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25 Horas Gestão do Tempo e

Organização do
Trabalho
Manual de Formação

Ana Castelo Branco


REALIZADO NO ÂMBITO DO MÓDULO 9 DO CURSO DE FPIF NA ENA
Escola de Formação
Certificado de Excelência

Índice
MÓDULO 1 – GESTÃO DO TEMPO

1. Autoavaliação na Gestão do tempo 2


Tempo como recurso 2
Leis e princípios de gestão de tempo 2
Identificação de características pessoais 3
Análise de desperdiçadores de tempo 4

2. Planeamento da Gestão do tempo 5


Determinar metas e objetivos 5
Elaboração de planos detalhados, diários e semanais 6
Utilização de check-lists 7
Definição e gestão de prioridades 8

3. Técnicas de Gestão de tempo 10


Organização do dia de trabalho 10
Agrupamento de tarefas 10
Controlo das interrupções e dos telefonemas 11

4. Utilização da agenda como recurso estratégico 13

5. Otimização das novas tecnologias 13

MÓDULO 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

1. Trabalho em equipa 14
Organização e condução de reuniões 14
Produção de resultados através de reuniões 14
Delegação de tarefas à equipa de apoio 15

2. Plano de ação pessoal 16

Conclusão 18

Bibliografia 19

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MÓDULO 1 – GESTÃO DO TEMPO

1. Autoavaliação na Gestão do tempo


Iniciamos este módulo, realizando um autodiagnóstico relativamente à forma
como gerimos o nosso tempo.
Será colocado na plataforma o exercício - Questionário autodiagnóstico – “VOCÊ
E O TEMPO”, que os formandos devem realizar antes de se iniciar a ação presencial.

Tempo como recurso


O tempo, como recurso universal e imprescindível, ao contrário de outros
recursos, não pode ser emprestado, poupado ou suspenso. Dada a era da economia
global em que vivemos, todos os dias somos confrontados com diversos desafios e
pressões nos papéis que desempenhamos na vida pessoal, familiar e profissional. A
incapacidade de delegar, de dizer “não”, de recusar pedidos de ajuda e a
desorganização, colocam-se como obstáculos frequentes a uma eficaz gestão do nosso
tempo.
Para tal o desenvolvimento de competências de gestão do tempo e organização
do trabalho, tornam-se determinantes na produtividade e nossa qualidade de vida.

Leis e princípios de gestão de tempo


Existe um conjunto de princípios sobre a gestão do tempo que se devem ter em
conta no planeamento das atividades pessoais ou profissionais. Estes princípios são
incontornáveis e, como tal, merecem uma aceitação generalizada e vulgarmente são
apresentados como leis.
São elas:
 Lei dos 20/80 (Pareto), em que 20% dos nossos esforços geram 80% dos
nossos resultados (quando a atividade se realiza com o mínimo esforço).

 Lei das sequencias homogéneas de trabalho, em que todo o trabalho


interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo
contínuo.

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 Lei de Parkinson, que refere que todo o tempo investido num trabalho
varia em função do tempo disponível e não do necessário.

 Lei da contraprodutividade, que refere que para além de um certo limite,


a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa.

 Lei da alternância, em que há um tempo para tudo e um tempo para cada


coisa; não fazer mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la bem.

 Lei dos ritmos biológicos, cada ser humano é atravessado por múltiplos
ritmos biológicos (há quem trabalhe melhor de manhã outros que só de tarde).

 Lei da dimensão subjetiva do tempo, que refere que o tempo tem uma
dimensão objetiva e uma dimensão subjetivam que é função do interesse pela atividade
exercida (quando estamos tão empenhados com alguma tarefa e nem damos pelo
tempo passar).

Identificadores de características pessoais


A falta de tempo é cada vez mais sentida, existem vários motivos/causas que a
constatam, entre eles temos as características pessoais. Tem a ver com a atitude do
individuo face à indisciplina pessoal, face ao trabalho, pela dificuldade em estabelecer
prioridades, fazer uma má utilização de instrumentos de organização ou até mesmo a
falta de formação adequada.
“Sintomas” de uma má gestão do tempo, de acordo com Voltaire, “há quatro
maneiras de perder tempo: nada fazer, não fazer o que se deve, fazê-lo mal e fazê-lo
inoportunamente”, também podemos considerar como tal os horários sobrecarregados,
prazos não respeitados, referências constantes ao passado, não saber dizer não, tratar
de assuntos a um nível superficial, anular compromissos de ultima hora, tomar decisões
de forma demasiado rápida ou arrastar uma decisão, fadiga ou cansaço acumulado,
passar o tempo a lamentar-se.

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Análise de desperdiçadores de tempo


Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos são os
impedimentos a uma gestão de tempo eficaz. Assim, conseguimos dividir em três
categorias as maiores preocupações com a gestão do tempo:

 Barreiras humanas ao tempo, que envolvem diretamente a natureza humana.


 Esforçar-se demais;
 Desorganização pessoal;
 Incapacidade de dizer “não”;
 Falta de autodisciplina;
 Procrastinação, indecisão;
 Deixar tarefas inacabadas;
 Socializar.

NOTA: as barreiras humanas ao tempo são as mais difíceis de dominar, pois


derivam dos hábitos adquiridos ao longo da vida. No entanto, são as que mais dão
oportunidade de trabalhar, pois o individuo pode fazer escolhas sobre a sua forma de
organização, desde que tenha identificado as principais causas.

 Barreiras administrativas ao tempo, onde são focadas certas competências


administrativas que, quando negligenciadas, causam perdas de tempo
significativas.
 Falta de objetivos, prioridades e planeamento;
 Delegação ineficiente;
 Pessoas não treinadas ou inadequadas;
 Falta de comunicação;
 Responsabilidade ou autoridade confusa;
 Falta de padrões, controlo e relatórios dos progressos;
 Não saber escutar.

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 Barreiras ambientais ao tempo, incidindo sobre preocupações de tempo que têm
origem na envolvente.
 Interrupções pelo telefone;
 Visitantes ocasionais;
 Encontros;
 Informação atrasada ou incompleta;
 Papelada, formalidades, leitura;
 Falta ou excesso de pessoal;
 Barulho, distrações pessoais.

2. Planeamento da gestão do tempo


 O que significa a gestão de tempo?
O termo tempo significa, geralmente, a duração sucessiva de qualquer fenómeno
ou de movimento real das coisas, a propriedade que as coisas têm de coexistirem ou de
se sucederem.
O termo gestão significa a ação ou forma de gerir, de administrar algo.
Aponta-se os mercadores da Idade Média como os criadores da noção do tempo
como dinheiro. A vida humana era muito mais curta do que nos nossos dias. Logo o
tempo tinha de ser maximizado.
Assim, torna-se essencial para a gestão do tempo:
A. Estabelecer objetivos e prioridades
B. Planear atividades e tarefas
C. Organização pessoal

Determinar metas e objetivos


A noção de objetivo é, hoje em dia, tão decisiva que todas as nossas ações são
guiadas pelas metas que fixamos a nós próprios. Cada vez mais nos é exigido que
pensemos em termos de objetivos e que orientemos as nossas condutas para a
obtenção de resultados, dentro dos prazos previamente estabelecidos.
Este exercício que nos é requerido constitui um desafio constante, obrigando-
nos permanentemente a:

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 Orientar o raciocínio e a ação para o futuro;
 Definir exatamente para onde queremos ir;
 Estabelecer prioridades.

 Como definir objetivos?


Há cinco requisitos básicos que convém não esquecer. Ao respeitar a sigla
REMAR, estamos a formular corretamente os objetivos:

Relevantes
Específicos
Mensuráveis
Alcançáveis
Registáveis

 Devemos ainda ter em conta a hierarquia dos objetivos:

Mais urgente Diários

Semanais

Mensais

Trimestrais

Anuais

Menos urgente Longo prazo

Elaboração de planos detalhados, diários e semanais


 Ao planear atividades e tarefas devemos ter sempre em conta:

Plano de trabalho - Objetivos/resultados


- Atividades
- Prioridades

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Plano de tempo - Estimativa de duração
- Horários
- Flexibilidade

 Vantagens de se fazer um plano:


 Obriga a pensar no futuro;
 Ajuda a evitar problemas;
 Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho;
 Fornece mais tempo útil;
 Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros;
 Ajuda a gerir o tempo dos outros;
 Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho;
 Ajuda a dizer “não” mais vezes;
 Ajuda a trabalhar com mais calma;
 Ajuda a fazer mais coisas.

 Como fazer um plano diário ou semanal?


 Definir objetivos;
 Estabelecer prioridades para todas as atividades;
 Ser realista quanto ao tempo;
 Dividir os trabalhos quando complexos;
 Desenhar o plano em função do tempo;
 Escolher a melhor sequência de atividades;
 Definir os locais para realizar as tarefas;
 Deixar um tempo para imprevistos;
 Transformar o ato de planear num hábito

 Ao elaborar um plano devemos ter em conta algumas regras:


 Configurar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no
plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao máximo os
momentos de pressão.

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 Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo prazo.
 Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o trabalho solitário.
 Utilizar grelhas/fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se der
jeito utilizar símbolos e cores.

Data Atividades IMP URG Duração Decisão

Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar

Exemplo de ficha/grelha de planeamento

Utilização de check-lists
Os check-lists são uma ferramenta muito usada nos dias atuais. É interessante
notar como estes se aplicam a qualquer segmento, desde um sofisticado casamento a
verificações de segurança em equipamentos e máquinas e, relacionado com este tema,
a listas de organização pessoal ou de trabalho. Transformou-se num meio de auxilio de
grande importância que nos permite escrever em lista as tarefas que temos que fazer,
seja qual for e ir riscando à medida que a concretizamos.
Trata-se de um auxiliar de memória que nos permite orientar as tarefas e saber
o que nos falta fazer de seguida ou de um dia para o outro.

Definição e gestão de prioridades


Voltando um pouco à temática dos objetivos, importa referir que após os definirmos
devemos pensar em qual a prioridade destes. Isto é, saber quais irei realizar primeiro.

 Quais são os critérios comuns para estabelecer prioridades:


 O que eu gosto antes do que não gosto;
 Aquilo em que se é mais rápido antes daquilo em que se é mais lento;
 Trabalhos fáceis antes dos difíceis;
 Tarefas rápidas antes das que requerem muito tempo;
 Atividades em que se têm recursos materiais;

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 Tarefas marcadas com outros – reuniões – antes das que não têm um horário previsto;
 Tarefas planeadas antes das não planeadas;
 Resposta às exigências dos outros antes da resposta às nossas exigências;
 Trabalhos urgentes antes dos importantes e não urgentes;
 Crises de emergência logo que surgem;
 O que é interessante antes do que é desinteressante;
 O que será concluído mais proximamente;
 Resposta com base nas consequências de fazer ou não fazer alguma coisa;
 Trabalhar nas coisas pela sua ordem de chegada;
 Trabalhar com base nas consequências para o grupo;
 Fazer coisas por hábito, sem pensar nas consequências.

Assim sendo, devemos distribuir como prioridade no nosso plano diário ou semanal em
primeiro lugar as tarefas importantes ou difíceis, em segundo lugar as tarefas rotineiras e por
fim, em terceiro lugar as tarefas triviais, sem importância.

Podemos distribui-las na seguinte matriz de prioridades:

Sendo que as tarefas importantes estão ligadas aos objetivos fundamentais e


prioritários e as tarefas urgentes não podem ser executadas mais tarde.

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3. Técnicas de gestão de tempo
Após a abordagem de temáticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades
e o planeamento de atividades e tarefas, passamos a analisar as questões de
organização mais pessoal.
Devemos ter presente as dimensões Eficiência vs. Eficácia, sendo que a primeira
remete para o fazer a tarefa de maneira certa e a segunda para fazer a tarefa certa.
Isto é, ser eficiente é fazer certo as coisas e ser eficaz é fazer as coisas certas.

Organização do dia de trabalho


A partir de várias atividades, é possível organizar melhor o nosso tempo e torna-lo
mais rentável.

 Construir um horário para organizar o dia a dia:


 Juntar itens semelhantes
 Utilizar os “tempinhos”
 Fazer do tempo de transição um tempo produtivo
 Ser fiel ao horário
 Começar cedo
 Fazer o horário em torno das atividades chave
 Avaliar os horários
 Calendarizar todas as atividades

 Minimizar as interrupções:
 Analisar as interrupções
 Ser breve
 Reorganizar-se
 Definir um prazo
 Escrever
 Deslocar-se
 Levantar-se
 Conjugar assuntos
 Aprender a comunicar melhor

Agrupamento de tarefas
É a ação de organizar através da divisão de todas as tarefas que há para fazer em dois
grupos. Num grupo colocamos as tarefas que tenho que “fazer agora” e no outro as
tarefas que “podem esperar”.

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 Um tema essencial e que nos leva ao acumular de tarefas e a Procrastinação –


a arte de adiar.
 Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas?
 Desorganização
 Desejo de evitar tarefas desagradáveis
 Medo de falhar
 Medo do sucesso e das suas implicações
 Não saber por onde começar
 Perfeccionismo
 Falta de confiança e diálogos internos negativos
 Medo da mudança
 Medo da rejeição
 A tarefa parece ser tão difícil e ocupar demasiado tempo
 Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho.

Controlo das interrupções dos telefonemas

Telefonemas, como se organizar: Telefonemas, como os fazer:


- agrupar e fazer todos de 1 vez - planeamento
- deixar mensagens completas - preparar a abertura
- atualizar diariamente o voicemail - escolher a melhor altura
- manter área de telefone arrumada - falar devagar
- fornecer informações detalhadas
- agradecer por aguardar
- deixar mensagens com significado
Procurar formas de contacto alternativas

Telefonemas, o que não fazer:


- ter longas mensagens no voicemails, ou saudações pouco profissionais
- deixar as pessoas a aguardar indefinidamente
- falar com outras pessoas
- autorizar interrupções
- teclar no computador
- ler o email
- deixar mensagens num ritmo elevado

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 E-mails:
 Ver a caixa de correio regularmente
 Ler de acordo com o assunto e o remetente
 Responder rapidamente
 Ser educado
 Gravar quando necessitar
 Ser breve
 Quando responder verificar quem receber o e-mail
 Limpar a caixa de correio regularmente
 Quando fizer forwards, mudar o assunto.

Cuidados a ter:
Não:
- escrever tido em maiúsculas ou sinais de exclamação
- ser abrupto
- dar ordens
- assumir que o e-mail é lido
- enviar mensagens confidenciais
- gravar a menos que necessite para documentação
- reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer.

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4. Utilização da agenda como recurso estratégico
 Se já aprendemos a gerir o tempo é porque:
 No inicio da semana fazemos uma lista de tarefas;
 Dividimos as tarefas maiores e mais pequenas;
 Reservamos uma hora por dia para interrupções não previstas;
 Pensamos bem antes de dizer sim e aprendemos a dizer não;
 Evitamos a procrastinação;
 Eliminamos o desperdício de tempo;
 Sabemos delegar pelo menos algumas tarefas.

A agenda é um instrumento de base de trabalho para a gestão do tempo que


deve ser utilizada de forma racional. Devemos ter em atenção, na sua escolha, ao seu
formato (grande, média ou pequena, vista diária ou vista mensal) e à sua natureza
(manual ou informatizada). Em suma, quem planeia, concretiza mais. Quem não planeia,
pode ter sucesso ocasional a curto prazo, mas a longo prazo irá eventualmente sentir-
se num caos à medida que as condições de trabalho e a competição o forem cercando
cada vez mais.

5. Otimização das novas tecnologias


Em termos de tempo, as novas tecnologias vieram dar-nos facilidade, mas
também perdê-la. As condições disponíveis tendem a facilitar o acesso, mas ao mesmo
tempo fazem-nos “perder” mais tempo com elas ao visitá-las mais vezes.
Nos dias de hoje, o tempo passa mais rápido, criamos mais metas para tudo
aquilo que queremos alcançar, estamos mais ocupados ao longo do dia e temos cada
vez mais gadgets à nossa disposição, que têm como objetivo facilitar os acessos e a
concretização dos nossos planos pessoais e profissionais e proporcionar tudo ao alcance
de um dedo em qualquer lugar. Contudo, como já foi referido neste módulo, muitas
horas de trabalho contínuo, diminuem a eficiência e a produtividade e, por vezes ter o
trabalho à distancia de um clique pode ser prejudicial para a nossa vida pessoal.

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MÓDULO 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

1. Trabalho em equipa

Acontece quando a organização do trabalho está dependente do trabalho em


equipa, sendo esta constituída por um conjunto limitado de pessoas, unidos por
objetivos e características comuns e que desenvolvem múltiplas interações entre si.

Ao pensamento individual sobrepõe-se a consciência coletiva e há influencia


recíproca entre os seus elementos. Tem como principais vantagens:

 Maior rapidez e eficácia na concretização dos objetivos;


 Enriquecimento das decisões;
 Divisão das tarefas;
 Criação de laços de amizade;
 Segurança.

Organização e condução de reuniões

A fama das reuniões é de serem uma das principais fontes de preocupação por
causa do tempo perdido. Mas, se forem bem preparadas e bem conduzidas, podem ser
a melhor, ou mesmo a única, forma de discutir com o pessoal diretivas, progressos ou
aspetos a melhorar.

A pessoa que dirige a reunião deve ser hábil a colocar questões, não se afastar
do assunto que está a ser tratado e ir fazendo um resumo daquilo que está a ser tratado
na reunião. Deve ainda rejeitar aquilo que se mostrar irrelevante e manter a ordem e a
calma.

Não se deverá permitir a expressão de emoções, batalhas interdepartamentais


ou politicas de gabinete, como forma de injetar ordens de trabalho sub-reptícias na
reunião.

Produção de resultados através de reuniões

Para que a reunião seja produtiva, os participantes deverão:

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 Estar por dentro do assunto a falar;
 Chegar à hora marcada e ir munidos dos documentos necessários;
 Estar preparados para defender os seus pontos de vista, dando-
lhes corpo;
 Ser disciplinados e pacientes;
 Ser sinceros ao aceitar a decisão tomada, submetendo-se ao
controlo do presidente e, ainda, desempenhando a tarefa que lhes foi atribuída
dentro do prazo previsto;

Delegação de tarefas à equipa de apoio

Numa organização, para se atingirem os objetivos, há que estruturar e planificar


ideias. Quem o faz? O gerente.

Contudo, estes gerentes têm tantas coisas para fazer que não têm tempo para
resolver problemas pontuais. É neste contexto que surge o delegar dos dias de hoje.

O ter de delegar poderes é uma realidade nos nossos dias, devido à


competitividade, ou seja, todas as organizações nascem como um pequeno projeto, que
ao longo do tempo começa a ter dimensões maiores, levando à necessidade de o
gerente, que até então controlava tudo, ter de delegar tarefas, pois já não o consegue
fazer sozinho.

Vantagens da delegação:

 Crescimento da organização;
 Dedicação dos dirigentes às atividades do seu nível;
 Tornar a organização mais eficaz;
 Motivar e desenvolver chefias e trabalhadores.

Como delegar?

 Selecionar a tarefa a delegar;


 Precisar o que vai delegar e dispor de tempo;
 Selecionar a pessoa certa;

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 Dar autoridade e responsabilidade.

Delegar não é o mesmo que transferir tarefas ou planos de trabalho para outras
pessoas. É permitir que outros façam aquilo que normalmente somos nós a fazer.
Pressupõe prescindirmos de parte da nossa autoridade para reforçar a ação. Dá
liberdade de atuação às outras pessoas, sendo nós a manter o controlo.

2. Plano de ação pessoal

Ao gerir o meu tempo e organizar-me pessoalmente, devo também ter em conta


a organização do meu trabalho e as diferentes fases que o constituem. Assim, devo ter
em conta os seguintes passos:

A. O que faço na minha atividade profissional?


 Clarificar todo o tipo de atividades que me competem;
 Tomar consciência das tarefas de gestão e de execução
com que ocupo o meu tempo.
B. Para que serve esta tarefa?
Qual a sua finalidade?
 Eliminar as tarefas ou procedimentos desnecessários.
C. Quem deve fazer?
Quem a poderá/deverá fazer?
 Delegar;
 Redefinir funções e responsabilidades.
D. Como deverá ser realizada?
Quais as informações ou os meios de que necessito para realizar a tarefa?
 Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de
informação;
 Afetar apenas os meios e as informações necessárias
suficientes.
E. Qual o prazo ou data estipulada?
Quando deverá estar concluída?

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Quanto tempo é necessário para a realizar?
Quando a deverei realizar? Qual a melhor altura?
 Clarificar prazos para si mesmo e com as outras pessoas;
 Estabelecer prazos realistas, de acordo com o tempo
necessário para realizar a tarefa com qualidade.

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Conclusão

Seis fatores para uma melhor gestão do tempo:

1. Definir claramente os objetivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar,


de forma a adequar o tempo à atividade a realizar.

2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos,
de modo a libertar memória para outros assuntos da vida.

3. Controlar as interrupções e minimizá-las (se trabalha num gabinete, feche a


porta e “isole-se”. Se desenvolve atividade em espaço aberto, a solução poderá
passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas,
peça para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer
“não” com amabilidade).

4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe menos
com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências
dos seus colaboradores.

5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e


o importante.

6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.

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Bibliografia

 Rego, A. (2010). Comunicação Pessoal e Organizacional. Teoria e Prática (2ª Ed).


Lisboa: Edições Silabo.

 Bird, P. (2004). Gestão do Tempo. Actual Editora

 Haynes, M. (2004). Gestão do Tempo. Edições Monitor

 Almeida, M. (2008). Administração do Tempo – Como organizar e Ganhar


Produtividade na Vida e no Trabalho. Audiolivro Editora.

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