Actividad de aprendizaje 5

Evidencia 7: Agenda de trabajo “Solución de conflictos para equipos de

trabajo interdisciplinarios”

La presencia de conflictos en las empresas y la búsqueda de soluciones funcionales

y constructivas generan un aprendizaje personal, grupal y organizacional. Concebir
el conflicto como algo positivo y remediarlo de manera acertada y cooperativa
constituye una experiencia formativa y proactiva.

En concordancia con lo anterior, esta evidencia debe realizar una agenda de trabajo
para resolver conflictos mediante el uso de la racionalidad en contextos productivos
y sociales. Para ello, debe revisar la situación planteada en la evidencia y realizar
la respectiva agenda donde se propongan de manera justificada diferentes
actividades para la solución de cada uno de los conflictos presentados.

Revise la siguiente situación:

Los jefes de las áreas de almacén, de compras y el de costos y presupuesto

tienen criterios encontrados al momento de establecer las estrategias para el
mejoramiento de los procesos de la cadena logística, generados por los
incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a
los clientes.

Criterios del Jefe de almacén o inventarios

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al

almacén los pedidos solicitados.

b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de

inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al
manejo de los inventarios.

Criterios del jefe de compras

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas presupuestales

suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que
garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación.
 b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los
faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso
de compras.

Criterios del Jefe costos y presupuestos

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios

para poder realizar una adecuada programación de pedidos.

b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de

proveedores.

Una vez conocida la situación, proceda a elaborar la agenda de trabajo con sus
respectivas actividades orientadas a la resolución de los conflictos identificados.

La agenda de trabajo debe contar con lo siguiente:

 Título del documento.

 Introducción.

 Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.

 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

 Justificación de cada una de las actividades a desarrollar para solucionar el

conflicto.

 Descripción del cómo se va a desarrollar cada una de las actividades para

solucionar el conflicto.

 Conclusiones.
 Negociación una trilogía determinante
Comunicación y Conflicto: el arte de la negociación en el trabajo en equipo

Comprender lo que siente el otro no significa estar de acuerdo con él. Pero anular la empatía
para asumir una posición de dureza puede conducir a posturas polarizadas y a callejones sin
salida.”(Goleman).El conflicto es inevitable, es parte inherente en las relaciones
interpersonales, representa un continuo ajuste de la realidad interna y externa dado que todo
está en movimiento, tanto a nivel individual como grupal, a nivel familiar o laboral, todos los
espacios que llenamos como personas fluyen y se desarrollan incesantemente obligándonos
a realizar ajustes cada cierto tiempo y esos ajustes son los conflictos.

Toda organización está conformada por personas que tienen sueños, visiones, objetivos
y miradas frente al mundo. Sin embargo, las organizaciones y empresas para resultar
exitosas en sus propósitos requiere n establecer núcleos y plataformas de convergencia para
obtener la pertinencia, relevancia y competitividad frente al mercado.

Por lo tanto en el ámbito empresarial es necesario que los trabajadores cuenten, además
de con los conocimientos técnicos requeridos, con una serie de habilidades personales y
sociales que les permitan desenvolverse con éxito en el desempeño de sus funciones
y que les permitan mantener relaciones efectivas con los compañeros, superiores,
subordinados, clientes, proveedores

Son estas situaciones las que desencadenan los conflictos laborales, que pueden ser
entendidos como enfrentamientos entre dos o más partes derivados de múltiples
causas, incluyendo desacuerdos, intereses contrarios, opiniones divergentes o falta
de empatía entre los involucrados.

Para entender la naturaleza de un conflicto es imprescindible identificar la raíz del

problema y reconocer a los implicados en el mismo, con el fin de establecer la forma
en que será manejado para llegar a un acuerdo efectivo.

Es normal que en toda empresa los conflictos siempre estén presentes pero es necesario
estar preparado para enfrentarlos y solucionarlos; de ahí la importancia de tener claro cuál es
la raíz del problema o conflicto, cuáles son las causas que están generando el conflicto y las
personas que están involucradas en el, para así poder visualizar las alternativas de solución
y la estrategia más pertinente para afrontarlo, ya que los conflictos no pueden ser negados o
lo cual contribuirá a acrecentar el problema e impactará en el desempeño de la organización.

En este caso puntual planteamos, Negociación una trilogía determinante, Comunicación y

Conflicto: el arte de la negociación en el trabajo en equipo

En el manejo de las diferencias que generan los conflictos, es de vital importancia el tono de
voz con el cual nos dirigimos a los demás, ya que un descontrol en tus emociones puede
agravar el problema aún más. La actitud que más ayuda a enfrentar los conflictos es
prepararse ante su eminente aparición.
Es bueno que existan diferencias en las organizaciones, porque a través de ellas podemos
lograr:

-El análisis de los problemas

-Toma de decisiones
-Diagnóstico de las decisiones
-Elección de objetivos
-Determinar el estilo de trabajo
-Descubrir el carácter de las personas

En los conflictos podemos encontrar varios aspectos positivos:

-Superándolos crecemos
-Nos da experiencia
-Nos hace detectar puntos débiles
-Es ocasión para mejorar la comunicación y las relaciones
-Podemos fomentar la creatividad
-Ayuda a definir los problemas y a tomar conciencia sobre los mismos

La mejor manera de enfrentar los conflictos es:

-Reconociendo que existe
-Definir el conflicto (problema)
-Reconocer que soy corresponsable
-Declarar explícitamente la voluntad de superarlo
-Tolerancia con la otra parte (Ver y valorar su punto de vista)
-Diseñar alternativas de solución y estar abiertos a innovaciones
-Elegir una solución en la que ganemos los dos
-Comprometerse con dicha solución

“Aprender a manejar conflictos es la parte más importante de la madurez de las

organizaciones”.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE CONFLICTO ENTRE LOS GERENTES DE ÁREA:

Los jefes de las áreas de almacén, de compras y el de costos y presupuesto tienen criterios
encontrados al momento de establecer las estrategias para el mejoramiento de los procesos
de la cadena logística, generados por incumplimiento en los tiempos establecidos, lo cual
entorpece el proceso en las diferentes dependencias, tanto como en manejo como eficiencia
de los diferentes procesos, generando conflictos, por frustración y la asignación de culpables
que genera esta situación, por lo que se podría desencadenar en discusiones y malestar en
el ambiente organizacional.

Es necesario establecer un análisis sobre los procesos y tiempos que se manejan en cada
dependencia, una delimitación de tiempos, optimización, y manejo de sus formatos, para una
mejor eficiencia en la realización de inventarios, precios, presupuestos, o cualquier otra
información que se requiera para los diferentes pasos a seguir dentro de la organización, con
un debido proceso diagnóstico para este mismo fin.
 AREAS CRITERIOS

JEFE DE COMPRAS:
Demora de más de 10 días en entregar al
almacén los pedidos solicitados.
JEFE DE ALMACEN O INVENTARIOS

JEFE DE PRESUPUESTO:
Insiste en disminuir los niveles de inventarios.
JEFE DE PRESUPUESTO:
No apropia las partidas presupuestales para
realizar los volúmenes necesarios de compra.
JEFE DEL ALMACEN Y DE INVENTARIOS:
JEFE DE COMPRAS
No entrega de manera oportuna y puntual los
faltantes de mercancías para hacer de manera
apropiada el proceso de compras.

JEFE DE INVENTARIOS:
No entregar a tiempo los informes de
inventarios para ejecutar una adecuada
programación de los pedidos.
JEFE DE COSTOS Y
JEFE DE COMPRAS:
PRESUPUESTOS
No realiza los procesos adecuado en la
selección de proveedores.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA SOLUCIONAR EL CONFLICTO
IDENTIFICADO EN CADA ÁREA:

Para llegar a solucionar el conflicto que se presenta de una manera idónea será
conveniente lo siguiente:
DETECTAR EL PROBLEMA:
No entregar los pedidos a tiempo.
Siempre se debe detectar cual es la raíz del problema o el generador del conflicto, por
un proceso diagnóstico para una mayor efectividad para encontrar otras las
problemáticas o otras asociadas que pueden estar involucradas, para actuar de
manera efectiva con las herramientas necesarias, para solucionar este mismo.

VER EL CONFLICTO DESDE DISTINTAS PERSPECTIVAS:

Contemplar las diferentes posturas de los involucrados de cada área, por medio de
una lluvia de ideas, puede ayudar a establecer puntos en común y posibles
problemáticas que estén inmersas por conflictos diferentes al detectado.

ANALIZAR LA SITUACIÓN:
Observar cuidadosamente lo que sucede dentro de la organización, y hacer explícito
lo implícito; es decir lo que estoy observando, como es percibido por los colaboradores
de cada dependencia, y contemplar posibilidades para una recolección de datos más
eficientes que permita abordar el conflicto con pertinencia.

DEFINIR OBJETIVOS CLAROS:

Una vez ya delimitado en la problemática se puede establecer, un objetivo que permita
abordar el problema a resolver como por ejemplo:
- Identificar la importancia que tiene el manejo de conflictos como elementos básicos
en la gestión adecuada de las organizaciones, a fin de que éstas alcancen su
desarrollo integral optimizando el uso de los canales de comunicación interna así
como orientar las líneas estratégicas y actuaciones con la consiguiente eliminación
de barreras, de forma que la comunicación se convierta en pilar básico
del funcionamiento de nuestra organización.
DEBATIR EL PROBLEMA:
Un debate generalmente tendrá lugar cuando sea necesario dar a conocer o defender
las opiniones sobre un tema determinado o para facilitar la decisión por alguna
postura, en este caso el “no entregar los pedidos a tiempo”. Este debate se deberá
realizar con todos los pasos de una técnica de debate efectiva, y contemplar la
pertinencia de opciones didácticas para la misma si es pertinente, para llegar a buenos
resultados, con orden y respeto del manejo de este.
BUSCAR SOLUCIONES:
Después de debatir el problema o conflicto, las posibles causas, es momento de que
cada jefe de área exponga sus soluciones, pero cada una de estas debe incluir las
acciones que se desean tomar, y que cada uno estaría dispuesto a aplicar con tal de
conseguir el objetivo, todo esto debidamente establecido como objetivos a realizar,
una exposición adecuada del mismo, y la viabilidad.

HACER UN SEGUIMIENTO:
Se realizara un constante seguimiento de esta problemática, y otras posibles que
puedan surgir, si se está realizando de manera adecuada las acciones correctivas, y
posibles mejoramientos a futuro, en cada dependencia, con algún líder dentro de cada
dependencia.

JUSTIFICACIÓN DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA

SOLUCIONAR EL CONFLICTO:

En el marco de la situación presentada por los tres jefes de las diferentes

dependencias o áreas de la empresa se debe establecer un objetivo determinado, con
el fin de solucionar los conflictos labores que se presentan en esta, por medio de una
negociación, y el establecimiento de unos parámetros, para mejorar los procesos
logísticos y la atención al cliente, para realizarlas de la forma más idónea, con unos
tiempos óptimos para entregar los pedidos y lograr una satisfacción del cliente, que es
de vital importancia para la fidelización del mismo, por lo tanto, se deben establecer
un proceso de solución a lo argumentado por cada uno de los jefes, por medio del
dialogo y diferentes alternativas que lleven a un consenso entre las partes
involucradas, todo en el marco de un respeto mutuo, y en pro del desarrollo
organizacional de la empresa y los colaboradores que la conforman.

DESCRIPCIÓN DEL CÓMO SE VA A DESARROLLAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES PARA SOLUCIONAR
EL CONFLICTO:

Debido a la situación argumentada entre los tres jefes de diferentes dependencias o áreas,
después de analizar los puntos de vistas y criterios frente a los otros debemos tener en cuenta
los siguientes pasos para dar solución al conflicto o que este no avance.

Determinar y analizar la problemática, con todos los involucrados, recolectando los

argumentos y puntos de vista, de cada uno, de forma ordenada y respetuosa, fomentando el
trabajo en equipo y la comunicación asertiva

Establecer, metas y objetivos, acordes a un plan de actividades, de optimización de los

procesos logísticos que presentan falencias, y otros que puedan surgir dentro los debates
establecidos en una mesa de trabajo, optimizando formatos, inventarios, tiempos de entrega
entre otros.
Define competencias y responsabilidades de cada tarea, logrando así que cada jefe pueda
tomar sus propias decisiones sin que el otro se vea afectado.

Estar en una evaluación continua de los resultados que se presente, que mejorías y
dificultades se presenta en el desarrollo de los objetivos principales y secundarios que se
determinen.

Realizar balances, dentro de las distintas dependencias, con informes comunicativos, y

motivación a la mejoramiento de cada persona, en sus habilidades dentro del medio de
trabajo y sus relaciones intrapersonales e interpersonales, también promoviendo y
generando talleres que fomenten en el desarrollo de estas.

Determinar las funciones que debe realizar, cada involucrado en proceso de mejoramiento.

JEFE DE ALMACEN O INVENTARIOS:

Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos,
revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de
inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organización.

JEFE DE COMPRAS:
- Reconocimiento, búsqueda y negociación de/con proveedores
- Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales
- Inspección de calidad de las materias primas y componentes
- Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra
- Información a tiempo real del stock de la organización.
JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTOS:
- Registrar y dar seguimiento al cumplimiento de los costos y presupuestos de materias
primas e insumos directos e indirectos, con base en procedimientos generales, a fin
de realizar correcciones a las variaciones de costos reales contra presupuestos.
- Al tener claro las funciones a desarrollar por cada uno, es ahí donde cada jefe debe
empezar a trabajar de la mano de sus colaboradores para alcanzar el logro de sus
tareas y contribuir al cumplimiento del objetivo propuesto por la empresa como es el
de entregar los pedidos a tiempo.

CONCLUSIONES

Las situaciones problemáticas son inherentes a toda organización. En las empresas

los conflictos son inevitables y se manifiestan abiertamente o de forma soterrada. Y
pasa en organizaciones con pocos o muchos empleados, aunque en estas últimas
obviamente son más las probabilidades de que haya alguna mala relación entre
alguna de sus partes. Lo relevante, en todos los casos, es que la organización sepa
manejar estas situaciones.
Debe generarse un protocolo para abordar el conflicto, orientándose a lograr una
solución que impida que vuelva a repetirse o se generalice, implementando espacios
de negociación que permitan mitigarlo.

La clave es dar a las personas las herramientas adecuadas para enfrentar los
conflictos y evitar un mal manejo del problema, porque se puede provocar justo lo
opuesto a lo que se buscaba: rigidez, continuar haciendo las cosas de la misma forma,
no considerar otras variables, nuevas visiones o prismas, ni las necesidades de otros.
El peligro: llevar a la empresa al estancamiento y cerrarle el paso a pensamientos
divergentes, al dinamismo y al cambio.