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2014

Manual Pedagógico

Área 341 – Comércio

UFCD 0360 – Documentação Comercial

50 Horas

Data: 15/09/2014

Formador: Luísa Mouro

Duração: 50 Horas

Local: Rua Brito Camacho nº15 – Viana do Alentejo

Cofinanciado pelo Fundo Social Europeu e Estado Português


Benefícios e condições de utilização do Manual

Com a utilização deste manual, a Sulforma procura aperfeiçoar os seus


mecanismos de aprendizagem facilitando aos formandos o acesso aos conteúdos
do módulo.

O manual contem informações essências para o desenvolvimento de


competências na área das vendas – Nomeadamente da documentação comercial,
fornece ainda orientações sobre procedimentos e diretrizes práticas sobre está
matéria.

O manual deve ser utilizado no âmbito da ação 0360 – Documentação Comercial,


que decorre em Viana do Alentejo de 15/09/2014 a 06/10/2014.
O acesso ao manual é estritamente dirigido aos formandos da ação e
colaboradores da Sulforma.

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Índice

Benefícios e condições de utilização do Manual .................................................................2


Introdução ..................................................................................................................................4
Âmbito do manual ...................................................................................................... 4
Objetivos ..................................................................................................................... 4
Conteúdos programáticos ........................................................................................ 4
Carga horária .............................................................................................................. 4
1.Noção de documento ...........................................................................................................5
2.Partes constitutivas de um documento..............................................................................7
3.Nota de encomenda, requisição, nota de venda, etc. ...................................................10
4.Guia de remessa .................................................................................................................12
5.Fatura ....................................................................................................................................14
6.Documentos retificativos ....................................................................................................16
7.Recibo ...................................................................................................................................20
8.Cheque .................................................................................................................................22
9.Letra ......................................................................................................................................35
10.Livrança ..............................................................................................................................41
11.Proposta de desconto ......................................................................................................44
12.Proposta de cobrança ......................................................................................................47
13.Circuito da correspondência ...........................................................................................48
13.1.Recepção ......................................................................................................... 48
13.2.Abertura / registo............................................................................................. 49
13.3.Distribuição ...................................................................................................... 49
13.4.Expedição......................................................................................................... 50
Conclusão ................................................................................................................................51
Bibliografia ...............................................................................................................................52

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Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de


curta duração nº 0360 – Documentação comercial, de acordo com o Catálogo Nacional
de Qualificações.

Objetivos

 Preencher os documentos de acordo com as diferentes fases da atividade


comercial, identificando as normas elementares do circuito da correspondência
numa empresa.

Conteúdos programáticos

 Noção de documento
 Partes constitutivas de um documento
 Nota de encomenda, requisição, nota de venda, etc.
 Guia de remessa
 Fatura
 Documentos retificativos
 Recibo
 Cheque
 Letra
 Livrança
 Proposta de desconto
 Proposta de cobrança
 Circuito da correspondência
o Receção
o Abertura / registo
o Distribuição
o Expedição

Carga horária

 50 horas
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1.Noção de documento

Nos termos da definição legal, documento é Qualquer objeto elaborado por uma pessoa
com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto.

Trata-se de uma noção muito ampla nos termos da qual qualquer objeto (uma fotografia,
um filme, uma gravação de áudio, etc.) desde que tendo o fim de reproduzir algo (uma
pessoa, uma coisa ou, em termos mais genéricos, um facto), constitui um documento.

De entre estes são os documentos escritos os que apresentam maior importância já que
é neles que se baseia a maior parte das operações comerciais.

No decurso do seu “comércio”, a empresa relaciona-se com fornecedores e com


clientes, tornando-se titular de direitos e ficando vinculada a obrigações perante ambos,
e a forma adequada de concretizar esse relacionamento é a celebração de contratos.

A atividade comercial das empresas desenvolve-se, na grande maioria dos casos,


através da celebração de contratos. Os contratos, em geral, não têm de ser celebrados
por forma escrita; simplesmente, a forma escrita é a que mais facilita a prova do
conteúdo exato do contrato, pelo que podem existir vantagens na feitura do contrato por
escrito.

Além disso, existem inúmeras situações nas quais a elaboração de documentos escritos
é obrigatória.

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Por isso, a elaboração e preenchimento de documentos escritos constitui uma
necessidade genérica no desenvolvimento da atividade empresarial.

Os documentos escritos podem ser autênticos, particulares ou autenticados:


 São autênticos os documentos elaborados, com as formalidades legais, dentro
do círculo de atividade que lhe é atribuído, pelos notários.
 São particulares todos os documentos que não forem autênticos, ou seja, todos
aqueles que hajam sido elaborados pelas próprias partes e não pelo notário.
 São documentos autenticados, os documentos particulares confirmados pelas
partes perante o notário, nos termos prescritos nas leis notariais.

Como seria de esperar, em matéria de prova, são os documentos autênticos os que


oferecem maior segurança.

Na verdade, os documentos autênticos fazem prova plena dos factos que referem e só
podem ser postos em causa se se demonstrar que o documento é falso.

Quanto aos documentos particulares, o seu valor probatório será maior ou menor
consoante a letra e as assinaturas que nele constam tenham sido ou não reconhecidas
perante o notário.

Finalmente, no que respeita aos documentos autenticados, estes têm força de prova
igual à dos documentos autênticos mas, aspeto muito importante, não substituem os
documentos autênticos quando estes forem legalmente exigidos.

Dos documentos originais podem fazer-se cópias, as quais podem ser classificadas em
graus ou em atenção à sua estrutura material.

As cópias dos documentos particulares têm, em geral, o mesmo valor atribuído aos
originais. Diferentemente, no que respeita às cópias dos documentos autênticos, é
necessário distinguir as certidões e as públicas-formas.

As certidões são cópias extraídas pelos notários de documentos que se encontram


arquivados no respectivo cartório.

As públicas-formas são cópias de documentos que não se encontram arquivados no


cartório e que são apresentados ao notário a fim de deles se extraírem cópias autênticas.

Alguma da documentação usada no tráfego comercial é documentação normalizada: as


características e as condições de elaboração e preenchimento dos documentos
encontram-se pré-determinadas.

Todos os documentos processados por mecanismos de saída de computador devem


conter a expressão «Processado por computador».

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Alguns documentos podem servir como títulos executivos. O título executivo é um
documento ao qual a lei atribui a característica da exequibilidade.

O título executivo típico é a sentença condenatória. Mas outros documentos,


extrajudiciais, constituem títulos executivos como é o caso por exemplo, do cheque, da
letra, da livrança e do extrato de fatura.

No caso de extravio ou destruição de um documento deve promover-se a sua


reconstituição judicial através do respectivo processo judicial.

2.Partes constitutivas de um documento

A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a sua internacionalização, e as


exigências das novas tecnologias informáticas têm conduzido a uma crescente
normalização da documentação comercial.

No caso dos documentos, fala-se em normalização a propósito do processo técnico de


criação de normas que definem condições de elaboração e preenchimento dos
documentos.

Os principais objetivos da normalização dos documentos são:


• Harmonização de conteúdos;
• Prevenção do erro no preenchimento;
• Aumento da segurança na circulação.
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Os documentos normalizados obedecem a uma idêntica estrutura, conteúdo e
dimensão, permitindo, por exemplo, a sua leitura ótica com as naturais vantagens daí
resultantes em matéria de processamento e arquivo.

A estrutura dos documentos está diretamente dependente do seu conteúdo, pelo que
não existe uma estrutura tipo para os documentos em geral.

Referindo-nos aos documentos mais importantes podemos, ainda assim, identificar um


conjunto de elementos típicos.

Contratos
Menções essenciais:
• Tipo/designação/nome de contrato;
• Identificação das partes
• Nome, estado civil e domicílio (no caso das pessoas singulares);
• Número, data e local de emissão do Bilhete de Identidade;
• Firma ou denominação social e sede (para as pessoas coletivas);
• Número de identificação fiscal;
• Cláusulas descritivas do negócio contido no contrato;
• Local e data da celebração;
• Selo;
• Assinaturas (sobre o selo; em alguns casos as assinaturas poderão ter de ser
notarialmente reconhecidas).

Requerimentos
Menções essenciais:
• Tipo de requerimento;
• Identificação da entidade a quem o requerimento é dirigido;
• Identificação do requerente
• Nome, estado civil e domicílio (no caso das pessoas singulares);
• Número, data e local de emissão do Bilhete de Identidade;
• Firma ou denominação social e sede (para as pessoas coletivas);
• Número de identificação fiscal;
• Descrição precisa do que se requer (quando possível completada com a
indicação das normas legais que fundamentam o requerimento);
• Local e data do requerimento;
• Assinatura precedida da expressão «o requerente».

Atas
Menções essenciais:
• Número da ata;
• Dia, mês, ano e hora em que se realiza a reunião documentada na ata;
• Local da reunião;
• Menção das características da reunião (por exemplo, assembleia geral ordinária
ou extraordinária);
• Nome do presidente da mesa e dos secretários;
• Ordem de trabalhos;
• Lista de presenças;
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• Indicação da existência de “quórum”;
• Nome dos intervenientes e resumo das suas intervenções;
• Resultado de quaisquer votações efetuadas e eventuais declarações de voto
proferidas;
• Outras menções relativas a outras situações ocorridas no decurso da reunião;
• Menção de que a ata foi lida e votada na reunião;
• Assinatura do presidente e dos secretários;
• Assinatura dos presentes.

Impressos
Todo o papel, cartão ou cartolina no qual figura uma parte impressa - dados fixos - e
outra parte preenchida pela recolha de informação - dados variáveis.

Estrutura
 CABEÇALHO
 Título
 Data
 Destinatário
 Remetente
 CORPO
 Contém as mais variadas rubricas
 FÓRMULA FINAL
 Data
 Assinaturas
 Vistos

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3.Nota de encomenda, requisição, nota de venda, etc.

O processo de compra e venda pressupõe a existência de um contrato de fornecimento


entre fornecedor e cliente.

Na verdade, fruto da celeridade da atividade comercial e da circunstância de os


montantes envolvidos nem sempre serem muito significativos, acontece em múltiplos
casos existir o fornecimento sem a celebração, ainda que verbal, de qualquer contrato.

Nestas situações tudo se inicia com a nota de encomenda, a qual valerá, juridicamente,
como um contrato.

Em qualquer dos casos, quer decorra da prévia celebração de um contrato de


fornecimento quer surja como o primeiro ato formalmente praticado pelas partes, a nota
de encomenda não é um documento normalizado.

Ou seja, as partes são livres para estipular o conteúdo da nota de encomenda desde
que a informação nela contida lhes permita, a ambas, realizar o controlo e gestão da
encomenda.
Elementos necessários das notas de encomenda são:
• Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal da empresa que faz a encomenda;
• Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do fornecedor;
• Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
• Número e data da encomenda;
• Preço dos bens encomendados;

• Condições de pagamento;
• Data de entrega;
• Indicações específicas relacionadas com o transporte dos bens;
• Outras indicações julgadas úteis por ambas as partes;
• Assinatura da empresa que faz a encomenda.
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Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as
condições gerais de compra que definem os termos do contrato de fornecimento.

O número de cópias de uma nota de encomenda depende, fundamentalmente, da


organização das empresas envolvidas.

Como mero exemplo, a nota de encomenda poderia ser feita em seis exemplares:
• Original para o fornecedor;
• Cópia a ser devolvida ao comprador, confirmando a recepção da encomenda;
• Cópia para o serviço da empresa compradora que fez o pedido de compra;
• Cópia para o serviço de recepção das encomendas para que este possa
planificar a sua atividade;
• Cópia para a contabilidade;
• Cópia para arquivo geral.

Neste ponto (tal como acontece, aliás, com os restantes documentos a analisar) existe
uma única certeza: no mínimo, os documentos devem existir em duplicado (original e
cópia).

Exemplo de Nota de encomenda:

ORIGINAL

ENCOMENDA
MATERIAL
PREVI CONSULT
NÚMERO DATA
Consultoria e serviços, SA 2 09/05/2010
Av. Do Uruguai, 560 5º fr sala D
1300-000 Lisboa
DATA INFORM
Equipamento informático, Lda
Nº CLIENTE V/ NIPC
Rua Alves da Cruz, 677 B
1900-000 Lisboa
2554 520998996
PAGAMENTO 30 dias
Vence a 08/06/2010

DESCRIÇÃO UM QUANT PREÇO DESC TOTAL % IVA


Fax CANON b840 Un 1,00 164,46 10% 148,01 20
Impressora HP Oficejet C4180 Un 1,00 106,61 10% 95,95 20
Gravador DVD SAMSUNG Un 1,00 76,85 10% 69,16 20

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Taxa IVA Valor Total DESCONTO 34,70
base
20% 313,128 62,626 TOTAL LÍQUIDO 313,13
TOTAL IVA 62,63
Trezentos e setenta e cinco euros e
TOTAL (EUROS) 375,75
setenta e cinco cêntimos

MAT nº 1544 CONS. REG COM. de Lisboa Capital Social 25 000€


NIPC 598 333 450

4.Guia de remessa

A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer. Isto não
significa que o Documento de Entrega não se possa apresentar sob outra forma; por
exemplo, o fornecedor ao entregar os bens pode solicitar que a recepção dos mesmos
lhe seja confirmada na Nota de encomenda.
Ainda assim, a guia de remessa é o documento específico a utilizar para esta finalidade.
Por vezes também se fala em guias de entrega/recepção; trata-se de documentos com
a mesma função das guias de remessa e que, portanto, deverão ter o mesmo conteúdo.
As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:
• Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do remetente;
• Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de
identificação fiscal do destinatário ou adquirente;
• Número e data da guia;
• Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
• Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem
utilizadas como documento de transporte.

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As guias de remessa serão substituídas por guias ou notas de devolução, quando se
trate de devoluções de mercadorias anteriormente transacionadas entre as mesmas
pessoas.
A emissão das guias ou notas de devolução processar-se-á, o mais tardar, no 5.º dia útil
seguinte à data da devolução.

Exemplo de Guia de remessa:

ORIGINAL
GUIA DE REMESSA
DATA INFORM
NÚMER DATA
O
Equipamento Informático, Lda. 2 09/05/2010
Rua Alves da Cruz, 677 B
1900-000 Lisboa
Exmos Srs.
PREVICONSULT
Consultoria e serviços, SA

Av. Do Uruguai, 560 5º fr sala D


1300-000 Lisboa

DESCRIÇÃO UM QUAN PREÇO DESC TOTAL % IVA


T
Fax CANON b840 Un 1,00 20

Taxa IVA Valor base Total DESCONTO


TOTAL LÍQUIDO
TOTAL IVA
TOTAL (EUROS)

LOCAL CARGA: Rua Alves da Cruz,


677 B DATA: 09/05/2010 HORA: 08:45
LOCAL DESCARGA: Av. Do Uruguai, DATA: HORA: 09:30
560 5º fr sala D 09/05/2010 MATRÍCULA: 59-15-XC
OBSERVAÇÕES: Frágil

MAT nº 2336 CONS. REG COM. de Lisboa Capital Social 20 000€


NIPC 520 998 996

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5.Fatura

Os fornecedores de bens e serviços são obrigados a emitir uma fatura por cada
transmissão de bens ou prestação de serviços realizados.

A fatura é, assim, o documento contabilístico de venda enviado pelo vendedor ao cliente.

As faturas devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos:


• Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor
de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente;
• Os números de identificação fiscal dos sujeitos acabados de mencionar;
• A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços
prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da
taxa de imposto aplicável; nota: as embalagens não efetivamente transacionadas
deverão ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi
acordada a sua devolução;
• O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
• As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; Nota: no caso de a
operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou
serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos às
quantidades, preço, taxas e imposto desses bens ou serviços devem ser
indicados separadamente, segundo a taxa aplicável;
• O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
• Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem
utilizadas como documento de transporte.

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As faturas podem conter quaisquer outras referências acordadas entre o fornecedor de
bens/prestador de serviços e o destinatário/adquirente, bem como quaisquer referências
que o emissor da fatura entenda dever nelas inscrever.

As faturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por


computador, e devem ser:
• Datadas;
• Numeradas sequencialmente;
• Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a fatura for utilizada como
documento de transporte), destinando-se o original ao cliente e a cópia ao
arquivo do fornecedor (e, quando exista, o triplicado às entidades fiscalizadoras).

Além disso, as faturas devem ser emitidas:


• Em geral, até ao 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o IVA é devido;
• Em caso de pagamentos antecipados, no momento em que o pagamento seja
recebido.

O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. Este aspeto


é essencial: só mediante a apresentação do original da fatura é que o cliente tem direito
à dedução do IVA.

Por essa razão, em caso de extravio de uma fatura o procedimento correto é emitir uma
nova fatura e anular a anterior, referindo expressamente que se trata de fatura em
substituição e nunca emitir uma 2ª via da fatura.

A violação do dever de emitir ou exigir faturas, ou a sua emissão fora de prazo, está
sujeita à aplicação de coimas, para além das consequências nefastas que pode ter em
sede de relações com a Administração Fiscal.

Exemplo de Fatura

ORIGINAL

FATURA
DATA INFORM
NÚMERO DATA
Equipamento Informático, Lda. 1 12/05/2010
Rua Alves da Cruz, 677 B
1900-000 Lisboa

PREVICONSULT
Consultoria e serviços, SA
Nº CLIENTE V/ NIPC
Av. Do Uruguai, 560 5º fr sala D
1300-000 Lisboa
2554 598 333 450
PAGAMENTO 30 dias
Cofinanciado pelo Fundo Social Europeu e Estado Português
Vence a 11/06/2010

DESCRIÇÃO UM QUANT PREÇO DESC TOTAL % IVA


Fax CANON b840 Un 1,00 164,46 10% 148,01 20
Impressora HP Oficejet C4180 Un 1,00 106,61 10% 95,95 20
Gravador DVD SAMSUNG Un 1,00 76,85 10% 69,16 20

O material foi colocado á


disposição do cliente nesta data
Taxa IVA Valor Total DESCONTO 34,70
base
20% 313,128 62,626 TOTAL LÍQUIDO 313,13
TOTAL IVA 62,63
Trezentos e setenta e cinco euros e
TOTAL (EUROS) 375,75
setenta e cinco cêntimos

MAT nº 2336 CONS. REG COM. de Lisboa Capital Social 20 000€


NIPC 520 998 996

6.Documentos retificativos

O documento que titula a venda de um produto é, por definição, a fatura. Porém, em


certos casos, pode haver lugar à emissão de Notas de Crédito e de Notas de Débito.

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Notas de débito
A aquisição dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a
despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu
seguro, despesas alfandegárias, etc..

Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre as


partes. Porém, pode acontecer que tais despesas não tenham sido previstas.

Nessa situação, não se encontrando incluídas na fatura, o fornecedor emitirá uma nota
de débito, através da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas.

Uma outra situação que pode justificar a emissão de notas de débito é aquela em que a
empresa pretende praticar atos não incluídos no seu objeto social. Pode ocorrer, por
exemplo, que uma empresa que se dedica à atividade de fornecimento de bens
informáticos, pretendendo renovar o seu mobiliário de escritório, decida vender o
mobiliário existente.

Trata-se de uma venda de peças de mobília (em 2ª mão), ato que não cabe na previsão
do seu objeto social razão pela qual a empresa não pode cobrar o preço através da
emissão de fatura. Neste caso, o documento apropriado é a nota de débito.

À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos aplicáveis às faturas.

Exemplo de Nota de Débito:

ORIGINAL
NOTA DE DÉBITO
DATA INFORM
NÚMER DATA
O
Equipamento Informático, Lda. 1 22/05/2010
Rua Alves da Cruz, 677 B
1900-000 Lisboa
Exmos Srs.
PREVICONSULT
Consultoria e serviços, SA

Av. Do Uruguai, 560 5º fr sala D


1300-000 Lisboa

Nº CLIENTE V/ NIPC
2554 598 333 450
PAGAMENTO 30 dias
Vence a 21/06/2010

DESCRIÇÃO UM QUAN PREÇO DESC TOTAL % IVA


T

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Papel A4 Navigator 80 g, resma Un 20,00 0,22 3% 4,27 20

O material foi colocado à


disposição do cliente nesta data
Taxa IVA Valor base Total DESCONTO 0,13
20 4,268 0,854 TOTAL LÍQUIDO 4,27
TOTAL IVA 0,85
TOTAL (EUROS) 5,12
VALOR EXTENSO
Cinco euros e doze cêntimos

MAT nº 2336 CONS. REG COM. de Lisboa Capital Social 20 000€


NIPC 520 998 996

Notas de crédito
Por sua vez, as notas de crédito são utilizadas para titular um movimento de sentido
inverso. Ou seja, não se trata aqui de debitar (cobrar) uma importância ao comprador
mas sim de lhe creditar (devolver) um determinado montante.

A emissão de uma nota de crédito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao
emitir a fatura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a
pronto e em dinheiro.

Neste caso, a emissão da nota de crédito, a favor do comprador, permitirá regularizar a


conta corrente entre ambos.

Exemplo de Nota de crédito

ORIGINAL
NOTA DE CRÉDITO
DATA INFORM
NÚMER DATA
O
Equipamento Informático, Lda. 1 29/05/201
0
Rua Alves da Cruz, 677 B
1900-000 Lisboa
Exmos Srs.
PREVICONSULT
Consultoria e serviços, SA

Av. Do Uruguai, 560 5º fr sala D


1300-000 Lisboa

Nº CLIENTE V/ NIPC
2554 598 333 450

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PAGAMENTO 30 dias
Vence a 28/06/2010

DESCRIÇÃO UM QUAN PREÇO DESC TOTAL % IVA


T
Desconto financeiro de 5% sobre a fatura nº 4 Un 1,00 7,02 0% 7,02 20

O material foi colocado à disposição do cliente


nesta data
Taxa IVA Valor base Total DESCONTO 0,00
20 7,02 1,404 TOTAL LÍQUIDO 7,02
TOTAL IVA 1,4
VALOR EXTENSO
TOTAL (EUROS) 8,42
Oito euros e quarenta e dois cêntimos

MAT nº 2336 CONS. REG COM. de Lisboa Capital Social 20 000€ NIPC
520 998 996

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7.Recibo

Paga a fatura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitação
do pagamento.

A quitação é, precisamente, o ato pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a


sua obrigação de pagamento para com o fornecedor. Habitualmente, a propósito da
quitação, usa-se a expressão «passar recibo».

Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o


fornecedor pode escrever no exemplar da nota de encomenda ou da fatura que fica em
poder do comprador que a encomenda se encontra paga.

Em muitos casos o próprio exemplar da fatura que é enviado ao comprador já contém a


indicação de que a mesma servirá de recibo após boa cobrança (trata-se de prática
habitual no domínio dos contratos de seguro).

Apesar disso é obviamente possível emitir recibos através de documentos


especialmente configurados para esse objetivo.

Esses documentos, que conterão a palavra recibo, deverão conter as mesmas


indicações das faturas ou, em alternativa, a referência à fatura a cujo pagamento
conferem a respetiva quitação.

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Exemplo de recibo:

ORIGINAL
RECIBO
DATA INFORM
NÚMERO DATA
Equipamento Informático, Lda. 1 22/07/201
0
Rua Alves da Cruz, 677 B
1900-000 Lisboa
Exmos Srs.
PREVICONSULT
Consultoria e serviços, SA

Av. Do Uruguai, 560 5º fr sala D


1300-000 Lisboa
Nº CLIENTE V/ NIPC
2554 598 333 450

DESCRIÇÃO DESC TOTAL


Fatura nº 1, de 12/05/2010, no valor de 168,52 euros 168,52
Nota de débito nº1 , de 22/05/2010, no valor de 5,12 5,12
euros -8,42
Nota de crédito nº 1, de 29/05/2011, no valor de 8,42
euros

TOTAL 165,22
VALOR EXTENSO (EUROS)
Centro e sessenta e cinco euros e vinte e dois cêntimos

MAT nº 2336 CONS. REG COM. de Lisboa Capital Social 20 000€


NIPC 520 998 996

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8.Cheque

O cheque é um documento escrito que representa:


• Uma ordem (mandato);
• Dirigida por um cliente/titular da conta ao seu Banco;
• No sentido de o Banco Efectuar o pagamento de determinada quantia;
• A um terceiro, ao portador do cheque ou ao próprio titular da conta.

Sacado, sacador e beneficiário


Nos termos da lei, as várias entidades/pessoas envolvidas no processo de emissão e
pagamento do cheque têm denominações/nomes específicos:
 O cliente, que ordena ao Banco o pagamento da quantia referida no cheque,
chamamos sacador;
 Ao Banco, que realiza o pagamento, chamamos sacado;
 Ao beneficiário da ordem de pagamento, aquele a quem o Banco paga,
chamamos beneficiário.

Para melhor compreensão destas denominações, devemos procurar entender a noção


de saque. O saque é o ato através do qual se cria o título: representa a ordem dada, pelo
sacador ao sacado, para pagar uma determinada quantia ao beneficiário (ou à sua
ordem).

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Convenção/contrato de cheque
O cliente/sacador pode dar a ordem ao Banco/sacado porque entre eles existe um
contrato, a chamada convenção de cheque.

Este contrato consta, habitualmente, do formulário utilizado para a abertura da conta


bancária, é importante assinalar que a entrega de cheques aos clientes é um direito do
Banco: a simples abertura de conta não gera o direito dos clientes aos cheques pois
existem outros meios de movimentação do dinheiro depositado.

Nos termos desse contrato, os fundos encontram-se depositados no Banco o qual


permite ao cliente que realize a respetiva movimentação através de um meio específico:
a emissão de cheques.

Este acordo entre o Banco e o cliente pode ser expresso mas, na maior parte dos casos,
é tácito: no momento da abertura de conta na instituição bancária, o Banco coloca à
disposição do cliente uma caderneta de cheques, ato que tem subjacente a possibilidade
de emissão dos mesmos.

Neste ponto, o aspeto que importa salientar é o que se prende com o facto de o Banco
colocar fundos à disposição do seu cliente. Significa isto que o Banco tem uma provisão
ao dispor do cliente, a qual pode resultar, por exemplo e para citar apenas duas das
situações mais comuns:
 Da existência de um depósito à ordem que o Banco se obrigou a restituir ao
cliente de acordo com as instruções deste (designadamente através da emissão
de cheques);
 Da existência de um crédito, concedido pelo Banco ao cliente, em termos que
admitam a emissão de cheques.

O cheque como instrumento de pagamento


Como é do conhecimento comum, o cheque constitui um importante meio de
pagamento, que tem merecido a confiança dos agentes comerciais. Porém, alguns
factos recentes têm abalado a confiança que os comerciantes depositam no cheque
como instrumento de pagamento.

Em primeiro lugar, tem sido verificada, em Portugal, nos últimos anos, a emissão de um
elevado número de cheques sem provisão (vulgarmente conhecidos como «cheques
sem cobertura» ou «cheques carecas»). Mas verifica-se, igualmente, que a maior
percentagem desses cheques é emitida por pessoas que são reincidentes nessa prática
(ou seja, que já anteriormente emitiram cheques sem provisão).

Ora, o controlo da identidade destes indivíduos está ao fácil alcance das empresas e
comerciantes: o Banco de Portugal emite uma listagem dos titulares de cheques que
infringem a lei, listagem essa que pode ser solicitada pelos comerciantes ao seu Banco.

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Além disso, as instituições de crédito que fornecerem impressos de cheques a sujeitos
que, por terem emitido cheques sem provisão, estejam inibidos do uso do cheque, ficam
obrigadas a pagar qualquer cheque emitido por esses sujeitos através do impresso por
elas fornecido.

Por outro lado, o incorreto tratamento jornalístico de algumas decisões judiciais recentes
veio contribuir para criar na opinião pública, em geral, e nos comerciantes, em particular,
a ideia de que teria havido uma despenalização da emissão de cheques sem provisão,
ou seja, que essa prática teria deixado de constituir crime.

Isto não corresponde à verdade. Apenas deixou de ser punida como crime a emissão
de cheques sem provisão pós-datados (os cheques emitidos com data posterior à da
sua entrega ao tomador).

Esta descriminalização do cheque pós-datado tem uma razão de ser. Na verdade, nos
últimos anos vinha ocorrendo que muitos cheques eram emitidos, não apenas como
meio de pagamento imediato de uma dívida já existente mas, como instrumentos de
garantia penal do pagamento de dívidas futuras.

Acrescente-se que, nos termos das determinações do Banco de Portugal, obrigatórias


para todas as instituições de crédito, se encontram em vigor as seguintes medidas
tendentes a conferirem confiança ao cheque como meio de pagamento:
 Os Bancos estão obrigados a pagar, não obstante a falta ou insuficiência de
provisão, qualquer cheque de montante igual ou inferior a € 62,35;
 Os Bancos só podem fornecer módulos de cheques aos clientes que
preencherem as condições estabelecidas pelo Banco de Portugal e pela
legislação aplicável;
 Os Bancos são obrigados a recusar a atribuição de módulos de cheques aos
clientes que emitam cheques sem provisão;
 A rescisão da convenção de cheque abrange todos titulares da conta sacada. Os
Bancos que violem o dever de rescisão da convenção de cheque, ficam
obrigados a pagar qualquer cheque que, nessa circunstância, seja emitido desde
que tenha sido por eles fornecido.

Além de escrito, o cheque é um documento normalizado. Significa isto que a estrutura,


o conteúdo e as dimensões dos cheques são obrigatoriamente iguais para todos os seus
impressos, existindo apenas diferenças quanto ao aspeto gráfico (cor, tipos de letra,
símbolos, etc.) escolhido por cada entidade bancária.

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Dito isto, vejamos quais são os modelos de cheque que se encontram em vigor em
Portugal:

Enquanto documento normalizado, o cheque deve conter, obrigatoriamente, certas


indicações escritas.

Vamos passar a enunciar esses elementos com o auxílio de um exemplo: o Sr. José
Silva e Silva, titular de uma conta no Banco Típico Português, vai emitir um cheque a
favor da Sra. Maria Silva e Silva, no valor de cem mil contos.

Com base neste exemplo, enumeremos as menções obrigatórias:

Apalavra «cheque», inserida no próprio texto e expressa na língua empregue para a sua
redação (no nosso caso, o português);

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A ordem, pura e simples, de pagar uma determinada quantia;

Nota: nos novos cheques, o montante é escrito em quadrículas pré-definidas para o


efeito (segundo a regra um algarismo por cada quadrícula); depois de escrito o
montante, as quadrículas restantes devem ser inutilizadas através de um traço.

O nome de quem deve pagar: o sacado (trata-se do Banco no qual o sacador tem conta
aberta);

A indicação do lugar no qual o pagamento se deve efetuar (em geral, indicado do lado
direito em relação ao nome do sacado);

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A indicação da data em que o cheque é passado;

Nota: nos novos cheques, a data é escrita em quadrículas pré-definidas para o efeito
(segundo a regra um algarismo por cada quadrícula), pela ordem Ano, Mês e Dia.

A indicação do lugar no qual o cheque é passado;

A assinatura de quem passa o cheque (sacador); a assinatura deve ser sempre idêntica
à que consta da ficha de assinatura de cliente existente no Banco;

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Como vimos, as menções obrigatórias não têm todas a mesma natureza, devendo
distinguir-se entre
• Menções que já se encontram impressas no cheque fornecido pelo Banco:
palavra «cheque», ordem pura e simples de pagamento, nome do sacado, local
de pagamento;
• Menções que devem ser completadas pelo sacador: montante do pagamento,
data e local de emissão, identificação do beneficiário, assinatura do sacador.

Paralelamente às menções obrigatórias, existem outras igualmente importantes em


termos de segurança ou de facilidade de processamento dos cheques, as quais, por
essas razões, deverão igualmente constar dos cheques.

Simplesmente, enquanto que a ausência de alguma das menções obrigatórias


impossibilita o pagamento do cheque, a falta das menções facultativas, em geral, não
tem efeitos na circulação do cheque.

Finalmente, para além das menções obrigatórias, que o cheque deverá conter para que
o Banco aceite pagá-lo, deve ainda ter-se em conta que o cheque não pode estar
rasurado e deve encontrar-se em bom estado de conservação por forma a permitir a sua
leitura ótica.

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Menções facultativas
Vamos estudar as seguintes menções facultativas:
• Designação do beneficiário do cheque;
• Transmissão do cheque;
• Nome do sacador;
• Número de conta do sacador.

Designação do beneficiário
No que se refere à designação do beneficiário, pode verificar-se uma de três situações
possíveis:

O cheque contém o nome do beneficiário, pessoa a quem deve ser pago, caso em que
se fala de cheque à ordem;

O cheque não contém o nome do beneficiário, encontrando-se em branco o espaço


correspondente, ou contém a menção «ao portador»: em ambos os casos, fala-se em
cheque ao portador;

O cheque contém o nome do beneficiário, pessoa a quem deve ser pago, seguido da
indicação «não à ordem»: trata-se do cheque nominativo;

Analisemos, de forma muito sucinta as diferenças entre estes três tipos de cheques.
No caso do cheque ao portador, qualquer pessoa que se apresente no Banco munida
do cheque tem direito ao pagamento da quantia nele inscrita.

No cheque à ordem, o beneficiário encontra-se devidamente identificado pelo sacador,


pelo que o Banco só pagará o cheque após apresentação da respetiva identificação
(normalmente, o Bilhete de Identidade).

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A particularidade do cheque nominativo reside no facto de a cláusula «não à ordem»
significar que o sacador não permite a sua transmissão por endosso, só podendo ser
pago pelo Banco ao beneficiário cujo nome consta do cheque.

Assim, o cheque à ordem pode ser transmitido por endosso e o cheque nominativo não
pode ser transmitido por endosso.

Das três modalidades apresentadas, o mais seguro é o cheque nominativo, seguido do


cheque à ordem. O cheque ao portador apresenta riscos evidentes pois, em caso de
extravio ou furto, o beneficiário corre o risco de outrem receber o dinheiro que lhe era
devido.

Note-se, ainda assim, que é prática normal dos Bancos exigirem a assinatura
(habitualmente no verso do cheque) aos apresentantes de cheque ao portador de modo
a permitir a sua posterior identificação.

Além disso, em certos casos, os Bancos podem exigir dos portadores do cheque um
recibo, assinado e selado, do valor do cheque.

Transmissão do cheque: o endosso


O cheque, à semelhança dos outros títulos de crédito, pode ser transmitido.

Se não contiver a indicação do nome do beneficiário (cheque ao portador), o cheque


pode ser transmitido através da simples entrega, feita pelo portador, ao novo
beneficiário.

Se contiver a indicação do nome da pessoa a quem deve ser pago (cheque à ordem), o
cheque só pode ser transmitido através do endosso.

O endosso é, precisamente, o ato de transmissão de um título de crédito.

Recorde-se que o cheque nominativo não pode ser transmitido por endosso e
acrescente-se que a menção «não à ordem» pode ser introduzida não apenas pelo
sacador mas por qualquer endossante, sempre com o mesmo efeito: a partir do
momento em que essa menção surja no cheque, este deixa de poder ser endossado.

Havendo endosso, devemos distinguir entre:


• O endossante - o beneficiário do cheque que, através do endosso, o transmite a
outra pessoa;
• O endossado - a pessoa que, através do endosso, se torna no novo beneficiário
do cheque.

Nome e número de conta do sacador


Apesar de não serem obrigatórias, está hoje vulgarizada a inscrição destas menções
nos cheques fornecidos pelos Bancos.

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O nome do sacador aparece na parte superior esquerda do cheque, por baixo do nome
do sacado e ao lado esquerdo da referência «pague por este cheque a utilizar em…».

O número de conta consta da parte inferior do cheque, ladeado pelas referências à zona
interbancária e ao número do cheque.

Prazo de apresentação a pagamento


O cheque deve ser apresentado a pagamento no prazo legalmente estabelecido, o qual,
no caso de cheque passado em Portugal sobre Banco português, é de oito dias.

Deve notar-se que o cheque é sempre pagável à vista, ou seja, no momento da sua
apresentação a pagamento.

Esta questão relaciona-se com os chamados cheques pós-datados (aqueles que são
emitidos com uma data posterior à da sua entrega ao tomador).

O sacador e o tomador do cheque podem acordar no seu preenchimento com uma data
posterior à da emissão do cheque (por exemplo, o cheque é emitido em 5 de Janeiro
com data de 5 de Fevereiro), habitualmente para permitir ao sacador reunir os fundos
suficientes para pagar a quantia em causa ao beneficiário do cheque.

Simplesmente, o tomador do cheque não é obrigado a esperar pela data escrita no


cheque para proceder à sua apresentação ao Banco.

A partir do momento da emissão do cheque este pode ser apresentado ao Banco e o


Banco, sacado, pagá-lo-á, independentemente da data nele inscrita.

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Revogação do cheque
Decorrido o prazo de apresentação a pagamento (os mencionados oito dias) o cheque
pode ser revogado, caso em que já não será pago.

Contudo, se o sacador não revogar o cheque, o Banco, sacado, continua obrigado a


proceder ao respectivo pagamento.

Suspensão do pagamento do cheque


Importa distinguir revogação e suspensão do cheque.

A suspensão do pagamento opera na sequência de uma ordem, dada pelo sacador ao


seu Banco, de não pagamento de um determinado cheque.

Assim,
• A suspensão tem efeitos imediatos e impede o pagamento do cheque até se
verificar que ele se encontra na posse do seu legítimo portador,
• A revogação anula a ordem de pagamento e só produz efeitos a partir do final
do prazo de apresentação (oito dias).

Pagamento do cheque - instruções especiais


De seguida, vamos estudar um segundo conjunto de menções facultativas que,
aparecendo inscritas no cheque, têm como fim principal aumentar a segurança da
circulação do cheque e que, nessa medida, alteram as circunstâncias do seu
pagamento:
• Cruzamento;
• Levar em conta;
• Cheque visado.

Cruzamento
O cheque é cruzado quando na sua face aparecem desenhados no canto superior
direito, dois traços paralelos e transversais, como a seguir se mostra:

Se não houver nada escrito entre os dois traços paralelos, diz-se que estamos perante
um cruzamento geral.

Mas no cheque pode ser inscrito um cruzamento especial: neste caso, além dos dois
traços paralelos e transversais, aparecerá entre eles a designação do nome de um
Banco.

O cruzamento no cheque significa que este só pode ser pago pelo Banco a um seu
cliente ou a outro Banco.

Explicando melhor, o portador de um cheque cruzado apenas poderá receber a quantia


inscrita no cheque em uma de duas hipóteses:
• Se o portador é cliente do Banco sacado, o cheque será pago, após
identificação pessoal e conferência das assinaturas por comparação com a ficha
de abertura de conta;

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• Se não é cliente do Banco sacado, deverá depositar
o cheque no seu Banco, numa conta à sua ordem, após o que o seu Banco
apresentará o cheque a pagamento ao Banco sacado.

Nestes termos, através do cruzamento aumentou-se a segurança da circulação do


cheque pois este será sempre depositado antes de ser pago, assim se garantindo que
só será pago ao seu legítimo portador.

Essa segurança resulta ainda acrescida no caso do cheque com cruzamento especial.
Ao indicar, entre os traços, o nome de um Banco onde o portador tem conta, o sacador
obriga a que o cheque seja depositado nesse Banco, só depois podendo ser
movimentado.

Naturalmente, se o Banco designado entre os traços for o próprio Banco sacado,


voltamos à situação anterior: o cheque poderá ser pago diretamente ao cliente do Banco
ou então terá de ser depositado.

Levar em conta
Os cheques podem igualmente conter a expressão «levar em conta», escrita pelo
sacador em qualquer local na face do cheque (desde que de forma legível e sem
esconder as restantes menções).

Por uma questão de facilidade é habitual a expressão «levar em conta» surgir inscrita
no canto superior esquerdo do cheque, muitas vezes colocada entre dois traços
paralelos (o que também não é obrigatório).

A consequência da inscrição «levar em conta» é esta: o cheque tem de ser


obrigatoriamente depositado na conta do seu beneficiário e só então o dinheiro será
creditado na sua conta (a qual, por sua vez, ele poderá movimentar emitindo cheques
ou realizando transferências bancárias).

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Assim, neste caso, o cheque não poderá ser pago em numerário pois o sacado só
poderá movimentar o respectivo valor depois de o mesmo ter sido lançado na sua conta
bancária.

Mais uma vez, a segurança na circulação do cheque resulta reforçada pois será sempre
possível determinar o percurso feito pelo cheque e identificar o seu depositante.

Cheque visado
O cheque visado é um meio de garantir o pagamento e pode ser utilizado pelo sacador
quando essa garantia lhe seja pedida (é comum a solicitação de cheques visados, pelos
mais diversos tipos de comerciantes, quando o montante em causa ultrapasse
determinado valor).
Assim, a pedido do sacador, o Banco, ao visar o cheque, garante a existência da
provisão necessária para o seu pagamento.

Na verdade, o cheque visado é imediatamente debitado na conta do sacador pelo que a


verba correspondente fica cativa até à apresentação do cheque pelo seu legítimo
portador.
A fim de proceder ao pedido do visto, o sacador deve dirigir-se ao seu Banco e preencher
o impresso próprio, o qual assinará (sempre com assinatura idêntica à que consta da
sua ficha de assinaturas).

Obviamente, o cheque a visar deve apresentar-se corretamente preenchido,


designadamente com a inscrição clara de todas as menções obrigatórias exigidas.

O Banco, sacado, procede ao visto do cheque, através da aposição do carimbo


apropriado acompanhada da assinatura de dois funcionários bancários com poderes
para o ato.

Em princípio, na frente do cheque será carimbada a expressão «cheque visado» e no


verso do cheque inscrito número de código do visto concedido pelo Banco,
acompanhado das referidas assinaturas.

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9.Letra

A letra é um documento escrito que representa:


• Uma ordem (mandato);
• Dada por uma pessoa (sacador);
• A uma outra pessoa (sacado);
• No sentido de esta realizar a um tomador/beneficiário (que pode ser um terceiro
ou o próprio sacador, ou à sua ordem);
• O pagamento de determinada quantia;
• Em determinada data.

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A letra é o mais utilizado dos títulos de crédito, depois do cheque. Mas existem alguns
aspectos a ter em conta na distinção entre a letra e o cheque:
• No cheque, o sacado é sempre o Banco no qual o sacador tem o dinheiro
depositado;
• Na letra, o sacado pode ser qualquer entidade com a qual o sacador mantenha
relações.

Além disso, existe uma inversão no que respeita ao sacador:


• No cheque, o sacador era o devedor de certa quantia, o qual dava ordem ao
seu Banco para que pagasse, ao credor, esse montante;
• Na letra, o sacador é o credor de certa quantia, o qual ordena ao seu devedor
que lhe pague esse montante.

Sujeitos da letra
Assim, no que respeita aos sujeitos intervenientes na emissão da letra, identificamos:
• Sacador - o credor, pessoa que dá a ordem de pagamento ou, numa expressão
tecnicamente mais correta, a pessoa que saca a letra;
• Sacado - o devedor, pessoa a quem é dada a ordem de pagar a quantia
mencionada na letra;
• Tomador - a pessoa a quem, ou à ordem de quem, a letra deve ser paga (e que
pode ser o próprio sacador);
 Portador; em sentido técnico, a pessoa que apresenta a letra a pagamento; em
sentido mais genérico, qualquer pessoa que, em certo momento, tem a letra em
seu poder.

E, podemos já antecipá-lo, também em relação à letra, quando exista endosso,


poderemos falar em:
• Endossante - é a pessoa que transfere os seus direitos sobre a letra, por meio
do endosso;
• Endossado - é a pessoa a quem são transmitidos os direitos sobre a letra, por
meio do endosso.

Vantagens da utilização da letra


As principais vantagens da utilização de letra são:
• A letra, tal como o cheque, constitui título executivo (prova a existência de um
crédito);
• Antes da data de vencimento, o portador da letra pode realizar o seu desconto
num Banco, transformando o título de crédito na importância em dinheiro
correspondente ao seu crédito;
• O sacador (credor) pode transmitir a letra, utilizando-a para pagar as suas
próprias dívidas.

Deve notar-se que, ao contrário do que por vezes se pensa, a letra pode ser utilizada
por quaisquer pessoas, e não necessariamente por comerciantes, como instrumento de
crédito.

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Modelos de letra
À semelhança do cheque, a letra é um documento escrito e normalizado, apto a ser
processado através de meios informáticos.

A adesão de Portugal à União Económica e Monetária, a par da evolução tecnológica


entretanto verificada ao nível do tratamento de documentos, conduziu recentemente à
criação de novos modelos de letra, que possibilitam a emissão de letras em euros, bem
como à reformulação dos modelos anteriormente existentes.

A adoção dos novos impressos ocorreu em 1 de Janeiro de 1999. Entretanto, os


impressos ainda existentes que não obedeciam aos requisitos agora em vigor poderão
continuar a ser utilizados até 31 de Dezembro de 1999.

Para além das letras de utilização geral, é permitido às empresas emitirem as suas
próprias letras (letras de emissão particular) em impressos selados pela Imprensa
Nacional - Casa da Moeda, que contenham estampadas, por qualquer forma, as iniciais
ou firmas das pessoas ou sociedades, ou a designação das casas ou estabelecimentos
a que respeitarem.

Modelo de letra

Menções obrigatórias
Enquanto documento normalizado, a letra deve conter, obrigatoriamente, certas
indicações escritas:

A palavra «letra», escrita no próprio texto do documento e expressa na língua utilizada


na redação deste (no nosso caso, o português);

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A ordem, pura e simples, de pagar uma determinada quantia;

Nota: nas novas letras, o montante é escrito em quadrículas pré-definidas para o efeito
(segundo a regra um algarismo por cada quadrícula); depois de escrito o montante, as
quadrículas restantes devem ser inutilizadas através de um traço.

O nome de quem deve pagar (ou seja, do sacado);

A indicação do lugar no qual o pagamento se deve efetuar;

A indicação da data em que a letra deverá ser paga;

Nota: nas novas letras, a data é escrita em quadrículas pré-definidas para o efeito
(segundo a regra um algarismo por cada quadrícula), pela ordem Ano, Mês e Dia.

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O nome do tomador/beneficiário (ou seja, da pessoa à
qual, ou à ordem da qual, a letra deverá ser paga);

A indicação da data e lugar nos quais a letra foi emitida;

A assinatura de quem emite a letra (sacador);

Como vimos, a propósito da análise dos modelos de letra, estas já contêm as seguintes
indicações:
• Referência de «local e data de emissão (ano, mês, dia)», para preenchimento;
• Referência à «importância, em escudos ou em euros, consoante o caso», para
preenchimento;
• Referência ao «saque nº ...», para preenchimento;
• Referência ao «vencimento (ano, mês, dia)», para preenchimento;
• Referência ao «valor», para preenchimento;
• A expressão «No seu vencimento, pagará (ão) V. Exª por esta única via de letra
a...», para completar;
• Referência ao «local de pagamento/domiciliação (banco/localidade)», para
preenchimento;
• Referência ao «NIB (número de identificação bancária)», para preenchimento;
• Espaço para a assinatura do sacador;
• Referência ao «número de contribuinte do sacado», para preenchimento;
• Referência ao «aceite nº...», para preenchimento;
• Referência ao «nome e morada do sacado», para preenchimento;
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• Referência (junto à margem esquerda, centrado e em
posição vertical) ao «Aceite», para preenchimento e assinatura;
• Referência ao «nome e morada ou carimbo do sacador, bem como o respectivo
número de contribuinte», para preenchimento
 (no canto superior esquerdo) a representação da estampilha fiscal, em formato
reduzido, levando em rodapé o valor da taxa respetiva, em algarismos;
• (imediatamente à direita do retângulo do vencimento), uma letra, que
corresponderá ao código do escalão da selagem.

Em princípio, a falta de alguma das menções obrigatórias tem como consequência a


impossibilidade de a letra funcionar como título executivo. Contudo, há que atentar nas
seguintes situações especiais:
• Quando a letra não contém a data do pagamento, considera-se que se trata de
uma letra pagável à vista (ou seja, no momento da sua apresentação);
• Quando a letra não contém o local do pagamento, considera-se que a mesma
deverá ser paga no local designado ao lado do nome do sacado;
• Quando a letra não contém a indicação do local da emissão, considera-se que
a letra foi emitida no local designado junto ao nome do sacador.

Assim, retomando o ponto, a ausência de qualquer das menções obrigatórias (com


exceção das acabadas de referir) tem como efeito a impossibilidade de a letra funcionar
como título executivo, o que significa que a letra não poderá ser usada para intentar
diretamente uma ação executiva.

Mas a letra continua a valer como documento no qual se faz prova (ou uma das provas
possíveis) da existência de um crédito e de uma dívida.

À semelhança do que vimos acontecer com o cheque, também no caso da letra o saque
não pode ser sujeito a qualquer tipo de condição. Como consequência, se o documento
não apresentar uma ordem, pura e simples, de pagamento, ele não será qualificado
como letra.

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10.Livrança

À semelhança do cheque e da letra, trata-se de um documento escrito e normalizado,


comprovativo da existência de uma dívida, apto a ser processado através de meios
informáticos.

A adesão de Portugal à União Económica e Monetária, a par da evolução tecnológica


entretanto verificada ao nível do tratamento de documentos, conduziu recentemente à
criação de novos modelos de livrança, que possibilitam a sua emissão em euros, bem
como à reformulação dos modelos anteriormente existentes.

A adoção dos novos impressos ocorreu em 1 de Janeiro de 1999.

Entretanto, os impressos ainda existentes que não obedeciam aos requisitos agora em
vigor poderão continuar a ser utilizados até 31 de Dezembro de 1999.

A livrança é muito semelhante à letra. Na verdade, as diferenças entre ambos os títulos


de crédito resume-se quase a isto:
• A letra é emitida por um sacador que dá uma ordem ao sacado no sentido de
este pagar uma quantia determinada ao beneficiário ou à sua ordem;
• A livrança é emitida por uma pessoa que promete pagar a outrem, ou à sua
ordem, uma quantia determinada.

Resumindo, enquanto que:


• A letra é uma ordem de pagamento;
• A livrança é uma promessa de pagamento.

A principal utilização da livrança ocorre no meio bancário. É habitual o uso da livrança


como garantia de cumprimento de empréstimos bancários de curto prazo.

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Modelo de livrança

Sujeitos da livrança
A propósito da livrança vamos usar terminologia ligeiramente diferente da que
estudámos a propósito do cheque e da letra. Assim, no que respeita aos sujeitos
intervenientes na emissão da livrança, identificamos:
 Subscritor/emitente - a pessoa que emite a livrança, prometendo proceder ao
seu pagamento;
 Tomador/beneficiário - a pessoa a quem, ou à ordem de quem, a livrança deve
ser paga;
 Portador - em sentido técnico, a pessoa que apresenta a livrança a pagamento,
em sentido mais genérico, qualquer pessoa que, em certo momento, tem a
livrança em seu poder,

Menções obrigatórias
Enquanto documento normalizado, a livrança deve conter, obrigatoriamente, certas
indicações escritas.

A palavra «livrança», escrita no próprio texto do documento e expressa na língua


utilizada na redação deste (no nosso caso, o português).

A promessa, pura e simples, de pagar uma determinada quantia.

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O nome da pessoa a quem, ou à ordem de quem, a livrança deve ser paga.

A indicação do lugar no qual o pagamento se deve efetuar

A indicação da data em que a livrança deverá ser paga.

A assinatura de quem emite a livrança

Em princípio, a falta de alguma das menções obrigatórias tem como consequência a


impossibilidade de a livrança funcionar como título executivo. Contudo, há que atentar
nas seguintes situações especiais:

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• Quando a livrança não contém a data do pagamento, considera-se que se trata
de uma livrança pagável à vista (ou seja, no momento da sua apresentação);
• Quando a livrança não contém o local do pagamento, considera-se que a
mesma deverá ser paga no local em que foi emitida;
• Quando a letra não contém a indicação do local da emissão, considera-se que
a letra foi emitida no local designado junto ao nome do subscritor.

Assim, retomando o ponto, a ausência de qualquer das menções obrigatórias (com


exceção das acabadas de referir) tem como efeito a impossibilidade de a livrança
funcionar como título executivo, o que significa que a livrança não poderá ser usada para
intentar diretamente uma ação executiva.
Mas a livrança continua a valer como documento no qual se faz prova (ou uma das
provas possíveis) da existência de um crédito e de uma dívida.

Menções facultativas
As menções facultativas são aquelas que devem constar da livrança mas cuja ausência
não invalida a sua existência como título executivo:
• Nome e morada do subscritor;
• Número da livrança;
• Valor (motivo que originou a emissão da livrança).

11.Proposta de desconto

Contrato de desconto
O contrato de desconto pode ser descrito como uma operação bancária na qual
• A quantia inscrita num título de crédito ainda não vencido,
• É paga ao portador do título,
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• Diminuída dos juros até ao vencimento e das
comissões a que houver lugar,
• Aceitando o portador transferir o título, mediante endosso (preenchido ou em
branco), para o Banco.

Também se pode dizer que é o contrato através do qual


• O titular de um crédito o cede a um banco,
• Tornando-se o Banco titular do crédito que cobrará no seu vencimento,
• E recebendo o cedente, em troca, antecipadamente, o respectivo valor,
deduzido do correspondente juro (prémio) e outras despesas.

Em resumo, o contrato de desconto representa um meio de antecipação do pagamento


de um título de crédito, mediante o pagamento de uma certa importância.

O contrato de desconto bancário tem natureza formal, para cuja validade e prova é
exigida:
• A entrega ao Banco dos títulos de crédito a descontar;
• A existência de um escrito que contenha a assinatura da entidade cedente,
embora tal escrito possa ter a natureza de documento particular.

Esse documento é a proposta de desconto.

Processamento da proposta de desconto


O processo de desconto inicia-se com o estabelecimento de contactos entre a entidade
que pretende o financiamento e o funcionário responsável do Banco (por exemplo, o
gerente de conta). Como é óbvio, a entidade cedente deve ter conta aberta no balcão
ou agência do Banco onde se dirige para apresentar a proposta de desconto.

Na sequência desses contactos será elaborada uma proposta (escrita) de desconto, a


qual, mais tarde, ao ser aprovada pelo Banco, se transforma num contrato de desconto.

Impresso
Não existe um impresso único, normalizado, de proposta de desconto: cada instituição
bancária dispõe do seu próprio modelo.

Ainda assim, é possível precisar que a proposta deve ser subscrita pelo cedente
(entidade que pede o desconto bancário) dela podendo constar, pelo menos, as
seguintes informações:
• A data da proposta;
• O nome e assinatura do cedente (o portador da letra que a entrega ao Banco);
• O número de conta do cedente;
• A data dos títulos de crédito a descontar (também chamados efeitos);
• O montante dos títulos;
• As datas de vencimentos dos títulos;
• O nome do sacado;
• Os nomes e moradas de todos os intervenientes nos títulos;
• O local de pagamento dos títulos;
• A indicação da ordem na sucessão dos endossos.

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Podendo ainda constar (sempre conforme as
solicitações do Banco):
• O plano de pagamentos;
• O plano de “reformas” a efetuar;
• Os nomes dos fiadores exigidos pelo banco.

Apresentada a proposta, esta será presente à aprovação do escalão do Banco (chefe


de agência, subgerente, gerente de filial, etc.) competente, em razão do montante em
causa, para a concessão do crédito.

Aprovada a proposta, em princípio, o montante acordado será de imediato creditado na


conta da entidade cedente.

Encargos
Conforme referimos inicialmente, a operação de desconto está sujeita a encargos.
Designadamente, a entidade cedente, terá de pagar:
• Juros;
• Comissão de cobrança e/ou outras.

Juros
No caso das letras, o Banco cobrará os juros antecipadamente, em relação à data do
vencimento da letra, no momento em que a importância seja posta à disposição do
cedente. Ou seja, quando o dinheiro é depositado na conta da entidade cedente já lhe
foi deduzida a importância relativa aos juros e comissão.

Existe cobrança de juros antecipados no desconto de letras, extratos de fatura e


warrants. No caso das livranças, o Banco apenas cobrará os juros na data do
vencimento da livrança, ou seja, posteriormente à entrega do dinheiro ao cedente.

Em qualquer caso, deve solicitar, junto do Banco, os esclarecimentos necessários para


a correta identificação do modo de cálculo dos juros.

Comissões de cobrança
Na operação de desconto, o Banco toma posse do título. Na data do vencimento, o
Banco, que entretanto pagou o montante do título à entidade cedente, terá de proceder
à sua cobrança, situação que lhe acarreta despesas. Por essa razão, o banco pode
cobrar à entidade cedente as chamadas comissões de cobrança.

Além disso, todo o processo de desconto origina custos administrativos, razão pela qual
o Banco pode cobrar à entidade cedente uma comissão de desconto (ou outra
equivalente).

Antes de realizar a proposta de desconto perante um determinado Banco, a entidade


cedente deve procurar informar-se dos preços praticados pelas diversas entidades
bancárias para este tipo de serviços.

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12.Proposta de cobrança

A operação de cobrança inicia-se com a redação de uma proposta de cobrança, a qual


deve ser acompanhada pelos títulos (efeitos) a cobrar pelo Banco.

A proposta de cobrança, redigida em impresso fornecido pelo Banco, inclui


obrigatoriamente os seguintes elementos:
• Número da conta e nome do balcão onde se apresenta a proposta;
• Nome e morada (ou denominação e sede) do titular da conta;
• Data da proposta;
• A data dos títulos de crédito a cobrar (também chamados efeitos);
• O montante dos títulos;
• As datas de vencimentos dos títulos;
• O nome do sacado;
•Os nomes e moradas de todos os intervenientes nos títulos;
• O local de pagamento dos títulos;
• A indicação da ordem na sucessão dos endossos;
• Assinatura do cedente (entidade que pede a cobrança).

Recebida a proposta, o Banco confirmará os dados, codificará (para efeitos internos e


de lançamento em conta corrente) a operação, e procederá, nos prazos previstos, à
cobrança.
Após o que entregará ao cedente o valor do efeito cobrado, creditando essa importância
na sua conta.

A cobrança de comissões e eventuais despesas dará lugar à emissão de um Aviso de


débito, a entregar ao cliente, e ao correspondente movimento de débito na sua conta
bancária.

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13.Circuito da correspondência

13.1.Recepção

A separação
A separação da correspondência precede a sua abertura, no caso de se tratar de uma
carta, podendo esta ser classificada em:
 Comercial ou oficial – neste caso, estas podem ser subdivididas em:
o Patente – documentos relacionados com a atividade diária da empresa,
como por exemplo, faturas, cartas comerciais, recibos, etc.
o Confidencial ou secreta – Cartas ou documentos de carácter sigiloso.
Estas cartas nunca devem ser abertas por quem as recebe, mas sim
conduzidas diretamente à direção. A entrada destas cartas deve ser
registada em livro próprio.
 Particular ou pessoal – Neste caso as cartas não devem ser abertas e devem ser
dirigidas aos respectivo destinatários.

A correspondência acima referida como patente será aquela que prosseguirá no circuito
a seguir descrito.

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13.2.Abertura / registo

A abertura
Nesta fase, pode efetuar-se a abertura da correspondência anteriormente designada
como patente.

Antes de se proceder à abertura da carta, são exigidos alguns cuidados especiais.

Assim, no sentido de não inutilizar o seu conteúdo, deve ter-se a preocupação de o


deslocar para um dos cantos do sobrescrito, abrindo-se a carta pelas arestas opostas.

Outro cuidado tem a ver com a inutilização do sobrescrito. Antes de o fazer, deve
verificar-se se a carta contém a data, o nome e o endereço do remetente. Caso tal não
se verifique, o envelope deve ser agrafado à carta.

O registo das entradas


Nas grandes empresas, pelo facto de, geralmente, a abertura o registo e o arquivo
estarem concentrados num único departamento, obriga a que sejam tiradas várias
cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento anterior e os
outros seguirem para o respectivo destino.

As cópias só devem ser realizadas após a colocação do respectivo carimbo da entrada,


contendo a data e o número de entrada.

Por vezes, utiliza-se um livro de registo para registar a correspondência recebida, quer
por carta, quer por fax. Neste livro constam:
 O número de entrada
 A data de recepção
 A entidade que enviou a correspondência
 O número do documento
 O assunto ou classificação atribuídos de acordo com um plano de classificação
da empresa
 O destino do documento.

13.3.Distribuição

Antes de proceder á distribuição propriamente dita, é necessário separar a


correspondência. Geralmente, esta separação é feita por destinos, tendo em vista a sua
distribuição. Quando um documento abrange mais do que um assunto, pode ter mais do
que um destino. Quando tal sucede, é necessário fotocopiá-lo, de forma a obter-se o
número de cópias necessárias, de acordo com o número de destinos.

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A distribuição pode efetuar-se de diversas formas.
Uma possibilidade é o recurso a sobrescritos específicos para inserir os documentos
que foram separados por destinos. Tal implica um sobrescrito por destino.

Outra possibilidade é a utilização de um guia de remessa de documentos. Esta guia


descreve e agrupa os documentos por destinos, acompanhando-os até à recepção. No
ato de recepção é assinado um duplicado que comprova a entrega.

13.4.Expedição

Antes de a correspondência ser enviada deve constatar-se se:


 Está datada e assinada
 O endereço corresponde ao sobrescrito, no caso de se tratar de uma carta.

Há empresas que recorrem à utilização de máquinas com o intuito de dobrar, inserir e


franquiar a correspondência, de modo a acelerar o processo de expedição.

Hoje em dia, a utilização e a tecnologia informática proporcionam a realização de


etiquetas em série. Esta situação permite poupar muito tempo ao nível do envio da
correspondência.

O microsoft word, juntamente com o microsoft excel e o microsoft acess são alguns
destes exemplos. Com recurso a estas ferramentas é possível, através da impressão
em série, criar cartas de formulário, etiquetas de endereço, envelopes, bem como
efetuar a distribuição de correio eletrónico e de faxes em grande número, num curto
espaço de tempo, desde que as moradas estejam em suporte informático.

A impressão em série permite criar cartas de formulário, etiquetas de endereço,


envelopes, bem como efetuar a distribuição do correio eletrónico e de faxes em grande
número.

De toda a correspondência enviada, a empresa deve possuir em arquivo a respetiva


cópia. No caso de a correspondência ser registada, juntamente com a cópia, deve ser
arquivado um exemplar do talão de aceitação.

Caso o registo seja com aviso de recepção, após a sua devolução pelo destinatário com
a sua assinatura, deve também ser arquivado juntamente com a cópia da
correspondência.

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Conclusão

A Documentação Comercial é composta por documentos onde são registados os


fenómenos económicos e financeiros com a indicação das características qualitativas e
quantitativas no tempo e espaço ou seja constituem meios de provas das transações
comerciais em caso de contestação.

Ao longo do módulo foram analisados alguns documentos nomeadamente:

 Notas de encomenda, requisição e nota de venda;


 Guia remessa;
 Faturas;
 Recibos;
 Documentos retificativos;
 Cheques;
 Letra;
 Livrança;
 Propostas de desconto e cobrança.

Verificamos a utilidade as vantagens e os modos de utilização destes documentos


comerciais.
Hoje em dia através das tecnologias informáticas já é possível elaborar a maioria dos
documentos, através de softwares que permitem poupar tempo e recursos.

Concluímos reforçando a importância da normalização, ou seja cada vez mais os


processos técnicos de criação de normas que definem condições de elaboração e
preenchimento dos documentos devem estar normalizados.

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Bibliografia

Borges, Maria João, Secretariado: uma visão prática, Lidel, 2009

Ferreira, Abel, Documentação comercial – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004

Lousã, Aires et al., Técnicas administrativas, Porto Editora, 2006

Moreira, Isabel, Correspondência comercial, Lidel, 2010

Legislação

 Portaria n.º 28/2000, de 27 de Janeiro - Aprova os novos modelos de letras e


livranças (DR nº 22, Série 1B, de 27 de Janeiro de 2000)

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