Sistema: Conjunto de elementos que interactúan
con un objetivo común. integrado por objetos o
unidades agrupadas de tal manera que, constituya
un todo lógico y funcional, que es mayor que la
suma de esas unidades. La empresa como sistema
puede lograr mayores logros como un todo que los
que podría realizar cada una de sus partes
individuales. Una sola función no es capaz de
producir algo por sí misma. Cuando las diversas
partes de un sistema trabajan en conjunto, se
obtiene un efecto sinergético en el cual el producto
del sistema es mayor que la suma de las
contribuciones individuales de sus partes. Sistemas
cuyos elementos y objetivos son muy distintos, pero
tienen el mismo tipo de interacción, este tipo de
sistema se dice que son estructuralmente
semejantes. Las conclusiones que se obtienen al
estudiar uno de estos sistemas, se pueden aplicar a
otro.
El Enfoque de Sistemas: Es un esquema
metodológico que sirve como guía para la solución
de problemas, en especial hacia aquellos que
surgen en la dirección o administración de un
sistema, al existir una discrepancia entre lo que se
tiene y lo que se desea, su problemática, sus
componentes y su solución. El enfoque de sistemas
son las actividades que determinan un objetivo
general y la justificación de cada uno de los
subsistemas. La Necesidad del Enfoque de Sistemas:
Consiste en señalar que en la actualidad se
enfrentan múltiples problemas en la dirección de
sistemas cada vez más complejos. Esta complejidad
se debe a que los elementos o partes del sistema
bajo estudio están íntimamente relacionados ya
que el sistema mismo interactúa en el medio
ambiente y con otros sistemas. El proceso de
transformación de un insumo (problemática) en un
producto (acciones planificadas) requiere de la
creación de una metodología organizada en tres
grandes subsistemas:
 Formulación del problema
 Identificación y diseño de soluciones
 Control de resultados
Proceso de Solución de Problemas utilizando el
Enfoque de Sistemas
Subsistema Formulación del Problema: Tiene como
función el identificar los problemas presentes y los
previsibles para el futuro, además de explicar la
razón de su existencia se divide de la siguiente
manera:
 Planteamiento de la problemática.
 Investigación de lo real.
 Formulación de lo deseado.
 Evaluación y diagnóstico.
Subsistema Identificación y Diseño de Soluciones: Su
propósito es plantear y juzgar las posibles formas de
intervención, así como la elaboración de los
programas, presupuestos y diseños requeridos para
pasar a la fase de ejecución, este punto está dividido
en:
 Generación y evaluación de alternativas.
 Formulación de bases estratégicas.
 Desarrollo de la solución.
Subsistema Control de Resultados:
replanteamientos al detectar errores, cambios en el
medio ambiente, variaciones en la estructura de
valores, etc. está dividido de la siguiente manera:
Planeación del control. Y Evaluación de resultados y
adaptación
El enfoque de Diagnóstico
Pueden darse situaciones que obliguen a tomar
decisiones en cuanto a las personas como son un
descenso en el volumen de ventas o una crisis
económica. Todo ello obliga a la empresa
a combinar diversos factores que constituyen el
Enfoque de Diagnóstico. Corresponde a la
Dirección de la organización analizar estas
categorías para establecer los objetivos de la
DRRHH.
Los factores contemplados en el enfoque de
diagnóstico son:
El entorno
Recoge todos aquellos factores externos que
pueden afectar directa o indirectamente a la
gestión de recursos humanos. Algunos son
económicos y resultan de difícil predicción. El
cambio tecnológico es uno de los factores que más
influencia tiene en la planificación de RRHH, las
empresas necesitan personas que sean capaces de
reciclarse. Los cambios sociales, políticos, legales o
financieros también influyen pero son de una
predicción más sencilla, aunque no está claro el
sentido de la influencia que pueden tener sobre las
necesidades del personal. La necesidad de que las
empresas sigan un comportamiento ético hará que,
a la hora de contratar directivos, se intente
averiguar el grado de compromiso ético que tienen.
La internacionalización de la economía puede tener
también sus repercusiones en el personal desde
formas muy variadas, como los precios de las
materias primas, las variaciones en el tipo de
cambio, etc.
La organización
A corto plazo, se podrá efectuar un recorte o
incremento presupuestario de la plantilla. El efecto
a largo plazo dependerá del establecimiento de
nuevos o diferentes productos, y de la ampliación
o reducción de mercados. Los cambios de gestión
organizativa implican cambios en la naturaleza
del trabajo, lo cual hará cambiar también el sistema
de DRRHH.
El personal
La información acerca de los empleados es básica
para el funcionamiento del Departamento
de RRHH. Así ocurre con sus experiencias,
habilidades, capacidades, formación, necesidades
y motivaciones. También pueden variar las
condiciones y el número de trabajadores por
jubilaciones, fallecimientos, vacaciones, despidos,
maternidades, etc.
A la vista de todos estos factores, se hace evidente
la necesidad de predecir las contingencias que en
relación con el personal pueda plantearse. La
experiencia aporta, en muchas
ocasiones, información valiosa, pero, en otras,
puede resultar insuficiente.
Puede hacerse necesario introducir técnicas
estadísticas como la extrapolación (donde
se prolongan en el tiempo las tendencias del
pasado), y la indexación (que hace coincidir la tasa
de crecimiento o disminución del empleo con un
índice concreto). Estos métodos son de
aplicación sencilla y útiles a corto plazo. A largo
plazo es preciso recurrir a técnicas estadísticas más
complejas.
En otras ocasiones es preciso realizar presupuestos
y planes más elaborados o programas informáticos
que permiten simular y resolver situaciones
hipotéticas o previstas. El grado de complejidad
mostrará cuál es la técnica más adecuada en cada
caso.
Últimamente es bastante frecuente la contratación
de determinados servicios fuera de la empresa, en
lugar de realizarlos dentro de la organización. Es el
conocido outsourcing, que está mostrando un alto
valor estratégico en su aplicación en procesos
críticos del negocio: administración, logística,
servicio al cliente, gestión de la tecnología,
implantación del sistema de información, etc.