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MÓDULO

UFCD 0368 - Controlo e armazenagem de mercadorias

25 Horas
Controlo e armazenagem de mercadorias

Objetivos Gerais

− Enumerar os princípios fundamentais da gestão de um armazém.

− Enunciar todos os aspetos envolvidos na receção, aprovisionamento e

acondicionamento dos diferentes tipos de produtos.

− Controlar o processo de gestão das encomendas.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

ÍNDICE

1.Armazém ................................................................................................................................ 3

1.1.Instalações de armazenagem ................................................................................. 3

1.2.Equipamento de armazenagem ............................................................................. 5

1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos ................................. 10

1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém ................................................ 16

2.Armazenagem .................................................................................................................... 20

2.1.Quando e como encomendar ................................................................................ 20

2.2.Stock mínimo de segurança .................................................................................. 22

2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência .................................................. 25

2.4.Controlo de entradas e saídas .............................................................................. 28

3.Gestão das encomendas ................................................................................................. 31

3.1.Organização da base de dados ............................................................................. 31

3.2.Escolha do sortido ..................................................................................................... 32

3.3.Comunicação com os fornecedores .................................................................... 33

Bibliografia .............................................................................................................................. 39

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Controlo e armazenagem de mercadorias

1.Armazém

Pode definir-se armazém como a parte da cadeia logística da empresa que


armazena produtos (matérias primas, peças, produtos em processo, produtos
acabados) até e entre pontos de origem e pontos de consumo, e fornece
informações sobre o estado, condição e disposição dos itens armazenados (Lambert
et al, 1998).

1.1.Instalações de armazenagem

O armazém é o local especialmente escolhido, preparado e equipado para guardar os


stocks. A receção, arrumação, conservação e distribuição são funções do armazenamento.

Nas médias e grandes empresas industriais os armazéns encontram-se subdivididos em:


 Armazéns de matérias-primas, ou seja, matérias que intervêm diretamente na
produção.
 Armazéns de peças destinadas a entrarem na montagem do produto
acabado.
 Armazéns de peças ou componentes do equipamento que se desgastam com
facilidade.
 Armazéns de matérias subsidiárias necessárias à atividade produtiva.
 Armazéns de ferramentas.
 Armazéns de produtos intermédios, ou seja, os produtos resultantes da
produção, mas que ainda não estão concluídos.
 Armazéns de produtos acabados.

A classificação de armazéns apresentada implica localizações diferenciadas, o mais próximo


possível dos utilizadores.

A empresa comercial possui armazéns de distribuição em pontos estratégicos. Não há regras


fixas para organizar um armazém, contudo devem ter-se em conta duas regras básicas:

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1. Atender à nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de artigos


cujas características (forma, peso, embalagem, natureza física, deterioração, risco de
roubo, resistência à quebra) originam problemas idênticos de armazenagem.
2. Proceder à análise económica e estatística por artigo ou grupo de artigos, de modo
a caracterizar a sua utilização (consumo anual, destino, frequência de entradas e
saídas, quantidade média de saída, flutuações).

A aplicação destas regras permitirá determinar:

Localização
Os armazéns devem situar-se o mais próximo possível do local onde os bens são necessários,
minimizando as distâncias a percorrer, as probabilidades de acidente e as eventuais
dificuldades de transporte.

Descentralização
A descentralização dos armazéns é uma questão significativa nas empresas de maior
dimensão. Nestes casos, será de ponderar a existência de mais do que um armazém,
localizados o mais perto possível dos locais onde são necessários os bens nele armazenados.

A descentralização permitirá a especialização dos armazéns (cada um terá um número


especifico de artigos) o que melhorará significativamente a eficiência e eficácia do pessoal
de armazém.

Implantação
Antes da implantação de um armazém deve ter-se em conta os seguintes aspetos:
• Características dos bens a armazenar.
• Quantidades a manter em stock.
• Método de armazenagem.
• Altura do armazém.
• Meios de movimentação que condicionam a dimensão das zonas de
movimentação (corredores).
• Quantidade a expedir.
• Zona de embalagem.
• Zona administrativa do armazém.

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Antes de se proceder à implantação de um armazém deve determinar-se com precisão, os


locais de receção e expedição dos bens.

Normalmente a receção e a expedição estão situadas nas extremidades opostas do


armazém, neste caso a movimentação dos materiais faz-se em linha reta, mas também
poderá ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura.
A largura dos corredores deverá ser de modo a facilitar o cruzamento, ou não, de
equipamentos de transporte.

As portas do armazém deverão ter a altura e a largura adequadas à passagem de pessoas,


equipamentos de transporte de carga em altura.

O pavimento do armazém deve permitir:


• A rápida e fácil circulação dos equipamentos de transporte.
• O funcionamento dos equipamentos nas melhores condições.
• A redução dos riscos de deterioração dos bens e acidentes do pessoal.

Relativamente à arrumação dos bens e sua movimentação, o pavimento deve apresentar


as seguintes características:
• Resistência mecânica ao desgaste e ao choque.
• Resistência química aos ácidos, solventes, calor e humidade.
• Segurança (antiderrapante, incombustível).
• Higiene (não originar lamas nem poeiras).
• Conforto (isolamento térmico e acústico).
• Facilidade de conservação.

Portanto a escolha do pavimento do armazém será efetuada em função das características


dos bens a armazenar e a movimentar.

1.2.Equipamento de armazenagem

Estantes e armários
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As estantes e os armários a usar nos armazéns devem ser versáteis e de fácil montagem e
desmontagem.

A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso manual) e


7m (acesso mecânico), poder-se-á, no entanto recorrer a andares intermédios com acesso
por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotação.

Contentores
A utilização de contentores metálicos na arrumação dos materiais em armazém facilita a sua
movimentação e arrumação, na medida em que se podem empilhar.

Existe assim um aproveitamento do espaço e proteção de materiais, principalmente se forem


frágeis.

Plataformas

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As plataformas podem ser construídas em madeira ou em metal, e classificam-se em:


• Fixas – montadas sobre pés ou patins.
• Semimóveis – montadas sobre duas rodas e dois pés ou patins.
• Móveis – montadas sobre quatro rodas.

Equipamentos para arrumação dos materiais

Carrinho de mãos de duas rodas


Empilhador

Porta Paletes

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Devido à evolução tecnológica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam na


tarefa de arrumação e movimentação dos materiais em armazém, contudo também se
tornam rapidamente obsoletos.

Na escolha de equipamentos para arrumação dos materiais em armazém, devemos ter em


consideração:
• As características dos materiais a armazenar (forma, dimensão, peso, volume,
resistência, etc.)
• As condições de conservação.
• A capacidade do armazém.
• A facilidade de contagem dos materiais armazenados.
• Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos.
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Os artigos em armazém podem apresentar-se sob a forma de:


• Líquidos, utiliza-se reservatórios, cisternas e contentores metálicos ou de plástico.
• Sólidos a granel que são colocados sobre o solo ou em silos ou contentores.
• Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no solo ou
arrumadas em prateleiras ou gavetas.
• Cargas unitárias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um
equipamento específico.

Estrados ou paletes

Os estrados ou paletes são constituídos por duas ou três travessas de madeira, ligadas entre
si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual são transportados os materiais a transportar.

A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar o
garfo do empilhador.

A utilização de estrados permite:


• A utilização racional do armazém em altura.
• Assegurar uma melhor proteção aos materiais frágeis.
• Facilitar os inventários.

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1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos

O objetivo da organização do espaço é:


 Otimizar o aproveitamento do espaço.
 Facilitar as contagens físicas.
 Simplificar a satisfação das requisições.
 Reduzir e simplificar as movimentações.
 Minimizar as perdas e deteriorações de materiais.

Para tal é necessário definir:


 O plano de arrumação.
 O método de identificação dos locais de armazenagem de cada material.
 O critério de fornecimento dos materiais requisitados.

Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleção do método de


armazenagem, dos quais se realçam os seguintes:
• Rotatividade dos materiais;
• Volume e peso;
• Valor;
• Ordem de entrada/saída;
• Acondicionamento e embalagem;
• Fragilidade/robustez;
• Perecividade.

Na arrumação dos materiais, a utilização do espaço útil do armazém deve ser orientada no
sentido da ocupação da sua capacidade máxima, decorrendo deste princípio, a utilização
de todo o espaço útil e sobretudo em altura - ocupação em volume - dentro dos limites
estabelecidos pelas Normas da Segurança.

A relação logística volume útil/área total aumenta com a altura de arrumação. Entenda-se
como volume útil, o volume efetivamente ocupado. Não se consideram os espaços mortos e
corredores. Aprendi

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Arrumação - É a atividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos
dispositivos ou nos locais próprios do armazém.

O trabalho desenvolvido no armazém é quantificado por:

Desta relação, conclui-se que o único fator que é uma variável do armazém é a distância
(percurso do material no armazém) no fluxo material, desde que entra até ao aviamento ou
à expedição.

Tanto o peso como a frequência de movimentações não dependem do armazém.

Código de localização de armazenagem

Exemplo
Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém
de Produtos Químicos:

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Respeito por prazos


Em cada local os materiais deverão ser arrumados criteriosamente, de maneira que os
materiais mais antigos deverão ser os primeiros a sair, prevendo assim a hipótese de não
ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade.

O posicionamento, atendendo à forma do material, será aquele que lhe confere uma
posição de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local, todos os
itens devem ter o respetivo código de material.

Análise ABC
Para a arrumação criteriosa, há necessidade de se fazer um plano de arrumação. Para isso
deve realizar-se, em primeiro lugar, uma análise ABC por frequência de saídas para minimizar
os custos logísticos de armazenagem.

Métodos de Localização
Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos métodos
seguintes:
• Método da quadrícula;
• Método dos corredores;

Método da Quadrícula
Consiste em fazer uma quadrícula no armazém, identificando em código sucessivamente as:
• Coordenadas da quadrícula;
• Prateleiras da estante em que se encontra o material.

Exemplo

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Método dos Corredores


Consiste em considerar o armazém como uma cidade em que as estantes representam os
edifícios e os corredores representam as ruas, identificando em código, sucessivamente:
• A identificação da rua (corredor);
• A identificação do número do edifício (módulo da estante);
• A identificação do andar (número da prateleira e respetiva secção).

Documentação
A gestão material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase não precisa de
documentação, a informação está sempre disponível.
No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos documentos de entrada
e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem registar as
entradas e saídas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro é
possível saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades.

O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas funções, às quais


correspondem documentos específicos:

Receção
O armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da Nota de
Encomenda e da Guia de Remessa.

Conservação e Entrega

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Os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de


Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém.

Ficha de armazém
Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto, bem como permite
conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preço desse produto.

Exemplo:

Os registos de entradas e saídas efetuam-se nestas fichas através dos seguintes documentos:

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1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém

A armazenagem é necessária quando há necessidade de acumular mercadorias, durante a


sua movimentação entre as linhas de produção e os consumidores.

Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o movimento das
mercadorias aumenta os custos e por isso tal só deve ser necessário quando há necessidade
de executar outras operações.

Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do fluxo de
mercadorias. A velocidade do fluxo é a chave de custos baixos, pelo que a nossa prioridade
deve ser “manter as coisas em movimento e depressa”.

Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazém, as operações a realizar


combinam-se em quatro fases de trabalho:
1. Receção dos produtos;
2. Armazenamento dos produtos por atacado;
3. Desconsolidação, seleção e reconsolidação;
4. Movimento de saída das instalações.

Tendo em consideração estas fases, ao planear o armazém devemos tentar minimizar a


distância entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos tão contínua e regularmente
quanto possível.

Os dois sistemas usuais de fluxo são: o “Fluxo em U” e o “Fluxo longitudinal”.

Fluxo em U
No fluxo em U, o cais de carga e de receção estão juntos do mesmo lado do edifício e
apresentam as seguintes características:
• Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as
necessidades;
• A construção pode, se necessário, ser aumentada para três lados;
• O parqueamento e o acesso dos veículos é partilhado;
• Pessoal e equipamento pode ser partilhado;

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• Controlo e segurança mais fáceis;


• Problemas ambientais podem ser minimizados.

Fluxo Longitudinal
No fluxo longitudinal, os cais de receção e de partida estão em extremos opostos do edifício,
tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas têm origem numa fonte
de produção adjacente ou quando os veículos usados para a receção e para a expedição
são de tipos diferentes.

Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque é mais
barato e mais económico, em termos de energia, manusear vários artigos ao mesmo tempo
do que um a um.

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Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de existir
informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a medir a eficiência da
utilização dos seus recursos.

O processo de informação inclui: o desenvolvimento do orçamento anual, a preparação de


mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programação diária e semanal das atividades
do armazém e relatórios sobre as operações e as atividades a decorrer no armazém.

As operações nos armazéns estão repletas de indicadores de falta de informação. Os


sintomas de problemas de informação, nas diferentes áreas de atividade, são:

Na entrada de produtos:
- Camiões aguardando entrada no cais para serem descarregados;
- Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificação;
- Falta de equipamento;
- Desconhecimento prévio dos produtos a receber.

Na arrumação:
- O operador do empilhador não sabe onde colocar os produtos;
- Produtos/paletes congestionando a área de receção;
- Os locais destinados à arrumação estão ocupados.

No armazém:
- Congestionamento: produtos depositados nos corredores;
- Produtos desemparelhados;
- Impossibilidade de colocação dos produtos no local destinado por falta de acesso.

Na recolha de encomenda:
- Produto indisponível na frente de recolha;
- Reposição feita durante os picos de procura;
- Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de
encomenda;
- Entrega dos produtos na área de consolidação quando esta já não tem espaço.

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Na embalagem de produtos:
- Materiais para etiquetar as embalagens não disponíveis;
- Trabalhos de urgência (provocam o congestionamento deste sector);
- Produtos mal embalados e mal etiquetados.

Na área de consolidação:
- Área de consolidação congestionada;
- Demoras no processamento da documentação;
- Produtos incorretamente agrupados.

Na saída dos produtos:


- Demoras na expedição;
- Camiões esperando ser carregados;
- Reclamação dos consumidores.

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2.Armazenagem

2.1.Quando e como encomendar

Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilização futura.
Uma das razões para que não se verifiquem ruturas é possuir atempadamente as matérias-
primas e demais materiais e sempre que possível nas melhores condições de preço e
qualidade.

A gestão de stocks tem como objetivo manter o nível de serviço aos clientes. Um dos objetivos
da gestão de stocks é precisamente avançar melhorando o desempenho, para um melhor
controlo dos stocks.

Em gestão de stocks colocam-se, normalmente, duas questões fundamentais:

 Quando encomendar?
 Quanto encomendar?

• Quando encomendar? Colocar uma


encomenda, ou lançar uma ordem de fabrico de
um artigo, com periodicidade fixa (por ex.,
semanalmente, mensalmente, etc.) ou colocar
uma encomenda somente quando o stock atinge
um determinado nível mínimo?
• Quanto encomendar? Encomendar, ou mandar
fabricar, sempre a mesma quantidade de um
artigo ou quantidades variáveis?

Como facilmente se conclui, existem diferentes


combinações, correspondendo a diferentes modelos de gestão. Na prática, os mais
normalmente utilizado são os que a seguir se referem.

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Modelo de revisão contínua


Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um nível
determinado – Ponto de encomenda [Pe].

A data de encomenda é, pois, variável: quando a procura aumenta, o ponto de encomenda


é atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de encomenda é atingido mais
tarde.

Este modelo é apropriado para referências que têm taxas de consumo relativamente constantes.
Depois de determinados os parâmetros de gestão, o sistema deve funcionar de uma forma rotineira,
recorrendo a registos manuais ou informatizados.
Quando o stock atinge o ponto de encomenda, o computador lança uma encomenda.

Sistema de periodicidade variável e quantidade fixa (modelo de revisão contínua)

Modelo de revisão periódica


Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade variável,
de forma a repor o stock a um nível máximo – Nível de stock objetivo [No].

Este modelo é apropriado para referências que são encomendados ao mesmo tempo e ao mesmo
fornecedor. Depois de determinar a frequência de revisão de stock (consequentemente de
encomenda) para cada referência ou conjunto de referências, o sistema deve funcionar
rotineiramente.

Sistema de periodicidade fixa e quantidade variável (modelo de revisão periódica)

A grupagem de referências permite reduzir custos de aprovisionamento e de transporte por


artigo e pode aumentar o volume de encomenda de forma a possibilitar descontos de
quantidade. Neste sistema, não é necessário um acompanhamento contínuo do stock, pois
só é necessário conhecer as quantidades em stock nos períodos de revisão.

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Modelos Mistos
De entre os modelos mistos, o mais comum é o modelo de Revisão Periódica com Limite
Mínimo. O modelo de Revisão Periódica puro gera muitas vezes encomendas de pequenas
quantidades.
Este modelo misto controla a quantidade mínima por encomenda e combina parâmetros
dos dois modelos puros analisados anteriormente.

É definido um nível de stock objetivo e um limite mínimo. O stock é revisto de t em t períodos


de tempo e a encomenda só é colocada se o stock estiver abaixo do limite mínimo. Se não
estiver abaixo do limite mínimo, a encomenda não é colocada, pois existe ainda stock
suficiente para alimentar o sistema até ao próximo período de revisão e a quantidade a
encomendar não justificaria uma encomenda (por ser muito pequena).

2.2.Stock mínimo de segurança

A representação da movimentação (entrada e saída) de um produto dentro de um sistema


de stock pode ser feita por um gráfico, em que a abcissa é o tempo decorrido (T) para o
consumo, normalmente em meses e a ordenada é a quantidade em unidades deste produto
em stock no intervalo do tempo (T).

Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num determinado
período de tempo, até atingir o ponto zero.
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Quando isso aconteceu, deu entrada no armazém uma reposição de 140 unidades que o
levou de novo à posição inicial.

Este ciclo será sempre repetitivo e constante se:


 Não existirem alterações de consumo durante o tempo t;
 Não existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a compra;
 O fornecedor não atrasar a entrega do produto;
 Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade.

A prática demonstra que estas quatro condições não são, em regra, cumpridas com
regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que absorva as anomalias e que diminua
o risco do stock ficar a zero durante um determinado período de tempo, com consequências
normalmente graves para a empresa a par dos respetivos custos adicionais, tais como:
 Paralisação de um ou mais sectores produtivos
 Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas
 Deterioração da imagem no mercado
 Redução dos volumes de vendas e de faturação.
 Diminuição da produtividade global.

Um dos grandes problemas na gestão de stocks reside na determinação da altura em que


deverá ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A incerteza associada
a esta decisão prende-se:
 Essencialmente, com o carácter incerto da procura.
 E, na incerteza residente nos fornecedores. Esta incerteza revela-se nos produtos
defeituosos entregues pelo fornecedor e pelo não cumprimento dos prazos de
entrega acordados.

Desta forma, como modo de proteção contra a incerteza, constituem-se stocks de segurança.

Para o cálculo do stock de segurança de um determinado produto, é necessário conhecer:


 Variação da procura de cada artigo em relação à média;
 Variação do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relação à média;
 Variação da quantidade boa entregue por fornecedor, em relação à média;

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 Nível de serviço que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer uma
probabilidade de rutura de stock para esse nível de serviço. Exemplo: nível de serviço
de 95% das encomendas = probabilidade de rutura de 5%.

Retomando o gráfico apresentado, anteriormente, e se for calculada uma quantidade


considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock será consumido até atingir as 20
unidades, sendo então repostas 120 unidades que o levam à posição inicial (140 unidades).

A quantidade de 20 unidades servirá como segurança ou proteção, para as eventualidades


que possam ocorrer durante o período de uma nova reposição.

A figura seguinte mostra o Gráfico Dente de Serra utilizando o Stock Mínimo ou de Segurança:

A denominada Curva Dente de Serra é imprescindível nas atividades de gestão de stocks,


especialmente na aplicação dos Métodos de Reposição por Quantidades Fixas e Reposição
por Revisões Periódicas e suas derivações, pois possibilita o estabelecimento das relações
matemáticas necessárias para entender e automatizar, pelo Controlo, as atividades de
Reposição de Stocks.

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2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência

Os métodos operacionais utilizados nos armazéns condicionam de forma determinante o


espaço, a quantidade de mão-de-obra e o tipo de equipamento que são necessários.

Seguindo o fluxo de mercadorias através do armazém, necessitaremos de considerar as


seguintes áreas:
• Receção de produtos;
• Critérios de localização dos stocks no depósito de mercadorias por atacado;
• Métodos de recolha de encomendas;
• Saídas de mercadorias.

Receção de produtos
As mercadorias entradas podem ser recebidas num armazém vindas de um fornecedor ou
de uma unidade de produção, ligada ao armazém.

A operação de receção consiste em:


• Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veículo tão rápida e
eficientemente quanto possível;
• Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas estão corretas;
• Providenciar para que a função “controlo de qualidade” retire amostras dos
materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade é a requerida.

O objetivo de qualquer sistema eficiente é fazer o melhor uso possível do espaço disponível,
reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade destas
mercadorias.

Para armazenar as mercadorias dentro de um armazém existem vários sistemas de


armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas várias soluções para o mesmo armazém.

A escolha do melhor método de armazenagem prende-se com as características dos


produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a cada
um e a funcionalidade face ao espaço disponível.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Métodos de recolha de encomendas

1. Empilhamento em Bloco

Este sistema utiliza-se quando:


• Há um número limitado de linhas de produtos;
• Existe elevada quantidade de stock de cada artigo.

Vantagens:
• Baixo custo;
• Boa utilização de espaço na horizontal;
• Simples de controlar.

Desvantagens:
• Limitações na utilização do espaço em altura;
• É LIFO e não FIFO;
• Só se tem acesso livre às caixas da frente e de cima.

2. Estantes ajustáveis para paletes (Rack)

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Utiliza-se quando:
• O acesso direto a todas as paletes é necessário;
• Há baixo nível de stock de cada linha de artigos.

Vantagens:
• Custo relativamente baixo;
• Versatilidade (podem ser ajustáveis ao tamanho das paletes);
• Permite acesso direto a todas as posições do stock;
• Facilita a utilização de sistemas de localização.

Desvantagens:
• Utilização do espaço muito baixa (há muitos corredores);
• Um corredor de passagem só permite o acesso a duas linhas de estantes.

3. Corredores móveis (Drive–in)

A utilização é equivalente ao empilhamento em bloco.

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Vantagens:
• Melhor utilização do espaço em altura.

Desvantagens:
• Estrutura pouco rígida;
• Condições de segurança precárias.

4. Armazenamento móvel (por gravidade)

Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por gravidade.
Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos.

Vantagens:
• Uma face pode ser utilizada para a seleção de encomendas e a outra para a
reposição de stock;
• Rotação automática de stock.

Desvantagens:
• Custo elevado;
• Utilização do espaço não é a melhor.

2.4.Controlo de entradas e saídas

Receção
Consiste na entrada de um produto em armazém. Para este tipo de transação deve-se
verificar a conformidade dos produtos recebidos, bem como a sua qualidade.

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Entrega
Os artigos solicitados são retirados do stock sob a forma de nota de encomenda de um
cliente (produtos acabados) ou uma ficha de saída (produtos fabricados).

Inventários
Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre stock real e registo
informático do
stock), é necessário efetuar inventários e eventualmente atualizar a registo informático.

Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do
armazém.

Diferentes tipos de inventário:

1. Inventário permanente
2. Inventário intermitente

Sistema de Inventário permanente


Este sistema permite determinar permanentemente o valor dos “Stocks” armazenados e
apurar os resultados obtidos na venda ou produção. Este tipo de inventário é mais
frequentemente utilizado em empresas de média ou grande dimensão, ou então por
empresas onde a variedade de produtos e o volume é bastante grande.

Características:

- Necessidade de fichas de armazém;

- É possível determinar permanentemente o valor das existências (dos stocks em armazém)


e apurar em qualquer momento os resultados das vendas ou produção. Portanto, temos
conhecimento em qualquer momento, da quantidade e valor dos stocks de que a
entidade é proprietária, ou detém.

Vantagens: permite controlar os stocks de uma grande variedade de produtos

Desvantagens: investimento em sistemas de informação

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Sistema de Inventário intermitente


Utilizando este sistema de movimentação das mercadorias, só periodicamente (em regra
no fim do exercício económico) se conhece o valor das mercadorias em armazém por
inventário direto, e só depois é possível determinar o custo global das saídas durante o
período. É este o processo mais utilizado pelas empresas de dimensão mais pequena.

Características:

- O valor das existências e dos resultados só é determinado através de inventariações


diretas dos valores em armazém - contagem física.

- A sua utilização torna-se difícil em empresas com um elevado número de produtos


movimentados.

Vantagens: menores encargos com pessoal afeto à gestão e controlo de stocks;

Desvantagens: não permite conhecer a margem bruta obtida em cada venda, no


momento da saída do produto de armazém

Expedição dos Materiais


Há uma expedição de material sempre que o destino é exterior e, portanto, há transporte de
material.

Expedição - É a atividade que assegura as boas condições de acondicionamento do


material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de
transporte utilizado.

Guia de transporte e guia de remessa


O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de
remessa (original e duplicado), que indica o destinatário, o local convencionado para a
entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo artigo.

O destinatário, ao rececionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e


devolvê-lo ao emissor (expedidor).

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3.Gestão das encomendas

3.1.Organização da base de dados

É função do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de todos os


bens e serviços necessários ao eficaz funcionamento da empresa. Para tal é necessário:
 Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que as
encomendas sejam feitas em tempo oportuno, indicando corretamente quantidades,
qualidades e especificações do produto encomendado, assim como prazos, locais de
entrega, transporte, acondicionamento, preços e outras condições de compra.
 Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de produtos,
sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de venda, preços e
prazos de aprovisionamento.

A avaliação e seleção dos fornecedores implica duas fases:


 Prospeção de mercado de fornecedores.
 Seleção de fornecedores.

Na prospeção de mercado de fornecedores determinam-se quais reúnem as condições


mínimas para serem prováveis fornecedores da empresa.

A qualificação prévia dos fornecedores, após o levantamento e a identificação dos


existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente.

De modo a tornar mais eficaz a prospeção, é conveniente estudar antecipadamente os


seguintes aspetos:
 Compatibilidade entre as políticas comerciais do fornecedor e da nossa empresa.
 Preços.
 Prazos de entrega habituais.
 Nível de serviço prestado.
 Organização.
 Comportamento do fornecedor noutras empresas.

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A seleção de fornecedores irá permitir a criação de um ficheiro de fornecedores e artigos.


Para organizar esse ficheiro é necessário dispor de um software específico que permita criar
bases de dados com informação detalhada.

Devem ponderar-se os seguintes aspetos:


 Preço e condições de pagamento.
 Prazos de duração entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a duração de
concretização (aceitação da encomenda), o cumprimento de prazos e as variações
de ritmos dos mesmos.
 Nível de qualidade do produto.
 Classificar o serviço prestado, quer a nível de fornecimento, quer ao nível de
acompanhamento e apoio ao ponto de venda.
 Distância, capacidade de resposta e custos de transporte.
 Para cada fornecedor indicar o número de concorrentes deste.
 Percentagem da produção adquirida ao fornecedor pela empresa de forma a avaliar
o grau de dependência deste.

3.2.Escolha do sortido

A seleção dos produtos dependerá do posicionamento pretendido pelo ponto de venda. Ao


selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um sector da clientela
em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificação é uma decisão importante da
política comercial do ponto de distribuição.

A criação do plano de sortido que consiste em descrever, pormenorizadamente, as gamas a


propor à clientela durante um determinado período de tempo. Os seus elementos são:
 O Conteúdo – Com todos os produtos apresentados e respetivos preços, divididos por
famílias de produtos. Os produtos básicos de atracão poderão merecer uma atenção
particular, visto que influenciam a compra de outros e têm, geralmente, bastante
importância nas vendas globais e
 A Duração – Na qual se deverá definir se a disponibilização de cada artigo será anual,
semestral, semanal ou diária (nomeadamente no caso de produtos que ultrapassam
rapidamente o prazo de validade como os da alimentação/restauração).
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Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser adaptado ou
corrigido através de revisões pontuais. Para as famílias de produtos sazonais, podem ser
elaborados planos especiais ou temporários.

É complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar à retirada de outro.
Deve-se ter em linha de conta:
 A reputação comercial do fabricante,
 O seu preço de venda (comparado com o dos concorrentes),
 A imagem de qualidade da marca (comparado com a dos concorrentes),
 A contribuição do produto para a margem bruta da família desse produto,
 As vantagens na compra (descontos, condições de pagamento, bónus, etc.),
 O volume de vendas esperado e a sua potencial incidência sobre as vendas de outros
produtos,
 O potencial de mercado para o produto,
 O montante do investimento previsto para o seu lançamento,
 O valor acrescentado que esse produto propõe ao consumidor e
 A sua apreciação, em termos táticos, para fomentar a concorrência horizontal entre
fornecedores.

3.3.Comunicação com os fornecedores

O processo de compra
O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma sequência de atividades,
das quais se destacam as seguintes:
1. Formalização das especificações;
2. Análise do pedido de compra;
3. Seleção de fornecedores;
4. Consulta a fornecedores;
5. Análise de propostas;
6. Adjudicação da encomenda;
7. Seguimento da encomenda;
8. Receção da encomenda;
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Controlo e armazenagem de mercadorias

9. Conferência de faturas;
10. Tratamento de reclamações;
11. Ordem de Pagamento.

A Formalização das Especificações


As especificações dos materiais e serviços a comprar devem ser formalizadas em pedidos de
compra pelos utilizadores com competência para o efeito.

Exemplos:
• Os materiais consumíveis na produção, tais como matérias-primas, devem ser
especificados pelos projetistas da engenharia do produto;
• Os materiais de utilização permanente, tais como o equipamento produtivo, devem
ser especificados pelos técnicos industriais da engenharia do processo;
• Os materiais utilizados no âmbito do sistema de informação devem ser especificados
pelos especialistas das tecnologias da informação (hardware e software), mas os
consumíveis (suportes de informação) podem ser especificados pelos respetivos
utilizadores.

Análise do Pedido de Compra


Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes técnicos, ao chegarem
a Compras são distribuídos pelos compradores (eventualmente especializados).

Na análise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os aspetos
técnico-económicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerência. O pedido da
compra deve ser revisto e se necessário completado ou corrigido, pois vai desencadear a
emissão das consultas as quais devem estar isentas de erros e omissões, e ser este o momento
exato para a última retificação.

Uma cópia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o
emissor do pedido de compra original.

Seleção de Fornecedores
O comprador face à(s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de materiais/serviços e de
fornecedores deve proceder à seleção dos fornecedores a quem dirigirá as consultas.

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Classificação de fornecedores
Há empresas que, fazendo sistematicamente uma análise do nível de serviço logístico dos
fornecedores, os mantém classificados numa das três categorias:
• Qualificado;
• Qualificável;
• Rejeitado.

Neste caso, a seleção dos fornecedores está facilitada, podendo escolher-se os da categoria
1, cujo nível de serviço está acima dos 80%, porque são esses que dão maior garantia de
satisfação.

Consulta a Fornecedores
As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para receção das propostas dos
fornecedores e os critérios de seleção, em que o preço pode não ser o parâmetro decisivo.

Análise de Propostas
Recebidas as respostas às consultas, também designadas propostas dos fornecedores, deve
elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as variáveis da
consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a finalidade de serem
comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicação da encomenda ao fornecedor que
formulou a melhor proposta, segundo os critérios estabelecidos

Adjudicação da Encomenda
Antes de se decidir a adjudicação pode passar-se por uma fase de negociação.
A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda proposta com as
melhores condições de oferta.

Finalmente, pode estabelecer-se um calendário de reuniões, individualmente com os novos


selecionados, no menor número possível, no máximo de três, para se chegar às conclusões
finais.

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Destas conclusões, eleger-se-á o fornecedor, ao qual será adjudicada a encomenda, não


impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspetos, nomeadamente condições
de pagamento e garantias.

A formalização da encomenda é sempre redigida em documento próprio da empresa,


correntemente editado por via informática. Nesta situação, basta ao comprador preencher
os campos obrigatórios, e os facultativos se necessário, e promover a respetiva impressão no
número de cópias que desejar.

É este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que irá ser enviado
para o fornecedor.

Seguimento da Encomenda
Esta atividade é de crucial importância, no tratamento da compra, para que o objetivo, no
que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcançado.

Trata-se de Efetuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no sentido


de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora até à entrega, identificar
quaisquer problemas e encontrar soluções para evitar previsíveis atrasos.

Receção da Encomenda
As Compras podem acompanhar a receção do fornecimento e através das cópias das guias
de entrada (provisórias e definitivas) ou através do acesso direto à informação introduzida
pela Receção no sistema informático, confirmam se o material foi entregue em
conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo, preço,
...).

Qualquer não-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo


comprador ao fornecedor.

Conferência de Faturas
O comprador, responsável pela encomenda, pode verificar se as faturas emitidas pelo
fornecedor condizem com as condições da encomenda e com as guias de entrada, no
entanto, o mais normal é esta atividade ser realizada na área financeira.

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As faturas devem conter, obrigatoriamente, a identificação do seu emitente e a do


adquirente dos produtos (bens e/ou serviços), os números de identificação fiscal de ambos,
a quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, a taxa do IVA aplicável e o
montante do imposto devido.

As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por


computador, e devem ser datadas, numeradas sequencialmente e processadas em
duplicado.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.


Em caso de extravio de uma fatura deve ser emitida uma nova fatura e anulada a anterior,
mas, nunca deve ser emitida uma 2ª via da fatura.

Tratamento de Reclamações
Qualquer não-conformidade detetada durante o processamento de uma encomenda deve
ser registada, para efeito de avaliação do nível de serviço logístico, e poderá originar uma
reclamação ao fornecedor.

As reclamações podem ter origem nas atividades realizadas pelo comprador, mas também,
nas atividades inerentes à receção ou à área financeira, no entanto, deve competir
exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s) órgão(s) detetor(es) da(s) não-conformidade(s),
a ação de manifestar formalmente ao fornecedor, através dos seus Serviços Comerciais ou
da Assistência a Clientes, as reclamações, com o objetivo de conseguir a resolução dos
problemas.

Ordem de Pagamento
Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamações, Compras deverá informar a
área financeira que ativará a tesouraria.

Desenvolvimento da relação com fornecedores


O processo de subcontratação/compras engloba a identificação de potenciais
fornecedores, a avaliação do seu produto ou serviço segundo as necessidades da empresa
e a possibilidade de se estabelecer uma parceria entre as partes.

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Controlo e armazenagem de mercadorias

Qualquer organização tem necessariamente que desenvolver e implementar estratégias de


compras para os bens e/ou serviços que necessitam. Estas estratégias determinam o modo
de desenvolver e gerir as relações com os fornecedores.

Por sua vez, estas atividades estão mais desenvolvidas numas empresas do que noutras.
Constata-se que existem alguns fatores chave no desenvolvimento e a gestão das relações
com os fornecedores:
 Identificar e justificar a necessidade da aquisição dos bens/serviços;
 Especificar os requisitos bens/serviços;
 Obter aprovação financeira antes de celebrar o contrato com o fornecedor;
 Determinar o tipo de contrato de fornecimento mais adequado para cada compra;
 Solicitar a apresentação de propostas aos fornecedores;
 Avaliar as ofertas com critérios de avaliação pré-determinados;
 Negociar um preço justo, de encontro às necessidades de ambas as partes;
 Formalizar os contratos de fornecimento e garantir clareza sobre as obrigações de
cada um;
 Gerir ativamente os contratos de fornecimento monitorizando o desempenho do
fornecedor.

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Bibliografia

Figueira, Mário, Gestão de materiais – Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1997

Morais, A. e Oliveira, C., Logística, Ed PRONACI – Programa Nacional de Qualificação de Chefias


Intermédias/AEP, 2001

Morgado, S., Aprovisionamento e gestão de Stocks, Tecnoforma/ IEFP, 2002

Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004

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