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Manual do Klavix

Introdução
Aplicação
O Klavix é um software de aplicação ampla, voltado para empresas comerciais ou
industriais de pequeno porte. Ele mantém cadastros de clientes, fornecedores,
mala direta, e também controla estoques, finanças, contabilidade, compras e
vendas.

A aplicação em grandes empresas não é totalmente viável pois o Klavix não


comporta a complexidade dos processos intrincados que em empresas menores
seriam mais simples. Em compras, uma grande empresa deverá ter diversos
processos de aprovação, licitação, e outros trâmites que não acontecem numa
pequena empresa. No Klavix, existe um módulo de compras simples porém
muito eficiente para uma pequena empresa. Nossa experiência tem sido bem
sucedida até com empresas na faixa de 150-200 funcionários.

Negócios pequenos tendem a ser pouco organizados em suas funções básicas,


como contabilidade e controle de pendências. O Klavix pode ser uma excelente
ferramenta para ajudar neste sentido, basta que se tenha um pouco de disciplina
para lançar as transações no sistema. Não há controle de estoque que resista à
retirada não informada de uma mercadoria.

Vantagens do uso do Klavix

Simplicidade
Você pode aprender rapidamente como usar o sistema, ele é bastante intuitivo e
pode ser operado com um treinamento básico de um dia ou menos. As telas
possuem padrões estéticos e operacionais que fazem com que uma vez dominado
um módulo, os demais sejam rapidamente assimilados também.

Baixo custo
O sistema é muito estável, simples de instalar e dispensa ferramentas adicionais
pagas. O banco de dados Firebird é gratuito e também não demanda a contratação
de profissionais especializados. Usando o suporte da Loureiro, você sequer
precisa de um profissional de informática, basta um usuário que saiba copiar
arquivos e mandar emails.

Recursos expansíveis
O sistema possui uma abundância de recursos, resultado da experiência de
centenas de clientes. Você pode ainda expandir tais recursos usando o Gerador de
Relatórios, de forma a gerar praticamente qualquer tipo de informação. Pode

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exportar dados para o Excel, pode montar relatórios usando outras ferramentas, e
pode se beneficiar de toda a estrutura dos bancos em SQL.

Segurança operacional
O Klavix documenta todas as operações envolvendo valores e estoque, permitindo
que você possa rastrear quem fez o que, e quando. Além disso, você pode
especificar perfis de usuários que tenham acesso restrito a determinadas funções.

Segurança de dados
O Klavix opera sobre banco de dados Firebird, que garante uma plataforma
estável e expansível. É possível armazenar milhões de informações com total
segurança e rapidez.

Economia
Por usar um banco de dados gratuito, você economiza com licenças de uso de
banco de dados. Mas também economiza pelo fato do banco de dados ser auto-
ajustável, assim, não precisa de profissionais para balanceamento do banco ou
manutenção periódica, basta fazer um backup/restore a cada mês ou semana,
dependendo do volume de operações de sua empresa.

Flexibilidade
O sistema comporta várias moedas, diferentes centros de custo, várias empresas
ao mesmo tempo, vários estoques dentro da mesma empresa, vários usuários
simultâneos e pode ser acessado remotamente com o uso do Terminal Server da
Microsoft.

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História e Arquitetura básica do Klavix

Histórico
Tínhamos escrito um sistema complexo para ERP (da sigla em inglês Enterprise
Resource Planning), ou seja, um sistema integrado de gestão usando conceitos padrão no
mercado. Era um sistema robusto, porém muito complexo, difícil de implantar e difícil
de auditar. Cada modificação nele tomava um tempo interminável e saía caro para os
clientes. E isso acontecia com todos os sistemas de empresas concorrentes que tivemos
contato.

Criei um projeto fracassado chamado ECO (sigla para Easy COmmerce). Ele tinha um
básico de contabilidade bancária e boas intenções, mas foi uma frustração e não era
simples o suficiente. Fiquei meses ruminando minhas frustrações sem muito resultado
quando minha esposa, que sempre foi uma grande fonte de apoio e alegria, me incentivou
a retomar o projeto.

Novo empenho e mais alguns meses redesenhando as bases de dados e uma idéia preciosa
nas mãos, fazer tudo como contabilidade. Um cliente havia pedido um sistema que
fizesse vendas, factoring e câmbio usando apenas uma tabela, e tinha um protótipo muito
simples. O protótipo dele era falho porque não garantia o fechamento dos dados, então
eu repensei o esquema e refiz tudo baseado em contabilidade expandida, um conceito que
eu criei para usar lançamentos contábeis integrados com estoque. A matriz de contas
seria auto-relacionada, cada conta apontando para outra superior até termos uma estrutura
hierárquica multi-nível e pronto, estava criado o Klavix.

Posteriormente implementamos outros conceitos interessantes como a auto-atualização de


versões, gerador de relatórios e ferramentas diversas, o sistema foi crescendo e se
tornando mais estável, sendo hoje usado por muitas pequenas empresas em todas as
regiões do Brasil.

O nome Klavix lembra chave, e é uma idéia minha também. É um nome simples e fácil
de pronunciar em várias línguas.

Conceitos básicos
O Klavix é um sistema baseado em contabilidade. Diferente de outros sistemas que
geram contabilidade, os lançamentos contábeis são o centro de tudo no Klavix. Mais do
que simplesmente documentar lançamentos, no Klavix os lançamentos controlam tanto
finanças quanto estoque, e com isso temos as vantagens abaixo:
- total rastreabilidade de informações
- resultados instantâneos sem a necessidade de processos de fechamento

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- segurança operacional

De forma resumida, cada lançamento contém:

DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação

Observe que produto e moeda aparecem na mesma coluna. Vamos ver como isso
acontece mostrando a contabilização de uma venda feita em dólar na cotação de 2,00.

DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação


D 1 Cliente x 250,00 U$ 2,00
C 1 Receita de Vendas 250,00 U$ 2,00
D 1 CMV 300,00 R$ 1,00
C 1 Estoque Central 3 TR0093 100,00

O registro da venda já contabiliza o valor na moeda em que foi feita a transação, e a


cotação do dia em que a cotação foi realizada. Também note que a contabilização da
CMV (Custo da Mercadoria Vendida) é feita no momento da venda, e não no final do
mês, conseguindo com isso os seguintes benefícios:

- Total transparência operacional, a transação é documentada exatamente como foi feita


- Apuração de lucro imediata, sem a necessidade de fechamentos periódicos
- Flexibilidade para atender a diferentes mercados, e situações distintas como factoring,
venda em outras moedas, etc.

É um conceito simples e versátil. Você pode fixar a coluna empresa e tirar um balancete
com a posição de uma empresa. Fixando conta e empresa, teremos um razonete contábil.
Fixando a data, um livro diário. Multiplicando o valor pela cotação teremos o balancete
em reais.

Caso não seja uma moeda e sim um produto, podemos tirar a ficha de estoque deste
produto nesta mesma tabela. A contabilidade vai sempre bater com o estoque.

Este conceito é tão versátil que reduz a complexidade do sistema a menos da metade da
requerida por outros sistemas para atingir o mesmo objetivo, mais rápido e mais fácil de
ser auditado.

Primeiros passos
Presume-se que o usuário já tenha uma senha para login, e que o sistema já esteja
instalado na sua máquina, caso contrário, refira-se ao manual específico de instalação do
sistema.

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Configuração do Sistema
Empresas
É preciso criar pelo menos uma empresa. Isso provavelmente já foi feito previamente,
mas você pode querer configurar mais informações na tabela de empresas a qualquer
momento, além de incluir novas empresas.

Por que e quando ter mais de uma empresa ?


1 – Quando tiver uma fábrica e um distribuidor que são empresas diferentes mas
partilham da mesma base de clientes e produtos.
2 – Quando quiser manter informações contábeis ou fiscais separadas, especialmente para
regimes fiscais diferenciados.
3 – Quando quiser controlar negócios distintos e ter os resultados consolidados, ou neste
mesmo raciocínio, para controlar finanças pessoais como se fosse uma empresa à parte.

Se você tiver negócios muito diferentes e quiser controlar ambos usando o Klavix, pode
apontar atalhos para diferentes bancos de dados e usar cada banco de dados para um
negócio.

Na tabela de empresas, você deverá informar:


- Código e nome da empresa
- Tipo (comercial ou serviços) – para indústrias use a opção comercial
- Número dos parâmetros geral e de vendas (usualmente deixe o número 1)
- Cor de fundo (fator apenas estético, mas importante para criar uma identificação visual
rápida quando tiver várias empresas)
- Emite nota fiscal (quando o sistema deve obrigar a emissão de nota fiscal, não aplicável
para impressão via ECF ou negócios dispensados de emissão de nota fiscal)
- Código da empresa no cadastro de contas (apenas útil para transferências entre lojas)
- Moeda padrão para emissão de balancete comparativo

Perfis e Usuários
Um perfil é um tipo de usuários. Há um perfil básico que é o administrador, com
autorização para acessar todos os módulos. Você pode criar outros perfis com
permissões limitadas, clicando nas opções que deseja habilitar.

Ao criar um usuário, informe nome, senha (opcional), multi-empresa (capacidade de


selecionar uma empresa no login) ou vinculado a apenas uma empresa que você escolher,
se permite selecionar centro de custos e qual o centro de custos padrão do usuário, perfil
e conta associada do cadastro de contas para uso no atendimento a clientes.

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Contas
Entendemos por conta tanto as existentes no Plano de Contas como também clientes,
fornecedores, representantes, locais de estoque, contas bancárias e outras empresas ou
pessoas físicas que transacionem com a empresa. Para efeito de cadastro, existem duas
telas onde podemos fazer isso.

As contas gerais do Plano de Contas são cadastradas na opção “Plano de Contas” do


menu. Lá podemos informar:

- Nome da conta e nome interno


- Número de ordem, que informa sua posição no balancete
- Conta superior, colocada automaticamente, mas que você pode mudar
- Opção de aceitar lançamentos
- Opção de conta de grupo

Contas de grupo são aquelas informadas na tela de Clientes e Fornecedores. São


empresas e pessoas físicas com relacionamento contábil com a empresa ou as empresas
informadas na tabela de Empresas.

Preferimos usar duas telas distintas pois são situações distintas, que requerem
profissionais diferentes. No Plano de contas, além da estrutura contábil, informamos
contas genéricas como: Despesas de água, luz, receitas gerais, e demais contas de ativo e
passivo. As contas que se referem a clientes, fornecedores e outros tipos de contas,
informamos na tela de Clientes e Fornecedores, onde temos espaço para digitar endereço,
telefone e outras informações.

Tipos de Contas
Esta tabela define quais contas do plano de contas referem-se às contas que serão
informadas na tela de clientes e fornecedores. Estas contas são pré-configuradas como:

Plano de Contas
Clientes
Fornecedores
Prestadores de Serviço
Representantes
Clientes em Perspectiva
Locais de Estoque
Contas Bancárias
Funcionários

Cada tipo de conta está vinculado a uma conta contábil definida em contas como “Conta
de Grupo”.

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Nos tipos de contas, também podem se especificar campos adicionais para cada tipo.
Estes campos são espaços propositalmente deixados em branco para que o usuário possa
cadastrar informações adicionais que não constem no cadastro original. Veja o exemplo
abaixo:

Exemplo: queremos cadastrar um ponto de referência para chegar ao endereço dos


clientes. Vamos até a tela de Tipos de Contas e na pasta Campos Adicionais do registro
número 1 – CLIENTES. Agora vamos escrever no primeiro campo alfanumérico
“Referência do Endereço”. Pronto, isso é suficiente para que no cadastro de clientes
apareça um espaço para você digitar esta informação.

Os campos adicionais têm nomes internos definidos como: A1 até A5 para os campos
alfanuméricos, X1 até X3 para campos numéricos, D1 até D3 para datas e MT1 até MT5
para marcas de tique (que são campos que você marca ou desmarca). Estes campos estão
disponíveis no Gerador de Relatórios.

IMPORTANTE: você pode definir que um determinado tipo de contas é confidencial. Se


fizer isso e definir no perfil do usuário que ele não pode ver contas confidenciais, o
sistema irá tornar invisíveis as pastas de dados, dados adicionais, contatos e dados
comerciais daquela conta, permitindo ver apenas nome e nome fantasia.

Grupos e Subgrupos, Materiais e Mercados-Alvo


Seu cadastro de produtos poderá ser segmentado de 4 maneiras distintas e independentes.
Estas tabelas servem apenas para ajudá-lo a confeccionar estatísticas e identificar grupos
ou linhas de produtos que vendem mais, ou que precisam de reposição.

O sistema não define o que você deve usar como critério para grupos ou subgrupos.
Você também não é obrigado a usar estas informações. No caso de uma joalheria, eu
usaria mais ou menos a seguinte codificação:
GRUPOS SUBGRUPOS MATERIAIS MERCADOS
Anéis Lisos Ouro Feminino
Brincos Com brilhantes Prata Masculino
Pingentes Com pedras Aço Infantil
.. .. .. ..

Se tivesse um pequeno mercado, talvez usasse o seguinte:


GRUPOS SUBGRUPOS MATERIAIS MERCADOS
Bebidas Nacionais
Enlatados Importados
Açougue
Peixaria
Pães e Doces
...

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Note que há campos já pré-definidos para fornecedor e modelo, não sendo necessário
usar estas tabelas para isso. Uma boa definição destas tabelas pode permitir que você
calcule a lucratividade de um determinado setor.

Moedas e Cotações
Se o seu negócio fizer importações ou você precisar vender ou comprar em outras
moedas, é necessário cadastrá-las. Para cada moeda, você informará uma cotação-base
fixa, e uma cotação diária na tabela de cotações.

A cotação-base será usada par cálculos de preços, que você não quer ficar mudando todos
os dias. A cotação diária será usada para registros financeiros. No caso de você trabalhar
com várias moedas, é importante alimentar as cotações diariamente.

Bandeiras
No caso de você utilizar cartões de crédito ou débito, deverá cadastrar as bandeiras aqui.
Para cada bandeira, deverá informar qual a taxa de administração para vendas à vista e
para vendas parceladas.

Formas de Pagamento
Você pode deixar formas de pagamento pré-definidas, para facilitar o trabalho das áreas
de vendas e compras. A forma de pagamento número 1 pré-definida é A VISTA,
pressupondo pagamento em dinheiro. Você pode alterar este registro para o que
considerar mais comum em sua empresa.

Para cada forma de pagamento, você deverá informar:

% Entrada: quanto por cento deve ser dado de entrada


Dias para entrada: quando será paga a entrada
Número de parcelas
Intervalo entre parcelas

Para pagamentos em cheque, você pode especificar da seguinte forma:


Forma de Pagamento % entrada Dias entr Nro parc Intervalo
A vista 100 0 0 0
30-60 dias 0 0 2 30
0-30-60 33,33333 0 2 30
40% no ato e + 6 parcelas a 40 0 6 15
cada 15 dias

Para pagamentos em cartão de crédito, você sempre deve colocar o número de parcelas, a
taxa de administração e a bandeira (é uma informação em duplicidade uma vez que você

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já fez isso na tabela de bandeiras, mas é necessária pois são situações distintas no
programa).

Também é necessário informar o meio de pagamento e a aplicação da forma de


pagamento (se para contas a receber, pagar ou ambas).

Plano de Contas
(veja o manual do sistema financeiro do Klavix)

Tipos de Movimento
Usado para lançamentos de entrada e saída de estoque, permite associar cada movimento
com uma conta. Por exemplo, saídas por perda ou furto podem ser contabilizadas como
uma despesa contábil de perdas, saídas por brindes como despesa de marketing, e assim
por diante.

Se nada for informado, as entradas e saídas serão lançadas como “Ajustes de Inventário”,
e no caso de entradas ou saídas por produção, para a conta de “Custos de Produção”
informada em Parâmetros.

Políticas de Venda
A tabela de políticas serve para criar condições específicas de venda para diferentes
tabelas de preços. A política 1 é a padrão e não deve ser mudada. Outras políticas
podem ser criadas para o caso de vendas para atacadistas, clientes com descontos
especiais, etc.

Para compreender como funcionam as políticas, é importante entender alguns conceitos


criados no Klavix.

VALOR DE COMPRA: é o valor pago pela mercadoria na moeda em que foi comprada.
CUSTO: é o valor pago da moeda em reais na data em que foi comprada. Este valor não
se altera em novas compras.
PREÇO: é o valor do preço final em reais.
PREÇO NA MOEDA: é o valor do preço na moeda em que o produto estiver ancorado.
MARKUP: é o fator que multiplicado ao custo resulta no preço.

Exemplo:

Um produto custou 25 dólares na cotação de 2,00 e será vendido ao markup de 3. Neste


caso:
VALOR DE COMPRA = 25
MOEDA = DOLAR
CUSTO = 50
MARKUP = 3
PRECO = 150

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PRECO NA MOEDA = 75

O markup pode ser opcionalmente calculado automaticamente por grupo, subgrupo ou


parâmetro geral, conforme indicado na tela de parâmetros do sistema.

No caso das políticas de preço, a política 1 ignora toda essa complexidade e vende pelo
preço especificado. As demais políticas partem do VALOR DE COMPRA para seus
cálculos, que serão calculados com um fator de multiplicação. Veja os exemplos:

Exemplo 1 – Trabalho só em reais e tenho revendedores que compram meu produto por
50% a mais do meu valor de compra. Neste caso, eu especificamos 1,5 no fator e
pedimos para ignorar o markup.

Exemplo 2 – Tenho clientes com desconto de 20% sobre o preço final. Neste caso,
especificamos um fator de 0,8 e não ignoramos o markup.

Centros de Custo
Outra informação de lançamentos que não mencionamos acima é o Centro de Custo para
o qual estamos lançando as informações. Recomendamos a utilização deste recurso
apenas em casos específicos, para você identificar onde estão sendo efetuadas as receitas
e as despesas.

O uso de centros de custo é essencial para empresas que tocam grandes projetos ou obras,
como construtoras ou consultorias de desenvolvimento de grandes sistemas ou grandes
projetos. Para outros negócios também pode ser uma boa idéia, mas de maneira geral se
você não tem uma idéia exata de como vai utilizar este recurso, deixe-o para uma
segunda etapa.

O Centro de Custo é apenas mais uma forma de filtrar os lançamentos contábeis, assim,
podemos calcular a lucratividade do setor industrial ou dividir as despesas por
departamento, de forma que a contabilidade não conseguiria suprir. Tomemos por
exemplo o caso da conta de luz, que em parte é gasta para processos industriais e em
parte para os departamentos administrativos. Você pode lançar em 2 etapas a conta de
luz e com isso avaliar melhor seus custos industriais.

Isso pode ser muito atraente, mas requer também maior complexidade operacional, é
preciso treinar usuários e a cada lançamento informar o Centro de Custo apropriado.
Assim, reforçamos que se não é uma necessidade fundamental, não use este recurso.

Parâmetros Gerais
Aqui informamos algumas opções que ajustam o programa à forma de trabalhar de sua
empresa. Muitos destes parâmetros foram colocados para acomodar situações muito
específicas de um cliente ou outro e não recomendamos mudar. Eles foram divididos em
pastas para facilitar.

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Geral
Módulos em uso: permite esconder pastas e menus caso sua empresa não os utilize. Se
você possui uma empresa de prestação de serviços que só vai usar cadastros e financeiro,
desmarque Compras, Vendas e Estoque.

Casas após a vírgula: para empresas com produtos de custo muito baixo que demandem
mais precisão de cálculo. Normalmente deixe 2.

Trabalhar somente com um local de estoque: para pequenas lojas ou empresas que não
desejem consignar peças ou trabalhar com diferentes locais.

Avisa sobre Backup ao sair do sistema: isso liga ou desliga a mensagem lembrando sobre
backup.

Relatórios zebrados: alguns relatórios usam linhas zebradas, que alguns usuários gostam
e outros não. Você pode selecionar isso um a um, mas aqui pode colocar o padrão geral
(default).

Vendas e Compras
Comissão padrão: percentual básico de comissão a ser pago. Esta opção só é útil caso o
valor de comissão seja fixo para todos os casos. Se for paga comissão por representante,
use o campo X1 para especificar a comissão.

Quando pagar a comissão: se você especificar na venda, o sistema contabiliza a comissão


já no ato da venda, senão o faz na baixa do título.

IMPORTANTE: Comentário sobre comissões: as regras de comissionamento são muito


variáveis, e normalmente há situações como adicionais e prêmios, exceções, etc. Sendo
assim, recomendamos que a menos que sua empresa tenha regras muito fixas, que você
especifique 0% de comissão e calcule a comissão usando relatórios de vendas, lançando-
as diretamente no financeiro ao invés de deixar o sistema calcular.

Markup: se você trabalhar com markup fixo sobre toda a mercadoria, irá simplificar
muito a operação do sistema, porém, nem sempre isso é viável comercialmente. O
sistema permite cálculo automático de markups por grupo, subgrupo, um misto
multiplicando grupo por sugrupo (que foi criado sob medida para um cliente) e por
produto, onde você diz qual markup deve ser usado nos produtos um a um.

Empresas que trabalham com milhares de produtos (principalmente empresas de moda)


são aconselhadas a ter markups por grupo ou subgrupo, já outras empresas com uma
grade de produtos mais reduzida pode optar por marcar um a um.

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Forma de utilizar pedidos: o cadastro de pedidos pode funcionar de 2 maneiras, como


pré-venda ou como encomendas para produção. Use a opção mais adequada para sua
empresa.

Código de Barras
Esta tela permite configurar a impressão de etiquetas de código de barras, através do uso
de impressora térmica apropriada. A impressão prevê uma etiqueta por vez, e usa a
linguagem da impressora que estiver acoplada.

Se você não necessitar imprimir códigos de barras, apenas ignore esta parte do manual.
A impressão é necessária quando o produto já não vier etiquetado de fábrica.
Destino: é onde será impressa a etiqueta. Você pode informar LPT1 ou LPT2 para
utilizar as saídas paralelas de seu computador, ou ainda COM para portas seriais (neste
caso deve informar os dados de configuração da porta conforme instruções do fabricante
da impressora). Ou pode deixar em branco e usar a impressora do Windows que será
selecionada no campo logo abaixo.

Se decidir usar uma impressora configurada no Windows, não use o driver da impressora,
mas sim: Genérico/Somente Texto, pois o programa usa a linguagem da impressora e não
um driver gráfico.

As linguagens mais populares são PPLA e PPLB, e recomendamos fortemente uma


impressora que suporte PPLB pois é mais simples. Abaixo colocamos um exemplo de
programação em PPLB:

N
S1
D10
A420,25,0,1,1,2,N,"@CODPROD@"
A420,55,0,1,1,2,N,"7,66""@PRECO@"
A420,82,0,1,1,1,N,"MADE IN BRAZIL"
B580,0,0,1,2,2,39,N,"@BAR@"
A570,42,0,1,1,1,N,"18K750@PESO@gr"
A570,55,0,1,1,1,N,"Gem Cts"
A570,72,0,1,1,1,N,"DI @OBSETIQ@Cts"
P1

Os campos identificados entre arrobas (@) serão substituídos por conteúdos do cadastro
de produtos no ato da impressão.

Abaixo damos um resumo de PPLB para ajudá-lo a configurar sua etiqueta.

O comando N inicia uma nova etiqueta.

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O Comando S identifica a velocidade de impressão e os valores aceitáveis são de 1 a 4


dependendo da impressora.
O comando D seleciona a densidade de impressão, de 0 a 15 sendo 0 a mais clara e 15 a
mais escura. O valor padrão se você não especificar nada é 7 para a maior parte das
impressoras, nós temos usado D10 normalmente.

O comando A imprime texto, com os seguintes parâmetros:


Ap1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,”TEXTO” onde:

P1 = posição horizontal (em pontos)


P2 = posição vertical (em pontos)
P3 = rotação
0 Nenhuma
1 90 graus
3 180 graus
4 270 graus

P4 = seleção de fonte
Os valores vão de 1 a 5 variando o tamanho da letra, ou 6 e 7 apenas para números.

P5 = Multiplicador horizontal
Valores de 1 a 6 e 8

P6 = Multiplicador vertical
Valores de 1 a 9

P7 = Seleção de N para normal, e R para reverso (texto em branco e fundo em preto)

TEXTO – é o que vai ser impresso. Pode ser um conteúdo fixo, ou você pode inserir um
conteúdo variável usando o botão direito do mouse. Neste caso, poderá inserir o Código
do Produto, Peso, Preço, etc. conforme as opções do menu. O conteúdo virá entre
arrobas (@) e será substituído no momento da impressão.

O comando B imprime barras, conforme os parâmetros abaixo:

Bp1,p2,p3,p4,p5,p6,p7,p8,”DADOS”

Onde:

P1 = posição horizontal (em pontos)


P2 = posição vertical (em pontos)
P3 = rotação
0 Nenhuma
1 90 graus

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3 180 graus
4 270 graus

P4 = seleção de fonte de códigos de barra conforme tabela de fontes mais adiante.


P5 = largura da barra estreita em pontos (veja tabela abaixo)
P6 = largura da barra maior em pontos (veja tabela abaixo)
P7 = altura da barra em pontos
P8 = imprime ou não os valores em texto abaixo da barra (B = sim, N = não)
DADOS = conteúdo a ser impresso

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Tabela de fontes de códigos de barras em PPLB

Fonte P4 P5 P6
Code 39 std. or extended 3 1-10 Y
Code 39 with check digit 3C 1-10 N
Code 93 9 1-10 N 9 1-10 N
Code 128 UCC 0 1-10 N
Serial Shipping Container Code
Code 128 auto A, B, C modes 1 1-10 N
Code 128 mode A 1A 1-10 N
Code 128 mode B 1B 1-10 N
Code 128 mode C 1C 1-10 N
Code 128 with Deutsche Post check digit4 1D 2-10 N
Codabar K 1-10 Y
EAN8 E80 2-4 N
EAN8 2 digit add-on E82 2-4 N
EAN8 5 digit add-on E85 2-4 N
EAN13 E30 2-4 N
EAN13 2 digit add-on E32 2-4 N
EAN13 5 digit add-on E35 2-4 N
German Post Code 2G 3-4 N
Interleaved 2 of 5 2 1-10 Y
Interleaved 2 of 5 with mod 10 check digit 2C 1-10 Y
Interleaved 2 of 5 with human readable 2D 1-10 Y
check digit
Postnet 5, 9, 11 & 13 digit1 P - N
Planet 11 & 13 digit1 PL - N
Japanese Postnet3 J - -
UCC/EAN 1282 1E 1-10 N
UPC A UA0 2-4 N
UPC A 2 digit add-on UA2 2-4 N
UPC A 5 digit add-on UA5 2-4 N
UPC E UE0 2-4 N
UPC E 2 digit add-on UE2 2-4 N
UPC E 5 digit add-on UE5 2-4 N
UPC Interleaved 2 of 5 2U 1-10 Y
Plessey (MSI-1) with mod. 10 check digit L - -
MSI-3 with mod. 10 check digit M - -

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Internet
Estas informações servem para a configuração do local de ftp* para guardar os backups
na Internet, ou para a troca de arquivos off-line.

*ftp é um espaço de armazenamento que você aluga de um provedor na Internet. Se você


hospedar um site, terá automaticamente um espaço de ftp reservado para você.

Uma maneira segura de guardar seus backups é possuir um espaço na internet e mandar
para lá seus arquivos. A despeito das considerações de segurança que são uma
preocupação recorrente, a segurança da internet ainda é muito maior do que a segurança
do seu computador em sua casa, além do fato de que provedores de ftp fazem backup
regular e garantem a integridade dos seus dados.

Para configurar o espaço de ftp, você deve obter os dados de seu provedor para o Host,
Usuário, Senha e uma pasta onde será arquivado, semelhante a uma pasta de seu disco
rígido local. Note que a pasta deverá estar previamente criada no ftp.

Ao fazer um backup de dados, o programa ativará a opção UPLOAD que acionada,


enviará o conteúdo do banco de dados para a Internet, e desta maneira proverá um backup
muito seguro.

Campos adicionais
Além dos campos adicionais disponíveis para a tabela de contas, também temos esta
facilidade para a tabela de produtos. Aqui você especifica os campos que deseja utilizar
adicionalmente na tabela de produtos, livremente. Pode especificar o designer do
produto, a linha, ou algum outro detalhe qualquer.

Também permitimos que sejam criadas tabelas adicionais, tanto para contas como para
produtos. Pelo fato de que estas tabelas são genéricas para todas as contas, colocamos
aqui a definição delas. Você pode usar estas tabelas para associar valores padronizados
para produtos ou contas, da mesma forma que fez com grupos ou subgrupos. Para
produtos, pode usar a tabela 1 para Linha de produto por exemplo.

Financeiro
Aqui você especifica taxas de juros de mora (só para documentação) para clientes e
fornecedores.

Também deve informar quais códigos utiliza para as moedas DÓLAR, OURO e EURO,
que serão referenciadas em partes do programa.

A opção de enviar lançamentos para tabela temporária para posterior aprovação é


específica de um cliente e não recomendamos usar, o mesmo valendo para tipos de
movimentação em lançamentos financeiros, e a contabilização padrão de contas a pagar a
e receber.

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As opções de crédito rotativo e parcelado são explicadas mais detalhadamente no manual


de uso do sistema financeiro.

Produção
Caso você utilize o software de produção do Klavix, terá mais explicações lá de como
usar estas opções. Caso sua empresa faça a produção apenas baixando matérias-primas e
entrando com produtos acabados, deve configurar uma conta para calcular as despesas de
produção.

Pastas
Aqui você configura as pastas onde o sistema deve procurar as imagens de produtos e
contas, onde encontrar os relatórios e onde efetuar backup dos dados. Você pode usar
pastas compartilhadas da rede se preferir.

IMPORTANTE: O backup normalmente irá funcionar corretamente apenas do servidor.

Avançado
Aqui você encontrará diversas opções de configuração como segue:

Tipo de instalação:
1 – Empresa independente: é o mais comum, mesmo que você tenha mais do que uma
empresa no mesmo cadastro.
2 – Matriz de lojas off-line: quando você usar o recurso de comunicação entre lojas por
envio e recebimento. Este recurso é menos recomendável exceto se o ambiente de
internet não for estável, atualmente recomendamos o uso de Terminal Server ou outras
tecnologias de acesso remoto.
3 – Filial off-line: para designar o banco de dados da loja remota, quando há uma matriz
off-line.

Opção do relatório de vendas por subgrupo-grupo ou material-grupo.

Opção de preço para transferência de peças: fortemente recomendado deixar preço de


custo.

Senha para criptografar preço: alguns comerciantes colocam na etiqueta um preço


criptografado em letras para facilitar a visualização interna mas dificultar para outros.
Para isso, escolha uma palavra que tenha 10 letras não repetidas, como exemplo
PERNAMBUCO. Neste caso, a letra P equivale ao número 1, E ao número 2 e assim por
diante. O preço 254 ficaria EAN.

Além disso, para confundir mais, você pode dizer que a letra H é a letra de repetição,
assim, o valor 100 não ficaria POO e sim POH.

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Manual do Klavix

E além disso, pode especificar um divisor. No caso de 2, o valor 100 seria informado
como 50 ou NO.

Recomendamos muita cautela, isso costuma complicar mais do que simplificar e foi feito
a pedido de alguns clientes.

Outras opções
Opção Descrição
Atualiza preços na conexão remota Caso um preço seja atualizado na matriz, o
sistema também atualiza as filiais
Inverte números no código automático Na criação automática de códigos (veja
inclusão rápida de produtos) o padrão passa
a ser 999999GGSS e não GGSS999999.
Campo N.Docto obrigatório Não use esta opção
Utiliza engenharia de produto Abre uma pasta para informar os
componentes e serviços de produtos na
tabela de produtos.
Custo obrigatório Obriga informar custo do produto
(recomendado)
Rel. entrada de estoque por cód. Produto Opção para impressão do rel. entrada de
estoque
Rel. pedido de vendas com totais Opção do rel. pedido de vendas
Pessoa física como padrão em contas Opção padrão ao incluir uma conta pode
ser pessoa ou empresa, se você atende
público marque esta opção
Fotos por modelo As fotos de produto podem ser acessadas
por modelo ou código de produto
Tela de vendas reduzida Para monitores pequenos, se possível não
use esta opção
Deleta produtos ao enviar para a matriz Para maior segurança em filiais off-line
Soma produtos no pedido de venda Opção de pedidos de venda
Ativar redirecionamento de estoque Opção para empresas que têm
comercialmente produtos diferentes para o
mesmo item de estoque. Um exemplo são
autopeças que trabalham com códigos e
preços diferentes para peças comuns a
várias montadoras diferentes. Ex: o código
da VW é diferente do da Ford para a
mesma peça de estoque.
Calcular ICMS Calcula automaticamente o ICMS (não
recomendamos usar, pois a legislação muda
muito e há muitas exceções, é possível
fazer isso usando relatórios e

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Manual do Klavix

contabilizando ao final do período)


Utiliza Preço na Moeda Opção útil para quem vende em moedas
diferente de real e quer especificar o preço
na moeda do produto
Calcula variação cambial no acerto Ao final do acerto, o sistema
automaticamente contabiliza a variação
cambial.
Utiliza tabelas de Material e Mercado Opção que apaga estes campos para tornar
a tela mais limpa caso você não queira usar
estas tabelas.
Utiliza preço 2 em produtos Semelhante à opção anterior, para preço 2.

Parâmetros de Venda
Assim como na tabela de parâmetros gerais, há alguns parâmetros que configuram o
formato da venda. Esta tabela é acessível na aba de Vendas do menu principal. Veja as
opções disponíveis:

Geral
Destino de impressão da boleta: após vender será impressa uma boleta, nos formatos
abaixo:

Em forma de texto para impressoras matriciais de fita: neste caso especifique o destino de
impressão que pode ser LPT1, COM (para impressoras seriais), um nome de arquivo
texto para impressão em texto. Funciona de forma semelhante à impressora de etiquetas,
sendo que no caso de impressão serial, é preciso configurar os dados da porta serial.

Em formato padrão (STANDARD), que sai em impressora gráfica (laser ou jato de tinta)
num formato simples e pré-definido.

Em formato configurável (PERSONALIZADA) onde é possível desenhar o relatório da


venda livremente, inclusive com a opção de inserir código programável. Esta opção
requer um treinamento mais avançado e utiliza a tecnologia FastReport.

Cliente padrão: necessário para identificar as vendas de clientes desconhecidos.

Política padrão: política básica a ser usada. No cadastro de clientes, pode-se atribuir uma
política específica para cada cliente.

Opções diversas:

Opção Descrição
Arredondar preços para inteiros Sempre arredondar preços nas vendas
Identificar o cliente na venda Identifica ou não o cliente

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Identificar o estoque na venda O mesmo para o local de estoque de onde


saem as peças
Identificar o vendedor na venda O mesmo para saber quem fez a venda,
necessário para cálculo de comissões
Identificar a forma de pagamento na venda Necessário caso se use crédito parcelado, e
opcional para crédito rotativo
Identificar a política de preços na venda Idem para a política de preços
Permite alterar o preço na venda Permite ou não que se altere o preço de
venda
Força identificação do cliente quando Neste caso, o sistema não aceita o cliente
pagamento for em cheque padrão para pagamentos em cheque
Aviso caso não haja estoque suficiente na É uma mensagem de alerta caso não haja
venda estoque disponível no estoque em questão,
mas a venda sempre é aceita
Imprime boletas por ordem de código de Esta opção seleciona se imprime a boleta
produto na ordem da compra ou na ordem do
produto
Calcula comissão sobre o valor líquido da O sistema neste caso retroage os juros de
venda pagamentos futuros e calcula a comissão
líquida – não use esta opção, foi feita para
um cliente numa situação muito específica.
Imprime dados do cliente na boleta Específico para boleta STANDARD
Verifica limite de crédito do cliente Para isso é preciso informar o limite de
crédito para cada cliente
Altera comissão na venda Abre um campo para digitação do
percentual de comissão para cada venda
Permite incluir produto na venda No caso do produto não existir, o sistema
permite incluir na hora

Configuração da boleta
No caso da boleta matricial, você pode configurar o formato dela, montando o texto e
colocando os campos nos lugares adequados usando o botão direito do mouse. Há
configurações distintas para cabeçalho, detalhe e rodapé da boleta.

Configuração da Nota Fiscal


Semelhante à boleta, porém com os dados da Nota fiscal. Nesta opção também há dados
de configuração específicos para a geração de notas fiscais. Esta tela se aplica a quem
imprime notas em formato matricial. O Klavix não se propõe a ser um sistema de
emissão de faturamento, apenas permite imprimir notas fiscais. Hoje recomendamos
fortemente o uso da nota fiscal eletrônica.

Configuração da Duplicata
Semelhante ao processo de boleta e nota fiscal.

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Iniciando suas operações


Você pode começar a informatizar seu negócio de duas maneiras distintas, na primeira
você importa ou digita todos os clientes, fornecedores, produtos e estoque, e depois
quando se assegurar de que está tudo em ordem, pode começar a fazer vendas e compras.
Isso raramente funciona bem em empresas pequenas.

Na maior parte das vezes, empresas pequenas precisam começar aos poucos, ajustando
um assunto por vez. Neste caso, nossa recomendação inicial é: simplesmente comece a
trabalhar, e vá ajustando as coisas aos poucos.

Vamos dar uma idéia de como funciona aqui: vamos começar comprando, depois
vendendo e depois fazendo o controle financeiro. Para efeito de exemplo, supomos que
você trabalhe com crédito parcelado tanto para compra como para venda.

Compras
Na tela de compras, especifique um fornecedor e um estoque para onde irão as
mercadorias. Você pode ter tantos estoques quantos quiser, bastando cadastrá-los em
contas como “Locais de Estoque”.

Normalmente os itens comprados vão para o Estoque Central. Caso você efetue uma
compra e a mercadoria não tenha sido recebida, recomendamos criar um local de estoque
como “Mercadorias em Trânsito” por exemplo. Quando chegar a mercadoria, faça uma
transferência de estoque.

IMPORTANTE: SELEÇÃO DE CONTAS


Para selecionar uma conta qualquer (cliente, fornecedor, local de estoque, etc) há campos
com fundo azul. Estes são campos de seleção inteligente, onde você pode digitar como
chave de busca, tanto o número da conta como um pedaço do nome dela. Após digitar a
chave de busca, tecle <Tab> e o sistema responderá de duas maneiras: caso encontre a
conta desejada, ele vai trazer o nome e o número dela, e caso não encontre ou encontre
mais do que uma conta que satisfaça a chave de busca, o sistema vai abrir a tela de contas
onde você pode tanto selecionar a que deseja quanto eventualmente incluir uma nova
(exceto se não possua autorização para isso). A seleção de uma conta pode ser feita
clicando no botão “Selecionar” tanto quanto com duplo-clique no nome da conta.

Se você não tiver nada cadastrado, sugerimos iniciar a compra incluindo o fornecedor e o
produto a ser comprado. É uma maneira de começar a usar o sistema já no primeiro dia
em que o instalou.

Após isso informe o produto que deseja comprar. Tudo o que você compra são produtos:
almoxarifado, ferramentas, matérias-primas e produtos para revenda. Em alguns casos
como materiais de escritório, talvez seja melhor apenas contabilizar uma despesa do que

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Manual do Klavix

ficar cadastrando canetas e papel. Tome o cuidado de ter estoques diferentes para
ferramentas e outros materiais dos produtos para revenda.

Ao informar o produto, você pode também cadastrá-lo na hora. Para isso existem duas
opções de botão:

(lanterna): Este botão permite acessar o cadastro de produtos diretamente, tanto para
seleção como para cadastramento de um novo produto.

(raio): Este botão permite o cadastro rápido de produto.

Para maiores detalhes, veja o tópico “Cadastro de Produtos”.

Você pode também usar o leitor de código de barras para selecionar um produto. Após
qualquer uma destas operações, tecle <Tab> e informe quantidade e preço unitário que
está pagando, e em seguida tecle <Enter>.

A cada <Enter> ou clicando no botão <Ok> o item a ser comprado vai para a planilha na
parte de baixo da tela e o subtotal é acumulado.

Ao final do processo de compras, confirme a compra. No caso de compra por crédito


rotativo, o sistema simplesmente contabiliza a dívida da seguinte forma:

DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação


D 1 Estoque Central 10 AN014 10,00
C 1 Fornecedor escolhido 100 R$ 1,00

No caso de você usar crédito parcelado, o sistema irá gerar contas a pagar nas datas
especificadas pela forma de pagamento. Você pode ajustar as datas e os valores, desde
que não altere o total da compra.

IMPORTANTE: se a mercadoria estiver entrando em estoque por qualquer outro motivo


que não seja compra, não use esta tela. Use a Entrada de Estoque nestes casos.

Neste ponto, você deu entrada na mercadoria em estoque e também contabilizou o crédito
do fornecedor. Você pode verificar a mercadoria em estoque usando a opção “Ficha de
Estoque” selecionando o estoque e o produto, e pode verificar o crédito em “Extrato de
Conta” do financeiro indicando o fornecedor e a moeda.

Administração de Compras
Temos uma tela diferente para consultar as compras já efetuadas na tela de compras. A
tela de administração de compras permite visualizar compras já efetuadas por número,
fornecedor ou data.

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Nesta tela você também pode imprimir as etiquetas de código de barras referente à
compra, pode imprimir novamente a boleta e pode também estornar uma compra já
efetuada, ou ainda reativar uma compra previamente estornada.

Há um botão de acesso rápido ao “Atendimento a Clientes” que será explicado em


capítulo separado.

Vendas
Uma vez comprada, vamos agora vender aquela mercadoria. O processo da venda é em
grande parte análogo ao da compra, mas há diferenças contábeis e práticas que
mostraremos aqui.

Vender significa selecionar o cliente, vendedor, estoque de origem, forma de pagamento,


política de venda e produtos a serem vendidos. Dependendo de como você configurar os
parâmetros de venda, algumas destas opções não estarão disponíveis.

Também conforme as opções selecionadas, você poderá alterar o preço da mercadoria, a


comissão e o desconto.

Para agilizar a venda, você pode usar um leitor de códigos de barra no lugar onde digita o
produto. No caso de quantidades diferentes de um, pode usar a seguinte técnica:

3*AN014<Enter>

Isso acrescenta 3 unidades do produto AN014 na venda automaticamente. No lugar de


AN014 você pode usar o código de barras do produto.

Ao final da venda, o sistema contabiliza da seguinte forma:

DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação


D 1 Cliente selecionado 200 R$ 1,00
C 1 Receita de Vendas 200 R$ 1,00
D 1 CMV 100 R$ 1,00
C 1 Estoque 10 AN014 10,00

Se houver uma comissão, o sistema a contabilizará na venda da seguinte forma:

DC Empresa Conta Valor Produto/Moeda Preço/Cotação


D 1 Despesa de Comissões 20 R$ 1,00
C 1 Vendedor selecionado 20 R$ 1,00

Em caso de crédito parcelado, a conta “Cliente” será substituída pela conta “Títulos a
Receber” e os títulos correspondentes serão cadastrados em Contas a Receber.

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E da mesma forma que na compra, tanto estoque como a contabilização da venda já são
feitos de forma automática.

Contas a Receber
Caso você tenha escolhido crédito parcelado na venda, deverá agora baixar os títulos
gerados na venda (o processo na compra é análogo em Contas a Pagar). Para isso, utilize
a tela de Contas a Receber.

Nesta tela, é recomendável especificar um filtro para mostrar os títulos. Pode ser por
meio de pagamento, cliente, venda, data de emissão, data de vencimento, etc., e mais do
que um filtro pode ser selecionado simultaneamente. Após o filtro, clique no botão
“Ativar” e serão mostrados os títulos encontrados pelo sistema.

Você pode então baixá-los na data apropriada clicando no botão direito do mouse e
selecionando a opção “Baixar título(s)”. Nesta opção você deve especificar em que conta
estará baixando o documento. Por exemplo, caso a venda seja recebida em forma de
cheques, cada cheque será um título e deverá ser baixado numa conta bancária.

Há casos em que cheques são repassados a fornecedores ou descontados direto no caixa.


Neste caso, selecione no lugar do banco a conta do fornecedor ou a conta 3-Caixa.

Esta tela é abordada mais detalhadamente no “Manual do Sistema Financeiro do Klavix”.


Aqui apenas abordamos o básico para iniciar sua operação.

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