CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

DAI-AI-1072-2016

BANCO DEL ESTADO (BEDE)

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS Y PASAJES AL INTERIOR Y

EXTERIOR DEL BANCO DEL ESTADO (BEDE), ACTUAL BANCO DE DESARROLLO DEL ECUADOR
B.P.

TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE: 2011/01/01 HASTA: 2015112/31

 BANCO DE DESARROLLO DEL ECUADOR B.P.

Examen especial al proceso de viáticos, subsistencias y pasajes al

interior y exterior del Banco del Estado, actual Banco de Desarrollo
del Ecuador B.P., por el período comprendido entre el 1 de enero de
2011 y el 31 de diciembre de 2015.

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Quito - Ecuador
 SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

AIN : Auditoría Interna

BDE : Banco del Estado
BEDE : Banco de Desarrollo del Ecuador B.P.
CC : Código Civil
CG : Contraloría General
CGE : Contraloría General del Estado
DAN : Dirección de Administración de Talento Humano
DBDE : Directorio del Banco del Estado
DBS : Dirección de Bienes y Servicios
DGC : Dirección de Gestión de la Calidad
DIR : Directorio
GA : Gerencia Administrativa
GGE : Gerencia General
GOP : Gerencia de Operaciones
NCI : Norma de Control Interno
SEG : Secretaría General
SGI : Subgerencia de Gestión Institucional
 ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINA
- Carta de Presentación

CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
- Motivos del examen 2
Objetivos del examen 2
- Alcance del examen 2
Base Legal 2
Estructura Orgánica 3
Objetivos de la entidad 5
Monto de recursos examinados 6

CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN

Ausencia de normativa interna para regular Proceso de Gestión 7
de Pasajes

Archivo de documentación del Proceso de Gestión de Pasajes 11

Pasajes Caducados 21

ANEXOS:

1 Nómina de servidores relacionados con el examen 31
2 Pasajes Caducados 32
 *APOCO Di •11M1,011.0 CM MIAMI I."

Ref. Informe aprobado el

Quito DM,

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Gerente General ?ROBADO POR:..
Banco de Desarrollo del Ecuador B.P. )1)101-01G ,
Ciudad
I II
De mi consideración

La Contraloría General del Estado a través de la Unidad de Auditoría Interna del

Banco del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el
examen especial al proceso de viáticos, subsistencias y pasajes al interior y exterior
del Banco del Estado (BEDE), actual Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., por el
período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2015.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría

Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable
de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones
erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales
corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran

expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.

De conformidad con el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el
carácter de obligatorio.

Atentamente,

arma Vallej Bedoya

Auditora General
 CAPÍTULO I

Motivo del examen

El examen especial, realizado en el Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., se efectuó de

conformidad a la Orden de Trabajo emitida mediante oficio 0002-BDE-Al-2016 de 9 de
mayo de 2016 por la Auditora General y modificación autorizada por la Dirección de
Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado, con oficio 12745-DAI de 16 de
mayo de 2016; y, en cumplimiento al Plan Operativo de Control del año 2016, de la Unidad
de Auditoría Interna del Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., aprobado por el Contralor
General del Estado, mediante Acuerdo 038-CG-2015 de 10 de diciembre de 2015.

Objetivos del examen

- Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y

normativas.

- Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de las operaciones administrativas y

financieras en el período a examinar.

Alcance del examen

Examen especial al proceso de viáticos, subsistencias y pasajes al interior y exterior del

Banco del Estado (BEDE), actual Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2015.

Base legal

El Banco del Estado, se creó como una institución autónoma de derecho Público, con
finalidad social o pública, mediante Decreto Supremo 774 del 17 de septiembre de 1976,
publicado en el Registro Oficial No. 183 del 31 del mismo mes y año, cuya ley estatutaria
se dictó por Decreto Supremo de Gobierno No. 3731 de 6 de agosto de 1979, promulgada

2
 ••
•
en el Registro Oficial No. 8 del 22 de agosto de 1979 y reformada mediante Decreto Ley
No. 14, publicada en el Registro Oficial No. 257 del 26 de agosto de 1983. •
e
Su nombre no data de la misma fecha de su creación; fue que mediante Decreto Ley que o
el 6 de agosto de 1979, se expidió la Ley Estatutaria del "Banco de Desarrollo del Ecuador' •
- BEDE-, fecha desde la cual comienza su funcionamiento como persona jurídica autónoma
de derecho privado con finalidad social y pública.

El nombre de "Banco del Estado", nace con la promulgación de la Ley de Régimen

Monetario y Banco del Estado, publicada en el Registro Oficial — Suplemento N° 930, de 7
de mayo de 1992.

Se rigió por la Codificación a la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado, publicada
en el Registro Oficial Suplemento No. 196 de 26 de enero de 2006 y supletoriamente por
las disposiciones aplicables de las leyes financieras societarias, hasta el 11 de septiembre
de 2014.

A partir de 12 de septiembre de 2014, se rige por el Código Orgánico Monetario y Financiero

publicado en Registro Oficial 365 de 30 de octubre de 2014.

El nombre actual de "Banco de Desarrollo del Ecuador B.P.", tiene su origen en el Decreto
Ejecutivo 867 suscrito el 30 de diciembre de 2015 por el Presidente Constitucional de la
República del Ecuador, mediante el cual reorganiza al Banco del Estado cambiándolo de
denominación y definiéndole como una entidad del sector financiero público, con personería
jurídica propia, con autonomía administrativa, financiera y presupuestaría, que se regirá por
las disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero, este Decreto, las normas
que emita la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera, los organismos de
control, la Junta General de Accionistas del Banco, su respectivo Directorio; y, en los
demás, las normas de su Estatuto Social y las que rigen a las instituciones públicas.

Estructura orgánica

El Directorio del Banco del Estado en Resolución 2013-DIR-053 de 20 de septiembre de

2013 aprobó la Reforma Integral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
rAe
Procesos del Banco del Estado, debido a que es necesario y fundamental incluir dentro del
Estatuto Orgánico por Procesos del Banco del Estado, las nuevas competencias y
atribuciones asignadas por el Señor Presidente de la República en el Taller de Banca
Pública realizado el 1 de marzo de 2012.

La Gerente General mediante Decisión 2014-GGE-115 de 30 de abril de 2014, dispuso se

implemente la Estructura Orgánica del Banco del Estado definida en el Estatuto Orgánico
de Gestión Organizacional por Procesos aprobado mediante Resolución 2013-Dir-053, la
misma que consta en el siguiente gráfico.

ESTATUTO ORGÁNICO POR PROCESOS Página 7 de 74

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5.3. ESTRUCTURA ORGÁNICA:

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4
 •
Objetivos de la entidad •

1. Financiar la provisión de servicios públicos de responsabilidad del Estado, a través del

Gobierno Nacional, de los Municipios y Consejos Provinciales, de las entidades de
desarrollo regional o de cualquier otra entidad pública, sea que los preste directamente
o por delegación a empresas mixtas, de conformidad con lo previsto en la Constitución
y en la Ley de Modernización del Estado. Este financiamiento incluye la adquisición de
bienes, la ejecución de obras y la prestación de servicios destinados al mismo fin.

2. Financiar programas, proyectos, obras, servicios a cargo de los organismos o entidades

del sector público, que contribuyan al desarrollo económico y social de las
correspondientes circunscripciones territoriales y del país en general.

3. Financiar en las formas previstas en la ley, actividades privadas de los sectores:

agrícola, industrial, minero, artesanal, turístico, pesquero y a otros sectores productivos
que acuerde el Directorio, con los recursos que capte tanto del Sector Público como del
Sector Privado, excepto operaciones comerciales.

4. Proporcionar asistencia técnica, económica, financiera, legal o administrativa a las

entidades y organismos precedentes, a fin de que puedan formular proyectos de pre
inversión orientados a la preparación de estudios técnicos, económicos, financieros,
ambientales, de participación comunitaria y de gestión del servicio; de inversión que
comprende: el financiamiento, ejecución y puesta en marcha de los proyectos; de
mejoramiento institucional y capacitación, con el propósito de lograr una eficiente
administración de los organismos a cuyo cargo están las obras de servicios públicos.
Cbve0

5
Monto de los recursos examinados

MATRIZ I
11
Nombre de Cuenta Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014 Año 2015 Total'l
1 '
Viáticos Nacionales 93 690,86 86 798,28 100051,77 164 256,44 257 334,00 702 131,35
Viáticos Exterior 9536,93 3400,94 3496,00 5932,40 12 236,40 34 602,67
Pasajes Nacionales 75 139,71 89264,32 90 599,92 132 724,11 179 398,93 567 126,99
Pasajes Exterior 5813,09 4370,60 3595,14 4100,00 10 630,70 28 509,53
Total 184 180,59 183 834,14 197 742,83 307 012,95 459 600,03 1 332 370,54
Fuente: CGIFS WEB REPORT - CONTABILIDAD

Servidores relacionados

Anexo 1

6
 o
o
o
o
CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Ausencia de normativa interna para regular Proceso de Gestión de Pasajes

El 25 de abril de 2014 mediante Decisión 2014-GGE-109, se expidió el Instructivo para el pago

de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro del país, instrumento legal que
no deroga expresamente el Instructivo para el pago de viáticos, subsistencias, alimentación y
movilización para el Banco del Estado, emitido con Decisión 2009-GGE-059 el 30 de junio de
2009. De acuerdo al Art. 38 del párrafo sexto Derogación de las Leyes, del Título Preliminar
del Código Civil, la derogación tácita deja vigente en las leyes anteriores, aunque versen sobre
la misma materia, todo aquello que no se contrapone con las disposiciones de la nueva ley,
por lo tanto los artículos del 19 al 24 bajo el Título De Los Pasajes Aéreos y Transporte del
Instructivo emitido el 30 de junio de 2009, se mantienen vigentes, sin embargo estos no son
aplicables en razón de que no fueron actualizados para estar acorde a lo establecido en la
nueva Estructura de Gestión Organizacional Basada en Procesos, aprobada por el Directorio
del Banco del Estado mediante Resolución 2011-DIR-034 de 5 de octubre de 2011, que se
implementó a partir del 1 de agosto de 2012 con Decisión GGE-204 de 31 de julio de 2012; y,
con la Reforma Integral al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos emitida
y aprobada con Resolución 2013-DIR-053 de 20 de septiembre de 2013, que se implementó
a partir del 30 de abril de 2014 de conformidad a la Decisión 2014-GGE-11. Además en los
artículos antes citados no se establecieron: procedimientos para la emisión, manejo de
pasajes no utilizados, reembolsos o cambios; ni responsabilidades para el pago de los gastos
administrativos generados en dichos procedimientos. De lo cual podemos establecer que el
Banco no contó en el período examinado con la normativa interna para regular el proceso de
gestión de pasajes.

El número 3 de la letra b) Atribuciones y Responsabilidades de la Gerencia de Talento

Humano del Estatuto Orgánico por Procesos del Banco del Estado, aprobado mediante
Resolución 2011-DIR-034, publicado en el Registro Oficial Edición Especial No 209 del 9 de
noviembre de 2011 e implementado a partir del 1 de agosto de 2012, de acuerdo a la Decisión-
GGE-204 de 31 de julio de 2012, señala:

7
 "...Preparar y difundir el estatuto de gestión de procesos, además de los manuales,
procedimientos, reglamentos, instructivos y otras normas que sean necesarias para
el cumplimiento de los objetivos institucionales (...)".

El número 2 de la letra b) Atribuciones y Responsabilidades de la Dirección de

Administración de Talento Humano, de la Reforma Integral del Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos del Banco del Estado, aprobada mediante Resolución
2013-DIR-053 de 20 de septiembre de 2013, publicada el 8 de octubre de 2013 en la Edición
Especial 56-A del Registro Oficial, e implementada a partir del 30 de abril de 2014, mediante
Decisión 2014-GGE-115, dispone:

"...Dirigir la elaboración e implementación del estatuto orgánico de gestión por

procesos, además de los manuales, procedimientos, reglamentos, instructivos y
otras normas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos
institucionales, en coordinación con las áreas pertinentes (...)".

La Norma de Control Interno 401-03 Supervisión, establece:

"...Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los

procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y
regulaciones...- La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará
constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en
las políticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento
jurídico...- Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes
son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia
y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la
entidad(...)".

Las Directoras de Administración de Talento Humano en funciones durante los períodos

comprendidos entre el 28 de abril y el 31 de agosto de 2014, el 1 de septiembre de 2014 y el
31 de enero de 2015, el 2 de febrero y el 4 de septiembre de 2015; y, el 15 de octubre y el 31
de diciembre de 2015, no actualizaron el Instructivo para el pago de viáticos, subsistencias,
movilizaciones y alimentación dentro del país, en lo relacionado a pasajes aéreos y transporte,
ni elaboraron un nuevo instructivo para la gestión de pasajes a fin de regular los
procedimientos; y, establecer responsabilidades de su ejecución y del pago de penalidades,
ocasionando que los responsables del proceso de gestión de pasajes no cuenten con políticas
que respalden la ejecución de las actividades a ellos encomendadas, ni les permita definir a
quién corresponde el pago de gastos administrativos en caso de cambios y reembolsos.

La Directora de Administración de Talento Humano en funciones durante el período

comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de enero de 2015, informó:

8
 •
•

"...me permito indicar que a partir del mes de junio de 2014, el señor Subgerente de
Gestión Institucional delegó a la Lcda.... Asesora de la Gerencia General y Dirección
de Talento Humano a fin de indicar la gestión para el levantamiento de la normativa
interna por procesos; los procedimientos fueron levantados por cada uno de los
analistas responsables de sus procesos.- En la pestaña de Estructura de Proceso
en la carpeta RGTH Gestión de Talento Humano se encuentran los Flujo gramas y
los archivos Script gth5.3 del procedimiento para Viáticos en el País y el Script5.4
Viáticos en el Extranjero, los mismos que entraron en vigencia a partir de febrero
de 2015(1..)".

La respuesta emitida por la citada ex funcionaria, no modifica el contenido del comentario,

por cuanto hace referencia a los procedimientos establecidos para viáticos en el país y en
el extranjero; y, en ninguno de éstos se considera el procesos de gestión de pasajes.

La Directora de Administración de Talento Humano durante el período comprendido entre

el 2 de febrero y el 4 de septiembre de 2015, mediante comunicación de 8 de agosto de
2016 respondió:

"...Como segunda prioridad se diagnosticó y analizó mejoras para el proceso de

pasajes en conjunto con el equipo de la Consultora Price Waterhouse Coopers,
mediante el proyecto "Modelos de Talento Humano alineado a Procesos". Dentro
del plan de acción se contempló la necesidad de diseñar y elaborar el respectivo
procedimiento y unificar el proceso de viáticos, subsistencias y pasaies al interior y
exterior del Banco, mismo que debió ser maneiado por un solo servidor o servidora.
En este sentido se designó a la servidora ... como responsable a partir del mes de
junio de 2015, a fin de poner en marcha el plan de mejora. Lamentablemente, dicha
servidora salió de la institución en el mes de agosto... por tal motivo no se pudo
ejecutar el plan de mejora. Por lo expuesto se recomendó que dicho proceso sea
administrado por la Dirección de Bienes y Servicios, una vez haya sido aprobado el
Estatuto Orgánico por Procesos del Banco de Desarrollo del Ecuador B. P (...)".

Lo expuesto por la mencionada ex funcionaria, no desvirtúa el contenido del comentario, en

razón de que el diseño del procedimiento para el pago de viáticos al que hace referencia,
considera como una actividad de éste el adquirir los pasajes aéreos, sin que se haya
establecido un procedimiento ni la normativa para la gestión de pasajes adquiridos.

El 5 de agosto de 2016, la Directora de Administración de Talento Humano en funciones

durante el período comprendido entre el 15 de octubre y el 31 de diciembre de 2015,
señaló:

"...Al respecto me permito informar a usted que, dentro de mi periodo de gestión se

ha generado normativa de respaldo para el desarrollo de los procesos competencia
de la Dirección de Administración de Talento Humano, los cuales me permito citar a
continuación: Instructivo de Políticas de Austeridad..- Instructivo de Viáticos...-
A4We
9
 Reforma al Instructivo de Políticas de Austeridad...- Reforma al Instructivo de
Viáticos...- Emisión de directrices, tips, circulares referente a "tema de viáticos
elaborados y socializados...- Absoluciones de consultas a las diferentes Sucursales
referente al proceso de viáticos.- Socialización de Directrices Generales de la
Dirección de Administración de Talento Humano ( ...)".

La respuesta de la referida funcionaria no cambia el contenido del comentario, a pesar de

que sustenta que en su período de gestión se estableció normativa para procesos de
competencia de la Unidad a su cargo, entre éstos no se consideró la Gestión de Pasajes.

Como se puede establecer lo expresado por las Directoras de Administración de Talento

Humano en funciones durante los períodos comprendidos entre el 1 de septiembre de 2014
y el 31 de enero de 2015, el 2 de febrero y el 4 de septiembre de 2015; y, el 15 de octubre
y el 31 de diciembre de 2015, no modifican el contenido del comentario, en razón de que
las citadas funcionarias hacen referencia a los procedimientos para viáticos al interior y
exterior del país; y, a los instructivos de políticas de austeridad y de viáticos; no a la gestión
de pasajes.

Conclusión

El Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., no contó con procedimientos y criterios

estandarizados para el proceso de gestión de pasajes, debido a que las Directoras de
Administración de Talento Humano, no actualizaron la normativa interna relacionada,
ocasionando que los responsables de este proceso, no ejecuten de manera uniforme las
actividades inherentes a este proceso y no cuenten con un sustento legal para establecer
responsables del pago por penalidades.

Recomendación
A la Gerente Administrativa

1. Dispondrá a la Directora de Administración de Talento Humano que en coordinación

con el Director de Gestión de la Calidad y con la Directora de Bienes y Servicios, a quien
le corresponde emitir la orden de pago por el servicio de emisión de pasajes, elabore
un instructivo para la gestión de pasajes, en el que se deberá establecer:
procedimientos para la emisión y manejo de pasajes no utilizados (cambios y
reembolsos); responsabilidades tanto para la ejecución de los procedimientos

10
 mencionados como para el pago por gastos administrativos generados en cambios o
reembolsos, considerando la razón que motive el aplazamiento o suspensión de la
comisión.

Archivo de documentación del Proceso de Gestión de Pasajes

La Dirección de Administración de Talento Humano, unidad encargada de administrar el

proceso de gestión de pasajes para la movilización del personal del Banco del Estado, en
los períodos comprendidos entre el 01 de enero de 2011 y el 12 de julio de 2012; y, el 30
de abril de 2014 y el 31 de diciembre de 2015; según consta en el Manual Orgánico
Funcional del Banco del Estado emitido mediante Decisión 2009-GGE-055 de 19 de junio
de 2009 y en la Reforma Integral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
procesos implantada de acuerdo a la Decisión 2014-GGE-115 de 30 de abril de 2014, no
posee la documentación generada en el proceso de gestión de pasajes, desde enero de
2013, esto es: pasajes emitidos, modificados (beneficiario, ruta), utilizados, sin utilizar y
reembolsados, ya que a pesar de que en el Estatuto Orgánico por Procesos del Banco del
Estado aprobado mediante Resolución No. 2011-DIR-034, vigente desde el 1 de agosto de
2012 hasta el 29 de abril de 2014, no se especifica a la Unidad responsable de este proceso,
la Administración de los Contratos, para la provisión de pasajes, suscritos con las empresas
Euroviajes & Tur S.A. (28 de febrero de 2013 al 31 de mayo de 2014) y TAME Línea Aérea
del Ecuador (3 de junio de 2014 al 31 de diciembre de 2015), estuvo a cargo de la Directora
de Administración de Talento Humano. Es importante recalcar que tampoco se evidenció
actas de entrega recepción de la documentación generada en este proceso, suscritas entre
los funcionarios responsables del mismo ni entre las Directoras de Administración de
Talento Humano.

Con memorando 13213-2-2016-AIN-AZZ-0029 de 07 de julio de 2016, se solicitó a la

Directora de Administración de Talento Humano proporcionar los reportes mensuales de
los pasajes emitidos, utilizados y sin utilizar con fecha de vencimiento y reembolsados,
mismos que debieron ser emitidos mensualmente, según consta en los los contratos
suscritos con las Empresas Euroviajes & Tur S.A. y TAME Línea Aérea del Ecuador, previo
al informe de aprobación del Administrador del Contrato documento requerido para el pago
por este servicio; en su respuesta mediante memorando BDE-DATH-2016-1062-M de 11
de julio de 2016 la referida funcionaria, señaló:

11
 "...Del período 2013 hasta agosto de 2014 no se encontraron archivos dentro de
esta Dirección.- A partir de septiembre de 2014 la Gerencia Administrativa, solicitó
el cambio del responsable de viáticos y pasajes de ese entonces.., a la Dirección
de Bienes y Servicios, y desde esa fecha el proceso de pasajes ha sido llevado por
la Dirección de Bienes y Servicios (...)".

Ante la respuesta de la Directora de Administración de Talento Humano, Auditoría Interna

con oficio 13213-2-2016-AIN-AZZ-0040 de 13 de julio de 2016, solicitó a la Directora de
Bienes y Servicios Encargada proporcionar los reportes antes citados, quien en su
respuesta a través de memorando VCH-003-2016 de 18 de julio de 2016, entregó los
reportes mensuales de los pasajes emitidos, utilizados, sin utilizar y reembolsados que
reposan en la dirección de bienes y servicios correspondiente a la empresa River Travel
Agencia Compañía Limitada y expresó:

"...Cabe recalcar que de acuerdo al numeral 9 del literal b) Atribuciones y

Responsabilidades de la Dirección de Administración de Talento Humano
correspondiente a la "REFORMA INTEGRAL DEL ESTATUTO ORGÁNICO DE
GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DEL BANCO DEL ESTADO",
emitida mediante Registro Oficial No. 56-A del 8 de octubre del 2013, en el cual
establece: Coordinar y ejecutar los trámites de licencia de servicios institucionales
(viáticos y subsistencias) para el personal que cumpla funciones oficiales,
incluyendo la compra y asignación de pasajes de transporte por vía aérea, terrestre,
fluvial o marítima, según corresponda", no es posible la entrega de los reportes
mensuales de los pasajes emitidos, utilizados, sin utilizar y reembolsados de los
siguientes contratos al ser competencia de la Dirección de Talento Humano:
Suscripción Precio de Administrador.
Objeto de Contratación Proveedor Plazo de Contrato ,
Co n Co
Prestación de bs Servicios de una Agencia
de Viales que provea de pasaba. Mareos EnprOSe Hasta el 31/12/2013 desde le Directo< de
$
nacionales o Internacionales pera el EureviejeS & 2802/2013 1 19.6„41,
0 ...,A lecha de SuSeripción de Administración del,
cumplimiento de comisiones y Delegaciones Tour S.A. Contrato Talento Humano
de los Servidores del Banco del Estado I
Contrato Complementar Yo al Contrato 2 meS00 Contados a partir del
suscrito el 28/02/2013 Prestacbn de loa 02/01/2014 o hasta Que
Servicios de une Agencia do Viajes que Empresa $ concluyo el nuevo proceso do Cambio, de
provea de pasajes Miraos nacionales e lannybies & 27/12/7013 35.000.00 Incluido Administración de
contratación y se suscribe el
internacionales para el cumplimiento de Tour S.A. IVA Talento abono
nuevo contrato de prestación
comisiones y [alegaciones de be de servicios
Servidores del Banco del Estado
Hasta quo concluya el nuevo
Segundo Contrato Complementarb al Proceso de contratación y se
Cantrato suscrito el 28/02/2013 Prestecbn saberibo el nuevo contrato do
de lea Servicios de una Agencia de Viales ~rosa Prestación de servio"» Cfrector de
§
Que provee de pedales aéreos nacionales e EUrovlaieS a 24/04/2014 siempre que existan los Administración de
6.860.00 . i'VA Talento Humano
Internacionales para el cumplimiento do Tour S.A. recursos suficientes en b
comisiones y Delegaciones debe Partkla prevista en la
Servidores del Banco del Estado Cenit Oficien Presupuestaria
No. 24183
Comprendo a partir de la
Servicio do Embalo de Pasajes Aéreos en lecha do suscripción del Orector do
las Rutas Nacionales que opera TAPE EP. Gimesñ S
Pública MAME 03/05/2014 Oontrato hasta el 31/077.015 Administración de'
para autoridades, funcionarios. servidores 237.997,13.1VA Talento ~lee '
EP. aprOximndarronte 573 ~tu
del Banco del FOladO IMMO i
Controlo Conpleennnterio pera el servicio de Comprando a partir do la
Erribbn do BISOJOS Aóreos en las Rutas ~ese leche de suscripción del ("rector do i,
S Administración do,
Nacionales que opere MAME EP. pera Pública TAPIE 27/11/2015 Contrato hasta el 31/02/2015.
20.00000
. . IVA [aproximadamente 573 dieta Talento Humano ,
autoridades, funcionarios, servidoras dal EP.
Banco del Estado plazo
Convenio do Pago que celebra el Banco de r
Dese rollo del ECUOCIOt ELP y Terne Linea e
eTefeS0
Aérea del ltauador. Terno EP. para 26/05/2016 8.162.17 incluido
Pública MAME
autoridades. luncionarbs. servidores del IVA
Banco, correspondiente al nos de EP.
noviembre del nao 2015

12
Con memorando VSH-004-2016 de 19 de julio de 2016, la Directora de Bienes y Servicios
Encargada, manifestó:

"...En alcance al Memorando No. VCH-003-2016, adjunto dos carpetas BENE cabe
recalcar que fueron localizadas en el archivo pasivo de la Dirección de Bienes y
Servicios, las mismas que fueron foliadas en el orden encontrado (...)".

En la documentación adicional proporcionada por la Dirección de Bienes y Servicios

constan copias de: proceso de contratación COTAGE-BDE-003-2013 contrato suscrito con
Euroviajes & Tur S.A. el 28 de febrero de 2013 y dos contratos complementarios; informes
de satisfacción del servicio prestado por la empresa Euroviajes & Tur S.A. de julio a
diciembre de 2013; cuadros de sumatorias de facturas (Euroviajes & Tur S.A.) de octubre a
diciembre de 2013 y abril de 2014; Reportes de pasajes emitidos por Euroviajes & Tur S.A.
de abril a mayo de 2013, diciembre de 2013 y febrero de 2014; Reporte de facturas
Euroviajes & Tur S.A. de septiembre y octubre de 2013; Órdenes de Egreso para la empresa
COSARCO Touring Cia. Ltda. de febrero y marzo de 2013; y de Nactur de Junio de 2012.

El artículo 76 Procedencia, de la Sección III Entrega — Recepción de Registros y Archivos,

del Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de Bienes del sector
público, publicado en el Registro Oficial 378 de 17 de octubre de 2006, señaló:

"...Habrá lugar a la entrega - recepción de registros y archivos en todos los casos

en que los servidores encargados de la administración o custodia de ellos fueren
reemplazados temporal o definitivamente (...)".

El artículo 78 Procedimientos, del mismo Reglamento dispone:

"...Los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será

suscrito por los servidores entrante y saliente. De la diligencia se dejará constancia
en el acta, en la que se establecerán las novedades que se encontraren y
especialmente los documentos que faltaren. Si la falta de documentos se hubiere
ocasionado por negligencia, o por acción u omisión del servidor a cuyo cargo
estuvieron los archivos, el auditor interno iniciará de inmediato un examen especial,
en la forma que se establece en las disposiciones relativas a las auditorías y
exámenes especiales. El acta a que se hace referencia anteriormente será suscrita
por los servidores entrante y saliente. En todos los casos de entrega - recepción
antes señalados, si el funcionario o responsable de proceder con esta obligación, se
negare o no prestare su colaboración para el efecto, se procederá a su cumplimiento
mediante apremio personal (...)".
77~-

13
El número 15 de la Descripción de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos del
Manual Orgánico Funcional del Banco del Estado aprobado mediante Decisión 2009-GGE-
055 de 19 de junio de 2009, establece:

"...Administrar el fondo rotativo para viáticos y gastos de movilización del personal

del Banco (..)".

El número 9 de las Atribuciones y Responsabilidades de la Dirección de Administración de

Talento Humano de la Reforma Integral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por Procesos implantada de acuerdo a la Decisión 2014-GGE-115 de 30 de abril de 2014,
dispone:

"...Coordinar y ejecutar los trámites de licencia de servicios institucionales (viáticos

y subsistencias) para el personal que cumpla funciones oficiales, incluyendo la
compra y asignación de pasajes de transporte por vía aérea, terrestre, fluvial o
marítima, según corresponda (...)".

La cláusula Décima Octava de la Administración del Contrato, suscrito entre el Banco del
Estado y la Empresa Euroviajes & Tur S.A., determina:

"...La CONTRATANTE designa al Director de Administración de Talento Humano,

en calidad de Administrador del Contrato, quién deberá atenerse a las condiciones
generales y específicas de los pliegos que forman parte del presente contrato

La cláusula Séptima Forma de Pago, del citado contrato, puntualiza:

"...Los pagos se lo realizará de manera mensual previa entrega del reporte y facturas
por parte de la CONTRATISTA por sus servicios, en el cual se detalle: el número de
pasajes nacionales e internacionales emitidos, utilizados, sin utilizar y
reembolsados, con indicación de la fecha de vencimiento y previo informe de
aprobación de/Administrador del Contrato (...)".

La cláusula Décima de la Administración del Contrato, suscrito entre el Banco del Estado y
TAME Línea Aérea del Ecuador, estipula:

"...EI Banco del Estado ha designado a la Directora de Administración de Talento

Humano en calidad de Administrador del Contrato, quién deberá atenerse a las
condiciones generales y específicas de los pliegos que forman parte del presente
contrato (..J".

El número 4.6 Responsabilidades del Banco del Estado, de los términos de referencia del
contrato suscrito con TAME, especifica:

14
 "...Será responsable por la correcta administración en el manejo de toda información
que obtenga por los boletos emitidos...- El control de la utilización de los boletos
emitidos serán responsabilidad del Banco del Estado (...)".

La letra c) del artículo 3 del Instructivo para la administración de la documentación y archivo

del Banco Del Estado, emitido mediante Decisión 2007-GGE-141 de 26 de noviembre de
2007 establece, que los servidores encargados del archivo en cada dependencia,
efectuarán:

"...La custodia de los archivos: activo, inactivo y permanente; así como, la

depuración e inventado anual de documentos (...)".

Además no se observó lo establecido en las Normas de Control Interno 100-01 Control

Interno, 401-03 Supervisión; y, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo.

Las Directoras de Administración de Talento Humano, en sus respectivos períodos de

gestión, no controlaron ni supervisaron que se archive la documentación de soporte del
proceso de gestión de pasajes; lo que permitió que los servidores responsables no archiven
los referidos documentos, ocasionando que la Dirección de Administración de Talento
Humano no mantenga la documentación de respaldo de las actividades propias de este
proceso, necesario para controlar el uso o disponibilidad de los pasajes emitidos. Cabe
anotar que no se evidenció actas de entrega - recepción de documentos, suscritas por las
funcionarias y los servidores antes citados, al concluir las funciones relacionadas a este
proceso.

Con oficios 13213-2-2016-AIN-AZZ-0030, 31, 32 y 34 de 12 de julio de 2016; y, 39 y 41 de

15 de julio de 2016, dirigidos a las Directoras de Administración de Talento Humano en
funciones en los períodos comprendidos entre el 28 de abril y el 31 de agosto de 2014, el
1 de septiembre de 2014 y el 31 de enero de 2015, el 2 de febrero y el 4 de septiembre de
2015, el 15 de octubre y el 31 de diciembre de 2015, el 10 de abril de 2013 y el 15 de enero
de 2014; y, el 16 de enero y el 08 de abril de 2014, respectivamente; con oficios 37 y 38
de 12 de julio de 2016, a los servidores encargados del proceso de gestión de pasajes, en
funciones durante los períodos comprendidos entre el 19 de agosto y el 31 de diciembre de
2013, el 4 de abril de 2014 y el 04 de febrero de 2015; y, el 6 de febrero al 31 de diciembre
de 2015, se comunicaron los resultados provisionales.

15
 La Directora de Administración de Talento Humano Encargada, en funciones del 10 de abril
de 2013 al 15 de enero de 2014, mediante memorando BDE-SEG-2016-0813-M de 15 de
julio de 2016, manifestó:

"...Mediante memorando adjunto N° 2013-0623-DATH-6581 de 07 de mayo de

2013, la Directora de Administración de Talento Humano, solicita autorización al
señor Subgerente de Gestión Institucional para que el proceso de pago de pasajes
lo ejecute la Dirección de Bienes y Servicios Generales con lo cual se da
cumplimiento la Resolución N° 2011-DIR-34 mediante la cual se aprueba el Estatuto
Orgánico por Procesos del Banco del Estado, en lo correspondiente a la Gestión de
Bienes y Servicios Generales...-Los informes a los cuales hace referencia, si se
encuentran en el área generadora de este proceso BIENES Y SERVICIOS; así
como, todos los documentos que se generaron durante mi período de actuación, los
cuales están obligados a entregar quienes están a cargo en la actualidad (...)".

En el memorando 2013-0623-DATH-6581 de 07 de mayo de 2013 dirigido al Subgerente

de Gestión Institucional, la Directora antes citada, señaló:

"...La Dirección de Administración de Talento Humano como administradora de los

contratos, procederá a recibir el producto de cada contrato, realizar el acta entrega
recepción, recibir la factura y remitirlas a la Dirección de Bienes y Servicios
Generales para que se ejecute la orden de pago correspondiente en virtud de los
servicios recibidos (..)".

Posterior a la lectura del Borrador del Informe la mencionada funcionaria, mediante

memorando BDE-SEG-2016-0883-M de 5 de agosto de 2016 indicó:

"...Previa autorización del señor Subgerente de Gestión Institucional el proceso de

pasajes es realizado por la Dirección de Bienes y Servicios Generales, el servidor
responsable mediante la respectiva acción de personal pasó a laborar en esa área
administrativa haciéndose cargo de las funciones y de los archivos del proceso
correspondientes a los períodos de gestión anteriores a su actuación y por ende los
archivos que se seguían generando estaban bajo su responsabilidad...- Mediante
Oficio VCH-004-2016 de 19 de julio de 2016 la Dirección de Bienes y Servicios
entrega a Auditoría Interna 2 biblioratos (carpetas BENE) que contiene los archivos
solicitados por el equipo auditor, demostrando así que si existe el archivo en
mención...- Adicionalmente los documentos respaldan los pagos y son requeridos
por el área financiera, a fin de sustentar, la propiedad, legalidad y veracidad de los
hechos (..J".

La Directora de Administración de Talento Humando en funciones durante el periodo

comprendido entre el 10 de abril de 2013 y el 15 de enero de 2014, en su respuesta a la
comunicación de resultados provisionales hace referencia: a la solicitud realizada el 07 de
mayo de 2013, con memorando 2013-06-23-DATH-6581 para que el Subgerente de
j/62/yoray
16
 Gestión Institucional apruebe que el proceso de pago de pasajes lo realice la Dirección de
Bienes y Servicios, señalando que, como Administradora del Contrato procederá a recibir
el producto (pasajes emitidos), realizar el acta de entrega — recepción, recibir la factura y
remitirlas a dicha Dirección para que se elabore la orden de pago, situación que no incluye
el manejo de la documentación generada en el proceso de gestión de pasajes (control de
pasajes utilizados, no utilizados, reembolsados). En su respuesta posterior a la lectura del
borrador del informe señaló: que el proceso de pasajes con la autorización previa del
Subgerente de Gestión Institucional pasó a ser realizado por la Dirección de Bienes y
Servicios Generales, por lo que el servidor responsable de este proceso con la respectiva
acción de personal fue trasladado a laborar en dicha área siendo el responsable de los
archivos; y, que entre las carpetas proporcionadas por la Dirección de Bienes y Servicios
se encuentran los documentos de este proceso; sin embargo, no presenta evidencia
documental de lo señalado y conforme consta en el memorando BDE-DATH-2016-1251-M
de 11 de agosto de 2016, suscrito por la Directora de Administración de Talento Humano
no existe acción de personal de traslado del servidor responsable de este proceso; en las
carpetas entregadas por la Dirección de Bienes y Servicios tampoco reposan los referidos
documentos, por lo tanto no se desvirtúa el contenido del comentario.

El 15 de julio de 2016, la Directora de Administración de Talento Humano en funciones

durante el período comprendido entre el 28 de abril y el 31 de agosto de 2014, mediante
comunicación expresó:

"...A mi ingreso al Banco del Estado, la institución se encontraba en proceso de

reestructura del Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos; y, una de las reformas
a realizarse era que el proceso de pasajes pase a ser parte de la Dirección de Bienes
y Servicios, por lo que, el Servidor a cargo de pasajes pasó a pertenecer física y
orgánicamente a la Dirección de Bienes y Servicios por disposición de las
Autoridades correspondientes (...)".

La Directora Administración de Talento Humano antes citada, indicó que el Servidor a cargó
de pasajes pasó a pertenecer a la Dirección de Bienes y Servicios, por cuanto el Estatuto
Orgánico de Gestión de Procesos se encontraba en proceso de reestructura, y una de las
reformas era que dicha Dirección se haga cargo del proceso de pasajes; sin embargo, no
presenta documentación de sustento al respecto, además la Directora de Administración
de Talento Humano en memorando BDE-DATH-2016-1251-M de 11 de agosto de 2016,
certifica que no existe acción de personal de traslado del servidor.
clieetficta

17
 En comunicación de 14 de julio de 2016, la Directora de Administración de Talento Humano
en funciones durante el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de
enero de 2015, expuso:

"...El 8 de septiembre de 2014 la señora ... Gerente Administrativa de ese entonces,

le dispuso verbalmente al señor..., que se pase a la Dirección de Bienes y Servicios
a fin de que desde esa dirección continúe manejando el proceso de viáticos y
pasajes.- Mediante memorando No.2014-1256-DATH-14473 de 28 de octubre de
2014 cuya copia adjunto, solicité al señor Subgerente de Gestión Institucional de
ese entonces, el reintegro del señor... a la Dirección de Talento Humano, debido a
que el trámite de viáticos es un proceso de la Dirección de Talento Humano y estaba
sufriendo retrasos en la ejecución de ese proceso, sin embargo este pedido no se
dio y el señor ... continuo (sic) en la Dirección de Bienes y Servicios...-Por lo
expuesto, este proceso durante mi período de actuación estuvo a cargo del analista
... en la Dirección de Bienes y Servicios, por lo que los archivos y toda la información
que estaba a su cargo y eran de su responsabilidad deben constar en esa
Dirección (...)".

Además posterior a la lectura del borrador del informe, con comunicación de 8 de agosto
de 2016, señaló:

"...el Banco del Estado emite el instructivo para la administración de la

documentación y archivo emitida mediante Decisión 2007-GGE-141 de 26 de
noviembre de 2007, en el que de conformidad a la letra c) del artículo 3 del
mencionado instructivo, señala la siguiente responsabilidad para los servidores
encargados del archivo para cada dependencia... Ante esta situación señalo que la
responsabilidad de custodia de archivo activo, inactivo y permanente, de
conformidad al sistema de archivo adoptado por el Banco del Estado fue de los
Analistas encargados de los procesos de viáticos y pasajes...- El Estatuto Orgánico
por Procesos del Banco del Estado expedido mediante Resolución No. 2013-DIR-
053 de 8 de octubre de 2013 dentro de las atribuciones y.responsabilidades de la
Dirección de Administración de Talento Humano no establece la supervisión de las
actividades relacionadas al archivo de la documentación generada en cada uno de
los procesos (...)".

Lo señalado por la Directora de Administración de Talento Humano en funciones durante el

período comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de enero de 2015, no
modifica el contenido del comentario, en razón de que no existe acción de personal del
traslado del servidor responsable del proceso de Pasajes a la Dirección de Bienes y
Servicios conforme lo certifica la Directora de Talento Humano mediante memorando BDE-
DATH-2016-1251-M de 11 de agosto de 2016, además no presentó la documentación
requerida por el equipo auditor.
c:&F-e aNa

18
' r

La Directora de Administración de Talento Humano en funciones durante el período

comprendido entre el 15 de octubre y el 31 de diciembre de 2015; con memorando BDE-
DATH-2016-1081-M de 18 de julio de 2016, manifestó:

"...Los documentos generados a partir del 17 de noviembre de 2015 hasta el 31 de

diciembre de 2015, desde la designación como administrador del Contrato TAME,
reposan como archivo complementario en la Dirección de Administración de Talento
Humano, esto incluye Actas de Entrega de Satisfacción del Servicio suscritos,
detalle de boletos adquiridos que arroja el Sistema que es proporcionado por el
administrador de la clave para proceder con el pago correspondiente (...)".

Luego de la Lectura del Borrador del Informe, con memorando BDE-DATH-2016-1228-M

de 5 de agosto de 2016, señaló:

"...Me ratifico en el contenido de los memorandos Nro. BDE-DATH-2016-1081-M y

Nro. BDE-DATH-2016-0013-E de 18 de julio de 2016, mediante el cual esta
Dirección atiende dentro del ámbito de su competencia al oficio Nro. 13213-2-2016-
AIN-AZZ-0034, emitiendo su contestación a los resultados provisionales del examen
especial del proceso de viáticos, subsistencias y pasajes al interior y exterior del
Banco del Estado (BEDE) (...)".

La documentación a la que hace referencia la Directora de Administración de Talento

Humano en funciones del 15 de octubre al 31 de diciembre de 2015, consta en la Dirección
de Administración de Talento Humano y corresponde al proceso de gestión de pasajes del
contrato suscrito con TAME.

Mediante comunicación de 5 de agosto de 2016, posterior a la lectura del Borrador del

informe, la Directora de Administración de Talento Humano durante el período comprendido
entre el 2 de febrero al 4 de septiembre de 2015, respondió:

"...A fin de supervisar los procesos y operaciones relacionadas a este tema puntual
de Viáticos, Subsistencias y Pasajes; en mi Administración, dispuse y designé a los
servidores antes mencionados "controlar, custodiar y hacer seguimiento" del archivo
e información de dicho proceso, ya que el trabajo es responsabilidad de cada uno
de los integrantes que conforman la Dirección (...)".

En su respuesta la Directora de Administración de Talento Humano durante el período

comprendido entre el 2 de febrero al 4 de septiembre de 2015, indicó que dispuso y designó
a los servidores encargados de viáticos y pasajes: el control, custodia y seguimiento del
archivo, por ser de su responsabilidad; a pesar de lo cual no presentó documentación qüg
sustente lo expuesto, por lo tanto no modifica el contenido del comentario.
oble-?7,~
19
El servidor encargado del proceso de gestión de pasajes, quien desempeñó los cargos de:
Servidor Público de Apoyo 3, Servidor Público de Apoyo 4 y Servidor Público 1, en los
períodos comprendidos entre el 19 de agosto y el 31 de diciembre de 2013, el 1 de abril y
el 31 de diciembre de 2014; y, el 1 de enero y el 4 de febrero de 2015, mediante oficio 002-
RBP-2016-OF de 19 de julio de 2016, indicó:

"...Sobre el archivo de pasajes, en mi descargar (sic) e informe de gestión al

renunciar al Banco del Estado se dejo (sic) todos los archivos a la Dirección de
talento Humano, lo que se puede comprobar en mi Hoja de Ruta de salida de la
institución (..)".

El funcionario antes citado, en su respuesta señaló que en la Hoja de Ruta de salida de la

institución deja constancia de la entrega de todos los archivos que tenía a su cargo; sin
considerar que en el formulario al que hace referencia, no consta un control para la
verificación de la entrega de los archivos de la documentación generada en los procesos a
cargo de los funcionarios, por lo tanto no existe evidencia de la entrega de dicha
documentación.

En su respuesta mediante comunicación de 14 de julio de 2016, el servidor encargado del

proceso de gestión de pasajes, quien desempeñó el cargo de Asistente de Servicios, en el
período comprendido entre el 06 de febrero y el 31 de diciembre de 2015, respondió:

"...El procedimiento para custodia de los reportes se lo realizaba de manera digital

bajando de la base de datos del sistema Flycard de la TAME E. P., dicho reporte se
lo exportaba a Excel para poder filtrar los tickets comprados y no utilizados (VE),
tickets utilizados (UT) (...)".

La respuesta emitida por el servidor, confirma el contenido del comentario, al señalar que
el procedimiento para custodia de los reportes se lo realizaba de manera digital, tomando
información de la base de datos del sistema Flycard de TAME E.P y exportándola a Excel,
lo que demuestra que la documentación generada en este proceso no se archivaba.

Las respuestas de las Directoras de Administración de Talento Humano y de los servidores

encargados de la gestión de pasajes en sus respectivos períodos de gestión, no modifican
el contenido del comentario, por cuanto no remiten los documentos generados en el
proceso de gestión de pasajes; y, la documentación que reposa en la Dirección de Bienes
y Servicios no respalda la totalidad de las actividades realizadas dentro de este proceso,

20
para los contratos suscritos con Euroviajes y TAME; tampoco demostraron la existencia de
actas de entrega — recepción de los documentos requeridos.

Conclusión

Los servidores encargados del proceso de gestión de pasajes, no archivaron ni entregaron

a las Direcciones de: Administración de Talento Humano; y, de Bienes y Servicios, los
expedientes con la documentación generada en el proceso de gestión de pasajes; y, las
Directoras de Administración de Talento Humano, a pesar de ser las Administradoras de
los Contratos para la emisión de pasajes con Euroviajes & Tur S.A. y TAME, no
supervisaron la ejecución de las actividades relacionadas al archivo de la documentación
generada en este proceso, lo que dio lugar a que la Dirección de Administración de Talento
Humano no disponga de la documentación de respaldo generada en el proceso de gestión
de pasajes, dificultando y retrasando las actividades de control respecto a la verificación y
análisis de la utilización de los pasajes emitidos.

Recomendación
A la Directora de Administración de Talento Humano

2. Dispondrá a los servidores responsables del proceso de gestión de pasajes, generen

un archivo que respalde las actividades administrativas de este proceso, esto es
emisión, modificación, control de períodos de vigencia y reembolso de pasajes, informes
de satisfacción del servicio y requerimiento de pagos.

Pasajes Caducados

El Banco del Estado actual Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., el 03 de junio de 2014,
suscribió con TAME Línea Aérea del Ecuador un contrato para la prestación del servicio de
la emisión de pasajes aéreos en rutas nacionales, para las autoridades, funcionarios,
servidores del Banco, con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2015, por 237 997,13 USD,
sin IVA. Adicionalmente, el 27 de noviembre de 2015 se suscribió un contrato
complementario por 20 000,00 USD sin IVA. La Administración de estos contratos se
designó a la Directora de Administración de Talento Humano, quien debió ceñirse a las
14A/75/»,

21
condiciones generales y específicas de los pliegos que forman parte del contrato, con
autorización para realizar las gestiones inherentes a su ejecución.

Entre junio de 2014 y diciembre de 2015, se emitieron 1 510 pasajes por un valor de
276 011,44 USD, los cuales no fueron utilizados en su totalidad, existiendo pasajes
reembolsados y caducados, conforme se detalla a continuación:

PASAJES EMMDOS DENTRO DEL CONTRATO SUSCRITO CON TAME 2014-2015

Utilizados Caducados
Utilizados Caducados Total Abiertos
Nro. una Ruta Total Reembolsados una Ruta
Arlo Emitidos en Ruta en Ruta Caducada Hasta el
(Ida o Utilizados Hasta Dic-215
0 (Ida o
Emitida Emitida en el 2015 2016
USD. Vuelta) Vuelta)
Pasajes 528 409 27 409 57 35 27 62
2014
Valor 103 951,08 77 829,91 3676,11 81 506,02 14 817,83 3951,12 3676,11 7627,23
Pasajes 982 848 848 78 56
2015
Valor 172 060,36 163348,23 163 348,23 16 782,83 8712,13
ie,
Pasajes 1510 1257 27 1257 135 35 27 62 56
Total
Valor 276 011,44 241 178,14 3676,11 244 854,25 31 600,66 3951,12 3676,11 7627,23 8712,13

Como se puede observar de los 1 510 pasajes emitidos, existen: 1 257 utilizados, 135
reembolsados, 56 abiertos y 62 caducados, por estos últimos se pagó 7 627,23 USD;
3951,12 USD por 35 pasajes caducados en la ruta para la cual fueron emitidos y
3 676,11 USD por 27 pasajes de los cuales se utilizó una sola ruta, conforme se detalla en
el anexo 2.

El artículo 76 Procedencia, de la Sección III Entrega — Recepción de Registros y Archivos,

del Reglamento General de Bienes del Sector Público, publicado en el Registro Oficial 378
de 17 de octubre de 2006, señala:

"...Habrá lugar a la entrega - recepción de registros y archivos en todos los casos

en que los servidores encargados de la administración o custodia de ellos fueren
reemplazados temporal o definitivamente (...)".

El artículo 78 Procedimientos, del mismo Reglamento dispone:

"...Los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será

suscrito por los servidores entrante y saliente. De la diligencia se dejará constancia
en el acta, en la que se establecerán las novedades que se encontraren y
especialmente los documentos que faltaren. Si la falta de documentos se hubiere
ocasionado por negligencia, o por acción u omisión del servidor a cuyo cargo
144/7- g Aof
22
 estuvieron los archivos, el auditor interno iniciará de inmediato un examen especial,
en la forma que se establece en las disposiciones relativas a las auditorías y
exámenes especiales. El acta a que se hace referencia anteriormente será suscrita
por los servidores entrante y saliente. En todos los casos de entrega - recepción
antes señalados, si el funcionario o responsable de proceder con esta obligación, se
negare o no prestare su colaboración para el efecto, se procederá a su cumplimiento
mediante apremio personal (...)".

El número 9 de la letra b) Atribuciones y Responsabilidades, del número 9.2.2.1 Dirección

de Administración de Talento Humano, del Art. 9.- Procesos Habilitantes de Apoyo de la
Reforma Integral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Banco
del Estado aprobada mediante Resolución 2013-DIR-053 de 20 de septiembre de 2013,
publicada el 8 de octubre de 2013 en la Edición Especial 56-A del Registro Oficial, e
implementada a partir del 30 de abril de 2014, mediante Decisión 2014-GGE-115 suscrita
por la Gerente General, respectivamente, dispone:

"...Coordinar y ejecutar los trámites de licencia de servicios institucionales (viáticos

y subsistencias) para el personal que cumpla funciones oficiales, incluyendo la
compra y asignación de pasajes de transporte por vía aérea, terrestre, fluvial o
marítima, según corresponda (...)".

La cláusula Décima de la Administración del Contrato, suscrito entre el Banco del Estado y
TAME Línea Aérea del Ecuador, estipula:

"... El Banco del Estado ha designado a la Directora de Administración de Talento

Humano en calidad de Administrador del Contrato, quién deberá atenerse a las
condiciones generales y específicas de los pliegos que forman parte del presente
contrato (...)".

En los términos de referencia del contrato suscrito con TAME, los números 4.6 y 4.7
Responsabilidades del Banco del Estado y Reembolsos, especifican:

"...El control de la utilización de los boletos emitidos serán responsabilidad del

Banco del Estado (...)", y

"... El Banco del Estado exclusivamente de manera mensual, podrá solicitar por
escrito los reembolsos de boletos no utilizados.., detallando el número del boleto
aéreo, nombre, cédula de identidad del pasajero y ruta no utilizada...-Los
reembolsos debe ser pedido dentro de la validez del ticket aéreo...- En los
reembolsos se descontarán los respectivos gastos administrativos...- La solicitud de
reembolsos es responsabilidad directa del Banco del Estado (...)".

23
 La Norma de Control Interno 100-01 Control Interno, enfatiza:

"... El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la

dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para
el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos...- El
control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y
administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y
garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de
medidas oportunas para corregir las deficiencias de control (...)".

La Norma de Control Interno 401-03 Supervisión, dispone:

"...La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente

para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas,
regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento
jurídico...Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes
son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia
y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la
entidad í..)".

Las Directoras de Administración de Talento Humano, responsables de la Administración

del Contrato suscrito con TAME EP, en sus períodos de gestión respectivos, no emitieron
directrices para efectuar la gestión de pasajes no utilizados, ni supervisaron dicho proceso,
además al concluir su gestión no comunicaron la existencia de pasajes emitidos sin utilizar,
lo que permitió que los servidores responsables de la gestión de pasajes, no soliciten el
reembolso de los pasajes no utilizados dentro de su período de vigencia, ocasionando que
62 boletos se caducaran, lo que constituye un perjuicio a la entidad por 7 627,23 USD.

De acuerdo al Art. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado referente a

la Comunicación de Resultados, se dieron a conocer los resultados provisionales mediante
oficios 13213-2-2016-AIN-AZZ-0030, 31, 32, 34, 37, 38 de 12 de julio de 2016, a las
Directoras de Administración de Talento Humano, en funciones en los períodos
comprendidos entre el 28 de abril y el 31 de agosto de 2014, el 1 de septiembre de 2014 y
el 31 de enero de 2015, el 2 de febrero y el 4 de septiembre de 2015; y, el 15 de octubre
al 31 de diciembre de 2015; y a los servidores encargados de la gestión de pasajes, en los
períodos comprendidos entre: el 19 de agosto y el 31 de diciembre de 2013, el 1 de abril
de 2014 y 04 de febrero de 2015; y, el 6 de febrero y 31 de diciembre de 2015.
5/67,oliarepeo

24
El 15 de julio de 2016, mediante comunicación, la Directora de Administración de Talento
Humano en funciones entre el 28 de abril y el 31 de agosto de 2014, expresó:

"...Como se evidencia en el cuadro remitido en la comunicación de resultados

provisionales, los pasajes fueron emitidos entre el 10 de junio y el 24 de julio de
2014, siendo mi período de gestión desde el 28 de abril del 2014 al 31 de agosto del
2014. Por lo tanto los pasajes en mención fueron emitidos dentro de mi período de
gestión en base a las necesidades institucionales presentadas en ese momento; no
obstante, mi período de gestión fue de cuatro meses y si los pasajes no fueron
utilizados por los beneficiarios en la fecha en la cual fueron emitidos,
necesariamente debían ser utilizados en el transcurso de su vigencia antes de que
los mismos se caduquen (...)".

Además el 05 de agosto de 2016, posterior a la lectura del borrador del informe, informó:

"...Durante mi periodo de gestión... mantuve el control oportuno de la emisión de

los pasajes aéreos en base a las necesidades institucionales presentadas para
cubrir los diferentes requerimientos por parte de los servidores de la institución...-
puntualizo que durante mi gestión de 4 meses y si los pasajes no fueron utilizados
por los beneficiarios en la fecha en la cual fueron emitidos, necesariamente debían
ser utilizados en el transcurso de su vigencia antes de que los mismos se caduquen.
Desconozco las causas por las cuales, los pasajes aéreos que se mantuvieron
abiertos no fueron utilizados por los beneficiarios, posiblemente ya no volvieron a
viajar, y en ese caso, de conformidad a lo establecido en el contrato, el administrador
del contrato debía haber gestionado los reembolsos correspondientes con la
finalidad que la empresa TAME E.P. devuelva esos valores económicos a través de
una nota de crédito a favor del Banco del Estado, situación que debió ser gestionada
por los siguientes administradores de contrato...- La administración del contrato de
pasajes aéreos, no fue mi única actividad que realicé durante mi corto período de
gestión... después de mi gestión de administradora del contrato de pasajes aéreos,
El Banco del Estado, nombro (sic) nuevos administradores de contrato, quienes
tuvieron más de 12 meses para gestionar el uso de los mencionados pasajes
abiertos y no dejar que se caduquen, situación que no ocurrió (...)".

Las respuestas de la referida ex funcionaria confirman el contenido del comentario, al

señalar que los pasajes fueron emitidos en su período de gestión de cuatro meses, y que
al no haber sido utilizados en su fecha de emisión, debieron ser usados durante su período
de vigencia o que los siguientes administradores tenían que gestionar su reembolso; sin
embargo no presenta evidencia que demuestre que al terminar su gestión comunicó la
existencia de pasajes no utilizados, ni existe el acta entrega - recepción de la
documentación generada durante su gestión, en la cual conste esta novedad.
"J/C7Wiy ave.°

25
El 14 de julio de 2016, la Directora de Administración de Talento Humano Encargada, por
el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de enero de 2015,
manifestó:

"...debo aclarar que cuando hice la entrega recepción de los trámites esto es 2 de
febrero de 2015, no existían pasajes caducados ni por caducarse ya que todos
estaban vigentes en esa fecha, por lo que debieron haberse utilizado o pedir su
reembolso a TAME EP antes de su caducidad (...)".

Adicionalmente, el 8 de agosto de 2016 luego de la lectura del Borrador del informe,

expresó:

"...Debo aclarar una vez más que en mi período de gestión solo existió la adquisición
de boletos los mismos que se adquirieron a partir del 3 de junio de 2014, no
existieron boletos caducados ni por caducarse; ya que estos se caducan luego del
año de adquisición, es decir que la caducidad se produce a partir del mes de junio
de 2015, período en el cual ya no estaba a cargo de la Dirección de Administración
de Talento Humano, por consiguiente no podía entregar información de pasajes por
caducarse por cuanto aún estaban vigentes al dejar el encargo al 31 de enero de
2015(...)".

La Directora de Administración de Talento Humano Encargada, por el periodo comprendido

entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de enero de 2015, en sus respuestas manifiesta
que al culminar su gestión no existían pasajes caducados, sino que todos los emitidos no
utilizados se encontraban vigentes, por lo que debieron utilizarse o solicitar su reembolso,
sin embargo no proporciona documentación que sustente la entrega recepción de los
pasajes no utilizados vigentes durante su gestión. Por lo expuesto no se modifica el
contenido del comentario.

La Directora de Administración de Talento Humano en funciones por el periodo

comprendido entre el 15 de octubre y el 31 de diciembre de 2015, en su respuesta con
memorando BDE-DATH-2016-1081-M de 18 de julio de 2016, expuso:

"...A mi llegada a la Institución, la Directora de Administración de Talento Humano

Encargada en ese entonces y hasta la fecha de mi posesión, me hizo la entrega del
informe de fin de gestión de la Lcda. ..., quien en ninguna de sus líneas nombra
que la Dirección de Administración de Talento Humano es la Administradora
del Contrato entre TAME EP y el Banco del Estado hoy Banco de Desarrollo
del Ecuador B.P., no se reporta novedades de pasajes no utilizados o próximos a
caducarse, ni tampoco responsable del manejo de la clave que permite la reserva,
compra o emisión de pasajes aéreos en rutas nacionales.- Ningún servidor me
notificó sobre dicha atribución por cuanto dentro de las competencias de las
AN7,y%
26
 Unidades de Talento Humano otorgadas por Ley no consta la misma, por lo que si
se recalca el desconocimiento de dicha atribución particular en el Banco de
Desarrollo del Ecuador B.P., a la fecha de mi posesión a cargo de Directora de la
DATH. Avocando conocimiento del mismo el 17 de noviembre de 2015, mediante
Memorando Nro. BDE-SGI-2015-01266-M. En dicho Memorando se puede
corroborar que el señor... y la Lcda. ... fueron en su momento parte de la comisión
del proceso de contratación para realizar el servicio de emisión de pasajes aéreos
en rutas nacionales que opera TAME. En el mismo se designa a mi persona como
Administradora del Contrato y al Ing. ... como Técnico que no intervienen (sic) en el
contrato.- Con dicha designación se suscribe el Acta de Recepción mensual de/mes
de Octubre (...)".

El 18 de julio de 2016, en su respuesta mediante memorando BDE-DATH-2016-0013-E,

indicó:

"...En mi calidad de administradora del Contrato de TAME, una vez avocado

conocimiento del informe sin número de fecha 23 de noviembre de 2015, suscrito
por el Psc... y a fin de verificar el monto requerido para la suscripción del contrato
complementario, se dispuso verbalmente al mismo solicite a TAME el reembolso de
pasajes no utilizados, que fueron oportunamente facturados y cancelados por la
Institución. Ante esta disposición verbal el señor ... remite a TAME el correo
electrónico de fecha 25 de noviembre de 2015, solicitando en lo pertinente: "su gentil
ayuda con el reembolso de los tickets no utilizados, mismos que ya fueron facturados
y cancelados" en cuyo detalle se puede verificar que no se reporta novedades del
año 2014, por ende no se me reporta novedades de pasajes no utilizados o próximos
a caducarse o caducados, por lo tanto esta Dirección, en calidad de Administradora
de Contrato no podía conocer más información por cuanto no posee la clave de
acceso al servicio de compra de tickets (...)".

Además, posterior a la lectura del borrador del informe, mediante memorando BDE-DATH-
2016-1228-M de 5 de agosto de 2016, manifestó:

"...Me ratifico en el contenido de los memorandos Nro. BDE-DATH-2016-1081-M y

Nro. BDE-DATH-2016-0013-E, de 18 de julio de 2016, mediante el cual esta
Dirección atiende dentro del ámbito de su competencia al oficio No. 132-13-2-2016-
AIN-AZZ-0034, emitiendo su contestación a los resultados provisionales del examen
especial del proceso de viáticos, subsistencias y pasajes al interior y exterior del
Banco del Estado (BEDE) (...)".

Lo expuesto por la Directora de Administración de Talento Humano en funciones por el

periodo comprendido entre el 15 de octubre y el 31 de diciembre de 2015, ratifica el
contenido del comentario, al señalar que en el informe de fin de gestión de su antecesora
no consta que la Dirección de Administración de Talento Humano era la unidad encargada
de la Administración del Contrato de Adquisición de Pasajes con TAME, ni se reportaron
novedades de pasajes no utilizados próximos a caducarse.
429-6/fiar
27
Con oficio 002-RBP-2016-OF de 19 de julio de 2016, el servidor encargado de la gestión
de pasajes, quien desempeñó los cargos de: Servidor Público de Apoyo 3, Servidor Público
de Apoyo 4 y Servidor Público 1, en los períodos comprendidos entre el 19 de agosto y el
31 de diciembre de 2013, el 1 de abril al 31 de diciembre de 2014; y, el 1 de enero al 4 de
febrero de 2015, señaló:

"...Los pasajes que se emitieron en mi periodo de gestión, fueron solicitados y

autorizados por sus (sic) jefes de los funcionarios que realizaron los viajes, ya que
por urgencia lo ameritaba.- Se informo (sic) a los funcionarios a su debido tiempo
sobre los pasajes que no fueron utilizados, se informó mediante mail o informe
verbal; dichos pasajes no utilizados son responsabilidad de los mismos funcionarios,
ya que por diferentes circunstancias o cambios de agenda no fueron utilizados por
ellos mismos.- Dichos pasajes se trato (sic) de utilizar pero los funcionarios se
negaban a pagar una multa por cambio de tarifa y el Banco del Estado no puede
asumir esos valores, y por presión de los jefes y de la urgencia de las comisiones a
realizarse se emitían nuevos pasajes.- Al no haber un reglamento aprobado de
Pasajes al interior y al exterior en el Banco del Estado no se pudo descontar el valor
del pasaje a dichos funcionarios (...)".

Lo expuesto por el servidor encargado de la gestión de pasajes en los períodos

comprendidos entre el 19 de agosto y el 31 de diciembre de 2013, el 1 de abril al 31 de
diciembre de 2014; y, el 1 de enero al 4 de febrero de 2015, no desvirtúa el contenido del
comentario, pues señala que se trató de utilizar los pasajes emitidos anteriormente pero
que los beneficiarios se negaban a pagar la multa correspondiente y que debido a la presión
de los jefes y a la urgencia de las comisiones emitía nuevos pasajes, a pesar de lo cual no
proporciona documentación que sustente lo indicado en su respuesta, ni se evidencia que
al culminar su gestión haya comunicado la existencia de pasajes no utilizados.

El servidor encargado de la gestión de pasajes en funciones como Asistente de Servicios

por el período comprendido entre el 6 de febrero al 31 de diciembre de 2015, con
comunicación de 14 de julio de 2016, respondió:

"... El último período de emisión de pasajes al interior con la empresa TAME E.P.,
lo realice (sic) del 11 de febrero de 2015 al 05 de febrero de 2016, periodo (sic) en
el cual los mencionados tickets aéreos aun (sic) mantenían vigencia cuatro meses...
se reportaba a los servidores que no han hecho uso de los mismos para su
justificación o nueva programación; o solicitar a la empresa TAME E.P, el respectivo
reembolso, una vez realizada la solicitud en un lapso de 15 días TAME E.P. procedía
a reembolsar mediante notas de crédito a favor del Banco de Desarrollo del Ecuador,
el valor respectivo, como respaldo a este procedimiento adjunto copias de; Tres
correos electrónicos enviados a los servidores informando sobre status de pasajes
aéreos...- Dos correos de descargo ... de las servidoras ...- Correo de descargo ...

28
 del Señor ...- Correo de descargo ... de la señorita ...- Correo electrónico de 25 de
noviembre de 2015, ... solicitando reembolso de tickts (sic) no utilizados con sello y
firma de recepción de la E.P. TAME...- Nota de crédito N° 001-006-000004815 de
09 de diciembre de 2015, emitida por la empresa TAME a favor del Banco (...)".

La documentación presentada por el servidor antes citado, demuestra que durante su

período de funciones a cargo del proceso de pasajes, realizó actividades relacionadas a la
utilización de pasajes emitidos antes de su gestión; y, solicitó el reembolso de los pasajes
próximos a caducarse.

En comunicación de 8 de agosto de 2016, la Directora de Administración de Talento

Humano durante el período comprendido del 2 de febrero al 4 de septiembre de 2015,
respondió:

"...En Acta entrega recepción adjunta que me hiciera la Ing... no se me informó

sobre el procedimiento, alertas, estado o mejoras en cuento a la gestión de pasajes.
Adicionalmente dicho proceso se encontraba en transición de responsabilidad, dado
que el servidor responsable... había presentado su renuncia...- Es importante
mencionar que los servidores a cargo de manejar dicho proceso desde el mes de
febrero hasta el mes de agosto de 2015, no me informaron sobre los hallazgos de
los pasajes emitidos, utilizados, sin utilizar, reembolsados y caducados para poder
realizar el debido control de pasajes. Los servidores entrante y saliente, debieron
haber suscrito el acta entrega recepción de dicho proceso y haberme informado para
tomar las acciones respectivas (...)".

La respuesta de la Directora de Administración de Talento Humano durante el período

comprendido del 2 de febrero al 4 de septiembre de 2015, confirma el contenido del
comentario, al indicar que en el acta de entrega recepción que le hiciera la Directora de
Administración de Talento Humano saliente, no le informó sobre el estado de la gestión de
pasajes, ni novedades al respecto; ni tampoco lo hicieron los responsable de este proceso
durante su gestión; además de que los servidores entrante y saliente no suscribieron un
acta entrega recepción del referido proceso, que permita conocer los pasajes no utilizados
y su fecha de caducidad.

Las respuestas emitidas por las Directoras de Administración de Talento Humano en sus
respectivos períodos de gestión y por el servidor encargado de la gestión de pasajes por el
período comprendido entre el 1 de abril de 2014 y el 4 de febrero de 2015, no desvirtúan el
contenido del comentario, en razón de que no presentan documentación que evidencie: la
entrega de ésta al dejar el cargo, ni de su gestión respecto a los pasajes no utilizados que

29
permanecieron abiertos durante un año sin que se solicite su reembolso, ocasionando que
estos se caduquen.

Conclusión

La ausencia de supervisión y de directrices para la ejecución de dicho proceso, por parte de

las Directoras de Administración de Talento Humano, quienes tenían a cargo la Administración
del Contrato para la prestación del servicio de emisión de pasajes aéreos en rutas nacionales,
suscrito con TAME EP; y, la falta de actas de entrega — recepción de documentos
relacionados a pasajes no utilizados al concluir sus períodos de gestión, permitió que los ,
servidores responsables de este proceso, no soliciten el reembolso de 62 pasajes no utilizados I
durante su período de vigencia, ocasionando que éstos se caduquen, causando un perjuicio]
a la entidad por 7 627,23 USD.

Recomendación
A la Gerente Administrativa

3. Dispondrá al responsable de la Administración de los Contratos de pasajes, supervise que

las actividades referentes a la emisión, utilización, modificaciones y reembolsos de
pasajes, se efectúen oportunamente a fin de evitar la caducidad de los mismos.

A la Gerente General

4. Dispondrá a la Gerente de Operaciones se prevea una Provisión para Gastos

Administrativos por cambio y reembolso de pasajes, a la cual se cargarán estos valores
por motivos justificados.

Atentamente

711
'arma VallejQpedoya
Auditor General

30