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PLANILLA ELECTRÓNICA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION..................................................................................................................................................... 3
OBJETIVO DEL MANUAL........................................................................................................................................ 4
1. ASOPAGOS COMO OPERADOR DE INFORMACIÓN........................................................................................5
2. PÁGINA PRINCIPAL DEL SITIO ASOPAGOS......................................................................................................5
3. ¿CÓMO REGISTRARSE EN ASOPAGOS?.........................................................................................................6
4. ¿CÓMO INGRESAR AL APLICATIVO?................................................................................................................ 7
5. MÓDULO ADMINISTRACIÓN.............................................................................................................................. 7
5.1 Usuarios........................................................................................................................................................ 8
5.1.1 Crear Usuario............................................................................................................................................. 8
5.2 Actualizar datos del empleador...................................................................................................................... 9
5.4 Centros de trabajo....................................................................................................................................... 10
6. MÓDULO DATOS DE LIQUIDACIÓN................................................................................................................ 12
6.1 Empleados.................................................................................................................................................. 12
6.2 Novedades empleados................................................................................................................................ 12
6.3 Pensionados................................................................................................................................................ 12
6.4 Cargue Novedades por Archivo................................................................................................................... 12
7. MÓDULO PAGO ELECTRÓNICO – INTERNET................................................................................................13
7.1 Cargar archivo repetidos............................................................................................................................. 13
7.2 Cargar archivo de pensionados................................................................................................................... 13
7.3 Consultar Planilla......................................................................................................................................... 13
7.4 Pagar planilla............................................................................................................................................... 14
7.4.1 Pago Cenit................................................................................................................................................ 14
7.5 Cargar desde archivo.................................................................................................................................. 15
7.5.1 Archivo con totales................................................................................................................................... 15
7.5.2 Totales parciales....................................................................................................................................... 15
7.5.3 Calcular totales......................................................................................................................................... 15
7.6 Corrector en Linea....................................................................................................................................... 16
7.7 Modificar Planilla......................................................................................................................................... 16
7.8 Cargar desde archivo ZIP............................................................................................................................ 17
7.9 Generar planilla pensionado........................................................................................................................ 17
7.10 Generación automática.............................................................................................................................. 17
7.11 Generación planilla M de mora..................................................................................................................17
7.12 Generación planilla M de mora por cargue de archivo...............................................................................17
7.13 Generación planilla N de corrección.......................................................................................................... 17
7.14 Generación planilla N de corrección por cargue de archivo:......................................................................17
7.15 Proyector Planilla (PDF)............................................................................................................................ 17
8. MÓDULO PAGO CESANTÍAS........................................................................................................................... 18
8.1 Adicionar empleados Cesantías..................................................................................................................18
8.2 Modificar empleados Cesantías.................................................................................................................. 18
8.3 Visualizar empleados Cesantías.................................................................................................................. 18
8.4 Eliminar empleados Cesantías.................................................................................................................... 18
8.5 Generar planilla Cesantías.......................................................................................................................... 18
8.6 Consultar planilla Cesantías........................................................................................................................ 18
8.7 Reporte individual por empleado................................................................................................................. 19
8.8 Certificación de pago Cesantías..................................................................................................................19
Asopagos S.A es el operador de información con mayor cobertura en el país, con el respaldo de 29 cajas de
compensación en todo Colombia, evolucionando de acuerdo con las necesidades del mercado, buscando el
beneficio del aportante a la Seguridad Social, garantizando la seguridad y calidad de la información con la
certificación de la ISO27001 e ISO9001.
La aplicación INTERSSI fue diseñada y desarrollada por Jaime Torres C. y Cia. S.A para el CONVENIO
ASOPAGOS Operador de Información, como herramienta para la liquidación y el pago de la Seguridad Social y
los parafiscales de usted y/o de su empresa, teniendo en cuenta la normatividad vigente, a través de la PILA
(Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), manejando diferentes opciones y puntos de pago, de acuerdo a
las necesidades del usuario.
Instruir al usuario final en el uso correcto de la aplicación interssi ASOPAGOS, con el fin de garantizar un
buen desempeño del Software y obtener los resultados esperados.
Dar una descripción explicita y puntual de cada uno de los módulos y tareas existentes en la aplicación.
El operador de información Asopagos es la entidad que suministra al aportante de los pagos de parafiscales el
acceso a la planilla integrada de liquidación de Aportes PILA, permitiendo el ingreso, modificación, validación y
corrección posterior de los conceptos detallados de los pagos. La aplicación interssi cuenta con las siguientes
características:
Luego se diligencia el formulario que aparece con el fin de registrar los datos correspondientes al aportante
entre ellos el correo electrónico el cual servirá para el envío de la clave para el primer acceso e información de
intereses.
Para el primer acceso a la página se digita el usuario y la clave enviada a través del correo electrónico y se
selecciona el botón INGRESAR
Posterior al acceso confirmamos los datos registrados y creamos un nuevo usuario y clave alfanumerica de fácil
recordación.
5. MÓDULO ADMINISTRACIÓN
Esta opción permite crear nuevos usuarios con perfiles específicos de acuerdo a los permisos que sean
asignados por el usuario principal:
• Pagador Interssi : Permite al usuario únicamente efectuar labores de Tesorería como procesos de
pago de planillas y descargue de consultas y reportes.
• Liquidador Interssi: Permite al usuario las tareas propias para la liquidación de la planilla integrada de
liquidación de aportes PILA ya sea por cargue de archivo plano o si la generación de la planilla es manual
habilita la adición y modificación del registro de los empleados, reporte de novedades y generación de
las planillas.
• Empleador Intessi: Permite al usuario liquidar, pagar y consultar las planillas sin restricción.
Permite realizar la consulta de los usuarios activos que se tienen registrados para acceder al nit correspondiente
así como parametrizar cuales de esos usuarios pueden ingresar a cierta sucursal.
Permite crear un registro con la tarifa de riesgos profesionales asignandole un nombre y un codigo con el fin de
identificar a cada empleado con un centro de trabajo y por lo tanto liquidar los aportes a la ARL con la tarifa
correcta. Este es el primer paso a seguir antes de adicionar un empleado manualmente.
Permite crear un registro adicional del aportante con forma de presentación Sucursal o Dependencia.
Permite realizar el cargue de un archivo en excel de acuerdo al formato indicado, para que la empresa registre a
que empleados se les va a enviar el certificado de pago tan pronto se realice el pago de la planilla.
Con esta opción la empresa podrá realizar el cargue de un archivo para la validación de seguridad en la
generación del certificado de pago con los valores.
6.1 Empleados
Permite Adicionar, Modificar, Eliminar y visualizar cotizantes que son agregados de manera manual en la página.
Permite registrar, consultar y eliminar las novedades que corresponden al mes de liquidación según Resolución
1747 de 2008 Artículo 10.
6.3 Pensionados
Esta opción permite cargar un archivo txt o xls con novedades masivas y ser aplicadas para el periodo
correspondientes a los empleados que vienen registrados en el mismo.
Este módulo contiene las diferentes opciones para cargar la planilla por medio de un archivo plano que contenga
la estructura que implementada la Resolución 1747 de 2008 y demás normatividad que la modifica. Este método
de cargue evita la adición y registro de novedades por medio manual en la página ya que el archivo contiene toda
la información necesaria para la respectiva liquidación.
Esta opción permite cargar la planilla integrada de liquidación de aportes cuando el archivo plano contiene lineas
repetidas por empleado debido al reporte multiple de novedades de retiro e ingreso.
Permite el cargue de la planilla de Pensionados a través de un archivo plano que contenga la estructura
implementada por la Resolución 2145 de 2006 la cual fue modificada por la Resolución 3214 de 2012, esta
opción evita adicionar y reportar la novedades de la Planilla de Pensionados de manera manual en la página.
Esta opción facilita la consulta general de la planilla, permitiendo visualizar el número, estado y fecha de pago
entre otros datos, así como tambien descargar reportes por empleados, entidades administradoras, resumen de
planilla y reporte consolidado.
Esta opción permite pagar la planilla por medio PSE ( Pago de Servicios Electrónicos) y Cenit ( Compensación
Electrónica Nacional Interbancaria)
Por la opción de pago cenit, le permite realizar el pago de varias planillas a la vez.
Esta opción permite el cargue de la planilla con un archivo plano que no contiene varias lineas por empleado
debido al reporte multiple de novedades de Ingreso y Retiro. Esta opción contiene validaciones de acuerdo a la
estructura de los totales de la siguiente forma:
Se selecciona este campo si el archivo contiene los registros de los totales completos.
Se selecciona este campo si el archivo contiene las lineas del registro tipo 5 (Total Aportes del período para
Riesgos Profesionales) valores para descontar incapacidades por este concepto.
Se selecciona este campo si el archivo plano no contine los registros totales por lo tanto habilita el descuento de
incapacidades por ARL por medio manual.
Es una herramienta que permite la validación, corrección y cargue del archivo plano sin necesidad de manipular
el plano original, arrojando como resultado una planilla generada y un nuevo archivo plano que incluye las
modificaciones o ajustes efectuado durante el proceso.
Esta opción le permite realizar las modificaciones a una planilla de activos para pago electrónico que se
encuentre en estado generada.
Permite validar y cargar las planillas de activos y pensionados con un archivo plano comprimido en extensión
ZIP, el cual debe contener la estructura de la normatividad vigente. Esta tarea facilita que el sistema efectue un
proceso rapido sin importar el número de registros que presente el archivo plano.
Permite generar la planilla para pago electrónico de pensionados cuando la adición y reporte de novedades se
efectuá manualmente.
Permite generar la planilla para pago electrónico de empleados cuando la adición y reporte de novedades se
efectuá manualmente.
Permite generar de manera manual este tipo de planillas para pago electrónico o asistido.
Permite cargar por medio de archivo plano la planilla para el pago de todos o algunos subsistemas de acuerdo a
la normatividad vigente.
Permite generar de manera manual este tipo de planillas para pago electrónico o asistido.
Permite cargar por medio de archivo plano la planilla para la corrección de todos o algunos subsistemas de
acuerdo a la normatividad vigente.
Tarea que permite proyectar la liquidación de los intereses de una planilla para un futuro pago generando el
resultado en un archivo pdf para ser descargado por el usuario.
Este módulo contiene todas las opciones para liquidar y pagar las planillas correspondientes al pago de
cesantias, dicho aporte debe hacerse a más tardar el día 14 de febrero del siguiente año al cual fueron causadas.
Por esta razón durante todo el año las opciones de consultar son hábilitadas y el pago como tal durante la
temporada de pago la cual es notificada a nuestros usuarios previamente.
Despliega un formulario para la incluir uno a uno los empleados que van a integrar la planilla de Cesantias,
especificando nombres. Apellidos, fondo de cesantias, salario básico, valor del aporte, fecha de ingreso, entre
otros.
Permite visualizar todos los registros de los empleados adicionados en el módulo, contiene también un filtro con
el fin de ubicarlos rápidamente por número de cédula.
Permite borrar el registro de algún empleado siempre y cuando no esté incluido en alguna planilla en estado
Pagada o sin Pagar
Esta opción habilita la consulta de las planillas permitiendo descargar el reporte de pago con el detallado de la
planilla en formato excel y PDF, adicionalmente permite visualizar el botón para pago PSE o Asistido según
convenio.
Permite descargar un reporte ya sea por empleado o por grupos de empleados por fondo de cesantias.
Permite realizar la descarga del certificado de pago de las cesantias para uno o todos los empleados de la
empresa.
Descarga un excel el cual permitira el cargue masivo de los registros de los empleados con el fin de ser incluidos
en las planillas de cesantías, este proceso evitaría la adición manual fácilitando el proceso, Este archivo debe
ser alimentado con los datos solicitados como lo muestra la imagen.
Cuando el archivo en excel se encuentre diligenciado se cargar a través de esta opción alimentando el sistema y
arrojando mensaje de resultado indicando si el registro fue Adicionado o Actualizado.
En este módulo encontrara dos carpetas las cuales le facilitarán la consulta de reportes e información general
que será de gran ayuda en la liquidación de aportes de la Seguridad Social:
9.1 Generales
En esta carpeta de ubican algunos datos generales para su consulta y algunos reportes.
Permite descargar un reporte donde certifican el pago de los aportes de seguridad social de acuerdo al rango
seleccionado.
Esta consulta permite identificar en que sucursales se encuentra registrado un empleado, diferentes a la actual.
En este módulo encontrara normatividad respecto a la liquidación de la Seguridad Social y complementarios, los
manuales de usuario ( Planilla Electrónica – Planilla Asistida ) entre otras opciones que se describen a
continuación:
10.1 Normatización
10.2 Manual de Usuario - planilla electrónica: Información detallada de cada una de las carpetas con su
respectiva descripción de la planilla electrónica.
10.3 Manual de Usuario – planilla asistida:Información detallada de cada una de las carpetas con su respectiva
descripción de la planilla electrónica.
Esta opción permitirá al usuario por medio de un ticket, crear alguna petición, queja, reclamo o ayuda que
necesite en el proceso de liquidación de la planilla PILA.
Opción que permite descargar el formato para autorizar a Banco República con el fin de descontar desde la
cuenta bancaria que se inscriba el valor de los aportes de la Seguridad Social liquidados a través de la página
de Asopagos.
Si el registro del aportante tiene tipo de presentación Sucursal o Dependencia, a través de esta opción el usuario
puede cambiar de un registro a otro sin necesidad de cerrar la sección.
Con este manual se da conocimiento a los usuarios que no hayan manejado o interactuado con esta
aplicación.