INTEGRANTES:

JENNIFER DERAS, 10841024

YAJAIRA OYUELA, 31021841
CINTHIA TRABANINO, 31341089
JUAN MENDOZA, 11111177
EDUARDO VALLE, 30941511
ANAEL PAZ, 10811083
ELVIN ELVIR, 31121465

Junio, 2015

Métodos de administración y
planeación
Métodos de administración y planeación

1. Objetivos

2. Introducción

3. Porque, porque

4. Análisis de campo forzado

5. Técnicas de grupo nominal

6. Diagrama de afinidad

7. Diagrama de interrelaciones

8. Diagrama de árbol

9. Diagrama de matricial

10. Matrices de priorización

11. Diagrama de programa de decisiones para el proceso

12. Diagrama de red de actividades

1. Objetivos

 Esta herramienta obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar

los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.

 Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su
realización sea muy largo, confuso o tardado.

 Al ponerla en práctica todos los que están involucrados podrán saber hacia
dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los
objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades,
cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

 Los involucrados podrán tomar las decisiones más adecuadas de acuerdo a

la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe.

 Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.

 Ayudará a aumenta la capacidad de prevención de problemas.

 Permite la identificación, jerarquización, y aprovechamiento de

oportunidades.

 Sera posible tener una visión más objetiva de los problemas gerenciales.

 Se podrá efectuar más efectivamente los recursos a las oportunidades

identificadas.

 Se lograra crear las bases para clarificar las responsabilidades de cada uno
de los individuales.
2. Introducción

En este informe hablaremos sobre cómo usar algunas herramientas que

pueden ser muy efectivas para equipos y en otros casos para individuos ya
que se basa en información subjetiva.

Hay tres herramientas sencillas como ser por Que, Por Que, Análisis de
campo forzado, técnica de grupo nominal y las demás que son siete de
administración y planeación. Estas herramientas son utilizadas para mejorar
el proceso, reducción de costos, incorporación de políticas y desarrollo de
nuevos productos.

El uso de métodos para mejorar la calidad durante los procesos de

innovación se obtendrán resultados como servicios o productos con mayor
calidad y con menor costo y en cuanto al tiempo se hacen con menos
demora.
3. Porque, porque

¿Por qué? ¿Por qué?

El procedimiento es describir el problema en términos específicos, para

entonces preguntar por qué. Se podrá tener que preguntar “¿por qué?” tres
veces o más, para llegar a la causa básica.
Por ejemplo:

¿Por qué se pasó la fecha de entrega?

- No estaba programada a tiempo.
- ¿Por qué?
-Hubo muchos cambios en la ingeniería.
-¿Por qué?

El cliente los pidió.

El equipo sugirió cambiar la fecha de entrega siempre que había cambios de

ingeniería

4. Análisis de campo forzado

Se usa para identificar las fuerzas y factores que pueden influir sobre el
problema o la meta. Ayuda a comprender las fuerzas promotoras e
impulsoras y las restricciones o inhibiciones para que puedan reforzarse las
positivas y reducir o eliminarse las negativas.
Procedimiento:

 Definir el objetivo.

 Determinar criterios para evaluar la efectividad de la acción de mejoramiento.

 Lluvia de ideas sobre las fuerzas que promueven o inhiben el logro.

 Priorizar las fuerzas de mayor a menor.

 Emprender acciones para reafirmar acciones promotoras y debilitar las

inhibidoras.
 Ejemplo:

5. Técnica de Grupo Nominal

Es una técnica creativa empleada para facilitar la generación de ideas y el

análisis de problemas. El análisis se lleva a cabo de un modo estructurado,
permitiendo que al final se reúnan un buen número de conclusiones sobre lo
que se ha planteado. La técnica de grupo nominal da entrada a ideas de cada
quien en el equipo, y también a las decisiones efectivas.

La Técnica de Grupo Nominal hace posible alcanzar un consenso rápido con

relación a preguntas, problemas, soluciones o proyectos, haciendo posible
generar y priorizar un amplio número de elementos, evitando los términos de
“perdedores” y “ganadores” entre los miembros del grupo.

Esta técnica tiene tres objetivos centrales:

 Asegurar diferentes procesos en la aplicación de cada fase de la técnica.

 Equilibrar la participación entre las personas del grupo.

 Incorporar técnicas matemáticas de votación en el proceso de decisión del

grupo.
 Los grupos que participan en una técnica de grupo nominal son
especialmente eficaces en la generación de ideas, ya que cada participante
tiene la obligación de reflexionar individualmente sobre el problema y
registrar sus pensamientos de forma independiente. Las interacciones que
se dan entre los participantes son limitadas.

Desarrollo

La aplicación de la Técnica de Grupo Nominal se lleva a cabo en las

siguientes fases:
 Definir la tarea: En forma de pregunta, por escrito de manera visible para el
grupo, asegurando que la pregunta sea comprendida por todos.
 Generar ideas: Los miembros del equipo escriben sus ideas en tarjetas, 1
idea por tarjeta, durante un tiempo limitado.
 Registrar ideas: Una vez finalizada la segunda fase, el facilitador de la técnica
recoge las tarjetas y lee cada una de las ideas. Cada idea se escribe en una
pizarra o en algún otro dispositivo para que todos las lean.
 Clarificar ideas: Cada participante tiene la oportunidad de explicar las ideas
aportadas.
 Hacer la selección: Una vez que se cuenta con ideas definitivas, se lleva a
cabo una votación para jerarquizar las ideas.
 Determinar la prioridad: La idea que posee una mayor puntuación será
considerad las más importante por el grupo. Esta será la idea que tendrá
mayor prioridad.

Ejemplo

Para la jerarquización de los problemas, se procedió a realizar una Técnica

de grupo nominal, la cual consiste en una votación de los tres (3) trabajadores
de la empresa considerando un valor del 1 al 6 (1 menos importante, 6 más
importante).

Problema Votos Total Puntos

Pérdida de clientes en las universidades 4 5 5 14
Disponibilidad de equipos para satisfacción de la demanda. 3 3 41
Clientes insatisfechos 5 4 3 12
Altos costos por transporte de equipos 6 6 7 19
Disponibilidad de Operarios 2 2 2 6
Demora en procesamiento y entrega de datos financieros 1 1 1

La idea que obtuvo mayor cantidad de votos fue “Altos costos por transporte
de equipos”, por lo tanto esta idea será la que tenga mayor prioridad.
6. Diagrama de Afinidad

El Diagrama de Afinidad, es una herramienta que sintetiza un conjunto de

datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones,…) agrupándolos en
función de la relación que tienen entre sí. Se basa en el principio de que
muchos de estos datos verbales son afines, por lo que pueden reunirse bajo
unas pocas ideas generales.

La aplicación del diagrama de afinidad está indicada cuando: Se quiere

organizar un conjunto amplio de datos, se pretende abordar un problema de
manera directa, el tema sobre el que se quiere trabajar es complejo o es
necesario el consenso del grupo.

El método-KJ, denominado posteriormente diagrama de afinidad, fue

desarrollado en la década de 1960 por el antropólogo japonés Jiro Kawakita.
Esta herramienta sorprende por su potencia para organizar datos.

Kawakita se preguntó acerca de cómo obtener conclusiones partiendo de

una gran cantidad de hechos desordenados. Se planteó como fundamento
que los hechos deben hablar por sí mismos, en lugar de imponer ideas
preconcebidas o hipótesis sobre ellos.

Así, comenzó escribiendo en forma de frase cada dato en una tarjeta

individual para, posteriormente, agrupar las tarjetas en función de las
relaciones percibidas entre ellos. A cada agrupación le asignó una frase
corta, descriptora de los elementos contenidos en ella y de su relación.

Ejemplo

7. Diagrama de Interrelaciones

Un Diagrama de Interrelaciones presenta las relaciones entre factores/

problemas. Toma la idea principal o problema y presenta la conexión entre
los ítems relacionados. Al utilizarlo se demuestra que cada ítem puede ser
conectado con más de un ítem diferente a la vez. Permite el pensamiento
multi-direccional.

¿Cuándo se utiliza?

Para comprender y aclarar las interrelaciones entre los diferentes puntos de

un problema complejo.
 Para identificar puntos claves para mayor investigación

¿Cómo se utiliza?

 Reunir al equipo apropiado.

 Determinar el problema o el asunto clave a solucionar.

 Utilizar una herramienta de generación de ideas tal como la Lluvia de Ideas

para producir ideas.

 Reunir ideas o tarjetas o notas Post-it y colocarlas en la superficie de trabajo

(generalmente dos hojas de rotafolio pegadas hacen una superficie ideal de
trabajo) en un patrón circular. Marcar con una letra o número cada tarjeta/
Post-it.

 Buscar relaciones entre cada una y todas las ideas. Determinar qué otras
tarjetas/ Post-Its están influenciadas por esta tarjeta. Dibujar flechas que
salgan de la tarjeta/ Post-it que influencien otras tarjetas y flechas hacia las
tarjetas que estén influenciadas por otras tarjetas.

 Evitar las flechas de doble vía. Hacer una determinación en cuanto a qué
ítem es una mayor influencia.

 Debajo de cada tarjeta/ Post-it, totalizar todas las flechas que entran y salen
de cada tarjeta. Luego se podrán identificar las causas/impulsos principales
(flechas salientes con más frecuencia) y los efectos/ resultados claves
(flechas entrantes con más frecuencia).

 Identificar las tarjetas/ Post-It que son causas o efectos mayores al utilizar
 Casillas dobles o en negrilla. Ver ejemplo.

 Por consenso, identificar las tarjetas/ Post-It que sólo tienen pocas flechas
hacia adentro o afuera pero todavía pueden ser un ítem o causa
 Ejemplo

8. Diagrama de Árbol – Diagrama Sistemático

Diagrama de Árbol, o diagrama sistemático, es una herramienta de la calidad

que permite obtener una visión de conjunto de los medios necesarios para
alcanzar una meta o resolver un problema.

Partiendo de una información general, como la meta a alcanzar, se

incrementa gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios
para su consecución.
Este mayor detalle se representa mediante una estructura en la que se
comienza con una meta general (el “tronco”) y se continúa con la
identificación de niveles de acción más precisos (las sucesivas “ramas”).

Las ramas del primer nivel constituyen medios para alcanzar la meta pero, a
su vez, estos medios también son metas, objetivos intermedios, que se
alcanzarán gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente. Así
repetidamente hasta llegar a un grado de concreción suficiente sobre los
medios a emplear.

La utilización del Diagrama de Árbol permite descomponer cualquier meta

general, de modo gráfico, en fases u objetivos concretos, así como
determinar acciones detalladas para alcanzar un objetivo.
9. Diagrama matricial

El Diagrama Matricial es una representación gráfica de las relaciones

existentes entre diferentes tipos de factores y la intensidad de las mismas,
en términos cualitativos. Es una herramienta indispensable para la
planificación de procesos y acciones a desarrollar que estén implicados en la
mejora de la calidad.
Características principales

Pensamiento Multidimensional:

Establece relaciones entre diferentes tipos de factores, conjugando múltiples

dimensiones o vías de análisis en el estudio a desarrollar.

Guía en la priorización:

Permite identificar los factores principales y más relevantes del tema en

estudio.

Claridad:

El diagrama matricial presenta gran cantidad de información sobre

situaciones complejas de forma clara y concisa.

Tipos de Diagrama Matricial

Tipo L:

Es el diagrama matricial básico, se utiliza para representar relaciones entre

dos tipos distintos (A,B) mediante una disposición en filas y columnas.

Diagrama Matricial en “A”:

Este modelo de diagrama es un caso particular del Diagrama

Matricial en “L”. Se utiliza para representar las relaciones entre los factores
que componen
Un tipo determinado (A)

Ejemplo
 10. Matrices de Priorización

Son herramientas que sirven para priorizar actividades, temas y

características de productos o servicios, etc... A partir de criterios de
ponderación conocidos. Se utiliza para la toma de decisiones y debe
utilizarse cuando:

Se disponen distintas opciones y hay que realizar una selección.

Existe desacuerdo respecto a la importancia de los criterios de selección para las

opciones.

 Las opciones generadas están muy relacionadas entre sí.

 Los recursos son escasos para implantar un programa de mejora.
 Pasos para la creación de la Matriz de Priorización:
 Establecer una relación de los hechos relevantes
 Establecer escalas de priorización
 Confeccionar la matriz
 Comparar los hechos reflejados en la matriz
 Sumar las puntuaciones asignadas a cada hecho.
 Obtener resultado de la suma de puntuaciones
 Analizar los resultados.

11. Diagrama de Programa de Decisiones para el Proceso

El diagrama de procesos de decisión (Process Decision Program Chart –

PDCP) permite analizar las fases a desarrollar para el logro de un objetivo,
identificando potenciales contingencias no deseadas y estableciendo
contramedidas específicas para contrarrestar dichas contingencias.

El diagrama de proceso de decisión muestra un grado de complejidad en el

alcance de un proyecto, poniendo visible posibles dificultades, facilitando la
planificación y permitiendo elaborar alternativas a las dificultades que puedan
surgir, en la trayectoria establecida.

Es una herramienta preventiva y proactiva, utilizada para formular los pasos

necesarios para completar un proyecto, anticipar los problemas potenciales
para diseñar respuestas adecuadas para afrontarlos.

Algunos de los beneficios que brinda esta herramienta de calidad son los
siguientes:
  Facilita a los miembros de un equipo una visión global de las fases a
desarrollar.
 Hace posible anticipar que puede suceder en cada una de estas fases
 Permite adelantar problemas potenciales que pueden surgir durante el
desarrollo del proyecto y tener previstas acciones que puedan
contrarrestarlas.

El diagrama de proceso de decisión constituye una variación del diagrama de árbol,

añadiendo la identificación de dificultades y de alternativas para contrarrestarlas.

Desarrollo

Los pasos a seguir para la aplicación de esta herramienta son los siguientes:

 Crear el equipo: Debe estar compuesto por personas con conocimientos

sobre el objetivo o proyecto sobre el que se pretende trabajar.
 Formular el objetivo: Tiene que ser expresado mediante una frase que
describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles
subordinados.
 Establecer las fases principales para la consecución del objetivo:
Estableciendo las fases principales para la consecución del objetivo
formulado. Se recomienda utilizar la pegunta: ¿Que tareas deben
completarse para alcanzar el objetivo?
 Identificar problemas potenciales: Para cada una de las ramas que se derivan
del tema u objetivo principal, se exploran las dificultades que puedan surgir.
 Determinar y seleccionar contramedidas: La pregunta a responder en esta
fase de construcción del diagrama es que contramedidas o acciones pueden
responder a las dificultades encontradas. Para lograr esto, se revisan los
problemas potenciales de cada rama. El equipo debe identificar al menos una
contramedida para cada dificultad identificada.

Estas acciones o contramedidas se seleccionan según el siguiente criterio:

X: Contramedida inadecuada o difícil de aplicar.
O: Contramedida seleccionada.
12. Diagrama de red de actividades

Diagrama de red “se representa mediante una flecha llamado marco o rama.
El principio y el fin de cada actividad se representa mediante un circulo
llamado nodo. También se usa el término evento en conjunción con los
nodos. Un evento representa la conjunción de actividades que conducen al
nodo.

Es así como las redes pasan a jugar un papel importante en la conducción

de un plan, pues ésta representa un diagrama para la realización de la
perspectiva que se desea lograr. Se utilizan para el análisis de proyecto,
permitiendo, si es utilizada de manera adecuada, que se pueda subdividir en
planear, programar y controlar de acuerdo a las actividades que se deseen
establecer dentro y en el margen de tiempo que haya para ello. Incidiendo de
manera notable en la toma de decisiones, a nivel gerencial, a través de las
respuestas obtenidas de su aplicación.

De manera generalizada este tipo de grafo muestra los pasos requeridos

para ejecutar un proyecto.

Éste debe ser de fácil interpretación y representar todas las interrelaciones o

interdependencias de las actividades. Sin embargo, debe emplearse de
manera fidedigna y adaptada a las exigencias individuales de cada ente u
organización que requiera tenerla dentro de sus herramientas de aplicación
para estudios.
De manera que exista una correspondencia mutua de los mecanismos
detallados del grafo pert, y así mostrar una serie de pasos que se utilizan en
la elaboración de un proyecto factible para la empresa.

El presente ejemplo es de actividades realizadas diariamente y podemos

observar cuantos días toma cada actividad desde el inicio hasta el final.