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Atividade individual

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projeto Módulo: 6


Aluno: Tarcísio Fernandes Gomes Turma: ONL017CO-ZOPRJAJ02T1
Tarefa: Análise do Evento da CCC sob a Ótica da Gestão de Projetos

Introdução

Realizar um evento requer bastante planejamento. Muito do que produzimos, desde algo
complexo como a construção de um prédio, ou o dimensionamento de um equipamento para uma
indústria, ou algo mais simples como a criação de uma home page, parte de um planejamento e
para ser bem sucedido, este precisa ser bem elaborado.

A organização de um evento seja ele de qualquer espécie, cultural, empresarial, etc, mostram
características que nos faz classificar como projeto: é único, faseado, temporário, ou seja, tem
começo, meio e fim.

Eventos são caracterizados como acontecimentos especiais (rituais, apresentações ou


celebrações) e que possuem um determinado objetivo (cultural, social ou empresarial), portanto
devem ser planejados, organizados, coordenados e controlados (DUARTE, 2009, BRITTO;
FONTES, 2002).

Para que a organização e o planejamento de um evento sejam satisfatórios, faz-se necessário


uma preocupação com as seguintes fases:

- Pré-evento: é onde acontece todo o levantamento de informações, preparação da lista de


fornecedores, preparação da lista de bandas, realização das reuniões de planejamento, custo,
etc., planejamento de datas, montagem da equipe de apoio direto e indireto, enfim tudo que está
ligado diretamente com a construção do evento, tudo de acordo com o projeto inicialmente
concebido.
- Evento: nesta etapa estamos falando da realização do evento, montagem da praça de
alimentação, montagem do som, enfim, tudo que envolve a realização do evento.
- Pós-evento: aqui estamos falando da desmontagem de toda a estrutura do evento: palco,
banheiros químicos, praça de alimentação, barracas de venda de bebidas, ou seja, tudo que foi
montado para o evento.

Na fase de planejamento é interessante se antecipar ou prevenir determinadas situações para


não se trabalhar “apagando incêndio”, mesmo que muitas vezes isto seja necessário. É preciso
estar preparado e adaptado às situações de riscos, tentando ser o mais flexível possível de forma
a adaptar-se a situações adversas que possam aparecer.

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É muito importante que o Gestor gerencie os procedimentos da gestão do evento a fim de evitar
a duplicação de esforços e ferramentas.

Para uma execução bem realizada, o organizador (aqui chamado gestor), deve definir muito bem
tudo que envolve o evento; deve delegar funções, traçar o fluxo adequado de informações, todas
as prioridades. A comunicação em um projeto é uma arma poderosa para o sucesso, por isso é
muito importante que todos os envolvidos estejam muito bem conectados sobre o evento.

O papel do Gestor é extremamente importante, sendo ele o responsável por todo o processo que
envolve a realização do evento desde a concepção do projeto, levando-se em conta diversos
fatores que o faz responsável pelo sucesso ou fracasso do mesmo.

Keeling (2006:5) considera que os benefícios da gestão de projetos estão relacionados às


principais características da prática.

O guia PMBOK, em sua 5ª edição, apresenta 47 processos de gerenciamento agrupados em cinco


categorias denominadas grupos de processos de gerenciamento de projetos:

Figura 1: Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

 Processos de iniciação: responsáveis pela obtenção de autorização para iniciar o projeto


ou a fase; definem objetivos e escopo inicial, nomeiam o gerente de projeto e autorizam
a mobilização de recursos da organização para sua realização;

 Processos de planejamento: O principal objetivo do processo de planejamento é refinar o


planejamento feito na Iniciação com o nível de detalhe necessário. Todos os esforços
realizados durante estes processos proporcionam um detalhamento progressivo do plano
de gerenciamento e da documentação, e irão atuar sobre os aspectos de integração,
escopo, tempo, custos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições, recursos humanos e
partes interessadas;

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 Processos de execução: O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o
que foi planejado com base no plano de gerenciamento do projeto e seus planos auxiliares.
Possibilitam as entregas do projeto ao executar, por meio da integração de pessoas,
organizações e recursos, o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto;

 Processos de monitoramento e controle: O gerente de projeto deve controlar toda variação


ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas
de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.

 Processos de encerramento: finalizam todas as atividades de todos os grupos de processos


e formalizam o encerramento do projeto, o aceite dos resultados obtidos, o encerramento
oficial de contratos e a desmobilização da equipe.

Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos

Para cada desejo, determinam-se alguns caminhos para que possamos estabelecer nossos
objetivos de forma clara e criarmos algumas regras que facilitarão o cumprimento de nossas
metas. Um show, uma turnê, um espetáculo teatral, por exemplo, podem ser nomeados
de “projetos”, pois tem características que permitem esta nomeação: merecem um planejamento,
são temporários e sempre envolvem riscos e incertezas, no entanto, são conquistas que nos dão
prazer, satisfação de dever cumprido, pois são desafiadores.

Abaixo segue o Termo de Abertura deste projeto: CCC Rock in Concert.

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Termo de Abertura de Projeto (TAP)

Objetivo Estratégico:
Nome do Projeto: CCC Rock in Concert
Cliente: Público da região (aberto)
Local do Evento: Centro de Eventos FIERGS
Gerente do Projeto: Ricardo Ferrari
Patrocinador: CCC Produção: DT Produções

Dados do Projeto
 Exposição da marca
 Fortalecimento da marca
Justificativa
 Manter-se em evidência
 Fortalecer contatos para novos eventos
 Marketing cultural
Objetivos  Obtenção de vantagem competitiva no mercado
 Lucratividade
Evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de
Descrição do Produto Rock da década de 80 com recursos fornecidos
principalmente pela CCC. Evento para 100.000 pessoas.
Contratação de fornecedores de serviços de fast food para
praça de alimentação, equipe de segurança. Equipamento
Recursos Necessários para iluminação, sonorização de ambiente e multimídia,
internet, já disponível na sede do evento. Patrocinadores
complementares em troca de exposição da Marca.
Prazo 5 meses entre organização e divulgação
Investimento R$ 1.500.000,00 de orçamento

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Cronograma de Marcos
Marco Data
Iniciação 03/07/2017
Locação do Espaço de Eventos 31/07/2017
Contratação de Fornecedores 03/09/2017
Venda do primeiro lote de ingressos 03/09/2017
Venda do segundo lote de ingressos 03/10/2017
Venda do terceiro lote de ingressos 03/11/2017
Realização dos Shows 15/12/2017
Encerramento 20/12/2017

Informações do Gerente de Projetos


Supervisionar a execução de todo o evento desde a
iniciação até o encerramento
Responsabilidade
Garantir os contratos com os fornecedores
Supervisionar toda a divulgação publicitária do evento
Definição de equipe
Tomada de decisões
Autoridade
Contratação de fornecedor
Desligamento de fornecedor

Partes interessadas
Nome Expectativa
Patrocinadores Exposição de marca e negócios
Serviços públicos Antecedência na comunicação
Bandas Pagamento e exposição
Comunidade Impacto minimizado no dia-a-dia
Público-alvo Organização e diversão
Serviços contratados Antecedência e pagamento

Um projeto quando bem planejado nos dá a possibilidade de detectarmos possíveis problemas,


verificar compatibilidade de ideias e organizar os processos que se deve realizar no período de
desenvolvimento, ou seja, a hora do “fazer acontecer”.

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Organizar um evento não é uma tarefa fácil, porém para que todo esse trabalho fique mais leve
e menos complicado possível, é necessário um gerenciamento bem definido e muito organizado.

Para o evento da CCC, segue abaixo a lista de atividades a serem controladas:

 Definir equipes;
 Treinar equipes;
 Selecionar as bandas;
 Definir agenda das bandas;
 Fechar contrato com as bandas;
 Contratar montagem de infraestrutura metálica;
 Contratar empresa de montagem e desmontagem;
 Montar a infraestrutura;
 Contratar fornecedores de fast food;
 Contratar empresa de segurança;
 Buscar patrocinadores complementares;
 Contratar agência de publicidade;

Em se tratando de estrutura organizacional tem-se que a CCC é uma empresa familiar, fundada
por uma família de italianos que se estabeleceram no Brasil como comerciantes; em pouco tempo
tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no Brasil.
Normalmente esse tipo de empresa tem uma estrutura enxuta, o que é um ponto forte, além de
outros pontos como: comando único e centralizado permitindo reações rápidas em situação de
emergência; importantes relações comerciais e comunitárias em função do nome respeitado;
organização interna leal e dedicada; grupo interessado e reunido em torno do fundador. Como
pontos fracos destacam-se: exigência de dedicação exclusiva dos familiares, priorizando os
interesses da empresa; falta de planejamento para médio e longo prazos; descapitalização da
empresa pelos herdeiros em desfrute próprio; falta de preparação/formação para os herdeiros.

Em contrapartida a DT Produções adquirida pela empresa CCC com o intuito de usá-la como
incubadora e executora de eventos trata-se de uma empresa cuja estrutura organizacional é
baseada em matriz balanceada onde a autonomia do GP é baixa a moderada e o orçamento do
projeto é aprovado em conjunto com o dono da CCC. A atuação do GP é integral ao passo que a
atuação da equipe é parcial.

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Considerações finais

Projetos são instrumentos táticos da execução de ações estratégicas. O sucesso do


planejamento estratégico está vinculado aos projetos. Projetos são instrumentos
táticos da execução de ações estratégicas. O sucesso do planejamento estratégico
está vinculado aos projetos.

Produzir um evento realmente não é tarefa fácil, mas já dizia Confúcio: “Escolhe um
trabalho de que gostes e não terás que trabalhar nem um dia na tua vida”. Para
deixar a coisa mais equilibrada lançamos mão do Gerenciamento de Projetos, que
quando bem definido e bem organizado permite gerir toda a organização da forma
muito mais consistente.

Com a Gestão de Eventos o gestor tem a oportunidade de mostrar sua criatividade e


inovação neste mercado gigante. O importante, sem dúvida, é ter o domínio de onde
se quer chegar, planejar, pesquisar e organizar. Assim, fica muito mais fácil gerenciar
o seu projeto e realizar um evento de sucesso.

Referências bibliográficas

VALLE, André. (2014) – Fundamento de Gerenciamento de Projetos. em colaboração com:


Agilberto Alves Cierco, Carlos Alberto Pereira Soares, José Finocchio Jr. 3ª Edição. Editora FGV.

Gerenciamento de Riscos em Shows de Rock. Disponível em: <


http://www.ebah.com.br/content/ABAAABJnoAH/gerenciamento-riscos-shows-rock >. Acesso em
07 de Novembro de 2017.

PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto. Disponível em: <
https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida >. Acesso em 07 de
Novembro de 2017.

Gestão de eventos: 6 dicas imperdíveis para tudo fluir sem stress. Disponível em: <
https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/ >. Acesso em 07 de Novembro de
2017.

Vídeoaula: Organização de Eventos. Disponível em: <


https://www.youtube.com/watch?v=uOpBLjOTZ34 >. Acesso em 08 de Novembro de 2017.

BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São
Paulo: Editora Aleph, 2006.

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