Evolução dos Arquivos

Por exemplo, se cair em uma prova a seguinte afirmação: "Os documentos de Comentários sobre alguns termos:
valor secundário são arquivados definitivamente nos arquivos intermediários." 10) Alguns termos pouco são usados no Brasil: "Records Centers" — Centros
Certa ou errada? Afirmação errada, porque valor secundário é valor permanente Intermediários de Documentos, corno é conhecido o arquivo intermediário
(arquivos permanentes). Logo, após determinado tempo, os documentos de nos EUA e Canadá; Limbo, na Grã-Bretanha; Purgatório, nos Estados
valor secundário serão recolhidos em definitivo aos arquivos permanentes. Unidos da América.
22 ) Núcleos de arquivo são os arquivos setoriais, ou seja, os arquivos
descentralizados, onde os documentos são consultados com freqüência.
8. Termos associados às idades dos arquivos
3Q) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso — associados
Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e aos arquivos correntes devido à finalidade dos arquivos (funcional,
permanentes. Por exemplo, os arquivos administrativos são associados aos administrativa, imediata), com documentos consultados constantemente,
correntes, os pré-arquivos aos intermediários e os arquivos históricos aos como já sabemos, estando ou não em movimentação (tramitando).
permanentes. Nos diversos concursos têm caído essas associações, corno no 40 ) Pré-arquivo — termo originário dá França (Préarchivage); ligado ao
último concurso para a Transpetro (banca: Fundação Cesgranrio), realizado arquivo intermediário, vem antes dos arquivos propriamente ditos — os
permanentes.
em março de 2006. quando abordaram o assunto 'teoria das 3 idades" em uma
das-questões, mencionando os seguintes termos: arquivo ativo e arquivo morto. 5°) Os termos associados aos arquivos intermediários devem-se ao fato de
os documentos estarem nesta idade aguardando a sua destinação final.
Para o candidato ter melhores possibilidades de acertar a questão, basta saber
Dai a sua característica: transitoriedade. Além disso, também o uso não
que o ativo está ligado ao corrente, e o morto, ao permanente. Dessa forma,
mais freqüente dos documentos. Exemplo da diminuição gradativa da
a questão torna-se fácil, desde que o concursando domine tal tema abordado.
freqüência esta explicitamente no termo: semi-ativo. Um documento,
Abaixo, apresentaremos uma tabela englobando praticamente todos os termos
quando toma-se semi-ativo, senão tiver valor secundário, será eliminado;
associados aos estágios de evolução dos arquivos, enriquecendo, em seguida, caso contrário, será recolhido ao arquivo permanente.
com comentários sobre alguns deles, a fim de uni melhor entendimento do 60) Os termos associados aos arquivos permanentes estão intimamente
concursando
relacionados com a "ultima idade" —por exemplo definitivo, final; também
estão ligados ao valor ;ecunclário (fonte de pesquisa e informação' do
DICA DE PROVA: documento — por exemplo histórico.
corrente 70) O termo arquivo morto costuma cair muito em prova. Este termo
intermediário permanente
popularizou-se e é muito utilizado até nas grandes empresas. Caso caia, é
I idade 2a idade 3' idade só pensar nos arquivos permanentes.
setoríal pré-arquivo histórico Comentário: Os profissionais da área arquivtstica não utilizam o term.°
administrativo records centers de custódia "arquivo morto", pois e inadequado, uma vez que os documentos de valor
ativo semi-ativo passivo secundário devem ser preservados em caráter definitivo, devido ao seu
vivo limbo morto valor histórico, probatório e informativo, como já vimos anteriormente.
de movimento purgatório estático Representam a matéria-prima da história, sendo muito importantes (não
em curso temporário definitivo devem ser descartados), podendo ser consultados pelos pesquisadores/
núcleos de arquivo transitório final administradores a qualquer tempo, em face de seu uso cientifico, social
e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas é arquivo permanente ou
histórico, pois morto dá idéia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria
ilógico guardar documentos irrelevantes.

Arquivologia para Concursos — Penam ELSEVIER


CAMPOS Capitulo 2 — Teoria das 3 Idades/Ciclo VIU dos Dociimentost
EstSgios de Evolução dos iriirquivus

8Q) Os arquivos intermediários só devem ser criados caso fique comprovada 16. (Fiocruz/2006 -José Pegado Ferreira) O ciclo vital dos documentos compreende
as idades:
a importância deles no ciclo documental. Geralmente, existem em
a) temporária, intermediária, permanente.
âmbito governamental (público), pois documentos oficiais há em grande b) corrente, intermediária, permanente.
quantidade, além de estarem dispersos fisicamente. Quanto à documentação c) administrativa, temporária, permanente,
de natureza privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massa d) administrativa, intermediária, permanènte,
e) corrente, temporária, permanente.
documental preocupam-se em construir pré-arquivos. Quando ocorre
a passagem dos documentos da idade corrente para a segunda idade. o 17. (Fiocruz/2006 - José Pelúcio Ferreira) A passagem dos documentos
arquivista irá conferir a documentação transferido, providenciando, em correntes para os arquivos intermediários denomina-se:
a) recolhimento.
seguida, medidas de conservação e restauro dos documentos. A classificação
b) arranjo.
proveniente dos arquivos correntes será mantida. c) transferência.
Os coordenadores dos depósitos de guarda intermediária devem: d) destinação.
e) arquivamento.
atender às solicitações feitas pelos Órgãos produtores;
aplicar as tabr; as de temporalidade, a fim de selecionar os documentos 18. (TRE/Sr. 2005 - Carlos Chagas) Os documentos Je arquivo de uma
para eliminação ou recolhimento; instituição são produzidos com uni determinado objetivo e, para tanto,
administrar as transferências de novos documentos para o seu arquivo, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição
para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem
assim como o recolhimento de documentos de valor secundário para
arquivados. Essa descrição refere-se a um arquivo em sua fase:
o arquivo definitivo. a) pública.
b) administrativa.
A criação dos limbos deve-se, principalmente, à economia de espaço, pessoal,
,C) permanente.
equipamento e tempo. Com o propósito de se evitar a multiplicação de depósitos d) corrente.
e manter a politica arquivistica obedecendo a um padrão predeterminado, o e) privada.
arquivo intermediário deverá ser subordinado ao arquivo permanente.
19. (BNDES/2006 - Cesgranrio) 'A teoria arquivistica apresenta as três idades
dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados
os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é
QUESTÕES DE CONCURSOS a:
14. (TRE/PB/2007 - Carlos Chagas) O valor mediato, quando atribuído aos a) permanente.
documentos de arquivo, equivale ao valor: b) corrente.
a) primário. ce probatório. c) especializada,
b) fiscal, e) secundário. d) empresarial.
c) legal. e) pública.

15. (Fiocruz/2006 - José Peitado Ferreira) São considerados documentos 20. (Agência Nacional de Petráleo/2005 - Cesgranrio) Assinale a afirmativa
intermediários: correta a respeito dos tipos de arquivo:
a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que
consultas freqüentes. deixaram de ser consultados.
b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados b) Denomina-se "arquivo em depósito" o conjunto de documentos colocados sob
definitivamente. a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam a seu acervo.
c) os produzidos ou recebidos por pessoas fisicas ou jurídicas. e) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições
d) os de interesse público ou social. governamentais e empresas em geral é chamado "arquivo público".
e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação d) Arquivos intermediários são aqueles constiluiclos de documentos de uso
ou recolhimento para guarda permanente. • freqüente mas que não são conservados nas repartições que os receberam ou
produziram.


Arcpritrologia para Concursos -- Renato Valenrini EESEVIER CAMPUS Capítulo 2 —Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/
24 25'
Estágios de Evolução dos Arquivos

25. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) Assegurar a preservação dos documentos que não


21. (CVM/2005 - NCE/UFRD O ciclo vital dos documentos administrativos
compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando
a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento
durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos interme- o
definitivo é a função principal do arquivo:
diários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de
a) onomástico,
validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo
b) permanente.
produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados
c) especializado.
definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por
d) intermediário.
sua localização física. RorMnto, os arquivos de primeira e segunda idades
e) estratégico.
devem estar localizados, respectivamente:
a) fora da cidade, arquivo nacional. 26. (ENDE5/2004 - Cesgranrio) Classifique como verdadeira (V) ou falsa
(E)
b) próximo ao corrente, lugar descentralizado. cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo:
c) acima da estrutura, área de segurança. ( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda
d) em torno da capital, perto do centro. às suas necessidades especificas.
e) junto ao produtor, local afastado. ( 1 Os arquivos podem passar por três estágios cie evolução, que não
são complementares.
22. (Multirio/2005 - João Goulart) De acordo com a nomenclatura arquivística, ( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de
a teoria das três idades está cronologicamente classificada em: acordo com a idade do arquivo.
a) intermediária, corrente e permanente. ( ) Embora o termo "arquivo" seja usado em referência a qualquer uma
b) corrente, intermediária e permanente. das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira
idade.
c) corrente, permanente e intermediária.
A ordem correta é:
d) permanente, intermediária e corrente.
a) V - V- F - V.
b) V-V-F-E
23. (Secretaria de Administração do estado de Tocantins/2004 - Cesgranrio)
c) V- F - V - V.
Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.
d) F-F-V-F.
a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade e) F-V-F-V,
ou intermediário e de terceira idade ou permanente.
b) Os documentos e papéis que são consultados com menos freqüência devem ser 27. (BNDES/2004 - Cesgranrio) Assinale a afirmativa cc. eta a respeito de
arquivados em separado daqueles de uso continuo, arquivos intermediários:
c) 1 Os documentos em curso ou de uso freqüente devem ser consenados na sede a) Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios.
das empresas que os produziram ou em dependências próximas. h) Devem disponibilizar seus documentos para consultas freqüentes.
d) De acordo com a freqüência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, c) São também chamados de "limbo", "purgatório" ou "arquivo morto".
e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente.
documentos. e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos
e) Devem ser destruidos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou consultados.
que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.
28. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ - com adaptações) É possível relacionar a vida

24. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) Constituídos de documentos em curso como plano do documento com a vida do ser humano. Nesse sentido, o ciclo de vida
de partida ou prosseguimento de.planos para fins de controle ou tomada dos documentos de arquivo forma o pano de fundo no qual se apóiam as
intervenções arquivisticaS e é composto por:
de decisões das administrações são os arquivos:
a) 1 período
a) correntes.
b) 2 períodos.
b) intermediários.
c) 3 períodos.
c) permanentes.
d) 4 períodos,
d) sigilosos.
e) 5 períodos,
e) secretos.

Arquivologia para Concursos - Rtnntó VaIcniini EISEviER


26

NCE/UFRJ) O entendimento sobre a vida funcional ativa de


29- (LJERJ/2004 -
uma pessoa em uma instituição está contido no dossiê desta pessoa, com
informações sobre: contratação, avaliação, promoção, formação, remune-
ração etc. Assim, a qualidade de um documento baseado nas utilizações
Capitulo 3
imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores pode ser
definida como valor:
Classificação dos Arquivos
a) subsidiário.
b) quaternário.
e dos Documentos
c) terciário.
d) secundário.
e) primário.

30. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos


Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a 1985, formam um
. Classificação dos arquivos
conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente
no arquivo: I .1. Introdução
a) especial.
h) especializado. Os arquivos possuem inúmeras caractenSticas. Espelhando-se nelas, com base
c) permanente.
na obra da professora Marilena Leite Paes, podemos classifica-los de acordo com:
d) corrente.
e) juridico.
- as entidades mantenedoras;
- os estágios de sua evolução;
31. (MPU/2004 — Esaf) Os documentos de segunda idade são aqueles: - a extensão de sua atuação; .
a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento.
- a natureza dos documentos.
b) que se conservam junto aos ôrgãos produtores em razão da Freqüência com que
são consultados.
c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação Obs.: Os estágios de evolução.dos arquivos (as 3 idades ou os 3 ciclos vitais)
final.
cl) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao já foram objeto de análise minuciosa no capitulo anterior,
público.
e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. DitA DE PROVA:.
QUantO à entidade Produtora, os arquivos são classificados em:
32. (MPU/2004 - Etat) Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição
de prazos de guarda de documentos de arquivo, é correto afirmar que: • públicos
a) se relaciona ao valor secundário. • Privados
b) ocorre durante a vigência do documento
c) se cumpre no arquivo corrente.
d) pressupõe a garantia de direitos. Comentário: De acordo com o artigo 71i da Lei rir 8.159. de 8 de janeiro de 1991,
e) se define durante a tramitação. que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (que será objeto
de análiseem outro capítulo), "os arquivos públicos Sàf., osconjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas
funções administrativas, legislativas e judiciárias'. O parágrafo Jo da referida Lei
complementa: "são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades".

ELSEVIER Capitulo 3 — Classificação dos Arquivos e dos Documentos
Arquivologia para Concursos— Renato Valensin CAMPIJS
28

Exemplos de arquivos públicos: Não se esqueça:


Arquivos descentralizados - documentos em diversos locais.
• Arquivo Nacional (Federal);
Exemplo: arquivos setoriais.
• Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.

Arquivos centralizados - documentos concentrados em um determinado


Em consonância com o artigo li da Lei citada anteriormente "consideram-se
local.
arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por Exemplo: arquivo central, arquivo intermediário.
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades."
Exemplos de arquivos privados: 1.1.3. Natureza dos documentos
• Arquivos pessoais;
• Arquivos especiais - custodiam documentos de formas físicas distintas,
• Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.);
que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicio-
• Arquivos comerciais (de empresas), entre outros. namento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos
Moucos.
1.1.1. Entidades mantenedoras Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom
Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, etc;
os arquivos gerados podem ser: • Especializados - custodiam documentos procedentes da experiência
Públicos - em âmbitos Federal. Estadual ou Municipal; do homem em um campo específico, não importando a forma física

Institucionais - escolas, igrejas, associações, entidades sem fins apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente,

como "arquivos técnicos".
lucrativos;
Exs.: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares
• Comerciais - corporações, firmas;
etc.
• Familiares ou Pessoais.

1 .2. xtensão de sua atuação (abrangência) 2. Classificação dos documentos

• Setoriais - são os localizados junto aos orgãos operacionais, devido ao 2.1. Introdução
grande numero de consulta aos documentos armazenados pelos diversos Assim como os arquivos, os documentos também possuem características
setores. Esses arquivos setoriais são, como já foi dito no capítulo anterior, diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classifica-los de acordo com:
descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito consultados, • o gênero;
tais arquivos são considerados correntes_ Os arquivos setoriais podem • a espécie;
descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico • a natureza do assunto.
para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.
Centrais ou, Gerais - como o próprio nome sugere, esses arquivos 2.1.1. Gênero
centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem Os documentos O género dos documentos está ligado à maneira de representa-los, de acordo
oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição. com os seus diversos suportes. São eles:
Eles servem para atenuar um pouco o problema de espaço existente nos • textuais - manuscritos, datilografados ou impressos.
órgãos que fazem parte dessa estrutura organizacional, pois sabemos que • cartográficos - documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados
os documentos são produzidos e recebidos com bastante freqüência na la às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.
idade, tendendo a se acumularem, nos setores com o passar do tempo. Exemplos: mapas, plantas e perfis.
Arquivologia para Concursos --- Rrnattl Valeta CAMPUS capítulo 3— Classificação dos Arquivos e dos DOCUrtlefltOS
30 EISEVIER

• iconograficos — documentos com imagens estáticas. 2.1.2. Espécie


ri;
Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, A espécie dos documentos esta ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos
litogravuras (litografias), cartazes, cartões postais, estampas, dia- que dão origem ás espécies, além da maneira de se registrar as informações nos
positivos (slides), partituras documentos (como estão dispostas). De acordo com Heloisa Bellotto, são eles:
• fihnograficos — (10CUMICTIMS com imagens hn movimento. atos normativos— ditam regras é normas expedidas por autoridades
Exemplos: filmes, fitas viclemnagneticas. administrativas (de cumprimento obrigatório).
• sonoros — documentos com registros fonográ ricos. Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias.
Exemplos: discos, fitas audiomagnetiats. • atos enunciativos — emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo
• micrograficos — documentos ligados à microfilmagem de documentos assunto. Exemplos: pareceres, votos, relatórios.
(assunto a ser tratado em outro capitulo). • atos de assentamento — formados por registros, firmando fatos ou
Exemplos: rolos. microfichas, jaquetas, cartões-janela. ocorrências.
• informático — documentos ligados ao computador. Exemplos: atas, autos de infração, termos.
Exemplos: disouetes, discos rígidos, discos ópticos. • atos comprobatórios — comprovam assentamentos, decisões,
apontamentos.
Exemplos: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas.
Comentários:
• atos de ajuste — representam acordos firmados (entre duas ou mais
A documentação textual é mensurada em metros lineares. Os documentos
partes). São representados pelos documentos pactuais.
pertencentes a outros gêneros são quantificados em unidades.
Exemplos: convênios, contratos, ajustes.
22) De acordo com o Professor Aurélio &arque de Holanda, o termo audiovisual
Atenção: um contrato de "prestação de serviços" é exemplo de
"diz-se dos sistemas, meios ou veículos de comunicação, ou de mensagens,
tipo documental, porque a. espécie documental se divide em tipo
que atingem o indivíduo através da vista e da audição, ou da imagem e do
documental.
som". Da-nos ainda um outro significado: "diz-se do meio pedagógico em que
Logo, um contrato é . exemplo de "espécie documental". Quando
se lança mão do som e da imagem por meio de livros, filmes, discos etc.'
especificamos o contrato (prestação de serviços), como já foi dito
Logo, um filme (género filmográfico — termo específico) pode ser
anteriormente, temos um exemplo de "tipo documental".
considerado também do "gênero audiovisual — termo genérico". Lógico • atos de correspondência — são criados com o pitmosito de os atos
que em uma prova daremos sempre preferência pelo termo mais normativos serem executados.
especifico. Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações,
32) As bancas organizadoras dos concursos não vão perguntar ao candidato ofícios, cartas.
o que é uma fotografia ou um disco, mas sim o gênero a que pertencem
esses documentos (iconografico e sonoro, respectivamente). 2.1.3. Natureza do assunto
42 ) O gênero se divide em espécie documental; a espécie se divide em tipo
Quanto á natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados
documental, assunto a ser visto em seguida.
como:
52 ) De acordo com a Professora Heloísa Bellotto, espécie documental é a • Ostensivos ou Ordinários — Qualquer pessoa pode consultar o
"configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
documento (a sua divulgação não prejudica a instituição).
natureza das informações nele contidas". Tipo documental é definido por • Sigilosos — Tais documentos são limitados a um número restrito de
Bellotto como "configuração que assume a espécie documental de acordo pessoas. Por essa razão, devem scr adotadas medidas especiais de
com a atividade que a gerou". salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.
Capitulo 3— Classificação dos Arquivos e dos Documentos
Arquivologia para Concursos —Renato Valentini ELSEVIER CANIFA IS

Veremos, abaixo, o Decreto n04.553/2002, referente a medidas de segurança


DICA DE PROVA:
dos documentos e materiais sigilosos de interesse da sociedade e do Estado. fl
o
Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:
Em seguida, comentaremos alguns artigos.
• ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
Prazos de duração da classificação dos documentos:
DECRETO N2 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.
• ultra-secreto — máximo de 30 anos; Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segu-
• secreto — máximo de 20 anos; rança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.
• confidencial — máximo de 10 anos;
• reservado — máximo de 5 anos.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lheconfere o art.84, incisos IV e VI, alinea"a",
(vide esquema mnemônico n2 5). da Constituição, e tendo em vista o disposto no an. 23 da Lei id 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:
De acordo com o Decreto Federal n°4.553, de 27 de dezembro de 2002 (inerente
a, documentação de caráter sigiloso), que será reproduzido neste capítulo, diz o CAPITULO I
artigo 70, parágrafo único: "0,-; prazos de classificação poderão ser prorrogados unia DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
vez, por•igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade Art. P. Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos,
hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria." bem como das áreas e instalações onde tramitam.
Art. 2°. São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações
ESQUEMA MNEMÓNICO N0 5: cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do
grau de sigilo anos / prorrogação acesso indevido Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da
Ultra-secreto máximo de 30 anos / -1- 30 acarreta dano honra e da imagem das pessoas,
excepcionalmente grave Parágrafo (mico. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.
â segurança da Art. 3°. A produção, manuseio, consultamansmissão, manutenção e guarda de dados ou informações
sociedade e do estado sigilosos observarão medidas especiais de segurança.
Secreto máximo de 20 anos! + 20 acarreta dano grave Parágrafo único. Toda autoridade responiavel pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará
à segurança da
para que ri nesse.— sob suas ordens conheça integralmente as medidas de :egurd estabelecidas, zelando
sociedade e do ectado pelo seu fiel cumprimento.
Confidencial máximo de 10 anos! + 10 acarreta dano Art. 4°. Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:
à segurança da I — autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem
sociedade e do estado
quanto no destino;
Reservado máximo de 5 anos! + 5 revelação não autorizada II —classificação:atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento,
de dados ou informações
material, área ou instalação; •
podem comprometer
III — comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado;
planos, operações ou IV — credencial de segurança: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada
Objetivos neles previstos
pessoa a ter acesso a dados ou inforrdações em diferentes graus de sigilo;
ou referidos V — desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classifi-
cação, tornando ostensivos dados ou informações;
Por exemplo: Um documento classificado como reservado, com prazo VI — disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações;
máximo de sigilo estipulado em 5 anos, poderá ser prorrogado pela autoridade VII — grau de sigilo: gradação atribuida a dados, informações, área ou instalação considerados sigilosos
responsável pela sua classificação por quanto tempo? em decorrência de sua natureza ou conteúdo;
Por mais:5 anos, uma única vez.
34 Arquivolagia para Concursos — Rimai° Valentini El SEVIER Capitulo 3 — Classificação dos Arquivos e aos Documentos
CAMPUS

VIII — integridade: incolumidade de dados ou informações na origem, no trânsito ou no destino; § 42. São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada
IX — investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.
dr. concessão de credencial de segurança; Art. 62. A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades:
X — legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e 1— Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto n°5.301, de 2004)
fidedignos tanto na origem quanto no destino; 11— Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto n°5,301, de 2004)
XI — marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo; III — Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, (Redação dada pelo Deaeto n° 5301, de 2004)
XII — medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, IV — Comandantes da Marinha, do Exercito e da Aeronáutica; e (Redação dada pelo Decreto n°5.30!, de 2004)
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam prevenir, V — Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. (Incluído pelo Decreto n°5.301.
detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações; de 2004)
XIII — necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego § Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável
ou atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a a agente público em missão no exterior. (Incluido pelo Decreto n° 53O!, de 2004)
dados ou informações sigilosos; §22. Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo
XIV — ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado; único pelo Decreto n°5301, de 2004)
XV — reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área I —secreto: as autoridades que exerçam funçt,— de di, eção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo
com regulamentação especifica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e (Redação
ou instalação sigilosos;
XVI — sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não- dada pelo Decreto n" 5301, de 2004)
II — confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada
autorizada; e
órgão ou entidade da Administração Publica Federal. (Redação dada pelo Decreto n°530!. de 2004)
XVII — visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional, em área sigilosa.
Art. P. Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de
produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto n°5301, de 2004)
(APMULO II
I — ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo Decreto n°5.301, de 2004)
DO SIGILO E DA SEGURANÇA
11 — secreto: máximo de vinte anos; (Redação dada pelo Decreto n°5.301, de 2004)
Seção 1
III — confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo Decreto n°5.301, de 2004)
Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo
IV — reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo Decreto n' 5.301, de 2004)
Art. 5°. Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e
Parágrafo (mico. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela
reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.
autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para
§ 12. São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à dispor sobre a matéria. (Incluído pelo Decreto 5301, de 2004)
soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais
do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional Seção II
e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente Da Reclassificação e da Desclassificação
grave à segurança da sociedade e do Estado. Art. E0. Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassifi-
§ 2'. São passíveis de classificação como setretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, cados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação.
instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplo- Are. 92. Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a autoridade responsável pela classificação ou
máticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da
não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. segurança da sociedade e da Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de redassificação
§ 32. São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos,
Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja renlação não-autorizada possa frustrar Parágrafo único. Na recfassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do
seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. dado ou informação. (Redação dada pelo Decreto n° 5.301, de 2004)
Capitulo 3 — Cla ssiíica áo dos ?Arquivos e dos Documentos
36 Arquivologia paya Concursos Renato Valenth ELSEVIER CAMPUS

Art. 10.4 desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado será automática Seção II

após transcorridos os prazos previstos nos incisos1,11,111e IV do art.P, salvo no caso de sua prorrogação, quando Do Documento Sigiloso Controlado

então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo. (Redação dada pelo Decreto n° 5301, de 2004) Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua importância, requer medidas adicionais
Art. II. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão de controle, incluindo:
encaminhados à instituição arquivistica pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, I — identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios, quando da difusão;
entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso. II lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico;
Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, III— lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade
probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados. receptores; e
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá IV — lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou
constar das capas, se houver, e da primeira página.
guarda.
Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os
CAPÍTULO III
modelos constantes dos Anexos 1 e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.
DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS
Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado DK, desde sua classificação ou
Seção 1
reclassificação.
Dos Procedimentos para Classificação de Documentos
Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior compe-
Art. 3. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso
tente para dispor sobre o assunto, o disposto no aput pode-se arar aos demais graus de sigilo.
podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Seção III
Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída
ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. Da Marcação

Art. 15. 4 publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de An. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento

expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo. e nas capas, se houver.
A:t. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos § 12. As páginas serão numeradas seguidamente. devendo cada uma conter, também, indicação do lota:
serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou de páginas que compõem o documento.
negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las. § O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão "Documento
Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, Sigiloso Controlado (05C)" e o respectivo número de controle.
mediante consentimento expresso: Art. 21. A marcação em extratos de documentos, rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao
I — da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; prescrito no an. 20.
o —da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras
o assunto, para documentos secretos; e
imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Adminis-
III — da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade hierarquicamente superior competente
tração Publica.
para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente Art. 23.0s meios de armazenamento de dados ou informações sigilosos serão marcados com a classificação
vedado no próprio documento.
devida em local adequado.
Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles
Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros,
atribuídos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgação.
magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações.
Capitulo 3 -- Classificação dos Arquivos e dos Documentos
38 Arquivologia para Concursos— RrnatoVivcnrini ELSEVIER CAMPUS

Seção IV Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança,
rt, Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos conforme regulamento.
o
o Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: I°. Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura
I — serão acondicionados em envelopes duplos; que ofereça segurança equivalente ou superior.
II — no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; 2°. Na impossibilidade de se adotar o disposto no 4'• V, os documentos ultra-secretos deverão ser
III — no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem mantidos sob guarda armada.
identificados logo que removido o envelope externo; Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus
IV — o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade.
remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e Parágrafo único, Aplica-se o disposto neste artigo aos résponsáveis pela guarda ou custódia de material
li — sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra sigiloso.
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.
Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoal- Seção yi
mente, por agente publico ar,rizado, sendo vedada a sua pastagem. Da Reprodução
Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só Art. 32. A repredução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento
será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, original.
em atendimento ao principio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e I°. A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização
do Estado. expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor
Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço sobre o assunto.
postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o 2°. Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão -a que se
caso, mala diplomática. refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público.
Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, 3'. Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu
desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme estado de conservação, desde que necessário corno prova em juízo.
previsto no art. 42. Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a
eliminação de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam
Seção V dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.
Do Registro, da Tramitação e da Guarda Art. 34, Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento sigiloso for
ArL 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos: efetuada em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá ser acompanhada
I — verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do
na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual documento, observado o disposto no art. 33.
informará imediatamente ao remetente; e
II — proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação. Seção VII
Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação
competente hierarquicamente superior. Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:
Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indicio I — analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua
de violação ou adulteração do documento. atuação;

40 Arquivologia para Concursos — Renato Valentim ELSEVIER Capitulo 3 Classificação dos FoquÉvos e dos Documentos
CANAPUS

5EAOld al
II — propor, á autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior compe- CAPITULO V
tente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. P; DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
III — propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior compe- Art. Il. A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de sistemas de informação será feita
tente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.
com o disposto no art. 9 deste Decreto; An. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44,os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos
IV — determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão, antecipadamente, ser
guarda permanente; e submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.
V —autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e
Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá entidades publica e instituições de caráter publico.
ser subdividida em subcomissões. Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo não podem ser desfigu- Art. 44. Aplicarn-se aos programas. aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as
rados ou destruidos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes
em vigor. procedimentos:
I — realização de vistorias periódicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações
CAPÍTULO IV criptográficas;
DO ACESSO — manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente;
Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter III — designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário;
público é admitido: IV — comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa
1—ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, à legitimidade e à disponibilidade de dados
v de conhece-los; e ou informações criptogralados; e
II —ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo V — identificação de indicias de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou rece-
: ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. bimento de dados e informações criptografados.
§ Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às Parágrafo único. tis dados e informações sigilosos, constantes de documente promn.ido em meio eletrônico,
sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos. serão assinados e uiptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de
§ P. Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
também passem a ter grau de sigilo idêntico. Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo
§ 39. Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que ultra-secreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e logicamente
previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. isoladas de qualquer outra.
Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que sobrescreva as informações arma-
é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser zenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição
limitada no tempo. física por incineração dos dispositivos de armazenamento.
Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o capta deste artigo classifica-se nas categorias Art. 47.0s equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo secreto,
de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia
An. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros paises e segurança adequados a proteção dos documentos.
atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 48.0 armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis
Art. 40 A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada. que podem ser guardadas com maior facilidade.
42 Arquiyologia para Concursos — Renato Valentin EISEVIER CAMPUS Capitulo 3 - dos qu dos Documeotos

CAPÍTULO VI Seção O
DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS Do Transporte

Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que Art. 56. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsa-
bilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo.
contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5.
§ P. O material sigiloso poddrá ser transportado por empresas para tal fim contratadas.
Are. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção
§2°. As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos
de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas
prévios, por meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de responsabilidade da empresa contratada.
sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a
Art. SI. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais expedição de documentos sigilosos.
dos órgãos, entidades ou instituições interessados. Art. 58. A critério da autoridade competente, poderão ser empregados guardas armados, civis ou militares,
Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o particular que para o transporte de material sigiloso.
oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho consi-
CAPÍTULO vIll
derado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado,
DOS ( NTRPOS
Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de de-
CAPITULO VII
senhos, plantas, materiais, dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos:
DO MATERIAL SIGILOSO
I — o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de
Seção 1 manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e
Das Generalidades II — o estabelecimento de cláusulas prevendo a:
Art. Si O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto ou programa de pesquisa, que a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de segurança não estipulada por
julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em deeorréncia de aperfei- ocasião da sua assinatura;

çoamento, prova, produção ou aquisição, deverá providenciar para que lhe seja atribuido o grau de sigilo b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução;
c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas, no âmbito das atividades sob
adequado.
seu controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado;
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de Órgão ou entidade públicos ou de instituições
d) identificação, para fins de concessão de credencial de segurança, das pessoas que, em nome do contratado,
de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada, para fins
terão acesso a material, dados e informações sigilosos; e
de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional. e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado, no todo ou em parte.
Art, 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas e Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às instituições de caráter público, a que os contratantes
trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou emprego estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias
de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou
salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. em curso de fabricação em suas instalações.

Ari 54. Todosos modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos
CAPÍTULO IX
e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou locação,
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.
Art. 61.0 disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação e sistema de inlormação cujo sigilo
Art. 55. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material
seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
somente serão fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. Art. 67. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de
Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento ás pessoas físicas manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham
e jurídicas interessadas dos dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas. acesso a dados ou informações sigilosos.

44 Acquivologia para Concursos — Renato ale rn EISEVIER CAMPUS Capitulo 3 — Classificaçáo dos Puouivos e dos Documentos

oo Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, ANEXO II
não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS
cargo, função ou emprego público. SIGILOSOS CONTROLADOS N°
Are 63.0s agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações Aos dias do mês de do ano de dois mil e
ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em no , o Senhor
razão do oficio, e ao seu código de ética especifico, sem prejuízo de sanções penais.

Art. 64.0s órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público promoverão o treinamento, a ca- substituído, e o Senhor
pacitação, a reciclagem co aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda substituto, para conferir os documentos sigilosos controlados, produzidos
de documentos, materiais, áreas, instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa. e recebidos pelo
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto então sob a custódia do primeiro, constante do
fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo.
Inventário n° , anexo ao presente Termo de Transferência, os quais, nesta data, passam
Art. 66. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que possível. o critério menos restritivo para a custódia do segundo.
possível.
Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peças constantes do Inventário, foram elas
Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal serão expedidas instruções comple-
julgadas conforme (ou com as seguintes alterações), sendo, para constar, lavrado o presente Termo de
mentares, que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto.
Transferência, em três vias, assinadas e datadas pelo substituído e pelo substituto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da data de sua publicação.
de de
Art. 69. Ficam revogados os Decretos n2 2.134, de 24 de janeiro de 1991, 2.910, de 29 de dezembro de
1998, e 4.497, de Ide dezembro de 2002.

Brasília,?? de dezembro de 2002; 181° da Independência e 114° da República.


FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Comentários sobre o Decreto MI 4.553, de 27 de dezembro de 2002:
Pedro Parente São 69 artigos. Para facilitar a vida dos cone ursandos, mostraremos, a seguir,
Alberto Mendes Cardoso os artigos que mais caem em prova. Importante ressaltar que todo o Decreto
...ste texto não substitui o publicado no 0.0.11. de 30.12.2002 deve ser estudado, para os candida..,s não serem pegos de surpresa caso
apareça algum artigo nunca antes cobrado em concurso.
Obs.: O Decreto 05.301, de 9 de dezembro de 2004, deu nova redação a determinados artigos, parágrafos
e incisos do Decreto ng 4.553/2002, assim como renumerou outros e incluiu alguns. • Art. 2P — Já caiu em prova. Define dados ou informações considerados
"sigilosos", aqueles ligados à segurança da sociedade e do Estado, como
ANEXO I também os inerentes à vida privada das pessoas.
TERMO DE INVENTÁRIO DE DOCUMENTOS • Art. 4c' — Tem 17 incisos. São várias definições ligadas à documentação
SIGILOSOS CONTROLADOS N° sigilosa. Algumas delas já caíram em prova, como classificação,
Inventário dos documentos sigilosos controlados pelo desclassificação e reclassificação. Portanto, é bom o candidato dar uma
lida Com atenção nesses conceitos.
de • Art. 5.0 e paragrafos respectivos — Fala sobre os graus de sigilo: ultra-
secreto, secreto, confidencial e reservado, mencionando quais os dados
Testemunhas: ou informações passíveis de serem classificados em um desses graus.
Por exemplo: dados referentes às relações internacionais do país seriam
classificados como "ultra-secretos".

I Arquivologia para Concursos .enato Valcntun ELSEVIER


46 Capitulo 3 — Classificação dos Atnuivus e dos Documentos
CAMPUS

Art. 6Q, incisos e parágrafos respectivos — Diz quem são as autoridades Arts. 25 c 26 — Diz corno é feita a expedição da documentação sigilosa.
competentes para classificar os documentos nos diversificados graus de
Já caiu uma questão envolvendo esses artigos, em um concurso realizado
sigilo existentes. em 2006, para a Agência Nacional de Cinema (ANCINE), concurso este
organizado pela banca UnB/Cespe. Tal item será reproduzido abaixo, a fim
DICA DE PROVA:
de ser julgado como certo ou errado:
An. 72, incisos e parágrafo único — É o que mais cai em prova. As bancas
"Não e permitida a expedição de documentos confidenciais por meio postal;
organizadoras de concursos Públicos adoram perguntar:
a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermédio
a) Quais são os graus de sigilo?
de agente público autorizado".
Ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
Resposta:O item está errado, pois, segundo o art. 25 do Decreto ri2 4.553/2002,
b) Quais os prazos máximos de duração da classificação dos documentos
não t permitida a expedição de documento "ultra-secreto" por meio postal,
nos vários graus de sigilo?
exceto em casos excepcionais, atendendo ao princípio da oportunidade.
Ultra-secreto —30 anos
A expedição de documento secreto, confidencial e reservado poderá ser feita
Secreto — 20 anos
mediante servi' postal, conforme reza o art. 26 do Decreto -1" 4.553/2002.
Confidencial — 10 anos
Reservado — 5 anos
c) Os prazos de classificação dos documentos sigilosos poderão ser QUESTÕES DE CONCURSOS
prorrogados? De que maneira?
Sim. A prorrogação pode ocorrer uma vez, por igual período, pela 33. (TRE/PB/2007 - Carlos Chagas) Desclassificação ocorre quando um
autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarqui- documento é:
a) liberado de restrições de acesso.
camente superior competente.
b) colocado na pasta "Diversos" ou "Miscelânea".
Por exemplo: Um documento classificado como 'confidencial", com c) misturado a outros, durante o arranjo.
prazo máximo de sigilo estipulado em 10 anos, poderá ser prorrogado d) ordenado por assunto. "
e) destinado a descarte, no processo de avaliação
pela autoridade responsável pela sua classificação por quanto tempo?
Por mais 10 anos, uma única vez. 34. (MPU/2007 - Carlos Chagas) O contrato de aluguel, como documento, é
d) Os prazos de duração da classificação dos documentos sigilosos exemplo de:
a) gênero. d) espécie.
começam a vigorar quando? b) tipo. e) forma,
A partir da data de produção do dado ou informação. c) formato.

35. (TRE/5P/2006 - Carlos Chagas) "Configuração que assume uma espécie


Art. 10 —Se determinada autoridade competente não manifestar interesse documental, de acordo com a atividade que a gerou" é a definição técnica
pela prorrogação dos prazos de classificação dos documentos sigilosos, que caracteriza tipos de documentos como:
a) boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento e óbito,
quando o prazo estipulado acabar, a desclassificação será "automática", ou
declaração de imposto de renda, relatório de atividades etc.
seja, o documento deixará de ser sigiloso, tornando-se ostensivo (liberada b) livros, periódicos, cdS, microfilmes, arquivos de computador, fotografias, fitas
a consulta). Se houver a prorrogação, a desclassificação acontecerá no final magnéticas, folhetos, jornais, diapositivos etc.
c) registros audiovisuais, fonográficos ou sonoros, gráficos ou visuais, e textuais
de seu termo.
ou bibliográficos.
d) peças de interesse histórico para museus, manuscritos pessoais e coleções de
• Art. 20 — Fala a respeito de como deve ser feita a marcação do grau de história natural (herbários, jardins botânicos, jardins zoológicos etc.)
e) incunábulos, mernorabilia, objetos, móveis, medalhas, roupas, sapatos, selos,
sigilo: 1,1em todas as páginas do documento e nas capas, se houver". manuscritos, alfarrábios etc.

48 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo 3 — Classificação dos Arquivo dos Documentos

36. (Fiocruz/2006 - José Peludo Ferreira) Quanto ao gênero, os documentos 41. (Fiocruz/2006 -José Pelúcia Ferreira) São considerados arquivos especiais
de arquivo podem ser: aqueles que:
a) manuscritos - datilografados - impressos - Informáticos. a) têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num
b) textuais - cartográficos - gráficos - impressos. campo especifico.
c) escritos ou textuais - cartográficos - iconográficos - filmográficos - sonoros - b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da politica arquivistica.
micrográficos - informáticos. c) têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes.
d) públicos e privados. d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação.
e) particular-oficial - público e) têm sob sua custódia documentos resultantes do processo de classificação.

37. (Fiocruz/2006 - José Peludo Ferreira) Os documentos de arquivo podem 42. (Ministério da Saúde/2005 - NCE/UFRD Quanto ao grau de sigilo, os documentos
públicos podem ser:
ser caracterizados segundo seu aspecto formal e definidos em razão da
a) ultra-secretos, históricos, oficiais e reservados.
natureza dos atos que lhes deram origem, bem quanto à forma de registro
b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados.
dos atos. Estas características sinalizam:
c) ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados.
a) o gênero.
d) oficiais, históricos, secretos e reservados.
b) a organicidade.
e) secretos, históricos, confidenciais e reservados.
c) a espécie.
d) o tipo. 43. (Ministério das Cidades/2005- NCE/UFRJ com adaptação) A definição técnica
e) a unicidade. de "espécie" é a configuração que assume um documento de acordo com:
a) o sistema de signos utilizados na comunicação
38. (Fiocruz/2006 - José Pelúcio Ferreira) Quanto à entidade produtora, os b) a atividade que o gerou.
arquivos se classificam em: c) o material sobre o qual as informações são registradas.
a) públicos e privados. d) a disposição e a natureza das informações.
b) históricos e probatórios. e) a preparação e transmissão das Informações.
c) comerciais e institucionais.
di públicos e comerciais. 44. (MULTIRI0/2005 - João Goulart) Partituras, desenhos e cartazes são
e) privados e institucionais. classificados como documentos do seguinte gênero:
a) audiovisual.
39. (Fiocruz/2006 -José Pelúcio Ferreira) Dados ou informações cujo conhecimento b) ideográfico.
c) iconográfico.
irrestrito ou divulgara.' possam acarretar qualquer risco à segu”nça da
d)
sociedade e do Estada, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
45. (MULTIRI0/2005 - João Goulart - com adaptação) De acordo com a nova le-
pessoas são considerados originalmente: gislação dos arquivos públicos, os documentos considerados secretos têm
a) ostensivos.
os seguintes prazos, em anos, de sigilo e de prorrogação:
b) sigilosos
a) 50 por mais 20.
c) reservados.
b) 30 por mais 30.
d) confidenciais. c) 25 por mais 10.
e) secretos. d) 20 por mais 05.
e) 20 por mais 20.
40. (Fiocruz/2006 - José Pelúcio Ferreira) Os prazos de classificação segundo o
grau de sigilo poderão, de acordo coma legislação em vigor, ser prorrogados Nas questões 46 a 48, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou
da seguinte forma: errado).
a) duas vezes, por igual periodo. 46. (CREA/DF/2003 - UnB/Cespe) Documentos do gênero cartográfico
b) quantas vezes forem necessárias, por igual periodo. incluem:
c) uma vez, por igual pel iodo. 1. litogravuras.
d) indefinidamente 2. cartazes.
e) três vezes, por igual período. 3. perfis.
4. plantas.
5. desenhos.

Arquivologia para Concursos Renato Valentini ELSEVIER

4
UnR/Cespe) Quanto às características dos arquivos
47. (CREA/DF/2 00 3 -
setoriais, é correto afirmar que eles:
Capitulo
1. devem se localizar junto aos órgãos produtores.
2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição.
3. são, essencialmente, arquivos correntes. Organização e Administração
4. podem descartar documentos.
5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central. de Arquivos/Correspondências/
48. 4CREA/DF/2003 - UnB/Cespe) Consubstanciam-se como especializados os Atividades dos Arquivos Correntes
arquivos:
1. médicos.
2. de engenharia.
3. audiovisuais.
1. Organização e administração de arquivos
4. iconográficos.
5. de grandes dimensões. !. I Requisitos para urna boa administração de arquivos

49. (BNDES/2002 - Vunesp) A classificação dos documcntos de arquivo em "textual", a) apoio da cúpula organizacional — esie requisito esta ligado ao chamado
"audiovisual", "cartográfico" ou "iconográfico" implica definição:
"recurso institucional", ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a
a) da espécie documental.
b) da forma do documento. nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos
c) do formato do documento. conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranqüilidade, superando um
d) do gênero documental. menor numero de obstáculos, O trabalho fluirá de -forma bem consistente.
e) do tipo documental. b) trabalho em equipe— fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é

50. (BNDES/2002 - Vunesp) Quanto à natureza do assunto, os documentos


muito importante. Por exemplo: um determinado profissional é especialista
podem ser classificados em: em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos
a) públicos e privados. eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário.
b) ostensivos ou sigilosos. c) pessoal treinado de forma adequada — capacitar os recursos humanos,
c) correntes e permanentes.
mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a
d) tipológicos diplomáticos.
e) administrativos e históricos. melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos.
d) métodos e sistemas de arquivamento eficazes — para a rápida recuperação
da informação.
e) espaço físico compatível com o acervo existente — evita-se o "acúmulo
documental", e, conseqüentemente, preserva-se os documentos
armazenados nesses espaços.

DICA DE PROVA:

1.2. Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes,


1986, p.14)

PO levantamento de dados;
20 análise dos dados coletados;
30) planejamento;
40 execução ou implantação e acompanhamento.
Arquivologia para Concursos— Renato Valentini
52 EISEVIER CAMPUS Capitulo 4 — Organinção e Administração de Arquivas/
Correspondências/Atividades dos Alquivos Correntes

1.2.1. Levantamento de dados 1.2.3. Planejamento


O levantamento da produção documental pode ser feito através de Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas
questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro encontrados na análise dos documentos. Deve ser feito um "plano arquivistico",
lugar, é muito importante que se conheça a "legislação" referente aos âmbitos traçando-se metas necessárias para que os objetivos sejam alcançados.
externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora dou Fundamental também a elaboração de um cronograma de trabalho, permitindo
mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos o controle dos prazos das seqüências em que serão desenvolvidas as ações.
e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo:
fundamental conhecer o seu "organograma", para se ter uma idéia da estrutura • o arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição
hierárquica dos órgãos detentores da documentação. Por fim, faz-se a coleta de (a mais alta possível);
dados (informações) inerente à documentação institucional (o gênero, a espécie, • órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de
esí ado físico do documento, o volume do acervo, entre outros), para se poder arquivo;
traçar um diagnóstico dentro da realidade da empresa. • adoção de métodos eficientes de arquivamento;
go.-1 Abaixo daremos exemplos de assuntos que podem constar dos • estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do
questiofiários: protocolo;
• freqüência de consulta ao acervo; • escolher instalações e equipamentos que atendam aos objetivos
• localização física dos arquivos (áreas de armazenamento); propostos;
• formas de acondicionamento; formação/organização de arquivos intermediário e permanente (caso
• existência de documentos sigilosos; seja necessário);
• mobiliário utilizado; • recursos humanos;
• uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); • recursos financeiros.
pessoal responsável pela documentação (recursos humanos); Atenção: Os métodos dc arquivamento serão objeto do próximo capítulo
métodos de arquivamento utilizados; desta obra.
• tipos de formulários;
procedimentos para empréstimo de documentos etc. 1.2.3.1 Tipos de arquivamento
Horizontal — os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados
DICA DE PROVA:
em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também
Qual é o procedimento inicial quando nos deparamos com documentos
em escaninhos (para documentos do género cartográfico — mapas, plantas).
desorganizados, sem seguir a algum critério de arquivamento preestabelecido?
Obs.: Os escaninhos são pequenos compartimentos em. gavetas.
Damos inicio a um levantamento da produção documental.

Vertical , os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral)


1.2.2. Análise dos dados coletados
ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar
Para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos
requisito essencial que os envolvidos neste processo conheçam a documentação de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento e o mais utilizado
que eles têm em mãos, analisando as informações coletadas na etapa anterior nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Alem
minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos disso, são mais econômicos e ocupam menor espaço.
(podemos chamar isso de diagnóstico da situação documental).
Arquivologia para Concursos — Renato Valenttni ELSEV1ER
cAMPUS Capitulo 4— Organizaçâo e Administração de Arquivos./
Correspondências/Atividades dos Arqurvos Correntes

I .2.3.2. Material de arquivo Comentário sobre notação:


As notações podem ser alfabéticas, numéricas e alfanuméricas. Podem
• de consumo — pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção etc. (menor
também ser chamadas de:
47}
durabilidade); a) aberta ou simples
• permanente — arquivos, armário de aço, estante, ficharia etc. (maior
durabilidade).
Algumas definições da professora Marilena Leite Paes (de forma sucinta):
a) pasta — folha de cartolina, ou papelão resistente (dobrada ao meio). Pode — indica os nomes ou assuntos começados somente com a
letra R.
ser suspensa, com projeção, lisa (ou corrida ou de corte reto).
b) ficha — retângulo de cartolina para se registrar informações. Ex.: Raul
c) guia divisória —retângulo de cartão forte que separa as partes dos fichários, Renato
juntando. em grupos, as fichas. Rosa
d) tira de inserção — tira de r pel picotada para se escrever as notações São Rute
inserid.as nas projeções.
Mais exemplos de notações abertas: D, E, F, Ab, Ac, Ad etc.
e) projeção — saliência na parte superior da guia divisória.
posição — é o espaço ocupado pela projeção na guia divisória (contando b) fechada ou composta
da esquerda para a direita, temos a P posição, 2 4 posição, e assim por
diante). /R—z\
g) janela — abertura na projeção para receber a tira de inserção.
h) pé —saliência na parte inferior da guia divisMia. No pé, existe uma pequena — indica o principio e o fim para uma classificação
abertura por onde passa uma vareta, a fim de prender as guias à gaveta, alfabética de nomes ou assuntos.

chamada de ilhó. Ex.: Recepção


i) notação — inscrição feita na projeção ou na tira de inserção. Seleção
j) arquivo — móvel para guardar documentos. Sinalética
1) armário de aço — móvel fechado, onde se guarda documentos classificados Temporalidade
como sigilosos. Xerografia
Zelo
m) estante — móvel aberto, com prateleiras.
n) fichário — móvel de aço usado para guardar fichas. Mais exemplos de notações fechadas: A — D; Aa — Ac, Ad —Ag-etc.

DICA DE PROVA: Comentário sobre as guias:


O termo "acessório" deve ser associado a material de consumo. Portanto, Função primária — indica a • divisão de uma gaveta (ex.: M)
podemos citar como exemplo de acessórios de arquivo: guia divisória, ficha das secundária — é uma subdivisão da primária (ex.: MA)
etc. guias 1 subsidiária — é uma subdivisão da secundária (ex.: MAR)
especial — mostra a localização de um nome ou assunto
muito pedido (ex.: Marilena, marcenaria etc.)
Obs.: Identifica-se a função das guias pela sua notação.
ArQUiVpiOgia para Concursos -- Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo 4 Organização e Administração de Arquivos/
56
Coriespondênciasaltividades dos ArqUiJa5 Correntes

OD 3SenOld 31.Wi
1.2.4. Execução ou implantação e acompanhamento 2. Correspondências
5
Na implantação é chegada a hora de se. colocar em prática tudo aquilo 2.1. Definição
que foi planejado. Depois do trabalho realizado, é necessário que se faça um De acordo com a terminologia arquivistica, correspondência é a comunicação
acompanhamento para ver se os objetivos foram realmente alcançados, ou se escrita, recebida (passi.va) ou expedida (ativa), apresentada sob varias formas
há necessidade de fazer alguma modificação visando melhorar ainda mais a (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa,
qualidade dos serviços prestados, atendendo aos usuários com mais eficiência e oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
deixando-os plenamente satisfeitos com o n0550 assessoramento. (vide esquema
mnemônico n° 6, abaixo): Comentários:
10 já vimos no Capítulo 3 o que é a documentação ostensiva (acesso pleno)
ESQUEMA MNEMCNICO N°6 ou sigilosa (acesso restrito);
22) Comunicaçáo escrita pertence ao gênero 'textual";
311) Exemplos de correspondências internas:
• antes da implantação — sensibilizar envolvidos memorandos, circulares etc.
(palestras, reuniões) 42 ) Exemplos de correspondências externas:
• treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente ofícios, telegramas etc.
na feitura das tarefas
• colocar em prática tudo o que foi planejado 2.2. Tipos de correspondência/espécies documentais
(implantação)
• ver se os objetivos foram plenamente alcançados ata — exposição dos fatos ocorridos em unia reunião (de qualquer tipo).
(acompanhamento) atestado — autoridade declara algo levando-se em consideração um fato, uma
• melhorar a qualidade dos serviços (ajustes necessários) situação (mais usado para pessoas). Tem valor probatório junto a terceiros.
• por fim, elabora-se o "manual de arquivo" aviso — correspondência entre ministros de Estado ou governadores de
estados (solicitando algo, pedindo determinada providênda etc.).
boletim — pequeno escrito noticioso, geralmente para ser afixado em
Comentários: determinados locais.

a) a campanha para sensibilizar os funcionários tem a finalidade de mostrar carta — correspondência utilizada em comunicações sociais originárias de
como será a nova política documental do organismo, e de que forma cargo e função públicos. Nas entidades privadas, a carta é muito utilizada para
ela pode. modificar as rotinas dos serviços já existentes. Objetiva, ainda, transmissão de informações, feitura de convites etc. Menos formal que o ofício.

solicitar o auxilio (participação) de todos, quando houver necessidade; certidão — documento proveniente de funcionário possuidor de fé pública,
transcrevendo algo já registrado anteriormente. Portanto, podemos dizer que
b) o manual de arquivo será elaborado somente após os ajustes necessários
a certidão é uma transcrição autenticada.
(depois da implantação), descrevendo os novos procedimentos e instruções
certificado — documento que garante a veracidade de algo (fato, bom estado
para um funcionamento eficaz e padronizado dos arquivos. Ele deverá
ou funcionamento de um equipamento etc.)
passar por revisão e atualização periodicamente, devido à evolução
circular — correspondência dirigida, ao mesmo tempo, a vários destinatários.
organizacional que ocorre, por exemplo, com o surgimento de novos
contrato — acordo entre duas ou mais partes que entre si transferem direito
suportes documentais (novas tecnologias). li
ou se sujeitam a uma obrigação.
Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo 4 --- Orgarazaçáo e Administiaçào de Arquivos/
58 CorrespondênciaslAnydades dos Arquivos Correntes

convênio — acordo firmado entre entidades, para a realização de algum petição — instrumento pelo qual se pede à autoridade pública a concessão
objetivo convergente. Distingue-se do contrato pelo fato de os participantes de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito (sem certeza do
estarem, no convênio, em igualdade de condições. respaldo legal). Difere do requerimento no seguinte aspecto: neste instrumento
convocação — comunicação escrita solicitando o comparecimento de uma a reivindicação baseia-se em ato legal.
ou mais pessoas a uma reunião. portaria — ato pelo qual' autoridades competentes determinam providências
declaração — documento genériço onde se registra uma afirmação formal de caráter administrativo. definindo situações funcionais, aplicando penalidades
disciplinares, entre outras.
feita por pessoa física ou colegiado.
decreto — ato de natureza legislativa, podendo ser expedido pelo Executivo, regimento — conjunto de normas que estabelece o modo de funcionamento
de um órgão.
Legislativo ou Judiciário.
regulamento — conjunto de princípios e de normas estabelecidas para a
despacho — manifestação escrita por autoridades competentes a respeito de
perfeita execução de uma lei.
assuntos levados a sua apreciação.
relatório — documento onde se relata a uma autoridade superior o
edital— 7to escrito oficial com determinação, aviso, citação, entre outros, afixados
desenvolvimento dos trabalhos referentes a determinados serviços prestados
em Ioga; públicos ou publicado pela imprensa, par conhecimento do público
ou a um período específico.
em geral ou grupos específicos ou determinada pessoa (com destino ignorado).
resolução — ato proveniente de órgão colegiada registrando urna decisão ou
estatuto — conjunt.o de normas reguladoras de todos os atos e atividades de
unia ordem no âmbito de sua área de atuação.
um órgão, organização ou sociedade.
termo — declaração escrita em processo ou em livro especial, registra do um
exposição de motivos — documento em que ministros de Estado e dirigentes de
ato, um acordo, uma vontade etc.
órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, expondo
testamento — declaração solene da vontade de pessoa interessada sobre os
motivos que justifiquem a adoção de determinadas medidas ou providencias.
procedimentos a serem adotados com o seu patrimônio, após a sua morte.
medida provisória — ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem
necessidade de tramitação no Poder Legislativo.
memorando — correspondência interna, descrita com objetividade e 3. Atividades dos arquivos correntes
simplicidade, para assuntos habituais entre chefias de um mesmo organismo.
nota — comunicação de cunho oficial proveniente de altas autoridades (nota atividades rprotocolo
oficial) ou correspondência oficial padronizada trocada entre ministérios de dos arquivos j expedição
correntes arquivamento
países distintos (nota diplomática).
empréstimo e consulta
notificação — dar ciência a pessoa física ou jurídica sobre assunto no qual
da é parte interessada. Fonte: Paes. 1986, p. 27.
ofício — Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma
hierarquia ou entre subalternos e autoridades. Os diversos órgãos públicos trocam 3. I . Protocolo
ofícios entre si e enviam também para os particulares, quando em caráter oficial.
Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo
ordem de serviço — determinação técnica ou administrativa dirigida
existentes na terminologia arquivistica, as quais relembramos abaixo:
a responsáveis por serviços, tarefas ou obras, expedida por autoridade
— denominação atribuída a setores encarregados do recebimento,
competente. registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
parecer (ou consulta) — opinião técnica ou científica fundamentada, servindo
denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
de apoio à tomada de decisão. — livro de registro de documentos recebidos etou expedidos.
Capítulo 4— Oiganização e Adnánistração de Arquivos/
Arquivologia para Concursos — Renato Vlentfr,i ELSEVIER CAMPUS
60 Correspondências/Atividades dos A/quivos Correntes

,
O O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: 3.2. Expedição
o
• recebimento e classificação; Uma das atividades de protocolo. A salda da correspondência e demais
O
• registro e movimentação. documentos de uma instituição envolve procedimentos inerentes às rotinas da
expedição de documentos.
Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades
chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo 3.3. Arquivamento (na fase corrente)
e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.
3.3.1. Etapas:

DICAS DE PROVA: • inspeção — examinar o documento, verificando o último despacho,


1.0 Protocolo — intimamente relacionado às atividades de controle; para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se
obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
2') São consideradas atividades de controle: • análise — ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de
• recebimento; classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais
• classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento); apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e
• registro; verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto
• autuação; e mesma pessoa).
• distribuição; • ordenação — é a maneira como os documentos estão dispostos,
• movimentação (trâmite, fluxo); levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o
• expedição. arquivamento mais rápido encionaliza as tarefas.
• arquivamento — é a guarda do documento no local designado.
34) Protocolo — ligado à entrada de documentos em um organismo;
Expedição — ligada à saída de documentos em um organismo. 3.4. Empréstimo e consulta
Ao emprestar determinado dc.cu mento, deve-se exigir do requisitante a
40 Autuação — colocar na capa do processo o carimbo de protocolo — assinatura de um recibo (para controle do acervo e garantia de sua integridade).
numerador/datador — de preferência. no canto superior direito. Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora (substitui a pasta retirada
temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento).
3.1.1. Recebimento e Classificação Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes
Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial acerca do empréstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou,
do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza entre outros dados).
sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica Prazo de empréstimo de um documento arquivistico: até 10 dias, podendo
os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setcn de registro e haver renovação.
movimentação. A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os
arquivos de prosseguimento ou andamento (são fichários de lembretes), também
3.1.2. Registro e Movimentação conhecidos pelo nome de "follow-up" ou sistema de vigilância contínua.

Atua na distribuição e redistribuição de documentos.


Pirquivologia para Concursos -- Renato Vatentuar CAMPUS Capitulo 4 — Organização e Admirnstratio de Arquwos/
62 ELSEVIER Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes

5P5111JUDD i SRAOId
56. (BNDES/2006 - Cesgranrio) A secretaria da Diretoria retira uma pasta do
QUESTÕES DE CONCURSOS arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa.
51. (TSE/2007 - UnB/Ces pe) As atividades típicas do protocolo não incluem o Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a
(a): mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora
a) recebimento de correspondência. devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com
informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada
b) abertura de processo.
nos arquivos, é a guia:
c) distribuição de documentos.
a) fisica.
d) preparação de instrumentos de descrição.
b) especial.
c) subsidiária.
52. (MPU/2007 - Carlos Chagas) São rotinas dos serviços de protocolo: d) dentro.
a) recebimento de correspondência e elaboração de inventários topográficos da e) fora.
documentação.
b) autuação de processos e reprodução do material a ser descartado. 57. (Furnas/2005 - José Palácio Ferreira) A saliência que fica na parte superior
c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de temporalidade. da guia é denominada:
d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo. a) guia divisôria,
e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dos documentos. b) projeção.
c) notação.
53. (MPU/2007 - Carlos Chagas) Entende-se por notação: d) jaqueta.
e) ilhó.
a) o conjunto dos documentos notariais.
b) a forma que antecede a elaboração dos manuscritos.
58. (CVM/2005 - NCE/UFRJ) Uma das lojas de uma grande rede recebeu
c) o material sobre o qual as informações são registradas.
um auto de infração. Para elucida-lo, os dirigentes da rede precisam
d) a primeira etapa no processo de arranjo documental.
encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes
e) o código de localização dos documentos no acervo. causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens
dos documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos
54. (BNDES/2006 -Cesgranrio) O arquivista desenvolve as atividades de separar volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos
os documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular, além intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas
de analisar e determinar o assunto do documento, atribuindo-lhe um código especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de. publicidade,
numérico de referência e assim por diante. Essas atividades são próprias fotografias, disquetes etc.
de: O procedimento correto para se iniciar essa organização é:
a) protocolo. a) solicitar a colaboração do diretor da empresa.
Is) arranjo. b) fazer o levantamento documental,
c) numerar o acervo para eliminar os documentos.
c) descrição.
d) arranjar sistematicamente a documentação.
d) arquivo.
e) elaboraras instrumentos de pesquisa.
e) destinação.

59. (TRE/PA/2005 - UnB/Cespe) Quanto ao gerenciamento da informação,


55. (BNDES/2006 - Cesgranrio) O setor que funciona como um centro de assinale a opção em que- todas as atividades apresentadas, referentes a
distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de: documentos e processos, são de responsabilidade do setor de protocolo:
a) arquivo e microfilmagem. a) autuação, encaminhamento e arquivamento.
b) registro e movimentação. b) recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição.
c) transferência e recolhimento. c) classificação, descrição, arquivamento e expedição.
d) destinação e custódia. d) registro, classificação, destinação e avaliação,
e) codificação e transposição. e) autuação, registro, organização e descrição.

capitulo 4 — Organuação e Administração de Arquivos/


64 nrquivologia para Concursos -- Renato Valent ror ELSEV1ER CAMP1/5
Série Provas e Concursos Correspondendas/Anvidades dos Arquivos Correntes

60. (Conselho Regional de Contabilidade/2005 - Idort - RJ) O registro e o controle 66. (MPU/2004 - Esaf) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale
dos documentos devem ser realizados por meio de: aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de
o
a) requerimento. d) protocolo. protocolo:
b) memorando, e) oficio. a) registro.
c) carta. b) avaliação.
c) autuação.
61. (TJ/MA/2005 - Esag) São considerados acessórios de um arquivo: d) expedição.
a) sistema alfanumérico. c) fichários. e) recebimento.
b) arquivo rotativo. d) guias.
67. (MPUR004 - Esaf) Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena
62. (TI/MA/2005 - Esag) O sistema de vigilância continua que visa fornecer Leite Paes, receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma
um controle eficaz de informações e providências a serem tomadas em rotina característica de:
datas determinadas é conhecido como: a) protocolo.
a) follow-up. b) arquivo corrente.
b) alfanumérico. c) arquivo intermediário.
c) varradex. d) arquivo permanente.
d) alfabético. e) sala de consulta.

63. (TI/MA/2005 - Esag) O registro no protocolo da saída da correspondência 68. (TRT/17R/2004 - Carlos Chagas) Por diagnóstico de arquivos entende-
e demais documentos é o procedimento relativo à fase de: se:
a) recepção de correspondência, a) o recolhimento da massa documental acumulada.
b) expedição de correspondência. b) a elaboração de planos de destinação de documentos.
c) arquivamento de correspondência. c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade.
d) recebimento de correspondência. d) a aplicação das normas ISAD(C).
e) a analise das informações básicas sobre arquivos.
64. (Secretaria de Administração do estado de Tocantins/2004 - Cesgranrio)
Assinale a opção em que a definição do termo "protocolo" diz respeito ao 69. (TRT/17R/2004 - Carlos Chagas) Ao setor de protocolo cabe, entre outras
controle de documentos recebidos e/ou expedidos: atribuições, receber os documentos e promover:
a) Acordo entre duas uu mais nações, menos importante que o trate.do ou a a) sua destinação e transferência.
convenção. b) seu regi.cro e movimentação.
b) Versão prelimina, de um acordo entre países, denominada ia: °tocaio de c) sua redação e classificação.
intenções. d) seu recolhimento e arquivamento.
c) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos. e) sua certificação e encaminhamento.
d) Registro de urna conferência internacional ou negociação diplomática.
e) Livro de registro da correspondência oficial de urna empresa ou instituição. 70. (CREA/DF/2003 - UnB/Cespe) Julgue os itens abaixo (certo ou errado).
As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e
65. (BNDES/2004 - Cesgranrio) Ao atender a um pesquisador que pretende administração de arquivos, incluem o(a):
obter empréstimo de algum material para consulta, o arquivista deve: 1. planejamento.
a) solicitar e manter consigo algum tipo de identificação do consulente durante o 2. descrição de acervos.
período do empréstimo. 3. implantação e acompanhamento.
b) solicitar do pesquisador a assinatura de um recibo referente à entrega dos 4, levantamento de dados. •
documentos. 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.
c) solicitar a apresentação de um oficio no qual esteja claramente explicitado ouso
a ser dado ao material.
d) procurar, pela natureza da sua profissão, controlar e proteger o pesquisador.
e) informar o pesquisador a respeito de possíveis danos ao material por seu uso
fora da sede.
Métodos de Arquivamento

I. Introdução
Arsim como a "teoria das 3 idades", os métodos de arquivamento são um
dr assmitos de Arquivologia mais cobradr-; cru concurso público. Talvez
o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método
alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Neste. capitulo
comen taremos um por um (os mais importantes), dando as dicas necessárias
aos concursandos, a fim de dominarem o tema com segurança e alcançarem o
êxito desejado.
Como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos
de arquivamento que atendam às sUas necessidades especificas, levando-se em
consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem.
arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento,
e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores
componentes de determinada empresa.
Comentário: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito
importante para o organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação
irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de recupera-Ia com rapidez
quando for necessário.

2. Divisão

2.1. Classes
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
• básicos
• padronizados
Capitulo 5 — Métodos de Arquivamento
68
Concursos
Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS

2.1.1. Básicos DICA DE PROVA:


Série Provas e

Um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, alem de permitir


Podemos dividir os métodos básicos em:
expansões.
• alfabético (principal elemento a ser considerado num documento:
nome)
2.2.1. Sistema direto
• geográfico (principal elemento: local ou procedência)
• numérico (principal elemento: número) O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem
• ideográfico (principal elemento: assunto) o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Exs.: métodos alfabético e geográfico.
Observações:
10 Os métodos numéricos podem ser: 2.2.2. Sistema indireto
simples/cronológico/digito-terminal Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético
remissivo ou a um determinado código.
20 Os métodos ideográficos podem ser: Ex.: métodos numéricos.
• alfabético (enciclopédico/dicionário)
• numérico (dupleddecimal /unitermo ou indexação coordenada) Não se esqueça:

2. 1.2. Padronizados básicos


Métodos de f duas grandes
Os métodos padronizados são: Arquivamento classes padronizados
variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
(vide esquema mnemônico n°7, abaixo): básicos dois grandes direto
padronizados sistemas —÷ indireto
ESQUEMA MNEMÔNi.j,0 N°7
PADRONIZADOS: 3. Características
Variadex
3.1. Métodos básicos
Automático
Soundex 3.1.1. Alfabético
Mnemônico é o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado
Ronco seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou
Dica: VASM-R pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as "regras de
\alfabetação'.
2,2. Sistemas Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema
Os métodos básicos e, padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: direto e de fácil implantação.
direto Desvantagem: Erros mais constantes de arquivamento.
indireto
Arquivologia para Concursos — Renato Valentml ELSEVIER CAMPUS Capitulo 5 — Métodos de Arquivamento

Regras de ordenação 3) Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São—não se separam.
Pode-se escolher entre 2 critérios: letra por letra ou palavra por palavra A Ex.: Cidália Santa Rita SANTA RITA, Cidalia
escolha de um deles implica a exclusão do outro, automaticamente. Alfredo Santo Antônio SANTO ANTONIO, Alfredo
Letra por letra Palavra por palavra Renato São Bernardo SÃO BERNARDO, Renato
Exemplo: DEL FRETE, Alfredo Exemplo: DE PENEDO. Carlos
I, DE PENEDO, Carlos I DEL FRETE, Alfredo 4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
(as letras D e E se repetem. O L vem antes (o DE é mais reduzido que o sobrenomes iguais.
do P) DEL) Ex.: S. Cardoso CARDOSO, S.
Samara Cardoso CARDOSO, Samara
Atenção: Todas as regras de agabetaeão são fáceis. Os concursandos devem Saulo Cardoso CARDOSO, Saulo
saber todas elas, pois caem com bastante freqüência. Tal assunto é um dos
mais pedidos pelas diversas bancas organizadoras. Deliciem-se com as famosas Os artigos e preposições: a, o, de, d', ,da, do, e, um, uma — não são
5)
rcgrinhas, discriminadas a seguir: considerados parte integrante do último sobrenome (ver também regra 9).
Ex.: Jose de Alencar ALENCAR, José de
I) Nomes de pessoas físicas -- considera-se o último sobrenome e depois o
Teresa d'Almeida ALMEIDA, Teresa d'
prenome.
Ex.: Mário Barros BARROS, Mário
6) Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto,
César Almeida Cerdeira CERDEIRA. César Almeida
Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas
Maria Aparecida Gontijo GONTIJO, Maria Aparecida
não são considerados na ordenação alfabética.
Ex.: Lauta Barros Neto BARROS NETO, Laura
Comentário: O B, de Barros, vem antes do C, de Cerdeira, e este vem antes
Ricardo Barros Filho BARROS FILHO, Ricardo
do G, de Gontijo.
Alencar Manfredo Sobrinho.. MANFREDO SOBRINHO„ Alencar
Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do Camila Pitanga Júnior PITANGA JÚNIOR, Camila
prenome.
Ex Antônio Bonfim BONFIM, Antônio Comentário: Corno grau de parentesco não é considerado na ordenação
Jorge Bonfim BONFIM, Jorge alfabética (exceto quando servir de elemento de distinção), o "Neto" e o "Filho"
Juca Bonfim BONFIM, Juca não são considerados. Depois de Barros, consideramos o L, de Laura, que vem
antes do R, de Ricardo.
Comentário: Olhando o prenome, o A (de Antônio, vem antes do J —de
Jorge—, c este vem antes de Juca, pois J se repete em Jorge e Juca, mas passando Obs.: Os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação
para a la letra do nome de ambos, o O (de Jorge) vem antes do U de _bica. alfabética quando servirem de elemento de distinção.
Ex.: Carolina Souza Filho SOUZA FILHO, Carolina
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por Carolina Souza Júnior SOUZA JÚNIOR, Carolina
hífen não se separam. Carolina Souza Neto SOUZA NETO. Carolina
Ex.: Rinaldo Castelo Azul CASTELO AZUL, Rinaldo
Cristina Monte Rosa MONTE ROSA, Cristina Comentário: No exemplo acima, os prenomes são iguais (Carolina). Por isso,
Ru th Villa-Lobos VILLA-LOBOS, Ruth consideramos o E de Filho, antes do J, de Júnior; c este, antes do N, de Neto.
Capitulo 5— Métodos de A,qu,vanletlto
72 Arquivologia pa Concursos — Renato Vatentini ELSEVIER CAMPOS

O
o 7) Títulos-- não são considirados na alfabetação. São ordenados após o nome 12) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais -
devem ser registrados como se apresentam (ordem direta). No entanto, os
completo, entre parênteses.
artigos c as preposições não são considerados na alfabetação. Por essa
Ex.: Professor Túlio Abreu ABREU, 'Enfio (Professor)
razão, admite-se colocar os artigos iniciais após o nome, entre parênteses,
Coronel Lucas Bonifácio BONIFÁCIO, Lucas (Coronel)
:Dr. Édson Pereira a fim de facilitar a ordenação.
PEREIRA, Édson (Dr.) BONFÁ CORREIA LTDA.
EX.: Bonfã Correia LTDA
Fundação:São - Martinho FUNDAÇÃO SÃO MA RTINHO
P.) Nomes eMrangeiros - são considerados pelo último sobrenome, exce- GLOBO (0)
O Globo
tuando-se os casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras NEW YORK TIMES (lhe)
lhe New York Times
10 e 11),
Ex.: Charles Albert ALBERT, Charles
13) Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados
Sophia Toren LOREN. Sophia — os númeroS arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer
Robert Taylor TAYIAR, Robert no fim, entre parênteses.
'Ex.: IX Congresso de Geogratia...CONCRESSO DE GEOGRAFIA (1.X.)
9 P4nicuias dos-m,onies estrarigê,ros - podem ou não ser ci,.isideradas. O ENCONTRO DE JORNALISTAS (32)
3], E_neontro de jornalistas
niars conflui] é emiti i derá-las como parte integrante do soou:1101de. quando
Orneçadas com letra maiúscula. Obs.: - 'Para ptestarnielhor atendimento aos usuários (pesquisadores), essas
di Capri CAPRT, Pepind di 'regras poderão sofrer alterações. No caso de pessoas físicas ou jurídicas,
,ki odra De Penedo DF PENEDO, Sandra iremos registra-las pelos seus nomes mais conhecidos, fazendo as
ntonieta Di Capr( D1 CAPR I „4 .11onieta • remissivas necessárias.
Ex.: Edson Arames do Nascimento PELE.
July O'Brieo
Artur Antunes Coimbra ZICO
1:azemos as seguintes
10) Nomes espaabois - são registrados pido penúltimo sobrenome (porque remissivas:
corresponde ao da família do pai). . NASCIMENTO, Edson
Ex.- Funil° Canracho Guerra CAMACHO GUERRA, Emílio Arames do (ver Pele)
Alfonso Lopez Diaz OPEZ DIAZ, Alfonso COIMBRA, Artur Antunes
Oviedo Lopez Ufarte OPEZ UFARTE, Oviedo (ver Zieo)

) Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) -são ordenados (registrados)


3.1.2. Geográfico
como se apresentam, na orde:n direta.
O elemento principal para a recuperação da informação õ o local ou
Ex.: Ali Moharned k ALI MOHAMED
procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma
Deng Yutang DENG YUTANG
direta.
Ornar Saad OMAR SAAD Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar.
Desvantagem: Uso de duas classificações: local c nome do correspondente
(ou interessado).
Arquivologia para Concursos-- Renato Valentiru ELSEVIER CAMPUS Capitulo 5 — Métodos de Arquivamento

Existem 3 formas de ordenação: 3.1.3. Numérico


a) Estado - Cidade - Correspondente
Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será feita
Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por "estado", a capital
desse estado deve vir primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético remissivo -
em rigorosa ordem alfabética. busca primária da informação -, a tini de localiza-1o.
Ex.: Bahia - Ilhéus - SANGALO, Ivete Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.
Minas Gerais - Belo Horizonte - VALENTE, Mário Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices.
Minas Gerais - Araxá - ARAÚJO, Ruth
Minas Gerais - Varginha - COSTA, Mônica a) numérico simples: pratico, não requer qualquer planejamento inicial. A
Minas Gerais - Varginha -RIBEIRO, João de Sá pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou
São Paulo - Campinas - MESQUITA, Júlia fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo
número. O documento receberá o tiQ da pasta + um no seqüencial (ordem
Comentário: Primeiro olhamos os estados. Se o est,dos forem re.pm idos, de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o
olhamos as cidades; se estas forem repetidas, olhamos os correspondentes. extravio. Pode-se aproveitar o ne de uma pasta que venha a vagar. Tal método
Sempre obedecendo à ordem alfabética. Estafar-ma de ordenação é a que mais cai, aplica-se com Freqüência nos arquivos especiais e especializados.
porque as bancas organizadoras querem as aliar se o candidato sabe que, quando
a entrada for pelo nome do estado, deve-se priorizar a capital do mesmo. Por DICA DE PROVA:
essa razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está vindo antes de Ara xá, por Neste método, de consulta indireta, devemos recorrer primeiro ao índice
ser a capital de Minas Gerais. ONOMÁSTICO.

b) Cidade - Estado - Correspondente b) numérico cronológico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado
Ao ordenar por "cidade", observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e
as capitais). não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem
Ex.: Areal - Rondônia - VALENTINI, Mário numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro,
Carapebus - Rio de Janeiro - CUNHA, Sideir só se aproveita o n° se houver coincidência de datas. Neste método, cada
Ilhéus - Bahia - SILVA, Lucinda da documento recebe seu próprio ri° de registro, formando-se um processo
Quissamã - Rio de Janeiro - PINTO, Sérgio Augusto único e disposto em rigorosa ordem numérica.
Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - SILVA, Jorge
c) numérico digito-terminal: O numero é o elemento principal de identificação.
c) Pais -- Cidade - Correspondente Usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de
Prioriza-se a ordem alfabética dos países, Ao ordenar por "pais", a capital se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim. uma recuperação
desse país deve vir primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando
em rigorosa ordem alfabética. pares, e lidos da direita para a esquerda.
Ex.: França - Lorena - Unesco Ex.: 1\12 do clossie: 983.021 (método numérico simples)
Portugal - Lisboa - FERREIRA, Manoel Transformando para o método digito-terminal: 98-30-21, sendo:
Portugal - Coimbra - ALBUQUERQUE, Joaquim 21 - gnmo primário ou inicial (no da gaveta)

76 Arquivologia para Concursos —Renato Valentus ELSE VIER CAMPUS
Capitulo $ — Métodos de Auruivartiento

o 30 — grupo secundário (no da guia)


Li b) Enciclopédico — Existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/
98 — grupo terciario (no atribuído ao documento) específicos). Os dados são arruinados em rígida ordem alfabética.
O-
No momento de se arquivar os documentos ou pastas, considera-se primeiro Ex.: ARQUIVO CORRENTE
o grupo primaria, depois o secundário e, por fim, o terciario (do menor para Documento usado com freqüência
o maior número).
Setorial
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Comentário: em uma prova, primeiro olhamos o grupo primário (GP). Virá Pré-arquivo
primeiro o menor número neste grupo. Caso seja o mesmo número, olhamos
ARQUIVO PERMANENTE
o grupo secundário (GS)— também o menor número virá primeiro; se também
Histórico
for repetido, observamos o terciário (GT), que representa o número dado ao
documento.
Ex: GT GS GP Numérico
32 — 55 — 87 a) Duplex — A construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes
28 — 57 — 87 dos assuntos uma notação numérica. Os temas são divididos em classes e
03 — 18 — 92 subclasses.
Vantagem: abertura ilimitada de classes
3.1.4. Ideográfico
Ex ARQUIVO CORRENTE
Métodos básicos ideográficos (por assunto):
1-1 Documento usado com freqüência
1-2 Setorial
dicionário duplex
Alfabético 2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Numérico decimal
enciclopédico 2-1 Pré-arquivo
unitermo
3 ARQUIVO PERMANENTE
3-1 Histórico
Alfabético
a) Dicionário — Os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de b) Decimal — Baseia-se no sistema decimal de "Melvil Dewey", que divide
forma isolada. o saber humano em 9 classes principais e uma décima geral. As classes
Ex.: Arquivo corrente são divididas em subclasses e assim sucessivamente. Separa-se o número
Arquivo intermediário em classes de 3 algarismos (por um ponto). Portanto, a parte inteira do
Arquivo permanente número é composta por 3 algarismos. E a parte decimal? Pode ou não
Documento usa& com freqüência existir.
Histórico Ex.: Classes
Pré-arquivo
— G eral
Setorial
1— Departamento Pessoal
2 — Arquivo
, 78 Arquivologia para Concursos -- Renato Valemini ELSE VIER Capítulo 5 — Métodos de Arquivamento
CAMPLIS

Subdivisão da classe 1 Nesse sistema utiliza-se, para cada documento, uma "ficha-índice". Ela nos
Obs.:
100 DEPARTAMENTO PESSOAL fornecerá uma descrição minuciosa dos documentos aos quais se refere.
á 110 Admissão
111 Exame médico
DICA DE PROVA:
1.12 Documentos Numa prova, é difícil cair o método unitermo. Porém, já caiu em alguns
112.1 Documentos recebidos concursos. Não há necessidade de aprofundamento, mas caso caia uma questão
112.2 Documentos pendentes envolvendo tal método, a dica é a seguinte: basta obsenm quais os números
113 Assinatura do conuato que se repetem nas fichas dos diferentes descritores. Esses números serão a
120 Ferias
nossa resposta para a questão (no exemplo acima, os números são 28 e 55).
130 Demissão
200 ARQUIVO... subdivisão da classe 2
3.2. Métodos padronizados
Desvantagens:
• limitação de 10 classes para a classificação; 3.2.1. Variadex
• necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades cia É o método alfabético, rescentando cores (excelente auxiliar mnemônico)
instituição, bem como preparo e muita atenção do arquivista_ às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função
da 2g letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações
c) Uni termo (ou indexação coordenada) — A base deste método é a analogia. alfabéticas.
Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. Ex.: LETRAS CORES
Características: 0, P, Q e abreviações azul
• fichas em ordem alfabética; SOUTO NETO, Carolina
• 10 colunas em cada ficha (0 a 9);
• atribuir assuntos (descritores) de um único termo. Cores convencionadas:
Ex A — D e abreviações — ouro ou laranja as cores são
E — H e abreviações — rosa ou amarelo cambiáveis,
RJ 1 — N e abreviações — verde m=1> de acordo
0 1 ' 34 5 6 7 8 9 com as nossas
O — Q e abreviações — azul
20 32 4 55 28 conveniencias
R — Z e abreviações — palha ou violeta
150 24 . 75
200 102 34 295 Obs.: não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um
PORTUGUÊS nome especifico, e ai basta ao candidato usar as regras de alfabetação,
O 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e atribuir a cor em função da segunda letra-do nome de entrada no
33 35 16 27 8 arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A
19
45 366 tabela vem inserida na prova.
28 39
55 88 309
Esaf 3.2.2. Automático
O 2 _1 3 4 . 6 Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes
7 9
211 2" 4 55 18 iguais. Combina letras, números e cores.
34 28

Capitulo 5 — Métodos de Arquzvamento


80 Artuilvologia para Concursos — Renato ealentini ELSEVIER CAMPUS

sosInuuoj a nukoid auas


Trata-se do método:
érie Provas e Cour

3.2.3. Soundex a) enciclopédico.

Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, b) dicionário.


c) unitermo.
apesar de a grafia ser diferente. d) duplex.
e) digito-terminal.
3.2.4. Mnemônico
72. (BNDES/2006 - Cesgranrio) Um técnico administrativo é convidado a
Usa-se para codificar os assuntés através da combinação de letras em lugar organizar o arquivo jurídico do Banco de Desenvolvimento Pecuário de
de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto,

pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que
o documento arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas,
ágil, a recuperação da informação. ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses
documentos, que é o método:
3.2.5. Rôneo a) enciclopédico, d) ideográfico.
b) numérico, e) dicionário,
Combina letras, números e cores. Está obsoleto. c) variadeX.

ATENÇÃO: os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo 73. (BNDES/2006 - Cesgranrio) Quando se organiza um arquivo utilizando-
se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na
para cargos de nível médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para
atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo
concursos enVolvendo a área Arquivistica, ligados aos profissionais da área. apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1- Alba
Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificados (VASM-R, Santos Silva; 2 - Bárbara Assunção; 3 - Banco Nacional do Desenvolvimento
estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e Económico e Social; 4 - Airado Costa; 5 - Ricardo Alves e 6 - Banco do
Brasil. Corno se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-
soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico
se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos,
e ronco estarem obsoletos. é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que terá a seguinte
seqüência:
a) 6, 5, 4, 3, 2 1.
QUESTÕES DE CONCURSOS b) 5, 2, 6, 3, é, 7
c) 3, 6, 4, 5. 2, I.
71. (TRE/PB/2007 - Carlos Chagas) Ao classificar suas atividades rotineiras,
uma instituição utiliza e seguinte esquema: d) 1,4, 6,2, 3. 5
COMUNICAÇÕES e) 1, 2, 3, 4, 5, 6
Correios
Internet 74. (BNDES/2006 - Cesgranrio) A empresa Dantas & Dantas está iniciando
Rádio as suas atividades e conta com um número reduzido de pessoas para a
Telex organização de seu arquivo que utiliza, como elemento principal, o nome
MATERIAL de seus clientes, obedecendo apenas às regras de alfabetação. Assim,
Aquisição para arquivar corretamente os nomes: 1 - Pedro Paulo Santana; 2 - Paulina
Baixa
Santo Cristo; 3- Robson Santos Ltda; e 4 - Joaquim Vasconcellos Sobrinho,
, ORÇAMENTO
tem-se a seguinte ordem:
Despesa
a) I, 2, 3, 4
Receita
PESSOAL b) 1, 3, 2, 4.
Admissão c) 2,4, I, 3
Dispensa d) 3, 1, 2, 4.
Férias e) 4, 3, 2, 1
Gratificações
Licenças


82 Arquiuologia para Concursos — Renato Yalentini ELSENTER Capitulo 5— Métodos de r4uivanwnto
CAMPUS
Série Provas e Concursos

k
75. (RNDES/2006 -Cesgranrio) Existem critérios para que os documentos sejam 80. (INPI/2006 - UnB/Cespe - com adaptações) Método alfabético é um método
organizados pelo método geográfico. A literatura apresenta, pelo menos, de arquivamento direto de documentos cujo principal elemento é o nome.
duas modalidades para essa ordenação. Se, em um arquivo, a opção é pela A esse respeito e considerando as regras pertinentes, julgue as propostas
modalidade (estado, cidade, correspondente), a organização dos corres- de alfabetação apresentadas nos itens a seguir:
pondentes 1 - Luiz Carlos Abrantes, de nu, São Paulo; 2 - Antonio Carlos I - Cabral, Pedro Alvares
Ambróte. de Ribeirão Preto, São Paulo; 3- Moysés da Costa, de São Paulo, Colombo, Cristovão
São Paulo, 4 - Cláudio Ribeiro, de São Luis, Maranhão; 5 - Alda Barreto, de Ferreira, J.
Codó, Maranhão, deve ser a seguinte: Ferreira, José
a) 2, 3, 5, 4. Neto, Afonso de Almeida
b) 3, 5, 1, 2, 4
c) 4, 5, 3, 1, 2
li - Almeida, Benedito de Souza
d) 5,2, 3, I, 4
Almeida, Carolina de Assis
e) 5, 4. 3, 2, 1,
Castelo Branco, José Humberto
Gonçalves, Hamilton
76. (BNDES/2006 - Cesgranrio) Um arquivo apresenta o esquema principal a
Lima, Augusto de Oliveira
seguir.
Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento -
III - Alencastro, Pedro Ferreira d'
Promoção - Recrutamento - Seleção.
Barbosa, Pedro Paulo
Esse esquema denota uma classificação por:
Garcia, José Antônio Lima
a) assunto.
Marins, Diogo César de Almeida
b) espécie.
Tiago, Carlos Alberto de São
c) natureza.
d) tipologia.
e) estágio. IV - Carvalho, Maria Aparecida de
Fagundes, Vicente da Silva
77. (Fiocruz/2006 - José Pelticio Ferreira) Na arquivistica, o código de classificação Magalhães, Gilberto
baseado no sistema concebido por Melvin Devvey é expressado por uma Villa-Lobos, Heitor de Jesus
representação numérica do tipo: Xitnenes, Paulo Barbosa
a) 3.3.1.2.
b) 1-3-3. V - Campos, Professor Carlos Castro
c) XY.211. Camji s, Professor Diogo de Lima
d) 0000.12. Ranvei, Coordenador Felipe Bernardes
e) 012.11. Rangel, Professor Eduardo de Almeida
Reis, Professor Luiz Augusto da Silva
78. (Fiocruz/2006 -José Pelúcia Ferreira) O método de arquivamento ideográfico
alfabético pode ser de dois tipos: Estão corretos apenas os itens:
a) enciclopédico e dicionário. a) I e III.
b) enciclopédico e composto. b) I e V.
c) dicionário e cronológico. c) II e
d) duplex e decimal. d) II e IV
e) simples e decimal. e) IV e V.

79. (Fiocruz/2006 -José Penado Fereira) Na alfabetação, os nomes estrangeiros 81. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) Os métodos de arquivamento
são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso dos nomes: pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são:
a) americanos e ingleses.
a) direto e indireto.
b) espanhóis e orientais.
b) objetivo e subjetivo.
c) portugueses e brasileiros.
c) público e privado,
d) gregos e italianos.
d) secreto e público.
e) alemães e holandeses.
e) ostensivo e sigiloso.
Arquivologia para Concursos— Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo 5— Métodos de arquivamento
84

87. (Furnas/2005 -José Peludo Ferreira) Considerando o arquivamento geográfico,


o 82. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) Obedecendo às regras de alfabetação
Li (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomes abaixo é: por Estado, a alternativa que virá primeiro no método de alfabetação:
1 -Maria Alvinegra. a) Amazonas - Manaus - A. Barros. d) Pararia - Arapongas - Alfredo Barros.
b) Paraná - Curitiba - Adão Barros. e) Amazonas - Itacoatiara - Alberto Barros.
2 -Maria Benedita.
c) Paraná - Apucarana - Abdul Barros.
3 -Maria Bravata.
4 -Marianna Mesquatra.
88. (Ministério da Saúde/2005 - NCE/UFRJ) No método alfabético de
5 -Marlene Ferreira.
arquivamento utiliza-se como elemento principal:
a) 1, 2, 3, 4 e 5. a) o número. ri) a classe.
b) 1, 2, 3, 5 e 4. b) a data. e) o nome.
c) I, 3, 5, 2 e 4 c) o tema.
d) 2, 1, 5, 4 e 3.
e) 5, 1, 2, 3 e 4. 89. (CVM/2005 - NCE/UFRJ - com adaptações) O método de indexação
coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da. informação e exige
83. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) Considere a organização dos documentos a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na
abaixo, através do método geográfico que tem a cidade como referência:
atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupos de
1 -Campos / Rio de Janeiro f Francisco Alvarenga. documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos
2 -Itaborai / Rio de Janeiro t Antônio Marcos. documentos é feita partir das palavras-chave.
3 -Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco. Auditoria Interna (PALAVRA-CHAVE)
4 -Rio Bonito! Rio de Janeiro / Nicea Lúcia. 000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 (COLUNAS)
5 -São Paulo / São Paulo / Bárbara Santos e Silva. 40 31 72 13 44 15 36 07 48 19
A ordem correta é: 50 71 52 83 64 185 116 97 88. 39
a) 1, 2, 3. 4 e 5. 103 215 236 477
b) 2, 3, 4, 5 e I.
c) 4, 3, 2. 5 e 1. Proposta orçamentária (PALAVRA-CHAVE)
•ri) 5,3. 1,4 e 5. 000 001 002 003 004 005 '006 007 008 009 (COLUNAS)
e) 5, 3, 2, I e 4. 20 41 12 33 54 8É 76 17 28 69
50 81 32 93 94 155 116 57 68 119
84. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) Os erros de arquivamento oriundos do 80 121 163 104 1 . 65 246 127 148
cansaço visual edas diferentes formas gráficas são predominantes no método:
a) numérico. Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração -
alfa numérico. da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário -
b)
apresentar os documentos de números:
c) alfabético.
a) 20 e 40. d) 50 e I 16.
d) ideográfico numérico.
b) 31 e93. e) 103 e 127.
e) assunto.
c) 44 e 94.

85. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) A ordenação numérica pressupõe um 90. (TRE/MT/2005-UnB/Cespe)Acerca dos métodos de arquivamento adotados
indice alfabético denominado:
nas instituições arquivisticas assinale a opção correta:
a) ideográfico. a) o método de arquivamento numérico decimal possibilita a criação de mais de
b) remissivo. 10 classes.
c) assistemático, h) no método de arquivamento enciclopédico, os temas criados são relacionados
d) equivalente. obedecendo a urna ordem alfabética.
e) classificatório. c) o método de arquivamento duplex apresenta como desvantagem a definição de
apenas 10 classes.
86. (Furnas/2005 - José Pelúcio Ferreira) O sistema mais adequado ao d) uma das desvantagens do método de arquivamento alfabético é a utilização de
tratamento de processos é o: instrumentos auxiliares para a recuperação das informações.
a) digito-terminal. d) unitermo. e) o método de arquivamento digito-terminal apresenta como desvantagem a
b) geográfico. e) numérico. lentidão na recuperação da informação.
c) alfabético.

E1SEVIER CAMPUS Capitulo $ — Cindas de Arquivamento


86 Arquivologia para Concursos -- Renato Valentrni
'

95. (Multirio/2005 - João Goulart) É importante que o assistente técnico


o 91. (TRE/MT/2005- UnB/Cespe) Em relação ao método de arquivamento geográfico,
Li administrativo conheça as regras básicas para distribuição das pastas num
assinale a opção correta:
arquivo alfabético. A fatura da empresa "Rafaella Duarte & Cia" deverá ser
a) na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento
2 arquivada como:
diferenciador seja a unidade de federação, na seqüência são ordenadas as capitais,
seguidas dos demais municípios. a) Cia, Rafaella Duarte &.
b) o método de arquivamento geográfico é considerado um sistema indireto do b) Duarte & Cia, Rafaella.
arquivamento. c) Duarte, Rafaella & Cia.
c) uma das desvantagens do método de arquivamento geográfico consiste em ser d) Rafaella Duarte & Cia.
de difícil manuseio.
d) devido as possibilidades de ordenação, o método geográfico é um dos métodos 96. (Agência Nacional de Petróleo - ANP/2005 - Cesgranrio) Indique a opção
padronizados de arquivamento. em que o nome está registrado INCORRETAMENTE para arquivamento,
e) no método de arquivamento geográfico, a partir do nome interessado é que segundo as regras de alfabetação:
serão definidas as entradas principais para a ordenação dos documentos. a) Santa Cruz, Sergio (Ministro).
b) Etchevarren Diaz, Estebán de.
92. (TIIE/G0/2005 - UnB/Cespe) Julgue os itens abaixo, relativos ao c) Andrade Jr.. Ricardo da Silva.
arquivamento de documentos e aos métodos utilizados em arquivos. d) Mac Enroe, Francis Joseph.
1. o método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como e) Santo, Leontina de Monte.
diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos.
o método de arquivamento ráneo é um dos métodos padronizados mais 97. (Agência Nacional de Petróleo-ANP/2005 -Cesgranrio) Assinale a opção que
utilizados nos arquivos especializados. traduz subclasses do método de arquivamento ideográfico numérico:
111. segundo as regras de alfabetação, a titulação é um elemento a ser a) Básico e padronizado.
considerado ao se adotar o método de arquivamento alfabético.
b) Duplex, decimal e unitermo.
IV. uma das vantagens apresentadas pelo método de arquivamento duplex c) Enciclopédico e dicionário.
é a possibilidade de criação de classes ilimitadas.
d) Geográfico, cronológico e digito-terminal.
V. o arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior e) Variadex, automático, soundex, rôlneo e mnemônico.
classificação atribuida aos documentos.
A quantidade de itens certos é igual a:
98. (TRE/ES/2005 - Esag) Qual alternativa abaixo NÃO se refere a método de
a) 1. d) 4.
arquivamento:
b) 2 e) S.
a) alfanumérico. ri alfabético.
c)
b) catalográfico. dl numérico.

93. (Agência Nacional de Transportes Aquaviários - Antaq/2005 - UnB/Cespe)


Acerca dos métodos de arquivamento adotados pela arquivistica, julgue 99. (BNDES/2004 - Cesgranrio) A respeito dos métodos de arquivamento, são
os itens (certo ou errado) que se seguem. feitas as afirmações abaixo:
1. Uma das vantagens do método de arquivamento duplex é que ele possibilita a I. A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela
criação de uma infinidade de classes. natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo
2 No método de arquivamento alfabético, adota-se a consulta de indices para a geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se
localização dos documentos. for adequadamente aplicado.
3. Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoção de um II. Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples,
indica alfabético. rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento,
4. O método numérico simples é de consulta indireta pelo fato de adotar um índice mesmo quando o volume de documentos é grande.
onomástico para 'as atividades de arquivamento. III. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes,
5. No método alfabético dicionário, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabética a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-
e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um título genérico. se em diversas subclasses.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):
94. (TRE/PR/2005 - Esag) Na etapa de alfabetação de um arquivo, quando a) I, apenas. d) te II, apenas
houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do: b) II, apenas. e) II e III, apenas.
a) sobrenome da mãe. cl segundo nome próprio. c) III, apenas.
b) prenome. dl local de nascimento.
88 Arquivologia para Concursos— Ren3co Valenum ELSEVI ER CAMPUS Capitulo 5— Mêtodes de Aiquivarnento

100. (BNDES/2004 - Cesgranrio) As pastas abaixo deverão ser arquivadas 104. (BNDES/2004 - Cesgranrio) Você recebe a tarefa de organizar um arquivo
o segundo as regras de alfabetação. geográfico por estados. As seis primeiras pastas são:
1. Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa. I. Rio Grande do Sul - Porto Alegre - Machado Assessoria de Eventos.
II. XX Congresso de Biblioteconomia e Ciência da Informação. 2. São Paulo - São José dos Campos - Jonas Martins Sobrinho.
9* Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América 3. Bahia - Rabona -Fazendas Reunidas Vasconcelos Medeiros.
Latina. 4. Rio Grande do Sul - Pelotas - Simões Lopes & Associados.
IV. Décimo Sétimo Encontro de Indexadores de Periódicos. 5. São Paulo - Campinas - Antonio Calfati & Irmãos.
V. 150 Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica. 6. Bahia - Salvador - Confecções Bonfim Ltda.
A ordem correta de arquivamento é: As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem:
a) 1-111- IV - V -11. a) 3 - 6 - 4 - 1 - 5 - 2.
b) 1- IV - - V - III. b) 5 - 3 4 -- 1 -6-2.
c/ II - IV - V - 1-111. c) 5 - 6 - 3 - 2 - 1 - 4.
ti) II - V - IV- 1-10 d) 6 - 3 - I -4-5-2.
e) IV - V - 11- - I. e) 6 - 3 - 5 - 2 - 1 _4.

101. (BNDES/2004 Cesgranrio) Assinale a afirmação INCORRETA a respeito do 105. (tiFRJ/2004 - NCE/UFRj) A natureza dos documentos a serem arquivados
método a" alfabetação para nomes de pessoas. a a estrutura da entidade é que determina
a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes. a) conjunto de classificações.
b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são b) método de arquivamento.
separados. c) sistema de notações.
c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e d) descarte de projeções.
não se separam. e) instrumento de pesquisa.
d) Titulas que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados
na alfabetação. 106. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos
e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados arqs. divide o saber humano em:
exatamente como se apresentam. a) cinco classes principais e cinco classes gerais.
b) seis classes principais e quatro classes gerais.
102. (BNDES/2004 -Cesgranrio) Indique a opção em que as firmas mencionadas c) sete classes principais e três classes gerais.
estão apresentadas na ordem adequada, de acordo com as regras de d) oito classes principais e duas classes gerais.
alfabetação. e) nove classes principais e uma classe geral.
a) O Globo -Jornal do Brasil - A Tarde.
b) Fundação Banco do Brasil - Fundação Getulio Vargas - Fundação dos Correios. 107. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) De acordo com as regras de alfabetação, os
c) Jorge Zahar Editor - Editora Nova Fronteira - Areal Editores. sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados
d) Rodlti Joalheiros - H. Stern - Amsterdam Sauer. na:
e) Alumibrás.- Associação Brasileira de Imprensa - Associação dos Analistas de a) precedência classificatória.
Sistemas, b) movimentação alfanumérica.
c) ordenação alfabética.
103. (BNDES/2004 - Cesgranrio) O método numérico simples é indireto porque: d) tabela de codificação.
a) a documentação é arquivada em pastas misceláneas, que devem conter de loa e) remissiva alfabética.
20 correspondentes cada uma.
b) a atribuição de números aos correspondentes é feita segundo ordenação 108. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) Para organização de uma massa documental
alfabética, sem preocupação com a ordem de entrada. constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o
c) tem ampla aplicação nos arquivos especiais - discos, fotografias, filmes, fitas método:
sonoras - mediante ligeiras adaptações. a) enciclopédico.
d) requer consulta a um indice alfabético remissivo, que fornecerá o numero sob b) numérico.
o qual a pasta ou o documento foi arquivado. c) dicionário.
e) pode-se aproveitar o número de uma pasta que venha a vagar, para não manter d) unitermo.
pastas sem utilidade no arquivo. e) geográfico.
CA 1.15 Capítulo 5--Métodos de Adoreamento
Arquivologia para Concursos-- Recaio Valentini EISEVIER

Em arquivistica, a ordenação alfabética correta desses nomes é:


109. (Sec. de Adm. do Estado de Tocantins - Secad/2004 - Cesgranrio) Indique a
a) IV, III, II, I, VI, V.
única opção correta de arquivamento, pelo método alfabético, para o nome
b) II, IV, III, 1, VI. V.
GENERAL JURANDIR DE CASTELO BRANCO JUNIOR.
e) II, 111, IV, 1, V, VI.
a) Branco Jr., General Jurandir de Castelo, d) IV, II, 111,1, VI, V
b) Junior, General Jurandir de Castelo Branco, e) III, 11, IV, I, VI, V.
c) General Branco Junior, Jurandir de Castelo.
d) Castelo Branco Junior, Jurandir de (General). 114. (Eletrobrás - NCE/UFRJ - com adaptações) Método de arquivamento no
e) de Castelo Branco Junior, General jurandir. qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos
correspondentes:
110. (Eletronuclear/2003 - Cesgranrio - com adaptações) Constitui uma a) decimal.
desvantagem do método geográfico a: b) duplex.
a) Necessidade de duas classificações: local e nome do correspondente. c) enciclopédico.
b) Expansão ilimitada para as subdivisões dos assuntos. d) alfanumérico.
e) numérico simples.
c) Limitação de 10 números para a classificação.
d) Exigência de duplicidade de pesquisa, por ser um método indireto.
115. (Eletrobrás - NCE/UFRJ - com adaptações) Os métodos de arquivamento
e) Alta Incidência de erros devido à variedade de grafia dos nomes.
são responsáveis pela(o):
a) plano de armazenagem dos documentos.
111. (BNDES/2002 - Vunesp) De acordo com os sistemas de arquivamento
b) notação dos documentos.
definidos por Marilena Leite Paes, pode-se dizer que o método unitermo
c) palavra-chave dos documentos.
propicia uma classe de arquivamento:
d) ordenação dos documentos,
a) numérica e enciclopédica. e) plano de destinação dos documentos.
b) alfabética e onomástica.
c) numérica e duplex.
d) ideográfica e numérica.
e) alfabética e variadex.

112. (Infraero/1997 - UnB/n:spe) Os métodos básicos de arquivamento de


documentos mais comumente utilizados em arquivistica são:
a) numérico, cronológico, histórico e classificatório.
b) decimal, por assunto, ideográfico e alfabético.
c) enciclopédico, cronológico, indexatorio e numérico.
d) analitico, geográfico, numérico e cronológico.
e) alfabético, geográfico, numérico e ideográfico

113. (Infraero/1997 - UnB/Cespe) Considere os seguintes nomes de firmas,


empresas e instituições:
1. EMBRATEL.
II. A COLEGIAL.
III. COMPANHIA PROGRESSO LTDA.
IV. BARBOSA LIMA & CIA.
V. THE LIBRARY OF CONGRESS.
VI. FUNDAÇÃO CIDADE DA PAZ.
Capítulo 6
Lei n2 8.159, de 08/01/199I/Gestão de
Documentos/Avaliação e Destinação/
Tabela de Temporalidade

I. Lei nsl 8.159/1991

II. Introdução

Neste capitulo, seraL -bordados assuntos que possuem íntima rei-ção, como
gestão e avaliação documental. Tabela de temporalidade costuma cair em prova,
com relativa freqüência. Além desses assuntos, resolvi inserir a Lei n2 8.159, de
8 de janeiro de 1991, que "dispõe sobre a política nacional de arquivos públi-
cos e privados e dá outras providências." Esta lei é uma das mais importantes
da área arquivistica, e também cai em concursos públicos com regularidade.
Define arquivos, gestão de documentos, arquivos correntes, intermediários
e permanentes, fala sobre o acessb e sigilo aos documentos públicos, entre
outros temas. Portanto, o concursando, tendo percorrido mais da metade do
caminho em relação à Arquivologia, irá relembrar algumas definições já abor-
dadas em outros capítulos da presente obra, na referida Lei, alem de aprender
novos conceitos. Comecemos por ela. Vale ressaltar que, mesmo que não se
mencione esta Lei no programa onde caia Arquivologia, ela pode cair, pois
envolve vários temas que provavelmente farão parte do programa, sobretudo
o "ciclo vital dos documentos" — a teoria das 3 idades, assim como "gestão
de documentos".

LEI W 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991


Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providencias.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Arquivologia para Concursos -- Renato Valentmi ELSEVIER CAMPUS Capitulo 6 -- Lei 1-9 8159. de 08/0 1 /1 991 /Gestão de Documentos/Avaltaçan
Destinackghbela de Temporalidade

CAPÍTULO I CAPITULO III


DISPOSIÇÕES GERAIS DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. P. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, Art. II, Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
de prova e informação. Art. 12.0s arquivosprivados podem seridenaficadas pelo Poder Pública comada interessepúbbcoe social, desdeque
Art 29.Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos porárgãos sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento cientifico nacional.
públicos, instituições de caráter Obra e entidades privadas,em decorrência do exerckiodeatividades especificas, Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados
bem como por pessoa fisica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Art. P. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Publico exercerá preferência na aquisição.
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
Art 14.0 acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 4°. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de
Art. 15. Os arquivos privados identificados come de interesse público e social poderão ser depositados a
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob
título revogável, ou doados a instituições arquivisticas públicas.
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Art 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
Art. 59. A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.
Art. 69. fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do
CAPITULO IV
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

CAPÍTULO II ARQUIVISTICAS PÚBLICAS


DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art 17, A administração da documentação pública ou de caráter pubbcocompete às instituições arquivisticas
Art. 79. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas federais, estaduais, do Distrito Federal e Municipais.
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito federal e municipal em decorrência § I9. São arquivos federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
ne suas funções administrativas, legislativas e judiciária... Poder judiciário. São considerados, também, do I ',der Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
§ I°. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 29. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
§ 2°. A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua do Poder Judiciário.
documentação à-instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. § 39. São Arquivos do Distrito federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
Art. 89. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. arquivo do Poder judiciário.
§ 19. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam § 4'. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
objeto de consultas freqüentes. § 5°, Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
§ P. Consideram-se documentos intermecliar
. ios aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, Art. IS. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
por razões de interesse'administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
§ 39. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histérico, probatório e informativo
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
que devem ser definitivamente preservados.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
Art. 9'. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada
regionais.
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Arquivologia para Concursos.— Renato Valenlini ELSEV1ER CAMPUS Capítulo 6 • Lei ri, E. i59. de 08/01/1991/Gestào de Documenlos/Avaliaçáo
{ 96
e Destmayorabela de Temporalid.de

Are 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos § 2°. A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercicio de suas funções, bem corno preservar e Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produ-
zidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juizo e oriundos de BraOia, em 08 de janeiro de 199l;
cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 170° da Independência e 103° da República.
Are. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação Fernando Coltor
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto Jarbas Passarinho
na Constituição Federal, e nesta Lei.

Comentários sobre a Lei n°8.159, de 08 de janeiro de 1991:


CAPITULO V
Como já. foi dito anteriormente, esta Lei é urna das mais importantes envolvendo
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
• assunto "arquivos—, além de ser a mais cobrada em concursos públicos. O
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
can? date deve memorizá-la, lendo sempre os aros r procurando interpreta-los
Art. 23. Deaeto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classi-
de maneira adequada. São poucos artigos (somente 28) o que facilita a vida dos
fkação dos documentos por eles produzidos.
concursanclos. Seguem, abaixo, comentários acerca de alguns artigos:
§ 1°. Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
• Art. 2" — Define arquivos, enfatizando algumas de suas características: a
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
produção e a recepção.
das pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2°. O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito
• Art. 3(1 — Define gestão de documentos. Já caiu em prova.
por uni prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser • Art. 40 .— Diz quem pode receber informações dos órgãos públicos fazendo
prorrogado, por uma unira vez, por igual período. algumas ressalvas em relação as mesmas.
§ 3°. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por uni • Art. 72, parágrafo 22 — Já caiu mais de urna vez em concursos públicos.
prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Fala sobre o que acontece com a documentação de instituições públicas e
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer de caráter público, quando cessa suas atividades.
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação • Art. 80 e parágrafos respectivos—Identifica os documentos públicos, além
pessoal da parte. de defini-los (correntes, intermediários e permanentes). As vezes costuma
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer cair a definição de um deles.
forma, restringir o disposto neste artigo. • Art. 10 — Já caiu em prova. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos
de valor permanente. "Inalienável" é o documento cujos direitos não podem
DISPOSIÇÕES FINAIS ser transferidos ou cedidos a terceiros, devido ao seu valor secundário.
An.25.Ficarásujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislaçãoem vigor, aquele que "Imprescritível". como o próprio nome nos sugere, é o documento que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse publico e social. não é passível de prescrição, pois será preservado para sempre, devido ao
Are 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos — CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que seu valor permanente.
definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos— SINAR.
Art. 1.2 — Revela quando os arquivos privados podem ser considerados
§ I. O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado
pelo Poder Publico como de interesse "público e social".
por representantes de instituições arquivisticas e acadêmicas, públicas e privadas.
Capítulo 6— Lei n' t. 59 de OVO UI 991 /Gestão de DocumentostAvallação
98 ATQUIVOIOgia para Concursos — Renato Valenorp E1SEVIER CAMPUS
e Destinaçãoffabefo de lempwalidade

• Art. 18— Menciona qual é a competencia do "Arquivo Nacional". Nunca é 2. Gestão de documentos
demais relembrar: "Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento 2.1. Definição
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal,
De acordo com o art. 32 da n° Lei 8.159/1991, gestão de documentos é "o
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda,
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos." tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
Observa-se, neste artigo, a menção ao Poder Executivo Federal. Isso já foi visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
explorado em prova. A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento)
até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).
DICA DE PROVA: Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades
Art. 23 c parágrafos respectivos — O artigo 23 e os seus parágrafos são "corrente e intermediária".
São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação,
os que mais caem em prova. O concursando deve estar atento ao seu
destinação, eliminação, entre outras.
teor. Fala sobre o sigilo dos documentos públicos; define documentos
sigilosos; menciona o prazo máximo de restrição aos documentos sigilosos
Atenção: a descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma
referentes á segurança da sociedade c do Estado (acesso restrito por 30
gestão de documentos (como veremos no próximo capitulo).
anos)); menciona, também, o prazo máximo de restrição aos documentos Importante frisar que a gestão envolve documentos nos mais variados
sigilosos inerentes à honra e à imagem das pessoas (acesso restrito por suportes.
100 anos).

Tais prazos são contados a partir da data de produção do documento. 2.2. Objetivo
• Art. 25 — De vez em quando cai em prova. Diz o que acontece com a Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e
pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou destinação de documentos (de forrna racional, económica).
considerado como de interesse público c social.
• Art. 26 e parágrafo — Fala sobre o Conselho Nacional de Arquivos — 2.3 Principio :Asico

CONARQ (órgão vinculado ao Arquivo Nacional), o que ele faz (definir A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as
a política nacional de arquivos), quem o preside (é o Diretor-Geral do pessoas certas, e com o menor custo possível (economia de tempo, espaço e
Arquivo Nacional), e quem são as instituições que integram o CONARQ uso racional de recursos humanos e materiais).

(instituições arquivisticas e acadêmicas, públicas e privadas).


2.4. Fases básicas

DICA DE PROVA: 1') Produção — Os documentos são criados em razão das atividades especificas
de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não-
Conarq — define a politica nacional de arquivos públicos e privados. essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o
Sitiar — implementa a racionalização das atividades arquivisticas, de forma controle da massa documental.
a garantir a integridade do ciclo documental. 2') Utilização— Diz respeito ao (luxo documental, sendo importante conhecer
o tramite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das
atividades.
3') Destinação de documentos — Fase primordial, pois decide quais os docu-
mentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.

100 Arquivologia para Concursos -- Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo 6-- lei n' e. 59, de 08/01/199] (Gestão de Documentos/Avaliaçào
e Destinação/Tabela de Temporalidade

ria Provas e Conca


Não se esqueça: 3.3. Etapa
A avaliação deve ser feita na fase corrente, a fim de se distinguirem não
Fases da Produção
só os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de
gestão Utilização
valor informativo e probatório. Numa avaliação, primeiro observamos o valor
Destinação
"probatorM" dos documentos.

Outras definições importante:


3.4. Competência
a) Classificação — é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos
documentos e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser Equipe técnica será constituída para integrar uma comissão de avaliação
recuperados. e destinação documental, formada por pessoas ligadas a áreas profissionais
b) Plano de classificação > na organização de um arquivo, é uru plano que diversas, tais como:
estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
corrente. Portanto, podemos dizer que um plano de classificação é um profissionais ligados ao campo de conhecimento que trata o acervo,
instrumento auxiliar (técnic .) das atividades de gestão (permitindo objeto de avaliarão, entre outros.
arquivamento correto dos documentos). A comissão de avaliação e destinação documental deve conhecer a estrutura
e o funcionamento da instituição a ser avaliada (com o propósito de poder
exercer de forma competente o seu trabalho).
3. Avaliação e destinação de documentos
3.1. Conceitos Observações:
10 De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm as seguintes
A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo,
características:
com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela
guarda eventual — de interesse efémero, sem valor admjnistrativo para
de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.
o órgão.
A destinação é um conjunto de operações subseqüentes à fase de avaliação,
guarda temporária — possuem valor administrativo, retido por um
visando encaminha-los à guarda temporária (transferência) ou pennanente
tempo específico.
(recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
guarda permanente — considerados de suma importância, possuem
valores probatório e informativo.
Obs.: Plano de destinação — Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia
arguis:Nuca (publicação do Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação
2a) Instrumentos de destinação
é o "esquema no qual se fixa a destinação dos documentos."
Há 2 instrumentos básicos:
tabela de temporalidade e lista de eliminação.
3.2 Objetivos

• reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;


• aumentar o índice de recuperação da informação; 4. Tabela de temporalidade
• garantir condições de conservação da documentação de valor Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente,
permanente; que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos
• conquistar espaço físico; arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes,
• aproveitar melhor os recursos humanos e materiais. estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia)

1.1
102 Arquivologia para Concursos-- Renato Valenlini ELSEVIER
CAMPUS Capitulo 6 — 8.159, de 08/01/199 1/Gestão de Documentos/Avaliação
e Desttnação/Tafrda de Temporalidade

LIO) 9setseld !).95


DICA DE PROVA: QUESTÕES DE CONCURSOS
a) também podemos dizer que a tabela de temporalidade é: o registro 116. (T5E/2007- UnB/Cespe) O instrumento de destinação que determina prazos
esquemático do ciclo de vida documental do órgão. e condições de guarda é o(a):
b) a) plano de classificação.
a aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos
b) listagem de eliminação.
ainda no arquivo corrente.
c) tabela de temporalidade.
c) principais elementos constantes numa tabela de temporalidade: d) plano de preservação.
• tipo e/ou assunto dos documentos;
• período (datas-limites); 117. (TRE/PB/2007 - Carlos Chagas) Desde o momento em que são criados até
sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo de vida em
• quantificação;
que a passagem de uma etapa ou condição para outra:
• prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário); a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.
• destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou I)) está prescrita nas guias de recolhimento.
eliminação); c) resulta do processo de avaliação.
• campo destinado a observações. d) corresponde a periodos qüinqüenais e decenais de temporalidade.
e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.

5. Eliminação
118. (TRE/PB/2007 - Carlos Chagas) De acordo com a Lei Ir 8.159, de 8 de
Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente. janeiro de 1991 (Lei de Arquivos):
a) os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do
Estado ficarão sob sigilo por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da
5.1. Lista de eliminação
data de sua produção.
b) o acesso a documentos sigilosos..referentes à honra e à imagem das pessoas
Contem a relação de documentos a serem eliminados cru unia única operação.
será restrito por um prazo máximo e improrrogável de 30 (trinta) anos.
Ela precisa ser aprovada por autoridade competente. Ver exemplo abaixo: c) cabe ao Poder Legislativo determinar a exibição reservada de qualquer documento
sigiloso.
1 Especificação dos Documentos Datas Quantidades d) o habeas data é prerrogativa dos titulares de cargos públicos, nos organismos
1 Convites de governo federal, estadual e mtinicipal.
1975— 1977 3 caixas
e) ficará sujeito à responsabilidade ;Jenal, civil e administrativa aquele que desfigurar
Recortes de jornais 1965 — 1970 20 caixas ou destruir documentos de valor permanente.

Comentário: Prazos são estabelecidos de acordo com os valores atribuídos 119. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRI) De acordo com a Lei n9 8.159/1991,
aos documentos, em função do conteúdo destes. Vale ressaltar o fato de nunca é INCORRETO afirmar que:
a) é dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a
serem levadas em consideração, na hóra de eliminá-los, a sua espécie documental
documentos de arquivos, como instrumento de apoio a administração, à cultura,
e a sua apresentação física. ao desenvolvimento cientifico e como elementos de prova e informação.
Documentos que esgotaram seus prazos de vigência "não" devem ser b) são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
descartados de imediato. públicos, instituições de caráter público excluidas entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades especificas;.bem como por pessoa fisica,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
5.2. Formas de eliminação (Paes. I 986, p. 83)
c) gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua
• fragmentação ; produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
• maceração;
fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente
• alienação por venda ou doação; da violação do sigilo, sem prejuizo das ações penal, civil e administrativa.
• incineração (forma não recomendável). e) a Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos.
Arquivologia para Concursos — Renato Valentini
ELSEV1ER CAMPUS Capitulo 6— Lei na 8.1 59. de 08/01/1991/Gestão de Documentos/Avaliação
e Destinaeargrahela de Temporalidade t os I

120. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) A respeito do arquivo de documentos


públicos, é INCORRETO afirmar que: 124. (Arquivo Nacional/2006- NCE/UFRJ) As rotinas correspondentes à recepção,
a) a cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o leitura e identificação do assunto principal de acordo com o seu conteúdo,
recolhimento de sua documentação à instituição arquivistica pública ou a sua origem e função, são rotinas correspondentes às operações de:
transferência à instituição sucessora. a) levantamento
b) consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem b) ordenação.
movimentação, constituam de consultas freqüentes, sendo inalienáveis e c) arranjo.
imprescritiveis, d) classificação.
c) consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso e) descrição
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 125. (Fiocruz/2006 - José Pelúcio Ferreira) Com a identificação do valor da
d) consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
documentação analisada será possível determinar es prazos de retenção.
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Essa retenção poderá ser:
e) a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter
a) rápida, demorada ou Indefinida,
público será realizada mediante autorização da instituição arquivistica pública, b) ativa, semi-ativa ou inativa.
na sua especifica esfera de competência.
c) co; rente, intermediária ou permanente.
L, eve.itual, temporária ou permanente.
121. (BNDES/ai/06 - Cesgranrio - com adaptações) As três fases básicas da
gestão de documentos são: e) eventual, temporária ou intermediária.
a) recepção, avaliação e arranjo.
b) produção, utilização e destinação. 126. (Fiocruz/2006 - José Pelúcio Ferreira)0 processo que constitui o elemento
c) classificação, organização e eliminação vital de um programa de gestão de documentos é denominado:
cfi formatação, adaptação e recuperação. a) avaliação,
e) coordenação, disseminação e centralização. b) classificação.
c) ordenação.
122. (RNDES/2006 Cesgranrio - com adaptações) Observe o documento a d) arranjo.
rI ispecificação dos Documento Datas e) descrição.
Quantidades
Convites 1987- 1989 5 caixas
—Notas de remessa de material 1972- 1980 10 caixas 127. (Fiocruz/2006 - José Pelúcio Ferreira) Podemos dizer que o registro
Quadros de horários 1991 1993 03 caixas esquemático do ciclo de vida documental de UM órgão, elaborado após
Requisição de xerox 1983 - 1991 15 Caixas a análise e a avaliação da documentação e aprovado pela autoridade
Recortes de jornais 1993 - 1998 12 caixas competente, é o que conhecemos como:
urna -se de uma lista de: a) tabela de classificação.
a) eliminação. ' d) seleção. b) plano de destinação.
b) destinação.' e) conservação. c) tabela de temporalidade.
c) avaliação.
d) tabela de gestão.
e) plano de gestão.
123. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) O volume de documentos produzidos
pelas instituições públicas, no desenvolver de suas atividades, não pode
128. (Fiocruz/2006 -José Pelúcio Ferreira) A aplicação dos critérios de avaliação
ser organizado a partir dos valores sociais dos seus profissionais. Nesse
efetiva-se na idade:
sentido, o instrumento técnico utilizado para objetivar a organização dos
a) permanente,
documentos com critérios da própria instituição denomina-se:
a) plano de organização. b) intermediária.
b) tabela de avaliação e descarte. c) administrativa.
c) tabela de temporalidade. d) organizacional,
d) plano de vigência e prescrições. e) corrente.
e) plano,de classificação.
106 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini
ELSEVIER Capitulo 6 — te n9 8.159. de 08/0 ! /199 t/Ge,stào dr Documentes./Avafiação
CAMPUS
e Destinação/Tabela de Temporafidadc

129. (Fiocruz/2006 - José Pelúcia Ferreira) O órgão que tem por finalidade definir
135. (TRE/MT/2005 - Unt3/Cespe) O instrumento auxiliar das atividades de gestão
a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação
de documentos que tem por finalidade facultar o arquivamento correto dos
normativa, visando à gestão documental e à proteção especial dos documentos
de arquivo é: documentos das instituições públicas e privadas denomina-se:
a) Arquivo Nacional. a) tabela de temporalidade.
b) SINAR - Sistema Nacional de Arquivos. b) plano de classificação.
c) Casa Civil da presidência da República. c) quadro de classificação.
d) CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos. d) tabela de classificação.
e) Ministério do Planejamento Orçamento e Cestão. e) plano de arquivamento.

130. (Ministério da Cultura/2006 -Getúlio Vargas) O art. 26 da Lei int 8.159/1991 136. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) Muitas instituições produzem e acumulam
determina que o órgão central do sistema nacional de arquivos é: documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou
a) o Arquivo Nacional.
científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas.
b) o Gabinete Civil da Presidência da República.
Assim, garantir condições de conservação da documentação de valor
c) o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
permanente; aumentara índice de recuperação da informação; conquistar
d) o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
espaço fisico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos
e) o Ministério da Justiça.
arquivos são objetivos da:
a) descrição.
131. (TRE/RN/2005 -Carlos Chagas) Para definiras prazos de retenção e ter um
b) indexação.
instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária
c) avaliação.
a Tabela:
a) cronológica. d) disseminação.
d) de Temporalidade Assessorai.
b) PRA, e) codificação.
e) CUTTER.
c) de Temporalidade Documental.
137. (UE11,1/2004 - NCE/UFRJ) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer

132. (Ministério da Saúde/2005 - NCE/UFRJ) Os documentos públicos são critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e
Identificados como: eficaz. Como objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a
a) primários e secundários. própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que
b) correntes, intermediários e permanentes. deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito,
c) correntes, secundários e permanentes. visando não apenas a eliminação, mas principalmente, assegurar a
d) primários e com .tes. presmvar„..- - de certos documentos, cobrindo iodar. os ,..ocumentos: os que
e) secundários a permanente:,
careçam dt, valor, como também os que possuem vaiar. Para atender às
necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total.
133. (Furnas/2005 -José Pelúcia Ferreira) Na avaliação de documentos, deve-se Essa noção remete à interpretação do plano de:
levar em consideração, primeiramente, o seguinte valor: a) descarte.
a) classificatório. d) probatório. b) destinação.
b) metodológico, e) secundário. c) levantamento.
c) informativo.
d) organização.
e) triagem.
134. (CVM/2005 - NCE/UFRJ) A avaliação, uma das etapas mais importantes
do processo de organização de documentos, está relacionada à análise e
138. (UFRJ/2004 - NCE/UF11.1) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro
seleção dos mesmos, com o propósito principal de fixar prazos para sua
da instituição, de acordo, com os valores informativos e probatórios, é
guarda ou eliminação. Como resUltado da avaliação, elabora-se a tabela
atividade da comissão de:
de temporalidade, cujos principais elementos devem ser:
a) tipo ou assunto; período; quantificação; prazos de retenção; destinacão. a) avaliação de documentos.
h) recolhimento ou transferência; código; fonte; freqüência de consultas: eliminação. b) incineração de documentos.
c) arquivo corrente ou ativo; arquivo intermediário; arquivo permanente; c) restauração de documentos.
microfilmagem; descarte. d) movimentação de documentos.
d) setorial ou departamental; central; transferência; guarda; expurgo. e) preservação de documentos.
e)
prazo ou tempo; seleção; armazenagem; organização; descrição.
Arquivologia para Concursos Ritnato Valentini ELSEVIER CAMPIJS Capitulo 6 — Lei n 8,159, de 08f0 (1991 /Gestão de Documentos/Avaliação
e Destinaçáofrabela de Temporalidade

144. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) O cidadão brasileiro reúne, ao longo de sua existência, o


139. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) Antes de eliminar documentos inservíveis para a
instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação documentos importantes que contam a trajetória de sua vida, de uma época
aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: ou de uma região. Esses documentos, de uma forma geral, são mantidos em 9
a) operacionalidade. seu poder. No entanto, se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas
b) caducidade. ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura
c) organicidadei, e o desenvolvimento nacional, eles podem ser declarados de interesse:
d) temporalidade. a) judicial e restrito.
e) originalidade. b) público e social.
c) nacional e internacional.
140. (MPU/2004 - Esaf) Assinale a opção que não se caracteriza como atividade d) privado e individual.
de gestão de documentos: e) histórico e administrativo.
a) inspeção.
b) avaliação. 145. (UFR J/2004 - NCE/UFRJ) "Implementar a politica nacional de arquivos
c) destinação. públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
d) descrição. documentos de arquivo" é finalidade do:
e) eliminação. a) CONAR
b) SINAR
141. (Policia Federal/2004 - Un8/Lespe) A avaliação documental é uma função c) ARCAR
típica adotada mundialmente no tratamento técnico de acervos arquivisticos. d) UNESCO
Em relação a essa função, julgue os itens (certo ou errado) que se seguem- e) AAB.
1. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no
arquivo corrente. 146. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) O art. 40 da Lei no 8.159 menciona que todos
2. A avaliação dos documentos permite aumentar o indice de recuperação da têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
informação. particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
3 Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do:
avaliada. a) Arquivo e do Congresso.
4 A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço fisico. bl Homem e da Comunidade.
5 A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos c) Publico e da Vida.
e de materiais. d) Governo e da Politica.
e) Estado e da Sociedade.
142. (Anee1/2004 - Esaf) O instrumento de destinação que determina prazos
para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de
147. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) São inalienáveis e irnprescritiveis os documentos
documentos chama-se: de valor:
a) plano de classificação. a) primário.
b) inventário. b) permanente.
c) listagem de eliminação. c) especial.
d) tabela de temporalidade. d) intermediário.
e) termo de recolhimento. e) corrente.

143. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) A legislação determina que "ficará sujeito à


148. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) O acesso aos documentos sigilosos referentes ã
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de:
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...":
a) 100 anos
a) permanente.
b) 150 anos.
b) especializado.
c) 200 anos
c) intermediário.
d) 250 anos
d) terciário.
e) 300 anos.
e) corrente.
Ainuivologia para Concursos-- Renato Valenuni ELSEVIER

149. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) órgão vinculado ao Arq. Nacional que define a


política nacional de arquivos é o:
a) SINARQ.
h) ABARQ.
c) REBARQ, Arquivos Permanentes
d) COLMARQ.
e) CONARQ.

150. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) Gerir e recolher os documentos produzidos e


recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos são competência do:
a) Arquivo Estadual.
b) Arquivo Municipal.
c) Arquivo Nacional. 1. Introdução •
d) Arquivo Histórico.
e) Arquivo Judiciário. Como já aprendemos no Capítulo 2 (Teoria das 3 Idades), o arquivo
pertnanente possui documentos que devem ser preservados para sempre, por
151. (3NDE5/2002 - óunesp) É prática corriqueira, nas instituições brasileiras,
terem valor secundário.
a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada,
vulgarmente denominados de "arquivo morto". Tais documentos:

a) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo. destinação
b) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes.
atividades d.e arranjo :ui
c) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico.
cl) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. um arquivo descrição e publicação (facilitar o acesso aos documentos)
e) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário. permanente conservação
referencia (política de acesso e uso dos documentos)

(Fonte: Paes, 1986.)

2. Arranjo

Na organização de "arquivos permanentes", significa ordenar os documentos


em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens
documentais dentro das séries.
As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras
compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e
origeni funcional. As segundas referem-se à amánação dos papéis nos locais
adequados, seu empacotamento, entre outras.
Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao principio básico da
Arquivologda chamado proveniência dos arquivos (ou "respect des fonds" ou
"provenance": o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado
aos de outras entidades geradoras.
1 12 Arquivologia para Concursos — Renato Valentom ELSEVJER CAMPUS Capitulo 7 — Arquivos Permanentes
I 13

O principio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos 4. Descrição de documentos
correntes, intermediários e permanentes (de é considerado a base da arquivística).
Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de
Obs.: unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se
tem em vista produzir (terminologia).
.,10) Fundo — Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo
pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois
4.1. Instrumentos de pesquisa (Paes, 1986)
a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não pode
receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos. As
encontra mais em atividade. tarefas de descrição levam à elaboração desses instrumentos. Eles podem ser
10 No seu manual de arranjo e descrição de arquivos, os arquivistas holandeses básicos ou auxiliares.
mencionam diversas regras inerentes a esse tema, entre as quais destacamos,
resumidamente: 4.1.1. Básicos
a) todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de:
4.1.1.1.Guia
pro:. dência, data, número, assunto e nome;
b) o método de arranjo deve ser sempre baseado na primitiva organização; Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos
c) no arranjo de um documento deve, portanto, ser estabelecida, tanto integrantes do acervo de uni arquivo permanente. É o tnais abrangente dos
quanto possível, a ordem originária; instrumentos de pesquisa, pois utiliza uma linguagem simples, capaz de_ atingir
d) caso o documento original esteja em boas condições, cópias espalhadas pessoas com os mais variados interesses. O guia dá ao pesquisador uma visão
podem ser destruídas; de conjunto dos serviços arquivisticos.
e) documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retomam,
podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem. 4. 1.1.2.1nventário

As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são


3. Princípios arquivísticos identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico).
O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de
Ais., do princípio da Proveniência, existem outros principies da Arquivo- suma importância e deve ser o 12 instrumento a ser criado para os fundos
logia. Destacaremos, de forma resumida, os mais, importantes, que são:
dos arquivos públicos e privados. O analítico exige pleno conhecimento do
a) Principio da organicidade — as relações administrativas espelham-se
tema a ser descrito.
nos conjuntos documentais.
h) Princípio da unicidade — os documentos de arquivo preservam seu
4.1.1.3.Catálogo
caráter único, em função de seu contexto de produção.
c) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivistica — os fundos Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico,
devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de
não-autorizada ou acréscimo indevido. forma resumida ou analítica.
d) Principio da cumulatividade —o arquivo é urna formação progressiva,
natural e orgânica. 4.1.1.4.RepertOrio (ou catálogo seletivo)
e) princípio do respeito à ordem original — o arquivo deve conservar o Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados,
arranjo dado pela entidade produtora. pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico,
(Fonte: BELLOTTO, livro — Arquivos permanentes: tratamento documental) onomástico ou geográfico.
ArquívoiDria para Concursos —Renato Valentint EISEVIER CAMPOS Capitulo 7 — Arnuivos Peravnentes
114
Série Provas e Concursos

No repertório há um juizo de valor, determinando a inclusão ou não de c) alisamento — documentos são passados a ferro.
documento específico. Os itens são desditos minuciosamente, cabendo, como d) restauração—são utilizados determinados procedimentos para recuperar
o
apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico. documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas
dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais).
4.1.2. Auxiliares
5.2. Métodos de restauração (resumo)
4. 1 .2. 1. índice
banho de gelatina — doe. é mergulhado em cola especifica,
Lista sistemática e minuciosa "dos elementos do conteúdo de um documento
aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fungos
ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua
e dos insetos;
localização no texto" (Paes, 1986, p. 96). • tecido — usa-se pasta de amido;
• si lking — tecido Mais consistente (musseline de seda), de alto custo;
4.1.2.2.Tabela de equivalência ou concordância
• laminação — folha de papel de seda e outra de acetato de celulose;
Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido • laminação manual — acetato dc celulose em contato com a acetona;
mudanças no sistema de arranjo. • encapsulação — películas de poliéster e fita adesiva de duplo
revestimento.
Atenção:
Em relação ao assunto "arquivos permanentes", instrumentos de pesquisa DICAS DE PROVA:
é um dos tópicos mais pedidos pelas bancas organizadoras. Sobretudo o guia e a) A higienização de um documento consiste em retirar poeiras e outros
o repertório ou catálogo seletivo. O que estiver em negrito deve ser dominado resíduos que possam vir a prejudicá-lo de alguma forma (por exemplo
pelo concursando. — perda de informações no futuro). Tal procedimento ë feito através
de técnicas especificas, Com o intuito de preserva-10 pelo maior tempo
poçqivel.
5. Conservação t. restauração de documentos
A higienização deve ser realizada desde: o momento em que o
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com documento é produzido, para prolongar o seu tempo de vida.
temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de b) A preservação envolve medidas preventivas para evitar danos
maneira adequada. aos documentos. Por exemplo, através de uni controle ambiental
(temperatura e umidade adequadas), os documentos tendem a ter
5.1. Principais operações de conservação uma durabilidade considerável. Outra maneira de preservar um
Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo. entre outras. documento é utilizar as operações de conservação, quando for
necessário (desinfestação, limpezas, entre outras).
Comentário:
a) desinfestação — combate ou inibe as atividades dos insetos, O método 5.3 Preservação (Dicas/Comentários)

mais eficiente para combatê-los é a fumigação. 1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque
h) limpeza — fase posterior à fumigação. Os documentos devem scr limpos enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com cuidado;
com uni pano macio, urn aspirador de pó. uma escova adequada. 2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo;


Arquivologia para Concursos-- Renato VaIentini ELSEVIER CAMPUS Capitulo 7 -- Arquivos Permanentes
116
o

A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. QUESTÕES DE CONCURSOS
o
o 3)
A umidade também deve ser baixa. Tentar mante-las estáveis sempre, sem 1 52. (ANP/2008 -Cesgranrio) Um arquivo bem cuidado exige atenção constante
em relação à luz do dia (que deve ser abolida na área de armazenamento), à
dr. oscilações; temperatura (que não deve sofrer oscilações graves), à poeira e aos gases
4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre (que contribuem para o envelhecimento do papel). Para evitar esse danos
. curnentos,
que possível, utilize luvas de algodão para manipular do aos documentos, utilizam-se operações especificas da:
a) laminação. d) flexibilização.
fotografias e gravuras; b) conservação, e) desinfestação.
5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, c) umidificação.

causando riscos, perfurações ou rasgos;


153. (ANP/2008 Cesgranrio) Todo o trabalho desenvolvido nos arquivos, sejam
6) Não dobre o canto da folha para marcar paginas. Esta dobra, no futuro, públicos ou privados, principalmente nos arquivos permanentes, visam,
poderá causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em em última instância, ao atendimento do pesquisador, sejam internos ou
externos à instituição, de acordo com as normas do organismo. Embora
papel livre de acidez; exista essa premissa, observa-se que o arranjo nos arquivos permanentes
7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela deve ser baseado na ferma:
afeta a sua saúde e pode provocai o desenvolvimento de microorganismos a) temática. d) histonográfica-
b) geográfica. e) administrativa.
na documentação; c) cronológica.
8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os
154. (ANP/2008 - Cesgranrio) Em alguns depósitos de arquivos, os documentos
documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato;
sofrem com a falta de cuidados que muitas vezes os levam a destruição
9) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos total. É comum observar que a ação de insetos nos documentos é um dos
cumulativos irreversíveis e o manuseio provoca dobras e rasgos nas maiores problemas para o arquivo. Nesses casos, quando a infestação dos
insetos nos arquivos já está acontecendo, o combate mais eficiente é a:
lombadas; a) laminação. d) umidificação.
10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, fumigação. e) fiexibilização.
c) vaporização.
danos nas capas e lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana
da encadernação; 1 55. (CRA/RJ/200 7 - NCE/UFRJ) O procedimento de arquivo que visa garantir a
11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado
controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, tem a seguinte
catalisando reações químicas danosas (levando à formação de ácidos; e
denominação:
sujam, arranham e desfiguram os materiais); a) exposição. d) indexação.
b) descrição, e) preservação.
12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados
c) arranjo.
durante o dia e à noite; caso contrario, os danos são muito maiores.

13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição 156. (Eletrobrás/200 7 - NCE/UFRJ) Numa linha de pensamento hierarquizado,
a forma de se garantir a integridade administrativa do órgão criador do
vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
acervo arquivistico é ter como primeira referência:
14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos a) as funções desenvolvidas.
eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de b) a proveniência.
c) a organicidade.
poeira, umidade e temperaturas altas. d) a integridade do acervo.
Fonte: Arquivo Nacional. e) os cargos existentes.
118 Arquivologia para Concursos — Reriato Valentini ELSEWER Capitulo 7— Aiquivoç Pranpne.ntes
CAMPUS

157. (Eletrobrás/2007 - NCE/UFRJ) Os arquivos permanentes têm seu uso 162. (Fiocruz/2006 - José Peludo Ferreira) As principais atividades no arquivo
potencializado devido: permanente são:
a) á antiguidade de seus documentos. a) a classificação e o arranjo dos fundos.
b) ás condições físicas do acervo. b) a avaliação e a classificação dos fundos.
c) às suas propriedades de testemunho. c) a seleção e a classificação dos fundos.
d) ao status de quem os utilizam. d) o arranjo e a descrição dos fundos,
e) á sua proximidade com as instituições de ensino e pesquisa. e) a classificação e a descrição dos fundos.

163. (Fiocruz/2006 - José Peludo Ferreira) A obra destinada à orientação dos


158. (Oetrobrás/2007- NCE/UFRJ) A noção de fundo arquivistico, que acompanha
usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo
os fundos documentais , NÃO pode ser obtida por documentos:
de uni arquivo permanente é denominada:
a) produzidos por uma instituição.
a) repertório. d) inventário
b) recebidos por uma instituição.
b) guia. e) índice.
c) colecionados por uma instituição.
c) catálogo,
d) incorporados por força da lei a urna instituição.
e) necessários a existência de uma instituição. 164. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) A atividade de sintetizar e sistematizar
os elementos formais e o conteúdo textual dos documentos recolhidos para
159. (T5E/2007- UnB/Cespe) A conservação compreende os cuidados prestados uma determinada instituição arquivistica denomina-se:
aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operações a) plano de classificação. d) tabela de temporalidade.
de conservação são: b) descrição, e) edição de fontes.
c) tabela de avaliação.
higienização, exaustão, congelamento e preservação.
b) umidificação, limpeza, calefação e restauração,
165. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) O instrumento de pesquisa que
c) laminação, refrigeração, evaporação e encapsulamento.
tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de uma
d) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.
Instituição arquivistica, de modo a permitir aos usuários saber quais são
seus recursos e a natureza dos fundos que estão sob sua guarda, entre
160. (Ministério da Cultura/2006 - Getúlio Vargas) O princípio da proveniência outras informações denomina-se, segundo a terminologia da área:
é a base teórica que rege todas as intervenções arquivisticas, devendo ser a) guia de fonte. d) indice.
observado na organização dos arquivos: b) edição de fontes, e) guia.
a) permanentes, apenas. c) fonte.
b)- intermediários, apenas.
c) correntes, apenas. 166. (BNDES/2006 - Cesgranrio - com adaptações) O objetivo final da descrição
d) intermediários e permanentes, apenas. arquivistica é o:
a) arranjo. d) trâmite.
e) correntes, intermediários e permanentes.
b) acesso, e) recolhimento.
c) registro.
161. (Fiocruz/2006 - José Peludo Ferreira) A elaboração criteriosa e precisa
dos instrumentos de pesquisa é tarefa primordial do arquivista. Para a 167. (BNDES/2006 - Cesgranrio - com adaptações) Podemos afirmar que o
produção de tais instrumentos, o arquivista recorre à descrição, que é uma processo de descrição documental consiste em:
tarefa típica: a) analisar os documentos desde a fase corrente e utilizar instrumentos que
a) dos arquivos públicos. controlem a passagem para as fases posteriores.
b) dos arquivos permanentes. b) compor instrumentos que orientem quanto' ao tempo de manutenção dos
c) dos correntes. documentos nos arquivos permanentes.
d) dos arquivos privados, c) coletar informações necessárias à definição de políticas de preservação e
e) dos arquivos intermediários. conservação de documentos históricos.
d) elaborar instrumentos de pesquisa que permitam identificar, localizar, rastrear
e, por fim, utilizar dados.
e) elaborar instrumentos que descrevam o trâmite dos documentos dentro da
instituição e sua destinação final.
120 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSFVIER

8
o 168. (ENDES/2006 - Cesgran rio - com adaptações) A única possibilidade de se
ter acesso as informações contidas nos documentos do arquivo permanente
Capitulo
é através de um instrumento de pesquisa. Assinale a opção que apresenta
unicamente exemplos destes instrumentos:
a) guia, inventário e revistas semanais. Microfilmagem/Novas Tecnologias
b) catálogo seletivo, indice e publicações vespertinas.
c) inventário analitico, indice e guia.
d) dicionário de verbetes, guia e catálogo.
e) livro de ouro, inventário sornaria e quadro de arranjo.

169, (Furnas/2005 -José Pelúcio Ferreira) O instrumento de pesquisa que possui


uma relação metódica de documentos pertencentes a um ou mais fundos,
que são descritos de forma sumária ou detalhada, denomina-se:
a) guia. 1. Microfilmagem
b) índice.
c) catálogo. Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos,
d) indexação
dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de
e) repe- 5rio.
redução (Decreto MI 1.799/1996 — regulamenta a lei da microfilmagem).
170. (Ternas/2005 - José Pelticio Ferreira) A descrição é uma tarefa típica dos O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao
arquivos classificados como:
documento original. Com isso, há um domínio maior da massa documental,
a) administrativos.
b) intermediários. implicando a busca mais eficiente da informação.
c) permanentes. A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentaç-ão.
d) correntes.
e) setoriais.
1. I Objetivos
171. (CREA/13172003 - UnB/Cespe) A preservação de documentos pressupõe
a adoção de determinadas medidas buscando a integridade dos suportes
• reduzir o volume documental;
documentais e do teor informacional dos documentos. Julgue os itens (certo • garantir a sua durabilidade (expectativa devida: 500 anos).
ou errado) a seguir, que se referem às medidas preventivas adotadas nos
acervos arquivisticos.
1.2. Vantagens
1. A luminosidade natural deve ser evitada, porque afeta a conservação dos
documentos, podendo provocar o enfraquecimento do papel. • economia de espaço;
2. A reprodução de documentos deve ser evitada.
3. Ao manusear os negativos e as fotografias, é recomendável que o profissional
• redução do volume de papeis e documentos;
use luvas de algodão. • segurança na conservação dos documentos vitais da empresa:
A higienização dos documentos deve ser realizada somente na fase • facilidade de consulta a documentos arquivados;
permanente.
• durabilidade do suporte;
172. (Eletrobrás/NCE/UFRJ - com adaptações) O procedimento arquivistico • complementação de acervos;
destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, • reprodução fiel e exata do documento microfilmado (as vezes, um
conservação e restauração de documentos denomina-se:
a) preservação.
documento encontra-se em mau estado de conservação, já tendo inclusive
b) descrição. ocorrido perda da informação. Ele pode ser microfilmado, mas a imagem
c) conservação. não será a reprodução exata do documento original, e sim do documento
d) restauração.
e) avaliação.
microfilmado). Portanto, a leitura ao documento não ocorrera de forma
tão fácil. Haverá um pouco de dificuldade, nesses casos específicos.
1 122 Arquivologia para Concursos-- Renato Valendo' ELSEVIER CAMPUS Capitulo 8-- Mcrofemagem/Novas Tecnologias

o preservação dos documentos originais; 1.5. Legislação


ti

favorece o sigilo documental.


o LEI flt 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
1.1 Desvantagens

• alto custo O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

• é dificil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

1.4. Etapas Art. I°. É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
• preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.
§ P. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juizo ou fora dele.
Comentário:
§ 22. Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por
a) preparo — retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos: incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
definir o arranjo da documentação, entre outros procedimentos. § 3°. A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante
b) microfilmagem — depois de preparados, os documentos serão lavratura de termo, por autoridade competente, em fino próprio.
microfilmados (microfilmadoras rotativas ou planetárias). Diversos § 4°. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do
fatores serão levados em conta na hora de se decidir por um determinado arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
equipamento (tamanho e conservação do documento etc.) § 5°. A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante
c) processamento — tal procedimento dará visibilidade ao documento lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.

microfilmado. § 6°. Os originais dos documentos ainda erfi trânsito, microfilmados, não poderão ser eliminados antes

d) duplicação — a microforma original será preservada em um arquivo de serem arquivados.


§ 7°. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfil-
de segurar i. As cópias poderão ser acessadas por qu n de direito.
n;ades documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por ai:raridade competente.
Art. 2°. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local
Segue, a seguir. a lei que regula a micro filnragem de documentos oficiais,
diverso da repartição detentora dos mesmos.
assim como o decreto que regulamenta a referida lei. Faz-se requisito essencial
Art. 3°. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
que os concursandos leiam com atenção os artigos ligados a eles, pois pode
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e
cair em concurso, caso faça parte do programa o assunto "microfilmagem de
certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais.
documentos."
§ I°. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos ca-
pacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a
DICA DE PROVA:
microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados,
A legislação envolvendo a "microfilmagem de documentos" dificilmente cai a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados
em concursos (sobretudo aqueles de nível médio). Por precaução, não custa dar e certidões originais.
uma lida na Lei n°5.433/1968 e no Decreto n(2 1.799/1996. São poucos artigos. § 2'. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para
Especial atenção sobretudo aos artigos inerentes aos elementos que devem autenticação de reproduções realizadas por particulares, para produzir efeitos jurídicos cora terceiros.
constar nas imagens de abertura e de fechamento.
124 Arquivologia para Concursos — Renato Valente-e ELSEV1ER
CAMPUS Capitulo 8 — Wrofilmagemeglovas lecnologias


Art. 4°. É dispensável o reconhecimento de firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais
Li
§ 3Q. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a
Art. 9. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
qualidade de reprodução.
Art. 6°. Revogam-se as disposições em contrário.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a
Brasilia, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da República.
repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar,
A. Costa e Silva
por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Luis Antônio da Gama e Silva
Art. 7°. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com
os seguintes elementos:
DECRETO N°. 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 I — identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;
II — numero do microfilme, se for o caso;
Regulamenta a Lei ir 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, 111 — local e a data da microfilmagem;
e dá outras providências. IV — registro no Ministério da Justiça;
V — ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV da Constituição VI — menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da
e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n°5,433, de B de maio de 1968 série contida em microfilme anterior;
Decreta: VII — identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução;
Art. I°. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n°5.133, de 8 de maio de 1968, VIII — nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos
abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos a serem microfilmados;
e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da IX — nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
União, dos Estados, do Distrito federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou empresa executora da microfilmagem.
privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 8°. No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento,
Art. 2°. A emissão de copias. traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. I — identificação do detentor dos documentos microfilmados;
An. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, II — informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 111— termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto;
Art. 4°, A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, IV — menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme
sendo permitida a utilização de qualquer microforma. posterior;
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, V — nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
tanto a original como a cópia terão, na. sua parte superior, área reservada a titulação, a identificação e a empresa executora da microfilmagem.
numeração seqüencial legiveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação. Ari. 99, Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem.
Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico,
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
§ I°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. § 1°. A microfilmagem destes documentos será precedida de urna imagem de observação, com os seguintes
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original elementos:
corno para a extração de cópias. a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
126 ArOUlaologia Para Concursos -- R oVaitniiri Capitulo 8 — Microalmagem/Novas Tecnologias
ELSEVIER CAM PUS

c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros,
executora da microfilmagem. fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
§ 2y. É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização 1— que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
dos documentos. 11 — que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

§ 3°. Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série 111 — que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

de documentos deverá ser repetida integralmente. An. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora
dele, quando:
Art 10. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme
I — autenticados por autoridade estrangeira competente;
alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
11 — tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os
Art. II. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser
houver autenticado;
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
III — forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua
Art. 18. Os microfilmes originais e us filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de
Fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que
filme cópia.
estariam sujeitos os seus respectivos originais.
- Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver
Art. 9. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério
prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação
dalustiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão
do mesmo e respeitado o disposto no art. 99 da Lei rr- 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabiveis.
Art 13.0s documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado definitivamente.
— após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo mitifico de sua esfera de atuação ou preservados
Art. 20. O Ministério da justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste
pelo próprio órgão detentor. Decreto.
Art. M. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
produzirem efeitos legais em juizo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente Art, 22, Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
detentora do filme original. Brasília, 30 de janeiro de 1996; 115'3 da Independência e 108° da República
§ le. Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido
termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é copia fiel do filme original, cuja Fernando Henrique Cardoso
autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. Milton Seligman
§ 2°. Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação
far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especi- Comentários sobre a Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1968:
ficados no artigo seguinte. Esta Lei regula a In icrofihnagem de documentos oficiais. São som ente
§ P. A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio 6 artigos. Os candidatos devem memorizar os artigos na integra (caso
a "Microfilmagem" faça parte do programa de Arquivologi a). Atenção,
de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.
eoneursandos: especial carinho para o artigo 20, que Ja caiu em prova,
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos
deste Decreto. mencionando o fato de os documentos "históricos" não deverem ser
eliminados, podendo ser arquivados em local diferente do organismo detentor
Parágrafo único. Para exercera atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a quese refere
dos mesmos.
este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se
à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Arquivologia para Concursos — Renato Valenrini
128 ELSEVIER CAMPUS Capitulo 8 — Microfilmagem/Novas Tecnologias
U&ie Provas e Concursos

Comentários sobre o Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996: b) documentos eletrônicos - são aqueles elaborados por meio de um
Este Decreto regulamenta a Lei M/ 5.433/1968. Com poucos artigos, os computador, sendo seu autor identificável por meio de um código,
candidatos devem saber todos eles, embora alguns mereçam uma atenção chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte
especial. Seguem, abaixo, comentários sobre alguns deles: deles, em memórias eletrônicas de massa.
• Art. 3 - Define microfilme (processb de reprodução em filmes...)
Art. 72 e incisos - é um dos mais pedidos em concursos. Na microfilmagem Vantagens dos documentos digitais:
de documentos, cada série será 'sempre precedida de imagem de abertura. Os • economia de espaço físico;
incisos mostram os elementos que fazem parte dessa imagem de abertura. • ganho de produtividade;
• Art. 89 e incisos - no final da microfilmagem de cada série será sempre • facilidade de acesso aos estoques.
reproduzida a imagem de encerramento, logo após o ultimo documento. Os
incisos mencionam os elementos constantes dessa imagem. Os candidatos Desvantagens dos documentos digitais:
devem saber quais são eles. • os documentos processados por computador podem ser manipulados
• Art. 13- Fala sobre os documentos oficiais ou públicos. com valor de guarda com facilidade, sendo instáveis e ex
. tre inamente vulneráveis à inter-
perman te (não poderão ser eliminados após a mi °filmagem, devendo venção humana e à obsolescência te. iológica.
ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados
pelo próprio órgão detentor). 2.1-Metadados
Os inetaciados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão
Não se esqueçam, candidatos: quando se fala em microfilmagem de e uso dos documentos digitais.
documentos, vocês devem saber distinguir os elementos que fazem parte Os dados descrevem corno a informação foi registrada (hardwan, software,
de uma imagem de abertura e de uma imagem de encerramento - artigos formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor,
72 e 82 (mais incisos) do Decreto n2 1.799/1996. data, assunto, hora transmissão em.).

2. Automação QUESTOES DE CONCURSOS

173. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) Para que os documentos de um acervo


O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e
arquivistico possam ser microfilmados, é necessário que, alem de estarem
hardwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. higienizados:
A sua finalidade É otimizar e racionalizar a gestão documental. a) possuam as mesmas dimensões; d) estejam fora de uso corrente;
Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em b) possuam um mesmo assunto; e) não possuam mais valor de uso.
c) estejam devidamente organizados;
"escãners especiais". Depois de digitalizados, eles são conferidos e gravados
em meios magnéticos ou discos ópticos. 174. (Arquivo Nacional/2006 - NCE/UFRJ) Os documentos arquivisticos são
ou podem ser microfilmados por uma série de motivos. Observe os itens
abaixo:
DICAS DE PROVA:
I - segurança.
a) digitalização II - complementação de acervos.
• Reprodução por varredura eletrônica. III - facilidade de acesso e leitura.
IV - baixo custo de seu processo.
Processo de conversão de um documento para o formato digital
V.- sua validade jurídica.
por meio de dispositivo apropriado, como um escãner (definição Fazem parte desses motivos somente os itens:
do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, do Arquivo a) I, II e III. d) II. III e V.
Nacional). b) 1,11eV, e) III, IV e V.
c) I, III e V.
Capitulo 8— raltcrofilmartn/Novas Tecnologias
30
Série Provas e Concursos Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS

175. (Fiocruz/2006 - José Pelúcia Ferreira) De acordo com a Lei que regula 179. (CREA/DF/2003 - UnB/Cespe) julgue (certo ou errado) as assertivas. De
a microfilmagem de documentos oficiais ficou estabelecido que os acordo com a legislação que regulamenta a microfilmagem de documentos
documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, oficiais, os elementos que constarão na imagem de abertura que precede
ser eliminados, exceto aqueles que tenham valor: as séries dos documentos microfilmados incluem:
a) probatório. 1. local da microfilmagem.
b) legal. 2. data da microfilmagem.
c) fiscal. 3. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de
d) histórico. redução.
e) administrativo. 4. registro no Ministério da Justiça e no Arquivo Nacional.
5. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem
176. (BNDES/2006 Cesgranrio - com adaptações) Os dados que descrevem o microfilmados.
sistema operacional, o programa que gera os documentos, a localização
física dos documentos no sistema eletrônico... MacNeil (2000:96 apud 180. (Eletronudear/2003 - Cesgranrio - com adaptações) As opções abaixo trazem
Rondinefii). vantagens da microfilmagem de documentos, salvo uma. Assinale-a.
O texto acima focaliza a categoria de: a) Redução do volume de papéis e documentos.
a) infodados. b) Facilidade de consulta a documentos arquivados.
h) metadados. c) Economia em termos de espaço para o tamanho dos arquivos.
c) arquidados. d) Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa.
d) contextodados, e) Estabelecimento de um programa criterioso de seleção do acervo.
e) organodados.

177. (UFRJ/2004 - NCE/UFRJ) "Documento elaborado por meio de um


computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave
e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias
eletrônicas de massa", é o documento:
a) sistemático.
b) mutável.
c) sonoro
d) imannét1 .
e) eletrAnice.

178. (MI1U/2004 - Esaf) De acordo com a legislação vigente, na microfilmagem


de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura,
com os seguintes elementos:
I. registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio.
II. ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem
microfilmados.
III. identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau
de redução.
IV. informações sobre o estado de conservação dos documentos originais.
O número de itens certos á igual a:
a) 0.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.
Simulados para Treinamento

SIMULADO I

1. De acordo com o conteúdo da "Lei n9 8.159", de 08 de janeiro de 1991,


que_disoõe sobre a _politica nacional de arquivos públicos e privado_s_e_da
outras providências, analise as afirmações abaixo:
1. é dever do poder Público a avaliação documental e a proteção especial
a documentos, como instrumento de apoio à administração, à cultura,
ao desenvolvimento e como elementos de prova e pesquisa.
II. considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, uso e destinação em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação, microfilmagem ou
recolhimento para guarda permanente.
III consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por órgãos públicos
e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades gerais
ou especificas, bem como por pessoa física ou jurídica, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documento.
IV. os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência
de suas funções administrativas, temporárias e históricas.
V. consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas, em decorrência de suas
necessidades.
A quantidade de itens certos é igual a:
a) O.
b) 1.
c) 2.
d) 3.
e) 4.

Aroutvologia para Concursos Renato Valeram, ELSEVIER CAMP LIS SEmulados para Treinamento
134

2. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: 6. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para
1. os métodos padronizados são: mnemônico, variadex, soundex e rõnem arquivamento, seguindo as regras de alfabetação:
II. os métodos básicos se dividem em alfabéticos e numéricos. a) Marcelo Villa-Lobos júnior - Villa-Lobos júnior, Marcelo.
b) Richard mc Afiam - mc Adam, Richard.
111.0 método dígito-terminal é ideográfico e numérico.
c) Tenente Paulina Monte Verde Filho - Verde Filho, Paulina Monte (Tenente).
• ;9. IV. dentro da distribuição geográfica, o método geográfico é essencialmente
d) Carolina Machado - Carolina Machado.
alfabético. Portanto, não há necessidade de se recorrer a um indice
e) Júlia Di Capri - Capri, Júlia Di.
alfabético remissivo.
V. quando o principal elemento a ser considerado em um documento e
7. Com base na "terminologia arquivistica", marque a assertiva correta:
o NÚMERO, a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos a) dossiê - conjunto dos documentos de um arquivo.
numéricos: simples, cronológico, digito-terminal, duplex, decimal ou b) acesso - consulta aos documentos de arquivos.
unitermo. c) instrumento de pesquisa - meio de organização da informação.
O único item verdadeiro é o: d) documento - registro de uma informação, dependendo da natureza do suporte
a) V. d) II. que a contém.
b) IV. e) e) descrição - processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo
c) I. textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa
que se tem em vista produzir.
3. Estabelecendo um paralelo entre as características dos documentos de
arquivo e biblioteca, marque a alternativa correta: 8. Leia o texto abaixo.
Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe
a) os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
funcionais e culturais; os de biblioteca com objetivos culturais e educativos. „„
providências, compete ao a e o
b) o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo instrui, prova.
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal,
c) a Arquivistica trata de conjuntos de documentos, e a Biblioteconomia trata de
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda,
documentos individuais. e acompanhar e a politica nacional de arquivos.
d) os documentos de biblioteca são unidos pela origem; os de arquivo pelo conteúdo. A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectivamente:
e) os documentos de arquivo são produzidos em numerosos exemplares; os de a) CONARQ - avaliação-recolhimento - definir.
biblioteca em um único exemplar. b) SUJAR - transferência - recolhimento - implementar.
c) Arquivo Nacional - transferência - recolhimento - implementar.
4. Leia o texto abaixo. d) CONARQ - gestão - recolhimento - definir.
Os prazos de permanência dos documentos nos arquivos são variados. e) Arquivo Nacional - gestão - recolhimento - implementar.
Referindo-se ao 3P estagio de evolução dos arquivos, podemos afirmar que
ele é aberto aos contados a partir da data 9. Quanto à natureza dós documentos, os arquivos podem ser classificados em:
A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectivamente: a) setoriais e gerais.
b) ostensivos ou sigilosos.
a) 20 ou 25 anos / / de produção do documento.
c) correntes, intermediários e permanentes.
b) 25 ou 30 anos r'/ final do trâmite documental.
d) públicos e privados.
c) 30 anos // de produção do documento ou do fim de sua tramitação.
e) especiais e especializados.
d) 25 ou 30 anos H de produção do documento ou do fim de sua movimentação.
e) 25 ou 30 anos // de produção do documento ou de sua tramitação.
10. "Avaliar é estabelecer preceitos capazes de orientarem a ação dos
responsáveis pela análise e seleção dos documentos, com vistas à fixação de
5. O arquivamento é composto de uma seqüência de etapas. Quando o prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização
arquivista examina cada documento, verificando o último despacho, ele dos arquivos públicos." (Arquivo Nacional - Publicações Técnicas, 41).
esia realizando: A avaliação de documentos é de Suma importância não somente nos
a) uma ordenação. arquivos públicos, mas também nos arquivos privados. Os objetivos da
b) uma analise. avaliação estão dispostos a seguir, salvo um. Assinale-o.
c) urna inspeção. a) expansão do espaço fisicia.
d) um estudo. b) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos.
e) uma classificação. c) aproveitar melhor os recursos humanos e institucionais.
d) aumentar o indice de recuperação da informação.
e) garantir condições de conservação da documentação de valor permanente.

Arquivologis para Concursos — Renato VaFentini ELSEVIER Simulados para Treinamento


CAMPUS

SIMULADO II 4. Os instrumentos de pesquisa servem para propagar e recuperar a


1. Existem determinados documentos de interesse passageiro, de trato e informação contida nos arquivos. Aquele que é considerado uma lista
sistemática e minuciosa dos elementos do conteúdo de um documento ou
efeito rápido, isto é, sem valor administrativo, jurídico ou histórico. Tais
grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar
características são relacionadas aos documentos de guarda:
a) temporária. sua localização no texto é o:

b) permanente. a) guia.
c) eventual. b) repertório.
cl) dinâmica. c) indice.
e) estática. d) inventário.
e) catálogo.
2. Em conformidade com a Lei n5 8.159, de 8/1/1991, marque a alternativa
correta: 5. A Paleografia é a técnica que habilita a documentos antigos.
Estuda a história da e a evolução das
a) Ficará sujeito à responsabilidade criminal, civil e administrativa, na forma da
objetivando a e a dos manuscritos de épocas
legislação em vigor, aquele que descaracterizar ou eliminar documentos de valor
passadas.
permanente ob considerado como de interesse público e social.
A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva-
b) Ficará sujeito fr responsabilidade criminal, civil e administrativa, na forma da
mente:
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou eliminar documentos de valor
a) conhecer - escrita - letras - feitura -manutenção.
secundário ou considerado como de interesse público e social.
b) decifrar - época - letras - leitura - manutenção.
C) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e funcional, na forma da legislação em
c) decifrar - escrita - letras - interpretação - transcrição.
vigor, aquele que descaracterizar ou destruir documentos de valor primário.
d) conhecer - época - escritas - interpretação - manutenção.
d) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
e) transcrever- escrita - letras - leitura - transcrição.
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público e social.
6. Uma das características básicas que distinguem os arquivos é a seguinte:
e) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
"um documento, destacado de seu conjunto, significa muito menos do que
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
quando em conjunto." Tal característica diz respeito:
inalienável e imprescritível ou considerado de interesse público e cultural.
a) ao caráter cumulativo do documento.
b) ao caráter restritivo do documento,
3. Segundo Marilena Leite Paes, "o destino dos arquivos é passar por uma
c) ao caráter coletivo do documento.
lenta evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com
cl) ao caráter expansivo do documento.
o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo, aumenta
e) ao caráter orgânico do documento.
a sua importância como documentação histórica. Não se pode dividir o
arquivo em dois compartimentos: velho (ou histórico) e administrativo.
7. Sobre os vários significados do termo arquivo, julgue os itens abaixai
Na realidade, são pura e simplesmente arquivos em incessante processo
I. Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
de transformação."
governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados
Acerca das "atividades dos arquivos permanentes", julgue os itens a seguir:
e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
I. elas são classificadas em 5 grupos distintos.
II. Depósitos de documentos e papeis de uma única espécie, tendo sempre
II. os grupos são: destinação, arranjo, descrição, publicação e conservação.
relação com os direitos das instituições e indivíduos.
a descrição tem intima relação com os instrumentos de destinação.
UI. Móvel destinado à guarda e disseminação de documentos.
a) somente o item I está correto.
IV. Local onde o acervo documental é guardado e conservado.
b) os itens I e II estão corretos.
Estão corretos os itens:
c) os itens I e II estão incorretos.
a) I e III, apenas.
d) todos estão corretos.
b) 1 e IV, apenas.
e) todos estão incorretos.
c) III e IV, apenas.
ci) II e III, apenas
e) I, III e IV estão corretos.

Simulado, para Trei namento


138 Arquivologia para Concursos -- Renato Vatentin, ELSEVIER CAMPtIS

2. A conservação engloba vários procedimentos adotados para assegurar


8. Quanto á sua função, as guias podem ser classificadas de: a proteção física aos documentos, e, conseqüentemente, ao local de sua
e . O que irá indicar a classificação
guarda, contra agentes de deterioração. Entre as principais operações de
da guia é a sua
A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva- conservação, marque a única opção incorreta:
a) alisamento. d) banho de gelatina.
mente:
b) restauração. e) limpeza.
a) primária - secundária - subsidiária - especial - notação.
b) primária-, secundária subsidiária-especial - projeção. c) desinfestação.
c) primária - secundária - terciária - quaternária -- projeção.
ti) primária - secundária - terciária - quaternária - posição. 3. Em face das características das organizações, podemos classificar os
e) primária- secundária - subsidiária-especial - posição. arquivos em:
a) ostensivos ou sigilosos.
9. leia o texto abaixo. b) públicos, institucionais, comerciais e familiais ou pessoais.
Conforme consta na Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe c) cartográficos, textuais, micrograficos, entre outros.
sobre a politica nacional de arquivos públicos e privados e dá outras d) correntes, intermediários ou permanentes.
providências, o será presidido
e) setoriais e centrais.
pelo e integrado por representantes de
instituições e públicas e privadas. .
4. Com base na "terminologia arquivistica", marque a assertiva correta:
A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva-
a) depósito - local onde os documentos são eliminados.
mente:
b) antecedente - é o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo
a) SINAR-Coordenador-Geral do CONARQ - arquivisticas - acadêmicas.
assunto, mas de pessoas diferentes.
b) SINAR - Presidente do Arquivo Nacional - especializadas - arquivisticas.
c) classificação - processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em
c) CONARQ - Diretor-Geral do Arquivo Nacional - arquivisticas - acadêmicas. colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica ou
d) CONARQ - Presidente do Arquivo Nacional - arquivisticas - acadêmicas.
alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.
e) SINAR - Presidente do CONARQ - afins - acadêmicas.
d) desclassificação-ato pelo qual a autoridade competente caracteriza documentos
10. O arquivo permanente, sendo o resultado da reunião dos arquivos correntes, considerados sem valor.
recebe a documentação originária de diversos setores e cresce em grande e) precedente - é o documento que se junta a outro por se tratar de vários assuntos
proporção. Sobre os arquivos permanentes, julgue os itens a seguir: relacionados a uma determinada pessoa.
I. na 3° idade a pesquisa está aberta a todos; por isso, os arquivos
defr- 'tivos devem situar-se em lugares rio fü-il acesso para seus 5. De acordo com o conteúdo da Lei ri° 8.159. de 8 de janeiro de 1991, que
esuários típicos, além de possuirem amplas salos de consulta; dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
IL. apresentam valor mediato, sendo, portanto, prescritiveis e inalienáveis; providências, "compete ao Arquivo NaLional a gestão e o recolhimento
III. são os arquivos propriamente ditos; dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal,
IV. os limbos deverão ser preservados para sempre. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda,
Estão corretos os itens: e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos."
a) 1 e 111, apenas. d) II, III e IV estão corretos. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar
b) 1, ui e IV estão corretos. e) I e IV, apenas. unidades:
c) III e IV, apenas. a) regionais. d) estaduais.
b) centrais, e) municipais.
SIMULADO III c) descentralizadas.
1. Segundo a terminologia arquivistica, protocolo é a denominação geralmente
atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e 6. São várias as etapas de arquivamento. A análise é Moa delas, e está
intimamente relacionada com os itens abaixo, exceto:
movimentação de documentos em curso. Podemos dividir o Protocolo em
a) leitura cuidadosa de cada documento.
2 setores distintos, que são, respectivamente:
a) recebimento e distribuição / registro e movimentação. h) a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
b) recebimento e registro / distribuição e movimentação. c) interpretação de cada documento.
c) recebimento! distribuição. d) verificar a existência de antecedentes.
d) recebimento e classificação / registro e movimentação. e) examinar os documentos, verificando o último despacho.
e) recebimento e classificação / registro e distribuição.

140 Arquivologia para Concursos — Renato Valenon, ELSE VIER


Simulados para Treinamento
CAMPUS

7. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para 3. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos
arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: arquivos correntes:
a) Congresso de Agronomia - Agronomia, Congresso de. a) arquivo setorial.
b) John Mac Arthur - Arthur, John Mac.
b) métodos de arquivamento.
c) Josué Santo Cristo - Santo Cristo, Josué. c) valor imprescritível.
d) AI Ben Nur Ben Hur (AI).
ch valor imediato.
e) Carolina duflont - Ou Pont, Carolina.
e) trâmite documental.

8. Entre os itens abaixo, assinaleaquele que não podemos associar aos arquivos
4. Menor unidade arquivistica materialmente indivisível:
de valor secundário:
a) item documental.
a) transferência / caráter temporário.
b) unidade de arquivamento.
b) descrição / instrumentos de pesquisa.
c) pastas, maços e pacotilhas.
c) recolhimento / fundo.
ti) organicidade documental.
ri) valor mediato / fonte de pesquisa.
e) um relatório, uma pasta suspensa, entre outros.
e) arquivo definitivo / valor histórico.

9. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos arquivos 5. São exemplos de drcumentos do gênero cartográfico, exceto:
a) desenhos.
de 2' (segunda) idade:
a) purgatório / limbo. b) plantas.
b) records centers / consulta não-freqüente. c) perfis.
c) arquivo semi-ativo / valor primário. d) mapas.
ti) arquivo histórico! arquivo passivo. e) todos os itens anteriores estão corretos.
e) pré-arquivo / documentos aguardam um processo de triagem.
6. Leia o texto abaixo.
10. Os métodos de arquivamento pertencem a 2 grandes sistemas, que são: Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, poderá o Poder
a) alfabéticos e numéricos. , em qualquer instância, determinar a exibição reservada de
b) livres e padronizados. qualquer documento , sempre que indispensável à defesa
c) direto e indireto. de direito ou esclarecimento de situação da
d) básicos e padronizados. pane.
e) classificação e avaliação. A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva-
mente:
SIMULADO IV a) Executivo - sigiloso - próprio - pessoal.
b) Legislativo - ostensivo - particular - pessoal.
1. São várias as ciências auxiliares da Arquivologia. Aquela que estuda os c) Judiciário - sigiloso - próprio - ostensiva.
documentos, distinguindo os falsos dos verdadeiros, é a: d) Judiciário - sigiloso - próprio - pessoal.
a) Diplomática. e) Executivo-ostensivo - particular - pessoal.
b) Heráldica.
c) Paleografia. 7. A gestão documental abrange todas as atividades inerentes a(s) idade(s):
d) Genealogia. a) corrente e intermediária.
e) Periciografia.
b) corrente.
c) intermediária.
2. Qual é o instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas
d) permanente.
notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de e) corrente, intermediária e permanente.
alterações no sistema de arranjo:
a) tabela de concordância.
8. Sobre o método alfabético, podemos dizer que existem 2 critérios referentes
b) tabela de conversão.
às regras de ordenação. Quais são eles?
c) gráfico de equivalência.. ti) dicionário e enciclopédico.
a) letra por letra,
d) quadro topográfico. e) os itens anteriores estão incorretos.
b) básico e ideográfico.
e) os itens anteriores estão incorretos.
c) palavra por palavra.

Stmulados para Tvemarnento


142 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS

9. O método dígito-terminal é usado sobretudo quando há um volume grande 5. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente, de acordo
de documentos, a fim de se reduzir erros de arquivamento. Acerca desse com as regras de alfabetação:
5-‘
o
método, podemos afirmar: a) Mário Santo Agostinho -Agostinho, Mário Santo.
a) é dividido em 4 grupos: primário, secundário, subsidiário e especial. b) Jornal do Comércio -Jornal do Comércio.
h) o grupo primário ou final indica o no da gaveta. c) Sargento Alberto Souza Pereira- Souza Pereira, Alberto (Sargento).
c) são lidos da esquerda para a direita. d) 20 Encontro de Arquivologistas - Arquivologistas (Segundo Encontro de).
d) o grupo secundário indica o IV da guia. e) Antônio Vila Formosa - Formosa, Antônio Vila.
e) não forma pares.
6. A unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes
10. Acerca do arranjo documental, podemos afirmar que "documentos a um determinado assunto ou a uma determinada pessoa, chamamos de:
desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir a) acondicionamento.
o seu lugar", se ficar bem clara: b) dossiê.
a) a sua origem. c) acervo.
b) o seu conteúdo. d) armazenamento.
c) o seu estado físico. e) arquivo. -
d) o tipo de documento ao qual eles pertencem.
e) a sua espécie documental. 7. A importância dos arquivos está ligada a varies fatores, exceto:
a) valor probatório documental.
SIMULADO V ti) tomada de decisões.
c) serve de controle à ação administrativa.
1. Podemos associar os termos arquivo semi-ativo, arquivo administrativo e
d) valor informativo do documento.
arquivo morto, respectivamente, aos arquivos:
e) finalidade cultural.
a) corrente, intermediário e permanente.
b) permanente, intermediário e corrente.
c) permanente, intermediário e permanente. 8. Podemos associar "valor primário" do documento aos seguintes termos,
d) intermediário, corrente e permanente. exceto:
e) permanente, permanente e permanente. a) arquivos setoriais.
b) valor imediato.
2. Os documentos de valor permanente são, exceto: c) arquivos ativos.
a) históricos. d) valor de arquiv^,
b) inalienáveis. e) arquivo intermediário.
c) de valor secundário.
d) imprescritiveis. 9. Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são métodos
e) de valor primário. considerados: •
a) básicos e geográficos.
3. Complete a lacuna da afirmação abaixo com a opção mais adequada: b) padronizados e ideográficos.
Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, c) alfabéticos c hierarquizados.
compreensão e uso dos documentos d) alfabéticos e ideográficos.
a) micrográficos. e) básicos e numéricos.
b) iconográficos.
c) cartográficos. 10. A divisão de gênero documental (suporte textual), reunindo tipos
d) digitais. documentais por suas características comuns da informação estruturada, '•
e) duas das opções anteriores estão corretas.
denomina-se:
a) série documental.
O ato pelo qual a autoridade competente libera á consulta documentos
b) fundo documental.
anteriormente caracterizados como sigilosos denominamos de:
c) espécie documental.
a) salvaguarda. d) classificação.
d) acervo documental.
b) desclassificação e) liberação.
c) marcação. e) suporte documental.

Simulados para Treinamento


144 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSE VIER CAMPUS

SIMULADO VI 7. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever podem


Li
ser associados, respectivamente, a:
1. Quanto às características dos arquivos setoriais, assinale a tinica opção a) embalar //instruir // 2 idade.
correta: b) guardar // arranjar // 3, idade.
a) são, essencialmente, arquivos gerais. c) guardar // organizar 1/1' idade.
b) devem se localizar afastado dos órgãos produtores. d) embalar // instruir // idade.
c) são arquivos descentralizados. e) embalar // arranjar // 3g idade.
d) não podem descartar documentos.
e) realizam transferências periódicas ao arquivo permanente. 8. O caráter orgânico do documento enfatiza a importância de se manter:
a) destacado um documento do seu conjunto.
2. Um sistema de arquivamento deve, exceto: b) em ordem os documentos, levando em consideração a sua origem.
a) ser rígido. c) um documento junto ao seu conjunto.
b) ser simples. d) a conservação constante de um documento, desde quando ele nasce.
c) permitir expansões. e) a integridade documental, através de medidas preventivas de conservação.
cl) ser flexível.
e) propiciar a rápida recuperação da informação. 9. "Arquivos de custódia" e "arquivo onomástico" podem ser associados,
respectivamente, aos seguintes termos:
3. Os documentos ostensivos ou sigilosos estão relacionados: a) arquivos de 3, idade // método alfabético.
a) à natureza do assunto. b) arquivos intermediários método ideográfico.
b) ao gênero documental. c) arquivos permanentes // método geográfico. .
c) à espécie documental. d) arquivos de 11 idade // regras de alfabetação.
d) à natureza do documento. e) arquivos correntes // método por assunto.
e) à extensão de sua atuação.
10. Principio considerado universalmente como a base da arquivistica:
4. Retângulo de cartão resistente, que serve para separar as partes ou a) funcional.
seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas b) respeito à ordem original
fechas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu c) originalidade.
rearquívamento. Estamos falando doa): d) arquivoconomia.
a) guia divisória. e) respeito aos fundos.
b) ficha.
c) projeção.
SIMULADO VII
d) ilhó.
e) pé. 1. Um dos princípios arquivisticos é o da cumulatividade, que afirma ser o
arquivo uma formação:
5. A guia que indica a ausência de uma pasta do arquivo denominamos de: a) instrumental.
a) guia-fora. b) regressiva.
b) guia-informativa. c) administrativa.
c) guia-referência. d) única.
dl guia-remissiva, e) progressiva.
e) guia-orientadora.
2. São considerados consulentes típicos dos arquivos:
6. Os documentos de arquivo possuem diversas caracteristicas, exceto: a) administradores // pesquisadores.
a) auxilia na tomada de decisões. b) estudantes //administradores.
b) São produzidos e conservados a fim de atendera objetivos culturais. c) grande público // pesquisadores.
c) são acumulados. d) estudantes // grande público.
d) servem como prova, testemunho. e) estudantes // pesquisadores,
e) são unidos em função de sua origem.

146 Aniuioologia para Concursos — Renato Valcnimi ELSEVIER CAMPUS Simulados para Treinamento

3. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: 8. A desvantagem da microfilmagem é o alto custo envolvido neste processo. o
I. os métodos básicos se dividem em: alfabético, numérico, geográfico e Por isso, recomenda-se microfilmar documentos que pertençam ao arquivo
iconográfico. de um organismo.
quando o principal elemento a ser considerado em um documento é A opção que preenche corretamente a lacuna do texto é:
o assunto, a escolha pode recair sobre um dos seguintes métodos: a) corrente.
dicionário, duplex e variadex. b) intermediário.
os métodos cronológico, duplex e triplex são exemplos de métodos c) transitório.
numéricos. d) permanente.
IV. são exemplos de métodos alfabéticos: enciclopédico e unitermo. e) setorial,
Quantos são os itens verdadeiros:
a) nenhum. d) 3. 9. O método alfabético possui inúmeras vantagens, exceto:
b) 1. e) todos. a) rápida recuperação da informação.
c) 2. b) erros reduzidos de arquivamento.
c) custo baixo.
4. O arquivamento é composto de uma seqüência de etapas. Quando o dl sistema direto.
arquivologista lê com atenção o documento, verificando a melhor maneira e) é simples.
de classificá-lo, a codificação mais adequada, a existência de antecedentes
e as referências cruzadas necessárias, ele está realizando: 10. Os núcleos de arquivo são:
a) uma classificação. a) centralizados.
ID1 uma ordenação. b) descentralizados.
c) um arquivamento. c) de valor secundário
d) uma análise. d) de 2a idade.
e) uma inspeção, e) duas das opções anteriores estão corretas.

5. Existem vários instrumentos de pesquisa. O catálogo seletivo possui


SIMULADO VIII
inúmeras características, exceto:
a) é detalhado. 1. Guia que indica a subdivisão da secundária:
b) há um juizo de valor. a) primária.
c) descreve unitariamente os documentos. ti) especial,
d) é t.m instrumento de pesquisa básico. c) divisória.
e) descreve pormenorizadamente os documentos. d) subsidiária.
e) terciária.
6. Qual é a ciência auxiliar da Arquivologia que permite o conhecimento dos
materiais e dos instrumentos para escrever? 2. As atividades desenvolvidas no arranjo documental são de 2 tipos. Quais
a) numismática, são elas?
b) diplomática. a) atividades funcionais e físicas.
c) genealogia. b) atividades intelectuais e físicas.
d) heráldica. c) atividades intelectuais e universais.
e) paleografia. d) atividades universais e funcionais.
e) atividades conjunturais e estruturais.
7. É exemplo de ato enúnciativo:
a) decreto. 3. Método que não faz uso de um índice alfabético:
b) parecer. a) numérico.
c) estatuto. b) alfabético.
d) telegrama. c) decimal.
e) convênio. d) duplex.
e) nenhuma das opções anteriores está correta.

Simulados para Treinamento


Arpuivolopia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS
148

4. A Lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados SIMULADO IX
e dá outras providências é a:
1. Acerca do método de arquivamento "variadex", assinale a opção incorreta:
a) Lei n5 8.519, de 08 de janeiro de 1991. a) é um método padronizado.
b) Lei ri* 8.159, de 08 de janeiro de 2001. b) trabalha com 5 cores distintas.
c) Lei na 8.159, de 10 de dezembro de 2004. c) é um excelente auxiliar mnemônico.
d) Lei na 8.951, de 02 de janeiro de 1990. d) ás cores são cambiáveis em função de nossas necessidades.
e) Lei na 8.159. de 08 de janeiro de 1991. e) tal método é variante do numérico.

s. Cabe ao Conselho Nacional de Arquivos definir a política nacional de


2. Disco flexível (disquete) e disco rígido (winchester) são exemplos de
arquivos. Quem deve presidir o CONARQ? suporte:
a) o Presidente da República. a) informático.
b) o Diretor-Geral do Arquivo Nacional. b) sonoro.
c) o Presidente do Arquivo Nacional. c) micrográfico.
d) o Diretor-Presidente do Arquivo Nacional, d) iconograficO.
e) um especialista da área arquivistica. e) existem duas opções anteriores corretas.

6. Qual dos termos abaixo não ndenos associar ao "aspecto formal" dos 3. São exemplos de • õtotios ideográficos numéricos, exceto:
documentos? a) digito-terminal.
a) a forma de registro dos fatos irá caracterizar os documentos. b) duplex.
b) espécie documental. c) unitermo.
c) definição dos documentos em razão da natureza dos atos que lhes deram d) indexação coordenada.
origem. e) decimal.
d) definição dos documentos em relação aos diferentes suportes.
e) atos enunciativos. 4. As remissivas "ver" e "ver também" têm características, respectivamente,
de:
7. O sistema de vigiláncia contínua responsável pelo controle eficaz de a) complementação e exclusão.
informações e providências a serem tomadas em datas específicas é conhecido
b) complementação e inclusão.
como, exceto: c) exclusão e complementarão.
a) arquivos de prosseguimento. d) arquivos de andamento. d) inclusão e exclusão.
b) follow-up. e) guia-fora.
e) soma e subtração.
c) fichário de lembretes.
S. Documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém
a. São exemplos de métodos ideográficos, exceto: de pessoas diferentes, é chamado de:
a) duplex. d) dicionário. antecedente.
a)
b) enciclopédico, e) indexação coordenada.
b) abrangente.
c) digito-terminal. c) polivalente.
d) precedente.
9. Arquivo "especializado" está ligado: e) variantes.
a) à natureza do assunto. d) à natureza documental.
b) ao género documental, e) ao tipo documental.
6. O arquivamento é composto de uma seqüência de etapas, exceto:
c) a espécie documental. a) arquivamento.
b) análise.
10. De acordo com a sua função, as guias podem ser classificadas de primária, c) inspeção.
secundária, subsidiária e especial. O que irá indicar a classificação da guia
d) restauração
é a sua: e) ordenação.
a) notação. d) avaliação.
b) posição e) situação.
c) projeção.

Simulados para Treina reter,


150 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER CAMPUS

7. Os documento de valor permanente são: 4. São objetivos da avaliação, exceto:


a) alienáveis e prescritiveis. a) redução do espaço físico.
b) inalienáveis e prescritiveis, b) redução da massa documental dos arquivos.
c) alienáveis e imprescritíveis. c) rapidez na recuperação da informação.
d) inalienáveis e imprescritíveis. d) melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais.
e) históricos, portanto possuem valor primário. e) preservar a documentação de valor permanente.

8. São considerados acessórios de um arquivo: 5. Qual é a fase considerada primordial na "gestão de documentos"?
a) fichas. a) levantamento de dados.
b) análise dos dados coletados.
b) follow-up.
c) destinação.
c) arquivo de aço.
d) avaliação.
d) arquivos deslizantes.
e) execução ou implantação e acompanhamento.
e) duas das opções anteriores estão corretas.

6. Serve como meio de disseminação e recuperação da informação nos


9. Podemos associar a documentos de arquivo, exceto:
arquivos:
a) acumulação.
a) descrição.
b) produção.
b) instrumentos de pesquisa.
c) unidades isoladas. c) instrumentos de controle.
d) recepção. d) notação.
e) conjunto. e) protocolo.

10. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo dos 7. Entre as opções abaixo, assinale aquela que não é exemplo de item
- papéis e tintas empregados, que é: documental:
a) o restauro. d) o alisamento. a) uma fotografia.
- b) a desinfestação e) a especialização. b) uma pacotilha contendo alguns documentos.
c) a limpeza. c) um memorando.
d) um estatuto.
e) todas as opções anteriores são exemplos de "item documental".
SIMULADO X

1. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para 8. Podemos , Jsociar o setor de Protocolo a vários termo-., exceto:
arquivamento, segundo as regras de alfabetação: a) entiacia de documentos // fluxo documental.
a) Sérgio Villa-Lobos Sobrinho - Villa-Lobos Sobrinho, Sérgio. b) ris de registro dado a um documento // trâmite documental.
h) John o' Brien - o' Edens John. c) autuação // arquivamento.
c) Sargento Antônio Monte Azul Filho - Azul Filho, António Monte (Sargento). d) livro de registro de documentos //documentos em curso.
d) Marechal Alberto Campos - Alberto Campos (Marechal). e) recebimento e classificação // registro e movimentação.
e) Antonieta Di Stéfano - Stéfano, Antonieta Di.
9. Qual é o método que combina letras e cores?
2. Entre as opções abaixo, assinale aquela que não é considerada um a) colorex.
b) soundex.
instrumento de pesquisa:
c) variadex.
a) catálogo. d) lista de eliminação.
visualex,
b) inventário. è) repertório.
e) alfacorex.
c) catálogo seletivo.

10. "Os arquivos têm formação progressiva, natural e orgânica". Tal afirmação
O termo "salvaguarda" está ligado a que tipo de documento? refere-se ao principio do(a):
a) ostensivo. d) ordinário. d) proveniência.
a) cumulatividade.
bi sigiloso, e) técnico. e) respeito aos fundos.
Ia) unicidade.
c) especializado.
c) respeito à ordem original.
Apêndice

CONCURSANDOS, ATENÇÃO:
Resolvi acrescentar, nesta nova edição do meu livro, o Decreto ns2 4.073, de
03 de janeiro de 2002, que regulamenta a lei no 8359/1991 (reproduzida e
cusnen tada anteriormente), pelo fato de as ba....cas organizadoras dos concursos
pliblicos estarem exigindo dos candidatos, ultimamente, conhecimentos mais
aprofundados sobre o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assim
como questões referentes ao Sistema Nacional de Arquivos (S1NAR).

DECRETO te 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002


Regulamenta a Lei n°8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei n°8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Capitulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. II O Conselho Nacional de Arquivos — CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
criado pelo art. 26 da Lei n°8.159, de 8 de janeiro de 1991 tem por finalidade definir a política nacional
de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e
à proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 20 Compete ao CONARQ:
1 — estabelecer chretrites para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos — SINAR, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II — promover o inter-relacionamento de arquivos parus e privados com vistas ao intercâmbio e à
integração sistêmica das atividades arquivisticas;
111:— propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da Republica normas legais necessàrias ao aperfeiçoa-
mento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
I 154 Arquivologia para Concursos -- Renato Valentini ELSEV1ER P, pé n d ice
CAMPtJS

IV — zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o 5 29 Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente doSupre-
acesso aos arquivos públicos: mo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
V — estimular programas degestãoede preservação de documentos públicosde âmbito federalr estadual do Distrito 5 30 Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II eVaX serão designados pelo Presidente da República,
Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária; a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações
VI — subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.
política nacional de arquivos públicos e privados;
§ 4 O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.
VII — estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da 5 5° O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal
União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; no Arquivo Nacional.
VIII — estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; Art. 4° Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.
IX — identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei n9 8.159 Art 59 O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no
de 1991' mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente
X — propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, ou a requerimento de dois terços de seus membros.
a declaração de interesse público e social de arquivos privados; § O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional,
X1 — estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas 5 29 As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
instituições integrantes do SINAR; deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência
XII — recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de de adoção dessa medida.
arquivos públicos e privados;
Art 69 O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.
XIII —promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver Art. 1° O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar
atividades censitárias referentes a arquivos; estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos pú-
XIV — manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, tujas finalidades sejam relacionadas ou blicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir
complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juizo, conjugar esforços e e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos
encadear ações; específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
XV — articular-se com outros órgãos do Ihder formuladores de políticas nacionais nas áreas de Parágrafo único. Os integrantes ,ias câmaras e comissões serão designados pelo Presideste de .13NARQ,
educação, cultura, ciência, tecnologia, informed,ão e informática. ad referendum do Plenário.
Art. 39 São membros conselheiros do CONARQ: Art. 8° É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades
— o Diretor-Gerai do Arquivo Nacional, que o presidirá; de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.
II — dois representantes do Poder Executivo Federal; Art. 99 A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do
III —dois representantes do Poder judiciário Federal; Chefe da Casa Civil da Presidência da República.
IV — dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V — um representante do Arquivo Nacional; Capitulo II
VI — dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
VII — dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais; Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a 'política nacional de arquivos públicos e privados,
VIII — um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
IX — um representante de associações de arquivistas; Art. II. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
X — três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, Art. 12. Integram o SINAR:
pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
I — o Arquivo Nacional;
§ 19 Cada Conselheiro terá um suplente.
11— os arquivos do Poder Executivo federal;
ArquIvologia para Concursos -- Renato Valernini A pendice
EI-SEVIER CAMPUS

III — os arquivos do Poder Legislativo Federal; II— produzidos e recebidos por agentes do Poder Publico, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
IV — os arquivos do Poder judiciário Federal; III —produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
V — os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; IV — produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei o0 9.6)?. de 15 de maio
VI —os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e judiciário,. de 1998, e pelo Serviço Social Autónomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei n°8246. de 22
VII— os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. de outubro de 1991.
§ 12 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivisticas do CONARQ constará
SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
§ 2" As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR Are. 6. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. IS compete a responsabilidade pela preservação
mediante acordo ou ajuste com o órgão central. adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivistico das empresas
I — promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de com- em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivisticas públicas, na
petência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; sua esfera de competência.
li—disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando § O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula especifica de edital nos processos de
pelo seu cumprimento; desestatização.
tU — implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do § 22 Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização,
ciclo documental providenciarão, em conformidade com as normas arquivisticas emanadas do CONARQ, a identificação,
IV — garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; classificação e avaliação do acervo arquivistico.
V— apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; § 3 Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no §
VI — prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; 2°, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida
VII —apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoa- pelo CONARQ.
mento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; § 4° Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos
VIII — promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; do art. 10 da Lei o° 8.159, de 1991.
IX —propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; § 5° A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo
X — comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivistico nacional; arquivistico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às
XI colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desen- instruções do CONARQ sobre a matéria.
volvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII — possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões Capitulo IV
especiais constituídas pelo CONARQ; DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
XIII — proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
atualização. Seção I
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
sua subordinação e vinculação administrativa. Are. IS. Em cada órgão e entidade da Administração Pública federal será constituída comissão permanente
de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise,
Capitulo Ill avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Art. IS. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: § 12 Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões
I — produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Fede al Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo
municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

Arouivologia para Concursos — Renato Valeneni Apêndice


ELSEVIER CAMPIJS
‘<s.
o
5 2° Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § I° serão submetidos § O parecer será instruido com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída
às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que pelo CONARQ.
estabelecerão os prazos de guarda e destinação dai decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. §2" A avaliação referida no § I° será homologada pelo Presidente do CONARQ.
§ 3° Os documentos relativos às atividades-tini serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades § 3° Da decisão homologatoria caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas da Republica, na forma prevista na Lei if 9,784, de 29 de janeiro de 1999.
Comissões mencionadas no capu4 aprovadas pelo Arquivo Nacional. Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá
comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
Seção II seus documentos, dentro do território nacional.
Da Entrada de Documentos Arquivisticos Públicos no Arquivo Nacional Art. 25: A alienação de arquivos privados declarados de interesse publico e social deve ser precedida de
Art. 19. Os documentos arquivisticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos notificação à União. titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta
ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, hem como dias, ínteresse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei n° 8.159, de 1991.
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. " An. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem
Parágrafo Cínico. As atividades técnicas referidas no capu4 que precedem àtransferência ou ao recolhimento manterpreservados os aterros sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos. na for ma da legislação em vigor, aquela que desfigurar ou destruir doa:mentos de valor permanente.
Art, 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, Art. 27. Os proprietárias ou detentores de arquivos privados declarados de interesse publico e social ;se
'igualardes ou administradora deaceevos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presi- poderão firmar acordos ou ajustes tom o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o
, dinaa da Repálilica a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à presertação e à desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do aceno.
-destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do 52° do ata. 7 0 da Lei o' 8 159, de 1991 Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou
An. 21, A Casa Civil da Presidência da Republica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instru- de quaisquer de será &cimentos deverá ser (=noitada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.
ção detaIhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Publica ar-~
Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. Capitulo VI
DISPOSiÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Capitula V Art. 29. Este Detrata aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da iei.
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO t SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 30. O Chefe da CasáCivil da Presidência da ;república baixará instruções complernencares à execução
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para deste Decreto.
a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por Art. 31. fica delegada competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, permitida a
decreto do Presidente da República. suhdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3° do an. 3°.
§ I° A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
respectivo acervo para guarda em instituição arquivisticá pública, nem exclui a responsabilidade por parte Art 33. Ficam revogados os Decretos n's 1.173. de 29 de iunho de 1994 1.461, de 25 de abril de 1995,
de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. 2.182 de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
§ 2° São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: Brasília, 3 de janeiro de 2002;
I — os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público; 181° da Independência e 114° da República.
II — os arquivos presidenciais, de acordo com o art 3" da Lei n°8.394, de 30 de dezeinbro de 1991; FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
III — os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei n° Silvaria Gianni
3.071 de I° de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n° 8 159, de 1991
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada Seguem comentários inerentes aos artigos mais cobrados em concursos:
de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas á declaração de interesse público • Art.. 1Q— Define CONARQ. Costuma cair em prova. Não devemos esquecer:
e social de arquivos privados pelo Presidente da República.
o CONARQ é "órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional".
i 160 Arquivologia para Concursos — Renato Valentini
ELSEVJER

Art. 2° e incisos — Define as competências do CONARQ. O concursando


deve fazer urna analogia deste artigo e seus respectivos incisos com o artigo
13 e incisos (o que compete aos integrantes do SINAR). Gabaritos
• Art. 3 — Quem e quantos são os membros conselheiros do CONARQ. Já
caiu em prova.
Art. 10 — Define SINAR. Devemos tomar o cuidado para não confundir
o SEVAR com o Conselho Nacional de Arquivos. Não custa relembrar: o
SINAR tem por finalidade "implementar a política nacional de arquivos
públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivo".
Art. 12— Menciona quem são os integrantes do SINAR.
QUESTÕES DE CONCURSOS
Art. 15 e incisos — Define arquivos públicos. De vez em quando cai em
prova. CAPÍTULO 1
Art. 1T caril e parágrafos respectivos — Fala soim ci que acontece com os 6—C 10-13
docummtos públicos de valor permanente, ligados ao acervo arquivistico 2—C 7—A n- c:
das empresas em processo de desestatização. 8-13 12 — A
3—D
• An. 19— Revela como devem estar os documentos arquivisticos públicos 13— E
4—C 9 - E, C, C, E, E, C
de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional.
5—D
Penso que, em concursos futuros, este artigo será cobrado do candidato.
Portanto, caros amigos, procurem lê-lo com bastante atenção.
• CAPÍTULO 2
Arts. 22 ao 28, parágrafos e incisos respectivos — Estes artigos discorrem
acerca de os arquivos privados identificados como de "interesse público 21 - E 27 — E
14—E
e social". Às vezes cai em prova alguma questão relacionada a este assunto. 15—E 22 —B 28 — C
Sobretudo o disposto no artigo 22. 16 — B 23 — E 29 — E
• An. 29 —Este Decreto aplica-se lambem aos documentos eletrônicos, nós 24—A 30 — C
17 - C
termos da lei. 25— D 31— C
18-D
26- C 32 —D
19- A
20—B

- CAPÍTULO 3
39-8 45 — E
33— A
40— C 46 — E, E. C, C, E
34-8
41 — C 47—C, E, C, C, E
35 — A
42— C 48—C, C, E, E, E
36 — C
43— D 49-D
37— C
44 — C 50-13
38— A
1 162 Arquivologia para Concursos - Renato Valer Gabaritos
EISEVIER CAMPUS

CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 7
51 -D 58 -13 65 -B 152-8 158 -C 163 -B 168 -C
52- E 59-8 66-8 153 -E 159- D 164 -B 169 -C
53 -E 60 -D 67-A 154 -13 160 -E 165-E 170 -C
54 -A 61 -D 68 -E 155-E 161 -13 166-8 171 -C, C, C. E
55-8 62-A 69-B 156 - B 162 -D 167 -D 172 -A
56- E 63 -B 70- C, E, C, C, E 157 -C
57-13 64-E
CAPÍTULO 8
CAPÍTULOS
173 -C 175 -D 177-E 179 - C, C, C, E, C
. 71-A 83-A 95-D
107 -C 174-13 176-B 178-C 180 - E
72 -13 84-C 96-E 108-B
- 73-13 85-8 97-8 109- D
74 -D 86-E 98-8 110-A SIMULADOS PARA TREINAMENTO
75 -C 87-A 99-A 111 -D SIMULADO I
- 76-A 88-E 100-c 112-E
77 -E 89-D 101 - D 113 -D 1-A 4-D 7-E 9-E .
78-A 90-8 102-A 114- E 2-B 5-O 8-E
79 -13 91-A 103-D 115 -D 3-O 6-A
80 -13 92 - C 104-[)
81.-A SIMULADO!!
93 - C, E, C, C, E 105 - 13
82 -B 94_13 106-E 1-C 4-C 7--B 9 - C
5-O 8-A
2-D

CAPÍTULO 6 3-A 6-E
116 -C 126 -A 136 - C 146-E
117-C SIMULADO II!
127 -C 137-8 147-8
118 -E 128 -E 138-A 148-A 1-D 4-O 7-O 9-O
119 -B 129 -D 139 - D 149-E 2 -D 5-A 8-A 10 -C
120-8 130-D 140 - D 150-O 3-8 6-E
121 -B 131 -C 141 - C. C, C, C, E 151 - B
't 122 -A 132-8 SIMULADO IV
142 -D
123 -E
133 -D 143 -A 1 -A 4-A 7-A 9-D
124 -D 134 -A 144 -B 2-A 5-A - E 10-A
125- D 135 - 145-8 6-D
3-O

164 prquivologia para Concursos — Renato Valentini ELSEVIER

SIMULADO V
1-D 4-13 7-E 9-D Bibliografia
2-E 5-8 8-1) 10- C
3-D 6-13
SIMULADO VI
1-C 4-A 7-E 9-A
2-A 5-A 8-C 10- E
3-A 6 -13
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). DICIONÁRIO brasileiro de terminologia
SIMULADO VII arquivistica. Rio de Janeiro: 2005- (Publicações Técnicas, 51).
conceitos e procedimentos
1-E 4-D 7-B 9-11 ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos:
2-A 5-C 8-p 10-13 práticos. Rio de Janeiro: 1995. (Publicações Técnicas, 47).
3-A 6-E BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: EGV 2004.
,SIMULADO VIII
BELTRÃO, Odacir. Correspondência: linguagem & comunicação; oficial, comercial,
1-D 4-E 7-E 9-D bancária, particular. São Paulo: Atlas, 1987.
2-B 5-B 8-C arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas
10 - A DICIONÁRIO de terminologia
3-B 6-D Brasileiros/Núcleo de São Paulo, 1996.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário aurélio século XXI: o
SIMULADO IX dicionário da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1999.
.documentos. Acervo, Rio
1-E 4-C 7 - 13 9-C JARDIM„José Maria. O conceito e a prática dc gestão de
2- A 5-D 8-A 10 - A de Janeiro: v.2, n°2, p.35-42, jul/dez/1987.
3-A 6-D• LEAL, Euripedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noções de paleografia e
diplomática. Santa Maria: Universidade Federal de Santa Maria, 1996.
Brasília: Texto, 1.992.
SIMULADO X LEITÃO, Everardo. Técnicas da redação criativa.
Niterói: EDUFF;
1-A 4-A 7-B LOPES, Luís Carlos. A informação e os arquivos: temia e praticas.
9-C
2-1) 5-C 8-C 10- A São Carlos: EDUESCar, 1996.
da Presidálcia da República.
3-B 6-13 MENDES, Gilmar Ferreira (et al.). Manual de redação
Brasília: Presidência da Republica, 1991.
prática. Rio de Janeiro: FGV, 1986.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
arquivar. 5. ed. São Paulo, T.A.Queiroz,
PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de
-LTDA., 1985.
RONDINELLI, Rosely Guri. Germe iamen to arquivistico de documentos cletrOnicos.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.