ADMINISTRACIÓN

Según Fremont Kast, “administración es la coordinación de hombres y recursos

materiales para la consecución de objetivos organizacionales”.
Para Rue Byars “la administración es un proceso o forma de trabajo que involucra la
dirección de un grupo de personas hacia metas u objetivos de organización”.

Otras definiciones de administración:

) “Es lograr que las cosas se hagan a través de otros”.
) “Es la utilización eficiente de recursos humanos y materiales”.

La administración etimológicamente hablando:

Viene de tres raíces:
AD, que significa hacia
MINISTRATIO, que a su vez viene de minister, vocablo compuesto de “minus”, comparativo
de inferioridad
TER, que es un término de comparación

MINISTER expresa subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de
otro.
¾ La etimología indica que se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de
otro.
™ Según Henry Fayol “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.
™ Según el diccionario, administrar es conducir, controlar, dirigir, supervisar, etc.
™ Un administrador es una persona que administra bienes ajenos (a veces pueden ser
bienes propios).

**** El punto de partida del proceso administrativo es la

determinación de los objetivos de organización. ****
RELACIÓN CON OTRAS DISCIPLINAS
 DISCIPLINAS CONTABLES FINANCIERAS

CONTABILIDAD FINANZAS COSTOS

DISCIPLINAS CUANTITATIVAS

MATEMÁTICAS ESTADÍSTICA INFORMÁTICA CIBERNÉTICA

CIENCIAS SOCIALES

PSICOLOGÍA TEORÍA DEL DERECHO Y

Y SOCIOLOGÍA CONOCIMIENTO ECONOMÍA
Y METODOLOGÍA
DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN: El hombre se agrupa en sociedad principalmente
por su insuficiencia para lograr sus fines por sí solo. Por tanto, la sociedad es el objeto sobre el
que recae la administración.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN: La obtención de resultados de máxima

eficiencia en la coordinación y aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital,
materias primas, máquinas, etc.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN:
1ª. Etapa: Estructuración o construcción del organismo (etapa mecánica).
2ª. Etapa: Desarrollo de las funciones, operaciones o actividades que le son propias en toda su
complejidad que tiende a realizar la vida de ese organismo (etapa dinámica).

DEFINICIÓN REAL DE ADMINISTRACIÓN: “Es el conjunto sistemático de reglas para

lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social”. En
síntesis: “Es la técnica de la coordinación”.

*** NOTA: Un organismo social es una entidad social con capacidad jurídica para realizar
fines específicos, estable y estructurada formalmente de tal manera que permita la eficiencia
del trabajo grupal en la consecución de sus objetivos.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN:
1. Es importante porque se da dondequiera que existe un organismo social.
2. El éxito de un organismo social depende directa e inmediatamente de su buena
administración.
3. Para competir con otras empresas sólo se puede en medida del mejoramiento de su
administración.
4. Mejorar la productividad está en función directa de su adecuada administración.
5. Se logrará mejorar la calidad coordinando todos los elementos de la organización.
 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
Pasos o etapas básicas a través de los cuales se realiza la administración

1. La previsión responde a la pregunta: “¿qué puede hacerse?”

2. La planeación cuestiona: “¿qué se va a hacer?”
3. La organización es para saber cómo se va a hacer lo planeado.
4. La integración responde a la pregunta: “¿con qué se va a hacer?”
5. La dirección se encarga de ver que se haga lo que se planeó.
6. El control investiga: “¿cómo se ha realizado lo que se planeó?
 VISTA DE CONJUNTO DE TODO EL PROCESO
ADMINISTRATIVO:

FASE ELEMENTO ETAPA

¾ Objetivos
1. PREVISIÓN ¾ Investigaciones
¾ Cursos Alternativos
¾ Políticas

MECÁNICA 2. PLANEACIÓN ¾ Procedimientos

¾ Programas
¾ Jerarquías
3. ORGANIZACIÓN ¾ Funciones
¾ Obligaciones
¾ Selección
4. INTEGRACIÓN ¾ Introducción
¾ Desarrollo
¾ Mando o autoridad

DINÁMICA 5. DIRECCIÓN ¾ Comunicación

¾ Supervisión
¾ Establecimiento de
normas
6. CONTROL ¾ Operación de controles
¾ Interpretación de
resultados
A) PREVISIÓN: Es determinar lo que se desea lograr por medio de un organismo
social. Tiene 3 etapas:
1) Objetivos
2) Investigaciones: Para saber con qué medios se puede contar.
3) Cursos alternativos: Las posibilidades de acción que existen.

B) PLANEACIÓN: Es determinar el curso de acción a seguir, las operaciones

necesarias para lograr el objetivo. Comprende 3 etapas:
1) Procedimientos: Secuencia de operaciones o métodos.
2) Políticas: Los principios para orientar la acción.
3) Programas: Fijación de tiempos requeridos.
*** También comprende “presupuestos”, que son programas en que se precisan unidades,
costos, etc.

C) ORGANIZACIÓN: Es la estructuración técnica de las relaciones que debe darse

entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo
social para su mayor eficiencia. Abarca 3 etapas:
1) Jerarquías: Es fijar la autoridad y responsabilidad de cada elemento o nivel.
2) Funciones: Determinar cómo deben dividirse las grandes actividades para
lograr el fin general.
3) Obligaciones: Las de cada unidad de trabajo susceptible de ser
desempeñada por otra persona.

D) INTEGRACIÓN: Procedimientos para dotar al organismo social de todos los

medios necesarios para su eficaz funcionamiento. Tiene 3 etapas:
1) Selección: Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.
2) Introducción: Forma de lograr que los nuevos elementos se articulen
rápidamente al organismo social.
3) Desarrollo: El progreso y mejoramiento de los elementos del organismo
social.
E) DIRECCIÓN: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo del
organismo social para que éstas se realicen del modo más eficaz. Comprende 3 etapas:
1) Mando o autoridad: Debe analizarse cómo delegarla y cómo ejercerla.
2) Comunicación: Lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse para
así enviar las órdenes de acción necesarias.
3) Supervisión: Es ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y
mandado.

F) CONTROL: Es el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados

actuales y pasados en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido lo que se
esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Abarca 3 etapas:
1) Establecimiento de normas.
2) Operación de controles.
3) Interpretación de resultados.

ELEMENTOS QUE FORMAN UNA EMPRESA:

A) BIENES MATERIALES:
a) Edificios, instalaciones, maquinaria, equipo, instrumentos o herramientas.
b) Materias primas, materias auxiliares (combustibles, lubricantes, abrasivos, etc.),
productos terminados.
c) Dinero; efectivo, capital (representación del valor de todos los bienes), valores,
acciones, etc.
B) HOMBRES: a) Obreros calificados y no calificados, empleados.
b) Supervisores
c) Técnicos
d) Altos ejecutivos (predominan en funciones administrativas)
e) Directores (fijan los grandes objetivos y políticas).
C) SISTEMAS: a) Sistemas de producción, de ventas, de finanzas.
b) Sistemas de organización y administración.
EMPRESA: Es una unidad económica de producción de bienes y servicios. Es una
organización jerarquizada, con relaciones jurídicas, y cuya dimensión depende de factores
endógenos (capital) y exógenos (economías de escala). Las empresas son, al menos la mayor
parte, sociedades, entidades jurídicas, que realizan actividades económicas gracias a las
aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas.

Cuando se crea una empresa hay que redactar una serie de documentos públicos en los que se
definirá el objetivo de la misma, cuál es su razón social, su domicilio fiscal, quiénes son los
socios fundadores, cuál es el volumen de capital social inicial, en cuántas acciones o
participaciones se divide el capital social y cuáles son los estatutos de la sociedad, entre otros.

EMPRESARIO: Es aquél que liga su suerte con la de la empresa.

FINES DE UNA EMPRESA: a) su fin inmediato es la producción de bienes y servicios.
b) su fin mediato es satisfacer una necesidad de carácter general
o social pudiendo obtener, o no, beneficios.

REVISANDO EL PROCESO ADMINISTRATIVO MÁS A FONDO

1. PLANEACIÓN: Es definir los objetivos o metas, estableciendo una estrategia general
para alcanzar esas metas. Se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer), como de los medios
(cómo debe de hacerse).
) ¿POR QUÉ SE DEBE PLANEAR? Porque así se define una dirección, se reduce el
impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y lo superfluo y se establecen los
criterios utilizados para controlar.

TIPOS DE PLANES: Existen diferentes tipos, aunque los analistas financieros

tradicionalmente describen los beneficios en inversiones como sigue:
¾ A corto plazo
¾ A mediano plazo
¾ A largo plazo

En otros enfoques se consideran los siguientes planes:

PLANES ESTRATÉGICOS: Planes aplicables en toda la organización, establecen objetivos
generales y posicionan a la organización en términos en términos de su entorno.
PLANES OPERACIONALES: Planes que establecen detalles de cómo se lograrán los
objetivos generales.
PLANES ESPECÍFICOS: Planes que están claramente definidos y no dan lugar a otras
interpretaciones (ambigüedades).
PLANES DIRECCIONALES: Planes flexibles que establecen guías generales.
PLAN DE USO ÚNICO: Planes de uso que han sido diseñados específicamente para hacer
frente a las necesidades de una situación única y que se crean como respuesta a decisiones no
programadas tomadas por los gerentes.
PLANES PERMANENTES: Planes continuos que proporcionan guías para actividades
repetidas de manera constante en la organización y que se crean como respuesta a decisiones
programadas que hacen los gerentes (incluyen las políticas, reglas y procedimientos sobre la
toma de decisiones gerencial).

) Cabe mencionar que dentro de la planeación existe lo que se llama administración por
objetivos, que consiste en un sistema en el cual los objetivos son determinados
conjuntamente por los subordinados y sus superiores, el avance hacia los objetivos es
evaluado periódicamente y las recompensas se asignan en función de esos avances.

2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN: Es el procedimiento por el cual se crea la

estructura de una organización.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es el marco formal de la organización de acuerdo con
el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan. Los elementos clave de la estructura
organizacional son los siguientes:
a) Especialización del trabajo: Es la división de tareas de una organización en
trabajos separados (división del trabajo).
b) Departamentalización: Es la base sobre la cual los empleos se agrupan para el
logro de metas organizacionales.
 c) Cadena de mando: Es la línea ininterrumpida de autoridad que se extiende
desde los niveles más altos de la organización hasta los niveles más bajos y
aclara quién debe rendir cuentas a quién.
d) Amplitud de control: Número de subordinados que un gerente puede
supervisar con eficacia y eficiencia.
e) Centralización: Es el grado en el cual la toma de decisiones está concentrada
en los altos niveles de la organización.
f) Descentralización: Es la transferencia de la autoridad de toma de decisiones a
niveles más bajos dentro de una organización.
g) Formalización: Grado en que las actividades de una organización están
estandarizadas y medida en la cual el comportamiento de los empleados se guía
con una serie de reglas y procedimientos.

CONCEPTO DE AUTORIDAD: Son los derechos inherentes a una posición administrativa

por los cuales la persona puede dar órdenes y esperar que éstas sean obedecidas.
RESPONSABILIDAD: Obligación o expectativa de lograr un rendimiento determinado.
EFICACIA: Capacidad de producir un buen efecto.
EFICIENCIA: Capacidad para cumplir o realizar bien una función.

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Actividades necesarias

para dotar de personal a la organización y mantener el alto rendimiento de sus empleados.
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Proceso por el cual los gerentes se
aseguran de contar con el personal adecuado, que sea capaz de llevar a cabo las tareas que
ayudarán a la organización a alcanzar sus objetivos. Esta planificación se puede condensar en
tres pasos:
1. Evaluación de los recursos humanos actuales: Dentro de ella se realiza un
“inventario de recursos humanos” que permite que los gerentes valoren cuáles
son los talentos y habilidades con los que cuenta en la actualidad. Otra parte de
la evaluación de recursos humanos es el “análisis del puesto”, el cual es una
evaluación que permite definir los puestos de trabajo y los comportamientos
necesarios para desempeñarlos. Con el análisis de los puestos se trata de
 determinar el tipo de persona que se requiere para ocupar cada puesto y se
provee información para elaborar descripciones y especificaciones de puestos
de trabajo.
2. Evaluación de necesidades futuras de recursos humanos: Las necesidades
futuras de recursos humanos están determinadas por los objetivos y estrategias
de la organización. La demanda de recursos humanos (empleados) es resultado
de la demanda que tengan los productos o servicios de la organización.
3. Desarrollo de un programa futuro: Una vez evaluada la capacidad actual y sus
necesidades futuras, los gerentes pueden estimar sus faltantes y detectar las
áreas en las que la organización tendrá excedentes de personal. A partir de
entonces estará en condiciones de desarrollar un programa apropiado para
acoplar esas estimaciones con los propósitos de la futura oferta de mano de
obra.

RECLUTAMIENTO Y DESRECLUTAMIENTO
Reclutamiento: Es el proceso de localizar, identificar y atraer solicitantes capaces si existe una
o varias vacantes.
Desreclutamiento: Son técnicas para reducir la oferta de mano de obra dentro de una
organización, y se da cuando la planeación de recursos humanos indica la presencia de un
excedente de empleados. Algunas opciones de desreclutamiento son: despidos, cesantías,
desaparición del puesto, transferencias, semana dde trabajo reducida, jubilaciones tempranas,
empleos compartidos.

SELECCIÓN: Es el procedimiento para escoger a los solicitantes de un puesto de trabajo para

asegurarse de que los candidatos más apropiados sean contratados.
Elementos auxiliares de selección: solicitud de empleo, pruebas escritas, pruebas de muestreo
de trabajo, entrevistas, exámenes médicos.
ORIENTACIÓN: Es la introducción de un nuevo empleado a su puesto de trabajo y a la
organización. Se hace para reducir la ansiedad inicial, familiarizarlos con el puesto y facilitar
su transición a la institución.
CAPACITACIÓN DEL EMPLEADO: Puede realizarse dentro o fuera del trabajo. Los
métodos más populares dentro del trabajo incluyen rotación de puestos de trabajo, el empleo
en plan de estudio y el aprendizaje. Los métodos de capacitación más populares fuera del
trabajo son las conferencias en el aula, las películas y los ejercicios de simulación.

3. DIRECCIÓN: Como ya se ha dicho, la dirección consiste en ver que se haga lo que se

ha planeado. Para lo anterior se deben de considerar una serie de elementos que se mencionan
a continuación.
COMPORTAMIENTO: Son las acciones que realizan las personas.
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL: Es el estudio de las acciones que realizan las
personas en el trabajo. Las metas del comportamiento organizacional consisten en explicar y
predecir el comportamiento.
ACTITUDES: Son manifestaciones de evaluación (favorables o desfavorables) acerca de
objetos, personas o eventos. Ellas reflejan los sentimientos de un individuo frente a alguna
cosa. Una actitud está formada por tres componentes: la cognición, el afecto y el
comportamiento.
1. EL COMPONENTE COGNITIVO DE UNA ACTITUD: Está constituido por las
creencias, opiniones, conocimientos o información que posee una persona.
2. EL COMPONENTE AFECTIVO: Es la parte emocional, o de sentimientos, de una
actitud. El afecto puede conducir a resultados conductuales.
3. EL COMPONENTE CONDUCTUAL: Se refiere a la intención de comportarse en
determinada forma frente a una persona o hecho.

SATISFACCIÓN EN EL TRABAJO: Es una actitud general del empleado frente a su

respectivo trabajo.
INVOLUCRARSE EN EL TRABAJO: Es el grado en el cual un empleado se identifica con
su respectivo trabajo, participa activamente en él y se considera que su propio rendimiento en
dicho trabajo es un factor importante para definir su valor como persona.
COMPROMISO ORGANIZACIONAL: Orientación de un empleado frente a la organización,
en términos de su lealtad a identificación con la misma y el grado en que se involucra con ella.
 ) La palabra dirección proviene del verbo dirigere; formado por el prefijo di; intensivo y
regere; regir, gobernar. Este último deriva del sánscrito raj, que indica preeminencia.

MOTIVACIÓN: Son los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta de una
persona. Motivar es el proceso administrativo que consiste en influir en la conducta de las
personas, basado en el conocimiento de “que hace que la gente funcione”.
Existen varias teorías de la motivación, a continuación se mencionan las más conocidas:

A) TEORÍA DE LAS NECESIDADES: Teoría de la motivación que se refiere a aquello

que necesitan o requieren las personas para llevar vidas gratificantes, en particular con
relación a su trabajo.
“Jerarquía de Necesidades de Maslow”: Es una teoría de la motivación según la cual
las personas están motivadas para satisfacer cinco tipos de necesidades, que se pueden
clasificar por orden jerárquico.
B) TEORÍA DE LA EQUIDAD: Teoría que dice que subraya el papel que desempeñan
las ideas de la persona respecto a la equidad o justicia de las recompensas y castigos
para determinar su desempeño y satisfacción.
C) TEORÍA DE LAS EXPECTATIVAS: Dice que las personas eligen cómo comportarse,
de entre varias conductas alternativas, con base en sus expectativas de lo que obtendrán
de cada conducta.
D) TEORÍA DEL REFORZAMIENTO: Enfoque entre la motivación que se basa en la
“ley del efecto”, es decir, la idea de que la conducta que tiene consecuencias positivas
suele ser repetida mientras que la conducta que tiene consecuencias negativas tiende a
no ser repetida.
E) TEORÍA DE LAS METAS: Teoría de la motivación de un proceso que se concentra en
establecer metas y luchar por alcanzarlas.

COMUNICACIÓN: Del latín cum=con y minus=don; significa pues, algo que se participa
a otros a manera de un don o un regalo; algo que antes de comunicarse era exclusivo y que
después de la comunicación es del dominio de todos. Es un proceso mediante el cual los
conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.
PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN:
a) Principio de la Responsabilidad: “Es responsable del éxito de la comunicación aquel en
quien se origina la misma”.
b) Principio de la adaptación: “La comunicación debe adaptarse no a la persona que la da,
sino al que la recibe.”.
c) Principio de la Efectividad: “La comunicación debe usar aquel canal que sea más
efectivo para realizarla”.
d) Principio de la Bilateralidad: “La comunicación es tanto más perfecta cuanto más sea
posible tener una respuesta completa por parte del receptor”.
e) Principio de la Integridad: “El mensaje debe llegar íntegro y sin distorsiones de la
fuente al receptor”.
f) Principio de la Circunstancialidad: “Es evidente que el ambiente en el que se transmite
el mensaje condiciona que éste llegue adecuadamante al receptor”.

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN: oral, escrito, no verbal, medios electrónicos.

LIDERAZGO: Es el proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros

de un grupo. La palabra viene del inglés to lead, que significa guiar, ir por delante. El
liderazgo no se confunde con el mando del jefe, pero tiene fuerza y consistencia psicológica
tan fuertes que quien no es jefe pero es líder, ejerce mucha mayor influencia en un grupo
humano, pero cuando un jefe es líder tiene garantizada la obediencia a las órdenes que emite.
Esta definición tiene cuatro implicaciones importantes:

1) El liderazgo involucra a otras personas (empleados o seguidores).

2) El liderazgo entraña una distribución desigual del poder entre los líderes y los
miembros del grupo.
3) El liderazgo incluye la capacidad para usar las diferentes formas del poder para influir
en la conducta de los seguidores de diferentes maneras.
4) El líder es una combinación de los tres primeros, pero reconoce que el liderazgo es
cuestión de valores.
 ESTILOS DE LIDERAZGO:

1. ESTILO AUTOCRÁTICO O AUTORITARIO: describe a un líder que por lo

general tiende a centralizar la autoridad, aconsejar métodos de trabajo, tomar
decisiones unilaterales y limitar la participación de los subordinados.
2. ESTILO DEMOCRÁTICO: Describe a un líder que tiende a involucrar a los
subordinados en la toma de decisiones, delegar autoridad, fomentar la decisión
de métodos de trabajo y sus metas y a emplear la retroalimentación como una
oportunidad para dirigir.
3. ESTILO “LAISSEZ-FAIRE” (DEJAR HACER): Describe a un líder que por
regla general, da a su grupo una libertad completa para tomar decisiones y
terminar un trabajo en la forma que mejor les parezca.

PODER: Es la capacidad de ejercer influencia, es decir, cambiar las actitudes o conductas

de individuos o grupos.
Según French y Raven, existen cinco fuentes o bases del poder:
a) Poder Legítimo: El poder de una persona es el resultado de su posición en la jerarquía
organizacional formal también llamada autoridad.
b) Poder Coercitivo: poder que radica en la amenaza de aplicación de sanciones físicas
como infligir dolor, despertar la frustración por la restricción de movimientos; o
controlar por la fuerza necesidades básicas fisiológicas o de seguridad.
c) Poder de Recompensa: Poder que produce beneficios o recompensas.
d) Poder de Experto: Influencia que resulta de la experiencia, habilidades especiales o
conocimientos.
e) Poder Referente: Poder que surge de la identificación con una persona que tiene
recursos o características personales deseables (carisma).
Los líderes pueden designarse o surgir dentro de un grupo. Los líderes pueden influir más allá
de las acciones dictadas por la autoridad formal. Se han encontrado seis características que
distinguen a los líderes de los que no lo son: empuje, deseo de dirigir, honestidad e integridad,
confianza en sí mismos, inteligencia y conocimientos relacionados con el trabajo. Aunque
poseer estas características no es una garantía de liderazgo.
4. CONTROL: Es el proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan como se
planificó y corregir cualquier desviación significativa. El control es importante porque es el
enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma
como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o
por qué no.
PROCESO DE CONTROL: Consiste en tres pasos separados y distintos:
a) Medir el desempeño real: Se puede hacer a través de la observación personal, los
informes estadísticos, informes verbales e informes escritos.
b) Comparar el desempeño actual contra una norma o estándar.
c) Tomar acción gerencial para corregir desviaciones o normas inadecuadas. Los gerentes
pueden elegir entre tres posibilidades: no hacer nada, corregir el desempeño actual o
revisar las normas.
TIPOS DE CONTROL
1. CONTROL PREVENTIVO: Es el que previene problemas por adelantado y se
da antes de la ocurrencia real; está dirigido al futuro. Este tipo de control es
deseable porque permite que la gerencia evite problemas más que tener que
corregirlos posteriormente. Para lo anterior se requiere de información oportuna
y exacta.
2. CONTROL CONCURRENTE: Se presenta mientras una actividad se
desarrolla.
3. CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN: Es el control impuesto después de
que una acción ha ocurrido. La desventaja más grande aquí es que cuando se
cuenta con la información, el daño ya está hecho.

CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO: exactitud, oportunidad,

economía, flexibilidad, comprensión, empleo de criterios razonables, planificación estratégica.

) *** Los controles pueden volverse disfuncionales cuando alejan el comportamiento de

las metas de la organización. Esto puede ocurrir como resultado de la inflexibilidad o
normas no razonables.