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INDICE
Pág. Nº
I OBJETIVOS 3
II BASE LEGAL 3
IV DEFINICIONES 4
V DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5
VI RESPONSABILIDADES 33
VIII APÉNDICE 34
Análisis Funcional
IX ANEXOS 39
Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional
I. OBJETIVOS
Establecer las normas de carácter técnico, criterios y procedimientos para la elaboración,
aprobación, revisión y modificación del Reglamento de Organización y Funciones,
Cuadro para Asignación de Personal, Manual de Organización y Funciones, Manual
General de Procesos, Manual de Procesos y Procedimientos y Texto Único de
Procedimientos Administrativos de las entidades comprendidas en el alcance de la
presente Directiva.
Facilitar el establecimiento de los objetivos funcionales, las funciones generales, la
estructura orgánica, los cargos necesarios, las funciones y requisitos de los cargos, los
componentes e interrelaciones de los procesos organizacionales y los procedimientos, de
las entidades comprendidas en el alcance de la presente directiva, que coadyuve al
establecimiento de un adecuado control interno.
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IV. DEFINICIONES
4.1 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).- Es el documento técnico
normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la Entidad,
orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos.
Contiene la visión, misión, las funciones generales de la Entidad y las funciones
específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades.
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V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
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PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
POLITICAS SECTORIALES
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO LEY Nº 27657-LEY DEL MARCO Insumos
VISIÓN, OBJETIVOS
POLITICAS ESTRATEGICOS
SECTORIALES MINISTERIO DE SALUD Y NORMATIVO
VISIÓN, OBJETIVOS ESTRATEGICOS SU REGLAMENTO GENERAL
ANÁLISIS ANÁLISIS
FUNCIONAL FUNCIONAL
•Levantamiento de información de funciones del personal y procedi mientos
•Levantamiento de información
•Rediseño de funciones de funciones
de los cargos del personal
y comparación con ylas
procedimientos
funcio nes actuales
•Desagregación de objetivos funcionales y comparación con las fun ciones actuales
•Rediseño de Procedimientos
• Desagregación de objetivos funcionales y comparación con las funciones actuales
•Rediseño de funciones de los cargos y comparación con las funciones actuales
•Rediseño de Procedimientos
Formulación y
Formulación y
aprobación del
aprobación del
CAP
Formulación y
Formulación
aprobación delyROF
aprobación del ROF
Formulación
Formulaón yy
aprobación
aprobacióndel
del
Ley27657
Ley 27657
MOF
Leydel
Ley delMinisterio
Ministerio MOF
deSalud
de Salud
Grafico 1
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7
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8
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a. Ministerio de Salud
La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, en coordinación con los
demás órganos de la entidad deberá formular el Reglamento de
Organización y Funciones del Ministerio de Salud, en el marco normativo
vigente y remitirlo a la Alta Dirección para su aprobación por Decreto
Supremo con la opinión previa de la Secretaría de Gestión Pública de la
Presidencia del Consejo de Ministros.
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Hospitales
Las Oficinas de Planeamiento Estratégico o los que hagan sus veces en los
Hospitales, formularán el proyecto ROF, según los Lineamientos que
apruebe el Ministerio de Salud y en coordinación con los demás órganos del
Hospital.
La Dirección de Salud evaluará los proyectos de ROF de los Hospitales de
su ámbito jurisdiccional y de ser procedente los presentará a la Oficina
General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud con el
informe técnico favorable.
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Asignación de Cargos
a) Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza contenida
en el Presupuesto Analítico de Personal – PAP y no forman parte de la
carrera administrativa del personal.
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b) El proyecto de CAP, debe ser remitido para informe previo tal como se
establece a continuación:
A la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
Ministros, en el caso del Ministerio de Salud y sus Organismos Públicos
Descentralizados.
A la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de
Salud, en el caso de los órganos desconcentrados del Ministerio de
Salud (Direcciones de Salud e Institutos Especializados) y las
Direcciones Regionales de Salud y demás entidades que mantienen
dependencia funcional y técnica con el Ministerio.
Los proyectos de CAP de las Direcciones de Red de Salud y Hospitales
deberán presentarse a través de la Dirección de Salud en Lima y Callao
o Dirección Regional de Salud, según corresponda.
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Cuando el MOF incluya a todos los órganos de la entidad, los capítulos del I
al III serán considerados únicamente al inicio del documento.
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La Oficina de Personal o la que haga sus veces en cada entidad deberá emitir las
resoluciones de asignación de funciones a todo el personal.
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5.5.1 Finalidad.
El Manual General de Procesos, tiene por finalidad establecer y describir los
elementos y componentes de los principales procesos organizacionales de
alcance sectorial del Ministerio de Salud, así como sus interrelaciones, para la
obtención de mayores niveles de eficiencia.
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5.6.1 Finalidad
Establecer formalmente los procedimientos requeridos para la ejecución de los
procesos organizacionales de la entidad que logren el cumplimiento a los
objetivos y funciones.
5.6.3 Utilidad
El Manual de Procesos y Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento
para la sistematización de los flujos de información y documento base para el
desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas de Información de la Entidad y del
Sector.
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Capítulo I Introducción
Capítulo II Objetivo del Manual
Capítulo III Base Legal
Carátula de identificación de procesos y subprocesos indicando los
procedimientos que lo conforman
Capítulo IV Procedimientos
Carátula de identificación de los procesos y procedimientos, agrupados
por proceso por áreas, unidades debidamente jerarquizadas.
c) Las unidades orgánicas de segundo nivel y las del tercer nivel efectuarán las
siguientes acciones:
Diseñar los procedimientos identificados para sus áreas tal como se
desarrollan actualmente, utilizando para ello los formatos del Anexo 9.
Analizar la secuencia del procedimiento evaluando la importancia de
cada uno de sus pasos en relación a su aporte para la prestación del
servicio.
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5.7.1 Finalidad
Unificar y estandarizar los procedimientos administrativos que se siguen ante las
distintas instancias del Ministerio de Salud, sus órganos desconcentrados y
organismos públicos descentralizados, garantizando los derechos e intereses de
los administrados.
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Los requisitos y condiciones para la prestación de los servicios por las entidades
serán fijados por decreto supremo refrendado por el Presidente del Consejo de
Ministros.
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VI. RESPONSABILIDADES
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7.2 Las Direcciones de Salud de Lima y Callao mantendrán su actual estructura orgánica
hasta que la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud
dicte las normas correspondientes. En tanto las modificaciones al Reglamento de
Organización y Funciones únicamente deberán estar referidas a las funciones de sus
órganos.
VIII APÉNDICE
1. Análisis Funcional
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Anexo A -1
3. FUNCION? - Describa brevemente el objetivo concreto de su cargo o puesto de trabajo. (Se deberá
preguntar ¿Cual es el resultado esperado de su puesto de trabajo?)
4. INTERRELACIONES - Indique los órganos o entidades usuarias, internas o externas, con los que mantiene
coordinación y/o comunicación para cumplir con su trabajo.
Entidad/ Órgano/Otros Motivo de Coordinación y/o Comunicación
(Adicionar el número de filas necesarias)
(Adicionar el n° de
filas necesarias)
5.b Documentos que genera y/o presenta como resultado de su trabajo (formatos, informes, reportes, otros
Nº Título del Documento Destinatario (s) del documento Frecuencia Cantidad de doc
(*) entregados
Firma Fecha
Profesión /
Estudios F-ORG-01.0
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Apéndice al Anexo A - 1
Unidad Orgánica a la cual pertenece - Se deberá anotar el nombre de la Unidad orgánica al que
pertenece el personal entrevistado. Ejm.: Oficina de Logística
(2) Descripción de Funciones Específicas – Se deberá preguntar ¿Qué es lo que hace?, ¿Cuáles
son las actividades y tareas que se realizan?, empezando desde las rutinarias hasta las
esporádicas, debiendo anotarse en el siguiente orden:
c) Las actividades y tareas que realiza en forma periódica, es decir cada periodo de tiempo, cómo
es semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc.
d) Las actividades y tareas que se realizan en forma eventual o esporádica, generalmente por
encargo o solicitud de entidades externas.
Se debe entender que los puestos de trabajo no están aislados sino que mantienen permanente
coordinación o comunicación, siendo los proveedores internos los que nos proveen de información
o productos y los usuarios o clientes internos los que reciben la información o productos que se
generan.
Externas: Son las entidades públicas, privadas y personas naturales con los que se mantiene
comunicación. En el caso de entidades públicas, también se podrá precisar el nombre de la oficina.
Al igual que en el ítem anterior, las entidades o personas naturales que nos proveen información,
se les conoce cómo proveedores externos y los que reciben la información que generamos, son los
usuarios o clientes externos. Por ejemplo:
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(5a) Documentos (formatos, informes, reportes, otros) u otra información que recibe para
desarrollar su trabajo.- Se deberá anotar la información en documentos o en otros medios que
recibe cada persona para desarrollar su trabajo.
En la columna “Frecuencia”: se deberá colocar una de las siguientes opciones: Diario (D),
Semanal (S), Mensual (M) y Otros (O); en el caso de seleccionar otros deberá especificar la
frecuencia.
(5b) Documentos o Información que genera y/o entrega cómo resultado de su trabajo
(formatos, informes, reportes, otros.- Se deberá anotar la información de los documentos o en
otros medios que se generan durante el desarrollo de su trabajo.
En la columna “Frecuencia” se deberá colocar las siguientes opciones: Diario (D), Semanal (S),
Mensual (M) Otros (O); en el caso de seleccionar otros deberá especificar la frecuencia, por
ejemplo, Semestral
Indicaciones finales
En caso se requiera efectuar el llenado de la ficha por computadora se deberá solicitar el archivo
del formato al Profesional de su Oficina o Dirección, que integra el Equipo de trabajo a cargo del
levantamiento de información.
El formato ha sido elaborado en Microsoft Word, y se deberá utilizar letra arial 10
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Anexo A - 2
Ficha N°
(Anotar el N° ficha)
....................................................................................................................................................................................
.…..................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................
2. Concretar las diferencias encontradas entre la información resultante de la observación realizada, comparada
con los datos de la Ficha de levantamiento de información de los Cargos ó Puestos de Trabajo
..................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................
3.- Anotar la información obtenida durante la revisión documentaria de los archivos o registros.
.......................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................
4. Concretar las diferencias encontradas en la revisión de documentos realizada, comparada con los datos de la
Ficha de levantamiento de información de los Cargos ó Puestos de Trabajo
.......................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................
(Adicionar el n° de filas que sean necesarias) Dirección/Oficina :
FECHA.......-................-............
Cargo o Puesto de Trabajo:
F-ORG-02.0
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Anexo A - 3
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTO
Ficha N°
(dejar en blanco)
(2) OFICINA/DIRECCIÓN (3° <Anotar el nombre de la Oficina o Dirección del 3º nivel organizacional>
nivel organizacional)
Procedimiento y/o
N° Código del Denominación del Resultado/
Documento de Usuario Base Legal
Orden Procedimiento Procedimiento Producto
Origen (8) (9)
(3) (4) (6) (7)
(5)
Número 2 dígitos- proceso Indicar nombre del Indicar el nombre o Indicar el nombre Persona Indicar el
correla- 2 dígitos-órgano procedimiento o título del procedimiento del documento, natural o dispositivo
tivo 3 dígitos-No documento que inicia el identificado información o jurídica que que sustenta
correlativo procedimiento producto que se recibe el el
obtenga del producto procedimiento
procedimiento.
FECHA.............-......................-............
...............................................................
FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR
F-ORG-03.1
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Anexo A - 4
N° de Ficha
F-ORG-04.1
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Anexo A - 5
2) Otras Recomendaciones
En el caso que paralelamente se haya realizado el inventario de procedimientos así como
elaborado la Ficha Preliminar del Procedimiento, dicha información permitirá
complementar la información de la matriz, tanto para la situación actual cómo para la
situación propuesta.
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a) Situación Actual
(1) Oficina/ Dirección Oficina General de (2) Oficina/ Dirección Oficina de Logística
General Administración
b) Propuesta
(1) Oficina/ Dirección Oficina General de (2) Oficina/ Dirección Oficina de Logística
General Administración
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Anexo A - 6
Codigo N°
(Código del Procedimiento)
FICHA DE INFORMACIÓN PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO
(7) Estadísticas del número de veces que se ha ejecutado el procedimiento en cada mes, durante los últimos 12
meses (Se utiliza en forma opcional):
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12
(8) Indicar las Normas legales que regulan el procedimiento y adjuntar copias
F-ORG-06.1
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Apéndice al Anexo A - 6
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO “FICHA DE INFORMACION PRELIMINAR
DEL PROCEDIMIENTO ( F-0RG-06.0)
(1) Oficina /Dirección - Nombre de la Oficina o Dirección del 2° nivel organizacional. Ejemplo: Oficina
General de Administración
(2) Oficina /Dirección General - Nombre de la Oficina o Dirección del 3° nivel organizacional.
Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Economía
(3) Denominación del Procedimiento - Nombre o título del procedimiento. Ejemplo: Control
Patrimonial
(4) Objetivo del Procedimiento – Se deberá indicar el logro esperado en la ejecución del
procedimiento, que debe ser cuantificable y cuya unidad de medida podrá ser en porcentaje, de
tiempo, de cantidad, etc.
(5) Tiempo de duración del procedimiento (horas, días meses). Se deberá anotar el tiempo total
(promedio o estimado) que transcurre desde que se inicia el procedimiento, hasta que se termina.
Tarea - Se deberá anotar la ejecución de cada paso que conforma el procedimiento, por
ejemplo:
1) Registrar los documentos que ingresan a la oficina
2) Verificar que los datos del documento NN, estén correctamente consignados
Unidad Orgánica que ejecuta la acción - Se deberá colocar el nombre de la unidad orgánica
que ejecuta la acción, y el cargo o cargos que participan en cada acción.
(7) Estadísticas - Se deberá anotar las veces que ha sido ejecutado el procedimiento en cada mes,
durante los últimos 12 meses. En los casos que el procedimiento requiera de más de 30 días para
ejecutarse tenga un tiempo de duración mayor a 30 días se deberá registrar el número de veces en
el mes en que se concluyó el procedimiento.
(8) Normas legales - Se deberá anotar en orden de importancia ó jerarquía las normas que
regulen el procedimiento (Ley, D.L., RS. RM, otros) con la siguiente información.
Referencia - Número y título de la norma legal ó técnica
Fecha de publicación – Día mes y año
Breve descripción del asunto – Objeto de la norma
(9) Anotaciones adicionales - Utilizar únicamente para ampliar o precisar la información solicitada
en los ítem anteriores.
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IX ANEXOS
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Anexo 1
Unidades Orgánicas y Cargos Estructurales del Ministerio de Salud y sus Órganos
Desconcentrados y de la Dirección Regional de Salud
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Anexo 2
Nº de Página 001 de 0XX
ENTIDAD: (1)
SECTOR : (2)
(3) I. Denominación del Órgano: Indicar el nombre del órgano según ROF Ej. Oficina General de Administración.
(4) I.1.Denominación de la Unidad Orgánica: De ser el caso, indicar el nombre de la unidad orgánica que depende del órgano
establecido en el ROF Ej. Oficina de personal.
(5) Nº DE ORDEN: En esta columna se colocará en forma correlativa el Nº del Cargo. Ejemplo: 001, 002, 003, etc. Cuando se
trate de dos O más cargos similares se consignará los números inicial y final. Ejemplo: 005/009, 0010/020, 0021/030, etc.
(6) CARGO ESTRUCTURAL: Esta columna debe contener la denominación del cargo según clasificación y en orden de jerarquía
de ser el caso
(7) CÓDIGO: Se indicará el código del cargo el mismo que tendrá como máximo 8 dígitos: Los 3 primeros dígitos identificarán al
pliego presupuestal, los dos dígitos siguientes al órgano, los 2 dígitos subsiguientes la unidad orgánica y el último dígito la
clasificación del cargo que se indica en el punto (4)
(8) CLASIFICACIÓN: Se llenará consignando las siglas de acuerdo con la siguiente clasificación:
FP: Funcionario Público (1)
EC: Empleado de Confianza (2)
SP-DS: Servidor Público – Directivo Superior (3)
SP-EJ: Servidor Público – Ejecutivo (4)
SP-ES: Servidor Público – Especialista (5)
SP-AP: Servidor Público – De Apoyo (6)
(9) TOTAL : En esta columna se consignará el número de cargos considerando los ocupados y previstos
(10) SITUACIÓN DEL CARGO: Condición de: Ocupado (O) - Previsto (P) marcar con una “X” o indicar número de ser el caso.
(11) CARGO DE CONFIANZA: Marcar con “X” o indicar número de ser el caso.
(12) TOTAL UNIDAD ORGANICA: Se consignará el total de los cargos por cada órgano y Unidad Orgánica.
(13) Total de cargos Ocupados (O) del órgano y Unidad Orgánica.
(14) Total de cargos Previstos (P) del órgano y Unidad Orgánica
(15) Total de cargos de confianza del órgano y Unidad Orgánica
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Anexo 3
Nº de Página 001 de 0XX
RESUMEN CUANTITATIVO
DEL CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL
ENTIDAD :
SECTOR :
ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS CLASIFICACION (2) (*)
TOTAL (3)
(1) FP EC SP-DS SP-EJ SP-ES SP-AP
0
0
0
0
0
TOTAL (4) 0 0 0 0 0 0
(*) Su uso es de carácter referencial, hasta que se apruebe el Reglamento o las disposiciones específicas de la Ley
28175-Ley Marco del Empleo Público.
(2) Colocar el número de cargos por órgano o unidad orgánica de acuerdo a la clasificación siguiente:
FP : Funcionario Público
EC : Empleado de Confianza
SP-DS : Servidor Público – Directivo
Superior
SP-EJ : Servidor Público – Ejecutivo
SP-ES : Servidor Público – Especialista
SP-AP : Servidor Público – De Apoyo
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Anexo 4
ENTIDAD
SECTOR
CLASIFICACIÓN:
(1)
Encabezado.
Entidad: Consignar la denominación completa de la Entidad: Ej. Dirección de Salud IV Lima Este.
Sector: (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios)
(1) Colocar el número de contratos por clasificación, de acuerdo a lo siguiente:
FP : Funcionario Público
EC : Empleado de Confianza
SP-DS : Servidor Público – Directivo Superior
SP-EJ : Servidor Público – Ejecutivo
SP-ES : Servidor Público – Especialista
SP-AP : Servidor Público – De Apoyo
(2) Consignar el número total de contratos sujetos a modalidad en la entidad que equivale a la suma de los
valores señalados en el punto (1).
F-ORG-12.0
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ANEXO 5
ENTIDAD
SECTOR
Número de
Órganos o Unidades Orgánicas (1) Contratos (2)
F-ORG-13.0
Encabezado.
Entidad: Consignar la denominación completa de la Entidad: Ej. Dirección de Salud IV Lima Este.
Sector: (Sólo en caso de entidades adscritas a Ministerios)
(1) Identificar el nombre de cada uno de los órganos o unidades orgánicas de la Entidad según la estructura
orgánica aprobada en su ROF.
(2) Consignar el número de contratos de locación de servicios vinculados a cada órgano o unidad orgánica de la
Entidad.
(3) Consignar el Total General de contratos de locación de servicios que equivale a la suma de los valores
señalados en el punto (2).
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Anexo Nº 6
Versión : 1.0
Relaciones externas :
Experiencia
F-ORG-09.0
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(1) Unidad Orgánica: Se deberá colocar el nombre de la Unidad Orgánica, al que corresponde el cargo.
Por Ejm. Oficina de Logística
(2) Cargo clasificado: Se colocará la denominación oficial del cargo, según el Manual de Clasificación de
Cargos del Ministerio de Salud.
(3) Número de cargos: Se deberá colocar el número de los cargos existentes con la misma
denominación y a los que se haya asignado funciones similares.
(4) Código correlativo: Se deberá indicar el número correlativo del cargo que figura en el CAP con de 4
dígitos, que debe iniciarse en el 0001
(5) Código del cargo clasificado: Se anotará el código del cargo clasificado establecido oficialmente en
el CAP.
(6) Función básica: Se deberá redactar el objetivo de las funciones del cargo, haciendo énfasis en la
acción principal y en el resultado objetivo y mensurable que debe ser alcanzado.
(7) Relaciones del cargo: Se describirá las relaciones principales o relevantes que ocurren para el
cumplimiento de las funciones
En relaciones internas principales: Se deberá considerar lo siguiente:
Relación de dependencia con el cargo que lo supervisa directamente (Jefe inmediato)
Relación de autoridad o de dirección con los cargos que dependen directamente (personal a cargo)
Relación de coordinación con personal de otras unidades orgánicas. (Se debe considerar aquellas
que proveen o reciben información importante para el desarrollo de las funciones)
En relaciones Externas principales: Se deberá considerar a las entidades externas tanto públicas
como privadas
(8) Atribuciones del cargo: Son las facultades y encargos que deben realizar los cargos directivos o
profesionales, como son:
De representación legal y/o técnica debiendo especificarse a quien representa
De autorización de actos administrativos o técnicos
De Control
De convocatoria
De supervisión
(9) Funciones Específicas: También se le conoce cómo deberes y responsabilidades básicas ó
actividades. Se deberán redactar en orden de importancia, debiendo iniciar cada función con una
acción o verbo en infinitivo cómo: Revisar, aprobar, elaborar, archivar, etc.
(10) Requisitos Mínimos: Se deberá tener en cuenta los requisitos exigibles del Manual de Clasificación de
Cargos vigente y los requisitos deseables o preferibles que sean necesarios establecer para el
desempeño de las funciones de los cargos o puestos de trabajo.
Los requisitos comprenden lo siguiente:
Educación
Experiencia
Capacidades, Habilidades y Actitudes
(11) Los recuadros de Aprobado, Ultima Modificación y Vigencia deberán colocarse al final de la página ó
de la última página de cada ficha, en los casos haya sido necesario utilizar varia páginas.
En aprobado se deberá anotar el dispositivo que aprueba el MOF
Ultima Modificación – Se deberá anotar el dispositivo que aprueba la última modificación efectuada
Vigencia Se deberá anotar la fecha que aprueba el dispositivo legal que aprueba el MOF.
Indicaciones finales
Cada formato deberá contener las funciones de un cargo en forma independiente que permita ser
reemplazada en el caso se deba modificar.
El llenado de la ficha deberá ser efectuado por computadora, en Microsoft Word, y utilizar letra arial
10.
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Anexo 7
OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO CARACTERIZACIÓN DEL SUB PROCESO DE................................. Pág.: de
OFICINA DE ORGANIZACIÓN
SUBPROCESOS / RESPONSABLE PRODUCTOS (Bienes/Servicios que provee) INSUMO QUE NECESITA (Material, información, etc.) PROVEEDOR ATRIBUTOS
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Responsable: 5 5 5
5 5 5
5 5 5
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Responsable: 5 5 5
5 5 5
5 5 5
RESPONSABLE DE LA RECOPILACIÓN OFICINA DE ORGANIZACIÓN OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO DIRECCION / OFICINA GENERAL
V° B°, Sello y Fecha V° B°, Sello y Fecha V° B°, Sello y Fecha V° B°, Sello y Fecha
F-ORG-14.0
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Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional
Anexo 8
ACTIVIDADES / RESPONSABLE PRODUCTOS (Bienes/Servicios que provee) INSUMO QUE NECESITA (Material, información, etc.) PROVEEDOR ATRIBUTOS
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Subproceso de 5 5 5
5 5 5
Responsable: 5 5 5
5 5 5
5 5 5
RESPONASBLE DE LA RECOPILACIÓN OFICINA DE ORGANIZACIÓN OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO DIRECCION / OFICINA GENERAL
V° B° , Selo y Fecha V° B°, Sello y Fecha V° B°, Sello y Fecha V° B°, Sello y Fecha
F-ORG-15-0
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Anexo 9
Manual de Procedimientos
Versión : 1.0
Pág. 1 de 1
Ficha de Descripción de Procedimiento
Proceso (1):
PROPÓSITO (5) :
ALCANCE (6) :
NORMAS (9)
ENTRADAS (11)
NOMBRE (11a) FUENTE (11b) FRECUENCIA (11c) TIPO (11d)
SALIDAS (12)
NOMBRE (12a) DESTINO (12b) FRECUENCIA (12c) TIPO (12d)
DEFINICIONES (13) :
REGISTROS (14) :
ANEXOS (15) :
F-ORG-10.0
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(1) Proceso: Se deberá colocar el nombre del proceso del que forma parte establecidos en el
Reglamento de la Ley Nº 27657 – Ley del Ministerio de Salud, aprobado mediante Decreto Supremo
Nº 013-2002-SA. Ejemplo: Proceso de Financiamiento.
(3) Fecha: Colocar la fecha de aprobación o actualización del procedimiento en formato día/ mes/ año.
(5) Propósito: Se deberá colocar el logro a alcanzar con el cumplimiento del procedimiento.
Ejemplo: Gestionar la asignación de recursos a la entidad.
(6) Alcance: Se deberá colocar la denominación de las unidades orgánicas a las cuales comprende el
ámbito del procedimiento. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto, Oficina Ejecutiva de
Planeamientos y Gestión Institucional y Oficina Ejecutiva de Economía del Ministerio y las Unidades
Ejecutoras
(7) Marco Legal: Se deberá colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el procedimiento a
desarrollar. Ejemplo: Ley de Gestión Presupuestaria, Ley de Presupuesto 2003, etc.
(8) Índices de Performance: Se deberá considerar los Indicadores básicos de tiempos costos, estándar
de calidad, producción, ratios de eficiencia y eficacia, productividad La información relativa al
indicador y está compuesta de cuatro puntos: Indicador, Unidad de Medida, Fuente y Responsable.
(8a) Indicador: Se deberá colocar la denominación del indicador ó indicadores necesarios para medir el
cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Número de días utilizados/ Porcentaje de atenciones
(8b) Unidad de Medida: Se deberá colocar la unidad de medida del indicador. Ejemplo: días, porcentaje.
(8c) Fuente: Se deberá colocar la fuente, registros ó series históricas de donde obtener la información
para la obtención del indicador. Ejemplo: Directiva de Presupuesto, Registros de entrada y salida de
documentos de la Oficina respectiva.
(8d) Responsable: Se deberá colocar a cargo de quien estará a cargo la medición del indicador.
Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto.
(9) Normas: Se deberá colocar las normas técnicas específicas sobre las cuales se sustenta el
procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Directiva para la formulación del Presupuesto.
(10) Descripción de Procedimientos: Se deberá colocar las unidades orgánicas y cargos que intervienen
en el procedimiento y de una forma secuencial las acciones necesarias para desarrollar el
procedimiento. Dichas acciones deberán estar redactadas en tiempo presente, en todo procedimiento
se debe considerar un Inicio y Fin
Ejemplo: Registra información, Consolida información, Obtiene reportes.
(11) Entradas: Son los insumo del procedimiento que puede ser de inicio o parciales durante la secuencia
de operaciones. y está compuesto de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo.
(11a) Nombre: Se deberá colocar la denominación del documento que sirve de entrada al procedimiento.
Ejemplo: Presupuesto de las unidades ejecutoras.
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(12) Salidas: Son los productos del procedimiento que puede ser final o parciales durante la secuencia del
procedimiento Consta de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo.
(12a) Nombre: Se deberá colocar la denominación del documento y/o producto de salida.
Ejemplo: Presupuesto Institucional del Pliego MINSA.
(13) Definiciones: Se deberá colocar las definiciones necesarias para esclarecer el procedimiento.
Ejemplo: Asignación Presupuestal, Calendario de compromiso
(14) Registros: Se deberá colocar y anexar los formatos necesarios para complementar el procedimiento.
(15) Anexos: Se deberá colocar y anexar la información necesaria para complementar el procedimiento.
Ejemplo: Flujogramas, Formatos, instructivos de formatos, uso de Equipos de trabajo, etc.
Indicaciones Finales
El formato está diseñado en Word debe ser llenado por computadora y utilizar letra tamaño 10.
Cada formato deberá contener la información de un procedimiento en forma independiente que permita ser
reemplazada en caso sea necesario modificar o eliminar.
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Anexo 10
F-ORG-16.0
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Anexo 11
1. Simbología
Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo flujograma, permite
determinar los limites del procedimiento
Operación y Acción: Se utiliza para representar cada una de las operaciones y acciones que
forman parte del procedimiento
Alternativa / Decisión: Representa una alternativa o condicional que indica una decisión y
que genera dos cursos de acción. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y
colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo
Si No
¿Procede?
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Conector misma página: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página para
evitar el exceso de líneas que se entrecrucen, Siempre deberá colocarse un número. que
deberá ser el mismo en la acción previa como en la posterior. Ejemplo
Conector otra página: Se utiliza para continuar el flujograma en otra página. Siempre se
debe colocar una letra
A
Para las uniones se podrán utilizar uniones que formen ángulo recto.
En lo posible se deben evitar cruces de líneas. Caso contrario se utilizará un puente de media
circunferencia. El sentido de la concavidad debe coincidir con la orientación de la línea que sé
esta cortando.
Se debe tener en cuenta que las líneas de los símbolos sean de trazo más grueso que el de
las columnas, no es recomendable el empleo de sombreados en los símbolos
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2- Modelo de Flujograma
El gráfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad funcional que
puede ser una Dirección, Oficina Equipo y cargos dependiendo del nivel de desagregación
del análisis.
La diagramación deberá efectuarse en sentido descendente y se empleará en sentido lateral
(horizontal) cuando se produzca un cambio de sector.
Numera informe o
Presenta doc. al Director 3 memorándum y registra
Registra y firma doc Registra datos del informe en Entrega doc de respuesta y
de respuesta STD cargo y guarda copia
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Anexo 12
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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Procesos Claves o Fundamentales; Son los procesos que permiten cumplir con la razón
de ser del Ministerio de Salud, de las entidades desconcentradas, descentralizadas y de
aquellas que dependen técnica y funcionalmente. Inciden significativamente en la medición
del grado de cumplimiento de las estrategias de la organización y su desempeño para lograr
la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.
Procesos de Soporte o apoyo; son los procesos que suministran los recursos que
necesitan los proceso fundamentales y toda la organización para cumplir con sus
obligaciones; de la calidad, cantidad, oportunidad y costo de los recursos que suministran
dependerá la fabricación de bienes o prestación de servicios de calidad.
Procesos de innovación o estratégicos; son los procesos que se encargan del desarrollo
de la organización; son los que visionan los escenarios del futuro, son los que planifican la
operatividad y desarrollo de la organización prever y desarrollar la adecuación o rediseño de
los servicios, procesos de organización, orientado a satisfacer y priorizar las necesidades y
expectativas de los usuarios.
Producto final.- Es el bien o servicio que recibe el cliente para lograr el objetivo funcional
del proceso.
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Usuario externo o cliente.- Son las personas e instituciones que reciben y usan los
productos o servicios del proceso. Entre ellos podemos citar al paciente niño, madre
gestante, persona accidentada, persona en estado grave de salud. Son la razón de ser de la
organización, para quienes trabajamos en última instancia.
Los usuarios externos o clientes necesitan obtener los servicios de salud en el menor tiempo,
a un costo razonable y en óptimas condiciones.
Usuario interno.- Son el personal o unidades orgánicas de la entidad, que reciben y utilizan
productos intermedios.
Área Funcional – Entiéndase como las denominaciones de Unidad funcional, Equipo u otro
que se opte para distribuir el trabajo en una unidad orgánica. Se establece en el Manual de
Organización y Funciones.
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