SISTEMA DE CONTROL ACADÉMICO Y ADMINISTRATIVO DE LA

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA (SICAAUT)

3 de Mayo de 2012

Antecedentes del Proyecto

La universidad tecnológica de Coahuila cuenta con varios procesos certificados. Entre ellos el
proceso Académico, de vinculación y Administrativo los cuales pretenden funcionar de manera
eficiente.

Por tal motivo nace la necesidad de automatizar estos procesos a través de un sistema integral de
información

Las áreas a iniciar en este desarrollo son el área de Servicios escolares y del área de Finanzas la
parte de pagos de Alumnos.

La justificación del proyecto es brindarle a los departamentos el agilizar la búsqueda y registro de

información de los alumnos en forma oportuna y eficiente derivado de la desorganización.

Objetivos

Registrar información de los datos personales de los alumnos y maestros

Controlar las calificaciones obtenidas por cada unidad temática de todas las materias contenidas
en el plan de estudios de una carrera, basados en competencias profesionales

Registrar los pagos de inscripciones, fichas, cuotas cuatrimestrales, pagos de servicios como
constancias de estudios, Kardex y distintos formatos que requiera la Universidad.

Generar los Horarios de Asignatura por grupo y laboratorios para cualquier carrera y plan de
estudios.

Obtener las estadísticas que requieran las áreas de la universidad relacionadas con la información
generada por este sistema.

Metas

Inscribir alumnos de TSU e Ingeniería.

Crear una plantilla de maestros

Formar grupos de alumnos por carrera

Generar Horarios de los grupos, profesores y laboratorios.

Capturar las calificaciones de alumnos para enviarlas a Secretaria

Académica.

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Generar estadísticas académicas para toma de decisiones.

Proporcionar a los alumnos constancias, Kardex y recibos.

Involucrados (stakeholders )
Secretaria Académica:- Administrar la información académica y al personal académico
Directores Académicos.- Información del avance de los programas de estudio por unidad temática,
el cumplimiento a clases por parte del personal académico y la obtención de estadísticas para
evaluación de maestros.
Jefa del Departamento Servicios Escolares.- Administrar el proceso de inscripciones y captura de
calificaciones de todos los alumnos.
Cajero.- Recibir y controlar el pago de los alumnos por todos los conceptos y generar su recibo
correspondiente.
Maestros.- Capturar de manera sencilla y oportuna las calificaciones de los alumnos e imprimir sus
documentos controlados por el sistema de calidad
Alumno.- contar con calificaciones consistentes de sus evaluaciones recibir comprobantes de pago
y tomar la clase a su hora correspondiente.
Padres de Familia.- recibir calificaciones y recibos de pago realizados por los alumnos.
Riesgos

Riesgo Efecto Probabilidad Impacto

Falta de comunicación entre No realizar el proyecto 60 catastrófico

interesados

Falta de visión en No tener una solución 30 critico

necesidades adecuada
Información incompleta y Retraso en la entrega 80 crítico
retraso de información del proyecto
Que se le dé prioridad a otro No se otorga toda la
proyecto similar importancia al sistema 100 crítico
propuesto

Supuestos

Se tienen los recursos necesarios para la realización del proyecto

La alta dirección desea el proyecto

Colaboración de las áreas

Funciones delimitadas en la administración de las áreas

Conocer sus procesos

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Restricciones

No genera un costo de producción porque se realiza por personal de la institución

Utilizar las herramientas con las que cuenta la Universidad.

Falta de personal.

Características

Funcionales No Funcionales No Tecnicos

Mantenimiento de Datos
personales de Alumnos
Mantenimiento de Datos
personales de profesores
Generación de horarios de
Grupo
Captura de Calificaciones
Generación de Estadísticas
por varios conceptos
Generación de reportes
Generar plantilla de maestros
Formar grupos de alumnos
por carrera

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