ASES

Autoservicio del Empleado

Documento de Manual de Usuario Web
 Contenido

1 Introducción ................................................................................................... 2
Audiencia objetivo....................................................................................................................... 2
Conocimientos previos................................................................................................................ 2

2 DESCRIPCIÓN ................................................................................................ 2
3 ACCESO A LA APLICACIÓN ......................................................................... 3
4 VISUALIZACION DE RECIBOS DE NÓMINA................................................. 6
5 VISUALIZACIÓN DEL CERTIFICADO DE RETENCIONES DE IRPF .......... 10
6 ALTA/MODIFICACIÓN DE DATOS COMUNICACIÓN ................................. 13
7 SALIDA DE LA APLICACIÓN ...................................................................... 14
8 ANEXOS ....................................................................................................... 16
Anexo A: Pantallas de Gestión de Usuarios.............................................................................. 16
8.1.1 Identificación. ...................................................................................................................... 16
8.1.2 Cambio de Contraseña. ...................................................................................................... 18

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1 Introducción
Este documento contiene el manual de uso a nivel de usuario de la consulta, visualización y descarga de
Recibos de Nómina y Certificados de Retenciones de IRPF para usuario de entornos Web. En él se
incluye información sobre cómo utilizar dichas funcionalidades desde Internet o desde Intranet, así como
las diferentes formas de identificación que posee la aplicación.
Audiencia objetivo
Este documento está dirigido a toda aquella persona que recibe su recibo de nómina mediante el medio
tradicional actual y que, a partir de ahora, podrá consultar sus recibos de forma telemática.
Conocimientos previos
Para un completo entendimiento de este manual, es aconsejable que el lector tenga conocimientos
mínimos sobre:
· Navegación por aplicaciones WEB
· Visualización de documento PDF desde Acrobat Reader.
· Descarga de documentos PDF a local.

2 DESCRIPCIÓN
La aplicación Autoservicio del Empleado engloba diversos servicios orientados a facilitar la operativa
personal, dentro del ámbito profesional, de los empleados de la Comunidad de Madrid.
Entre las prestaciones que ofrece este autoservicio, en este manual, nos centramos las funcionalidades
que están disponible para los empleados públicos: servicio de consulta, visualización y descarga de
Recibos de Nómina y Certificados de Retenciones de IRPF, así como Alta/Modificación de datos desde
entornos Web.
Describiremos las diferentes funcionalidades de las que se ha dotado a este servicio, tales como:
· Los entornos desde los que un empleado podrá conectarse a la aplicación para acceder a sus
documentos personales, dentro del ámbito profesional.
· Las diferentes formas que tenemos para autenticarnos en el sistema.
· Como buscar documentos mediante el filtrado de datos.
· Como visualizar los documentos y como descargarlos, si deseamos almacenarlos en nuestro
disco local.

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3 ACCESO A LA APLICACIÓN
El objetivo de esta aplicación es facilitar al máximo a los empleados públicos el acceso a sus documentos
de Recibos de Nómina y Certificados de Retenciones de IRPF.
Con este fin, la aplicación ha sido desarrollada para poder ser accesible no solo desde la INTRANET de
la Comunidad de Madrid, sino también desde cualquier otra ubicación mediante INTERNET e, inclusive,
a través de una aplicación instalable en cualquier dispositivo móvil con sistema operativo Android o iOS
(Apple).
El entorno de acceso a la aplicación desde dispositivos móviles se trata en profundidad en el documento
ASES_MUM_01.00_Manual_Usuario_Movil.docx, en este manual solo trataremos los entornos Web
INTERNET e INTRANET.
El acceso seguro a los datos de los empleados públicos de la Comunidad de Madrid es uno de los
aspectos más cuidados del servicio.
Por este motivo se ha dado mucha importancia al acceso de los usuarios al sistema por primera vez,
como veremos a continuación.
Para acceso a través de Navegador Web (INTERNET/INTRANET), la pantalla inicial que nos aparece
será como la que nos muestra el siguiente gráfico:

Gráfico 01

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Introduciendo un Usuario y Contraseña válidos, el sistema les permitirá acceder a sistema para realizar
dichas consultas.
En caso de introducción incorrecta del Usuario y/o Si el usuario no introduce correctamente estos
la Contraseña la aplicación nos mostrará un aviso dados en tres intentos, su login quedará
como el siguiente. bloqueado.

Gráfico 02A Gráfico 02B

CASO ADICIONAL: el usuario tiene su cuenta caducada.

IMPORTANTE: Para cualquier gestión con su usuario, por cualquiera de los tres motivos indicados
arriba, deberá de ir a la opción de la Gestión de Usuario. Esto solo podrá realizarse desde INTRANET.
En el Anexo A, al final de este documento, se detallan los pasos para realizar este desbloqueo.
En caso de que el Usuario y la Contraseña sean correctos, cuando el acceso que esté realizando este
empleado sea el primero nos aparecerá una pantalla adicional cuyo aspecto será como el que mostramos
a continuación.

Gráfico 03

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Como podemos comprobar, la pantalla nos muestra cuatro campos a rellenar, de los cuales solo dos de
ellos son obligatorios, N.I.F y Código Seguro de Activación.

IMPORTANTE: La pantalla que acabamos de mostrar no volverá a aparecer una vez hayamos pasado
la validación que nos solicita, es decir, solo aparecerá en la primera conexión que realicemos.

En caso de introducción incorrecta del NIF y/o el

Código Seguro de Activación la aplicación nos
mostrará un aviso como el siguiente.

IMPORTANTE: Disponemos de tres intentos

para introducir correctamente el N.I.F. y el
Código Seguro de Activación, agotados estos
tres intentos, nuestro usuario quedará
bloqueado. (Gráfico 04B)
Deberemos ponernos en contacto con nuestro
Departamento de Recursos Humanos para que
nos desbloquee el usuario.

Gráfico 04

Gráfico 04B

Una vez superadas las autenticaciones de Usuario y

Contraseña, más las autenticaciones de N.I.F. y Código
Seguro de Activación, si es la primera vez que el usuario
accede a la aplicación, ya accedemos a la aplicación, cuyo
aspecto será el que se muestra este gráfico.

Gráfico 05

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4 VISUALIZACION DE RECIBOS DE NÓMINA
En este apartado vamos a explicar la forma de consultar los recibos de nómina, así como la manera de
usar los filtros y descargar el documento PDF a nuestro entorno local.
Una vez estemos identificados dentro del sistema, debemos seleccionar la opción “Recibo de Nómina”
del menú vertical de la Izquierda para que nos aparezca la pantalla que muestra el siguiente gráfico:

2
3

Descripción de la pantalla
1. Nos indica en todo momento en la opción que nos encontramos.
2. Formulario de filtrado para búsqueda de Recibos de Nómina.
3. Listado de Recibos de Nómina.

Gráfico 06

Cuando un usuario entra en la aplicación y accede a consultar sus Recibos de Nómina, por defecto le
aparecerán los últimos Recibos de Nómina publicados en el sistema hasta un máximo de 12.
A continuación pasamos a describir los elementos que tenemos en esta pantalla y su funcionalidad:

Mediante este combo de valores los usuarios pueden buscar Recibos de

Nómina de meses anteriores.
Mediante este combo de valores los usuarios pueden buscar Recibos de
Nómina de años anteriores. En la aplicación solo estarán cargados los
recibos de nómina y los modelos 190 del año 2017 en adelante.
Campo de solo lectura. Indica el N.I.F. del usuario cuyos Recibos de Nómina
se están mostrando en el listado.
Acción que inicia la búsqueda de Recibos de Nómina en base a los valores
introducidos en los campos de filtrado explicados anteriormente.

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 Acción que vacía los campos de filtros.

Los recibos que aparecen en el listado solo puede visualizarse individualmente pulsando sobre el icono
que aparece en la columna “Ver” de la columna de la derecha. Dependiendo del navegador Web desde
el que se esté accediendo al sistema, este icono funcionará de una forma o de otra. Pasamos a
describirlas todas:
1) Internet Explorer
Muestra el siguiente mensaje a pie de página:

El mensaje tiene varias opciones:

Abre directamente el documento en pantalla, como

mostraremos más adelante.

Nos da tres opciones:

1. Guardar. En la carpeta “Descargas” de
Windows.
2. Guardar como. En el ubicación que elijamos.
3. Guardar y abrir. En la carpeta “Descargas” de
Windows y abre automáticamente el
documento.
Cancelar la visualización de documentos.

2) Google Chrome
Descarga directamente el documento en la carpeta del sistema operativo que tengamos
configurado en el Navegador, una vez realizada la descarga nos da las opciones que muestra el
gráfico siguiente:

Muestra el documento con el plugin de Acrobat Reader

Abrir
para Chrome.

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 Es una opción propia de este navegador para indicarle
que, seleccionemos la opción que seleccionemos,
siempre nos abra el documento con el Acrobat Reader.
Si seleccionamos esta opción la primera vez que
Abrir siempre con Acrobat Reader intentemos acceder al documento, se quedará como
opción por defecto y, a partir de ese momento, cuando
volvamos a pulsar sobre el icono siempre nos abrirá
el documento directamente en el Acrobat Reader, sin
descargarse previamente el recibo.

Si no tenemos activado la opción anterior, nos mostrará

el documento en el visor que el sistema tenga
Abrir con el visor del sistema configurado por defecto. En las maquetas diseñadas
para los ordenadores de Madrid Digital es siembre
Acrobat Reader.

Si no tenemos activado la opción anterior, nos permitirá

Mostrar en carpeta ir directamente a la carpeta donde se ha descargado
previamente el documento.

3) Mozilla Firefox
La primera vez que intentamos visualizar un documento nos aparece esta pantalla:

Además de darnos información acerca del documento que vamos a tratar, este navegador nos da
las opciones que pasamos a describir:

Nos permite elegir entre los diferentes visualizadores que

tengamos instalados en el sistema. Por defecto aparece el
Abrir con
visualizador del que es nativo el documento que queremos
visualizar, en nuestro caso Adobe Reader.

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 Descarga el archivo directamente en la carpeta
Guardar archivo “Descargas” del Sistema Operativo. Deberemos ir a esa
carpeta para poder abrir el documento.

Seleccionando esta opción, el resto de veces que

deseemos visualizar un documento el navegador
Hacer esto automáticamente…
recordará cuál de las anteriores opciones hemos
seleccionado y ya no volverá a mostrar esta pantalla.

Una vez que hayamos seleccionado las opciones correspondientes, dependiendo del navegador desde
el que accedamos, el Recibo de Nómina se visualizará de la siguiente forma:

Gráfico 07
Desde esta pantalla podemos visualizar el documento, guardarlo en local o imprimirlo.

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5 VISUALIZACIÓN DEL CERTIFICADO DE RETENCIONES DE IRPF
En este apartado vamos a explicar la forma de consultar el Certificado de Retenciones de IRPF, así como
la manera de usar los filtros y descargar el documento PDF a nuestro entorno local.
Una vez estemos identificados dentro del sistema, debemos seleccionar la opción “Certificado de
Retenciones de IRPF” del menú vertical de la Izquierda para que nos aparezca la pantalla que muestra el
siguiente gráfico:

2
3

Descripción de la pantalla
1. Nos indica en todo momento en la opción que nos encontramos.
2. Formulario de filtrado para búsqueda de Certificados de Retenciones.
3. Listado de Certificados de Retenciones.

Gráfico 10

Cuando un usuario entra en la aplicación y accede a consultar sus Certificados de Retenciones de IRPF,
por defecto le aparecerá el último Certificado de Retenciones publicado en el sistema.
A continuación pasamos a describir los elementos que tenemos en esta pantalla y su funcionalidad:

Mediante este combo de valores los usuarios pueden buscar Certificados de

Retenciones de años anteriores. En la aplicación solo estarán cargados los
recibos de nómina y los certificados de retenciones del año 2017 en adelante.
Campo de solo lectura. Indica el N.I.F. del usuario cuyo/s certificado/s de
retenciones se están mostrando en el listado.
Acción que inicia la búsqueda de Certificados de Retenciones en base a los
valores introducidos en los campos de filtrado explicados anteriormente.

Acción que vacía los campos de filtros.

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Los certificados que aparecen en el listado solo puede visualizarse individualmente pulsando sobre el
icono que aparece en la columna “Ver” de la columna de la derecha. Dependiendo del navegador
Web desde el que se esté accediendo al sistema, este icono funcionará de una forma o de otra.
Pasamos a describirlas todas:
4) Internet Explorer
Muestra el siguiente mensaje a pie de página:

El mensaje tiene varias opciones:

Abre directamente el documento en pantalla, como

mostraremos más adelante.

Nos da tres opciones:

4. Guardar. En la carpeta “Descargas” de
Windows.
5. Guardar como. En el ubicación que elijamos.
6. Guardar y abrir. En la carpeta “Descargas” de
Windows y abre automáticamente el
documento.
Cancelar la visualización de documentos.

5) Google Chrome
Descarga directamente el documento en la carpeta del sistema operativo que tengamos
configurado en el Navegador, una vez realizada la descarga nos da las opciones que muestra el
gráfico siguiente:

Muestra el documento con el plugin de Acrobat Reader

Abrir
para Chrome.

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 Es una opción propia de este navegador para indicarle
que, seleccionemos la opción que seleccionemos,
siempre nos abra el documento con el Acrobat Reader.
Si seleccionamos esta opción la primera vez que
Abrir siempre con Acrobat Reader intentemos acceder al documento, se quedará como
opción por defecto y, a partir de ese momento, cuando
volvamos a pulsar sobre el icono siempre nos abrirá
el documento directamente en el Acrobat Reader, sin
descargarse previamente el certificado.

Si no tenemos activado la opción anterior, nos mostrará

el documento en el visor que el sistema tenga
Abrir con el visor del sistema configurado por defecto. En las maquetas diseñadas
para los ordenadores de Madrid Digital es siembre
Acrobat Reader.

Si no tenemos activado la opción anterior, nos permitirá

Mostrar en carpeta ir directamente a la carpeta donde se ha descargado
previamente el documento.

Una vez que hayamos seleccionado las opciones correspondientes, dependiendo del navegador desde
el que accedamos, el Certificado de Retenciones de IRPF se visualizará como muestra el Gráfico 11:

Gráfico 11

Desde esta pantalla podemos visualizar el documento, guardarlo en local o imprimirlo.

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6 ALTA/MODIFICACIÓN DE DATOS COMUNICACIÓN
Como pudimos ver en el apartado 3 ACCESO A LA APLICACIÓN – Gráfico 03, los usuarios disponen
de dos campos adicionales al DNI y al Código Seguro de Activación, Teléfono móvil y Correo
electrónico, destinados a la recepción de avisos relacionados con el Autoservicio del Empleado.
Estos campos no son obligatorios, los usuarios podrán introducir o no valores en los campos durante el
proceso de validación del Código Seguro de Activación.
Ya sabemos que, una vez superada la validación del Código Seguro de Activación la primera vez que
accedemos a la aplicación, esta pantalla ya no volverá a aparecernos más. Entonces, ¿Cómo podemos
añadir esta información? ¿Cómo podemos modificarla en el caso de que haya cambiado alguno de estos
datos?
Para responder a estas dos preguntas es para lo que tenemos la pantalla que se muestra cuando
pulsamos sobre la opción “Datos comunicación” del menú vertical y que podemos ver a continuación:

Gráfico 12

IMPORTANTE: La pantalla vacía que se muestra en el Gráfico 12 representa a un usuario que aún no
ha registrado información en el sistema, es decir, un alta de información. En el caso de que ya existiese
esta información en el sistema para este usuario (Bien por esta pantalla o por la pantalla de validación
del CSA), al acceder a esta pantalla nos aparecería la información registrada para poder consultarla,
modificarla o borrarla.

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7 SALIDA DE LA APLICACIÓN
En todas las pantallas de la aplicación de Autoservicio del Empleado disponemos de una cabecera como
la que mostramos a continuación:

Gráfico 13
Dentro de esta cabecera podemos observar, en la parte de la derecha, un recuadro de información del
usuario, así como algunos enlaces y acciones que pasamos a describir a continuación:

Usuario logado en la aplicación. Se le identifica mediante el login con el que

se ha validado en el sistema.

Fecha actual del sistema.

Información de la última vez que este usuario accedió a la aplicación. No se

trata de la sesión anterior, si no de la anterior.

Enlace que muestra al usuario las normas de seguridad de la aplicación.

Podemos verlas en el Gráfico 14.

Botón de desconexión. Al pulsarlo el usuario saldrá de la aplicación

llevándole a la pantalla que muestra el Grafico 15.

Gráfico 14

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 Gráfico 15
Esta pantalla final es estándar de todas las aplicaciones de la Comunidad de Madrid. Debemos seguir
sus indicaciones para finalizar completamente la sesión de usuario.

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8 ANEXOS
Anexo A: Pantallas de Gestión de Usuarios
8.1.1 Identificación.
· Pantalla principal:

· Pantalla de identificación:

En esta pantalla el empleado deberá informar el usuario y la clave que recibirá por carta en su
domicilio.

· Usuario sin clave de desbloqueo:

Si es la primera vez que entra en gestión de usuarios deberá formular una clave de desbloqueo.

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Esta clave sirve para desbloquear el usuario/contraseña en caso de que, tal y como se ha comentado en
el punto 3 ACCESO A LA APLICACIÓN, se han realizado tres intentos reiterados de accesos fallidos.
Deberá pulsar el enlace etiquetado como “aquí” apareciendo una nueva pantalla donde se formulará una
pregunta de recuerdo de dicha clave:

En esta pantalla deberá informar una pregunta que solo conozca el usuario, por ejemplo “Marca de mi
primer automóvil”
Una vez informada se pulsará el botón “enviar” donde se escribirá la respuesta:

Se deberá informar la respuesta a la pregunta indicada dos veces. En nuestro ejemplo “Seat”

Identificación correcta:
Una vez realizados estos pasos, si la identificación del usuario se ha realizado correctamente, ya se
podrá proceder a modificar la contraseña:

Con la opción de Cambio de contraseña se pasará a la pantalla de cambio.

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8.1.2 Cambio de Contraseña.

Informar la antigua contraseña y la nueva, siguiendo las instrucciones de la pantalla.

AVISO: Las contraseñas caducadas o bloqueadas no se pueden reutilizar. Para volver a tener acceso
a la aplicación es necesario que la contraseña se cambie por una NUEVA.

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