DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD

COLEGIO DEL SANTO ÁNGEL EN BOGOTÁ

JENNIFER CRIOLLO CHICAIZA

ZORELY CRUZ TIRADO

MONICA ARCILA GOMEZ

MARIA BRACHO URBINA

PRESENTADO A:

​DIANA CAROLINA SERRATO ROMERO

Tutor

ELECTIVA I: SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

UNIVERSIDAD ECCI

BOGOTA D.C

2019
ANÁLISIS DIAGNÓSTICO:
Caso No. 1:​ Una empresa que se encuentre aplicando un modelo de Sistemas de Gestión de

Calidad basado en la norma técnica Iso 9001 y que aún no presente cultura de calidad.

OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO

Tener una noción actual de la institución a nivel administrativo, financiero, de

procesos, servicios ofrecidos, infraestructura, sistema de gestión de calidad relacionado
con lo administrativo y normas legales aplicables relacionadas con la gestión
administrativa; para poder trabajar en la generación de estrategias y acciones de mejora.

DOCUMENTOS CONSULTADOS

1. ​ Rut del colegio

2. ​Gestión administrativa, anterior.
3. ​Informes contables disponibles
4. ​Sistema de Gestión de Calidad
5. ​Carpeta seguridad y salud en el trabajo.
6. ​Carpetas de los empleados.
7. ​Documentos relacionados con la
seguridad social
8. ​Formatos asociados al plan de Seguridad
y Salud en el trabajo
9. ​Clasificación de planteles privados
ICFES 2016, 2017 y 2018
10. ​Registro de proceso de admisiones.
11. ​Tarifas 2017 /VS Tarifas 2018
12. ​Página web Colegio Santo Ángel

NORMAS ASOCIADAS

● Decreto 1443 de 2014

● Decreto 1072 de 2015
● Decreto 0171 de 2016
● Resolución 1111 de 2017
● ISO 9001 -2008
● ISO 9001- 2015 (Versión actual)
● NTMP 001-2015 Pentacidad
E​mpresa : Colegio del Santo Ángel Bogotá
Nit No. 860009659
Tipo de Negocio:educación
Usuarios del Servicio: Estudiantes de grados preescolar a grado undécimo
DIAGNÓSTICO INICIAL
DOCUMENTOS CONSULTADOS
Rut del Colegio
Licencia de Funcionamiento, vigente
aprobada por el Ministerio de Trabajo
Norma en la que está certificada el
colegio?
La institución adoptó la transición de la
Norma ISO 9001-2008 a la Norma ISO
9001 2015
Estructura Documental con la debida
aprobación de la Alta Dirección?
Los indicadores de Gestión se encuentran
documentados a corte 30 de diciembre de
2018?
Planeación Estratégica: ​Análisis del
contexto organizacional. a fin de
determinar la posición de la institución
en el sector donde funciona y frente al
mercado..
Procesos de Apoyo: ​Se revisa
procedimiento administrativo, para la
Administración del Talento Humano
HALLAZGOS
Existe y está vigente.
Existe y está vigente
ISO 9001-2008.
No. se ha realizado a la fecha, y por lo
tanto no se ha incluido la Gestión del
Cambio, Gestión de Procesos y Gestión
de Riesgos al sistema actual que funciona
en la institución.
Se evidencia, la estructura documental
debidamente aprobada por la alta
Dirección y Líderes de Procesos
Los indicadores de gestión se encuentran
a corte , sin embargo aspectos en la
gestión humana como ausentismo no
cuenta con indicadores
No se evidencia análisis del contexto
organizacional, a fin de determinar
oportunidades de mejora con base en las
debilidades, las fortalezas no están
documentadas en una matriz, donde se
evidencia un análisis del negocio en
cuanto a su contexto.
La institución, presenta deficiencia, en
los procedimientos administrativos,
para medir la gestión de sus
colaboradores y cómo actuar frente a

Planeación Estratégica: ​Se ingresò al
link de la Página WEB, a fin de evaluar
la coherencia con el procedimiento de
comunicaciones y la matriz de
comunicaciones que de acuerdo a la
Resolución 1111 del 2017, se debe
implementar.
Procesos Misionales: ​Se solicitó, el
procedimiento para la captación de
estudiantes, a fin de determinar si las
estrategias adoptadas son funcionales
para la institución y están alineadas a los
objetivos de calidad.
Infraestructura: ​Se realiza auditoria de
Campo.
Planeación estratégica: ​Se solicitó la
matriz de riesgo por procesos.
una contingencia cuando se materialice
algún riesgo asociado al proceso.
No se evidencia, en la página Web de la
institución, los beneficios académicos y
disciplinarios que distinguen a la
institución de otras del sector y la
colocan en una mejor posición frente a
las mismas. Siendo, esta una
herramienta tecnológica útil y a la
vanguardia de todos los sectores
económicos, que le ayudará a la
captación de estudiantes.
No se evidencia, en el procedimiento de
operaciones, las fases para la captación
de estudiantes y evaluar si los filtros son
eficaces y apuntan a los objetivos de
Calidad.
Las aulas estudiantiles, cuentan con su
inspección de seguridad y matriz de
riesgo de acuerdo a la ubicación dentro
del claustro educativo. Existe un
programa de inspecciones, con sus
respectivos indicadores los cuales están
al día. Las Matrices de riesgo se
actualizan cada seis meses, conforme se
estableciò en el procedimiento.
No se evidencia, este documento, Matriz
de Riesgo por Proceso en la planeación
estratégica de la compañía. Es por ello,
que las líneas de negocio potenciales, no
se ha analizado un sistema de
comunicación que permita colocarla a
disposición de los usuarios y que los
diferenciaría de las escuelas del sector.
 Gestión del Sistema de SST: ​Se No se evidencia, a control en la
solicita, procedimiento de información publicada. Ejemplo aparece
comunicaciones y matriz de circular proceso de admisión año 2018.
comunicaciones.

Procesos Misionales: ​Se solicitan los No se evidencia, un programa claro en

pensum de las materias de Artistica, el área artística y deportiva.
Educacion Fisica, Informatica:

No se evidencian, incentivos que

promuevan las herramientas ofimáticas,
para que los estudiantes, desarrollen
investigación y tecnología.

​Tabla No. 2

FORTALEZAS DE LA INSTITUCIÓN FRENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD EN LA NORMA ISO 9001 2015 Y LA RESOLUCIÓN 1111 DEL
2017

Se evidencia compromiso por la Alta Dirección en los siguientes aspectos:

Esfuerzos realizados por la rectoría por ofrecer un servicio de educación de calidad,
enfocada en valores cristianos, acorde a las necesidades de la comunidad estudiantil y
de la sociedad actual.

1. La adopción de una Norma, aplicable a la institución llamada PENTACIDAD- que

que permite medir la institución por competencias y valores, el cual se implementó en
el colegio como ventaja competitiva y como norma de calidad educativa, durante el año
2018 se logró certificar en el nivel avanzado.

2. La creación de la página web, pendones publicitarios, la radio, Open Day, material

de promoción circulares y volantes entre otros, en aras de promocionar la institución, no
solo a nivel del sector sino a otros aledaños. .
3. La gestión de la Alta Dirección, por medio de Consultorías, para evaluar aspectos
relevantes del colegio como pedagógicos, legales, sistemas de gestión, administrativos
y financieros.

4. Cumplimiento de la normatividad nacional vigente referente al sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo, decreto 1072 de 2015 y resolución 1111 del 2017, la
cual nos exige el diseño e implementación de un sistema de gestión de la seguridad y
salud en el trabajo para identificar, valorar y controlar los riesgos laborales, que surgen
de las diferentes actividades que desarrollan al interior de la institución.

5. La rotación del equipo docente y personal de administración es bajo, aspecto que

genera confianza en el equipo de colaboradores y sentido de pertenencia, generando
continuidad en los procesos formativos y garantizando calidad en la educación.

6. Compromiso de los líderes de proceso, para apoyar las actividades que contribuyan a
la mejora de la institución, en el sentido académico, disciplinario y explorar otras líneas
de negocio como es reforzar el inglés.
7. La implementación del sistema de Gestión de Calidad, y la mejora continua.
8. La infraestructura del colegio, que evidentemente permite a los estudiantes gozar de
espacios adecuados para el desarrollo de sus actividades académicas y de esparcimiento.

​ RECOMENDACIONES

Se recomienda realizar inducción y reinducción al sistema de gestión de calidad por

lo menos una vez al año o cuando los indicadores de gestión así lo refieran o cuando
ocurran cambios de actividades.

Se recomienda realizar evaluaciones por departamentos para identificar falencias en

los procesos.

Se recomienda fortalecer los siguientes departamento: conductores, jardinería y

cocina en cultura de la calidad

Se recomienda implementar diferentes metodologías para garantizar el compromiso

de todos los colaboradores frente al SGC.
 CONCLUSIONES DE LA CONSULTORIA FRENTE A LA EXISTENCIA O
NO DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN

· Se han encontrado diferentes fortalezas con las que cuenta la institución

educativa, en las cuales hay que continuar trabajando de forma articulada entre la
administración y la rectoría.

· Se evidenciaron aspectos a mejorar en cada área y se sugirió una posible acción

de mejora que debe ser entendida como un reto de toda la comunidad del Santo
Ángel, donde cada colaborador debe intervenir en el proceso desde el área de
trabajo donde se encuentre.

· Deben tomarse las acciones necesarias para incrementar el presupuesto de la

institución y mejorar así la situación financiera de la misma.

La institución, deja ver su creciente interés por mejorar los procesos administrativos
y operativos. Se evidencia, el compromiso de la Alta Dirección lo que incluye a sus
líderes de proceso. Pese a este deseo constante por mejorar, no se documentan las
mejoras que de la operación surgen, de la materialización de los riesgos asociados a
cada proceso y la interacción de los mismos. Resultado, visible de no tener una cultura
de calidad dinámica.

Se tienen las bases, que es la intención de la alta dirección, pero se requiere una
asesoría permanente, al menos mientras los sistemas de calidad se articulan con el
personal que los lidera y alcanzar un nivel de madurez de los sistemas de gestión
implementados.
Parte, de la cultura de calidad, es entender que a partir de la identificación de un
error se da la oportunidad de Mejora, y estos son uno de los enfoques que resalta la
Norma ISO 9001-2015​, en concordancia con la ​Resolución 1111 del 2017 que nos
habla de la Gestión del Riesgo y la Gestión del Cambio.

BIBLIOGRAFÍA
Norma NTC-ISO 9001-2015 Recuperada de :
http://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Normatividad/No
rma%20Tecnica%20Colombiana%2C%20NTC%20ISO%209001%202015.pdf
Norma NTMP 001-2015 Recuperada de: ​http://www.pentacidad.com/norma.asp