Curso de Assistente Administrativo/a e de Apoio ao Armazém

Arquivo - organização e manutenção

Ana de Carvalho
Conceito, funções e características do arquivo

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion”, que significa edifício

governamental. Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das instituições administrativas
(governos) – Conceito de Arquivo Público.
Conceito, funções e características do arquivo

O arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e
suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituição
pública ou privada, no decorrer da sua gestão.
Conceito, funções e características do arquivo

No entanto, pode significar ainda:

▪ A instituição ou órgão da instituição que está encarregado da recolha, conservação,

organização e comunicação de arquivo.

▪ O edifício ou local onde é conservado o arquivo.

Conceito, funções e características do arquivo

O arquivo deve:

▪ determinar que documentos produzir.

▪ determinar a forma e estrutura dos mesmos.

▪ recolher, ordenar e organizar a documentação.

▪ recuperar os dados com rapidez e eficácia.

▪ controlar os atos administrativos.

▪ preservar a documentação ao longo do tempo.

Conceito, funções e características do arquivo
As funções do arquivo são:

▪ Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos

documentos.

▪ Fornecer os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços.

▪ Controlar os atos administrativos;

▪ Conservar a documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários,

ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se
danificarem os suportes (sob a ação da humidade, calor e frio, entre outros).
Conceito, funções e características do arquivo
As funções do arquivo são:

▪ Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos

documentos.

▪ Fornecer os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços.

▪ Controlar os atos administrativos;

▪ Conservar a documentação: não só mediante a utilização de equipamento adequado (armários,

ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições ambientais ideais de forma a não se
danificarem os suportes (sob a ação da humidade, calor e frio, entre outros).
Caracterização do arquivo

Características e uso dos arquivos :

▪ Os arquivos são a evidência das atividades e direitos legais das instituições e dos indivíduos.

▪ Os arquivos constituem uma fonte de informação insubstituível relativamente à história dos

países, e à sua evolução demográfica, política, económica e social.
Tipologia dos arquivos

ARQUIVOS

Forma de Frequência de Posição dos Quanto às Tipo de

organização consulta documentos instituições que os documentos
produzem
Tipologia dos arquivos (quanto à forma de organização)

• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado

num único sector, comum aos vários departamentos.

• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio,

havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão.

• Mistos - combinação dos dois sistemas.

Tipologia dos arquivos (quanto à frequência de consulta)

Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e
atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
 Tipologia dos arquivos (quanto à frequência de consulta)

Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou
referência.
Tipologia dos arquivos (quanto à frequência de consulta)

Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase

nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados
como um arquivo ativo.
Tipologia dos arquivos (quanto à posição dos documentos)

• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou

armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos inativos, uma vez
que são de difícil acesso).

• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da

esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos,
etc.).
Tipologia dos arquivos (quanto à posição dos documentos)

• Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole,
suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas
podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas
(arquivos de processos).

• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado
em armário próprio.
Tipologia dos arquivos (quanto ao tipo de documentos)

• Arquivos audiovisuais;

• Arquivos fotográficos;

• Arquivos digitais.
Tipologia dos arquivos (quanto ao tipo de documentos)

• Arquivos audiovisuais;

• Arquivos fotográficos;

• Arquivos digitais.
Regulamentos de conservação arquivística

O regulamento arquivístico trata-se de um instrumento legal regulamentador de um sistema e gestão

de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a seleção, a eliminação, as
remessas e a substituição de suporte documental.

A avaliação dos documentos consiste em determinar o valor dos documentos de arquivo – valor
primário e secundário.
Microfilmagem

A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação, mediante a captação das

imagens de documentos por processo fotográfico.

Fases a seguir na microfilmagem:

1. Seleção e ordenação dos documentos;

2. Utilização de máquinas próprias;

3. Revelação do filme;

4. Utilizar uma leitura de micro fichas.

Microfilmagem

Vantagens da Microfilmagem: Desvantagens da Microfilmagem:

▪ Rapidez no Acesso à Informação; ▪ Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria

▪ Redução do Espaço importados.

▪ Fácil Manuseio da Informação ▪ O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo,

▪ Baixo Custo; não permite que se veja a pressão exercida ao escrever.

▪ Segurança; ▪ Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível

de documentos que se encontram em mau estado, pois a
▪ Durabilidade;
microfilmagem não ressuscita a imagem do documento
▪ Minimização nos Custos de Transporte.
original.
Tipologias de Documentação:

A tipologia documental trata-se do conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de

acordo com as funções a que se destina.
Transferência e Incorporação de Documentos:

Trata-se no entanto de documentação considerada de conservação definitiva atendendo às suas

características avaliadas como de valor arquivístico, informativo e cultural. Por esse facto, a
transferência constitui um processo delicado e tecnicamente complexo e moroso, atendendo que,
justamente pelo seu valor, a documentação deverá ser incorporada nas melhores condições de
identificação, tratamento e acondicionamento físico de modo a estar acessível à consulta o mais
rapidamente possível.