CERÁMICOS CACERES IMPORT SAC.

REGAMENTO DE CAJA CHICA

ANTECEDENTE
El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente
para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si emitiera cheques, no tendrían la
funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

La funcionabilidad de dichos fondos es más que todo se hace con el objetivo de darle cierta
autonomía financiera a los punto de venta y/o sucursales, y en algunos casos a la almacenes
principales, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales.
Un manejo responsable y eficiente de la caja chica, siempre se debe usar solo para hacer
frente a pequeños gastos necesarios e indispensables en la empresa y que su cuidadoso
control evitará que se convierta en una fuga de capital que puede perjudicar a la rentabilidad
de la organización.

Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación
del fondo y el reembolso.
FINALIDAD
La finalidad del presente Reglamento es regular la creación, manejo, custodia y cierre de los
Fondos Fijos de Caja Chica
PROPÓSITO
La empresa pone a disposición de sus trabajadores, un fondo que permita tener liquidez en
forma inmediata para realizar gastos no mayores de S/ 3,500.00 soles y así cubrir cualquier
contingencia originada dentro de las actividades de desarrollo de la Empresa.

Todos los trabajadores de CERÁMICOS CACERES IMPORT SAC. Deberán de estar

familiarizados con la política y normativa de uso de caja chica. Todas las Gerencias, jefes de
tiendas y encargados de almacén, vendedores y trabajadores administrativos, haciéndose
responsables de velar por el cumplimiento de la misma en sus áreas de acción y
corresponsable de los gastos que se realicen.

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

La creación del fondo fijo se solicitará a la Gerencia General, quién evaluará y autorizará la
procedencia del mismo. Y determinará el monto a asignar, teniendo en cuenta el flujo de
gastos de la unidad que lo solicita.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y
magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada local de
venta donde sea creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre S/
2,000.00 a 5,000.00 Soles.
EMISIÓN DE CHEQUE PARA FONDOS DE CAJA CHICA

Los cheques que se emitan para los reintegros del Fondo Fijo de Caja Chica, deberán
hacerse a nombre del responsable del manejo del fondo, adicionándole entre paréntesis la
leyenda: “(Fondo Fijo de Caja Chica)”.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE CAJA CHICA

Las funciones y responsabilidades del encargado del Fondo Fijo de Caja Chica son las
siguientes:

a. Manejar y custodiar el Fondo Fijo de Caja Chica asignado, conforme los propósitos del
mismo

b. Hacer cumplir las disposiciones del presente Reglamento, las leyes y las disposiciones
que rigen para el manejo de Fondos Públicos

c. Verificar previamente a toda solicitud de adelanto de dinero

d. Revisar que las facturas que le presenten al cobro se ajusten a las disposiciones
establecidas

e. Realizar la gestión de liquidación de los “Vales de Adelanto de Dinero” y “Adelantos de

Viáticos”, que están pendientes de liquidar de acuerdo a los plazos establecidos

f. Gestionar los reintegros al fondo:

- antes de que se agote el 50% del mismo

- para que queden registrados en el mismo ejercicio económico en que se produjo
el gasto

g. Custodiar en un lugar seguro, el dinero del Fondo Fijo de Caja Chica e impedir el acceso
de terceras personas al mismo.

h. llevar un control mediante sistema Excel y/o medio mecanizado la misma que permita un
fácil control y verificación de sumas.

i. reportar a la unidad de contabilidad al cierre del mes vendo dos días la liquidación del
cierre del mes de los gastos del fondo rotativo de caja chica.

PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DE FONFOS DE CAJA CHICA

 El Control recaiga sobre una persona de total confianza y que sea
ordenada, pues todos los desembolsos tienen que estar debidamente comprobados
con la documentación fiscal adecuada.
 Establecer una política de gastos, que garantice que solo se use para imprevistos y
planea las adquisiciones de insumos necesarios para las actividades administrativas y
productivas.
 Llevar un control de la caja chica mediante métodos de pago que indiquen quién
solicitó el dinero y con qué motivo para que luego se justifique claramente el gasto
con un comprobante generado automáticamente por la solución.
  Mantener un registro y reportes de los gastos realizados para mantener un control
de caja chica que ayude a determinar si hay algún insumo recurrente que deba ser
considerado como parte de las adquisiciones al por mayor o detectar las compras que
son inútiles y están representando un gasto innecesario.
 Agrupar los comprobantes fiscales y realizar el trámite de deducción de los gastos
generales de la empresa.
 Reintegra el dinero gastado para tenerlo disponible para los próximos gastos.

CONCEPTOS DE PUEDE PAGAR CON FONDOS DE CAJA CHICA

Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:
 Movilidad local
 Mantenimientos de vehículo de menor cuantía
 Artículos de oficina
 Productos de limpieza
 Peajes
 Reparaciones menores de oficina
 Suministros cotidianos como café, agua
 Otros conceptos de menor cuantía y de urgen ter necesidad

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

El encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá vigilar que las facturas de contado o
comprobantes de pago que le presenten, tengan como mínimo los siguientes requisitos:

a. Que sea original y esté escrita con tinta

b. Que se describa claramente el o los artículos o servicios adquiridos

c. Que la fecha de emisión de la factura concuerde con el adelanto gestionado

d. Que esté emitido a nombre del CERÁMICOS CACERES IMPORT SAC.

e. Que indique el nombre de la empresa o persona que presta el servicio o suministra el bien
(si la factura no es membretada)

f. Que no presente borrones ni tachaduras que hagan dudar de su legitimidad

g. Que la factura esté debidamente autorizada por la SUNAT,

h. Que contenga el sello o leyenda de "Cancelado", o bien se presente el tiquete de caja

correspondiente.

j. Valor total en letras y números que coincidan con el monto a pagar.

REPOSICION DE CAJA CHICA

- La persona responsable del manejo del fondo fijo deberá mantener el fondo de caja
chica en efectivo.
 - La reposición del Fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya gastado un
máximo del 50% del monto asignado, adjuntando la liquidación y comprobantes
respectivos y por lo menos una vez al mes,
- De forma periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para constatar el
manejo adecuado de la misma.

Reembolsos de caja chica

En el caso en que él colaborador pague con sus propios recursos los gastos realizados en su
área, estos serán reembolsados posteriormente contra:
- Entrega de factura a nombre de CERÁMICOS CACERES IMPORT SAC.
- Deberán presentar al encargado de caja chica las facturas donde realizaron los
gastos debidamente razonadas, firmadas y codificadas. Si lo anterior está correcto
se entregará inmediatamente el efectivo.
- Las facturas deben contar con una breve explicación que justifique claramente el
gasto.
- La fecha de la factura debe corresponder a la fecha del gasto.
- Los gastos efectuados serán respaldados con facturas contables, que cumplan con los
requisitos legales conforme al reglamento de comprobantes de pago.
- Los gastos de movilidad local de uso diario se sujetaran conforme al formato
siguiente

Falta y sanciones

Faltas y sanciones
- En el caso en el que el trabajador no liquide los anticipos de fondos que se
le hayan otorgado, en el término de dos días se procederá de la siguiente
forma:
- No le será otorgado al tienda, sucursal, almacén y/o departamento al que
pertenezca el colaborador un nuevo anticipo de caja chica, ni se procederá a
realizarles reembolsos de gastos hasta que liquiden el vale pendiente.
- En el caso que antes de finalizar el mes no proceda a la liquidación del
anticipo, esté será descontado de sus haberes y el trabajador no tendrá
derecho a justificar los gastos realizados.
- Las facturas que no sean presentadas al departamento de Contabilidad
dentro del mes de su emisión no serán reembolsadas.
- Bajo ninguna circunstancia los fondos asignados de Caja chica podrán ser
utilizados por el responsable del manejo de los fondos o por cualquier
colaborador que solicite un anticipo, para usos distintos de los gastos de la
empresa.
- Si durante los arqueos de fondos existieran faltantes, estos deberán ser
reintegrados en forma inmediata, y se levantará un acta de dicha situación,
enviando copia al expediente de personal del responsable del manejo de
fondos a la gerencia para su conocimiento.
- Cualquier uso indebido será considerado una Falta grave y podría
considerarse como causal de despido.