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Organização de Documentos Digitais

Kenneth Corrêa kenneth@gestaoativa.com.br

Há uma doença nas organizações

Há uma doença nas organizações

Meus Documentos

Meus Documentos

Meus Arquivos Recebidos

Metade dos arquivos que você usou hoje estão nesta pasta

Meus Arquivos Recebidos • Metade dos arquivos que você usou hoje estão nesta pasta

Pastas por Tipo de Documentos

Pastas por Tipo de Documentos WORD EXCEL

WORD

Pastas por Tipo de Documentos WORD EXCEL

EXCEL

Já sabe a diferença

Já sabe a diferença
Já sabe a diferença

Esqueceu de Salvar Como

Esqueceu de Salvar Como

Ou pior

Qualquer arquivo que você procure pode estar em qualquer uma das pastas

Ou pior • Qualquer arquivo que você procure pode estar em qualquer uma das pastas

Céu na Terra!

Céu na Terra!

Conceitos

Conceitos

Memória x Espaço

Memória x Espaço Memória Disco

Memória

Memória x Espaço Memória Disco

Disco

Discos x Pastas

Discos x Pastas C: Arquivos de Programas

C:

Discos x Pastas C: Arquivos de Programas

Arquivos de Programas

Programas x Arquivos

Programas x Arquivos Microsoft Word Projeto Reciclagem 2012.doc

Microsoft Word

Programas x Arquivos Microsoft Word Projeto Reciclagem 2012.doc

Projeto Reciclagem 2012.doc

Pastas x Arquivos

Pastas x Arquivos Contratos Contrato de Experiência - Márcio de Souza - 03-2012.doc

Contratos

Pastas x Arquivos Contratos Contrato de Experiência - Márcio de Souza - 03-2012.doc

Contrato de Experiência - Márcio de Souza - 03-2012.doc

Lembram do balde?

Lembram do balde? • Centralizar, centralizar, centralizar

Centralizar, centralizar, centralizar

Uma única pasta

Uma única pasta Dados

Dados

Estrutura de pastas

Comece pelo DONO do arquivo

Empresa, Pessoal, Esposa, Filhos

OBS: se é compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não da pessoa

Esposa, Filhos • OBS: se é compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não da

Gestão Ativa

Esposa, Filhos • OBS: se é compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não da

Pessoal

Estrutura de pastas

Use subpastas se houver mais de 20 arquivos

Cada pasta pode assumir uma estrutura diferente abaixo dela

Organize com base no propósito, não no tipo de arquivo

Não tenha vergonha da “profundidade”

Estrutura de pastas

Cronologia é importante? AAAA-MM-DD - [Nome do Arquivo] Ex:

2012-03-26 - Fotos de Recife

2011-12-01 - Fotos da Praça XV

Use Atalhos

Use Atalhos Apresentação Embrapa 27-03 Diário de Atividades Planilha de Gastos

Apresentação Embrapa 27-03

Use Atalhos Apresentação Embrapa 27-03 Diário de Atividades Planilha de Gastos

Diário de Atividades

Use Atalhos Apresentação Embrapa 27-03 Diário de Atividades Planilha de Gastos

Planilha de Gastos

Nomes de arquivos

Documento1.doc não pode!

“Abuse” da explicação no título

META: não precisar abrir o arquivo para saber seu conteúdo

Títulos muito longos e repetidos? Poderia ser uma subpasta

Versões de Arquivos

Sem ferramentas adicionais, salvar sempre com numeração crescente

Evite arquivos com nome FINAL ou IMPRIMIR

sempre com numeração crescente • Evite arquivos com nome FINAL ou IMPRIMIR Planilha FINAL FINAL -

E a área de trabalho?

E a área de trabalho? Pendências Uso Corrente

Pendências

E a área de trabalho? Pendências Uso Corrente
E a área de trabalho? Pendências Uso Corrente
E a área de trabalho? Pendências Uso Corrente
E a área de trabalho? Pendências Uso Corrente

Uso Corrente

Dicas para manter o hábito

Dicas para manter o hábito

Seja consistente

Seja consistente

Salvar ao criar

Nunca comece a produzir um documento antes de dar a ele um nome explicativo e salvá-lo no lugar correto

ao criar • Nunca comece a produzir um documento antes de dar a ele um nome

Limpar as pastas temporárias

Limpar as pastas temporárias Meus Documentos Área de Trabalho Meus Arquivos Recebidos Downloads

Meus Documentos

Limpar as pastas temporárias Meus Documentos Área de Trabalho Meus Arquivos Recebidos Downloads

Área de Trabalho

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Meus Arquivos Recebidos

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Downloads

E a lixeira?

E a lixeira? Mantenha esta sempre cheia, até faltar espaço em disco

Mantenha esta sempre cheia, até faltar espaço em disco

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kenneth@gestaoativa.com.br