SESIÓN 08

REUNIÓN: JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS

TEMA DE ESTUDIO: ORGANIZACIÓN DE REUNION URGENTE

1. PLAN REGIONAL DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES EN

LA REGIÓN AREQUIPA 2019
1.1. RESUMEN
La presente reunión de emergencia corresponde a la etapa de planeamiento en Gestión
de Riesgo, que se considera como un proceso técnico permanente y continuo aplicado a
Defensa Civil (Indeci), en base a la estimación de los riesgos existentes en las respectivas
áreas de competencia (nacional, sectorial, regional, institucional y local), con la finalidad
de determinar las medidas a aplicar y los recursos a utilizar para reducir o eliminar los
efectos de los desastres naturales o inducidos por el hombre, incorporando todos los
aspectos que pueden presentarse para la prevención y atención de una emergencia y
adecuada gestión de riesgos.

1.2. INTRODUCCIÓN
Una reunión está destinada a tomar decisiones y/o resolver problemas. A este tipo de
reuniones, nos vamos a referir de manera particular a lo largo de este apartado, dedicado
especialmente a la Organización de una Reunión de Trabajo.

1.3. IMPORTANCIA DE LA REUNION DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo son importantes ya que conectan al trabajador con la dirección
de la empresa, estableciendo una comunicación de reciprocidad entre ambos. Con todo
ello, las posibilidades de mejora de la actividad, así como de los beneficios para el
trabajador aumentan.

1.4. OBJETIVO GENERAL

Optimizar en términos de rendimiento y resultado.

1.5. OBEJTIVOS ESPECIFICOS

 Valorar la importancia que una reunión de trabajo bien preparada implica para la
Organización como un todo.
 Manejar la forma como se estructura y prepara una eficiente reunión de trabajo.
 Identificar el rol de los distintos actores que participan en una reunión de trabajo.

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 1.6. PLANIFICACION DE LA REUNION
Corresponde a las fases de la reunión:

1. Antes de la reunión
2. Durante la reunión
3. Después de la reunión

Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación

de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:

1.6.1. ANTES DE LA REUNIÓN

Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante
la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:

 Conocer el tema de la reunión (Planeamiento en Gestión del

Riesgo).
 Nombra comités para asignar tareas específicas.
 Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la
reunión.
 Definir la fecha exacta de realización.
 Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por
cartas, Tarjetas, Memorando, convocatorias telefónicamente con
24 horas de anticipación como mínimo.
 Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y
objetivos de la reunión de trabajo.
 Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en
cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas,
etc.
 Disponer de recursos necesarios: Papelógrafo, papel, televisor,
marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
 Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de
sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
 Determinar la duración de la reunión de 90 a 120 min.

Antes de realizar la reunión deben observarse los siguientes aspectos:

 Preparar toda la documentación de trabajo para la reunión.

 Establecer con el expositor el orden del día.
 Designar a la persona (secretaria de actas), que va levantar el acta.

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  La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio
de la reunión.
 Acondicionar la sala, la iluminación debe ser óptima.
 Citación de los participantes y realizar convocatoria de la reunión
con 24 horas de antelación.
 Los baños deben de estar impecables.
 El lugar y el personal para distribución de refrigerios deben estar
previamente definidos.
 Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y
colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no
obstaculicen el recorrido del público.

1.6.2. DURANTE LA REUNIÓN

El responsable de la reunión (la secretaria), debe tener en cuenta y
controlar una serie de aspectos:

1.6.2.1. AL COMIENZO DE LA REUNIÓN

Los aspectos que facilitan el correcto comienzo de la reunión son:

 Puntualidad: Se debe comenzar a la hora establecida, y no

habrá retrasos.
 Clima: Desde el principio romper el hielo y crear un clima
positivo. El ambiente del resto de la reunión depende en
gran medida del clima que se haya conseguido crear en los
primeros momentos.
 Acogida: Hacer referencias personales a la hora de dar la
bienvenida a los participantes, conseguir un estado de
predisposición adecuado desde el comienzo, saludando de
forma individual antes del comienzo formal de la reunión de
trabajo.
 Presentaciones: Presentar siempre a un asistente no
habitual a la reunión, para no crear barreras por
desconocimiento.
 Comportamiento Verbal: Preparar las primeras frases no
fiarse de la improvisación.
 Comportamiento no Verbal: Comenzar con un tono de voz
adecuado, mirar a los asistentes y evitar el estatismo.

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 1.6.2.2. DESARROLLO DE LA REUNION
 No deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se
pasará el mensaje.
 La secretaria de la reunión lee el orden del día y el acta anterior y
se tomará nota para elaborar la nueva acta que registre fielmente
la orden de la reunión.
 Asistir al presidente, corrigiendo inexactitudes en los datos que se
manejen: proveyendo información suplementaria; supervisando el
cumplimiento del horario previsto.
 Fuera de estas tareas es importante señalar que el secretario no
debe participar en la reunión exponiendo o discutiendo.
 Ocuparse del buen funcionamiento de la reunión en general
supervisando que todo esté en correcto orden.

1.6.3. FINALIZACION DE LA REUNIÓN

Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya
utilizado.

 Recopilación de feed-back del grupo, opinión de los participantes,

propuestas de mejora
 Realizar un resumen de los resultados y acuerdos de la reunión y
remitirlo a los asistentes y, en su caso, a los superiores interesados,
en un plazo corto (24 horas).
 La secretaria de actas deberá:
 Estudiar detenidamente el acta anterior.
 Aclarar inquietudes con quien haya presidido la reunión.
 Elaborar a una lista por separado de acciones que deben
seguirse.
 Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas
de la reunión.
 Enviar el borrador por separado a la persona encargada de
su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con
el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es
necesario.
 Levantar el Acta.

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  Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

1.6.3.1. MODELO DE ACTA

“Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional"

ACTA DE REUNION URGENTE DEL PLAN REGIONAL DE PREVENCIÓN Y

ATENCIÓN DE DESASTRES EN LA REGIÓN AREQUIPA 2019

En la Oficina Regional De Defensa Civil Y Defensa Nacional del Gobierno Regional y

departamento de Arequipa a los días 18 del mes de febrero del año dos mil diecinueve a
las 8:00 horas, estando presentes el Gobernador Regional Elmer Cáceres Llica, la Lic.
Nancy Quiroz Begazo Jefa de la Oficina Regional De Defensa Civil Y Defensa Nacional,
los integrantes del grupo de trabajo de Defensa Civil y Defensa Nacional, los Alcaldes
Distritales de la Región Arequipa y la Coordinadora de Enlace Regional de Arequipa, se
da inicio a la reunión de urgencia de asistencia Técnica sobre Gestión del Riesgo de
Desastres.

OBJETIVOS DE LA REUNIÓN

1. Socializar con todos los Alcaldes Distritales sobre Prevención y Atención de

Desastres en la Región Arequipa 2019 en las últimas actuaciones frente a las
medidas de prevención, atención y mitigación de los efectos que generan las
lluvias durante esta época.
2. Mantener activo y alerta a todos los Alcaldes Distritales con cada uno de sus
grupos de trabajo en caso de emergencia.
3. Fortalecer las actuaciones de los Distritos en Gestión de Riesgo de Desastres
sobre PLAN MUNICIPAL DE GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES.
(PMGRD) a través de la retroalimentación del mismo por parte de todos sus
integrantes.

AGENDA PROPUESTA

1. Palabras del Presidente y Secretario Técnico del grupo de trabajo de Defensa Civil
y Defensa Nacional
2. Exposición de Gestión del Riesgo de Desastres: Componentes y procesos de la
Gestión del Riesgo de Desastres, Rol de los Gobiernos locales en Gestión
Prospectiva y Correctiva del Riesgo de Desastres y Plan de Desarrollo
Concertado.

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 3. Exposición del Seguimiento y Monitoreo del Programa Anual de Actividades del
grupo de trabajo a cargo del Secretario Técnico de Defensa Civil y Defensa
Nacional del Gobierno Regional
4. Informe de la Secretaría de Gobierno y la Dirección Gestión de Riesgo sobre
el monitoreo permanente de condiciones climáticas del Centro de
Operaciones de Emergencia Regional (COER)
5. Informe sobre los diferentes Planes de Contingencia frente a las fuertes lluvias
presentadas recientemente.
6. Reflexiones, acuerdos y compromisos a cargo de los participantes

A continuación se propone y convoca a la firma de la presente Acta.

INFORMES:

 La Gerente Regional de Defensa Civil Y Defensa Nacional Lic. Nancy Quiroz

Begazo informa sobre el monitoreo permanente y reportes diarios por parte del
Centro de Monitoreo Hidrológico (SENAMHI) y del Clima
 Las autoridades del Centro de Operaciones de Emergencia Regional (COER)
informaron la cifra oficial de muertos y damnificados que dejaron las lluvias en
Arequipa. Hasta el momento los huaicos y deslizamientos han dejado 12
fallecidos, 53 heridos, 213 familias damnificadas y 8 mil 244 familias afectadas en
la región. La estadística también consideró los daños sufridos en los diferentes
sectores. En Transportes se ha informado de 4 puentes destruidos y 38 afectados,
además de 12 kilómetros de vías dañadas. Agricultura calculó que 11 hectáreas
de cultivo han desaparecido, 90 bocatomas resultaron afectadas y 40 kilómetros
de canales de riego resultaron con daños. Para cerrar la cifra, Educación reportó
36 colegios afectados por las lluvias, mientras que Salud informó de 13
establecimientos dañados.
 La Dirección Regional de Defensa Civil Y Defensa Nacional solicita a todos los
asistentes presente su protocolo de actuación para esta emergencia incluyendo
formatos, herramientas, procesos y procedimientos de acuerdo a las funciones
propias de cada Distrito, como medida de mitigación y recuperación de las zonas
afectadas y solicita la activación de inmediato de:
1. Los Planes de Contingencia frente a los desastres naturales ocurridos.
2. Plan de Continuidad Operativa (PCO).
3. Plan de Operaciones de Emergencia ante sismo de gran magnitud.
4. Plan de Contingencia ante Lluvias.
5. Plan de Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres.

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 6. Plan Regional Multisectorial ante Heladas 2018 (Aprobada con RER N°
414-2018-GRA/GR).
7. Plan Logístico 2018 – 2019
 Se recuerda la próxima reunión el día viernes 22 de febrero de 2019 a las 7.30
a.m. en las instalaciones de la Dirección Regional de Defensa Civil Y Defensa
Nacional.
 La Secretaría de actas del Gobierno solicita enviar memorando a todas las
dependencias recordando la disponibilidad de todo el personal en caso de
requerirse si se llega presentar emergencia.

ACUERDAN:

PRIMERO:

Mantener activos sus grupos de apoyo en emergencia de Gestión del Riesgo y

Desastres, en atención de emergencia por lluvias, por heladas y por sismos en las
diferentes Distritos.

SEGUNDO:

Gestionar apoyo técnico permanente con Irrigaciones, instalando plataformas de

Defensa Civil Regional en los diferentes Distritos de la ciudad de Arequipa.

TERCERO:

Movilización de maquinaria pesada del GRA y mantener en disponibilidad

permanente el chip de gasolina para las maquinarias, traslado inmediato a centros
hospitales de emergencia a través del puente aéreo y marítimo.

CUARTO:

Monitoreo y reuniones permanentes con el Comité Técnico Científico para la

Gestión del riesgo Volcánico de Arequipa.

QUINTO:

Creación de comisiones por Distritos para el monitoreo de impacto en la población

cercana y sus medios de vida.

SEXTO:

Disponer de Centros de modulo para la obtención voluntaria de la población en

atención al reabastecimiento de almacén para la ayuda humanitaria (frazadas,
alimentos enlatados, agua, carpas, etc.)
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 Suscrito en la Oficina Regional De Defensa Civil Y Defensa Nacional del Gobierno
Regional y departamento de Arequipa a los días 18 del mes de febrero del año
dos mil diecinueve a las 12:00 horas del día.

FIRMAN:

NUM. NOMBRES Y ENTIDAD CARGO DNI FIRMA

APELLIDOS
01 Elmer Cáceres Gobierno Regional de Gobernador
Llica Arequipa
02 Nancy Quiroz Dirección Regional de Directora
Begazo Defensa Civil Y Defensa
Nacional
03 Samuel Tarqui Municipalidad de Selva Alcalde
Mamani Alegre
04 Jaime Chávez Municipalidad de Cayma Alcalde
Flores
05 Benigno Cornejo Municipalidad de Cerro Alcalde
Valencia Colorado
06 Paul Rondón Municipalidad de José Luis Alcalde
Andrade Bustamante y Rivero
07 Percy Cornejo Municipalidad de Mariano Alcalde
Barragán Melgar
08 Luis Aguirre Municipalidad de Alcalde
Chávez Miraflores
09 Gilmar Luna Municipalidad de la Joya Alcalde
Boyer
10 Luis Gonzales Municipalidad de Polobaya Alcalde
Adrián
11 Edgar Rivera Municipalidad de Islay Alcalde
Cervera
12 Álvaro Cáceres Municipalidad de Caylloma Alcalde
Llica
13 Marcelo Valdivia Municipalidad de Camana Alcalde
Bravo

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 1.6.3.2. PUBLICACIÓN DEL DECRETO SUPREMO N°023-2019-
PCM

Mediante el Decreto Supremo N°023-2019-PCM, publicado hoy en el Diario Oficial

El Peruano, se establece que la declaratoria de emergencia comprende a los
distritos San Juan de Siguas, Tiabaya, Vitor, Mollebaya, Yura, Cerro Colorado,
San Juan de Tarucani, Pocsi, Chiguata y Santa Isabel de Sihuas, provincia de
Arequipa; los distritos Andaray, Cayarani, Yanaquihua, Chichas e Iray, provincia
de Condesuyos.

Se suman las jurisdicciones de Tipan, Orcopampa, Chachas, Viraco, Machaguay,

Andagua, Chilcaymarca, Uñom y Ayo, provincia Castilla; los distritos de Achoma,
Sibayo y Tapay, provincia de Caylloma. También los distritos de Caravelí,
Cahuacho y Huanuhuanu, provincia de Caravelí.

Asimismo, los distritos de Mariano Nicolás Valcárcel, Quilca y Ocoña; provincia de

Camaná; las jurisdicciones de Puyca, Quechualla, Toro, Pampamarca, Tauria,
Cotahuasi y Sayla, provincia de La Unión.

La norma dispone que el gobierno regional de Arequipa y los gobiernos locales

comprendidos, con la coordinación técnica y seguimiento del Instituto Nacional de
Defensa Civil (Indeci) ejecutarán las medidas y acciones destinadas a la respuesta
y rehabilitación de las zonas afectadas.

Estas acciones contarán con la participación de los Ministerios de Salud;

Educación; Agricultura y Riego; Vivienda, Construcción y Saneamiento;
Transportes y Comunicaciones; Interior; Defensa; Mujer y Poblaciones
Vulnerables; Desarrollo e Inclusión Social; Trabajo y Promoción del Empleo;
Producción; Energía y Minas; y demás instituciones públicas y privadas
involucradas.

Las intervenciones deberán tener nexo directo de causalidad entre las

intervenciones y el evento, y podrán ser modificadas de acuerdo a las necesidades
y elementos de seguridad que se vayan presentando durante su ejecución,

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sustentadas en los estudios técnicos de las entidades competentes, precisa el
dispositivo legal.

La implementación de estas acciones se financiará con cargo al presupuesto

institucional de los pliegos involucrados, de conformidad con la normatividad
vigente.

El dispositivo lleva la firma del presidente de la República, Martín Vizcarra; y está

refrendada por los titulares de los ministerios mencionados.

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