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CONFERÊNCIA DE CARGA PASSO A PASSO

A 7ª Inspetoria de contabilidade e Finanças do Exército tem verificado nas


visitas de orientações realizadas, que um número significativo de Unidades Gestoras
(UG) apresentam dificuldades na escrituração e contabilização de seus bens
patrimoniais.
As dificuldades, na maioria das vezes, são provenientes de:
- desconhecimento de mecanismos que possibilitem lançamentos no Sistema
Contábil;
- reinclusão de carga de bens já descarregados mas que continuam em uso na
UG.

Diante da necessidade de melhor preparar as Unidades Gestoras vinculadas,


esta Inspetoria orienta no sentido de que todos os bens patrimoniais existentes na UG
estejam contabilizados adequadamente e em perfeitas condições de uso.
Assim passaremos a descrever, além dos já preconizados no RAE - R/3, os
passos que deverão ser adotados, pelo Fiscal Administrativo, que uma vez seguidos
permitirão a UG uma escrituração em ordem e em dia e a sua contabilidade
patrimonial de acordo com as normas em vigor.

1. Primeiro Passo
Conferir todas as Fichas Gerais de Bens Móveis em Uso e Bens Móveis em
Almoxarifado emitidas pelo Sistema de Controle Físico (SISCOFIS), verificando se:
a. todos os campos estão preenchidos;
b. os valores expressos nas fichas estão de acordo com o padrão monetário e
a realidade constante do documento (NF, GF etc);
c. foram colocados em todas as fichas a conta contábil assim, dessa forma de
acordo com o Plano de Contas de União.
Cabe lembrar que o material permanente, estocado em almoxarifado, em
princípio está numa situação transitória, quais sejam: aguardando distribuição interna,
descarga ou transferência para outra UG. Assim devem constar das contas
1.2.3.1.1.0.8.01 – Bens Móveis em Almoxarifado, 1.2.3.1.1.0.8.03 – Bens Móveis a
Reparar e 1.2.3.1.1.0.8.05 – Bens Móveis Inservíveis.

2. Segundo Passo
Determinar, um a um os detentores de carga (Almox, Aprov, Seções etc), que
munidos da relação de material carga emitido pelo SISCOFIS, farão uma rigorosa
conferência (comparação) com o material físico existente na dependência.

3. Terceiro Passo

a. determinar a colocação de etiquetas em todos os Bens Móveis em Uso. As


etiquetas deverão ser impressas utilizando-se essa ferramenta do SISCOFIS.

b. o material fora de carga e os que estiverem faltando na dependência deverão


ser relacionados.

4. Quarto Passo
a. concluída conferência de toda a carga da Unidade e de posse das relações dos
materiais, compará-las a fim de verificar se o excesso de uma seção não é a falta de
outra e vice-versa.
b. o excesso que não estiver em carga deverá ser incluído por meio de Boletim
Administrativo e o registro contábil no SIAFI, conforme previsto no § 2º do Art 72 do
RAE.
É importante saber que um material mesmo que não apresente perfeitas
condições de uso, se está sendo utilizado pela Seção não poderá estar fora de carga da
Unidade, mesmo que o valor seja simbólico de R$ 0,01 (um centavo);
c. o material em falta, não sendo controlado por Diretoria Provedora, será
descarregado, após minucioso exame, desde que não esteja lançado em duplicidade
ou haja erro de escrituração e de acordo com RAE – R/3;
d. o material faltoso, após envidado esforços para regularização, será objeto de
sindicância para a tomada de medidas administrativas e disciplinares, se for o caso,
de acordo com as normas das Diretorias Provedoras e o previsto no RAE.

5. Quinto Passo
Nesta fase do trabalho a carga da Unidade estará escriturada e confirmada.
Os valores encontrados nas contas contábeis deverão ser iguais aos constantes no
Balancete do SIAFI, entretanto, se ainda persistirem distorções, estas deverão ser
corrigidas:
a. por NL quando o SIAFI estiver incorreto, fato registrado em Boletim
Administrativo e/ou;
b. Quando o erro tenha sido encontrado nas Fichas de Registros Contábeis do
SISCOFIS, que também deve ser objeto de publicação em Boletim Administrativo.
Passo final
A UG que assim proceder com certeza terá o controle patrimonial dos seus
Bens Móveis escriturados corretamente, refletindo a existência física na escrituração
das Fichas do SISCOFIS e no SIAFI.
Após a conferência geral o Ordenador de Despesa deverá prever Inspeções
periódicas, especialmente no final do ano, a fim de verificar a compatibilização entre
o controle físico e o contábil.
O resultado da referida verificação deverá ser publicado em Boletim Interno,
atribuindo-se prazos e providências necessárias para sanar os problemas levantados.
A exemplo do que foi realizado nos Bens Móveis em Uso, igualmente o
Ordenador de Despesa poderá desencadear nos Bens Móveis em Almoxarifado,
Material de Consumo (Estoques Internos e de Distribuição) e Mercadorias para
revenda omitindo-se, naturalmente, os passos ou providências específicas para os
Bens em Uso.